DIRE

ESC

“APLICACIÓN DE LACONTROL DE AUTOCATÁLOGO AUTOMATIOROZCO MUÑOZ DE L

INFOR

PARA

LICEN

P

AR

ASESOR

MÉXICO, D.F.

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA CCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR

UNIVERSITARIA

UELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

NORMATIVIDAD VIGENTE PARA EL RIDADES DE LOS REGISTROS DEL ZADO DE LA BIBLIOTECA FRANCISCO A ENBA”

ME DE SERVICIO SOCIAL QUE

OBTENER EL TÍTULO DE:

CIADO EN BIBLIOTECONOMÍA

R E S E N T A :

TURO LOPERENA CASTILLO

ES: Lic. Armando Flores Valderrama Lic. María Gabriela Vázquez Santa Ana

2007

AGRADECIMIENTOS

A la

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA y ARCHIVONOMÍA, por abrirme sus puertas y

permitirme formarme en sus aulas.

A mis Profesores

Nunca acabare de agradecer por sus enseñanzas a cada uno de los profesores que he tenido a

lo largo de mi vida escolar, en especial a Marisa Romo, gracias por brindarme tus

conocimientos, pero sobretodo por dejarme ser tu amigo, a Pía Tinajero, por ser como eres y

por confiar en mí, a Irene Rocillo, mil gracias por tu apoyo.

Con especial cariño y respeto a mis asesores, por su confianza y apoyo en este trabajo

recepcional, a la Lic. Maria Gabriela Vázquez Santa Ana, al profesor. Armando Flores

Valderrama.

A mis compañeros de la carrera, por brindarme su amistad y por cada momento que pasamos,

gracias de todo corazón, a los que se quedaron en el camino, a los que hoy igual que yo ven su

sueño hecho realidad.

A mis compañeros y maestros del Colegio de Bachilleres Plantel 18, por cada momento que

viví a su lado por sus sonrisas, por su apoyo y por estar cuando los necesite, gracias los llevo

en mi mente siempre.

A Maria Angélica Sánchez Martínez, agradezco tus palabras de aliento, jamás te podré borrar

de mi mente puesto que fuiste una parte importante de ella, tu recuerdo permanecerá intacto, te

puedo decir que cumplimos nuestro sueño.

Celvia Cortes Contreras, tu sonrisa ilumina, tu voluntad y tenacidad te hacen una persona

especial, gracias por estar a mi lado y por motivarme a lograr mis objetivos.

A Lupita Rodríguez, Yolanda Nova, Lidia Toledo y Yolanda Hernández, que son parte del lugar

donde realice mi servicio social, Gracias por su sonrisa sincera y por que de alguna manera

con cada una de sus palabras, fueron motivantes a concluir este sueño.

2

DEDICATORIAS

Las grandes alegrías como los grandes pesares, son silenciosas. Por eso mucha gente

cree que mi vida llena de pesares está. ROCHE FOUCAULD

A Dios

…“Creo en el sol...incluso cuando no brilla; creo en el amor...incluso cuando no se

muestra; creo en Dios...incluso cuando no habla”. ANÓNIMO

A ti señor te doy gracias por darme el don de poder ver las cosas cada día al

amanecer, y de disfrutar a lado de mis seres amados de la vida, a sí como de cumplir

uno de mis sueños.

A ti Abuelita María Elena Díaz Contreras (q.d.e.p.)

Tu que me cuidaste durante mi niñez, me brindaste protección y sobretodo me llenaste

de amor, que dios te tenga en su gloria, hoy eres tu mi Ángel que vela por mi, y a la

cual le dedico este logro que veo hoy hecho realidad.

A mi Mami María Eugenia Castillo Díaz

…”Ella deseaba que sus hijos se sintieran amados, creativos e imaginativos, que

estuvieran convencidos de que en el mundo había magia y belleza, aún en situaciones

de adversidad. Quería que sus hijos se vieran a sí mismos como la gardenia:

fascinante, vigorosa y perfecta, con un aura de magia y quizá un poquito de misterio”. MARSHA ARONS.

El ser mas divino en mi vida, te debo lo que soy, tú que a pesar de las adversidades

estuviste a mi lado y al de mis hermanos, y a lo largo de mi formación como estudiante,

pero que sobretodo como ser humano me inculcaste el valor más grandioso que es el

3

de la lucha constante. Nunca terminare de agradecerte por haberme dado la vida. Tú

eres y serás mi mayor motor para salir triunfante en cada proyecto de mi vida.

A mis Hermanos Juan José, Ma. Elena e Ivonne

…“No hay en la vida mejor pegamento que una buena disculpa, pues ésta lo une todo

de nuevo”. IAN MARSHALL

Gracias les doy desde lo más profundo de mi corazón, pues son ustedes los que de

alguna manera con sus pláticas y regaños me impulsaron a conseguir mi sueño que es

también de ustedes.

A mi sobrina Janeth Nayeli

Nunca permitas que las circunstancias te impidan ir tras lo que de corazón sabes que

tienes que hacer. JACKSON BROWN

A un recuerdo el día en que llegaste a la casa, el mirarte tan pequeñita e indefensa,

desde entonces llenaste mi vida de alegría. Eres uno de los motores que me impulsa a

seguir adelante y a luchar por mis sueños, gracias princesa por quererme y estar

conmigo en cada momento de mi vida. Jamás desistas de lograr tus sueños y recuerda

que siempre estas presente en cada pensamiento. Lucha por tus ideales.

A mis sobrinos

El tiempo se demora un siglo en modelar la tierra; el tiempo tarda medio siglo en formar

un sabio; y en pocos segundos las olas acarician la arena... ¿Qué duende loco

gobierna el tiempo? OSCAR WILDE

4

A cada uno de mis sobrinos agradezco su ternura, su cariño y su compañía, cada día

de su vida intenten por ser mejores y por ser alguien en la vida, nunca decaigan en sus

ideales y aprovechen al máximo el apoyo que sus padres les brindan.

A mi familia

Una familia feliz no es sino un paraíso anticipado. J. B.

A cada uno de los que integran mi familia, por un lado a las hermanas de mi mama y su

hermano, y a cada miembro que a su vez conforma sus familias. A la familia de mi

padre en especial a mi tía Josefina y sus hijos Hugo y Melchor (q.d.e.p.), a sus

hermanas e hijos y esposos, al igual que a sus hermanos y esposas.

A Rogelio

Los hombres inteligentes quieren aprender, los demás, enseñar. Anton Chejov

Llegaste a mi vida en un momento en que no te esperaba, gracias por estar a mi lado y

apoyarme, eres muy especial y formas parte importante en mi vida.

A todos los que no mencione pero que estuvieron a mi lado en este sueño y que con

sus palabras de alguna manera me impulsaron a seguir adelante y lograrlo.

5

TABLA DE CONTENIDO Pág. PREFACIO vii INTRODUCCIÓN viii

CAPÍTULO 1 1. ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA Y SUS SERVICIOS DE INFORMACIÓN

1

1.1Antecedentes 1 1.2 Antecedentes de la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz 9 1.3 Misión, Visión 11 1.4 Organización administrativa y organigrama 13 1.5 Subdirección de Servicios Bibliotecarios y Archivísticos 14 1.6 Departamento de Desarrollo y Organización Técnica de Colecciones

16

CAPÍTULO 2 2. CONTROL BIBLIOGRÁFICO Y CONTROL DE AUTORIDAD 19

2.1 Control bibliográfico 19 2.1.1 Concepto de control bibliográfico 19

2.1.2 Reglas de Catalogación Angloamericanas (RCAA) 20 2.1.2.1 Catalogación descriptiva 23 2.1.2.2 Catalogación Temática 24

2.2 Listas de Encabezamiento de Materias 27 2.3 Clasificación 28

2.3.1 Sistema de Clasificación Decimal Dewey 29 2.4 Formato MARC Bibliográfico 33 2.5 Control de Autoridades 33

2.5.1 Concepto control de autoridad 34 2.5.2 Objetivo del control de autoridad 35 2.5.3 Control de autoridades de persona 36

2.5.3.1 Control de autoridades de entidad 37 2.5.3.2 Control de autoridades de títulos 37 2.5.3.3 Control de autoridades de materia 37 2.5.3.4 Control de autoridades de nombres geográficos

38

2.5.4 Catálogo de autoridades 38 2.5.4.1 Registros de autoridad 39 2.5.4.2 Tipos de registros de autoridad 39

2.5.5 Herramientas para el control de autoridades 46 2.5.6 Normas para el control de autoridades 46

2.5.6.1 Formato MARC para control de Autoridades 47 2.5.7 Mantenimiento de la base de datos de autoridad 49

6

CAPÍTULO 3 3. CONTROL DE AUTORIDADES PARA LOS REGISTROS QUE INTEGRAN LAS CLASE 800 Y 900 DE LA BASE DE DATOS DE LA BIBLIOTECA “FRANCISCO OROZCO MUÑOZ” DE LA ENBA

50 3.1 Identificación de los registros catalográficos 50 3.2 Normalización de los registros catalográficos existentes en la base de datos correspondientes a las clases 800 y 900 del Sistema de Clasificación Decimal Dewey

51

3.3 Control de autoridad de autor y materia, aplicando la normatividad vigente

59

3.4 Resultados 65

CONCLUSIONES 72 BIBLIOGRAFÍA 75 ANEXOS

7

PREFACIO

Uno de los motivos de haber realizado mi servicio social dentro del Departamento de

Desarrollo y Organización Técnica de Colecciones, fue que a lo largo de mi formación

como profesional en biblioteconomía, al tener que realizar búsquedas de información

en el Catálogo Automatizado (WebCat) de la Biblioteca, esta no era recuperada con

rapidez; por otro lado tuve la oportunidad de realizar prácticas cuando cursaba el 3°

semestre de la carrera, catalogando y clasificando material, para después ingresarlo en

la base de datos. Al haber realizado mi estancia profesional en el Archivo General de la

Nación en la Biblioteca Ignacio Cubas, confirmo el valor que tiene la información y de

que está sea recuperada con facilidad.

Otro motivo que me impulso a realizar mi servicio social dentro de la institución que me

formo, fue el colaborar para mejorar el catálogo y apoyar en la creación del Catalogo

de Autoridades Automatizado (CAA). Como profesional de la información, es

gratificante cuando los usuarios logran recuperar la información, puesto que de esta

manera podemos darnos cuenta que las cosas se están haciendo en beneficio de todos

Durante el servicio social no tuve dificultades, para realizar las actividades que

conforman el proceso de Control Bibliográfico; al avanzar en el Proyecto de

“Normalización de registros bibliográficos de la base de datos de la Biblioteca Francisco

Orozco Muñoz”, y realizar la búsqueda de la bibliografía correspondiente al tema, así

como al tener la capacitación dada por parte de la Responsable del Departamento,

esas carencias, se fueron disipando.

Agradezco a la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía las facilidades

otorgadas para realizar mi servicio social, a la Lic. María Gabriela Vázquez Santa Ana,

Responsable del DDOT, por su confianza y apoyo para realizar este informe, así mismo

agradezco la confianza que puso en mí al permitirme colaborar con ella en este

Proyecto. No puedo olvidar agradecer con especial cariño y admiración a un profesor

que con sus consejos me apoyo en la elaboración de este informe, al Lic. Armando

Flores Valderrama.

8

INTRODUCCIÓN

El hombre nunca hubiera imaginado que poseía uno de los tesoros mas grandes del

mundo, en ocasiones pensamos que el tener dinero o riquezas materiales lo es todo en

la vida y no valoramos otras cosas que son iguales o más importantes que los bienes

materiales. La información nos da poder, si bien dicen que si tienes información o

conocimientos tienes poder.

Cuanta verdad hay en estas palabras, pero que sería de la humanidad si dicha materia

prima no se preservara, pero sobretodo no siguiera produciendo más. Las Bibliotecas

tienen una gran importancia dentro de cada país del mundo, puesto que son las que

proveen de información a los usuarios para que estos satisfagan su sed de

conocimiento.

Imaginemos por un instante, que a lo largo de la evolución del ser humano, la

información que poseían día a día, no la hubieran plasmado en sus pinturas, no la

hubiesen transmitido de generación en generación, simplemente ese desarrollo jamás

hubiera sido posible, y son aquellas soportes en los cuales el ser humano buscaba la

manera de dejar un conocimiento.

Fue a través de diversos soportes que logra dejar testimonio de cómo fue

evolucionando a lo largo del tiempo. Cuando alguna persona hace suya la información,

la puede transformar en conocimiento y por lo tanto producir más información.

Primero fueron los monasterios los encargados de salvaguardar el conocimiento, hoy

les toca a las bibliotecas esa labor, pero que seria sin el apoyo de los bibliotecarios

profesionales, puesto que los objetivos de las unidades de información son

proporcionar a los usuarios la información que estos necesiten, actualmente con el

avance de la tecnología la labor del bibliotecario requiere que éste se actualice.

El realizar un informe académico, tiene como objetivo primordial el describir las

actividades profesionales realizadas durante la presentación del servicio social, cuya

finalidad es la de titulación.

9

El proceso de control de autoridades es importante, puesto que mediante él se logra

que el catálogo de autoridad de las bibliotecas este uniforme y así los usuarios podrán

acceder a la información requerida más fácil y rápido.

Durante el servicio social se realizaron actividades profesionales tales como;

normalización, actualización, investigación y captura de registros de autoridad, ello

dentro de la base de datos con la que cuenta la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz.

El presente Informe se conforma de tres partes: en el capitulo 1 se describen los

antecedentes de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, así como su

misión y visión, por otro lado se habla sobre su organización administrativa, el

Departamento de Desarrollo y Organización Técnica de Colecciones (DDOT), de igual

manera antecedentes de la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz.

En el segundo capítulo, se aborda la parte teórica sobre la normalización y el control de

autoridades, el Formato MARC Bibliográfico y de autoridades, entre otros tópicos.

Pasando a el tercer capítulo se trata sobre el Proyecto que se llevo a cabo durante el

servicio social en relación a la normalización y control de autoridades de las clases 800

y 900 del Sistema de Clasificación Decimal Dewey, por último se presentan las

conclusiones y la bibliografía empleada para la realización de este trabajo.

10

CAPÍTULO 1

1. ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA Y SUS SERVICIOS DE INFORMACIÓN

En este primer capítulo se describen los antecedentes de la Escuela Nacional de

Biblioteconomía y Archivonomía, la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz: de igual

manera la misión, visión de la Escuela, así como su organización administrativa, se

describen las funciones de la Subdirección de Servicios Bibliotecarios y Archivísticos, y

también del Departamento de Desarrollo y Organización Técnica de Colecciones, lugar

donde se realizó el servicio social.

1.1 Antecedentes

El referirse a la primera escuela de bibliotecarios y archivistas, es remontarse a la

época en que “Para los intelectuales constitucionalistas su ideal era que el pueblo

leyera y que la ciencia en nuestro país logrará desarrollarse” 1 En Europa y Estados

Unidos, existían cursos y escuelas para bibliotecarios, las cuales tuvieron sus inicios en

el siglo XIX. En el albor del siglo XX, México, tomo la decisión de formar bibliotecarios y

archiveros.

