ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y … · EL PROCESO ADMINISTRATIVO, APLICADO AL ARCHIVO DE...
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1 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. EL PROCESO ADMINISTRATIVO, APLICADO AL ARCHIVO DE TRÁMITE TESINA QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA PRESENTA: JOEL ENRIQUE ORTIZ MARTÍNEZ ASESORES: Lic. Armando Flores Valderrama Lic. Eric Aquino Hernández MÉXICO, D. F. 2005
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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA.
EL PROCESO ADMINISTRATIVO, APLICADO AL ARCHIVO DE TRÁMITE
TESINA
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA PRESENTA:
JOEL ENRIQUE ORTIZ MARTÍNEZ
ASESORES: Lic. Armando Flores Valderrama Lic. Eric Aquino Hernández
MÉXICO, D. F. 2005
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AGRADECIMIENTOS
Antes que a nadie, quiero agradecer a Dios nuestro señor por darme fortaleza,
en las más difíciles circunstancias.
A mis padres y mis hermanos que simplemente sin ellos, no estaría aquí, por
siempre estar apoyándome en todas mis decisiones, por que ellos son mi
verdad y la razón que me mantiene en pie.
Gracias al profesor y amigo Armando Flores Valderrama, por su paciencia y
experiencia aportada no sólo para este trabajo, si no que también para mi.
Gracias también al profesor y amigo Eric Aquino Hernández, por toda su
ayuda y correcciones para la elaboración de este trabajo.
Y gracias a todos mis compañeros y amigos que son parte fundamental en este
momento.
3
DEDICATORIA
Este trabajo esta dedicado, a mis padres, a quienes les debo todo, quiero
hacerlos participes de este logro, por que sin ustedes no hubiera podido llegar
hasta acá. Espero que con esto pueda satisfacer, por lo menos un poco, el gran
esfuerzo que han invertido en mí, para que puedan ver que no han sido en
vano tantos años de sacrificio juntos. A mis hermanos, para que vean en mi un
ejemplo de que si se puede trascender, sólo hay que ser muy constantes y
dedicados.
También quiero dedicar este trabajo a todas las personas que me ayudaron, de
cualquier forma, a lo largo de mi ciclo estudiantil en la ENBA; y que ahora ya
no están conmigo.
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“Las creencias constituyen la base de nuestra vida, el terreno sobre que
acontece. Porque ellas nos ponen delante lo que para nosotros es la realidad
misma. Toda nuestra conducta, incluso la intelectual, depende de cuál sea el
sistema de nuestras creencias auténticas. En ellas vivimos, nos movemos y
somos. Por lo mismo, no solemos tener conciencia expresa de ellas, no las
pensamos, sino que actúan latentes, como implicaciones de cuanto
expresamente hacemos o pensamos. Cuando creemos de verdad en una cosa,
no tenemos la idea de esa cosa, sino que simplemente contamos con ella”.
José Ortega y Gasset.
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ÍNDICE
PREFACIO……………………………………………………… INTRODUCCIÓN………………………………………………. CAPÍTULO 1 1. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS………………... 1.1 Ciclo vital del Documento………………………………... 1.2 Esquema del Ciclo Vital del Documento…………………. 1.3 Archivo de Trámite……………………………………….. 1.3.1 Funciones……………………………………………... 1.3.2 Valoración Documental………………………………. 1.3.2.1 Valoración Primaria………………………………. 1.3.3 Transferencia Primaria………………………………... 1.4 Archivo de Concentración………………………………... 1.4.1 Guarda Precaucional………………………………….. 1.4.2 Funciones……………………………………………... 1.4.3 Transferencia Secundaria……………………………... 1.4.4 Valoración Secundaria………………………………... 1.5 Archivo Histórico………………………………………… 1.5.1 Funciones……………………………………………... CAPÍTULO 2 2. El PROCESO ADMINISTRATIVO………………………... 2.1 Definición de Administración…………………………….. 2.2 Etapas del Proceso Administrativo……………………….. 2.3 Administración Mecánica y Administración Dinámica…... 2.3.1 Planeación…………………………………………….. 2.3.2 Organización………………………………………….. 2.3.3 Dirección……………………………………………… 2.3.4 Control………………………………………………...
Págs. IV VI 1 1 3 4 5 6 7 9 11 12 13 14 14 17 18 21 21 24 26 26 34 39 45
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CAPÍTULO 3 3. El PROCESO ADMINISTRATIVO APLICADO AL ARCHIVO DE TRÁMITE………………………………….. 3.1 La Planeación aplicada al Archivo de Trámite…………... 3.1.1 Función……………………………………………….. 3.1.2 Importancia…………………………………………… 3.1.3 Aplicación…………………………………………….. 3.2 La Organización aplicada al Archivo de Trámite………... 3.2.1 Función……………………………………………….. 3.2.2 Importancia…………………………………………… 3.2.3 Aplicación……………………………………………..
3.3 La Dirección aplicada al Archivo de Trámite……………. 3.3.1 Función……………………………………………….. 3.3.2 Importancia…………………………………………… 3.3.3 Aplicación…………………………………………….. 3.4 El Control aplicado al Archivo de Trámite………………
3.4.1 Función……………………………………………... 3.4.2 Importancia…………………………………………. 3.4.3 Aplicación…………………………………………...
Conclusiones……………………………………………………... Recomendaciones………………………………………………... Bibliografía………………………………………………………
51 51 51 52 52 63 63 64 64 70 70 70 70 75 75 75 75 80 81 82
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PREFACIO
Este trabajo de investigación comenzó a concretarse desde el momento en que
como alumno curse las materias del Proceso Administrativo y la de
Administración de Recursos Archivísticos, desde entonces comprendí que la
Administración esta estrechamente relacionada con la Archivonomía para la
realización de sus funciones.
La situación anteriormente descrita me motivó a realizar la investigación
respectiva, para que esta misma me mostrara la relación directa e indirecta que
tienen la Archivonomía y la Administración, enfocada al Archivo de Trámite;
pero además, servirá para culminar una etapa más en mi realización
profesional, por que al final esta investigación, pasará a ser el proyecto
recepcional a presentar en la ENBA, que me permitirá obtener el Título de
Profesional en Archivonomía, y por eso quiero agradecer a todos los
profesores que me instruyeron durante mi estancia aquí en la escuela.
A lo largo de esta investigación se presentaron diversas problemáticas como la
falta de información respecto a esta temática, fueron largas las horas para
realizar una redacción acorde a este trabajo, los problemas financieros fueron
otro obstáculo que dificultó esta labor, ya que necesitaba copias de bastantes
libros, para darle la forma indicada a esta investigación.
Actualmente todas las ciencias para su realización y avance dependen y se
apoyan de otras, la Archivonomia no puede ser la excepción, junto con la
Administración conforman una interacción amplia y exacta para que la
Archivonomía realice sus funciones con un método.
Mejorar los servicios que ofrece el archivo; es una cuestión importante en la
que debemos trabajar, no debemos sustentar con una sola idea y en nuestro
8
caso, sólo con la teoría Archivística, debemos buscar y encontrar soluciones
con la ayuda de otros conocimientos, otras filosofías o con otras perspectivas
que enriquezcan a un más las propias ideas, el conocimiento no esta dirigido
en una sola dirección, si no que tenemos la libertad de retomar una diversidad
de fundamentos teóricos y lo mejor es que podemos construir ideas nuevas y
darle la forma que mejor nos parezca.
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INTRODUCCIÓN
La Administración tiene un lugar primordial dentro de cada grupo social y esta
importancia radica por que es un insumo necesario para el adecuado
funcionamiento de cada sistema además sirve para simplificar el trabajo,
actualmente todo tipo de institución esta obligada a dar un informe de sus
actividades realizadas y su forma de trabajo, esto es necesario para que la
institución pueda obtener su certificación de calidad, lo que le permite un
status social dentro de ese grupo, la certificación de empresas otorga un sitio
de vanguardia, para lograr esto; primero necesita realizar una reorganización
interna, aquí es donde surge la importancia de la Archivonomía y la
Administración.
Planear, organizar, dirigir y controlar los procesos Archivísticos es el primer
paso para construir la Unidad de Información, que es la que va a permitir el
desarrollo de la empresa como una primera etapa.
Al realizar la investigación bibliográfica se observa la falta de trabajos con
respecto al tema, sólo se han dedicado a explicar los procesos de
administración y a definirlos, esta investigación es de tipo documental y
consistió en la revisión de literatura relacionada a la Administración y a la
Archivonomía.
Es por esto que me vi en la necesidad de tratar de dar un estudio mucho más
detallado para dar a conocer como se puede aplicar parte de la teoría
Administrativa en las funciones del Archivo de Trámite. Para la realización de
este trabajo fue necesaria la aplicación de métodos para fundamentar este
mismo, los métodos utilizados fueron el método deductivo, por que para
comprender la esencia de la problemática es necesario remontarse desde los
conocimientos más generales, tanto de la Archivonomía como de la
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Administración, hasta llegar al conocimiento particular y dar a conocer los
resultados obtenidos, generando propiamente una idea innovadora y sobre
todo que ayude a la resolución de la problemática original.
Otro método utilizado fue el método sintético, ya que por medio de este se
extrajo de manera sustancial, información que permite dar forma a las ideas,
que deseo exponer y que además es sencillo de entender.
La presente obra contiene información referente al Proceso Administrativo
aplicado al Archivo de Trámite, en la cual se explica a detalle el Ciclo Vital
del Documento que es la parte teórica más importante para la Archivonomía,
además de que también se presenta en forma gráfica cual es el proceso que
llevan los documentos desde su creación hasta su eliminación o su
conservación definitiva, se explica de tal forma que sea sencillo de
comprender.
La segunda parte, se refiere al conocimiento teórico Administrativo, más
concretamente al Proceso de la Administración el cual esta conformado por
cuatro elementos fundamentales, que son la planeación, organización,
dirección y control. Se expone la definición de la Administración, así como
también varios puntos de vista de personajes relacionados al conocimiento
Administrativo, cada proceso es explicado y definido de manera detallada
sustentado con los conocimientos de destacados autores.
Por último se presenta como se puede aplicar el Proceso Administrativo, para
el oportuno desarrollo del Archivo de Trámite, concretamente se propone
como conjugar las funciones del archivo con la administración. Se plantea una
perspectiva de cómo se puede planear, organizar, dirigir y controlar las
actividades realizadas en el archivo de trámite.
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CAPÍTULO 1 1. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS En este primer capítulo se habla de las tres edades por la cual todos los
documentos tienen que pasar, se inicia dando una breve reseña histórica de
quien y para qué se planteó esta teoría en sus inicios, después se analiza una
por una las etapas de los documentos así como también su función y las
actividades que se realizan en cada una de estas.
1.1 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
La teoría del Ciclo Vital del Documento o el principio de las tres edades como
también es conocida, según los especialistas fue planteada por “Wyffels”1 y
tuvo su origen en los Estados Unidos de Norte América en la década de los
70´. Desde el inicio está teoría fue diseñada para la mejor administración de
espacios archivísticos y evitar la acumulación de documentos que no fueran
importantes para las instituciones.
Esta teoría plantea que el documento no es sólo un simple papel con letras y
signos plasmados, sino que al igual que los seres vivos también tiene un ciclo
de vida y una misión específica dentro de la gestión administrativa. El
documento es la identidad y la memoria de la institución y/o empresa, en el
están reflejados todas y cada una de las actividades que realiza diariamente
dicha empresa, entonces se debe entender cuál es la importancia que tiene esta
fuente de información para todas las organizaciones administrativas.
1 WIFFELS, Carlos. Archives Contemporaines et dépots intemediaries. Bruxelles. Archives Generales de Royaume, 1972. p51.
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A pesar de todo lo anteriormente descrito, la experiencia muestra que, no
todos conocen en realidad cuál es el valor que tiene un documento y como esté
puede facilitar la toma de decisiones y el desarrollo de cada organización.
En términos generales esta teoría define las etapas que debe seguir el
documento desde su creación hasta su eliminación o conservación definitiva.
La primera etapa de este ciclo es, denominado indistintamente Archivo de
Trámite o activo, en el cual se encuentra la documentación en consulta
permanente para el fin con que fue creada, en esta etapa al igual que en la
segunda que es la semiactiva la documentación es de carácter administrativa,
fiscal y legal (valores primarios). Para que un documento pueda pasar de una
fase a otra debe de hacerse por medio de una transferencia en este caso la
primaria.
La segunda etapa es, conocida como Archivo de Concentración o semiactiva
en la cual la documentación es esporádicamente consultada. Al ir perdiendo
sus valores primarios, por medio de la valoración se determina si es factible se
transfiera al Archivo Histórico o se elimine esta documentación.
Por último se encuentra el Archivo Histórico o inactivo en donde los
documentos retoman otro tipo de valor: evidencial, testimonial e informativo
(valores secundarios) para su permanente conservación.
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1.2 ESQUEMA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
En el subcapítulo anterior se explicó en forma general el modelo del Ciclo
Vital del Documento, debido a la trascendencia de este elemento para la
Archivonomía, se considera necesario presentarlo en forma esquemática. Para
más información consulte el cuadro 1.
CUADRO 1 VALORACIÓN PRIMARIA VALORACIÓN SECUNDARIA
TRANSFERENCIA TRANSFERENCIA
PRIMARIA SECUNDARIA
VALORES PRIMARIOS VALORES
SECUNDARIOS
ADMINISTRATIVO
FISCAL EVIDECIAL
LEGAL TESTIMONIAL
INFORMATIVO2
2 ESCALONA RÍOS, J. Diagnóstico de archivos del Instituto Nacional Indigenista: Una propuesta de Organización. 1992. p.38.
