Een succesvolle ERP implementatie in het Erasmus MC?

SPIJKER een unieke kans om de bedrijfsvoering te verbeteren!

Amsterdam, 20 Augustus 2010

Agenda

Intro Erasmus MC

Project Spijker

Lessons Learned

Vragen

Erasmus MC Onderzoek, Onderwijs en Patiëntenzorg feiten en cijfers

Sector: Overheid en gezondheidszorg

Aantal Werknemers: ca. 12.000

Jaarlijkse omzet: 967 miljoen euro

Aantal bedden: ca. 1300

Aantal verpleegdagen: 298.559

Aantal polikliniek bezoeken: 519.000

Aantal Studenten 2.750 studenten

- 2.465 Geneeskunde- 285 BMG

Aantal Promoties: 180

Aantal Oraties 26

SPIJKER! Aanleiding

ZIS (huidige informatiesysteem) is oud en achterhaald

Het onderhoud van delen van het ZIS stopt per 1 januari 2010

Doelstelling Spijker: Bieden van moderne, geautomatiseerde ondersteuning voor de processen:

Financiën

Inkoop & Logistiek

Human Resources

De uitdaging

90% van de ERP implementaties wordt te laat opgeleverd of meer

kosten dan gebudgetteerd

Gemiddelde implementatie kost €10,6 miljoen en in 23 maanden

voltooid

In sommige onderzoeken wordt gesproken over een faalkans van

tussen de 40 en 60 procent of zelfs tussen de 60 en 90 procent

Programmaorganisatie

Programmabureau Communicatie

Architectuur BI/IDM

Organisatieinrichting & procesoptimalisatie

Opleiding ERP Implementatie Techniek

Raad van Bestuur

Quality Assurance

Programmateam

Stuurgroep Spijker

SPIJKER! Tijdspad

StrategieFocusVoorbereiding Strategiefase

Aanbesteding & Gunning

Aanbesteding Procesherontwerp

Implementatie “Live” fase

1 april 2008 1 januari 20101 september 2008

1 januari 2009

Lessons learned van onze voorgangers

Teveel detail in een te vroeg stadium

Onduidelijkheid over het doel van het nieuwe systeem

Het selectie- en implementatietraject wordt als een

automatiseringsproject benaderd

SPIJKER! Uitgangspunten en randvoorwaarden

Benadering van het project als organisatieverandering

Commitment bij opdrachtgever en stuurgroep, zij zijn de ambassadeurs en

legitimeren het programma binnen het Erasmus MC. Voor een succesvolle

verandering is de legitimering van het veranderdoel cruciaal

Beschikbaarheid medewerkers om deel te nemen aan het project zowel intern

als extern (projectuitvoer door eigen mensen, gaten opvullen met externe

krachten)

Verbinden van initiatieven. Activiteiten voor de vervanging van de

bedrijfsvoeringsystemen moeten op elkaar afgestemd worden

Communicatie is essentieel. Over het programma zelf, maar ook de

communicatie over de gevraagde gedragsverandering en de communicatie

over een specifiek onderdeel binnen het programma

Plateau 2

Plateau …

Plateau …

Plateau 2

Plateau 3

Plateau 4

Visie bedrijfsvoering Erasmus MC

2010

2011

2012

2013

Plateau 1

Plateau 1 Continuïteit informatievoorziening (1 januari 2010) • ZIS (bedrijfsvoering) vervangen door ERP en eventuele

‘tenzij’s‘

Plateau 2 Realiseren nieuwe ambities (2011)• Implementeren nieuwe ambities• Processen die nu nog niet door ICT worden ondersteund

(bijvoorbeeld leveranciersmanagement) • Start met inrichten portaal Erasmus MC

Plateau 3 Selfservice (2012)• Additionele functionaliteit wordt geïmplementeerd met name

voor verdere realisatie van ambities op het gebied van selfservice

Plateau 4 Klantgeoriënteerd (2013)• Integratie primaire processen en externe partijen (bijvoorbeeld

werving en selectie, leveranciersmanagement) wordt gerealiseerd. Het verder verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid voor de klant staat centraal (portaal voor Erasmus MC)

SPIJKER! implementatie van ERP vindt in plateaus plaats

SPIJKER! Vervangen onderdelen ZIS door Oracle ERP

SPIJKER! Scope - Modules

Oracle Advanced

CollectionsAPRO

Oracle General Ledger

Oracle Cash Management

Oracle Fixed Assets

Oracle Payables

Oracle Receivables

Oracle E-Tax

Oracle Human

Resources

Oracle Payroll

Oracle Purchasing

Oracle iProcurement

Oracle Sourcing

Oracle Inventory

Management

Oracle Order Management

Inkoop & Logistiek Human Resources

Finance

Oracle Project Costing

Oracle Project Billing

Oracle Time and Labor

Lessons Learned

Commitment vanuit RvB is onmisbaar geweest

Nazorgperiode van 3 maanden was te kort

Test, test, test….

Inbedding nieuwe processen in organisatie

Mix van communicatiemethodes en media erg goed

Functioneel beheer eerder mee laten draaien

Splitsing van aanbesteding in plateau’s erg goede keuze

Kwaliteit van de projectleden is cruciaal

Vragen?