Universidad de Puerto Rico en Arecibo

Departamento de Sistemas de Oficina

Preparado para:

Prof. Weyna Quiñones-Castillo

SOFI 4401 L10

Preparado por:

Mónica Rivera Rivera

12 de septiembre de 2012

ENTREVISTA A UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO

El pasado 31 de agosto de 2012 entrevisté a la señora Olga M. Jiménez, quien trabaja

para la oficina del Ingeniero José Martínez Zayas. La señora Jiménez posee un Bachillerato en

Administración de Empresas con concentración en Ciencias Secretariales, lo obtuvo en la

Universidad Central de Bayamón. La preparación mínima para ocupar el puesto es un

Bachillerato en Ciencias Secretariales. No se necesita tomar ningún tipo de examen y tampoco es

necesario tener experiencia, pero sí tener buen dominio del inglés. Además de esto, no requiere

otros requisitos para ocupar el puesto. El sueldo estipulado es el mínimo $7.25. Los beneficios

marginales que le ofrece esta compañía son: vacaciones, día por enfermedad y las horas extras

son remuneradas en tiempo compensatorio. La señora Jiménez relató que tiene una experiencia

profesional de veintidós años de servicio en esta oficina. En su experiencia ha observado muchos

cambios en el ambiente de oficina, entre estos cambios están, lo tecnológico, de comunicación,

mejoras en el método de administrar documentos. Al momento ha podido lidiar con estos

cambios. Además la compañía le ofrece seminarios y adiestramientos para ayudarle y prepararle

a enfrentar estos cambios. Según la señora Jiménez, las destrezas técnicas que se necesitan son:

dominio de la computadora y uso de maquinilla, y las destrezas no técnicas para ser efectiva en

su trabajo es atender profesionalmente a los clientes, ser amable y cordial. Las tareas que la

señora Jiménez ejecuta en su trabajo con más frecuencia son: tomar dictado y transcribir

correspondencia en español e inglés en escritura rápida, transcribir de manuscrito

correspondencia en español e inglés, preparar tablas, informes, actas y minutas, redactar

documentos en español e inglés, contestar el teléfono, tramitar viajes, leer y clasificar

correspondencia, archivar, supervisar personal, establecer y organizar sistemas y procedimientos

de oficina, organizar y planificar reuniones y/o actividades, preparar nómina. Entre las tareas que

realiza ocasionalmente están: realizar trabajo de traducción de español a inglés, adiestrar

personal, evaluar personas y reconciliación bancaria. En esta oficina utilizan múltiples equipos y

programas para el desempeño de las tareas tales como: computadora, fax, fotocopiadora,

grabadora, reloj ponchador, calculadoras, triturador de papel y plotter que es el que utilizan para

realizar los planos. Los programas que se utilizan son: Microsoft Office, Power Point, Word,

Excel, Access, Publisher, Outlook versión 2010 y Quick Book.

La señora Jiménez, se mantiene asistiendo a talleres, adiestramientos y seminarios. Al

momento no pertenece a ninguna asociación/organización profesional. Manifestó que su éxito en

la profesión ha sido gracias a su preparación académica, al interés y a la dedicación. Lo más

que le gusta de su profesión es interactuar con los clientes y agencias. La señora Jiménez

considera que lo único estresante que hace en su trabajo es radicar los casos en la oficina de

gobierno.

Me aconsejó cumplir con las normas de los superiores, ser sincera, hacer trabajo

correcto, resolver problemas en el momento, mantener buenas relaciones humanas y ser ético

para así poder llegar a obtener el éxito laboral.

REACCIÓN

La oportunidad de visitar a un Asistente Administrativo de una compañía privada e

importante me ha dado la visión más amplia de las tareas que una persona con la preparación

académica a la cual aspiro a realizar, y la importancia de la misma. Al realizar esta entrevista me

ayudó a visualizarme como futura asistente administrativa y a darme cuenta que mucha de las

destreza la voy a adquirir con la experiencia. Pienso que no debo temer a las diferentes

oportunidades que se me presenten, debo estar dispuesta a los cambios y retos porque esto es lo

que me llevará a obtener el éxito en el futuro, esto fue una tremenda experiencia.

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