Ensimmäinen teema: Esimiestyön raamit, sisältö ja muuttuva rooli
description
Transcript of Ensimmäinen teema: Esimiestyön raamit, sisältö ja muuttuva rooli
Ensimmäinen teema:Esimiestyön raamit, sisältö ja muuttuva rooli
Leif Åberg:
Esimiesviestinnän erikoisluentosarja
kevätlukukausi 2004
Esimiestyön raamit, sisältö ja muuttuva rooli
muutoksen arkea raamit
rationaalinen funktionaalisuus vs postmoderni
organisoitumisen premissit
management ja leadership junailua ja
johdattamista eManagement eli
verkkojohtaminen
esimies-alainen -suhde
työnjaon periaatteet suunnittelu,
päätöksenteko ja valvonta
valta ja vastuu delegointi,
koordinointi, integrointi
motivointi, sitouttaminen ja sitoutuminen
Muutoksen arkea
Organisaatio = järjestyneisyys
Kaaos on joko organisoitumisen
vastakohta (arkikielessä) tai
dynaaminen ja monimutkainen organisoitumisen muoto
Organisoitumisen kautta vähennetään toiminnan satunnaisuutta
Satunnaismalli: 15 henkilöä ja 14
ympäristönkohdetta
Satunnaismalli: kahden henkilön rajoittamatto-
man tarkkaavuudenkohteet
Satunnaismalli: kolmen henkilön rajoittamatto-
man tarkkaavuudenkohteet
Organisoitumisen vaikutus
satunnaissuhteiden järjestymiseen
Kehitysmalleja
Greinerin malli (1972)
Rowleyn ja Roevensin malli (1996, 2000)
Greinerin malli
Larry Greiner: Evolution and Revolution as Organizations Grow. Harvard Business Review 1972:4, ss 37-46
mallin pääulottuvuudet:a) organisaation ikä
b) organisaation koko
c) organisaation kehitysvaiheet
d) organisaation kriisivaiheet
e) teollisuusalan yleinen kasvuvauhti
Greinerin malli jatkuu …
eri kasvuvaiheissa esiin nousevien ongelmien ratkaisuvaihtoehdot ovat rajalliset
vaihtoehtojen valinta johtaa uusiin, erilaisiin ongelmiin, joita ei voida entisin keinoin ratkaista
aika
kasvu keskitetyn ohjauksen kautta
kasvu delegoinnin kautta
kasvu koordinoinnin kautta
kasvu yhteis-toiminnan kautta
johtamiskriisi
autonomiakriisi
valvontakriisi
yliorganisoitumisen kriisi
? kriisikasvu
Työyhteisön kehitysmalli (Greiner)
kasvu luovuuden kautta
aika
kasvu luovuuden kautta
Kasvu luovuuden kautta Johtamiskriisi - perustajajohtajat
- usein teknisesti suuntautuneita- paljon spontaania viestintää- pitkiä päiviä, pioneerihenki- reaktiivista toimintaa
- perustajilla ei tietoa johtamistoiminnoista- rakentumaton vies- tintä ei riitä- puutteelliset valvon- tajärjestelmät- tarvitaan voimakasta johtajaa, manageriajohtamiskriisi
aika
autonomiakriisi
Kasvu keskitetyn ohjauksen kautta Autonomiakriisi
- rakenne selkiytyy (yleensä funktionaaliseksi)- työtehtävät erikoistuvat- viestintä formalisoituu- alijohtoa kohdellaan asian- tuntijoina- joitain formaalisia ohjaus- järjestelmiä (esim. logistinen, budjetti, työnormit)
- hierarkian alatasot turhautuvat- toimivaltaongelmat- alijohto vaatii lisää itsenäisyyttä, koska tuntee prosessit ja markkinat- tarvitaan toimivallan delegointia
kasvu keskitetyn ohjauksen kautta
aika
valvontakriisi
Kasvu delegoinnin kautta Valvontakriisi
- ylin johto menettää ohjakset- hajautetut yksiköt eivät koordinoi resursseja- tarvitaan uusia koordinoinnin menetelmiä
- toimivaltaa hajautetaan tehtaiden ja markkina-alueiden johdolle- tulosvastuiset profit centerit- poikkeamajohtaminenkasvu delegoinnin kautta
aika
kasvu koordinoinnin kautta
yliorganisoitumisen kriisi
kasvu
Kasvu koordinoinnin kautta Yliorganisoitumisen kriisi
- luottamuspula linjan ja esikuntien sekä kentän ja pääkonttorin välillä- järjestelmät ruokkivat itseään- rutiinien kasvu ehkäisee luovuutta ja innovatiivisuutta- tarvitaan joustavampia yhteistyömuotoja
- uudet formaaliset koordi- nointimenetelmät käyttöön- esikunnat kasvavat- tuoteryhmät, joita arvioidaan ROI:n perusteella (return on investment)
aika
kasvu yhteis-toiminnan kautta
? kriisi
Kasvu yhteistoiminnan, kollaboraation kautta ? kriisi
- ihmiset imetään kuiviin ryhmä- työn ja innovaatiovaatimusten paineissa- ratkaisuja: työnkierto, sapatti- vuodet, ”kiinalainen malli”
- henkilökohtainen yhteis- toiminta, spontaani ryhmätyö ja yksilöiden erityistaidot nousevat esiin- nopea ongelmanratkaisu- orgaaninen organisaatio- muoto: hanke/matriisi/tiimit; kumppanuusmallit
aika
kasvu keskitetyn ohjauksen kautta
kasvu delegoinnin kautta
kasvu koordinoinnin kautta
kasvu yhteis-toiminnan kautta
johtamiskriisi
autonomiakriisi
valvontakriisi
yliorganisoitumisen kriisi
? kriisikasvu
Onko Greinerin malli deterministinen ?