ARCHIVO DE
TRÁMITE
ARCHIVO DE CONCEN- TRACIÓN
ARCHIVO HISTÓRICO
FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA
FASE INACTIVA
ELIMINACIÓN
*Consulta constante *Utilidad Institucional
*Consulta esporádica *Guarda precaucional *Utilidad institucional
*Guarda permanente *Utilidad social
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1.3 ARCHIVO DE TRÁMITE
Esta primera etapa o fase del Ciclo Vital del Documento inicia desde que en
las instituciones del sector público e iniciativa privada empieza a generarse y
recibirse información a través de las actividades diarias que se realizan dentro
de dicha organización. La producción de documentos es continua, es por esto
que en poco tiempo esta documentación aumenta en forma progresiva y como
consecuencia se pierda el sentido del orden en el uso, custodia y recuperación
de la información.
Cuando la explosión documental esta presente en la gestión de una empresa,
entonces es necesario recurrir a la “Administración documental” como una
alternativa de solución para esta problemática, basada en la teoría del Ciclo
Vital del Documento en la cuál se plantea la fase activa como una etapa inicial
de esta teoría.
El Archivo de Trámite “Es aquel que esta formado por documentos en trámite
o que han sido resueltos, debe de estar en un lugar accesible a todas las áreas
de la institución y que es necesario conservar hasta terminar su gestión, puede
ser de 3 meses a 2 años, son consultados internamente por la unidad
generadora.” 3
Los archivos de trámite también son denominados como inmediatos, de
gestión o de área, contiene como su nombre lo indica asuntos que están en
gestión y su consulta es muy frecuente.
3 HERNÁNDEZ ROJAS, A. Curso de capacitación para archivistas municipales. 1988. p.19.
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1.3.1 FUNCIONES
Este archivo tiene las siguientes funciones, tales como:
RECEPCIÓN; verifica que la documentación tenga un remitente y un
destinatario, que este dirigida a la empresa o área, que sea vigente,
verificar que no este dañada.
CLASIFICACIÓN; se agrupa la documentación por sus semejanzas y
se separan por sus diferencias o se aplica el criterio de las estructuras
administrativas (orgánica, funcional o por asuntos.)
ORDENACIÓN; consiste en colocar los documentos dentro de los
expedientes y los expedientes en los muebles archivadores de acuerdo al
sistema establecido (alfabético, numérico, geográfico, cronológico etc.)
DISTRIBUCIÓN; se encarga de hacer llegar a otras áreas la
documentación recibida.
PRÉSTAMO; se brinda un servicio de préstamo y/o consulta
dependiendo de las políticas internas.
APERTURA DE EXPEDIENTES; cuando se recibe un documento con
información que sea relativamente nueva para nuestro archivo se
realizará la apertura de un expediente.
CATALOGACIÓN; elaboración de instrumentos de descripción que
permita la rápida localización de la información.
EXPURGO; se selecciona la información que esté duplicada y se retira
de los expedientes.
Estos son algunas funciones realizadas por el personal del Archivo de Trámite
(fase del Ciclo Vital del Documento.)
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1.3.2 VALORACIÓN DOCUMENTAL
Un punto de vital importancia tanto para el archivo de trámite como para el de
concentración son los valores de la documentación, se plantea ver
primeramente el concepto de valoración: “es fase del tratamiento archivístico
que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de
las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y
conservación o eliminación total o parcial.” 4
Cuando se analiza esta definición, se puede observar que la valoración es la
que nos va a determinar el periodo en que la documentación debe de ser
conservada ya que toda la información es originada por diversos factores
sociales, económicos, políticos o culturales que enmarcan las actividades de la
empresa productora.
Realizar la valoración no es una asunto sencillo, de hecho para poder realizar
y determinar una valoración se necesita de un especialista en la materia,
muchas veces la persona encargada de un archivo aunque no sea un
profesional en el área cree y se siente capacitado para poder hacer este
proceso. Es en realidad es una cuestión que lleva un análisis detallado y
complejo, muy pocos saben que determinar el valor de un documento empieza
desde su creación ya que desde este momento sirve como prueba de un hecho
o testimonio y también puede ser utilizado como fuente histórica.
A grandes rasgos el objetivo principal de la valoración es la que nos va a
determinar cual es la documentación que interesa y es relevante para la
institución en el logro de sus objetivos. 4 Diccionario de Terminología Archivística. España, Ministerio de Cultura. 1993. p. 41
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1.3.2.1 VALORACIÓN PRIMARIA
Es aquel que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha
producido por la institución. Este valor primario se refiere a que el documento,
desde su nacimiento, tiene como principal objetivo servir de garantía o de
prueba de una actividad determinada, es decir de testimonio administrativo de
una gestión. “Los valores primarios se dividen en tres grupos” 5:
Incluso se dice que el valor primario aparece aun antes de que se genere el
documento, por la existencia de leyes, decretos y normas que son las que le
dan sentido a la institución generadora.
VALOR ADMINISTRATIVO
“Este se encuentra o se compone por todos aquellos documentos que son
utilizados en cada institución, para la realización de sus operaciones asignadas
dentro de la institución o empresa, es por eso que se designa este valor, cuyo
contenido determina las políticas organizacionales, o que explique los
procedimientos de la operación por departamento entre los que destacan las
actividades rutinarias documentales de la institución como lo son los
organigramas, las normas institucionales, memorandums, cartas, oficios,
circulares, trámites relacionados: con proyectos, planes, presupuestos,
contabilidad, etc.” 6
Como podemos apreciar el valor administrativo lo tienen generalmente los
documentos que especifican actividades a realizar y la forma de hacerlas,
además de que son documentos de uso común dentro de la gestión
administrativa y están en constante movimiento.
5 MOLINA NORTES, J y LEYVA PALMA, V. Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación administrativa. España. ANABAD Castilla la Mancha. 1996. p. 28. 6 GARCÍA HERNÁNDEZ, O. Guía de Autoaprendizaje, Archivo de Concentración. 2004. p. 34.
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VALOR FISCAL
“Este tipo de documentos proviene de las oficinas gubernamentales que son
indispensables para propósitos de transacciones o de operaciones: son todos
aquellos documentos necesarios para recopilar informes anuales de la
empresa, complemento a las declaraciones de impuestos, documentos donde
se establezcan las transacciones financieras con otras empresas.” 7
O también registros de relaciones con la Hacienda Pública como lo son:
ventas, finanzas, contabilidad, estados financieros, créditos hipotecarios,
manifestación de bienes, etc.
Está documentación tiene la característica de ser el sustento de pagos y
transacciones entre personas o empresas, así como también tiene que ver con
negociaciones con Hacienda.
VALOR LEGAL
“Estos documentos son especiales por que contienen los trámites de carácter
jurídico y/o legal, en si todos aquellos documentos que nos proporcionan
información sobre transacciones comerciales, como los son los contratos, todo
documento donde se establezcan reglas de control ambiental, de seguridad,
entre otras. En pocas palabras son todos aquellos registros de trámite
jurídico.” 8
La documentación de carácter legal tiene como característica que trata asuntos
conforme a derecho y el incumplimiento de estos tratados trae como
consecuencia sanciones ante la ley.
7 GARCÍA HERNÁNDEZ, O. Op.cít p. 34 8 Ibídem. p. 35
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1.3.3 TRANSFERENCIA PRIMARIA
Una pregunta que es importante responder es ¿Por qué se debe realizar dicha
transferencia?, la respuesta es por que no podemos resguardar toda la
documentación en una misma etapa ni en un mismo lugar, se tiene que dar un
flujo constante a la información y a la documentación para no provocar un
almacenamiento excesivo de documentos en áreas que están en constante
movimiento en la dependencia. Es necesario dar un desahogo, para evitar un
caos, no toda la documentación existente en un fondo es necesaria en el
desarrollo de la dependencia.
La transferencia primaria se lleva a cabo cuando la documentación ha
cumplido su plazo de permanencia en el archivo de trámite y está lista para ser
transferida al de concentración.
De manera general se explicara el procedimiento para la transferencia
primaria:
Para realizar este proceso se revisan los expedientes que conforman el acervo
documental de la dependencia, se identifican los expedientes cuya consulta y
uso ha terminado, se retiran estos expedientes del acervo, no sin antes haber
colocado un formato en el cuál se indique la baja del documento anotando sus
datos (Nombre del responsable de la transferencia, día , hora, etc.), se agrupan
de acuerdo a la serie documental a la que pertenezcan para que no pierdan el
orden cuando lleguen al Archivo de Concentración.
De igual forma se elabora un inventario en el cuál se especifique cuales y
cuantos expedientes son los que causan baja. Se espera la autorización y se
realiza respetando la fecha y la hora indicada, establecida previamente.
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Para una mayor comprensión con respecto a las actividades realizadas en el
archivo de trámite, le sugerimos consultar el cuadro 2.
CUADRO 2
ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO DE TRÁMITE
1. JEFATURA 2. SUBUNIDAD DE RECEPCIÓN Y CONTROL DE
CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE 3. SUBUNIDAD DE CLASIFICACIÓN Y CATALOGACIÓN 4. SUBUNIDAD DE EXPEDIENTACIÓN, ARCHIVACIÓN Y
PRESTAMO 5. SUBUNIDAD DE ANÁLISIS DE TRÁMITE Y TRANSFERENCIA
DOCUMENTAL9
9 AGN. Sistemas Red de Archivos del Gobierno Federal. México, Secretaria de Gobernación, 1984. p. 137.
JEFATURA
SUBUNIDAD DE RECEPCIÓN YCONTROL DE CORRESPON-DENCIA EN TRÁMITE
SUBUNIDAD DE CLASIFICACIÓN Y CATALOGACIÓN
SUBUNIDAD DE EXPEDIENTACIÓN, ARCHIVACIÓN Y PRÉSTAMO
SUBNIDAD DE ANÁLISIS DE TRÁMITE Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
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1.4 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
La segunda etapa del Ciclo Vital del Documento se refiere a expedientes cuyo
uso es esporádico y de menos consulta que en la fase anterior, además de que
también hay documentos cuya consulta es nula, pero no podemos desecharlos,
ya que necesitamos realizar una valoración secundaria para poder determinar
el destino final de esta documentación. De aquí partimos para determinar si
los documentos pueden transferirse al Archivo Histórico o se elimina
totalmente.
Los documentos pasan de activos a semiactivos de acuerdo a su uso, el valor
primario se vera un tanto disminuido y con probabilidades de pasar a un valor
secundario, después de haber realizado la valoración correspondiente.
Es así como podemos decir que el Archivo de Concentración “está formado
por expedientes cuya consulta es esporádica y que han sido transferidos para
su conservación y administración mientras vence su período de vida
semiactiva y se decide su eliminación o transferencia al archivo histórico.
Permite desahogar los archivos de trámite de las distintas oficinas de la
institución, de la documentación que ya ha terminado su trámite pero que es
necesario conservar por un tiempo adicional para constancia o consulta
posterior.
El archivo de concentración constituye un centro de información fundamental
para que los responsables directos de esta área puedan dar una respuesta
rápida y eficiente a los problemas que le son planteados por los usuarios.
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Por su conducto se pueden conocer importantes antecedentes sobre algún
asunto en particular, lo que es de gran utilidad para distribuir eficientemente
los recursos con que cuenta la dependencia.” 10
Tener una constante comunicación y una adecuada organización de está área
facilita el trabajo en búsqueda y recuperación de la información, además de
que permite una rápida toma de decisiones para las problemáticas planteadas.
Uno de los objetivos del Archivo de Concentración y de los demás archivos
(trámite e histórico) es el de brindar un servicio de respuesta pronta y eficaz.
1.4.1 GUARDA PRECAUCIONAL
Se define así al ciclo cautelar que debe de guardar la documentación al
transferirse al Archivo de Concentración a efecto de contravenir
inconvenientes o daños que puedan tenerse si se llegara a eliminar materiales
sin antes haber dado este plazo a los documentos. A este se le da el tiempo que
la documentación debe ser conservada en el Archivo de Concentración
atendiendo a sus valores primarios y a partir de la fecha en la que se finiquito
su trámite.
La guarda precaucional en pocas palabras es el tiempo de resguardo de los
documentos de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Disposición
Documental, dependiendo del valor del documento será el tiempo de guarda.
10 GARCÍA HERNÁNDEZ, O. Op.cít p. 42
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1.4.2 FUNCIONES
En dicha etapa se realizarán las siguientes funciones:
“RECLAMACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN: Enviar el impreso de
previsión de transferencias a los archivos de gestión y la elaboración del
calendario de ingresos.
RECEPCIÓN: elaboración de normas para establecer el procedimiento
de ingreso de la documentación
CONSERVACIÓN: depósitos con instalaciones adecuadas, ver por la
correcta conservación de los documentos en los archivos, normalización
del material de carpetería para archivo.
ORGANIZACIÓN: identificación, clasificación y ordenación de las
series documentales incluidas dentro de la estructura del fondo.
VALORACIÓN: análisis de los testimonios administrativos, legales,
jurídicos e informativos de cada serie documental. Conocer los plazos
de descripción de los valores administrativos.
DESCRIPCIÓN: elaboración de instrumentos de control para ingresos y
salidas de series documentales y para préstamos y consultas de
documentación, elaboración de instrumentos de descripción del fondo
documental como guías, inventarios, índices y catálogos.” 11
11 MOLINA NORTES, J. y LEYVA PALMA, V. Op.cít. p. 140.
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1.4.3 TRANSFERENCIA SECUNDARIA
En esta transferencia se determina por medio de la valoración que documentos
son de carácter histórico y que pueden ser transferidos al Archivo Histórico,
además de que también se definirá que documentos se eliminarán totalmente.
En esta fase se manejan de igual forma que en el Archivo de Trámite, los
valores documentales, pero sólo que prácticamente son otros.