“En 1915 mediante un decreto de la primera legislatura del Ejercito Constitucionalista,

el 14 de Abril se crea la Academia de Bibliografía, adscrita a la Biblioteca del Pueblo en

la Ciudad de Veracruz. Esta iniciativa parte de la propia Secretaría de Instrucción

Pública y Bellas Artes y las 25 Conferencias sobre clasificación de bibliotecas de las

que se componía el primer curso, dirigidas a los empleados de archivos y bibliotecas

del Gobierno en Veracruz y a los maestros de educación pública” 2

La Ciudad de Veracruz fue la base para la educación de los profesionales de la

información, antes denominados solamente bibliotecarios, es de destacar la

importancia que tenia desde aquellos años formar a las personas que estaban 1 AÑORVE GUILLEN, Martha Alicia. Inicios de la educación bibliotecológica en México: la primera Escuela Nacional de Bibliotecarios y Archiveros. En: Jornadas Mexicanas de Biblioteconomía. (33ª : 5-7, junio, Monterrey, Nuevo León). Memorias. México: AMBAC, 2003, p. 183 2 MORALES CAMPOS, Estela. Inicios de la educación bibliotecológica en México 1915-1945. En: Jornadas Mexicanas de Biblioteconomía. (14ª : 2-6 mayo, Zacatecas). Memorias. México: AMBAC, 1983, p. 23-24

11

inmersas en el mundo de las bibliotecas y fue en el decreto mencionado en líneas

anteriores, por el cual se fundo la Academia de Bibliografía; sin duda la base

fundamental de lo que sería, la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía,

como dato relevante se tiene que la Academia de Bibliografía sólo funciono un año.

En “1916 se funda la Primera Escuela Nacional de Bibliotecarios y Archivistas a

iniciativa del profesor Agustín Loera Chávez, quien consciente de la importancia de la

enseñanza bibliotecaria y archivística. Para la formación del personal encargado de las

bibliotecas y los archivos públicos, presentó al Gobierno de México el proyecto que

justificaba su creación” 3

La existencia de la Biblioteca Nacional y el hecho de que un ciudadano como el

maestro Loera Chávez director de la antes mencionada Biblioteca, se percato de la

importancia de impartir la enseñanza formal al personal encargado de las bibliotecas y

archivos, para contar con una Institución que proporcionaría este tipo de instrucción;

aunque ésta funcionó solamente dos años, debido a que el país estaba pasando por

una serie de cambios, y falta de recursos económicos.

“Al cerrarse la Escuela en el año de 1918 el 1º de Junio, por acuerdo del Presidente de

la República, Don Venustiano Carranza, quedo la necesidad de contar con personal

capacitado para atender las bibliotecas, persistía la ausencia de la Escuela fue notoria,

durante varios años solo se contó con cursos, la mayoría de ellos organizados por el

Departamento de Bibliotecas de la Secretaría de Educación Pública, para capacitar a

sus propios empleados” 4

Por lo anterior, el no contar con una institución que formará bibliotecarios que mediante

dicha instrucción pudieran estos atender de una manera más adecuada a las

bibliotecas de ese tiempo, preocupaba y se buscaba la existencia de un organismo a

nivel nacional, la cual brindará la educación al personal que estaba trabajando en las

bibliotecas y por supuesto en los archivos.

3 CRUZ RIVAS, Miguel Ángel. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía en el umbral del nuevo milenio. Bibliotecas y Archivos. México. (1): 6 4 MORALES CAMPOS, Estela. Op. cit. p. 25

12

“El 14 de Enero de 1925 en el anfiteatro de la Escuela Nacional Preparatoria, se llevo a

cabo la Ceremonia de Inauguración de la segunda Escuela Nacional de Bibliotecarios,

presidió el acto el C. Subsecretario de Educación Pública, Don Manuel Gamio, en

representación del Titular Dr. Manuel Puig Casauranc. La dirección de la Escuela fue

confiada a Juan B. Iguiñiz. Esta escuela corrió la misma suerte que la anterior, duró

poco más o menos dos años. En esta ocasión fue la deserción de alumnos, debido a la

baja remuneración económica que percibían los que estudiaban la carrera de

bibliotecarios, por lo tanto no era costeable el pago del profesorado en relación a los

pocos alumnos inscritos” 5

“Los objetivos primordiales de la Escuela fueron: la preparación del personal a quién se

confió la organización y custodia de Archivos Nacionales, así como orientar

debidamente los Estudios e Investigaciones Bibliográficas, señalándose además el

carácter fundamentalmente práctico de los cursos y su duración no mayor de un año.

Hacia la segunda época de la Escuela (1925), no se contó con objetivos bien

definidos”6

Dentro del marco del Tercer Congreso Nacional de Bibliotecarios y Primero de

Archivistas, celebrado en el año de 1944, “se presento el proyecto para la creación de

la Escuela Nacional de Bibliotecarios y Archivistas, (ENBA) el cual fue aprobado por el

Presidente de la República, General de División Manuel Ávila Camacho, así se

inauguró formalmente el 20 de julio de 1945” 7 Inició el proyecto anhelado por muchos,

y después de diversas adversidades se logró la creación de la ENBA que hasta hoy es

la encargada, de formar a bibliotecarios y archivistas, que con el paso de los años su

importancia ha ido en aumento.

“En 1945, el objetivo fue capacitar al personal que laboraba en las Bibliotecas

dependientes del Departamento de Bibliotecas y en los Archivos del Sector Público,

estableciéndose cursos a nivel Profesional, Subprofesional, Técnico Bibliotecario y

Técnico Archivista, orientación que tuvo hasta 1952” 8

5 BARQUET, Concepción, SALAS ESTRADA, Eduardo. Evolución de la ENBA: su papel en el Sistema Educativo Nacional. Bibliotecas y Archivos. 1985. México. (16): 36-37 6 Ibídem. p. 38 7 CRUZ RIVAS, Miguel Ángel. Op. cit. 6 8 BARQUET. Op. cit. p. 38

13

“Ya como Escuela fundada, la ENBA tuvo a su primer director el Dr. Francisco Orozco

Muñoz, iniciando su funcionamiento con 54 alumnos inscritos en tres niveles

educativos: capacitación, técnico y profesional en biblioteconomía; en archivonomía se

inicio un año después, la escuela permaneció en esta sede a hasta mediados de

1946”9

A pesar de creer que los intentos para crear una Escuela y así formar bibliotecarios y

archivistas se dejaría a un lado debido a diversas situaciones y sobre todo al no quedar

bien establecido el proyectó, por fin se logro el sueño de muchas personas interesadas

y se volvía una realidad, es precisamente en el año de 1945, cuando se fundó la

Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía vigente hasta nuestros días.

Después de haber permanecido la Escuela en “Barcelona No. 15 colonia Roma, por 5

años. Se muda a San Idelfonso No. 40 colonia Centro de la Ciudad de México En 1962

cambia su sede a la calle de Durango No. 93 en la colonia Roma y permanece ahí

hasta 1965, año en que cambio a la Avenida de los Insurgentes Sur No. 231 de la

misma colonia, donde se ubica hasta 1973” 10

“En 1973 la ENBA pasa a depender de la Dirección General de Educación Superior,

que hasta antes de este año se denominaba Dirección General de Enseñanza Superior

e Investigación Científica” 11 Se percibe como la Escuela a lo largo del tiempo y, como

se ha comentado, sufre cambios en su sede y esto debido a que en un principio no se

pensó en crear un edificio exclusivo para que este fuera propio de la institución.

“En 1974 se establecieron los programas de Bachillerato Técnico y los programas de

Licenciatura en Biblioteconomía y en Archivonomía. La relación de la ENBA con el

sistema de educación tecnológica da como resultado el cambio de los programas de

técnico y de maestría a las de bachillerato y licenciatura, y marca un vinculo de sus

carreras con las ciencias sociales a diferencia de los programas vigentes hasta 1974

que se ligaban con las ciencias humanísticas” 12

9 Ibídem. p. 39 10 Ibídem. p. 39 11 BARQUET. Op. cit. . p. 41 12 VÁZQUEZ SANTA ANA. María Gabriela. El desarrollo de colecciones en la biblioteca “Francisco Orozco Muñoz” de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. México. 2003, h. 16

14

“Patrocinado por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología (CONACYT) se realizó

durante 1973-1978 un Curso Técnico Intensivo para personal que laboraba en

bibliotecas de las Universidades Públicas de los Estados de la República, El programa

contaba con 950 horas efectivas de clase a lo largo de un año y los participantes

debían dedicar tiempo completo” 13

“Corría el año de 1977 y la Dirección General de Bibliotecas de la SEP, le pide a la

ENBA que de un curso para catalogadores, posteriormente en los años de 1984 a

1986 a solicitud de la anterior institución se ofreció un programa de la Licenciatura en

Biblioteconomía paralelo, denominado Plan “B”, se intenta dar énfasis a la Biblioteca

Pública. Y también en 1984 el bachillerato se transfiere al turno matutino siendo

ocupadas por vez primera las instalaciones de 7 a 22 hrs. De lunes a viernes” 14

El crecimiento de la Escuela es indudable y sobretodo la confianza en ella depositada

para que formará al personal el cuál laboraba en las bibliotecas en ese entonces, la

Biblioteca Pública es un ejemplo que se estaba logrando el propósito que existiera una

institución como esta.

“En 1978, se reestructuro la Secretaría de Educación Pública y se contó con un plan

educativo, con programas y prioridades, se creó la Dirección General de Publicaciones

y Bibliotecas. En 1990, la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA)

se reubicó y paso a depender de la Dirección General de Educación Superior, con el

propósito de participar en el proceso de modernización de las instituciones de este tipo

de estudios” 15

La ENBA ha sufrido modificaciones y ha pasado por diversas adscripciones a partir de

su creación y hasta 1959, dependió del Departamento de Bibliotecas de la Secretaría

de Educación Pública. Al inicio de los 90’s, sufre otros cambios y se reestructura

pasando a depender de la Dirección General de Educación Superior.

13 VÁZQUEZ SANTA ANA. María Gabriela. Op. cit. h. 16 14 SALAS ESTRADA, Eduardo. A sesenta años de su creación la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. México. 2005. p. 10 15 SALAS ESTRADA, Eduardo. Op. cit. p. 6

15

“Para el año de 1991, la ENBA elabora y publica su proyecto académico en el que se

reitera la necesidad de otros planes de estudio y se definen formalmente los servicios

de apoyo a las funciones sustantivas de la Escuela; Desarrollo Bibliotecario, Desarrollo

Archivístico, Desarrollo Informático, Administración, Planeación y Evaluación

Institucional y Normatividad” 16

“A partir de 1992, la ENBA empieza a participar en evaluaciones externas e internas,

presenta informes de autoevaluación, diseña el plan de Mejoramiento Académico 1992-

1994, y solicita por primera vez recursos extraordinarios con Proyectos FOMES, y otros

a la SEP. En este año, se implantó un nuevo plan de estudios que pretendió resolver

tres problemas: el incremento del número de profesionales en Biblioteconomía y

Archivonomía; la mejora de la calidad del proceso educativo y la transformación

significativa sobre la formación Profesional” 17

Con estos cambios la ENBA muestra su preocupación por contar con un plan de

estudios que permitiera a los alumnos salir mejor preparados y poder incorporarse al

mercado laboral, que estaba exigiendo, que los profesionales tanto en Archivonomía

como en Biblioteconomía fueran en mayor cantidad los titulados, pero sobretodo bien

preparados y con calidad.

“Durante el año de 1994 la ENBA cambia su sede y se ubica en la dirección calle de

Miguel Ángel No. 94 Col. Mixcoac, duplicando el espacio con el que contaba en las

instalaciones de Viaducto Miguel Alemán No. 155” 18 Se percibe que al contar con

instalaciones con más espacio se podía atender a los estudiantes y por lo tanto la

matrícula se vería beneficiada al incrementarse ésta.

En Europa, existía educación para los profesionales del área de bibliotecas, y con el

paso del tiempo y por supuesto con la visión de muy pocos que realmente estaban

interesados que en el país se logrará desarrollar en este ámbito, dándole la importancia

a las bibliotecas, hoy la Institución cuenta con un edificio propio, ubicado en Calz.

Ticomán No. 645, Col. Sta. Ma. Ticomán Deleg. Gustavo A. Madero, C.P. 07330,

México, D.F., el cual la alberga desde 1993 y con las reformas a sus planes de estudio 16 VÁZQUEZ SANTA ANA. Maria Gabriela. Op. cit. h. 19 17 Ibídem. h. 19 18 SALAS ESTRADA, Eduardo. Op. cit. p. 10

16

y con la inserción del Profesional Asociado en ambas carreras que imparte, ha visto

sus logros al que hoy por hoy la Escuela sea una opción educativa para los jóvenes de

nuestro país.

“La ENBA promovió en 1995 el Diplomado en Docencia de la Biblioteconomía y la

Archivonomía y llevó a cabo un segundo Diplomado titulado Diplomado en Información

y Nuevas Tecnologías en la Educación Bibliotecaria y Archivística, en tres módulos,

realizado de noviembre de 1998 a diciembre de 1999. El diplomado proporcionó las

bases metodológicas y psicológicas para desarrollar proyectos que solucionen la

práctica educativa de cada docente” 19

De acuerdo a lo anterior se logra percibir a la ENBA, como una institución de educación

superior preocupada por que los alumnos reciban la mejor instrucción y muestra de

esto es que diseña nuevos proyectos, dentro de los cuales están la actualización de su

plantilla docente, para de esta manera transmitir sus conocimientos a los alumnos

debido a que estos son parte fundamental para la existencia de esta escuela que forma

profesionales en la biblioteconomía, y en la archivonomía.

“En el año 2000 los planes y programas de estudio son modificados para dar cabida a

los estudios denominados Profesional Asociado en Archivonomía o en Biblioteconomía,

pero al presentarlas para su aprobación, en 2002, las autoridades encargadas de

aprobar los nuevos planes y programas, hicieron observaciones sustantivas que

finalmente fueron subsanadas y por lo tanto aprobadas” 20

En el año 2006 la ENBA paso por un proceso de certificación y bajo la norma ISO

9000:2006 en mayo se le otorga el Certificado.

Sin duda el tener conocimiento de porque y como se fundó la ENBA, permite observar

lo importante que fue para los bibliotecarios contar con una institución la cual siguiera

formando a los gestores de la información como hoy se les conoce, y necesitó tiempo

para consolidarse, ejemplo de ello, los primeros intentos que solamente duraron 1 y 2

19 TECUATL QUECHOL, Ma. Graciela M. Hacia la aplicación de nuevos conceptos pedagógicos en la biblioteconomía en la ENBA. Bibliotecas y Archivos. México. (3): 9 20 SALAS ESTRADA, Eduardo. Op. cit. p. 10

17

años son huella fiel de lo que en nuestros días fue la primera escuela de bibliotecarios

y archivistas a nivel nacional.

El que se modificaran sus planes y programas de estudio demuestra la necesidad de la

ENBA de proporcionar a los estudiantes herramientas para hacerlos más competitivos

y esto implica no solo dar al mercado laboral en cantidad a los profesionales de la

información, sino con verdadera calidad en la realización de las diversas actividades a

nivel profesional.

