Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği hakkında ve süresince;

SIKÇA SORULAN SORULAR,

BELGE VE İŞLEM ADIMLARI,

GENEL SÜREÇ,

ONLINE SİSTEM

konularıyla ilgili detaylı bilgi.

MSGSÜ Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü

İÇİNDEKİLER

GENEL SÜREÇ ............................................................................................................................................................................................................................................................... 3

BELGE VE İŞLEM ADIMLARI .......................................................................................................................................................................................................................................4

1. NOMİNASYON .............................................................................................................................................................................................................................................................................4 2. KARŞI OKULA BAŞVURU ...............................................................................................................................................................................................................................................................4 3. KABUL ..........................................................................................................................................................................................................................................................................................4 4. VİZE ..............................................................................................................................................................................................................................................................................................4 5. HİBE .............................................................................................................................................................................................................................................................................................4 6. AKADEMİK TANINMA ..................................................................................................................................................................................................................................................................4

ULİK ONAYLI YAZILAR ................................................................................................................................................................................................................................................... 4

SIKÇA SORULAN SORULAR ........................................................................................................................................................................................................................................5

BAŞVURU ..................................................................................................................................................................................................................................................................... 5 DERS SEÇİMİ ................................................................................................................................................................................................................................................................ 5 DERS EKLE-SİL .............................................................................................................................................................................................................................................................. 6 KABUL .......................................................................................................................................................................................................................................................................... 6 VİZE .............................................................................................................................................................................................................................................................................. 7 HİBE ............................................................................................................................................................................................................................................................................. 7 HİBE KESİNTİ ve İADE ................................................................................................................................................................................................................................................... 8 SAĞLIK SİGORTASI ........................................................................................................................................................................................................................................................ 8 BANKA HESAP .............................................................................................................................................................................................................................................................. 9 OLS ............................................................................................................................................................................................................................................................................... 9 AKADEMİK ÜCRETLER ................................................................................................................................................................................................................................................ 10 KONAKLAMA .............................................................................................................................................................................................................................................................. 10 KAYIT YENİLEME ve HARÇ .......................................................................................................................................................................................................................................... 10

BELGELER ................................................................................................................................................................................................................................................................ 11

HAREKETLİLİK ÖNCESİNDE ............................................................................................................................................................................................................................................. 11 Öğrenim Anlaşması .................................................................................................................................................................................................................................................... 11 Kabul Mektubu .......................................................................................................................................................................................................................................................... 11 Banka Hesap .............................................................................................................................................................................................................................................................. 11 Hibe Sözleşmesi (%70 Ödeme) ................................................................................................................................................................................................................................... 11 Sigorta ....................................................................................................................................................................................................................................................................... 11 Vize ............................................................................................................................................................................................................................................................................ 11 OLS (1. sınav) ............................................................................................................................................................................................................................................................. 11

HAREKETLİLİK SIRASINDA ............................................................................................................................................................................................................................................... 12

Öğrenim Anlaşması (Hareketlilik Esnasında) ............................................................................................................................................................................................................. 12 Varış Teyidi (ArrivaL Form) ........................................................................................................................................................................................................................................ 12 OLS (Çevrimiçi Dil Kursu) ............................................................................................................................................................................................................................................ 12

HAREKETLİLİK SONUNDA ............................................................................................................................................................................................................................................... 13 Hibe Sözleşmesi (Nihai Ödeme) ................................................................................................................................................................................................................................. 13 Transkript................................................................................................................................................................................................................................................................... 13 Öğrenim Anlaşması (Hareketlilik Sonunda) ............................................................................................................................................................................................................... 13 Ayrılış Teyidi (Departure Form) .................................................................................................................................................................................................................................. 13 OLS (2. sınav) ............................................................................................................................................................................................................................................................. 13 Çevrimiçi Anket (Mobility Tool) .................................................................................................................................................................................................................................. 13

ONLINE SİSTEM ....................................................................................................................................................................................................................................................... 14