1.4.4 VALORACIÓN SECUNDARIA
La valoración secundaria como su nombre lo indica, es en proceso en el cuál
se hace una segunda valoración a los documentos y por medio de esta se
determina si los documentos han dejado de ser consultados y utilizados con
frecuencia por lo cuál poco a poco pierden sus valores primarios.
Al Archivo Histórico llegan todos los documentos que después de haber
terminado su valor primario han adquirido valores secundarios, estos son
retomados por los documentos de acuerdo a la importancia, que tenga para la
institución que los generó. Estos valores secundarios testifican hechos que
fueron en su momento transcendentes en el desarrollo de la institución,
recrean acontecimientos que determinaron el presente de la empresa y
enriquece su historia no, sólo de esta institución si no la suma de tantos
testimonios de cada una de las organizaciones, forman parte de una sociedad
que engrandecen y dan sentido a la historia de un país, en pocas palabras se
forma la cultura y da identidad a este.
Los valores secundarios se dividen en:
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EVIDENCIAL
“Es el que poseen aquellos documentos que por su contenido nos revelan el
origen, organización y funcionamiento de los organismos públicos como por
ejemplo: cambios institucionales orgánicos, normas de trabajo,
funcionamientos de oficinas, documentos sobre economía, política interna,
etc. Los documentos con valor evidencial son los que nos dan un panorama
amplio acerca de la evolución de las empresas y como se van estructurando,
desarrollando y por que no se pueden obtener datos estadísticos de cómo se
producía en sus inicios y como se hace en la actualidad, estos son datos
trascendentes para la institución.
TESTIMONIAL
Testimonian la evolución y cambios más trascendentes que, desde el punto de
vista legal sufre la institución como por ejemplo: políticas, programas,
proyectos, etc. Los documentos con este valor nos da como su nombre lo
indica un testimonio de los fundadores de esta institución y como ha ido
evolucionando.
INFORMATIVO
Revelan fenómenos sociales y/o institucionales, contienen información útil
para el estudio de la diversidad de los campos, a través de ellos podemos
reconstruir más la evolución de las dependencias públicas los problemas y el
desarrollo de las personas, grupos sociales y fenómenos con los que se
relacionan dichas dependencias, en el cumplimiento de sus funciones como
ejemplo tenemos: expedientes de funcionarios, organigramas, correspondencia
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relevante, decisiones, acuerdos legales y operativos del organismo,
reglamentos internos, actas de nacimiento, matrimonio y defunción.” 12
El valor informativo sirve de referencia para la reconstrucción de alguna
actividad en cuanto a la administración de la empresa y al igual que los demás
valores secundarios son la memoria de la institución.
Para una mayor comprensión con respecto al archivo de concentración, se
presenta en forma gráfica el cuadro 3.
CUADRO 3
ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
1. JEFATURA 2. SUBUNIDAD DE RECEPCIÓN Y DISPOSICIÓN DOCUMENTAL 3. SUBUNIDAD DE ARCHIVACIÓN Y PRÉSTAMO 4. SUBUNIDAD DE DEPURACIÓN13
12 GARCÍA HERNÁNDEZ, O. Op.cít. p.38 13 AGN. Op.cít. p. 145.
JEFATURA
SUBUNIDAD DE RECEPCIÓN Y DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
SUBUNIDAD DE ARCHIVACIÓN Y
PRÉSTAMO
SUBUNIDAD DE DEPURACIÓN
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1.5 ARCHIVO HISTÓRICO
La última de las etapas del Ciclo Vital del Documento se le denomina Archivo
Histórico o inactivo, y solo llegan los documentos con valor histórico para la
persona o institución que los creó. Un archivo histórico se constituye a partir
de documentos que han sido valorados para su preservación.
En esta fase a diferencia de las anteriores, el servicio de préstamo y consulta
retoma una importancia básica dentro de este archivo, ya que toda la
información que aquí se contenga es absolutamente para fines de
investigación.
El Archivo Histórico es fundamental para toda entidad o dependencia por que
representa la memoria de la institución, su importancia radica en que conserva
y difunde el acervo histórico de la dependencia.
Cabe hacer mención que en esta etapa final a diferencia de los archivos de
trámite y concentración que cuentan con información con carácter de valor
primaria, en este archivo cambian estos valores por los que conocemos como
valores secundarios (evidencial, testimonial e informativo.)
Para Cruz Mundet “el archivo histórico es el que contiene la documentación
que por su valor informativo, histórico y cultural se conserva a perpetuidad en
condiciones que garanticen su integridad y transmisión ya que constituye parte
del patrimonio” 14 .
14 CRUZ MUNDET, J. Manual de la Archivística. Madrid. Fundación German Sánchez Ruipérez. 1996. p.56.
28
1.5.1 FUNCIONES
En dicha etapa se realizan las siguientes funciones:
Conservar, preservar y custodiar la documentación generada por la
institución.
Agilizar, apoyar y promover la consulta e investigación del patrimonio
documental.
Disponer de un área propia para realizar la consulta
Proporcionar guías, índices, inventarios y catálogos para agilizar el
servicio
Dar a conocer el reglamento interno.
Establecer mecanismos de difusión, para dar a conocer no sólo el
aspecto histórico del acervo documental, si no relacionarlo con los
niveles de estudios superiores y con la comunidad.
Promover por medios masivos de comunicación (radio, prensa,
televisión) la existencia del archivo y los servicios que presta a la
comunidad (eventos culturales).
Fumigar el acervo según las necesidades del archivo
Para una mayor comprensión con respecto al archivo histórico, se presenta en
forma gráfica el cuadro 4.
29
CUADRO 4
ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO HISTÓRICO
1. JEFATURA 2. SUBUNIDAD DE RECEPCIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN
DOCUMENTAL 3. SUBUNIDAD DE CONSERVACIÓN, DIFUSIÓN Y SERVICIO AL
PÚBLICO15
15 AGN. Op.cít. p. 153.
SUBUNIDAD DE RECEPCIÓN,
ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
SUBUNIDAD DE CONSERVACIÓN,
DIFUSIÓN Y SERVICIO AL PÚBLICO
JEFATURA
30
Recapitulando lo anteriormente planteado, el Ciclo Vital del Documento,
define el destino de todos los documentos que utilizamos a lo largo de nuestra
vida, que aunque no se conozca esta teoría dentro de la sociedad como tal, de
una o de otra forma todos decidimos y damos valor a nuestros documentos sea
cuál sea el asunto, mientras tenga algún significado especial en nuestra vida,
conservaremos o eliminaremos esta documentación.
La Archivonomía al igual que otras disciplinas, necesita relacionarse con
diversas ciencias u otras disciplinas para su desarrollo. En la actualidad no se
conoce conocimiento alguno que pueda desarrollarse de una manera
autónoma, siempre de una u otra forma necesita del apoyo de otros
conocimientos para poder engrandecerse y sentar sus principios firmemente.
La Archivonomía necesita de la Administración en muchos de sus procesos
los cuales serán especificados en forma detallada en el capítulo 3, mientras
tanto, se inicia con un amplio panorama de la Administración, desde su
definición y como diferentes autores van dando forma a esta ciencia, así como
también hablaremos del proceso administrativo y como lo podemos aplicar en
el estudio de la Archivonomía.
31
CAPÍTULO 2
2. EL PROCESO ADMINISTRATIVO
En este capítulo se analiza a la Administración, y como diversos factores
fueron dando forma a esta ciencia para que quedara como en la actualidad la
conocemos. También se retomará su definición y las etapas del proceso
administrativo que son una serie de pasos en las que se divide a la
administración para su mejor estudio y aplicación.
2.1 DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN
Se considera necesario definir etimológicamente la palabra administración,
está palabra viene del latín ad (dirección, tendencia) y minister (subordinación
u obediencia), y significa cumplimiento de una función bajo el mando de otro;
esto es, prestación de un servicio a otro. Sin embargo, el significado original
de esta palabra sufrió una radical transformación. La tarea actual de la
administración es interpretar los objetivo propuestos por la organización y
transformarlos en acción organizacional a través de la planeación, la
organización, la dirección y el control de todos los esfuerzos realizados en
todas las áreas y niveles de la organización, con el fin de alcanzar tales
objetivos de la manera más adecuada a la situación.
“La administración ofrece una serie de elementos, que ayudan a iniciar y a
mantener en operación un organismo social. No hay duda de la valiosa ayuda
que significó la administración empírica, ya que esta ofrece las bases para la
aplicación de conocimientos más técnicos y científicos de la administración
moderna, con esto las sociedades están en condiciones de complementar sus
32
experiencias, adoptando sus facilidades científicas que ofrece esta disciplina,
ya que, en el mundo actual, está ofrece la opción de aplicarla a muy diversos
sectores de la economía (gobierno, industria, comercio, agricultura, etc.), y
como aprovechar al máximo los recursos de operación de que dispone un
organismo social (personal, capital, material, etc.). La administración reúne y
combina factores de la producción, incrementando la productividad de los
distintos sectores de la economía, a través de la efectividad y la eficiencia” 16
Siempre que se coordinan las personas para lograr algún objetivo, se crea una
organización: un organismo social tiene la capacidad de lograr más que, lo
que podría lograr una sola persona. El que la organización tenga éxito o
fracase depende de la eficiencia con la que maneje sus recursos y los utilice.
El trabajo implicado en la combinación y dirección del uso de los recursos
para lograr propósitos específicos se denominan administración.
Para entender mejor la definición de administración a continuación se
presentan algunas emitidas por autores importantes por ejemplo para H. Fayol
administrar “es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.” 17
Por otra parte para Terry G. R. “es un proceso distintivo que consiste en la
planeación, organización, ejecución y control, ejecutado para determinar y
lograr los objetivos, mediante el uso de gente y recursos.” 18
Y para A. Reyes Ponce “es un conjunto sistemático de reglas, para lograr la
máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo
social.” 19
16 RODRÍGUEZ VALENCIA, J. Introducción a la Administración con enfoque de Sistemas. 2003. p. 121. 17 RODRÍGUEZ VALENCIA, J. Op.cít. p. 122. 18 TERRY GEORGE, R. Principios de Administración. 1985. p. 22. 19 REYES PONCE, A. Administración de Empresas Teoría y Practica. México. Limusa. 2001. p. 26
33
Por todo lo anterior se concluye que la administración es un conjunto
sistemático de procesos (prever, planear, organizar, integrar, dirigir y
controlar), para la obtención de un objetivo logrando la máxima eficacia
utilizando lo mínimo de recursos posibles.
Mucha gente maneja su propio concepto de administración, y también cada
quien plantea sus propios procesos que son: (planeación, organización,
dirección y control) y otros plantean que deben llevar: (previsión, integración,
ejecución etc.), para el caso de esta investigación, se utilizarán las diversas
visiones de tratadistas como: Agustín Reyes Ponce, Joaquín Rodríguez
Valencia, Lourdes Munch y José García Martínez quienes en sus obras
destacan la utilización de la planeación, organización, dirección y control.
Para concluir, se considera necesario lo que plantea Terry con respecto a la
administración que:
“Debemos enfatizar que la administración es una actividad que convierte los
recursos humanos y físicos desorganizados en recursos útiles y efectivos, la
administración es la más retadora, amplia, exigente, crucial y sutil de todas las
actividades humanas.” 20
20 TERRY GEORGE, R. Op.cít. p. 23.
34
2.2 ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
“Las diferentes disciplinas del conocimiento universal, cuentan con un cuerpo
organizado de conocimientos, regidos por una teoría integrada por elementos
interrelacionados y dinámicos que van apareciendo paulatinamente. Tales
disciplinas estudian y aplican su teoría mediante la adopción de un método,
que a la vez facilita su análisis y comprensión, les confiere carácter científico,
pues para cumplir su cometido, la mayoría de los científicos avanzan mediante
una serie de etapas sistemáticas, a fin de ir dando solidez a sus tareas.
La administración, como disciplina profesional, no escapa a tal situación, lo
que nos permite considerarla como disciplina científica, puesto que cuenta con
un conjunto de conceptos que forman la estructura de la teoría administrativa
representada por los principios de la administración, las reglas y los criterios
específicos de aplicación. Cuando surge la necesidad de hacer las cosas con
mayor eficacia y eficiencia, se requiere de la administración como disciplina
científica, y esta debe incluirse como un factor de producción. El estudio de la
administración abarca varios elementos o funciones, cuyo conocimiento
profundo es indispensable, para aplicar la teoría administrativa en forma
adecuada” 21
El análisis de lo planteado en párrafos anteriores, se puede concluir en pocas
palabras que el proceso administrativo es un conjunto de fases, que
conforman la administración, por medio de los cuales esta cumple sus
objetivos.
21 RODRÍGUEZ, VALENCIA, J. Op.cít. p.133
35
Se había planteado en el subcapítulo 2.2 que para la realización de este trabajo
son fundamentales las teorías de Reyes Ponce, Joaquín Rodríguez, Lourdes
Munch y José García, en las cuales dividen al proceso administrativo en
diversas formas, pero estos mismos coinciden en la utilización de cuatro
etapas fundamentales de la administración, además de que también coinciden
en la división de este proceso, administración mecánica y administración
dinámica, para más información con respecto a lo anterior, se puede consultar
el cuadro 5.
CUADRO 5 DIVISIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRACIÓN
MECÁNICA
ADMINISTRACIÓN
DINÁMICA
PLANEACIÓN DIRECCIÓN
ORGANIZACIÓN CONTROL22
22 REYES PONCE, A. Op.cít. p. 59.
36
2.3 ADMINISTRACIÓN MECÁNICA Y ADMINISTRACIÓN
DINÁMICA
Administración Mecánica La administración mecánica se divide en planeación y organización,
empecemos por ver que es la planeación.