• Programa Integral de Fortalecimiento Institucional 2001-2006 de la ENBA, versión 3.2

“En el año 2001 en atención a los lineamientos del Programa Nacional de Educación

2001-2006 emitido por el Ejecutivo Federal y específicamente al objetivo estratégico

educación de calidad, la Escuela inicia la elaboración de su planeación estratégica

denominada Programa Integral de Fortalecimiento Institucional” 21, la cual ha tenido

cinco versiones y actualmente se utiliza la versión 3.2.

“El PIFI 3.2 es un instrumento de planeación estratégica que establece las principales

directrices que la Escuela debe seguir para alcanzar niveles superiores de desarrollo y

consolidación con el propósito de responder con oportunidad y niveles crecientes de

calidad a las demandas del desarrollo nacional.

El PIFI 3.2 está centrado en la planeación del desarrollo de la oferta educativa y de la

gestión institucional, y se integra por dos programas:

El Programa de Fortalecimiento de la Oferta Educativa (PROFOE)

El Programa de Fortalecimiento de la Gestión Institucional (PROGES)” 22

21 Secretaria de Educación Pública (México). Programa Nacional de Educación 2001-2006. México : SEP, 2001. p. 183 22 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. México. PROGRAMA INTEGRAL DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL 2001-2006 DE LA ENBA, VERSIÓN 3.2 [en línea] [Consultado 20 de septiembre de 2006] Disponible en World Wide Web: http://www.enba.sep.gob.mx/PIFI/PIFI3.2/pifi_index.htm

18

1.2 Antecedentes de la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz De igual manera que la ENBA, la Biblioteca, ha ido desarrollándose, y “nace en la

década de los setentas, es muy probable que la colección se empezará a construir

desde principios de los años cincuentas, debido a que el 1953 se promueve una

campaña de donación para la Biblioteca de la Escuela” 23

“Otro dato que constata la existencia de la Biblioteca, es el que refiere a la asignación

de su nombre en 1960, durante la ceremonia del XV Aniversario de la ENBA, donde se

le nomina como Biblioteca Francisco Orozco Muñoz, en memoria de quién fuera el

primer director de la Escuela” 24 Es indudable que a pesar de ser una institución

formadora de profesionales en el área de la información, no se tuviera contemplada

una biblioteca desde inicios de la misma Escuela y que estas se fueran desarrollando a

la par.

El Profesor Roberto A. Gordillo en su informe como director de la Escuela en 1962 y

que presentara ante el Secretario de Educación Pública en ese entonces Jaime Torres

Bidet señalo lo siguiente:

“La biblioteca, el archivo, el laboratorio de máquinas y el nuevo laboratorio para

restauración y conservación de documentos, son centros de trabajo que no existían

antes de 1959 en la forma que funcionan hoy” 25

“La colección inicial de la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz, se empieza a conformar

a partir de 1953 y es hasta mediados de 1962, en las instalaciones ubicadas en

Durango, cuando se cuenta con un espacio para la Biblioteca” 26 Es de pensarse que

debido a los edificios en donde se ubicaba la Escuela no se pensara en contar con una

Biblioteca por el espacio, y es cuando esta cambia su sede a Durango cuando al tener

un espacio mas adecuado se viera la posibilidad de formar la Biblioteca.

23 VÁZQUEZ SANTA ANA, María Gabriela. Op. cit. h. 25 24 VÁZQUEZ SANTA ANA, María Gabriela. Op. cit. h. 26 25 Ibídem. h. 26 26 Ibídem. h. 27

19

“La biblioteca Francisco Orozco Muñoz en 1983 obtuvo materiales bibliográficos de

carácter general procesados técnicamente por la Dirección General de Bibliotecas,

mismos que la SEP dotó a todas las bibliotecas que dependían de ella. Toca a la

Dirección General de Bibliotecas de la Subsecretaria de Cultura, facilitar la estantería y

las colecciones clasificadas y catalogadas” 27

“En 1990 se comienzan a realizar las gestiones para obtener nuevas y propias

instalaciones, es que tanto la Escuela y desde luego la Biblioteca logran tener un

espacio propio y adecuado a sus necesidades y así poder desarrollar sus actividades

académicas” 28 En el año de 1994 se concluye la construcción del edificio de Apoyo

Académico e Investigación en el cual se ubica la Biblioteca, en la planta baja y parte del

primer piso, contando esta con un espacio más adecuado.

“En 1991 se automatizaron los procesos técnicos (catalogación y consulta) con el

programa DELFOS, software que solo resolvió parcialmente las necesidades de

procesamiento de datos de la biblioteca. Para 1992, con el proyecto Automatización de

la Biblioteca 92-10-09-145-193, se inicia otra etapa para automatizar la organización de

los materiales bibliográficos y la consulta de usuarios en línea, a través de la adopción

del software SIABUC versión 3.0 para MS-DOS, la adquisición e instalación del

paquete Novell como plataforma para la operación de red local, la adquisición e

instalación de un servidor de discos compactos y cinco computadoras personales 386 y

una PC 486”29

La necesidad de contar con una Biblioteca adecuada para brindar servicios a sus

usuarios y que satisficiera las necesidades de su comunidad, hace que se hagan

proyectos de automatización, en el 2000 se adquiere el software QUICK STAR 2 del

Sistema UNICORNIO, mismo que es implementada en el año 2003.

27 Ibídem. h. 28 28 VÁZQUEZ SANTA ANA, María Gabriela. Op. cit. h. 29 29 Ibídem. h. 30

20

1.3 Misión, Visión

Cuando se habla de cualquier institución de educación y no sólo en este ámbito

sino en otros, el poder conocer cual es su misión y su visión permite conocerla más a

fondo y comprender el porque de su existencia. La misión de la Escuela Nacional de

Biblioteconomía y Archivonomía es la siguiente:

“Somos una institución pública de educación superior de la Secretaría de Educación

Pública, que forma con calidad a los profesionales de la biblioteconomía y de la

archivonomía para desempeñar su profesión con compromiso social y contribuir al

desarrollo nacional, atendiendo a las demandas que en su ámbito generan los

diferentes sectores del país” 30

Por otro lado la ENBA cuenta con una visión que solo contempla hasta este año en

curso es decir 2006 y que plantea lo siguiente:

“La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía será una opción de

educación superior atractiva en la formación profesional de bibliotecarios y archivistas,

por la mejora en los niveles de calidad de sus programas educativos, lo que estará

sustentado en:

Una adecuada formación docente y actualización profesional de sus profesores,

que posibilite la organización de éstos en Cuerpos Académicos;

Una mayor eficiencia terminal de sus estudiantes;

La evaluación continua de sus planes y programas de estudio;

La cobertura nacional de su oferta educativa;

Su estrecha vinculación con los diverso sectores sociales; y

30 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Misión [en línea]. [México] : ENBA, 2006. [citado el 7 de julio de 2006]. Disponible en World Wide Web : http//www.enba.sep.gob.mx/misión.htm

21

El desarrollo de un sistema de gestión de la calidad que contribuya a la

acreditación de sus programas educativos y a la certificación de sus procesos de

gestión” 31

Por lo anterior, se plantea que la visión que se tiene, podría estar vigente hasta el año

del 2009, debido a que los puntos antes mencionados realmente están pensados en

que esta institución sea para dentro de algunos años más, una opción para los jóvenes

que estén interesados en obtener una formación profesional.

1.4 Organización administrativa y organigrama

Identificar la estructura orgánica de cualquier organismo, permite conocer cual es la

importancia de cada una de sus partes que la conforman, para un proyecto institucional

o de carácter individual. La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía,

cuenta con una organización bien definida con el objeto de lograr los objetivos

institucionales para que su Misión y por supuesto la Visión, no tengan ningún problema

para realizarse.

En este tenor la ENBA esta adscrita a la Dirección General de Educación Superior

Universitaria que a su vez esta depende de la Secretaría de Educación Pública, la

estructura de la Escuela esta conformada de la siguiente forma mediante áreas

administrativas:

“Dirección del Plantel de la ENBA, de esta dependen cuatro subdirecciones las cuales

son:

Subdirección Académica, integrada por los siguientes departamentos: Educación

Abierta y a Distancia, Cómputo Académico, Psicopedagogía, Centro de Autoacceso,

División de Licenciaturas, conformadas por dos coordinaciones, de Biblioteconomía

y Archivonomía.

31 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Visión [en línea]. [México] : ENBA, 2006. [citado el 7 de julio de 2006]. Disponible en World Wide Web : http://www.enba.sep.gob.mx/vision_2006.htm

22

Subdirección de Planeación y Evaluación, de quién dependen los

Departamentos de: Desarrollo Institucional, Desarrollo Informático, Control Escolar, y

Apoyó y Servicios a la Comunidad.

Subdirección de Servicios Bibliotecarios y Archivísticos, la forman los siguientes

Departamentos: Desarrollo y Organización Técnica de Colecciones, y Departamento

de Servicios y Archivos.

Subdirección Administrativa, de la cual dependen los Departamentos

correspondientes a: Recursos Humanos, Recursos Financieros, Recursos Materiales

y Servicios Generales” 32 Para más información se puede consultar el Anexo 1.

1.5 Subdirección de Servicios Bibliotecarios y Archivísticos

Por el tema a realizar se describirá ampliamente los Departamentos de esta

Subdirección. El Departamento de Servicios Bibliotecarios, tiene como objetivo

relacionar a la comunidad de la ENBA con los recursos documentales que constituyen

el acervo de su biblioteca Francisco Orozco Muñoz, a través de los servicios de

información, proporcionando los espacios y servicios necesarios para satisfacer las

necesidades de información, las cuales son derivadas de las diversas actividades

académicas principalmente y también las administrativas de su comunidad.

Lo anterior esta sustentado en sus funciones mediante los servicios bibliotecarios de

información con calidad la cual le solicitan sus usuarios, a través de las colecciones con

que se conforma el acervo de la Biblioteca, y cuenta con los siguientes servicios:

• “Servicio de Información y Consulta. Consiste, en dar atención personalizada a

usuarios internos y externos, con el único fin de apoyarlos en sus requerimientos

de información, para ello se utilizan los recursos documentales impresos o

electrónicos de la biblioteca o de otras bibliotecas.

32 VÁZQUEZ SANTA ANA. Maria Gabriela. Op. cit. h. 19

23

• Servicio de Orientación. Consiste en dar instrucción sobre el uso adecuado de los

recursos, servicios y, equipo que ofrece la Biblioteca.

• Servicio de Acceso Directo a las Colecciones. Este se refiere a la modalidad de

estantería abierta, la cual permite que los usuarios puedan acceder y consultar

libremente el acervo general, de consulta y de Publicaciones Periódicas.

• Servicio de Préstamo Externo. Se brinda al usuario interno para la utilización de los

materiales fuera de la biblioteca.

• Servicio de Reserva. Consiste en apartar, a solicitud expresa del usuario,

materiales no disponibles en el momento para ser prestados en cuanto estos sean

devueltos.

• Préstamo Interbibliotecario. La modalidad de este servicio, es una forma de

cooperación interbibliotecaria con diversas instituciones afines, con las cuales la

biblioteca establece convenios, para obtener la posibilidad de utilizar recursos

documentales existentes en otras bibliotecas y unidades de información.

• Servicio de Fotocopiado. Consiste en la oportunidad que se le ofrece al usuario de

reproducir, de acuerdo a la legislación vigente sobre derechos de autor, partes de

libros o artículos de las revistas.

• Servicio de Guarda Objetos. Se dispone de un área para el uso de los usuarios, y

estos puedan depositar sus pertenencias en lo que están dentro de la biblioteca,

cabe mencionar que desde hace unos semestres se cuenta con prestación de

Locker para los alumnos, solo el servicio de guarda objetos es para los usuarios

externos y para los estudiantes que no cuenten con este” 33

Se aprecia la importancia del Departamento de Servicios, en la ENBA, como se

mencionó en cada uno de los servicios anteriormente citados y pone de manifiesto

que son principalmente los alumnos a los cuales están dirigidos.

33 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Biblioteca: información general: servicio. [en línea]. [México] : ENBA, 2006. [citado el 19 de julio de 2006]. Disponible en World Wide Web : http//www.enba.sep.gob.mx/biblioteca7p.htm

24

1.6 Departamento de Desarrollo y Organización Técnica de Colecciones

Es a través del Departamento de Desarrollo y Organización Técnica de Colecciones

(DDOT) que la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz de la ENBA, pueda ofrecer sus

servicios a los usuarios tanto internos, como externos, a través de las diferentes

actividades realizadas, se puede considerar que es el cerebro, porque que se realiza

desde la selección del material, y adquisición del mismo, los procesos técnicos y

físicos, para enviarlos a la estantería; y en la biblioteca se pueda poner a disposición

del usuario y satisfacer las necesidades de información de los mismos. El

Departamento tiene objetivos y funciones las cuales se mencionan a continuación:

“El DDOT tiene como objetivos generales:

Desarrollar el acervo de la Biblioteca con equidad de los materiales documentales

disponibles en el mercado editorial y con los recursos presupuéstales disponibles,

buscando satisfacer las necesidades de información de la comunidad en la que se

encuentra inmersa la Biblioteca.

Organizar de forma técnica los materiales documentales adquiridos, con el objeto

de construir catálogos” 34

Como se puede observar el departamento tiene sus objetivos, y realizará, sus

funciones de una manera mas adecuada porque no están separadas unas de otras,

están ligadas para lograr cumplir el objetivo institucional. Por otro lado sus funciones

del DDOT, son:

“Proponer las normas, lineamientos y políticas para llevar a cabo el desarrollo de

colecciones.

Participar en la formulación del anteproyecto de presupuesto y del programa

operativo anual de la Subdirección de Servicios Bibliotecarios y Archivísticos.

34 VÁZQUEZ SANTA ANA. Maria Gabriela. Op. cit. h. 42

25

Establecer el contacto con editoriales y proveedores de materiales y servicios, a

fin de realizar los pedidos de los materiales y servicios requeridos por la comunidad.

Recibir, cotejar y registrar el material documental que ingrese a la Subdirección.

Definir y supervisar la aplicación de los apoyos técnicos para la organización

técnica de los materiales documentales y las políticas de catalogación, clasificación y

de asignación de encabezamientos de materia para la organización técnica de los

mismos.

Diseñar y actualizar los catálogos de autoridad de materia, serie y de editoriales.

Elaborar publicaciones con fines de divulgación de los materiales de reciente

ingreso a las colecciones de la Biblioteca.

Controlar las actividades correspondientes a la restauración y conservación de los

materiales documentales.

Establecer y mantener con las demás instancias orgánicas de la Escuela, la

coordinación requerida para el cumplimiento de las funciones encomendadas al

Departamento” 35

Se observa la importancia que tiene este departamento, ya que en el se realizan las

actividades de mayor relevancia para la Biblioteca y así esta poder ofrecer sus

servicios a la comunidad de la ENBA. Lo anterior sustentado en sus funciones y

objetivos del DDOT.

La finalidad de describir el PIFI, es para poder comprender como es que la ENBA,

como institución educativa de nivel superior busca fortalecer sus planes de estudio así

como todos los procesos de cada área que la conforma, ya que de esta manera se

apoya a los diversos sectores de la sociedad, puesto que es una Institución que forma

profesionales en el área de la información.

35 VÁZQUEZ SANTA ANA, María Gabriela. Op. cit. h. 42

26

Se describieron los antecedentes de la ENBA, así como otros aspectos importantes, de

la misma, en el siguiente capítulo se revisan los aspectos teóricos sobre la

organización técnica o lo que conocemos como control bibliográfico, revisando el

control de autoridad, este último se realizara en el tercer capítulo que integra el informe

de servicio social y es la parte más importante del trabajo recepcional.