SİSTEME GİRİŞ ............................................................................................................................................................................................................................................................ 14 BELGE İNDİRME ......................................................................................................................................................................................................................................................... 15 BELGE YÜKLEME ........................................................................................................................................................................................................................................................ 16 BELGE STATÜSÜ ......................................................................................................................................................................................................................................................... 17

GENEL SÜREÇ

NOMİNASYON

KARŞI OKULA BAŞVURU

KABUL/RET

HİBE/VİZE

(HAREKETLİLİK ÖNCESİNDE)

ERASMUS DÖNEMİ

(HAREKETLİLİK SIRASINDA)

DÖNÜŞ BELGELERİ VE İŞLEMLERİ

(HAREKETLİLİK SONU)

AKADEMİK TANINMA

BELGE VE İŞLEM ADIMLARI

1. NOMİNASYON 1.1 Nominasyon mektubunu sistemden;

İndir

İmzala

Sisteme geri yükle 1.2 Nominasyon mektubunun ULİK tarafından karşı okula iletilmesi

2. KARŞI OKULA BAŞVURU 2.1 Başvuru koşullarını karşı okuldan öğren 2.2 Başvuru yap

3. KABUL 3.1 Kabul belgeni sisteme yükle

4. VİZE (vize ve hibe işlemler eş zamanlı olarak yürütülebilir)

4.1 Vize yazını ULİK’ten teslim al 4.2 Vize başvuru koşullarını konsolosluktan veya aracı firmadan öğren 4.3 Vize başvurusu için randevu al 4.4 Vize başvurunu gerçekleştir

5. HİBE 5.1 %70 ÖDEME hibe belgelerini sisteme yükle 5.2 HAREKETLİLİK SIRASINDA belgelerini sisteme yükle 5.3 NİHAİ ÖDEME belgelerini yükle

6. AKADEMİK TANINMA 6.1 Transkriptini sisteme yükle 6.2 Transkriptin ULİK tarafından bölüme iletilmesi 6.3 Bölüm koordinatörünün akademik tanınma işlemini gerçekleştirmesi 6.4 Akademik tanınma sonucu, öğrencinin karşı okuldan aldığı derslerin MSGSÜ transkriptine işlenmesi

ULİK ONAYLI YAZILAR

Kargo Yazısı

Dil Sınavı Notu Yazısı

SGK Yazısı

Dönem Uzatma Onayı Yazısı GEREKLİ OLMASI DURUMUNDA SİSTEMDEN İNDİRİLEBİLİR

SIKÇA SORULAN SORULAR

BAŞVURU

Başvuru koşullarını nereden öğrenebilirim? Karşı okul;

Web sitesi

Uluslararası İlişkiler Ofisi

Karşı kurum bilgi paketi

Başvurumu hangi yolla yapabilirim? Online

Kargo

E-posta KARŞI KURUMUN TALEP ETTİĞİ ŞEKİLDE

Başvuru sonucumu nasıl öğrenebilirim?

Başvuru sonucu;

Direkt öğrenciye veya ULİK’e

E-posta yoluyla KARŞI KURUM TARAFINDAN BİLDİRİLİR

Başvuru sonucumu ne zaman öğrenebilirim? Okula göre değişiklik göstermekle birlikte;

Genellikle son başvuru tarihi sonrası yaklaşık 2-4 hafta içinde

Nadiren son başvuru tarihi öncesinde

DERS SEÇİMİ

Ne zaman? Yurtdışına çıkmadan önce Mümkün olduğu ölçüde erken

Ders listesine nereden ulaşabilirim? Karşı okul web sitesinden

Karşı ofisten e-mail yoluyla talep ederek

Karşı okul tarafından gönderilen bilgi paketi üzerinden

Derslerimi nasıl seçeceğim? Karşı okuldan ders listesini al

Öğrenim Anlaşması belgesini sistemden indir

Mümkünse dersleri bölüm koordinatörünle birlikte seç o İmzala o MSGSÜ Bölüm Koordinatörüne imzalat o Karşı okula imzalat o Sisteme yükle