Antes de definir esta etapa debemos saber que la planeación como su nombre
lo indica es hacer una serie de planes para llegar a un objetivo, planear
consiste en determinar los resultados que se pretenden alcanzar, es la base y
fundamento del trabajo que se va a realizar, es también una visión hacia el
futuro, para enfocar los probables obstáculos en el desarrollo de nuestra
actividad y encontrar otras opciones alternas que nos lleven a la obtención de
lo que pretendemos alcanzar. 2.3.1 PLANEACIÓN
Para realizar cualquier actividad, primero debemos planear, que se va hacer,
como se va hacer, cuando se va hacer y que otras opciones tenemos para
lograr el objetivo. El hacer alguna actividad sin planearla antes, nos puede
llevar a la administración improvisada que a su vez nos lleva al fracaso y al
desperdicio de los recursos.
Antes de concretar una definición de planeación se analizaran algunas de los
autores ya mencionados, para Agustín Reyes Ponce “consiste en la
determinación del curso concreto de acción que se habrá de seguir, fijando los
principios que lo habrán de presidir y orientar, la secuencia de operaciones
37
necesarias para alcanzarlo y la fijación de tiempos, unidades, etc., necesarias
para su realización.” 23
Mientras tanto para Joaquín Rodríguez Valencia “es aquella que se utiliza para
determinar los objetivos y los cursos de acción que van a seguirse.” 24 Sin en
cambio para Lourdes Munch “es la determinación de los objetivos y elección
de los cursos de acción para lograrlos, con base a la investigación y en la
elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.” 25
Y por último para Terry George R. la planeación “es la selección y relación
de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en
la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sen
necesarias para alcanzar los resultados deseados.” 26
Ciertamente cada concepto de planeación, tiene su peculiaridad, ya que en
cada uno de estos su autor habla acerca de determinar los objetivos, de
elección de los cursos de acción, de visualización y formulación de las
actividades, lo cierto es que todas estas ideas tienen que ver con la
determinación de actividades encaminadas hacia el futuro.
Podemos decir entonces que planeación es:
La determinación de los objetivos, realizando una serie de estrategias y
programas, para visualizar las rutas alternativas de acción, disminuyendo
el elemento de riesgo para lograr el objetivo. 23 REYES PONCE, A. Op.cít. p.61. 24 RODRÍGUEZ VALENCIA, J. Op.cít. p. 135. 25 MUNCH GALINDO, L. Y GARCÍA MARTINEZ, J. Fundamentos de Administración. México. Trillas. 2003. p. 64 26 TERRY GEORGE, R. Op.cít p. 57.
38
La planeación tiene diversas formas de utilidad, no podemos pensar en que
sólo es cuestión de anticiparse a los hechos, se tiene que dar un enfoque
demasiado detallado de las actividades que se desean realizar, para esto hay
quien la divide en etapas, otros le otorgan una serie de principios o hay quien
para entender este proceso le otorga una serie de actividades para describir la
función de la planeación.
Ahora que se realizó la definición, se debe hablar acerca de la tipología de la
planeación para lograr una administración racional.
Tipología de la planeación
Existen tres tipos de planeación que son:
A corto plazo: cuando se determinan para realizarse en un plazo
menor o igual a un año.
A mediano plazo: su delimitación es por un periodo de uno a tres
años.
A largo plazo: son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de
tres años.
Estos tres tipos de planeación solo nos permite determinar los tiempos de
desarrollo y de terminación de los planes, es una forma cuantificable del
tiempo de duración de los planes, se dice que hacer planes a corto plazo, nos
pueden llevar más fácilmente a la obtención de grandes resultados.
39
Etapas de la planeación
Ya vimos que la planeación, tiene principios, tipos y ahora veremos las etapas:
Propósitos
Investigación
Premisas
Objetivos
Estrategias
Políticas
Programas
Presupuestos
Procedimientos.
Propósitos: “son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo
cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente, un grupo
social.” 27
El propósito es el alma de la empresa, es la razón de ser y el fin con que fue
creado el grupo social. Es obvio que el propósito existe durante el periodo de
vida de la empresa, sin embargo, estos no están exentos a cambios durante el
ciclo de vida de la empresa, en ocasiones la misma naturaleza de esta misma,
nos puede llevar a otros rumbos y esta es la razón por la que estos se pueden
cambiar, esto no afecta, a la empresa, si no todo lo contrario da una visión más
amplia de la razón de ser de esta misma.
Investigación: “la investigación aplicada a la planeación consiste en la
determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos,
así como los medios óptimos para conseguirlos.” 28
27 MUNCH GALINDO, L. y GARCÍA MARTÍNEZ, J. Op.cít. p.70 28 Ibídem. p.76
40
La investigación ayuda en gran porcentaje a la elaboración de planes, ya que
sin esta todos los conocimientos para la implantación de un plan, no tendrían
base en el conocimiento racional y exacto, serian solo simples datos empíricos
que no aportarían valor y ningún tipo de conocimiento confiable.
Premisas: “son suposiciones que se deben considerar ante aquellas
circunstancias o condiciones futuras que afectaran el curso en que va a
desarrollarse el plan.” 29
Las premisas nos permiten plantear los probables obstáculos que nos pueden
afectar en el desarrollo de los planes, nos ayuda a prever las posibles
problemáticas para determinar otras alternativas.
Objetivos: “representan resultados que la empresa espera obtener, son fines
por alcanzar, establecidos cuantificablemente y determinados para realizarse
transcurrido un tiempo especifico.” 30
En la planeación los objetivos son fundamentales, ya que el objetivo es lo que
se quiere lograr, es para lo que se trabaja y es por los objetivos por lo que se
planean las actividades.
Estrategias: “son cursos de acción general o alternativas, que muestran la
dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los
objetivos en las condiciones más ventajosas.” 31
Las estrategias son todas aquellas alternativas o caminos que nos van a llevar
a la meta, son las opciones que se tienen para el logro de los objetivos, facilita
el trabajo y nos permite tener más de una opción para lograr lo deseado.
29 MUNCH GALINDO, L. y GARCÍA MARTÍNEZ, J. Op.cít. p.78 30 Ibídem. p.81 31 Ibídem. p.83
41
Políticas: “son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos
generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten
una y otra vez dentro de una organización.” 32
Las políticas funcionan como criterios de ejecución que ayudan al logro de los
objetivos y facilitan en gran medida las estrategias, son también formas de
conducta flexibles que se deben llevar a cabo para la obtención de los
resultados, estas políticas son generalmente establecidas para el adecuado
funcionamiento de lo trabajadores además también sirven como medio de
control.
Programas: “un esquema donde se establecen, la secuencia de actividades
especificas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo
requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos elementos
involucrados en su consecución.” 33
Los programas ayudan a esquematizar las actividades a asignarles un tiempo
determinado, además de que facilitan el trabajo, ya que los programas nos
indican que es lo que se tiene que hacer, quien lo tiene que hacer y cuanto
tiempo tiene para hacerlo, un ejemplo de los programas son lo que conocemos
como cronogramas de actividades.
Presupuestos: “el presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de
actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios),
junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.” 34
Los presupuestos son indispensables en la realización de los planes ya que sin
estos simplemente no se podría hacer nada, para poder llevar a cabo un plan 32 MUNCH GALINDO, L. y GARCÍA MARTÍNEZ, J. Op.cít p.88 33 Ibídem. p.91 34 Ibídem. p.96
42
se necesita una base económica que nos provee las materias primas para la
realización de los proyectos, es conveniente que se exija un presupuesto
exacto desde el principio, tratando de no salirse de este para evitar conflictos
con quien lo asigna.
Procedimientos: “establecen el orden cronológico y la secuencia de las
actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.” 35
El procedimiento nos indica el orden en que deben realizarse las operaciones y
dan una secuencia lógica de las actividades, que se hace primero y que se hace
después.
Para Reyes Ponce las etapas de la planeación sólo son tres, no redunda mucho
en la explicación de estas mismas, esto se hace con el fin de entenderlas mejor
y más rápido:
Políticas: “principios para orientar la acción.
Procedimientos: secuencia de operaciones o métodos.
Programas: fijación de tiempos requeridos.” 36
Como podemos apreciar Reyes Ponce sintetiza demasiado las etapas de la
planeación, Lourdes Munch, me parece que analiza demasiado estas etapas, es
por esto que es más completa su investigación en cuanto a la planeación.
Sin en cambio para Terry la planeación es más entendible cuando se explica
como una serie de actividades las cuales son:
“Aclarar, amplificar y determinar los objetivos
Pronosticar
35 MUNCH GALINDO, L. y GARCÍA MARTÍNEZ, J. Op.cít p.99 36 REYES PONCE, A. Op.cít. p.61.
43
Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el
trabajo
Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos
Establecer un plan general de logros, enfatizado la creatividad para
encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
Anticipar los posibles problemas futuros
Modificar los planes a la luz de los resultados del control.” 37
Es claro que sea como sea la visión para la planeación es la misma, que
aunque se quiera ver que hay una diversidad de estas o principios, lo cierto es
que se coincide en las actividades que se llevan a cabo en esta etapa.
Después de ver la planeación, se llega a la conclusión de que esta es el
sustento de todos los proyectos, sin planeación, sólo se puede obtener el
fracaso, hasta la más sencilla de las actividades necesita ser planeada.
Ahora pasamos a la segunda etapa de la administración mecánica denominada
organización.
37 TERRY GEORGE, R. Op.cít. p. 58.
44
2.3.2 ORGANIZACIÓN
La organización como sociedad parece ser que no se maneja, pero si la
conocemos, estamos acostumbrados al desorden total que la organización pasa
desapercibida, sin duda, quien tenga la capacidad de organizar a los individuos
de un grupo social, tendrá más posibilidades de sobresalir en la actividad que
sea en comparación de quien haga individualmente las actividades. Organizar
indica como se tiene que hacer la actividad, después de que ya hemos decidido
que es lo que vamos hacer.
Antes de concretar una definición de organización se analizaran algunas de los
autores ya mencionados.
Para Agustín Reyes Ponce “se refiere a la estructuración técnica de las
relaciones, que debe darse entre las jerarquías, funciones y obligaciones
individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia.” 38
Mientras que para Joaquín Rodríguez Valencia “se utiliza para distribuir el
trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las
relaciones necesarias.” 39
Y para Lourdes Munch “es el establecimiento de la estructura necesaria para
la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de
jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de
poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.” 40
38 REYES PONCE, A. Op.cít p.62 39 RODRÍGUEZ VALENCIA, J. Op.cít. p.135 40 MUNCH GALINDO, L. y GARCÍA MARTÍNEZ, J. Op.cít. p.108
45
Y por último para Terry George R. la organización “es distribuir y señalar las
actividades necesarias de trabajo entre los miembros del grupo e indican la
participación de cada individuo dentro de este.” 41
La organización como tal requiere que se coordinen las personas o los
integrantes de un grupo para realizar las actividades, es también como dicen
los autores, distribuir el trabajo, estructurar técnicamente las relaciones, la
sistematización racional de los recursos, distribuir y señalar las actividades
necesarias de trabajo, como se puede apreciar, esta actividad requiere de
conocimientos, de liderazgo ya que no todos tenemos la facilidad para dirigir
Por todo lo anterior se concluye que organización es:
La estructuración sistemática de los recursos, para las relaciones
jerárquicas, funcionen y deleguen la responsabilidad a cada una de las
personas que integran la empresa para la simplificación del trabajo.
La organización tiene diversas formas de utilidad, su enfoque es de acuerdo a
la situación del trabajo, existe una diversidad demasiado extensa en cuanto a
la tipología, etapas, funciones y principios, el análisis de cada una de estas
partes nos llevara, a conocer cual es la más indicada para nuestra actividad.
Después de haber generado la definición, se puede hablar acerca de las etapas
de la organización
Etapas de la Organización
Las etapas de la organización son:
41 TERRY GEORGE, R. Op.cít. p.58
46
División del trabajo
Coordinación.
División del trabajo: “es la separación y delimitación de las actividades, con
el fin de realizar una función con mayor precisión, eficiencia y el mínimo de
esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento del trabajo.” 42
Es indispensable la división del trabajo en las empresas y tener la confianza de
que cada quien tiene que saber cual es su función y que es lo que debe de
hacer en la empresa.
Coordinación: “es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un
grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el
desarrollo y la consecución de los objetivos.” 43
Poder hacer que se coordinen los individuos de un grupo social para hacer
alguna actividad es una tarea difícil, para lograrlo es necesario dar una
motivación a las personas que quieras que hagan algo, hay que mostrarles las
ventajas que se pueden obtener y dar la confianza a cada integrante para que
se sientan responsables, y participes de los logros, haciendo esto se logrará
tener éxito en las actividades.
Es evidente que para Munch, la organización tiene una serie de principios muy
útiles para el trabajo, sus etapas son sólo la división del trabajo y la
coordinación, sin en cambio para Reyes Ponce las etapas son diferentes a las
que plantea Munch, en realidad puede decirse que las etapas de Reyes Ponce
se parecen a los principios de Munch.
42 TERRY GEORGE, R. Op.cít. p.114 43 Ibídem. p.123
47
Jerarquías: “fijar la autoridad y responsabilidad correspondientes a cada
nivel.
Funciones: la determinación de cómo deben dividirse las grandes
actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general.
Obligaciones: las que tiene en concreto cada unidad de trabajo
susceptible a ser desempeñada por una persona.” 44
Como se puede ver Reyes Ponce sintetiza, la forma de concebir a la
organización en tres funciones a diferencia de Munch.
Tipología de la organización
La tipología organizacional se refiere, a las diversas formas en que se puede
dividir una empresa en su organización. Se tiene que determinar la clase de
organización más adecuada, esto depende de factores como: el tamaño de la
empresa, sus objetivos, sus recursos etc. Para saber cual es el tipo de
organización más indicado para la empresa también debemos saber cuales son
sus necesidades.