27

CAPÍTULO 2

2. CONTROL BIBLIOGRÁFICO Y CONTROL DE AUTORIDAD

En este capítulo se abordan aspectos relativos a la organización bibliográfica, se

presentan conceptos tales como: control bibliográfico y control de autoridad, sus

características, importancia, las diferencias entre ellos y como contribuyen al proceso

de organización técnica del material bibliográfico en las bibliotecas.

Cuando se trata el tema del control bibliográfico, debe hacerse mención de la

catalogación tanto descriptiva como temática, de los lenguajes documentales tales

como los sistemas de clasificación, las listas de encabezamiento de materia, los

tesauros, entre otros; y el Formato MARC 21 bibliográfico y de autoridades.

2.1 Control bibliográfico El control bibliográfico es fundamental para que los usuarios encuentren de una

manera ágil, rápida y eficaz la información que, en un momento determinado requieran,

parte de este proceso es el control de autoridades de los puntos de acceso y de las

materias.

2.1.1 Concepto de control bibliográfico García Ejarque define el: “Control bibliográfico como la identificación y registro uniforme

de los elementos que conforman la identificación en bibliotecas y bases de datos, para

establecer un mecanismo que garantice el acceso ulterior a tal información” 36

Martínez de Souza plantea que el control bibliográfico es el: “Sistema que racionaliza el

acceso a las fuentes del conocimiento y a la información y facilita el control, la

circulación y el intercambio de la información producida en cualquier país” 37

36 GARCÍA EJARQUE, Luís. Diccionario del Archivero- Bibliotecario: Terminología de la elaboración, tratamiento y utilización de los materiales propios de los centros documentales. Madrid: Trea, 2000. p. 111 37 MARTINEZ DE SOUZA, José. Diccionario de bibliología y ciencias afines. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruypérez, 1993. p. 205

28

El organismo International Federation of Library Association (IFLA) propone la siguiente

definición: “el propósito del Sistema de Control Bibliográfico Universal (CBU), es hacer

disponible universal y rápidamente, de una manera que sea internacionalmente

aceptada, los datos bibliográficos más esenciales de todas las publicaciones impresas

en todos los países” 38

De acuerdo con lo anterior se puede decir que el control bibliográfico es el registro de

cada uno de los elementos que conforman las fuentes de información que se producen

en determinada temática o área del conocimiento, esto con la finalidad de que la

información se pueda acceder de una manera fácil y oportuna, mediante su control y

difusión.

2.1.2. Reglas de Catalogación Angloamericanas (RCAA)

Estas reglas son de carácter internacional y se utilizan para realizar la descripción

bibliográfica, son empleadas en las bibliotecas de todo el mundo, y junto con otras,

tales como las ISBD y el Formato MARC bibliográfico, permiten elaborar los registros

bibliográficos de una manera manual y automatizada, y de esta forma integrar el

catálogo de la biblioteca.

• Estructura y organización Las Reglas de Catalogación se dividen en dos partes, la primera se refiere a la

descripción bibliográfica de todo tipo de materiales, la segunda contiene normas para

los puntos de acceso, encabezamientos de personas, organismos, etc.

“Tenemos que la estructura básica que presentan las RCA2 es la siguiente:

Parte I. Reglas para la descripción. Un capítulo general, aplicable a todas las áreas de

los tipos de materiales y complementando con capítulos particulares para cada uno de

los distintos tipos de material.

38 LEÓN RUÍZ, Margarita. Control y disponibilidad del control bibliográfico. Biblioteca Universitaria. México: UNAM, DGB, 1987 (4): 24-25

29

Parte II. Reglas para la selección y redacción de asientos. Una serie de reglas

aplicables a todos los tipos de material” 39

• Niveles Catalográficos

Para catalogar un documento se requiere saber cual es el nivel de descripción que es

necesario emplear, el cual está relacionado con las necesidades propias de las

unidades de información, lo que determina el grado de especificidad de los registros.

Existen diferentes niveles para la realización de una catalogación, y cada uno de ellos

indica cuales son los elementos a considerar dentro del ítem en cuestión, a

continuación se describen los tres niveles de catalogación que manejan las RCA2. El

primer nivel de catalogación puede ser adoptado por bibliotecas pequeñas, como por

ejemplo las escolares y públicas. Los elementos que incluye este primer nivel los

podemos observar a continuación en el cuadro No. 1

Autor o asiento principal – Título : subtítulo / Mención de responsabilidad principal (únicamente si es diferente del asiento principal o éste no existe). - - Datos específicos del material. - -, Fecha. Numero de páginas o volúmenes. Notas ISBN Fuente: Martínez Arellano, Filiberto Felipe. Fundamentos de organización técnica de materiales documentales. p. 52

El segundo nivel de catalogación, es adoptado por bibliotecas con colecciones

especializadas que requieren una descripción más completa de los materiales. Los

elementos que incluye este segundo nivel se muestran en el cuadro No. 2

Título propiamente dicho / [designación general del material] = Título paralelo: otra información sobre el título / primera mención de responsabilidad ; cada una de las menciones subsiguientes de responsabilidad. – Mención de edición. / primera mención de responsabilidad relacionada con la edición. – Detalles específicos del material (o tipo de publicación). – Primer lugar de publicación, etc. : primer editor, etc., fecha de

39 MARTÍNEZ ARELLANO, Filiberto Felipe, coord. Fundamentos de Organización técnica de materiales documentales: guía de autoaprendizaje. México: ENBA, 1998, p. 48

30

publicación, etc. – Extensión del ítem : otros detalles físicos ; dimensiones. – (Título propiamente dicho de la serie / mención de responsabilidad relacionada con la serie, ISSN de la serie ; numeración dentro de la serie. Título de la subserie, ISSN de la subserie ; numeración de la subserie). – Nota(s). – Número normalizado. Fuente: Reglas de Catalogación Angloamericanas 2ª ed. rev. y ampl.

El tercer nivel de la catalogación, incluye una descripción completa y detallada de los

materiales y ésta es recomendable para las bibliotecas que cuenten con colecciones de

materiales raros o únicos, como el caso de las bibliotecas nacionales.

Por lo tanto, catalogar es identificar los elementos que permiten individualizar una obra,

es decir, identificar una entrada de autor, y éste puede ser individual o colectivo, así

como un título, la ciudad donde se encuentra la editorial, la editorial misma, la fecha de

publicación, y por supuesto las características físicas de la obra. A continuación se

analizan los dos tipos de catalogación que permiten recuperar una obra.

La catalogación puede ser descriptiva y temática, cada una, no es independiente en su

totalidad, constituyen una parte fundamental para la recuperación del documento y de

esta manera satisfacer la necesidad que el usuario tiene de información. Y son el

primer paso que da nombre a los procesos técnicos.

• Áreas catalográficas

La Descripción Bibliográfica Internacional Normalizada (ISBD), divide a la descripción

bibliográfica en ocho campos o áreas fijas, éstos se integran de varios elementos: los

cuales pueden repetirse o contener varias menciones. Dichas áreas son:

Área de título y mención de responsabilidad.

Área de edición.

Área de la designación específica de la clase de material.

Área de publicación o distribución.

Área de la descripción física

Área de la serie.

31

Área de notas.

Área de número normalizado y condiciones de adquisición.

Por otro lado, la ISBD determina un código de signos de puntuación que constituyen

recursos gráficos utilizados con un valor muy similar al que tienen gramaticalmente.

Existen herramientas para la catalogación como los son las Reglas de Catalogación

Angloamericanas 2ª edición revisada, que incluyen precisamente las áreas que

determinó la ISBD, para el catalogador son de gran importancia ya que las RCA2

indican como deben ser descritos los diferentes materiales que conforman la colección

o el acervo de una Biblioteca.

2.1.2.1 Catalogación descriptiva

Es la parte de la descripción bibliográfica, cuya finalidad es la identificación y la

descripción de un libro u otro material documental, la determinación de los puntos de

acceso, por medio de los cuales el usuario podrá encontrar la información que busca

cuyo resultado es un registro que contiene dicha información, el cual puede elaborarse

en forma manual o en forma automatizada.

Una de las características de la catalogación descriptiva, es que además de identificar

las particularidades físicas de un material, también involucra la responsabilidad de

determinar el contenido intelectual o artístico. La tipificación y la descripción de un

material son dos aspectos que están estrechamente interrelacionados. Uno de los

primeros pasos dentro de la catalogación es la identificación de todos aquellos

elementos o características que distinguen a cada uno de los materiales de otros, aun

cuando existen materiales con características muy similares, como por ejemplo cuando

tenemos el mismo título con diferentes ediciones.

32

Los elementos de un material son: título, la responsabilidad del contenido intelectual,

datos sobre la edición e información relativa a su publicación, entre otros; estos datos

deben llevar un orden que es asignado por las normas y las reglas de catalogación.

Para los puntos de acceso adicionalmente se determinan mediante los

encabezamientos o asientos, y que no son otra cosa que identificar a todas aquellas

personas u organismos que han intervenido en la elaboración de un material y por los

que el usuario puede localizar los materiales.

Como las preguntas que plantea el interesado al estar buscando su información en el

catálogo son muchas y distintas, los demás puntos de acceso deben ser manejados

como asientos secundarios, debido a que éstos permiten que el usuario tenga una

mayor recuperación de cada uno de los materiales que integran una colección de la

biblioteca.

2.1.2.2 Catalogación Temática

Este tipo de catalogación llamada temática, implica el realizar un análisis del contenido

intelectual de los materiales para determinar los temas cubiertos. Una vez que el tema

o los temas abordados por un material hayan sido determinados, se deberán redactar

de acuerdo a una lista de encabezamientos de materia o a los temas que previamente

se tengan en la biblioteca, es decir que la unidad de información haya redactado o

adoptado” 40

“La catalogación temática o por materia involucra la asignación de un número de

clasificación al material de acuerdo al tema principal que aborda. Lo anterior tiene como

finalidad que todos los materiales relacionados con el mismo tema, queden reunidos en

un solo lugar dentro de la estantería” 41

40 MARTÍNEZ ARELLANO, Filiberto Felipe. Op. cit., p.37 41Ibídem. p. 37

33

“Su función es un importante auxiliar de los servicios que presta la biblioteca, debido a

que muchas veces el título de la obra puede ser ambiguo o impreciso y esto resulta ser

insuficiente para conocer y poder expresar la temática del ítem. Su propósito es reunir

bajo una palabra o frase uniforme todos aquellos materiales sobre un asunto

determinado que la biblioteca posea en su colección.

Existen diferentes tipos o formas de encabezamientos de materia, y que son los que se

describen a continuación” 42 Para la clasificación temática es necesario emplear los

encabezamientos de materia que se definen como: palabra(s) que expresa(n) el asunto

de que trata o contiene una obra, por algunos son también llamados epígrafes, pues es

un elemento que permite al usuario buscar en el catálogo de materia la información que

necesita. Es decir los encabezamientos de materia indican el tema o asunto específico

del cual trata una obra.

1) Una palabra o nombre sustantivo, en singular cuando se refiere a ideas

abstractas, o en plural cuando se trata de términos reales o concretos.

2) Dos o más palabras que forman una idea de significado independiente, puede

ser un sustantivo y un adjetivo, o dos sustantivos unidos por una preposición con o sin

artículos.

3) Dos sustantivos unidos por una conjunción de manera especial en los casos en

que el estudio de un asunto lleve implícito el opuesto.

4) Frase compuesta por dos sustantivos unidos por una preposición que se usa en

una forma inversa o sea anteponiendo el sustantivo al principio.

5) Aquella frase que sea sinónimo, o que sin serlo exprese lo mismo.

42 JUÁREZ GONZÁLEZ, Víctor, RUIZ MEDINA, Rebeca. Procesos técnicos I (clasificación y catalogación) modulo 2: encabezamientos de materia y clasificación. México: Colegio de Bachilleres, 1994, p.54

34

6) Acepciones diferentes con aclaración.

7) Las palabras que expresan información geográfica o alguna otra peculiaridad

geológica, orográfica o hidrográfica, a un cuando forma parte del nombre, pueden

asentarse en forma invertida.

8) Cuando el tema a simbolizar pueden ser un fenómeno o acontecimiento

particular y que se le conoce con un nombre propio.

9) Si el tema es una persona se anota por el nombre propio; esto sucede en las

obras principalmente de carácter biográfico.

10) Los que se refieren a la historia, naturaleza o funciones de instituciones u

organismos oficiales.

Los sub-encabezamientos se caracterizan por que se presentan con un guión (-) la

separación de dos o mas palabras, en donde el primero de ellos es el tema principal, y

el segundo, indica una idea subordinada o relacionada. Existen diferentes tipos y son

los siguientes:

1. Subdivisión que expresa un asunto tan independiente como el término mismo,

limitados recíprocamente los conceptos indicados o el punto de vista bajo el cual se

estudia un tema.

2. Subdivisión geográfica de una materia cuando esta trata de un país, una región o

una ciudad.

3. Subdivisiones que se aplican a países, regiones, provincias, ciudades que y

expresan determinadas características de los mismos.

4. Subdivisiones basadas en la forma física de obra o género literario.

35

5. Subdivisión cronológica bajo la historia de un país, región, ciudad o bien

literatura cuya evolución histórica sea objeto de estudio.

2.2 Listas de Encabezamiento de Materias

Para la realización de la descripción física de los materiales, es necesario describir los

tópicos que éste trate, por lo cual se hace uso de las listas de encabezamiento de

materia, los tesauros, etc., con la finalidad de poner en la ficha catalográfica de los

diversos materiales, a que temática se refiere para que la recuperación de estos sea

mas ágil para los usuarios.

• Encabezamientos y sus tipos

“Un encabezamiento, es la palabra, o palabras, con que se encabeza, inicia, o principia

la relación descriptiva de un libro en un registro bibliográfico. A su vez es el elemento

base del ordenamiento, es decir, son las palabras que se toman en cuenta para

alfabetizar los registros en el catalogo” 43

“Un encabezamiento o punto de acceso es el elemento esencial de un registro de

autoridad, empleado como principal elemento para su organización, cuando el registro

se ordena en una lista alfabética. Encontramos diferentes tipologías en función de la

información que contengan y de la relación que guarden con otros elementos:

A) Según el tipo de información que contengan, los encabezamientos

pueden ser:

• Encabezamientos de nombre personal o de persona.

• Encabezamientos de nombre corporativo (entidades y congresos).

• Encabezamientos de titulo (de una obra o serie).

• Encabezamientos de materia.

• Encabezamientos de materia de nombre geográfico.

43 SÁNCHEZ LUNA, Blanca, Estela. Catalogación por materia. En: Organización bibliográfica y documental. México: Facultad de Filosofía y Letras, CUIB. 2004. p. 89

36

B) Según la relación con otros elementos del registro, los encabezamientos

pueden dividirse en:

Encabezamiento autorizado: es un encabezamiento uniforme y normalizado

establecido, sin variación siempre que este se use en una entrada de una bibliografía o

en un registro bibliográfico de una base de datos o de un catálogo.