DERS SEÇİMİ Eşleşmesi planlanan dersleri kim belirleyecek? MSGSÜ Bölüm Koordinatörü

DERS EKLE-SİL

Neden ders ekle-yapmam gerekir? Öğrenim anlaşmanızda güncelleme yapabilmeniz

Yeni derslerinizin geçerli sayılabilmesi

Döndüğünüzde akademik tanınma konusunda sorun yaşamamanız için

Ne zaman? Öğrenim anlaşmasında her güncelleme yapıldığında

Nasıl? Öğrenim Anlaşması (Hareketlilik Sırasında) belgesini sistemden indir

Eklenen dersleri yaz, eklendi kutucuğunu işaretle

Silinen dersleri yaz, silindi kutucuğunu işaretle o İmzala o MSGSÜ Bölüm Koordinatörüne imzalat o Karşı okula imzalat o Sisteme yükle

KABUL

Kabul belgem elime ulaştı, şimdi ne yapmam gerekiyor?

Bkz. BELGE VE İŞLEM SÜRECİ madde 3.1

Kabul belgemde hangi tarihler yer almalı? Gün/Ay/Yıl formatında

Faaliyetten faydalanacağınız dönem tarihleri

Kabul edildim fakat kabul belgem elime ulaşmadı, ne yapmam gerekiyor?

Lütfen öncelikle karşı okul ile iletişime geçiniz;

E-posta

Telefon

Karşı okuldan geri dönüş alamıyorum, ne yapmalıyım? Lütfen e-posta ve/veya telefon yoluyla bir kez daha iletişime geçiniz

En az 1 hafta bekleyiniz

Belirtilenleri yaptığınız halde cevap alamıyorsanız lütfen ULİK’i bilgilendiriniz

VİZE

Vize başvuru koşullarını nereden öğrenebilirim? İlgili konsolosluktan

Vize için ULİK’ten almam gereken belge nedir? ULİK onaylı vize yazısı

Vize yazısını alabilmek için ne yapmam gerekiyor? Kabul belgenizi sisteme yükleyiniz

Vize yazım ne kadar süre içinde hazır olur? Kabul belgenizi sisteme yükledikten sonra ortalama 1 hafta içinde

Vize yazıma nereden ulaşabilirim?

Orijinal belgeye ULİK ofisinden

Kopyasına online sistem üzerinden

Vize başvuru sonucumu nereden öğrenebilirim? İlgili konsolosluktan veya aracı firmadan

HİBE

Hibe ödememi ne şekilde alacağım?

İki taksit halinde;

%70 ÖDEME

NİHAİ ÖDEME

Hibe belgeleri nelerdir?

%70 ÖDEME NİHAİ ÖDEME

Bkz.

Online Sistem %70 ÖDEME sekmesi

Bkz.

Online Sistem NİHAİ ÖDEME sekmesi

Hibe belgeleri ile ilgili detaylı bilgiye nereden ulaşabilirim? Bkz.

BİLGİ SAYFASI

Hibe hesaplaması için kullanılan belgeler?

%70 ÖDEME NİHAİ ÖDEME

Kabul Mektubu Varış Belgesi (Arrival Form)

Ayrılış Belgesi (Departure Form)

Transkript Karşı Üniversite

Hibe ödeme süreci ne şekilde ilerliyor? Hibe belgelerinin öğrenci tarafından tamamlanması

ULİK onayı

ULİK tarafından gerekli hesaplamaların yapılması

ULİK genel koordinatörü onayı

Rektörlük onayı

Hibe belgelerinin muhasebe birimine iletilmesi

Muhasebe biriminin kontrol ve onayı

Ödemenin muhasebe birimi tarafından bankaya iletilmesi

Ziraat Bankası’nın kontrolü ve onayı

Ziraat Bankası’ndan ilgili bankadaki öğrenci hesabına hibe transferi BU SÜREÇ ORTALAMA 3 HAFTA SÜRMEKTEDİR

Hibemin hesabıma yatma durumunu nereden kontrol edebilirim?