kasvu luovuuden kautta
Rowleyn ja Roevensin muutosmalli
Tasapaino-tila
Muuntumistila,transformaatio
Hallinnan tila, ”kontrollissa”
Kaaos-tila
Vahvistaminen Kyseen-alaistaminen
Vakuuttu-neisuus
Yllytys
Muutos
Revoluutio: UUSI VISIO
Evoluutio: JAETUT ARVOT
Rowley Robin M. and Roevens, Joseph J. : Organize With Chaos, Lint 1996
Rowleyn ja Roevensin muutosmalli
Tasapaino-tila
Muuntumistila,transformaatio
Hallinnan tila, ”kontrollissa”
Kaaos-tila
Vahvistaminen Kyseen-alaistaminen
Vakuuttu-neisuus
Yllytys
Muutos
totuudenhetki
sopeutus jatulevat eväät
rakenteidensisäänajo
kiihtyväkasvu
Kyseenalaista:
jotta työyhteisö ei jähmettyisi liikaa, se tulisi horjuttaa nykyi-seltä radaltaan ja saattaa epävarmuuden tilaan, ”kaaoksen reunalle”
-> itseorganisoituminen alkaa
Viestinnän keinoja: kyseenalaistus:
”why”, ”what if” ”mahdottomat”
haasteet muutossignaalit
vahvasti esiin vanhojen, turhien
symbolien hylkäys
Luo vakuuttuneisuutta:
riittävän suuren joukon sitoutuminen muutokseen saattaa synnyttää uuden järjestyksen
Viestinnän keinoja: ”tosi kapinalliset” esiin! synergisten ryhmien
symbolien vahvistus ”kontrolliarvojen” korostus,
jottei suistuta pahaan kaaokseen
perustelut uudelle esiin luovat ongelman-
ratkaisutekniikat
Yllytä: uusi järjestys
tulee viedä lävitse työyhteisössä, niin että siitä tulisi uusi tapa toimia
Viestinnän keinoja: uuden suunnan vahvistus sankaritarinat huippu-
tiimeistä ja synergiasta uhoaminen huippusuoritusten palkinta vanhojen mallien hautaus
arvokkaasti
löytynyttä uutta suuntaa vahvistetaan, jotta organisaatio ”sinkoutuu” uudelle, korkeammalle radalleen
Viestinnän keinoja: vision esillepano:
strategiset perusviestit
Vahvista: muutosalueet esiin kokeiluihin kannustus asiakkuudesta,
palvelusta ja kilpai-lusta viestiminen
arvokeskustelu vapaan viestinnän ja
rakentavan palautteen korostus
Esimiestyön raamit
Työyhteisö - työorganisaatio - on ihmisryhmittymä, joka pyrkii järjestelmällisesti tiettyihin tavoitteisiin käytössään olevia voimavaroja - resursseja - säätelemällä.
Tämä tapahtuu työn ja vallan jakamisen sekä viestinnän rakenteistamisen kautta.
Työyhteisön toimintaan vaikuttaa se kulttuurinen perimä, joka muotoutuu jäsenten vuorovaikutuksen kautta ja jonka perustana siten ovat yhteiset käsitykset asiain tilasta.
Organisoitumisen premissit
Voimavarojen premissi Ihmisryhmittymän premissi Tavoitteellisuuden premissi Ennustettavuuden premissi Työn- ja vallanjaon rationaalin premissi Kulttuurien syntymisen ja muuntumisen
premissi Viestinnän rakenteistamisen premissi
Voimavarojen premissi
Työyhteisöllä on käytössään erilaisia voimavaroja, resursseja, joita yhdistäen edesautetaan tavoitteiden saavuttamista.
