Erfaring fra Helse Bergen – suksesskriterier for å lykkes i innovasjonsprosjekter
description
Transcript of Erfaring fra Helse Bergen – suksesskriterier for å lykkes i innovasjonsprosjekter
Erfaring fra Helse Bergen – suksesskriterier for å lykkes i
innovasjonsprosjekter24. Mai 2012
cv
• Avd sjef Avd for Gastro- og Akutt kirurgi i Helse Bergen
• 6 år som prosjektleder i Helse Bergen• Involvert i 3 innovasjonsprosjekt:
– Kompetanseportalen (halvveis i prosjektet)– Verktøy for multidisiplinære team (planleggingsfasen)– Baderomsprosjekt (utprøving/implementering)
1.1 Prosjektmetodikk
Prosjekt oppstart
AnalyseLøsnings-
skisseImplemen-
tering
Prosjekt-ledelse
Endrings-ledelse
Risiko-matrise
Bakgrunn for prosjekt Definere mål/Kritiske
Suksess Faktorer (KSF) Definere
omfang/kompleksitet Utarbeide prosjektplan Etablere felles standard
Identifisere og kommunisere endringsbehov
Definere prosjektorganisasjon
Utarbeide kommunikasjonsplan
Forankring Fremdrift Tilgjengelighet ressurser Interessenter Prosjektorganisasjon Omfang
Forankring Fremdrift Tilgjengelighet ressurser Interessenter Prosjektorganisasjon Omfang
Forankring Fremdrift Tilgjengelighet ressurser Interessenter Prosjektorganisasjon Omfang
Forankring Fremdrift Tilgjengelighet ressurser Interessenter Prosjektorganisasjon Omfang Gevinster
BeskrivelseDefinere mål, omfang/rammer, roller og ansvar, sikre forankring og et godt planlagt prosjekt
B B B Overføresdrift
Evaluering mål/KSF
Fremskaffe nødvendig bakgrunns-informasjon for å forstå problemstilling og sikre felles forståelse for utfordringer
Identifisere løsninger på problemstillinger, og definere suksesskriterier for endringer.
Planlegge implementering, detaljering av løsningsforslag, innføring av endringer, måling av effekt. Overføre prosjekt til drift
Ivareta fremdrift Rapportere til
styringsgruppe Følge opp
prosjektgruppe og prosjektmedarbeidere
Oppfølging interessenter
Ivareta fremdrift Rapportere til
styringsgruppe Følge opp
prosjektgruppe og prosjektmedarbeidere
Oppfølging interessenter
Ivareta fremdrift Rapportere til
styringsgruppe Følge opp
prosjektgruppe og prosjektmedarbeidere
Oppfølging interessenter
Iverksette og følge opp kommunikasjons-aktiviteter
Sikre at eierskap til mål utvikles som forventet
Sikre en positiv endringskurve
Iverksette og følge opp kommunikasjons-aktiviteter
Sikre at eierskap til mål utvikles som forventet
Sikre en positiv endringskurve
Iverksette og følge opp kommunikasjons-aktiviteter
Sikre at eierskap til mål utvikles som forventet
Sikre en positiv endringskurve
B = beslutningspunkt
4
6.4.1 Prosjektfaser - oppstart
Prosjekt oppstartProsjekt oppstart
Mål: definere mål, omfang/rammer, roller og ansvar, sikre forankring og et godt planlagt prosjekt
Vesentlige avklaringspunkter i denne fasen:– mål for prosjektet DELMÅL OG SLUTTLEVERANSE
– omfang av prosjektet
– prosjektorganisasjon
– hva er bakgrunn for prosjektet
– utarbeide prosjektplan HVA, TIDSPERSPEKTIV, RESSURSBEHOV
– identifisere endringsbehov i organisasjonen HVORFOR OG HVA ER KONSEKVENSENE AV Å IKKE GJENNOMFØRE?