Encabezamiento no autorizado: forma diferente de la establecida como

encabezamiento autorizado. Consiste, por lo general, en una variante del nombre

usada algunas veces por una persona o entidad por si mismas, u otras veces usada

por otros para identificar a la persona, entidad u obra; o bien construida sobre un

modelo diferente del usado para establecer dicho encabezamiento.

Encabezamiento relacionado: una entrada autorizada que está relacionada o

asociada a otro encabezamiento autorizado mediante una referencia de <<Véase

además>>, éste puede figurar tanto en un registro de autoridad, como en un registro de

referencia. Es también admitido o autorizado para ser utilizado como punto de acceso

en una bibliografía o en un registro bibliográfico de una base de datos o de un

catálogo.” 44

2.3 Clasificación

La clasificación es una operación técnica compleja, debido a que se necesita una

información sólida y un examen a conciencia de la obra que se esta tratando. Es

necesario prestar mayor atención a las siguientes partes del documento: título,

resumen, índices de contenido, introducción, conclusiones, diagramas, ilustraciones o

tablas y las palabras destacadas tipográficamente, y una vez que se analizó la obra, es

necesario fijar el(los) contenido(s) que se está(n) tratando.

En un sentido mas amplio, clasificar significa la acción de distribuir en varias clases,

generalmente disjuntas, un conjunto de objetos, también puede ser el producto que

44 JIMÉNEZ PELAYO. Jesús. Op. cit. p. 76-77

37

resulta de la operación precedente cuando ésta desemboca en un sistema coherente y

estructurado.

“Dentro del ámbito de la documentación, el término significa o bien un lenguaje de

clasificación que divide un dominio de la realidad en una serie ordenada de clases o

subclases, por ejemplo la clasificación de Decimal de Dewey y la de la Biblioteca del

Congreso” 45

Se entiende por clasificar a “la operación intelectual por la cual el documentalista

atribuye a una obra un índice correspondiente a una clase de materias, utilizando un

lenguaje de clasificación” 46 En base a lo anterior tenemos que la Clasificación es la

acción de ordenar los materiales bibliográficos de acuerdo al campo de estudio del cual

traten, mediante la utilización de un lenguaje establecido para tal efecto.

2.3.1 Sistema de Clasificación Decimal Dewey

Hasta el momento se han analizado las actividades para llevar a cabo el denominado

control bibliográfico, es decir la catalogación y clasificación. “Un sistema de

clasificación es una lista en la cual se están numeradas y agrupadas las diversas áreas

del conocimiento humano. La estructura de estos sistemas de clasificación está

provista de una notación que por medio de un símbolo o clave determinada,

representan el nombre de una ciencia o subdivisión de ella” 47

Las clasificaciones bibliográficas son de una u otra forma, la ordenación de grandes

bibliotecas. La historia de la clasificación, algunos autores la ubican en la época de la

filosofía griega, pero en los tiempos modernos, el filósofo, que más influencia tuvo

sobre los diversos autores de las clasificaciones en un comienzo fue Francis Bacón,

para el todo el saber se reducía a tres facultades, estas son, la memoria la imaginación

45 MANIEZ, Jacques. Los lenguajes documentales: concepción, construcción y utilización en los sistemas documentales. Madrid: Pirámide, 1993, p. 23 46 ORERA ORERA, Luisa. Manual de Biblioteconomía. Madrid: Síntesis, [19- ?], p. 123 47 JUÁREZ GONZÁLEZ, Víctor. Op. cit. p. 118

38

y la razón, la primera que era la que genera la historia, la segunda crea la poesía y las

artes y la ultima produce la filosofía y la ciencia.

En el transcurso del tiempo, dos sistemas de clasificación han sido comúnmente

utilizados en bibliotecas y otras unidades de información, y por ello se les considera

como los mas importantes sistemas de clasificación, tales como: el Sistema de

Clasificación Decimal Dewey, y el Sistema de Clasificación de la Biblioteca del

Congreso de los Estados Unidos, mejor conocido como (LC), por sus siglas en inglés.

“En Europa se utiliza el Sistema de Clasificación Decimal Universal, el cual está basado

en el Sistema de Clasificación Dewey. También existen otros sistemas de clasificación

como lo son el de Bliss y la Clasificación Colonada, los cuales no han sido muy

utilizados por las bibliotecas” 48

• Estructura y organización del Sistema de Clasificación Dewey

La primera edición del Sistema Decimal de Dewey con el título A Classification and

Subject Index for Cataloguing and Arranging the Books and Pamphlets of a Library no

contenía en sí, más de 921 categorías, divididas en 10 clases principales del 000 al

999; el esquema tenía un registro de materias que contenía más de 2500 entradas.

Dewey siguió trabajando con el sistema hasta la edición 13, que se publicó en 1932, un

año después de su muerte. En 1996, se imprimió la edición 21 en cuatro volúmenes.

Una traducción al español de la edición 20 se publico también en 1996.

La Biblioteca del Congreso de Estados Unidos es la responsable del mantenimiento y

renovación del esquema y las tablas; además del personal de la Biblioteca del

Congreso existe un consejo con representantes de bibliotecarios y profesores de

bibliotecología.

48 MARTÍNEZ ARELLANO, Filiberto Felipe. Op. cit. p.116

39

• Principios generales

La Clasificación Dewey, divide a las ciencias en nueve clases principales: filosofía,

religión, ciencias sociales, filología, ciencias naturales, técnica y ciencias prácticas,

arte, literatura e historia. Esta división es la que existía en el siglo XIX, a fines del siglo

XX no corresponde a la división del saber como se puede apreciar, por lo que hay un

desfase entre las disciplinas.

• Notación

La CDD utiliza números arábigos, estos tienen la ventaja de ser casi universales, a

diferencia de las letras, por los diferentes alfabetos, además de otras formas de

representación. “Dewey decide que todas las materias deben tener por lo menos tres

decimales. Esto plantea que si existe una materia principal con un número básico de

solo una o dos cifras, añadimos un cero o dos para completar” 49

• Notas del esquema

Las notas en el esquema, es una característica del sistema CDD, que lo distingue

bastante de la CDU, es el número de notas que acompañan a las diferentes siglas. Se

distinguen cuatro categorías principales:

a) Indican el contenido de una clase. Pueden ser notas que definen el contenido o que

presentan sinónimos o tópicos que corresponden a la clase. Estos pueden ser más

amplios o más especializados.

b) El emplazamiento de una cierta materia que carece de signo propio, bien porque hay

inseguridad en su emplazamiento, o porque la materia es demasiado específica. En

este grupo también podemos incluir notas que ayudan al clasificador a subdividir una

cierta materia con ejemplos. Estas notas utilizan el término "Including" (incluye).

49 ROSA VALGAÑÓN, Patricia de la,. El sistema de clasificación decimal de Dewey. México: UNAM-CUIB, 2004. p. 160

40

Cuando vemos este tipo de notas es importante saber que la CDD no quiere que se

usen las tablas auxiliares para subdividir una materia señalada en las notas.

c) Señalan el contenido de otras secciones "class elsewhere" (clasifica... en...). Véase o

véase también referencias. Estas notas son sobre todo para ayudar a encontrar el

signo más apto. Haciendo comparación con las otras materias podemos estar más

seguros de qué signo usar.

Cuando el sistema usa véase referencias se usa cursiva y la frase comienza con "For...

see ..." en el primer caso (véase), y "see also..." cuando se trata de véase también

referencias.

d) Explican los cambios habidos en el sistema y en el esquema o las tablas auxiliares.

Estas notas aparecen sobre todo bajo los números en corchetes, lo que significa que el

número ha dejado de usarse, con una explicación de qué número es apto para esta

materia.

• Cuando buscamos y encontramos un número en el esquema es importante que

leamos también el número jerárquicamente superior, ya que bajo él pueden

encontrarse alguna de estas notas de interés, o la rúbrica puede ser insuficiente para

entender de qué se trata.

• Instrucciones especiales: Los auxiliares de las tablas 2-7 se usan solamente

cuando hay una instrucción en el esquema de que es posible hacerlo. Más sobre

esto al estudiar cada auxiliar. Normalmente se usa la frase "Add to base number...

the number following..." (Añade al número básico... el número que sigue a...) o algo

parecido. Este tipo de instrucciones se usa también para subdivisión de una materia

de igual modo que otra.

41

• Corchetes: En el esquema encontramos también cifras entre corchetes. Estas

cifras ya no se usan.

• Paréntesis: Si una cifra está entre paréntesis quiere decir que es una propuesta

alternativa. Hay casos en que el sistema permite la colocación de una materia en un

número diferente al normal.

• Índices en el esquema: son los índices de contenido que existen para cada clase

que contenga más de dos páginas. Esto facilita la búsqueda.

2.4 Formato MARC Bibliográfico

“El Formato Machina Readable Cataloging (MARC) por sus siglas en inglés, fue

diseñado a mediados de la década de los 60 como un estándar legible por máquina

que permitiera representar la información bibliográfica obtenida de los documentos

existentes en las bibliotecas.

Se implementó por primera vez en los Estados Unidos de América por la Biblioteca del

Congreso a finales de 1968 y posteriormente (1971) por la Biblioteca Nacional de Gran

Bretaña” 50

2.5 Control de Autoridades

Cuando se habla de organización técnica es necesario abordar el tema del control de

autoridades ya que este va relacionado con la organización de los materiales dentro de

una biblioteca, para poder entender de una mejor manera a que nos referimos veamos

algunos puntos como son el concepto, objetivo, etc.

50 RODRÍGUEZ GARCÍA, Ariel Alejandro. Elementos de la descripción bibliográfica y documental. México: UNAM-CUIB, 2004. p. 24

42

2.5.1 Concepto control de autoridad

“El control de autoridad es el proceso de unificar, mediante la utilización de una forma

normalizada los puntos de acceso de los catálogos automatizados y mostrar además

sus relaciones entre ellos” 51

El control de autoridades se define como: “el proceso por el cual se mantiene la

consistencia en las entradas o puntos de acceso, de un catálogo bibliográfico, tomando

como referencia un catálogo de autoridad” 52

El control de autoridades “un proceso por medio del cual se uniforma el vocabulario

utilizado en el catálogo de una biblioteca con la finalidad de crear puntos de acceso

uniformes, para que todas las obras relacionadas estén bajo la misma forma; sea esta

de nombres, títulos, series o materias, el catálogo es la interfase entre el usuario y los

materiales de la biblioteca” 53

“El control de autoridades es el mantenimiento de la consistencia de los

encabezamientos de un fichero bibliográfico mediante las referencias del fichero de

autoridades” 54

Por lo anterior, el control de autoridad es un término global que agrupa operaciones

tales como: crear y actualizar los registros de autoridad, realizar tareas específicas que

involucran el determinar la forma correcta de un encabezamiento según las normas que

están aceptadas por la unidad de información, consignar las variantes no aceptadas del

encabezamiento elegido, establecer relaciones con los encabezamientos que sean

semejantes, entre otras.

El control de autoridad es un proceso mediante el cual se busca optimizar la

recuperación de la información en el catálogo bibliográfico haciendo uso de los puntos

de acceso, de una manera normalizada; de esta manera se podrá lograr obtener

51 ESPINOZA BECERRIL, María Isabel. Control de autoridades. México: UNAM- CUIB, 2004. p. 108 52 MORENO JIMÉNEZ, Pilar María. Control de autoridad y catálogos de autoridad con sistemas automatizados. México: COLMEX, 1998. p. 11 53 TRAHYN HERNANDEZ, Cesar Melchicedeth. Creación de un catálogo de autoridades en la Biblioteca de México. México: El autor, 2001. p. 8 54 JIMÉNEZ PIANO, Marina. Curso de Gestión de Autoridades. [en línea]. [Consultado 11 de octubre de 2006]. Disponible en: <http://www.geocities.com/cienencinas>

43

relaciones entre los diferentes encabezamientos así los usuarios obtendrán un mejor

resultado en sus búsquedas en el catálogo.

2.5.2 Objetivo del control de autoridad

“El control de autoridades permite cumplir tres objetivos fundamentales de cualquier

base de datos o catálogo bibliográfico:

Permite a los usuarios que encuentren documentos por autor, título o materia,

proporcionándoles un punto de acceso único, consistente y autorizado.

Reunir los documentos bajo el nombre de un autor, título o materia, mediante la

aplicación consistente de lo encabezamientos autorizados.

Relacionar ítems y obras, a través de referencias a nombres o términos

relacionados, genéricos y específicos” 55

Como se puede observar estos objetivos son importantes debido a que por un lado los

usuarios pueden acceder a un documento mediante cualquier punto de acceso, por

otro lado reúne los documentos bajo encabezamientos autorizados y a través de ellos

hace referencias de términos relacionados, genéricos y específicos con lo cual se logra

una consistencia; crear el catálogo de autoridades implica bastante trabajo y constante

mantenimiento.

Puntos de acceso

“Los puntos de acceso son “los términos o el término por los cuales puede ser buscado

un asiento bibliográfico. Su determinación concreta cual de estos puntos de acceso

posibles forma el encabezamiento principal y cual o cuales los encabezamientos

secundarios” 56

Es necesario ubicar los puntos de acceso de un documento al momento de describirlo

durante la catalogación, ya que de esta forma se hace más fácil la localización del

material, en beneficio del usuario.

56 PINTO MOLINA, M. Catalogación de documentos: teoría y práctica. Madrid: Síntesis, p.

44

2.5.3 Control de autoridades de persona “Está integrado por los registros de los nombres de autores y organismos que la

biblioteca adopta y utiliza, así como las relaciones con las formas no aceptadas y con

otros autores u organismos” 57

“Una persona puede constituir un punto de acceso cuando es autor de un documento o

cuando es el tema de estudio de un documento, como ocurre en las obras de carácter

biográfico, estudios críticos, etc.” 58 Este tipo de control está justificado debido a que

una persona es conocida de distintas maneras, en su nombre, o mediante un

seudónimo, o ser confundida con otra de igual nombre, por lo que es importante

escoger un nombre de una sola forma.