Hesabınızı aşağıdaki kanallardan biri üzerinden kontrol ederek

Banka Şubesi

İnternet Bankacılığı

Müşteri Hizmetleri

HİBE

Hibem ne zaman hesabımda olur?

Hibe belgeleri sistem tarafından onayladıktan sonra

Ortalama 3 hafta içinde

3 hafta geçmesine rağmen hibem hesabıma yatırılmadı, ne yapmalıyım?

Sisteme yüklediğiniz tüm belgelerin ‘’ONAYLANDI’’ olarak göründüğünden emin olunuz

Euro hesabınızı kontrol ediniz

ULİK’i bilgilendiriniz

HİBE KESİNTİ ve İADE

Kesinti ve iade sebepleri nelerdir?

%5 Zorunlu OLS sınavlarını gidiş öncesinde ve dönüşte almama

%20 Aldığı kredilerin 2/3’ünden başarılı olamama

Mobility Tool çevrimiçi katılımcı anketini doldurmama

Tam İade

Varış Belgesi (Arrival Form)

Ayrılış Belgesi (Departure Form)

Transkript BELGELERİNİN UYGUN ŞEKİLDE SİSTEME YÜKLENMEMESİ

Kısmi İade Öğrencinin gittiği kurumdaki resmî tatil günleri hariç, yani normal şartlarda öğrenimin devam etmesi gereken durumlarda 1 haftadan fazla süre ile misafir olduğu kurumdan (şehirden/ülkeden) ayrılması durumunda ayrı kaldığı süreler için hibe ödemesi yapılmaz. Daha önce ödeme yapılmış olsa bile bu süre için verilen hibenin iadesi talep edilir.

SAĞLIK SİGORTASI

Sağlık sigortamın kapsamı ne olmalı? Tüm eğitim dönemini kapsamalı

Uygun sigorta kurumları hangileridir?

Tüm özel sigorta şirketleri

SGK

SGK’dan nasıl faydalanırım?

SGK güvenceniz varsa

Gideceğiniz ülkenin SGK anlaşması bulunuyorsa o Online sistemden ulaşabileceğiniz ULİK Onaylı SGK yazınız ile, o SGK’ya bireysel olarak başvurunuz

Vize ve hibe için aynı sigorta bilgilerini kullanabilir miyim? Evet

BANKA HESAP

Hangi bankadan hesap açmalıyım?

Türkiye’de faaliyet gösteren herhangi bir banka uygun olmakla birlikte

Ziraat Bankası hesabı olması tavsiye edilir (zorunlu değildir)

Neden Ziraat Bankası?

Üniversitemiz resmi banka hesabı Ziraat Bankası’nda bulunmakta ve hibeler diğer bankalara Ziraat Bankası üzerinden transfer edilmektedir. Ziraat Bankası’ndan diğer bankalara transfer edilen hibeler için, parayı Türkiye’de iken çekmiş olsanız bile, kendi bankanız kesinti uygulamaktadır.

Kesinti oranlarını nereden öğrenebilirim? Lütfen bankanız ile iletişime geçiniz

En az kesinti için ne yapmalıyım?

Mümkünse Ziraat Bankası’ndan hesap açmak

Hibenizi Türkiye’den ayrılmadan önce bankadan çekmek

En az kesinti uygulayan bankayı ve/veya bankacılık kanalını araştırmak

Yurtdışındayken hibemi hesabımdan nasıl çekebilirim?

Lütfen bankanız ile iletişime geçiniz (Yurtdışına çıkmadan önce konuyu bankanız ile mutlaka netleştiriniz)

Hibe için başka birine ait banka hesabı kullanabilir miyim? Hayır

Sisteme yüklediğim banka hesap belgesi hangi bilgileri içermeli?

Öğrenci adı soyadı

Banka ve şube adı

IBAN numarası

Euro hesabı olduğu bilgisi

OLS (ÇEVRİMİÇİ DİL DESTEĞİ)

OLS (Online Linguistic Support) nedir?