– kommunikasjonsplan og interessentanalyse
– rapportering og risikovurdering i prosjektet NÅR OG HVA
Godkjennes av styringsgruppe
Eies av prosjektleder og styringsgruppe
Prosjekt oppstart
AnalyseLøsnings-
skisseImplemen-
teringB B B Overføres
drift
Tre ledetråder
Mening
Fellesskap
Inspirasjon
at prosjektmedlemmer opplever at det prosjektet de driver med gir mening og er viktig, for omgivelsene, for pasienter/kunder, og lederne
at medarbeiderne opplever begeistring og inspirasjon, både overfor sine oppgaver i prosjektet, og fra prosjektleder, et felles, meningsfullt mål
at medlemmene opplever et faglig og sosialt stimulerende fellesskap med sine prosjektkolleger, og at det har felles verdiplattform
OperativtFølger opp detetablerte
Taktisk nivåNye teknikker, rutiner innføres
Strategisk nivåTenke nye tanker
Torodd strand
Risikoanalyse
KonsekvensLav Høy
Sannsynlighet
Lav
Høy
Lav sannsynlighet, og lav konsekvens
Lav sannsynlighet, og høy konsekvens
Høy sannsynlighet, og lav konsekvens
Høy sannsynlighet, og høy konsekvens
FOKUSOMRÅDE
8
6.4.2 Prosjektfaser - Analyse1.Problemløsning må
fundamenteres på fakta
2.Belyse problemet fra flere sider. Det er som oftest to sider av en sak.
3.Felles forståelse av utfordringsbildet.
4.Samstemt om utfordringene og beskrivelsen av nå-situasjon.
AnalyseAnalyse
Mål: fremskaffe nødvendig bakgrunns-informasjon for å forstå problemstilling og sikre felles forståelse for utfordringer
Prosjekt oppstart
AnalyseLøsnings-
skisseImplemen-
teringB B B Overføres
drift
9
6.4.3 Prosjektfaser – LøsningsskisseKreativ fase
Idèmyldring – trekk gjerne inn ressurser utenfra (ressurspersoner)
Bruke referansegruppen for avsjekk
Styringsgruppen gi tilbakemelding til prosjektgruppen:
Er forslagene i tråd med forventninger og mål for prosjektet?
Hvilke forslag ønsker styringsgruppe nå prioritere?
Prosjektgruppen: påpeke for styringsgruppen hvilke konsekvenser deres beslutninger har for forventet resultat og fremdrift. Dette gjelder spesielt i denne fasen av prosjektet.
Beskrive nødvendig suksesskriterier for å oppnå resultater
LøsningsskisseLøsningsskisse
Mål: Identifisere løsninger på problemstillinger, og definere suksesskriterier for endringer.
Prosjekt oppstart
AnalyseLøsnings-
skisseImplemen-
teringB B B Overføres
drift
10
6.4.4 Prosjektfaser – Implementering
Detaljere løsningsforslagene, det må utarbeides realistisk implementeringsplan, samt revidere forutsetninger og effekter av tiltak.
Tilpasse prosjektorganisasjonen til de nye oppgavene. Praktisk fase kan kreve ny kompetanse.
Styringsgruppen: hovedfokus på fremdrift og resultater/gevinster.
Først når ny løsning er en del av den daglige driften har vi fått til en varig endring.
ImplementeringImplementering
Mål: Planlegge implementering, detaljering av løsningsforslag, innføring av endringer, måling av effekt. Overføre prosjekt til drift
Overføresdrift
Prosjekt oppstart
AnalyseLøsnings-
skisseImplemen-
teringB B B Overføres
drift
Fremtidens baderom på sykehus
Et prosjekt mellom Helse Bergen og BANO AS støttet av IN og
Forskningsrådet.
Bakgrunn og mål • Hensikten med prosjektet er å utvikle fremtidens
baderom på sykehus, der man ivaretar så vel ergonomiske, helsemessige og hygieniske krav i et fremtidsperspektiv.