Terry en cambio dice que la organización son sólo una serie de actividades las
cuales son:
“Subdividir el trabajo en unidades operativas
Agrupar las obligaciones operativas en puestos operativos
Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas
Aclarar los requisitos del puesto
Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado 44 REYES PONCE, A. Op.cít. p. 62
48
Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la
administración
Proporcionar facilidades personales y otros recursos
Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.” 45
Son demasiados los puntos en los que se coincide en cuanto a las actividades y
los principios que plantea Munch.
45 TERRY GEORGE, R. Op.cít. p.57
49
Administración Dinámica
La planeación y la organización, como ya se había dicho, componen lo que se
denomina administración mecánica, ahora comencemos a realizar el análisis a
la otra parte de la administración que es conocida como dinámica, la cual esta
integrada por la dirección y el control, se inicia por analizar el proceso de
dirección.
2.3.3 DIRECCIÓN
Dirección como su nombre lo indica, es dirigir la acción por un camino o por
donde queramos que vaya, comprende la supervisión de hechos, que estos se
realicen como se haya planeado, que lo haga quien tenga la responsabilidad de
hacerlo y la dirección se encarga de que se haga correctamente.
Antes de concretar una definición de dirección, se analizarán algunas de las
propuestas por los autores, ya anteriormente mencionados.
Para Agustín Reyes Ponce “es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de
cada miembro y grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto
de todas ellas se realice del modo más eficaz los planes señalados.” 46
Mientras que para Joaquín Rodríguez Valencia “es la dirección por los
miembros del grupo, para que lleven a cabo las tareas prescritas con
cooperación y entusiasmo.” 47
Por otro lado Lourdes Munch dice que “es la ejecución de los planes de
acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del
grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.” 48
46 REYES PONCE, A. Op.cít. p. 63 47 RODRÍGUEZ VALENCIA, J. Op.cít p. 135 48 MUNICH GALINDO, L. Y GARCÍA MARTÍNEZ, J. Op.cít. p.148.
50
Y por último para Terry George R. “son las medidas comunes utilizadas por
el gerente para poner el grupo en acción, están dirigir, desarrollara los
gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo,
mediante su propia creatividad, y la compensación.” 49
Cuando se habla de dirigir, se entiende como la acción de encaminar, llevar o
conducir las acciones por la ruta que más nos conviene, es poner el grupo en
acción, impulsar, coordinar, vigilar que se lleven a cabo las tareas prescritas
con cooperación o simplemente la ejecución de los planes.
Como conclusión, se plantea que dirección es:
La ejecución de los planes diseñados, por las personas responsables de
acuerdo a la estructura orgánica, indicando y supervisando que estas
actividades se realicen conforme a lo estipulado.
La dirección tiene diversas formas de utilidad, no podemos encasillarla o
dirigirla en una sola ruta hay quien la divide en etapas, otros le otorgan una
serie de principios o incluso existe quien para entender este proceso le
concede una serie de actividades para describir la función de la dirección.
Esta investigación, permite visualizar que la dirección, también es conocida
como ejecución y que estas dos actividades coinciden en la supervisión de
hechos.
Para observar las etapas de la dirección, se descubren a continuación cada una
de ellas.
Etapas de la Dirección
Para Reyes Ponce las etapas de la dirección son: 49 TERRY GEORGE, R. Op.cít. p.57.
51
Mando o autoridad
Comunicación
Supervisión.
Mando o Autoridad: “es el principio del que deriva toda la administración y,
por lo mismo, su elemento principal, que es la dirección. Se estudia como
delegarla y como ejercerla.” 50
Esta etapa se refiere a que en la dirección el mando es de gran importancia en
la acciones llevadas a cabo en la empresa, por medio de este, se decide quien
toma las decisiones y quien es el que dirige la obra, sin duda que se necesita
de un líder para darle forma al trabajo en conjunto.
Comunicación: “es como el sistema nervioso de un organismo social; lleva al
centro director todos los elementos que deben conocerse, y de este, hacia
cada órgano y célula, las órdenes de acción necesarias, debidamente
coordinadas.” 51
La comunicación es una actividad primordial, dentro de la organización, el
estar comunicado con todas las áreas que integran esta misma, permite tomar
decisiones a tiempo, el conocer los problemas, los avances, las inquietudes, las
dudas dan una panorámica de lo que se esta logrando o incluso lo que se esta
perdiendo. La comunicación nos permitirá lograra los objetivos de una manera
más sencilla y directa.
50 REYES PONCE, A. Op.cít. p.63 51 Ibídem p. 63.
52
Supervisión: “la función última de la administración es el ver si las cosas se
están haciendo tal y como se habían planeado y mandado.” 52
Esta función permite ver si las actividades se están realizando de la manera
adecuada, si se están cumpliendo los objetivos y si se esta avanzando
correctamente.
Para Lourdes Munch las etapas de la dirección, además de las mencionadas
plantea que también deben tomarse en cuenta la:
Integración
Motivación.
Integración: “comprende la función a través de la cual el administrador elige y
se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones
previamente establecidas para ejecutar los planes. Comprende recursos
materiales así como humanos; estos últimos son los más importantes para la
ejecución, por lo que este inciso se enfocará al estudio de la integración de los
recursos humanos.” 53
La integración es la incorporación de todos los recursos (materiales,
económicos, humanos etc.), a los proyectos, el recurso humano es el que se
destaca en esta etapa, ya que este es el más importante y por que este maneja
a todos los demás. Si la gente esta cómoda en su trabajo, responderá con un
trabajo de calidad.
Motivación: “es la labor más importante de la dirección, a la vez que es la más
compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la
52 REYES PONCE, A. Op.cít. p. 63 53 MUNCH GALINDO, L. y GARCÍA MARTÍNEZ, J. Op.cít. p.154
53
obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones
esperados.” 54
Desde una perspectiva personal, este procedimiento es un factor psicológico al
que se debe llegar, cada persona tiene una motivación diferente, lo
trascendente de esto radica en saber, como llegar a motivar a cada individuo,
sin duda, un factor que promueve este procedimiento es el dinero. La
motivación se realiza por que, en ocasiones los empleados trabajan sólo por
trabajar, y los resultados no siempre son los deseados, pero si se logra
impulsar a los empleados, lo más seguro es que el resultado de su trabajo será
de mucha más calidad que el de una persona que no le interesa su trabajo.
Para Terry la dirección no esta dividida en etapas si no que más bien esta
dividida en actividades:
“Poner en práctica la filosofía de participación por todos los
afectados por la decisión o acto.
Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
Motivar a los miembros.
Comunicar con efectividad.
Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien
hecho.
Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en
el trabajo.
Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del
control.” 55
54 MUNCH GALINDO, L. y GARCÍA MARTÍNEZ, J. Op.cít. p. 156. 55 TERRY GEORGE, R. Op.cít. p. 57.
54
Se puede observar que son muchos los puntos que coinciden, con las etapas
que fueron mencionadas anteriormente, prácticamente los aspectos son los
mismos, lo que cambia son los enfoques.
Otro aspecto que no se ha tocado mucho es que, se tiene que tomar en cuenta
la necesidad del recurso humano, antes que todo esta la persona y si
conocemos sus inquietudes y sus ideas, podemos abrir un campo de confianza
entre los trabajadores y los supervisores, cuanta mas confianza exista entre
estas dos partes, se trabajara de una manera más armoniosa y sencilla.
La última parte de la administración dinámica es el control.
55
2.3.4 CONTROL
El control es una forma de informar cual es al situación del trabajo realizado,
es un mecanismo para medir los avances en la producción de la empresa,
permite corregir y tomar decisiones en caso de que el trabajo no cumpla con el
objetivo planteado.
Antes de concretar una definición de control, se analizarán algunas planteadas
por autores anteriormente mencionados.
Para Agustín Reyes Ponce “consiste en el establecimiento de sistemas que nos
permitan medir los resultados actuales y pasados en relación con los
esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir,
mejorar y formular nuevos planes.” 56
Mientras tanto para Joaquín Rodríguez Valencia “es el control de las
actividades para que se conformen, de acuerdo con los planes y en su caso,
hacer las correcciones adecuadas.” 57
Y para Lourdes Munch “es la evaluación y medición de la ejecución de los
planes con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas
correctivas necesarias.” 58
Por último para Terry George R. dice “que los gerentes siempre han
encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que se esta haciendo para
asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia
el objetivo predeterminado.” 59
56 REYES PONCE, A. Op.cít. p.63 57 RODRÍGUEZ VALENCIA, J. Op.cít. p.135 58 MUNCH GALINDO. L. Y GARCÍA MARTÍNEZ, J. Op.cít p.172 59 TERRY GEORGE, R. Op.cít. p.57
56
El control nos permite marcar un parámetro de los avances que se han logrado,
es una forma de medir los alcances, y más aun lo que todavía se puede lograr,
son sistemas que nos permiten medir los resultados actuales, realizar las
correcciones adecuadas, la evaluación y medición de la ejecución de los
planes y comprobar o vigilar lo que se esta haciendo. Es la consecución de
objetivos, que pueden o no gustar, pero siempre con la opción de poder
mejorar.
Como conclusión, se puede decir entonces que control es:
La representación de los planes por medio de gráficos, con el propósito de
evitar problemáticas futuras y establecer las alternativas de solución
necesarias.
El control al igual que los otros principios de organización también tiene sus
etapas y sus diversas perspectivas según su utilidad.
Para Reyes Ponce estas etapas son:
Establecimiento de normas.
Operación de los controles.
Interpretación de resultados.
Establecimiento de normas: “por que sin ellas es imposible hacer la
comparación, base de todo control.” 60
Esta etapa nos permite proponer reglamentos dentro de la empresa, sin estos
cada quien haría lo que mejor le convendría, es por esto que, para que haya un
control total se deben de cumplir las normas establecidas. 60 REYES PONCE, A. Op.cít. p.63
57
Operación de controles: “esta suele ser una función propia de los técnicos
especialistas en cada uno de ellos.” 61
Esta etapa permite ver que sólo quien diseña los controles es quien los puede
manejar y hacerle los cambios que sean necesarios.
Interpretación de resultados: “esta es una función administrativa, que vuelve a
constituir un medio de planeación.” 62
Por medio de la interpretación de resultados se podrán tomar otras alternativas
o continuar con la misma filosofía de trabajo, permite replantear la actividad
hasta ahora realizado.
Para Lourdes Munch las etapas del control también son:
Corrección.
Retroalimentación.
Corrección: “la utilidad concreta y tangible del control está en la acción
correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares. El
tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no
obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación
es un síntoma o una causa.” 63
Esta etapa permite hacer cambios en la forma de trabajo, en ocasiones la
producción en una empresa comienza a fallar, se tiene que determinar cual es
la causa de esta problemática, para conocer con exactitud cual es la parte que
se tiene que corregir.
61 REYES PONCE, A. Op.cít. p. 63 62 Ibídem. p.63 63 MUNCH GALINDO, L. y GARCÍA MARTÍNEZ, J. Op.cít. p.181
58
Retroalimentación: “es básica en el proceso de control, ya que a través de la
retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo
al correr del tiempo. De la calidad de la información, dependerá el grado y
rapidez con que se retroalimente el sistema.” 64
Esta etapa consiste en dotar de información a la empresa, en dar a conocer
información que puede ser importante para esta misma, como por ejemplo las
nuevas tecnologías que podrían ayudar en la producción de la empresa, como
ve la competencia el desempeño de nuestra institución, y toda la información
de esta tipo, que permite crecer a la empresa en todas sus áreas.
Para Terry el control no esta dividido en etapas sino que esta dividido en
actividades importantes como son:
“Comparar los resultados con los planes en general.
Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
Comunicar cuales son lo medios de medición.
Transferir datos detallados de manera que muestren las
comparaciones y las variaciones.
Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
Ajustar el control a la luz de los resultados del control.” 65
Como podemos apreciar estas actividades, coinciden con lo que ya se había
visto anteriormente, la mayoría de los autores coinciden que son parte del 64 MUNCH GALINDO, L. y GARCÍA MARTÍNEZ, J. Op.cít. p.181 65 TERRY GEORGE, R. Op.cít. p.57
59
control acciones como: corrección, medición, comunicación, representación y
evaluación.
Otros aspectos que también son importantes como parte del control, son los
que Munch denomina factores:
Cantidad
Tiempo
Costo
Calidad.
El control permite visualizar la cantidad de trabajo realizado, la cantidad de
logros alcanzados, el tiempo empleado en realizar dicho objetivo,
comparándolo con otros alcanzados, lo que costó desarrollar el proyecto, si se
ganó o perdió en cuanto a la inversión y por último la calidad del producto es
lo primordial, y le da vida a la empresa, al final lo único que cuenta es la
calidad del trabajo lo que te permite crecer o caer.
Como hemos visto el proceso administrativo tiene diversos enfoques, lo más
valiosos de esto es que la administración ofrece una gran variedad de
alternativas para llevar a cabo las tareas: planear, organizar, dirigir y controlar
son actividades básicas dentro de nuestra vida. Cualquier actividad por
sencilla que parezca necesita tener como base una estructura administrativa.
En el trabajo de los grupos sociales, no siempre se tiene éxito, la razón es por
que cada individuo tienen diferentes objetivos, cada quien quiere obtener un
beneficio diferente al de los demás, lo recomendable sería que desde el
principio todos se pusieran de acuerdo en cuales son los objetivos por
60
alcanzar. Si se trabaja con un solo objetivo y todos saben cual es su función
dentro de este, entonces se logrará con mayor facilidad el objetivo planteado.
Ahora que sabemos como surgió la teoría del Ciclo Vital del Documento,
cuales son sus funciones de cada una de las partes de este, como comenzó a
desarrollarse la administración y cuales son las etapas del proceso
administrativo, entonces procederemos a la aplicación de este proceso, en la
estructuración y formación de un Archivo de Trámite.