Yükseköğretimde öğrenci hareketliliği faaliyetlerinden yararlanacak öğrenciler için Avrupa Komisyonu tarafından Çevrimiçi Dil Desteği sistemi sunulmaktadır

Hangi diller için sunulmaktadır? Almanca, Fransızca, Felemenkçe, İtalyanca, İngilizce, İspanyolca Çekçe, Danca (Danimarka dili), Yunanca, Lehçe (Polonya dili), Portekizce, İsveççe, Bulgarca, Fince, Hırvatça, Macarca, Romence, Slovakça, İrlandaca, Estonca, Letonca, Litvanyaca, Slovence ve Maltaca

Hangi dil için faydalanacağım? Gideceğiniz kurumda öğrenim faaliyetini gerçekleştireceğiniz dilde faydalanabilirsiniz

Hangi aşamalardan oluşur?

Zorunlu 1. Sınav

İsteğe bağlı çevrimiçi dil kursu

Zorunlu 2. Sınav

Zorunlu sınavlara nasıl ulaşırım?

Kabul belgenizi sisteme yükleyiniz

E-posta adresinize gönderilecek olan sınav bağlantısını kontrol ediniz

İsteğe bağlı çevrimiçi dil kursuna nasıl ulaşırım?

Zorunlu 1. Sınavı gerçekleştiriniz

E-posta adresinize gönderilecek olan dil kursu bağlantısını kontrol ediniz

Sınav sonuçlarıma nasıl ulaşırım? Sınavı tamamlayınız

OLS sistemi tarafından e-posta adresinize gönderilecek olan sınav sonucu kontrol ediniz

AKADEMİK ÜCRETLER

Gideceğim okul hangi ücretleri talep edebilir? Sigorta

Oturma izni

İndirimli ulaşım kartı

Yemek

Akademik malzemelerin fotokopisi

Laboratuvar ürünlerinin kullanımı gibi çeşitli materyallerin kullanılması vb.

Gideceğim okul hangi ücretleri talep edemez? Öğrenim ücreti

Kayıt ücreti

Sınav ücreti

Laboratuvar ücreti

Kütüphane ücreti

KONAKLAMA

Nerede konaklayabilirim?

Karşı okulun yurdu (varsa)

Özel yurtlar (mümkünse karşı okulun tavsiye edeceği)

Ev/Oda

Ödeme yaparken nelere dikkat etmeliyim? Depozito iade koşulları

Resmi olmayan kurum veya kişilere önceden ödeme yapılmaması, öncesinde konaklayacağınız yerin görülmesi

Kalacağım yeri gittikten sonra ayarlayabilir miyim? Gitmeden önce kalacağınız yeri belirlemeniz önemle tavsiye edilmekle blrlikte

Mümkün olmaması durumunda ve zorunlu hallerde

Gittikten sonra ayarlanabilir

KAYIT YENİLEME ve HARÇ

Kayıt yenilemem gerekiyor mu? Lütfen bağlı bulunduğunuz fakültenin enstitü /öğrenci işleri ile görüşünüz.

Harç ödemem gerekiyor mu? Lütfen bağlı bulunduğunuz fakültenin enstitü /öğrenci işleri ile görüşünüz.

BELGELER

HAREKETLİLİK ÖNCESİNDE

Öğrenim Anlaşması Hareketlilik Öncesi

Table A Karşı okuldan alınan dersler Öğrenci

Karşı okul

MSGSÜ koord. imza Table B Eşleşmesi planlanan dersler

Kabul Mektubu

Faaliyetten faydalanacağınız dönem aralığı

Dil kursu tarihleri (varsa)

Gün/Ay/Yıl formatında

Banka Hesap

Öğrenci adı soyadı

Banka ve şube adı

IBAN numarası

Euro hesabına ait olduğu bilgisi

Hibe Sözleşmesi

(%70 Ödeme)