• I 2010 ble prosjektet etablert med en prosjektgruppe og en styringsgruppe med representanter fra både ansatte og pasienter. Tidsramme på 2 år og avsluttes i 2012.
• Stort behov for Innovasjon innenfor dette området på sykehus.
Behovskartlegging• I prosjektets fase 1 er gjennomført en
behovskartlegging blant sykepleiere, ergo- og fysioterapeuter, pasienter og brukerorganisasjoner (eks. Handikap Forbundet).
• Bad i Helse Bergen samt en rekke norske sykehus ble brukt som basis under behovskartleggingen.
Hjerteavd
Revmatologisk
Gastrologisk avdeling
Øyeavd
Hjerteavd
Nordås Kirurgisk
Gamle bad for små, nye – for store: både pleiers arbeid og pasientens forflytning blir farefull
Kysthospitalet Hjerteavd
• Ønskes regulerbare WC og vask • Behov for gode kontrastfarger og en design som
skaper en god atmosfære
Gastrologisk Kirurgisk
Stort ønske om lett tilgjengelige hyller og knagger i en funksjonell høyde
Ålesund sykehus
Gastrologisk avdeling Nordås
Kysthospitalet
Resultater av kvalitative data pasient/pleier
• Bad er for små, eller for store.• Plassering av elementer som toalett, servant og dusj
er ikke plassert optimalt i forhold til hverandre.• Mangel på støtteanordninger,• For høyt/lavt toalett og servant. • Glatte gulv.• Mangel på hyller/avlastningsplass.
Workshop
• Har gjennomført en workshop, hvor prosjektdeltagerne + andre resurspersoner deltok.
• I workshop delte man deltagerne inn i 3 grupper hvor hver av gruppene fikk ”bygge” sitt eget bad i 1:1 størrelse.
Fremdrift
• Basert på behovskartlegging og workshop har vi i desember 2011 satt opp 3 testbad.
• 1 bad på ØNH avd Haukeland sykehus, og 2 bad på Nordås Rehabiliteringssenter
• Disse skal brukes og testes ut
Resultater
• Testbadene har blitt laget med nyutvikla produkter/prototyper og endres kontinuerlig i samarbeid med pleier/produsent.
• Foreløpige resultater er forbløffende. Det viser seg at en kan redusere arealet på badet med nærmest 2 m2 i forhold til dagen regelverk og retningslinjer.
• Så langt er konklusjonen at badet er mindre, billigere, bedre for pasient og bedre for pleier.
Samfunnsøkonomi
• Ved å bygge et bad slik som prosjektet så langt konkluderer med kan samfunnet spare over 250 mill årlig. (2 m2 x 80.000 x 3.000 bad)
• Det viktigeste er likevel at løsningen gir økt trygghet og verdighet til pasient og reduserer fare for fall og bruddskader samt sørger for en bedre hverdag med mindre belastning på pleiere.
Veien videre
• Prosjektet vil fortsette med testingen og sørge for solid dokumentasjon på resultater som kommer frem.
• Det skal jobbes aktivt med myndigheter for å endre lovverk.
• Videre er både Sverige, Nederland og Danmark sterkt engasjert som samarbeidspartnere i prosjektet.
Suksesskriterier• Forankring i toppledelse• Minst en ildsjel• God planlegging i forkant av prosjektstart og til hvert møte• Interessentanalyse og risikovurdering ved oppstart og
underveis i prosjektet• Prosjektmedarbeidere på riktig nivå i organisasjonen• Prosjektleder som:
– Forstår begge bedrifters kultur – Ligger et steg foran prosjektgruppen i planlegging– Holder fast kurs mot målet når gruppen tviler
• Begge organisasjoner forplikter seg til å levere ressurser tilpasset oppgavene
• Være tro mot den fasen prosjektet er i