Se podrá observar como la planeación, la organización, la dirección y el
control son una gran herramienta para la génesis de un archivo de trámite.
61
CAPÍTULO 3
3. EL PROCESO ADMINISTRATIVO APLICADO AL ARCHIVO
DE TRÁMITE
El Proceso Administrativo aplicado al Archivo de Trámite busca facilitar la
tarea de organizar y optimizar todos y cada uno de sus recursos documentales,
humanos, financieros y materiales; por ello en este capítulo se dará una
perspectiva de cómo se puede trabajar el Archivo de Trámite aplicando los
procesos de planeación, organización, dirección y control en cada actividad de
este. Se dará una visión de cómo se empieza a estructurar un área de Archivo
de Trámite. La ausencia de estos procesos provoca un descontrol en todas las
funciones del archivo, en general, se puede afirmar que los juicios planteados
en este trabajo, son la base para la estructuración del archivo.
3.1 LA PLANEACIÓN APLICADA AL ARCHIVO DE TRÁMITE
La planeación es la definición de los objetivos, la ordenación de los recursos
materiales y humanos, la determinación de los métodos y las formas de
organización, el establecimiento de medidas de tiempo, cantidad y calidad, la
localización espacial de las actividades y otras especificaciones necesarias
para encauzar racionalmente el funcionamiento y la fluidez en los
procedimientos cotidianos del archivo.
3.1.1Función
El primer paso para aplicar la planeación, se sugiere establecer objetivos de
corto, mediano y largo plazo, así como también las funciones a realizar en el
Archivo de Trámite.
62
3.1.2 Importancia
La importancia de planear las actividades, los recursos, los tiempos, los
espacios etc. Radica, que por medio de esta etapa, se logra prever la mayor
cantidad de errores, entonces se estará planeando correctamente, en la medida
en que vayan obteniéndose pequeños objetivos, se incrementará nuestra labor
de archivistas y seguramente se tendrá éxito en nuestro proyecto de organizar
el archivo. La planeación esta diseñada para anticiparse a problemas que
puedan poner en riesgo nuestra labor.
3.1.3 Aplicación
En el archivo de trámite, lo fundamental a planear son las actividades a
realizarse en este, si intentáramos estructurar un sistema de archivo que sea
funcional, lo indicado es planear todas y cada una de las actividades que aquí
se realizan, para esto es necesario conocer cuales son:
Recepción
Clasificación
Ordenación
Distribución
Préstamo
Apertura de expedientes
Catalogación
Expurgo.
Por ejemplo para la recepción de documentos, se debe de tomar en cuenta el
tipo de archivo, debido a que a mayor volumen documental, el grado de
exactitud del método para la recuperación de la información, deberá ser
oportuno y fácil de controlar, otro aspecto importante a considerar es la
63
cantidad de documentos que genera, para corroborar esto, se deben obtener
datos reales y lo más precisos posible, por ejemplo: se tendría que investigar
la media del número de documentos recibidos en un día, después por semana
y así sucesivamente; otro aspecto tomar en cuenta es el tipo de documento que
manejan, por que ciertos documentos llevan un método mas complejo para su
tramitación.
Por otra parte en cuanto a la clasificación, se deberá planear cual es la
clasificación más indicada para la institución, debe de ser el método más
conveniente y el más eficaz para solucionar las demandas de información,
para esto primero se tiene que, revisar el organigrama institucional para poder
formar nuestros grupos documentales y poder definir cual será el método más
indicado.
Para la ordenación se tiene que contemplar cual será el sistema más idóneo
para la rápida localización de los documentos, esto se podrá definir en gran
medida de acuerdo a la tipología documental que manejen, por ejemplo si en
la institución se manejarán expedientes de personal, lo más indicado seria
manejar un sistema alfabético para su recuperación, también se deberán de
contemplar cuales son las necesidades reales de información en la institución.
En cuanto a la distribución será necesario prever a que áreas, se les asignará
servicio de información, como primer paso se considera necesario conocer
cuales son los departamentos que integran esta empresa, después se debe saber
cuales son las áreas que dependerán del archivo en cuanto a la información, lo
más conveniente sería elaborar un listado de estas áreas, para saber cuales son.
Para la planeación del préstamo será necesario visualizar cuales podrían ser
los usuarios mas importantes ya que no a todos se les dará la misma
tolerancia, por ejemplo a investigadores tendría que dárseles mas privilegios
64
que a los estudiantes, también se podría calcular el número de consultas que
tendrían en un día.
En cuanto a la apertura es muy poco probable saber que nuevos asuntos se
podrían generar, lo único que sugeriría sería que cuando se tenga que realizar
una apertura, se realice lo más pronto posible.
En cuanto a la catalogación es muy importante contemplar, la elaboración de
instrumentos de descripción, que nos permitan una localización oportuna de
los documentos. Para el expurgo, se tiene que planear fechas límites, en las
cuales se especifique cuales son los periodos de expurgo, por ejemplo se
podría establecer que esta actividad se realice periódicamente por lo menos
cada dos meses sólo por citar un ejemplo.
Para la planeación del Archivo de Trámite se recomienda hacer una serie de
propósitos, premisas, programas, procedimientos etc. Esto se realiza con el fin
de que tengan parámetros de trabajo establecidos. Por ejemplo se podría
plantear el propósito de ofrecer siempre un buen trato a los usuarios del
archivo. Una de las premisas que son importantes en el archivo es “la rápida
recuperación de la información” con el propósito de brindar un servicio
oportuno, que satisfaga todas las necesidades informativas.
Los programas son de vital importancia para la planeación, por ejemplo para
el archivo de trámite se elabora un cronograma de actividades para realizar la
ordenación, la clasificación, la distribución, la catalogación etc. Lo anterior se
realiza con el fin de que todas las actividades se realizan en tiempo y forma, y
no olvidar dar un margen de holgura en caso de algún imprevisto.
65
Objetivos y funciones del archivo de trámite
El principal objetivo del archivo es satisfacer las necesidades de información,
lo cual trae como consecuencia, que siempre debe de estar en las mejores
condiciones de tal forma que permita dar solución rápidamente, a las
exigencias cotidianas. Por tal motivo el archivo debe estar funcionando
eficientemente en todas sus actividades, y esto no se podrá lograr sin antes
haber planeado que hay que realizar, como se va a realizar, cuando se va a
realizar y quien lo va realizar. Un ejemplo de un objetivo es que para
determinar la cantidad de documentos a archivar, depende del tipo de
institución que sea, por ejemplo para una pequeña, se podría establecer como
objetivo archivar 500 documentos en un mes. Para así poder obtener por
medio de estadísticas datos medibles y cuantificables del trabajo realizado
El archivo debe constituirse como una opción que se adapte a las necesidades
de la empresa pues en él existe una gran variedad de documentos que son
creados y utilizados por los demás departamentos o áreas. Los aspectos que
son los más importantes para la planeación en el archivo son la cantidad de
documentos que hay que archivar y el tipo de documentos que deben
integrarse, el personal con que contamos para la actividad, el mobiliario
disponible, sitio donde se archivarán los documentos, el crecimiento previsto.
Estos aspectos en su desarrollo arrojan datos estadísticos que son medibles y
cuantificables, dándonos un parámetro de trabajo por día, semana o por mes,
del adecuado manejo de estas estadísticas dependerá el funcionamiento del
archivo.
Estas funciones son las que tienen que planearse, por ejemplo para la
recepción de documentos se debe tomar en cuenta el tipo de archivo en donde
se labora, y la cantidad de documentos que genera la institución, es
66
conveniente obtener, un aproximado del volumen documental que genera
diariamente, para así poder conseguir el dato de la cantidad de documentación
generada semanalmente y mensualmente, con el promedio de esta
documentación se procede a determinar, cuanto tiempo se utilizará para la
archivación de la misma, para realizar lo anterior es necesario considerar el
tipo de documentación con la que estamos trabajando, ya que no es lo mismo
expedientar un documento contable a un documento administrativo. El
personal no puede quedar fuera de esta planeación, por ser el factor más
importante, por el papel que desempeña al realizar estas funciones,
obviamente el personal capacitado realizará eficientemente y de manera
expedita las actividades encomendadas.
El archivo debe constituirse como un subsistema que debe adaptarse a las
necesidades de la empresa pues en él existe una gran variedad de documentos
que son creados y utilizados por los demás subsistemas. Por eso se propone
que cada institución diseñe su propio esquema (plan) de organización de
archivos, tomando en cuenta los siguientes puntos:
1.- “El tipo y cantidad de documentos a archivarse
2.- Los fines que persigue el archivo
3.- El personal del archivo
4.- Instalaciones a disposición
5.- Sitio donde se archivarán los documentos
6.- Cuándo debe archivarse un documento y tiempo de disposición
7.- El crecimiento previsto” 66
66 GARCÍA HERNÁNDEZ, O. Guía de Autoaprendizaje; Organización de Archivos. México ENBA. 2000. p. 50
67
La organización del archivo se reflejará en el sistema de archivo elegido, por
lo tanto, analizaremos en forma detallada los puntos anteriores.
1.- EL TIPO DE DOCUMENTACIÓN A ARCHIVAR
Para planear un sistema de clasificación adecuado, dependerá del tipo de
documentación que genere la institución y la cantidad de documentación que
deba archivarse.
El primer paso a realizar, es el reconocimiento de la documentación
(identificar los tipos documentales del archivo), dividiéndolo en grupos
homogéneos (tomando en cuenta el contenido, la procedencia, la finalidad, el
tiempo de conservación, la frecuencia de consulta, etc.).
Para realizar lo anterior se debe consultar el cuadro de clasificación, para
ubicar todas las áreas generadoras, y determinar todos y cada uno de los
grupos documentales que obtendremos, cabe hacer mención que entre mas
grupos documentales se obtengan el sistema de clasificación elegido debe ser
más exacto en cuanto a la recuperación de la información.
El número de documentos de un mismo tipo es variable de una empresa a
otra. Si la cantidad es pequeña, el sistema puede simplificarse al máximo
presidiendo de otros elementos.
Por ejemplo, estos son los probables grupos documentales que pueden
establecerse en un archivo de trámite de una asociación religiosa en su
consejo de administración:
68
1.- Actas constitutivas
2.- Títulos de propiedad
3.- Directorio provincial
4.- Secretario provincial
5.- Oficios
6.- Planos/trabajos
7.- Reunión de priores
8.- Ecónomo general
En cada grupo documental se tomarán en cuenta sus características
particulares, es decir, lo que distingue unos de otros, como pueden ser:
a) “El valor de la documentación” 67
Cuanto más importante sea este, el grado de precisión del sistema de
clasificación elegido, deberá servir también para evitar que los documentos se
extravíen y su localización no resulte problemática.
b) “Características de la documentación” 68
En cada uno de los documentos existen elementos que permiten una fácil
identificación: el número, la fecha, el nombre, etc. El método elegido debe ser
el que exige menos trabajo preliminar de preparación de los documentos a
archivar.
67 GARCÍA HERNÁNDEZ, O. Op.cít. p. 51 68 Ibídem. p. 51.
69
2.- FINALIDAD DEL ARCHIVO
La finalidad del archivo es diseñar un sistema operativo el cual tenga como
primicia la rápida recuperación de la información, por lo cual el encargado del
archivo debe implementar un sistema de clasificación oportuno de acuerdo al
tipo de información que manejen, por ejemplo en un archivo de trámite de un
convento se manejan expedientes personales, lo cual tiene como prioridad
localizar el expediente de varios frailes, entonces de acuerdo a esta
característica se recomienda implementar un sistema de ordenación alfabético
para la fácil y rápida localización.
Deben establecerse con claridad los fines, para los cuales fue creado el
archivo, conociéndolos es posible encontrar y aplicar el sistema que permita la
rápida localización de la información.
3.- EL PERSONAL DEL ARCHIVO
El personal de un archivo puede ser sólo de dos tipos personal especializado y
no especializado, dentro del primer caso, están consideradas las personas que
tiene estudios sobre Archivonomía , lo cual para las labores de archivo será de
mayor utilidad y el trabajo se realizará de forma más rápida y de mayor
precisión, si el personal es no especializado, traerá consigo una carga de
trabajo más prolongada, ya que si este personal no tiene estudio sobre
Archivonomía o si los tiene, pero solo en forma empírica, entonces como
primer paso se recomienda capacitar a esta gente e indicarle como se realiza
cada una de las actividades que se llevan a cabo en el archivo de trámite.
Ejemplo:
Si se elige el método geográfico de clasificación y la documentación es
dividida por estado, municipio, ciudad, etc., la persona especializada lo podrá
70
manejar, y de la misma forma, el personal no especializado, siempre y cuando
se le capacite para la realización de ciertas operaciones. Se debe considerar
como personal especializado aquel que realice un proceso archivístico en
específico, es decir, aquel que realiza exclusivamente el proceso de
depuración, clasificación, catalogación etc.
4.- INSTALACIONES A DISPOSICIÓN
Este punto es importante, porque muchas veces las empresas contratan
personal para la organización de sus archivos y la principal problemática a la
que nos enfrentamos es que no hay el suficiente espacio para realizar tal
actividad o peor aun el archivo esta en una zona en donde sus condiciones de
conservación no son las más idóneas, por ejemplo en los sótanos. Para
solucionar lo anterior se recomienda que antes de realizar la labor archivística,
se exija un lugar adecuado para dicha actividad, obviamente presentando la
importancia que tiene el archivo para la empresa.
De lo contrario cuando se cuanta con espacio suficiente y con mobiliario
indicado el trabajo es más sencillo y esto implica la implementación de
sistemas de recuperación muy precisos.