“La construcción de autoridades de nombres personales engloba tres operaciones bien

distintas: la elección de la forma autorizada del nombre, la determinación del orden en

que se van a redactar los elementos que componen la autoridad, por último, la elección

de las referencias que deben redactarse para dicha autoridad, es decir, las formas no

autorizadas y formas relacionadas” 59

2.5.3.1 Control de autoridades de entidad

“Una entidad se define como aquella persona jurídica responsable de la elaboración o

publicación de una obra. Dicha definición abarca las asociaciones, instituciones, firmas

comerciales, empresas sin fines de lucro, gobiernos y sus organismos dependientes,

planes y programas, instituciones religiosas, iglesias locales y conferencias, aun de

carácter temporal, que tengan un nombre por el que sean normalmente identificadas” 60

Las instituciones, tienden a sufrir cambios a lo largo del tiempo en cuanto al nombre se

refiere y que pueden presentar variantes de tipo formal es decir siglas o acrónimos,

formas desarrolladas, variantes de orden, lingüísticas, ortográficas, etc., al igual que 57 MARTÍNEZ ARELLANO. Op. cit., 83 58 JIMÉNEZ PELAYO, Jesús, GARCÍA BLANCO, Rosa. El catalogo de autoridades: creación y gestión en unidades documentales. Madrida: Trea, 2002. p. 229 59 JIMÉNEZ PELAYO, Jesús. Op. cit. p. 229-231 60 JIMÉNEZ PELAYO, Jesús. Op. cit. p. 369

45

sucede con el control de autoridad para nombres de persona se deberá determinar la

autoridad del nombre de entidad, el orden de los electos que la componen y las

referencias de <<véase>> y <<véase además>>

2.5.3.2 Control de autoridades de títulos

“Los títulos constituyen uno de los puntos de acceso más frecuente en los catálogos

bibliográficos. Es esencial para una buena recuperación de información” 61

“Los puntos de acceso de títulos de obras que con mas frecuencia se controlan son los

relativos a libros clásicos anónimos, obras de autor conocido que presentan múltiples

variantes idiomáticas, leyes, tratados internacionales, libros sagrados, libros litúrgicos,

composiciones musicales y películas cinematográficas” 62

2.5.3.3 Control de autoridades de materia

“Los encabezamientos de materia temáticos son términos de materias generales

que incluyen nombres de eventos u objetos. Un título, un nombre geográfico o el

nombre de un ente corporativo usados en una frase también se consideran

encabezamientos de materia temáticos” 63

2.5.3.4 Control de autoridades de nombres geográficos

“Los puntos de acceso de nombres geográficos son siempre elementos de información

derivados del proceso de análisis documental de contenido o indización; no suelen

aparecer como parte integrante del vocabulario de una lista de materias o tesauro. Por

esta razón se suelen tratar de forma separada a las materias generales, como una

categoría especial de puntos de acceso que requiere directrices especiales para su

normalización” 64

61 Ibídem. Op. cit. p. 443 62 Ibídem. p. 37 63 BYRNE, Deborah J. Manual de MARC: cómo interpretar y usar registros MARC. Argentina: Grebyd, 2001. p.213 64 JIMÉNEZ PELAYO. Jesús. Op. cit. p. 514

46

2.5.4 Catálogo de autoridades “El catálogo de autoridades es el conjunto organizado de registros de autoridad que

contienen los datos relativos a los puntos de acceso a un catálogo bibliográfico” 65

El catálogo de autoridades constituye la garantía de la mayor uniformidad y objetividad

de criterios aplicados ya sea en una biblioteca, centro documental o cualquier unidad

de información.

Elementos

Los elementos básicos del que se compone el catálogo de autoridades son los

registros o entradas de autoridad. Estas entradas las determina el catalogador o en la

actualidad el gestor de autoridades.

2.5.4.1 Registros de autoridad

“Registro en el que aparece un encabezamiento establecido para su empleo en un

conjunto de registros bibliográficos, que cita las fuentes consultadas al establecer el

encabezamiento, indica las referencias que han de realizarse a y desde éste,

expresando la información encontrada en las fuentes como justificación de la forma de

encabezamiento elegido y de las referencias especificadas” 66

2.5.4.2 Tipos de registros de autoridad “Existen tres grupos generales de autoridades según las normas que rijan su creación y

las áreas del registro bibliográfico en que se consignen:

Autoridad de nombre, de nombre / título y de título uniforme, que se rigen por las

normas de la catalogación descriptiva y se incluyen en los encabezamientos principales

y secundarios.

65 Ibídem. p. 39 66JIMENEZ PIANO, Marina. Op. cit.. Disponible en: http://www.geocities.com/cienencinas/Introduccion.htm#parr1

47

Autoridad de materia, de nombre geográfico, de género/forma y las

subdivisiones, que se rigen por las normas de la indización alfabética e incluyen en la

relación de secundarías de materia.

Autoridad de serie, se rigen por la normativa de la catalogación descriptiva con

ciertas características específicas, se incluyen dentro del área de serie” 67

“Son varias las clases de registros existentes, cada uno con una denominación y

utilidad bien diferentes” 68. Es necesario conocer los diferentes tipos de autoridad para

que el catalogador pueda ubicarlo de acuerdo a su elemento inicial y a cada uno de

ellos esto para que le sea mucho más fácil su utilización. Tenemos los siguientes

“Registro de autoridad propiamente dicho: un registro para el cual el elemento

inicial es el encabezamiento autorizado para una persona, entidad, título o materia.

Registro de referencia específica: un registro para el cual el elemento inicial es o

un encabezamiento no autorizado o un encabezamiento autorizado relacionado y que

sirve para conducir al usuario del catálogo desde el encabezamiento no autorizado al

correspondiente autorizado (mediante una referencia de “véase”), o bien, en el segundo

caso, desde un encabezamiento autorizado a otro autorizado relacionado (mediante

una referencia de “véase además”).

Registro de referencia general comprensiva: es un registro de referencia general

de <<véase además>> usada para dirigir al usuario desde un encabezamiento de

materia autorizado a una determinada clase o categoría de encabezamientos de

materia para la que no se han hecho referencias específicas por ser demasiado

numerosas.

Registro de referencia general explicativa: sirve para informar al usuario del

catálogo de una convención o práctica que se aplica bien de forma general o bien

particular a una categoría definida de encabezamientos, a fin de proporcionar una guía

para localizar tales encabezamientos.

67 Ibídem. p. 9 68 JIMÉNEZ PELAYO, Jesús, GARCÍA BLANCO, Rosa. Op. cit. p. 79

48

Registro combinado de autoridad y de referencia general comprensiva: registro

de autoridad propiamente dicho que incorpora en su estructura una referencia general

comprensiva.

Registro combinado de autoridad y de referencia especifica de <<véase además>>: es

un registro de autoridad propiamente dicho que incluye en su estructura una referencia

de <<véase además>>” 69

“Los registros MARC de autoridades se distinguen de los otros tipos de registros MARC

por contener el código z (datos de autoridades) en la posición 06 (Tipo de registro) de

la Cabecera.

El Formato MARC 21 para Registros de Autoridades, permite además la identificación

de las siguientes siete clases de registros de autoridades a través del campo 008/09

(Clase de registro):

• Registro de encabezamiento establecido (código a): un registro de autoridad en

el cual los campos 100-150 contienen las formas establecidas de un nombre o

materia. Un registro de encabezamiento establecido puede contener también:

campos de envíos para sus variantes, campos para encabezamientos

relacionados y campos de notas, los cuales registran datos tales como las

fuentes utilizadas para establecer el encabezamiento y el tratamiento de las

series.

• Registro de referencia (códigos b,ó,c): un registro de autoridad en el cual los

campos 100-150 contienen las formas no establecidas de un nombre o materia.

Este registro contiene además: un campo 260.

• (Referencia compleja de "véase"), un campo 664 (Referencia compleja de

"véase"- Nombre), o un campo 666 (Referencia general explicativa-Nombre);

para dirigir al usuario hacia la forma establecida. Se han definido códigos

separados en el campo 008/09 para registros de referencia trazadas y no

69 JIMÉNEZ PELAYO. Jesús. Op. cit. p. 78

49

trazadas. La distinción de estos depende de si el encabezamiento 1XX en el

registro ha sido también utilizado como una referencia 4XX en otro registro de

autoridad.

• Registro de subdivisión (código d): un registro de autoridad en el cual el campo

18X contiene la forma autorizada (general, cronológica, de forma, de género o

geográfica) que podrá utilizarse únicamente como una porción consecutiva o

subdivisión de un encabezamiento establecido.

• Registro de encabezamiento y subdivisión establecidos (código f): un registro de

autoridad en el cual el campo 15X contiene un encabezamiento establecido que

puede utilizarse también como porción consecutiva de otros encabezamientos

establecidos. (Una organización puede elegir alternativamente crear por

separado registros para los encabezamientos establecidos y para las

subdivisiones).

• Registro de referencia y subdivisión (código g): un registro de autoridad en el

cual el campo 15X contiene un encabezamiento (nombre o materia) no-

establecido, que puede utilizarse como término de envío y como una subdivisión

temática dentro de un encabezamiento establecido” 70

“Campos de referencia compleja: Se trata de notas que remiten a términos diferentes

del de la autoridad que estamos trazando. Generalmente se compone de un subcampo

donde se explican los términos de dicha remisión, y de un segundo subcampo en el

que se incluye el término al que remitimos. A continuación se enlistan:

• 260 Referencia compleja de véase- Materia (R)

• 360 Referencia compleja de véase además- Materia (R)

• 663 Referencia compleja de véase además- Nombre (R)

• 664 Referencia compleja de véase- Nombre (NR)

• 665 Referencia de información histórica (NR)

70 CONSEJO CONSULTIVO LATINOAMERICANO PARA LA COOPERACIÓN EN CATALOGACIÓN PROYECTO MARC21 PARA AMERICA LATINA. Formato MARC 21 para registros de autoridades. [En línea]. España. Consultado [25 de octubre de 2006] Disponible en: www.loc.gov/marc/authority/spanish/ecadintr.pdf

50

• 666 Referencia explicativa general- Nombre (NR)

Si partimos de una entrada no admitida y desde ésta explicamos cuál o cuáles son los

términos admitidos, nos encontramos ante las etiquetas 664 Referencia compleja de

véase -nombre o 260, referencia compleja de véase materia, que remiten desde un

nombre o una materia no admitida hacia los nombres o materias admitidos:

Ejemplo de etiqueta de nombre 664:

100 $a Ramírez, Leopoldo (008/9=c registro de referencia mencionada)

664 ##$aVéase:$bRamírez Méndez, Leopoldo$bRamírez Plantado, Leopoldo

Debajo de las autoridades a las que se remite figurará como término no admitido

aquella a la que hemos trazado el 664:

100 1#$aRamírez Méndez, Leopoldo (008/9=a registro de encabezamiento

aceptado)

400 1#$wnnnb$aRamírez, Leopoldo

100 1#$a bRamírez Plantado, Leopoldo (008/9=a registro de encabezamiento

aceptado)

400 1#$wnnnb$aRamírez, Leopoldo

Ejemplos de etiqueta de materia 260:

150 $aAcreditación (008/9=g registro de referencia y subdivisión)

260 $iVéase la subdivisión$aAcreditación$ibajo los nombres de las distintas

instituciones, clases de instituciones y servicios, $aHospitales-Acreditación,

Servicios de salud-Acreditación

La etiqueta 360 se usa para explicar de forma detallada la relación entre materias

aceptadas” 71

71 JIMÉNEZ PIANO. Marina Op. cit. p. 45

51

Otra de las etiquetas que emplea el Formato MARC para Autoridades es la “670. Nota

fuente consultada (con datos): se menciona en el $a la fuente consultada, que si se

trata de una obra de referencia se suele citar abreviada de forma normalizada. Si se

trata de la obra catalogada que ha ocasionado la creación del registro de autoridad,

citar sólo: título, fecha (Se puede repetir cuantas veces sea necesario.)” 72

Por otro lado el formato MARC 21 de Autoridades, en su versión de octubre del 2000,

describe el campo 856, que sirve para incluir información electrónica. Este campo

puede usarse en el registro de autoridad para suministrar información suplementaria,

disponible electrónicamente, sobre el ítem para el que creamos el registro. A

continuación se describen los indicadores y subcampos:

1º indicador: Método de acceso:

b= sin información

0= email

1= FTP

2= Telnet (login remoto)

3= Dial-up

4= http

7= método especificado en subcampo $2

2º Indicador: Relación

b= sin información

0= recurso

1= versión del recurso

Subcampos

$a= Host

$b= n. de acceso

$c= información sobre compresión

$d= ruta

$f= nombre electrónico

$j = bits por segundo

$l= logon

$m= contacto para asistencia de acceso 72 Ibídem. p. 51

52

$n= Nombre de localización del host

$o= sistema operativo

$p= puerto

$q= tipo de formato electrónico

$r= ajustes

$s= tamaño del fichero

$t= emulación de terminal

$u= URL

$v= horario de acceso

$w= n. de control del registro

$x= nota no pública

$y= texto de enlace

$z= nota pública

$2= método de acceso

$3= especificación de material

$6= enlace

$8= campo de enlace y n. de secuencia

Ejemplos:

100 1b$aRussell, Bertrand$d1872-1970

856 4b$uhttp://plato.standford.edu/entries/russell/russell.jpeg$yfotografía” 73

Tenemos que existen otros campos y son los referentes a las notas:

667 Nota general de acceso restringido (R)

670 Fuente consultada (con datos) (R)

675 Fuente consultada (sin datos) (NR)

678 Datos biográficos o históricos (R)

680 Nota general de acceso público (R)

681 Nota de cita de ejemplo para materia (R)

682 Información sobre un encabezamiento anulado (NR)

73 JIMÉNEZ PIANO. Marina. Op. cit. p. 9

53

2.5.5 Herramientas para el control de autoridades

Una de las herramientas que se ocupan para el control de autoridades son los llamados

lenguajes documentales controlados y libres, dentro de los primeros tenemos a las

listas de encabezamiento de materias y a los tesauros entre otros. “Las listas de

encabezamiento de materia constituyen un lenguaje normalizado que abre todas las

áreas del conocimiento, conformado de acuerdo con principios universalmente

aceptados que permiten un control de vocabulario para analizar y recuperar

información en sistemas manuales y automatizados” 74

Cada biblioteca decide mediante sus políticas cuales serán sus herramientas para

llevar a cabo el control de autoridad, por lo tanto es de importancia que el profesional

de la información conozca sino todas por lo menos las que son mayormente

empleadas, debido a que así realizara mejor su labor.

2.5.6 Normas para el control de autoridades Es indudable que para poder llevar a cabo el control bibliográfico a través del control de

autoridades el uso de normas es indispensable debido a que son pautas para que las

diversas unidades de información, cuenten con una mejor organización bibliográfica.

Tenemos que para el control de autoridad se debe hacer uso de las listas de

encabezamiento de materia, los tesauros, las Reglas de Catalogación

Angloamericanas, etc. De esta manera se lograra una uniformidad en los registros

bibliográficos.

74 BIBLIOTECA LUIS ÁNGEL ARANGO (1998). Lista de encabezamiento de materia para bibliotecas. Santa Fé de Bogotá: R. Eberhad. P. VII

54

2.5.6.1 Formato MARC para control de Autoridades

“El Formato MARC 21 para Registros de Autoridades ha sido diseñado para servir

como portador de la información relativa a: las formas autorizadas tanto de los nombres

como de las materias, usados como puntos de acceso en los registros MARC; las

formas de esos nombres, materias y subdivisiones que se usarán como referencias

hacia la forma autorizada; y las interrelaciones existentes entre dichas formas” 75

“En general, la estructura y designación y contenido del formato MARC de autoridades

se basa en la misma estructura y uso de registros de autoridad que tradicionalmente se

han usado en archivos manuales, como los registros de autoridad empleados por los

catalogadores y las fichas de referencias cruzadas de los catálogos públicos en

fichas”76

“El formato MARC de autoridades se usa para codificar la información contenida en

registros de autoridad. Las dos principales categorías de registros de autoridad son los

registros de autoridad en nombre y los registros de autoridad en materia” 77

El MARC de autoridades es un instrumento normativo para la asignación de

designadores de contenido dentro de las estructuras normalizadas de nombres y

materias utilizadas como puntos de acceso

Estructura y códigos del formato MARC de autoridades “La estructura y los códigos del formato MARC de autoridades son esencialmente los

mismos que los del formato MARC bibliográfico, en cuanto incluyen campos de longitud

fija y variables, y campos variables subdivididos en subcampos. Los campos del

formato MARC de autoridades se basan en los campos usados en los archivos de

autoridades manuales. Ejemplo de ello es que el formato MARC de autoridades

incluye campos específicos para los encabezamientos y para los diferentes tipos de

referencias cruzadas (por ejemplo, las referencias de “véase” y “véase además”), así

75 BYRNE, Deborah J., p. 3 76 Ibídem. p. 210 77 Ibídem. p. 211

55

como campos de notas para la documentación de la investigación realizada para

establecer un encabezamiento de autoridad” 78

Códigos de la cabecera: Estado del registro (posición 5): La posición Estado del

registro contiene un código alfabético de un solo carácter que indica la relación del

registro con un archivo para el mantenimiento del mismo. Los principales códigos de

Estado son del registro son:

• c (registro corregido o revisado),

• n (registro nuevo),

• s (registro eliminado porque el encabezamiento ha sido dividido en dos o mas

encabezamientos) y

• x (registro eliminado porque el encabezamiento ha sido reemplazado por otro).

