Eryem Talks "GED, Dématérialisation, Archivage et Sécurité avec SharePoint 2013"
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Eryem TalksGED, Dématérialisation, Sécurité, Records Management
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Qui je suis ?
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Nos offres & activités
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Eryem Talks ?
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Agenda
Les nouveautés GED avec SharePoint 2013
Dématérialisation et gestion de courrier avec Kisiwa 360°
Gouvernance de la sécurité et classification avec Titus
ECM et Records Management avec SharePoint 2013
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Dématérialisation & GED
Quelles nouveautés dans SharePoint 2013 ?
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Dématérialisation & GED
LAD
OCR
• Globale
• Plein-texte
• Humains
• Intégration
• Bibliothèques
• Collaboration
• Métadonnées
• Classement
Indexation
Stockage
&
archivage
RechercheWorkflows
Spools
FaxPapier
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En standard dans SharePoint 2013?
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Versionning
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Document sets
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Améliorations des documents sets
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Prévisualisation des documents
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Office Web Apps
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Recherche
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Workflows
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Document ID
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SkyDrive Pro
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SkyDrive Pro en mode déconnecté
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Problématiques
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Dématérialisation et Gestion de dossiers
Aller plus loin avec les solutions 360° de Kisiwa
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Problématiques
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Classification & Sécurité
Aller plus loin avec les solutions Titus
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Records Center & eDiscovery
SharePoint 2013, la plateforme ECM & RM
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2 grands modes : In-place & Records Centre
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Archivage “In-place”
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Archivage “Records center”
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Information Management Policies
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Retention Policy
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Audit Policy
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L’opération “Send-to”
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Conformité des sites
Une politique définit notamment :
• La stratégie de retention du site et des
mailboxes associées
• La cause de fermeture d’un projet
• Les conditions d’expiration d’un projet
Accessible aussi pour les sites en “self-service”
Les politiques peuvent être répliquées à l’échelle
de l’entreprise au travers du content type hub
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Conformité des sites - Configuration
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Deux grandes avancées RM
eDiscovery
• Préservation “in-place”
dans SharePoint &
Exchange (et Lync)
• Integré, gestion globale
à l’échelle de l’Entreprise
Site Mailboxes
• Mail & Documents
rassemblés
• Rétention et conformité
au travers des différents
espaces
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Le « Discovery Center »
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Discovery Set
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Contenu d’un “Discovery set”
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Site Mailboxes – Le meilleur d’Exchange & SharePoint
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Site Mailboxes – Le meilleur des deux mondes
![Page 39: Eryem Talks "GED, Dématérialisation, Archivage et Sécurité avec SharePoint 2013"](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061209/548c60dfb47959f60c8b624c/html5/thumbnails/39.jpg)
Focus Office 365 & SharePoint Online
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Les pratiques… en 20 minutes intensives
Records Management
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Que manque t’il à SharePoint ?
DoD 5012.2
(168)
Fortune 1000
(105)
SharePoint
(72)
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7 concepts clefs du Records Management
![Page 43: Eryem Talks "GED, Dématérialisation, Archivage et Sécurité avec SharePoint 2013"](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061209/548c60dfb47959f60c8b624c/html5/thumbnails/43.jpg)
La disposition est un processus
Qualification
• Quels contenus
Revue
• Avant destruction
ou transfert
Destruction
• Suppression et
Audit
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Enregistrement ou pas ?
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Qualification
EchantillonnageDonner 5 secondes au
métier
Le temps qu’il faut au
Records ManagerComparer
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Surveiller & améliorer
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Les étapes de déclaration
3. Enrichir
Méta-données, Dates effectives, tags…
2. Catégoriser
Définir le type de contenu et plan de classement associé
1. Qualifier
En-cours, Référence, Enregistrement
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Qualification des états d’archivage
En cours :
• C’est un
enregistrement…
mais je le traiterai
plus tard
Enregistrement
• Les critères sont
atteints
Référence
• Le remplis pas les
critères, mais doit
être conservé car il
est un supports à
mon travail
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Catégorisation & plan de classement
Plan de classement
niveau 1
Plan de classement
niveau 2
Planning de
retention
Finance
Budgets 2 ans après dépôt
Fiscal 5 ans fin FY
Qualité
Audits 3 ans après
création
Classification
Type de
contenu
3
Type de
contenu
2
Type de
contenu
1
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Gestion des affaires (Case)
![Page 51: Eryem Talks "GED, Dématérialisation, Archivage et Sécurité avec SharePoint 2013"](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061209/548c60dfb47959f60c8b624c/html5/thumbnails/51.jpg)
Gestion des dossiers permanents
![Page 52: Eryem Talks "GED, Dématérialisation, Archivage et Sécurité avec SharePoint 2013"](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061209/548c60dfb47959f60c8b624c/html5/thumbnails/52.jpg)
Gestion des dossiers physiques
![Page 53: Eryem Talks "GED, Dématérialisation, Archivage et Sécurité avec SharePoint 2013"](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061209/548c60dfb47959f60c8b624c/html5/thumbnails/53.jpg)
Canaux et flux documentaires (1000 personnes)
• 100 mails / j
• 5% d’enregistrements
• 220j / an
• 1 100 000 enregistrements /an
Documents (Direct)
• 2 documents / semaine
• 95% d’enregistrements
• 220j / an
• 83 600 enregistrements /an
Documents
(Workflows)
• 2 nouveaux workflows / an
• 100 utilisateurs
• 1 transaction / j / utilisateur
• 220j / an
• 44 000 enregistrements
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3 Métriques essentielles à surveiller
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Quelles solutions ?
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En synthèse