5.- SITIO DÓNDE SE ARCHIVARÁN LOS DOCUMENTOS
El sitio donde se archivarán los documentos debe de reunir todas las
condiciones necesarias para la conservación de estos mismos, el espacio que
este designado para al contener la documentación debe estar ventilado, limpio,
cerca de las áreas que necesiten constantemente información y lo más
importante que el sistema de recuperación empleado sea oportuno y sencillo
71
de manejar. Este espacio debe de contar con las condicione mínimas de
seguridad, que tenga salidas de emergencia, luz artificial, extintores, que no
exista ningún tipo de tuberías de agua, de gas o de cables eléctricos.
6.- CUÁNDO DEBEN EFECTUARSE LAS OPERACIONES Y TIEMPO
DE DISPOSICIÓN
Ciertas operaciones no se realizan periódicamente, por ejemplo la depuración;
otras por el contrario, se realizan todos los días, otro ejemplo, en un archivo de
trámite la recepción documental. Para algunas se dispone de mucho tiempo,
otras se deben realizar rápidamente para permitir el desarrollo de operaciones
posteriores.
Si la documentación no se archiva con frecuencia, el sistema empleado debe
ser sencillo, si el tiempo disponible es limitado, el método elegido deberá
exigir el menor número de manipulaciones posibles y permitir un ritmo de
trabajo muy rápido. Para esto es necesario utilizar el procedimiento
denominado administración de tiempos y movimientos, para este dato es por
medio de un estudio de prueba, esto es que en base a una serie de
experimentos se obtenga el mejor promedio de tiempo para la archivación, por
ejemplo se puede hacer a través de la observación y medición del tiempo, que
realizan en una misma operación (archivación), realizada por diferentes
personas, hasta obtener el resultado de quien hizo el menor tiempo con mayor
calidad su trabajo.
72
7.- CRECIMIENTO PREVISTO
Es importante contemplar el crecimiento del volumen documental, por si el
local de archivo no es amplio se corre el riesgo de que en poco tiempo este
espacio no se suficiente para albergar tanta documentación, o por el contrario
cuando el local de archivo es amplio, pero la distribución de espacios, esta
provocando el desperdicio del lugar que bien podría resolver la problemática
inmediata, para esto es necesario elaborar croquis donde se pueda apreciar el
desperdicio de espacio que se tiene, con estos mismos croquis se pueden
diseñar diversas formas de cómo podría cambiarse el mobiliario de modo que
todos los espacios se aprovechen mejor.
Por otra parte también se recomienda prever el crecimiento del volumen
documental en un año, aunque este cálculo es muy difícil obtenerlo con
precisión, se sugiere realizarlo lo más exacto posible, se puede llevar a cabo
por medio del cálculo de documentación, generada diariamente, semanalmente
y anualmente, los cálculos nos darán un aproximado de cuanto podría llegar a
aumentar el volumen en un tiempo determinado. El anticiparse a este
acontecimiento dará una mayor fluidez a las actividades diarias tanto de la
empresa como del archivo.
73
3.2. LA ORGANIZACIÓN APLICADA AL ARCHIVO DE TRÁMITE
Como ya se dijo, la organización, esta integrada por la distribución del trabajo,
cuando se tiene definido que se va a realizar, entonces se procede a distribuir
y racionalizar los recursos, en esta parte de la investigación, se realiza la
aplicación de la organización en las funciones del Archivo de Trámite.
Aplicando los principios de organización, para cada una de las actividades
realizadas en esta fase del archivo, cabe hacer mención que no es necesario
aplicar todas estas etapas, la obligación del archivista es adaptarlas de acuerdo
a las necesidades del archivo; las etapas y los tipos que consideremos
necesarios.
3.2.1 Función
La función fundamental de la etapa de organización aplicada para el archivo;
es para que cada uno de los miembros de este mismo, conozca la actividad a
realizar. También ubica la relación que tiene una actividad dentro de un
organismo, y proporciona la información a cada persona sobre el lugar que
ocupa, conoce sus relaciones, a donde debe recurrir para supervisión y
también de quién depende para ejecutar sus actividades archivísticas. Para
cumplir con esto se debe diseñar el organigrama del archivo de trámite, en
donde se especifique lo que realiza cada una de las áreas que integran este.
La función sustancial de la organización dentro del archivo es reunir
ordenadamente y de forma lógica, todos los documentos elaborados y que
transitan por la empresa o institución, salvaguardar en perfecto estado de
conservación los documentos reunidos. Esto se logrará si contamos con los
medios y mecanismos necesarios para tal fin y dar calidad en el servicio,
74
tomando en cuenta dos aspectos: primero la información debe ser precisa, y
segundo, la rapidez en la entrega de documentación al usuario.
Finalmente, esto significa que el archivo se convierta en un centro de
información y documentación al servicio de la empresa o institución.
3.2.2 Importancia
Se reconoce la importancia de la organización por lo siguiente:
La organización sirve como un medio a través del cual encontramos la manera
de lograr los objetivos del grupo social, uno de ellos puede ser satisfacer las
necesidades de información.
Es importante también porque permite evitar la duplicidad de tareas, pues
delimita las actividades de cada miembro, dando a cada uno su
responsabilidad. Y por que permite delegar responsabilidad a cada persona,
por ejemplo el responsable de la recepción de documentos, no deberá hacer
labor de expurgo ni de otra actividad, sólo se deberá enfocar a su labor para
evitar la perdida de tiempo y de objetividad, además de que en estas
actividades se busca la especialización.
3.2.3 Aplicación
La organización es una herramienta de mucha ayuda, porque sirve para
distribuir todos los recursos ha utilizar para el desarrollo del archivo, esta
etapa permite organizar al personal seleccionado y las áreas en donde
realizarán sus actividades, también permite separar estas mismas y
enumerarlas para indicar que tarea se debe de realizar, se tiene una secuencia
de ejecución y asignarle orden lógico a las actividades por ejemplo:
75
1.-Recepción
2.-Clasificación
3.-Ordenación
4.-Distribución
5.-Préstamo
6.-Apertura de expedientes
7.-Catalogación
8.-Expurgo.
Lo que se debe organizar en el archivo de trámite
El personal
Al realizar las funciones del archivo de trámite, es necesario contar con el
personal calificado y capacitado, como se ha mencionado, con la selección de
personal, da como resultado gente con aptitudes de servicio, cuando exista
algún problema, el personal esta preparado para encontrar soluciones rápidas,
así lo exige la toma de decisiones por que es indispensable en esta etapa del
archivo. Designar autoridad es otro aspecto importante en esta etapa, para que
cada miembro del grupo cumpla con lo asignado, delegar toda autoridad que
requiera el trabajo ha desempeñar. Por ejemplo para el archivo de trámite
delegar responsabilidad comprende presentar un organigrama de la estructura
del archivo, con el fin de que cada quien este enterado de cual es su labor
dentro de este, el archivo de trámite debe contar con las subunidades de
recepción y control de correspondencia, de ordenación, clasificación y
catalogación, de expedientación, archivación y préstamo y la subunidad de
análisis de transferencia documental.
76
Obviamente cada área tendrá un responsable y para todas las subunidades esta
la jefatura como organismo normativo.
Las instalaciones para el archivo
Para trabajar el archivo de trámite, es obligatorio contar con la infraestructura
suficiente para realizar las actividades, como primer paso, se tiene que contar
con un espacio físico para ubicar el archivo, durante la planeación se define el
tipo de estantería que se ocupara y como estarán distribuidos estos mismos. La
organización aplicada al archivo de trámite, permitirá determinar quien es el
que tendrá la responsabilidad de estructurar el sistema de clasificación más
indicado.
El recurso económico
Uno de los problemas en cuanto a la organización del archivo, casi siempre no
cuenta con el apoyo total de todas las autoridades de la institución, sobre todo
cuando se asigna el presupuesto para el archivo, algunas veces consideran más
importante, otorgarlo a otra área; esto sucede por el desconocimiento total de
la importancia de los archivos, para las instituciones y los organismos.
Etapas de la organización
“División del trabajo” 69
Para poder realizar el proceso de organización, se divide tenemos que dividir
en dos etapas: la primera es la división del trabajo y consiste en asignar
actividades es decir, la segunda es delimitar las áreas donde se realizan los
procesos técnicos, por ejemplo: para la actividad de la recepción, esta misma
debe contar con su propio; y así cada una de las otras actividades. La 69 GARCÍA HERNÁNDEZ, O. Op.cít. p. 22
77
operación descrita se realiza con el fin de no tener orden la documentación;
además evita la pérdida de esta misma, ahorrar el tiempo y que la actividad se
haga con precisión; se puede llegar a una especialización, con la cual el
trabajo o la tarea asignada se realice en poco tiempo y el mínimo de esfuerzo.
Además de lo mencionado la división del trabajo, permite, utilizar el principio
de especialización, por que es necesario asignar a las personas especializadas
para cada área de trabajo. Por ejemplo para asignar responsabilidades de
trabajo, es necesario seleccionar personal capacitado, cuando se recluta gente
para laborar en el archivo, se necesita incorporar a elementos con aptitudes de
servicio ampliamente definidos.
Con el personal seleccionado, entonces se procede procedemos a designar el
trabajo para cada individuo. Para esto, se considera necesario, definir el
objetivo que se desea lograr, también se deben disipar todas las dudas antes de
iniciar el trabajo. Para la división del trabajo, se tiene que confiar ampliamente
en las personas en las que se delega la responsabilidad, se debe entender
claramente cual es la importancia y la trascendencia de la actividad para el
archivo.
Dividir el trabajo consiste en, distribuir todas las actividades a realizar de tal
forma que todos cumplan con su función y se haga de la forma más correcta.
La coordinación
La segunda es la coordinación y presenta la estructura de la organización; las
líneas de autoridad, de comunicación, etc. Ya que se ha dividido el trabajo y
cada quien sabe que es lo que va a realizar, entonces se procede a coordinar
las actividades, son realizadas con el fin de trabajar en armonía para cumplir
las metas. Es conveniente unificar la visión de lo que se desea alcanzar,
porque si cada individuo persigue su objetivo personal, entones, no entenderá
78
el objetivo general del archivo, donde se esta trabajando. Es necesario
establecer un parámetro de trabajo por día, así no habrá ningún tipo de
problema, cuando algunos trabajadores hacen más que otros o viceversa.
En nuestra sociedad actual no se práctica la coordinación de las actividades,
por esto nuestro país no ha logrado sobresalir en labores científicas,
económicas, etc. Vivimos en una sociedad, en done no se puede convivir, sólo
estamos acostumbrados a competir. Es muy común observar como hay una
desigualdad, económica, política, social, unos tiene más que otros, cada quien
lucha por sus objetivos propios y tratamos de obtenerlos sin importar a quien
perjudicamos. Si por lo menos nos coordináramos para realizar cosas
sencillas, no tendríamos tantos problemas y comenzaríamos a notar los
beneficios de trabajar en conjunto.
“Las ventajas al organizar, son”: 70
1.- Como los empleados del archivo conocen sus actividades, realizarán su
trabajo con eficiencia al reducir al mínimo las dudas respecto a lo que cada
quien debe hacer.
2.- A partir de organización adecuada, las relaciones laborales quedan
definidas, porque cada quien sabe cuál es su lugar dentro del archivo y conoce
sus relaciones tanto con su superior, (de quien va a recibir órdenes e
instrucciones), como con sus subordinados (a los cuales va a dirigir).
3.- Se ayuda a la especialización, pues con la definición de actividades para
cada puesto se evita la duplicidad de actividades, promoviendo un
70 GARCÍA HERNÁNDEZ, O. Op.cít. p. 25
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conocimiento mayor en relación a las actividades particulares, que cuando no
existe organización alguna.
4.- Se facilitará la delegación de autoridad. Al conocer las actividades y las
personas que las llevarán a cabo, debe delegarse en ellos la autoridad
necesaria para que realicen su trabajo.
5.- Crece la eficiencia. El objetivo de la organización, como una fase del
proceso administrativo, es la eficiencia, y ésta se consigue al organizar, porque
identifica y equilibra debidamente el trabajo específico con las personas que lo
desempeñen y los elementos materiales.
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3.3. LA DIRECCIÓN APLICADA AL ARCHIVO DE TRÁMITE
Ya definido el plan de trabajo y se han organizado y coordinado las funciones,
el siguiente paso es dirigir las acciones, supervisar las actividades
determinadas, para que las realice el personal designado y lo aplique
correctamente.
3.3.1 Función
A diferencia de los dos procesos anteriores (planeación y organización), en
esta etapa se realiza una función de supervisión, esta actividad la realiza una
persona con funciones de mando. Por lo general esta labor es del líder del
proyecto, aunque también la puede ejecutar alguna persona en la cual se ha
delegado la responsabilidad.
3.3.2 Importancia
La dirección es una labor en donde la toma de decisiones retoma un valor
trascendental para el archivo, el responsable tiene también bajo su
responsabilidad el ritmo, la calidad y efectividad del trabajo, es quien dirige en
el archivo. Este procedimiento, se caracteriza por ser más una tarea de
supervisión que de acción, esta no es una labor sencilla, si no por el contrario
es una actividad, que requiere siempre estar atento, si no se supervisa alguno
de los procedimientos y estos por alguna razón se están haciendo de manera
diferente, de acuerdo a lo planeado; entonces, no se logrará el objetivo, la
dirección para cumplir debe tener la supervisión de las actividades de forma
continúa.
3.3.3 Aplicación
Para las actividades grupales siempre debe nombrarse un líder que supervise
la realización de las actividades planeadas, para el Archivo de Trámite es
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fundamental, aplicar el proceso de dirección en los procesos archivísticos, es
un procedimiento necesario si estos mismos no se supervisan y no se toman
las decisiones correctamente y a tiempo, se corre el riesgo de no cumplir el
objetivo, se recomienda aplicar este proceso para en la integración al trabajo,
en la comunicación con el personal, en la relación del archivo con otra áreas y
en la motivación del personal.