Kabul belgenizi yükleyiniz ve onaylanmasını bekleyiniz

Banka hesap belgenizi yükleyiniz ve onaylanmasını bekleyiniz

Sözleşmenizi sistemden; o İndiriniz, o İmzalayınız, o Sisteme geri yükleyiniz

Sigorta Tüm eğitim dönemini kapsayan sigorta poliçenizi sisteme yükleyiniz

Vize Tüm eğitim dönemiz boyunca geçerli vizenizi sisteme yükleyiniz

OLS (1. sınav)

Zorunlu

Kabul belgenizi sisteme yükleyiniz ve onaylanmasını bekleyiniz

E-posta adresinize gelecek olan sınav daveti bağlantısını bekleyiniz

Sınavı gerçekleştiriniz

OLS tarafından PDF formatında e-posta adresinize gönderilen sınav sonucunu sisteme yükleyiniz

HAREKETLİLİK SIRASINDA

Öğrenim Anlaşması (Hareketlilik Esnasında)

Table A1 Eklenen dersleri yaz Eklendi kutucuğunu işaretle Öğrenci

Karşı okul

MSGSÜ koord. imza

Silinen dersleri yaz Silindi kutucuğunu işaretle

Table B1 Eklenen dersleri yaz Eklendi kutucuğunu işaretle

Silinen dersleri yaz Silindi kutucuğunu işaretle

Varış Teyidi (ArrivaL Form)

Gideceğiniz ülkeye ulaştıktan sonra

Mümkün olan en kısa süre içinde

Karşı ofise; o İmzalatınız, o Sisteme yükleyiniz

OLS (Çevrimiçi Dil Kursu)

İsteğe bağlı

Sınavı tamamlayınız

E-posta adresinize gönderilen kurs bağlantısını takip ediniz

HAREKETLİLİK SONUNDA

Hibe Sözleşmesi (Nihai Ödeme)

Arrival Form belgenizi sisteme yükleyiniz ve onaylanmasını bekleyiniz

Departure Form belgenizi sisteme yükleyiniz ve onaylanmasını bekleyiniz

Transkript Karşı Üniversite belgenizi sisteme yükleyiniz ve onaylanmasını bekleyiniz

Sözleşmenizi sistemden; o İndiriniz, o İmzalayınız, o Sisteme geri yükleyiniz

Transkript

Dönem sonunda

ECTS kredi ve notları içerecek biçimde

Karşı ofisten talep ediniz

Sisteme yükleyiniz

Öğrenim Anlaşması (Hareketlilik

Sonunda)

Transkript alınması durumunda bu belgeye ihtiyaç yoktur

İhtiyaç duyulması halinde transkript belgesi yerine kullanılabilir

Table C Karşı okuldan alınan dersler Öğrenci

Karşı okul imza Table D Eşleşmesi planlanan dersler

Ayrılış Teyidi (Departure Form)

Erasmus+ dönemi sonunda

Gittiğiniz ülkeden ayrılmadan önce

Karşı ofise o İmzalatınız, o Sisteme yükleyiniz

OLS (2. sınav) 2. sınav Zorunlu

E-posta adresinize gelecek olan sınav daveti bağlantısını bekleyiniz

Sınavı gerçekleştiriniz

OLS tarafından PDF formatında e-posta adresinize gönderilen sınav sonucunu sisteme yükleyiniz

Çevrimiçi Anket (Mobility Tool)

Arrival Form belgenizi sisteme yükleyiniz ve onaylanmasını bekleyiniz

Departure Form belgenizi sisteme yükleyiniz ve onaylanmasını bekleyiniz

Transkript Karşı Üniversite belgenizi sisteme yükleyiniz ve onaylanmasını bekleyiniz

Öğrenci yukarıdaki belgelerisisteme yükler

ULİK, Mobility Tool verigirişini yapar ve öğrenciyibilgilendirir

MT sistemi tarafından,öğrencinin e-posta adresineÇEVRİMİÇİ ANKET gönderilir

ONLINE SİSTEM

SİSTEME GİRİŞ

BELGE İNDİRME

BELGE YÜKLEME

BELGE STATÜSÜ