• Tipo de registro (posición 6): contiene un código alfabético de un sólo carácter que

indica las características del registro y define sus componentes.

• Principales códigos del campo 008

“Código de subdivisión geográfica directa o indirecta (008/06): el código de subdivisión

directa o indirecta brinda instrucciones a los catalogadores acerca de la conveniencia

de crear subdivisiones geográficas para encabezamientos de materia y cómo hacerlo

cuando está permitido. Los códigos b, d, i se usan cuando el encabezamiento 1XX

puede usarse como elemento principal o como subdivisión temática de un

encabezamiento de materia en registros bibliográficos” 79

• Campos de datos variables

1XX Encabezamientos: El campo 1XX de un registro de autoridad contiene un

encabezamiento establecido o una referencia, a continuación se presenta la lista de

campos 1XX y el tipo de encabezamientos que contiene cada uno:

100 – Encabezamiento de nombre de persona.

78 BYRNE, Deborah J., Op. cit. p. 215 79 Ibídem. p. 217

56

110 – Encabezamiento de nombre de entidad.

111 – Encabezamiento de nombre de congreso.

130 – Encabezamiento de título uniforme.

150 – Encabezamiento de término temático.

151 – Encabezamiento de nombre geográfico.

El que dentro de su estructura el formato MARC de autoridades cuente con los campos

fijos tanto variables, permite al catalogador tener mayor control de los registros que

está ingresando a la base de datos, y de esta forma en algún otro momento que sea

necesario realizar modificaciones para que se tenga actualizado el catálogo, algunas

bibliotecas al momento

2.5.7 Mantenimiento de la base de datos de autoridad

Si bien es cierto que es necesario que cada biblioteca cuente con un catálogo de

autoridad lo que permite que los usuarios encuentren la información que requieren para

satisfacer esa necesidad de información que presenten en el momento de acudir a la

biblioteca, pero el tener un catálogo de autoridades no se limita solo a la creación de

los puntos de acceso, si no que por otro lado, éstos se deben actualizar, lo que significa

que deben mantener la base de datos de autoridad. “Consiste en el proceso de

actualización permanente de los registros, que se efectúa mediante la adición,

supresión o modificación de los datos contenidos en ellos” 80

80 MORENO JIMÉNEZ. Pilar María Op. cit. p. 36

57

CAPÍTULO 3

3. CONTROL DE AUTORIDADES PARA LOS REGISTROS QUE INTEGRAN LAS CLASE 800 Y 900 DE LA BASE DE DATOS DE LA BIBLIOTECA “FRANCISCO OROZCO MUÑOZ” DE LA ENBA.

En el capítulo anterior se trataron aspectos relacionados con la teoría, ahora nos

enfocaremos a lo que fue propiamente el proyecto “Aplicación de la normatividad

vigente para el control de autoridades de los registros del catálogo automatizado

de la biblioteca Francisco Orozco Muñoz de la ENBA”, el cual se realizó dentro del

servicio social, en el Departamento de Desarrollo y Organización Técnica de

Colecciones (DDOT).

En un primer momento se expondrá la identificación de los registros bibliográficos de

las clases 800 (Literatura) y 900 (Geografía, historia y ciencias auxiliares).

En otra parte del Informe se tratará de la normalización de los registros localizados y

que lo requirieron, pasando posteriormente a la realización del control de autoridad con

base en las políticas del Departamento.

En la última parte se presentan los resultados obtenidos durante el Proyecto.

3.1 Identificación de los registros catalográficos

Al iniciar el servicio social, la primera actividad fue la capacitación para conocer por

parte de la Responsable del Departamento como se debía realizar el trabajo, a través

de la base de datos de la Biblioteca y que datos integraba esta.

Una vez determinados los registros bibliográficos a normalizar, se procedió a realizar

búsquedas en el Catálogo al Público de la Biblioteca (WebCat) de la ENBA con la

finalidad de identificar el número de registros, ubicados en las clases 800 y 900 de la

clasificación Dewey.

58

El resultado de la búsqueda fue de 1,046; los datos tomados del WebCat se migraron a

Excel, y construir una base de datos que permitiera la sistematización de la información

y que sería el soporte para la segunda fase del proyecto: investigar las autoridades de

materia y autor de estos registros.

El siguiente paso fue la revisión de la estructura de cada uno de los registros

bibliográficos en el Sistema de Automatización de Bibliotecas Unicornio Quick Star 2

versión 2000, con la finalidad de detectar inconsistencias en su estructura para su

corrección y/o actualización de los mismos.

3.2 Normalización de los registros catalográficos existentes en la base de datos correspondientes a las clases 800 y 900 del Sistema de Clasificación Decimal Dewey

La normalización de los registros bibliográficos, es un trabajo profesional que requiere

aplicar las reglas de catalogación y otros estándares que son útiles para realizar dicha

actividad, con el propósito de que cada registro que forma parte el catálogo de la

Biblioteca esté lo más completo posible de acuerdo con las políticas de la misma y así

ofrecer un buen servicio a los usuarios.

Al realizar la revisión de la estructura de los registros en la base de datos, se lograron

identificar diversas problemáticas y se efectúo su corrección. Para poder realizar la

normalización se empleo el Instructivo de Organización Técnica de Materiales

Documentales como guía, en donde se indican los campos fijos y variables, así como

sus indicadores y códigos de cada uno de los subcampos, que debe contener cada uno

de los registros bibliográficos.

59

A continuación se presenta un cuadro, en donde se mencionan las inconsistencias

encontradas y las acciones para solucionarlas:

Problemáticas localizadas Acciones tomadas para darles solución

1. Omisión de campos variables que se

requieren en relación con las propias

políticas del DDOT, para llevar a cabo la

descripción catalográfica de materiales

documentales.

Se creo el campo para la captura de los

datos catalográficos correspondientes al

registro, que así lo necesitara.

2. Campos fijos y variables cuya

información es errónea.

Con el apoyo de las fuentes establecidas

y por medio de la investigación de los

datos erróneos, se procedió a corregirlos

o incorporar los códigos

correspondientes dentro de los campos.

3. Campos fijos sin códigos.

Se manejó la política del DDOT,

haciendo uso del Instructivo de

Organización Técnica de Materiales

Documentales, así como también del

uso del formato MARC 21 bibliográfico,

para la captura del código.

4. Campos variables con información

incompleta o vacía.

Se procedió a realizar una investigación

de los datos faltantes, que estuviesen de

acuerdo con las políticas del

Departamento, y que dentro del

Instructivo del DDOT estuvieran

contenidas, para su posterior captura o

en su defecto complementar la

información contenida.

5. Registros sin indicadores.

Capturar el indicador faltante o erróneo

siguiendo el Instructivo.

6. Puntos de acceso sin autorizar. Pese a que algunos puntos de acceso se

60

localizaban dentro del catálogo de

autoridades automatizado, por algún

error en la puntuación o de tipo

ortográfico, tipográfico, etc. no podía ser

aceptado, procediéndose a ser

normalizados.

7. Errores de captura de los registros

bibliográficos.

Se procedió a realizar la corrección de

dichos registros en cada uno de los

campos y etiquetas requeridas, mediante

el uso en algunas ocasiones de la propia

fuente del ítem.

8. Clasificación errónea. Al detectar un registro cuya clasificación

no correspondía a la temática del ítem,

se procedió pedir autorización a la Jefa

del Departamento para que ella solicitara

el material a la biblioteca para su

corrección, lo cual se realizó utilizando el

Sistema de Clasificación Decimal Dewey

ed. 18, de acuerdo con las políticas

DDOT.

9. Número de Cutter erróneo. Al momento de revisar la clasificación y

detectar los números de autor, se

verificaba que coincidieran estas, de no

ser así se procedía a corregir empleando

las Tablas de Cutter de tres números. Nota: cabe aclarar que en algunos casos sólo era el número de Cutter o la clasificación y en otros registros, ambos

datos. Por otro lado al detectar que en la clase 800 algunos no estaban bien clasificados se procedió a reclasificarlos

el total de estos fue de 15 registros.

Dentro de las inconsistencias más frecuentes fueron las relacionadas con la tipografía,

la ortografía, a continuación se mencionan:

• Omisión de acentos.

• Omisión de caracteres.

• Transposición de caracteres

61

• Sustitución de caracteres.

• Espaciado de caracteres.

• Puntuación.

La normalización es importante, porque por medio de esta actividad se logra la

integridad de los registros, para el caso de los registros bibliográficos de la ENBA, se

procedió a buscar algunas veces los mismos registros en diferentes bases de datos de

otras bibliotecas cuya temática fuese similar, cuando se lograba localizar se comparaba

con la que se tenia y se a completaba algún dato o se modificaba, en caso contrario se

recurría a la búsqueda del documento físicamente en la estantería de la Biblioteca

“Francisco Orozco Muñoz”, de tal forma que se pudieran realizar las modificaciones

necesarias para actualizar y normalizar los registros bibliográficos.

Para llevar a cabo la normalización de los registros bibliográficos, ubicados en las

clases, 800 y 900 y después de haber obtenido los registros, se creo una base de datos

en Excel, con los siguientes datos: No. de Control de registro, título, autoridad no

aceptada, tema no aceptado, observaciones.

Durante la capacitación, se asignó un número de usuario y un password, para poder

ingresar al Sistema Unicornio en el módulo de Control Bibliográfico, por otro lado, se

explicó el uso del Instructivo de Organización Técnica de Materiales Documentales,

que contiene el procedimiento para la realización de la captura de los campos fijos y

variables y sería la fuente obligada a consultar para cualquier duda.

A continuación se hace una descripción de la forma operativa, de cómo se realizó la

normalización de los registros bibliográficos:

Paso 1.- Ingreso a la estación de trabajo del Sistema Unicornio: Workflow,

proporcionado usuario y password.

62

Ingresar No. de Password

Paso 2.- Verificación de que la pantalla indique que es el M

de no ser así se procederá a dar enter del lado derecho con

cual despliega una ventana de diálogo y en ella se selecci

que es el Módulo de catalogación.

Módulo de Catalogación

Paso 3.- Seleccionar el Asistente de Mantenimiento de Título

diálogo de mantener títulos existentes el cual indica las sigu

Buscar, Revisar, Exacto y, Actual título >>; aparece un rec

búsqueda por Número de clasificación, Número de control d

Número de identificación del ítem, materia, Series, Titulo

recuadro para realizar la búsqueda del término deseado.

63

Ingresar Nombre de usuario

ódulo de Catalogación,

el ratón en la barra, la

onará “cat”, que indica

, aparece el cuadro de

ientes opciones de <<

uadro de opciones de

e titulo, Autor, General,

, Titulo de P.P., y un

Cuadro de diálogo Mantener títulos

existentes

Paso 4.- Dar enter en el cuadro de diálogo Mantener títulos existentes y al dar enter

se abre la ventana perteneciente a modificar título.

Cuadro de diálogo modificar título

Paso 5.- Se procede a ingresar el dato mediante el cual se pretenda localizar un

registro bibliográfico, este puede ser, por número de clasificación, número de control de

registro, autor, título, serie, número de ítem (Número de adquisición) y revisar cada uno

de los campos del registro, para realizar correcciones, complementar información o

eliminar información duplicada, entre otros

64

Ejemplo: se busca el título

Título del ítem para ser localizado

Registro a modificar

65

Registro modificado

Una vez actualizado el registro se guardaba los datos en la base de Excel para su posterior uso, es decir para ser empleados en la investigación de las autoridades e ingresarlas al CAA.

Ejemplo de registro con una autoridad no autorizada.

Autor personal

no autorizado

66

Ejemplo de un registro con una autoridad autorizada de manera provisional.

Autor personal autorizado

3.3 Control de autoridad de autor y materia, aplicando la normatividad vigente

Una vez realizada la normalización de los registros bibliográficos, se fueron

identificando los temas y autores no autorizados por la Biblioteca, los cuales fue

necesario investigar y capturar en el CAA, o aquellos temas que se encontraban

autorizados pero con alguna inconsistencia.

Se procedió a la investigación de los puntos de acceso de autoridad de

encabezamiento temático, geográfico y de autor personal. Posteriormente se

ingresaron en el Sistema, para poder ser validados por la Responsable del

Departamento.

Para poder realizar el control de autoridad se requirió comprender de una manera más

clara los fundamentos teóricos, para de esta manera realizar adecuadamente dicho

trabajo, por supuesto tomando en consideración las “Directrices para la Creación del

Catálogo de Autoridades de la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz:” en donde se

señalan los lineamientos para que se lleve a cabo la construcción del catálogo de

autoridades, tanto de materia, como de autor personal. En él se señala que “(…) las

autoridades que se validen de alguna base de datos que no sea la propia, deberán

responder a las necesidades de recuperación de información de los usuarios de la

comunidad de la Escuela y los registros de autoridad deberán ajustarse a la estructura

67

establecida por la Biblioteca. Las autoridades que se creen deberán responder a un

registro bibliográfico que precise esa autoridad” 81. Por otro lado las directrices nos

proporcionan cinco normas, que textualmente dicen:

Los registros de autoridad de materia que se integran a la base, deben:

1.- Seguir los lineamientos establecidos en estas políticas.

2.- Estructurar los registros de acuerdo a MARC21 Authority Data.

3.- Elaborar los registros en un primer nivel de descripción y actualizarlos a un

segundo.

4.- Seguir los procedimientos establecidos para creación, importación, traducción y

exportación.

5.- Utilizar el núcleo básico de fuentes establecidas.

El documento presenta las listas de fuentes establecidas para poder copiar la

estructura de registros, tanto para autoridad de materia, cómo autoridad de autor

personal; están organizadas en orden de preferencia y con la finalidad de que se

realice lo más uniforme y coherente posible; por lo que al realizar la investigación de

una autoridad es de importancia que se tengan a la mano dichas listas. Se presentan

las listas de autoridad de materia y de autoridad autor respectivamente:

LISTA DE FUENTES ESTABLECIDAS PARA COPIAR ESTRUCTURA DE

REGISTROS Código Título

1. CAA Catálogo de Autoridades Automatizado. 2. LEMB Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas.

3. TELABICIN Tesauro Latinoamericano en Ciencias Bibliotecológicas y de la Información.

4. VCBCITA Vocabulario Controlado en Bibliotecología, Ciencias de la Información y Temas Afines.

5. FZRM Fernández de Zamora, Rosa María. Autores Corporativos Oficiales de México 1970-1988.

6. ESCAMILLA Escamilla González, Gloria. Lista de encabezamientos de materia. - - México : UNAM, Instituto de Investigaciones Bibliográficas, 1978. xxii, 876 p. ; 30 cm.