Este proceso, se considera importante e incluye los siguientes puntos:
Integración al trabajo
Comunicación con el personal
Comunicación del archivo con otras áreas
Motivación del personal.
Integración al trabajo
Una vez elegido el personal más apto para la realización del trabajo, entonces
se procede a la integración de este grupo a las actividades del archivo, como
primer paso se propone aplicar un curso de inducción, para poder trabajar en
un área de la empresa, es necesario conocer cuales son las actividades que se
realizan, es necesario explicar como se trabaja.
También se recomienda mostrar y explicar el organigrama de la institución,
para conocer su estructura administrativa de esta misma y las funciones de
cada área. Cuando el personal conoce las actividades de la empresa, sabe
como esta integrada, y cuales son sus funciones; entonces se procede a instruir
como se trabaja en el archivo de trámite. Cabe hacer mención que sin
presiones de ningún tipo, no se debe hacer demasiado rápido se corre el riesgo
de que no se haya entendido las actividades a realizar, pero por otra parte no
es recomendable excederse en explicaciones demasiado prolongadas, ya que
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en la administración, perder tiempo es perder dinero, aunque para el archivo
perder tiempo significa acumulación de documentos.
En el archivo de trámite se debe explicar las funciones a realizar y cuales de
estas mismas hay que supervisar, por ejemplo hay que supervisar: la recepción
documental, la clasificación, la ordenación, el préstamo, el expurgo etc.
Comunicación con el personal
Establecer canales de comunicación con los empleados del archivo es
importante para la ejecución del trabajo, la comunicación permitirá obtener
información para la toma de decisiones, el jefe y el personal deben tener
comunicación permanente, para que el trabajo se ejecute de forma fluida. Se
debe adiestrar al personal operativo, para que distinga las líneas de mando, en
caso de duda consultarán el organigrama del archivo para saber quien es su
superior inmediato.
Además de lo anterior también se recomienda hacer consultas constantes con
el personal, para saber si su situación dentro de las actividades del archivo son
satisfactorias, si por alguna razón la gente se siente incomoda, entonces no se
podrá trabajar de manera eficiente; en ocasiones surgen problemas menores
entre los mismos empleados, estos pueden afectar la labor diaria, y por lo
tanto es importante resolver este tipo de problemas para que no se vayan
haciendo cada vez más grandes.
Comunicación del archivo con otras áreas
Es necesario establecer diversos canales de comunicación con otras áreas, las
cuales generan los documentos, es obligación del archivo dar a conocer a
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todas las áreas como se esta trabajando y cual es la forma en que deberán
entregar la documentación en la recepción del archivo, para esto el
responsable del archivo diseñará políticas de cómo entregar los documentos
para su recepción. También es obligación del archivista informar a todas estas
áreas de los servicios que presta el archivo, el horario, el reglamento etc.
Motivación del personal
Para toda actividad el personal, siempre debe de tener ganas de trabajar, para
esto es importante motivarlo, hacerle ver que el trabajo que esta realizando es
de gran trascendencia para el archivo.
Uno de los elementos que es muy utilizado para motivar al personal, es el
recurso económico, pero no siempre los presupuestos alcanzan para pagar
sueldos considerables. Es por esto que se recomienda motivar al personal, no
con dinero si no que con un trato más humano.
El personal es el elemento más importante dentro del archivo, ya que este es el
que realiza las tareas comisionadas, y si el personal no es tomado en cuenta
entonces termina por abandonar el trabajo, se debe hacer sentir su importancia
en el logro de los objetivos, su trabajo bien realizado promueve el desarrollo
no sólo del archivo si no también de la empresa.
Otra forma de motivar es premiar, por un trabajo bien hecho, se pueden
otorgar descansos extra, por ejemplo un día más de vacaciones o salir antes
que los demás empleados.
Además de la motivación del personal también se debe buscar desarrollo de la
creatividad de cada individuo que forma parte del trabajo en el archivo,
muchas ocasiones la gente se siente incomoda cómoda con la forma de trabajo
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establecida incluso esto puede traer problemas, como el retraso en los
objetivos, para evitar esto se recomienda dar libertad a los trabajadores, pero
nunca saliéndose de las políticas establecidas, si el personal se siente a gusto y
aporta sus capacidades en las actividades que realiza, se obtendrá un trabajo
de mayor calidad. Es importante saber escuchar las necesidades y más aun las
opiniones que puedan llegar a proponer, siempre y cuando sea para agilizar el
trabajo.
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3.4 EL CONTROL APLICADO AL ARCHIVO DE TRÁMITE
El control aplicado al Archivo de Trámite, nos permite medir y corregir lo que
se planeó, organizó y dirigir lo que esta realizándose.
3.4.1 Función
Este proceso permite visualizar los avances o las perdidas que están
lográndose, es de gran ayuda para los proyectos que deben realizarse, ya que
el control da la pauta para saber si se esta haciendo lo indicado y si no es así,
permite hacer cambios, e incluso dar otra visión al objetivo sin que sea
necesario cambiarlo.
3.4.2 Importancia
La importancia del control aplicado en el Archivo de Trámite radica en que
permite visualizar en números los alcances que hasta el momento se han
obtenido, es el resultado en cifras de lo planeado además de que por medio de
este se lleva un cierto orden en los procesos, porque te indica a quien se le ha
prestado información en caso de que se haya solicitado.
3.4.3 Aplicación
El control tiene muchas áreas de desempeño, todas las subunidades en las que
esta divido un Archivo de Trámite necesitan ser controlados. Entre las áreas
del control dentro de un archivo de trámite se tienen: el control de calidad en
los procesos archivísticos, en el control de la información, en el control de
costos y en los instrumentos de control.
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Control de calidad de los procesos archivísticos
Dentro del archivo se encuentra el área de control de calidad de los procesos
técnicos. Este consiste en la verificación de la calidad de las actividades hay
que llevar a cabo en el archivo (recepción, clasificación, ordenación,
distribución, préstamo, apertura de expedientes, catalogación y expurgo), para
asegurar que cumplen con algunas normas preestablecidas o con lo que
dispone el manual de procedimientos. Es posible que este sea necesario en uno
o varios puntos, desde el inicio de los procesos y todas las etapas hasta el
producto final. La detección temprana de una parte o proceso defectuoso
puede ahorrar el costo de más trabajo en el producto.
Este tipo de control lleva las actividades tal y como se han planeado, nos
indica cual es el tiempo exacto para cada actividad y la persona que lo va a
realizar. Por medio de la realización e implementación de formatos en los
cuales se especifique cuanto se debe tardar en realizar la integración, por
ejemplo si en la planeación se planteo el objetivo de integrar 500 documentos
en un mes, y el tiempo real indica que sólo llevamos 300 documentos y
prácticamente ya se término el mes, entonces se procede a la detección de la
falla, tal vez esta sea la persona responsable de la integración o tal vez el
proceso no se está realizando adecuadamente, o si por el contrario al término
del mes se llevan 600 documentos, entonces de deduce que la función de
integración se esta realizando eficientemente.
Si se aplica un control por cada actividad que se realiza en el archivo y de la
misma manera se van cumpliendo los objetivos por cada una de estas áreas,
entonces será más sencilla la obtención del objetivo general el cual es evitar el
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rezago de documentos y agilizar los servicios de recuperación de la
información.
Control de la información
También existe el control de información. Para contribuir a la buena toma de
decisiones del archivista, se debe tener una información precisa, oportuna y
completa. Para obtenerla de esta manera, el archivo debe poseer herramientas
de descripción con información exacta, actualizada y eficaz ya que estos
pueden contribuir a corregir un problema con mayor prontitud.
Por lo que respecta decir, el control de información consiste en verificar que
esta información sea veraz y comprobable, que permita a los archivistas ser
más eficientes y efectivos en la toma de decisiones.
Control de costos
Dentro de un archivo debe existir otro tipo de control, como el de costo. Una
de las labores de un buen archivista está en ahorrar costos, es decir, no tener
elevados gastos en la evolución y desarrollo del archivo. El control de costo
consiste en buscar la causa por la que existen desviaciones en los costos
estándar por unidad. Como sabemos el archivista también tiene la
responsabilidad de saber, cuales son los materiales de mayor calidad que hay
en el mercado para los archivos, lo cual trae como consecuencia, que tenga
que manejar los costos y como adecuar estos productos a las necesidades del
archivo. El archivista puede hacerse diferentes preguntas: ¿Se han
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incrementado los precios de los materiales?, ¿Se utiliza la mano de obra de
manera eficiente?, ¿Necesitan los empleados capacitación adicional? La alta
administración debe identificar en qué puntos radica el control.
Instrumentos de descripción y de control
Dentro de los instrumentos de descripción tradicionales que utilizamos en los
archivos, encontramos: los inventarios, los catálogos, los índices y las guías,
aunque para el caso el archivo de trámite no se recomienda el uso de estos
instrumentos ya que el acervo documental en trámite esta en constante
movimiento, lo más lógico es la aplicación de estos en la etapa del Archivo
Histórico.
Para el caso del Archivo de Trámite lo más recomendable es la elaboración de
formatos de control, en recepción es aconsejable diseñar una formato en el
cual se indique que tipos de documentos ingresaron al archivo, cuando
llegaron, cuantos documentos son y de que áreas vienen. En otra de las
funciones del Archivo de Trámite en donde se recomienda elaborar formatos
de control es, en el préstamo ya que si no tenemos un control en este proceso
se corre el riesgo de extraviar la documentación, ya que es mucha la gente que
solicita información y generalmente no la regresan , por esto es conveniente
diseñar formatos de préstamo en donde se especifique a quien se le presto
documentación, cuando se le presto, que tipo de información es y lo más
importante es cuando la tiene que devolver, en este procedimiento se hace que
el usuario deje una identificación, además de solicitarle que firme el formato
de control para que de alguna forma hacer que cumpla con la responsabilidad
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de devolver el documento en el tiempo establecido y en las mejores
condiciones, de no hacerlo así se le asignara la sanción correspondiente.
De igual forma para el expurgo es recomendables elaborar un formato de
control, ya que no podemos retirar información sólo por que si , si no que
debemos especificar que tipo de documentación se extrae de los expedientes y
notificar a las áreas generadoras, en este proceso la formalidad no es muy
importante, ya que normalmente en el expurgo sólo se extraen copias de
documentos, que sólo dificultan las labores archivísticas, pero si es importante
notificar que esta labor se hará periódicamente.
La administración como ciencia auxiliar de la Archivonomía, es de gran ayuda
para realizar sus funciones, planear, organizar, dirigir y controlar, son parte
fundamental para la Archivonomía, ya que si no planeamos las actividades a
realizar, si no diseñamos planes, no organizamos nuestros recursos ya sea
humanos, financieros, materiales y además no supervisamos las actividades y
no hacemos reportes del trabajo entonces no se podrá trabajar con una
metodología profesional, si sólo trabajamos sin fundamentar lo que vamos a
realizar, probablemente fracasemos.
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CONCLUSIONES
A lo largo de esta investigación, se puede apreciar como el proceso
administrativo, es de gran ayuda para estructurar un archivo de trámite.
Cuantas veces hemos llegado a un archivo que esta hecho un caos, y no
sabemos por donde empezar, a manera de recomendación se propone aplicar
la teoría administrativa para un buen principio.
Cabe hacer mención de que también existen los procesos de previsión,
integración y ejecución, pero de manera personal, creo que la previsión forma
parte de la planeación, la integración de la organización y la ejecución del
control, aunque para diversos autores son independientes a las etapas que en
este trabajo se manejan (planeación, organización, dirección y control).
La importancia de este trabajo radica en que nos muestra y lo mejor es que da
una ayuda para quien desea ampliar su concepción de cómo organizar un
archivo, que no sólo aplicando la teoría archivística podemos hacer grandes
cosas, si no que con la ayuda de la Administración podemos mejorar aun más
todos los procesos Archivísticos y dar un servicio profesional de calidad.
El objetivo sustancial de aplicar el Proceso Administrativo al archivo es
mejorar las funciones que en este se realizan, aprovechar al máximo todos y
cada uno de los recursos que tenemos a nuestra responsabilidad, todo esto es
para cambiar la visión que tienen la mayoría de las personas acerca del
archivo y sobre todo difundir la importancia que tiene este mismo para la
institución como una fuente de información.
Por último puedo decir que la archivonomia también podría ser conocida
como administración documental, ya que en esta misma se hace la labor de
administrar los documentos y la administración nos da algunas herramientas
de trabajo.
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RECOMENDACIONES
La recomendación más importante que sugiero es, seguir con el estudio de
esta temática presentada, ya que la administración es un campo demasiado
extenso, en el cual se pueden encontrar alternativas de ayuda para la
realización de proyectos de organización para archivos, a lo largo de este
trabajo de investigación se presentó de forma simple, la manera en que podría
aplicarse el Proceso Administrativo en el Archivo de Trámite, pero esto es
sólo una opción, ya que este mismo es aplicable a toda la fase del Ciclo Vital
del Documento.
Planear, organizar, dirigir y controlar son actividades que utilizamos
constantemente, talvez no nos demos cuenta pero, cada decisión que tomamos,
cada pensamiento que tenemos es una forma de mentalizar lo que queremos
realizar en un futuro y obviamente esperamos que todo salga como lo
idealizamos, para esto todos los días nos preparamos y trabajamos para lograr
lo que deseamos y cuando finalmente se consigue, se dice que se ha planeado
adecuadamente.
Por último puedo decir que, antes de realizar cualquier actividad, primero hay
que planear, hacer esto de forma correcta hará más fácil el logro de nuestros
objetivos.
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