7. TEAUNESCO Tesauro de la UNESCO. 8. TEUNESCO Tesauro de Educación de la UNESCO. 9. MACROTHE Macrothesaurus para el procesamiento de la información

81 Directrices para la creación del catálogo de autoridades de la biblioteca Francisco Orozco Muñoz: julio de 2005. [Documento de uso interno]. P. 5

68

relativa al desarrolló económico y social.

10. BILINDEX Bilingual Spanish-English Subject Heading List Equivalents to LCSH.

11. GALA Glosario ALA de Bibliotecología y Ciencias de la Información.

12. GTA Glosario de Terminología Archivística y de ciertas expresiones de administración.

13. FUENTE El propio material documental es la fuente. 14. DLC Library of Congress Authorities, URL: http://authorities.loc.gov

15. Web Cuando se toma la fuente de alguna dirección electrónica de Internet.

16. Otros Pueden ser diccionarios, enciclopedias o cualquier obra de consulta.

LISTA DE FUENTES PARA AUTORES

Al igual que en la lista anterior se mencionan en orden de importancia de acuerdo a las

directrices del propio Departamento

Código Título

1. CAA Catálogo de Autoridades Automatizado. 2. PORRUA Diccionario PORRÚA : historia, biografía y geografía de

México. - - México : Porrúa, 1994. 3 v. 3. LAROUSSE El pequeño larousse ilustrado 1998. - - Colombia : Larousse,

1997. 1792 p. 4. DLC Library of Congress Authorities, URL: http://authorities.loc.gov5. FUENTE El propio material documental es la fuente. Las Directrices, mencionan que como se emplean las fuentes para la construcción del

CAA de la Biblioteca, son de diversa índole, la elaboración del registro de autoridad

será de la siguiente manera:

a) Listas de Encabezamiento de Materia: debe considerarse como encabezamiento

autorizado las etiquetas (100, 110, 111, 150, 151) propiamente el encabezamiento que

marca la lista en mayúsculas y negrillas.

Los epígrafes marcados con “X” y que se encuentran en negritas corresponderán a los

encabezamientos no autorizados, etiquetas 4XX.

Los envíos de véase también (términos relacionados) marcados con XX,

corresponderán a las etiquetas 5XX

69

b) Tesauros: se considera como encabezamiento autorizado (100, 110, 111, 150,

151), propiamente el descriptor que marca la lista (generalmente en mayúsculas).

Los epígrafes que estén marcados con TG (término general) corresponderán a los

encabezamientos no autorizados, etiquetas 4XX.

Los envíos véase también serán aquellos designados con el prefijo TR (término

relacionado), corresponderán a las etiquetas 5XX.

De acuerdo a las políticas del DDOT, los términos que se investigaron y capturaron

durante el proyecto de servicio social, fueron elaborados en segundo nivel de

descripción.

El segundo nivel incluye:

Líder 008 Elementos de longitud fija 040 Fuente de catalogación 1XX Encabezamiento 260 Referencia compleja de “véase” 360 Referencia compleja de “véase también” 4XX Referencias de envió “véase”

5XX Referencias de envió “véase también” y términos relacionados

670 Registro de fuentes 680 Nota general con despliegue al público 7XX Asiento ligado al encabezamiento

A continuación se describe la manera de cómo se realizó el control de autoridad:

1. A partir de la base de datos en Excel, con la información arrojada durante la

normalización de los registros catalográficos,

2. Se detectó la autoridad a investigar.

70

3. Se investigó la autoridad de tema o de autor, haciendo uso de la lista de fuentes

designada para cada una de a cuerdo a la normativa del Departamento. La anterior

lista indica se debe buscar la autoridad en el CAA,

4. En caso de que esté autorizada la autoridad se revisa con la finalidad de hacer

correcciones, de lo contrario se procede a adicionar una nueva.

5. Cuando se localiza una autoridad, sea de autor o materia, es necesario abrir el

Módulo de Autoridades para adicionarla de manera provisional, para que

posteriormente la Responsable del DDOT los revise y autorice.

Las fuentes más utilizadas para las autoridades de materias fueron, las listas de

encabezamiento de materia, las listas de Escamilla, y la propia fuente. Ver gráfica No. 1

Gráfica No. 1

FUENTES EMPLEADAS PARA LAS MATERIAS

90 (90%)

2 (2%)8 (8%)

LEMB ESCAMILLA FUENTE

Por otro lado para las autoridades de autor personal fueron: Diccionario Porrúa, DLC en

línea, y la propia FUENTE, lo anterior se puede observar en la siguiente gráfica No. 2

71

Gráfica No. 2

FUENTES EMPLEADAS PARA AUTORIDAD DE AUTOR

3 (3%)

95 (95%)

2 (2%)

DLC PORRÚA FUENTE

Durante la investigación de los términos fue necesario observar con detenimiento cada

uno de los tópicos y que éstos fueran coherentes en el contenido de los ítems, de no

ser así se tuvo la opción de buscar una temática que lo describiera, para su mejor

recuperación. En cuanto a la clase 800, con base en las políticas de DDOT, sólo se

asigna temas a los materiales que tratan sobre la teoría, historia critica de la literatura y

no son específicamente un ensayo, una novela, un poema o un cuento.

En el caso de la Clase 900 fue diferente, debido a que todos los registros cuentan con

temas asignados, aunque se detectó que algunos manejaban la etiqueta 650 para

temas geográficos y al momento de cambiarla por la etiqueta 651 dichas materias

aparecían como autorizadas.

Por otro lado es importante mencionar que no solo se investigaron y capturaron

autoridades tanto de materia geográfica, autor personal y tópicos, sino que en algunas

de las que existían dentro del CAA de la Biblioteca, y que presentaban algún error de

carácter ortográfico o tipográfico y que de igual manera les hacia falta alguna etiqueta o

marcador de subcampo, estos fueron actualizados, de igual manera, si existía alguna

72

autoridad duplicada, se procedía a avisar a la Responsable para que ella borrara el

duplicado.

3.4 Resultados. Una vez que se terminó de realizar el control de autoridades en los registros

mencionados, dentro de la base de datos de la Biblioteca Francisco Orozco Muñoz, y

ver que importante es el que exista este tipo de controles para que se proporcione un

mejor servicio a la comunidad que atiende día con día.

A continuación se mencionan las cifras que se obtuvieron como resultado del proyecto

de servicio social: el número de registros catalográficos normalizados fue de 740 de la

clase 800 y 308 de la clase 900, lo que hace un total de 1,046 registros normalizados

durante el proyecto de servicio social. Como lo muestra la siguiente gráfica. Se logro un

objetivo del 100 %.

Gráfica No. 3

TOTAL DE REGISTROS NORMALIZADOS AMBAS CLASES

740 (71%)

308 (29%)

CLASE 800 CLASE 900

Se inicio la normalización de los registros con la Clase 800 de Dewey, referente a

Literatura, para posteriormente continuar con Clase 900 Geografía, Historia y Ciencias

auxiliares; Ver gráficas No. 4, 5 y 6.

73

Gráfica No. 4

REGISTROS MODIFICADOS CLASE 800

317 (43%)

423 (57%)

REGISTROS CON POCA MODIFICACION 800

REGISTROS MAYOR MODIFICACION 800

Gráfica No. 5

REGISTROS MODIFICADOS CLASE 900

155 (50%)

153 (50%)

REGISTROS CON POCA MODIFICACION 900

REGISTROS CON MAYOR MODIFICACION 900

74

Gráfica No. 6

COMPARATIVO DE REGISTROS CATALOGRÁFICOS MODIFICADOS EN AMBAS CLASES

317 (30%)

423 (40%)

155 (15%)

153 (15%)

REGISTROS POCA MODIFICACION 800 REGISTROS MAYOR MODIFICACION 800REGISTROS POCA MODIFICACION 900 REGISTROS MAYOR MODIFICACION 900

Referente a los registros de las autoridades de Autor personal tenemos que se detectó

que algunas ya estaban integradas en el CAA, pero con algún error en relación a

espacios y de carácter tipográfico. Ver gráficas 7 y 8.

Gráfica No. 7

REGISTROS DE AUTORIDAD DE AUTOR CLASE 800

190 (63%)

87 (29%)25 (8%)

AUTORES AUTORIZADOSAUTORES ADICIONADOS PROVISIONALMENTENOMBRE DE AUTOR EN MAS DE UN REGISTRO

75

Gráfica No. 8

REGISTROS DE AUTORIDAD DE AUTORES DE LA CLASE 900

190 (62%)

86 (28%)32(10%)

AUTORES AUTORIZADOSAUTORES ADICIONADOS PROVICIONALMENTENOMBRE DE AUTORES EN MAS DE UN REGISTRO

Durante la realización del trabajo no se presentaron complicaciones mayores, debido a

que en un principio de acuerdo por las indicaciones de la asesora, se tuvo que

comprender la teoría para saber a que nos estábamos enfrentando.

Gráfica No. 9

COMPARATIVO DE LOS REGISTROS DE AUTORIDAD DE AUTORES QUE YA ESTABAN INTEGRADOS EN EL CAA Y LOS ADICIONADOS

PROVISIONALMENTE

138 (30%)

16 (3%)

190 (41%)

25 (5%)

11 (2%)

87 (19%)

ADIC. CLASE 800 ADIC. CLASE 800 MÁS DE UN REGISTRO 800MÁS DE UN REGISTRO 900 AUTORIZADOS CLASE 800 AUTORIZADOS CLASE 900

Como se puede observar en la gráfica anterior el que existieran autores que se

localizaran en más de una base, agilizó un poco la tarea, a pesar de estar investigando

76

fue necesario volver a abrir la ficha y verificar que estuviera correcta, esto mismo,

ayudo a la hora de modificar las fichas del mismo autor.

En la siguiente gráfica se aprecia la cantidad total de registros de autoridad de autores

adicionados provisionalmente y los que se localizaron como autorizados. Ver gráfica 10

Gráfica No. 10

124 (27%)

333 (73%)

AUTORES ASIGNADOS PROVISIONALMENTE AUTORES AUTORIZADOS

TOTAL DE REGISTROS DE AUTORIDAD DE AUTORES MODIFICADOS O

Gráfica No. 11

TOTAL DE REGISTROS DE AUTORIDAD DE TEMAS AMBAS CLASES

10 (12%)

71 (88%)

TEMAS ADICIONADOS TEMAS AUTORIZADOS

77

Se adicionaron temas de la clase 400, esto no aparece en la gráfica, la cantidad de

estos fue de, 32 adicionados, se aclara que no se realizó normalización de sus

registros catalográficos, solo el ingreso de estos temas al CAA.

En la siguiente gráfica aparece el total de registros de autoridad geográficos

adicionados y los que se actualizaron.

Gráfica No. 12

TOTAL DE REGISTROS DE AUTORIDAD GEOGRÁFICOS

11 (24%)

34 (76%)

GEOGRÁFICOS ADICIONADOS GEOGRÁFICOS AUTORIZADOS

Nota: solo se localizó a tres autoridades de carácter corporativo, las cuales no fueron

tomadas en cuenta al realizar el control de autoridades, debido a que se tomo solo en

consideración, para el proyecto temas y autores personales.

Los resultados obtenidos durante la realización de este Proyecto, fueron la integridad

de los registros catalográficos de las clases 800 y 900 respectivamente

78

CONCLUSIONES

El catálogo de una biblioteca es de gran importancia, puesto que mediante éste el

usuario puede tener acceso a la información que requiera para satisfacer la necesidad

de conocimiento que tenga. Anteriormente se utilizaba el catálogo en fichas, hoy se

manejan los automatizados.

El proyecto “Normalización de registros bibliográficos de la base de datos de la

Biblioteca Francisco Orozco Muñoz” desarrollado durante el servicio social, me deja en

claro que no solo basta con tener una biblioteca con muchos materiales documentales,

puesto que no todos cumplirán con los requerimientos de información de su

comunidad, sino que.

El trabajo de los bibliotecarios profesionales dentro de las unidades de información es

importante, debido a que son ellos los que tienen los conocimientos para poder realizar

actividades como las de este Proyecto.

Al momento de iniciar el servicio social y, por lo tanto, el Proyecto de control de

autoridades me enfrente a resolver mis propias carencias académicas, por que si bien

cuando uno es estudiante se piensa que el profesor es el responsable si uno aprende o

no, y esa manera de pensar de mi parte cambio, ya que a lo largo de mi formación

fueron varios los maestros que nos repetían que uno aprende lo que quiere.

Dentro del Proyecto aprendí más a valorar la importancia que tenemos los

profesionales de la información ante la sociedad porque somos los intermediarios entre

la información y el usuario; aunque por desgracia en nuestro país no se da ese valor y

muchos no realizan su trabajo como deberían.

Durante el servicio social al darme cuenta como estaba conformado el Departamento

de Desarrolló y Organización Técnica de Colecciones (DDOT), me acerco más a la

realidad del campo de trabajo, el saber que este Departamento es considerado como el

cerebro de la Biblioteca, y que, como prestador de servicio social, de alguna manera

estaba colaborando para que los usuarios de la misma, pudieran localizar la

79

información de una manera mas ágil y rápida, mediante la normalización de los

registros catalográficos en una primera fase del proyecto y el control de autoridades en

una segunda.

La manera en que la Responsable del DDOT, realiza los procesos se ve reflejado en el

cada uno de los productos del Departamento, se realizan de manera adecuada, el que

exista dentro del mismo directrices para poder hacer mejor las cosas, ayuda a que

cada una de las personas que integran este Departamento sigan un ritmo de trabajo y

todo en beneficio para la Biblioteca de la cual forman parte.

Para poder llevar a cabo el control de autoridades es necesario en primer lugar, realizar

una normalización de cada uno de los registros, siguiendo posteriormente con la

investigación para hacer el control de autoridades, es un trabajo arduo, el cual requiere

mucho tiempo y que este sea constante, debido a que día a día se incrementan los

registros en la base de datos con la que cuentan la Biblioteca.

Muchas bibliotecas no llevan a cabo un control de las autoridades, debido a que no hay

personal profesional en las mismas; en el caso de la Biblioteca Francisco Orozco

Muñoz, este proceso si se realiza y en ocasiones se apoya con prestadores de servicio

social bajo un proyecto determinado.

El hecho de crear un catálogo de autoridades implica no sólo la integración de registros

de autoridad de acuerdo a las temáticas generadas en la organización técnica de los

nuevos materiales documentales que ingresan a la Biblioteca, sino que se tenga que

realizar un mantenimiento de manera constante.

Esta experiencia académica y profesional me proporcionó más capacidades,

habilidades y actitudes para enfrentarme al campo laboral, debido a que obtuve

experiencia en el manejo del proceso de control de autoridades. El haberlo realizado en

la institución que me dio la oportunidad de estudiar y llegar a ser un bibliotecario

profesional, me brinda la satisfacción de haber contribuido con un “granito de arena” a

que los usuarios de la Biblioteca, puedan acceder a la información más rápido a través

de su catálogo.

80

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Biblioteconomía. (33ª : 5-7, junio, Monterrey, Nuevo León). Memorias. México :

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Organigrama ENBA

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