Voimavara on mahdollisuus, jota voidaan käyttää.
Voimavarat ovat aineellisia ja henkisiä: tuotannontekijöitä tuotantoa luovia prosesseja
Ihmisryhmittymän premissi
Työyhteisön voimavaroja käyttää ja suuntaa ihmisryhmittymä, joka tietyllä hetkellä tarjoaa työpanoksensa työyhteisön käyttöön korvausta vastaan.
Tavoitteellisuuden premissi
On olemassa jonkinlainen, tietyllä tarkkuudella ilmaistu yhteinen tavoite, työyhteisön tavoite, jonka saavuttamista jäsenet työpanoksellaan ja voimavaroja yhdistäen voivat edesauttaa.
yhteinen tai jaettu tahtotila instrumentaalisuus: organisaatio on jäsenten
omien tavoitteiden saavuttamisen ja tarpeiden tyydyttymisen väline
Ennustettavuuden premissi
Työyhteisöt pyrkivät lisäämään toimintansa ennustettavuutta ottamalla käyttöön tiettyjä yhteisesti sovittuja menettelytapoja ja muulla tavoin normittamalla toimintaa
Työn- ja vallanjaon rationaalin premissi
Työyhteisössä tapahtuu väistämättä jonkinasteista työn ja vallan jakoa yhteiseen tavoitteeseen pääsemiseksi
Työnjako: osastot, työryhmät, tiimit tai erilaiset työtehtävät
Vallanjako: hierarkkiset järjestelyt kuten esimies-alainen -suhteet ja organisaatiotasot
Toimiakseen hyvin tulee työn- ja vallanjaon perustua jonkinlaiseen yhteiseen näkemykseen voimavarojen mielekkäästä kohdentamisesta
oletetaan, että työtä ja valtaa jakaen ja toimintaa strukturoiden saavutetaan etua, kuten
asiantuntijat tekevät sitä mitä osaavat voidaan tehdä rinnakkaisia töitä samaan aikaan voidaan käyttää voimavaroja järkevämmällä
tavalla: mittakaava- ja synergiaedut ongelma: paljonko on ”riittävä
rakentuminen”
Kulttuurien syntymisen ja muuntumisen premissi
Työyhteisöön muodostuu sen toiminnan aikana tiettyjä toimintatapoja ja yhteisiä käsityksiä siitä, millainen on asiain tila. Nämä kulttuuriset tekijät eivät ole pysyviä; ne muuttuvat, joskin hitaasti. On siis kulttuurista sitkaa kulttuurit kamppailevat erilaisilla
areenoilla
Viestinnän rakenteistamisen premissi
Työyhteisön viestintä rakenteistuu, strukturoituu tiettyjen työyhteisössä sovittujen sääntöjen perusteella
Säännöt koskevat viestintäsuhteita, sanomien sisältöä ja niitä erilaisia viestinnän järjestelyjä, joita eri osastoilla ja organisaatiotasoilla on otettu käyttöön
Organisointimuotoja: perusmallit
F u n k tion aa lin en e li to im in n o llin en
H a llin to Ta lou s
O s to t Tu o tan to M yyn ti
To im itu s joh ta ja
P ä ä yks ikkö org an isaa tio
H a llin to Ta lou s
O s to t
Tu o tan to
M yyn ti
Teh d as 1ta i A lu e 1
ta i Tu o te ryh m ä 1
O s to t
Tu o tan to
M yyn ti
Teh d as 2ta i A lu e 2
ta i Tu o te ryh m ä 2
O s to t
Tu o tan to
M yyn ti
Teh d as 3ta i A lu e 3
ta i Tu o te ryh m ä 3
To im itu s joh ta ja
Prosessim alli
H allin to Ta lou s
Y dinprosess i 1 Y dinprosess i 2 Y dinprosess i 3
To im itu s joh ta ja
Ristikkäisohjausmuotoja/1
M atriis im a lli
F u n k tio 1 F u n k tio 2 F u n k tio 3
To im itu s joh ta ja
tuoteryhmät,alueet tai
ydinprosessit
Ristikkäisohjausmuotoja/2P ro jek tioh jau s
H a llin to Ta lou s
O s to t Tu o tan to M yyn ti
To im itu s joh ta jaProjektiorganisaatio
Rationaalinen funktionaalisuus vs postmoderni
rationaalinen funktionaalisuus olettaa, että organisaatiot toimivat järkevästi, osaavat hahmottaa ulkoiset ja sisäiset epävarmuustekijät ja että valitut toimintamallit ovat funktionaalisia, ”mielekkäitä”
Postmoderni
postmoderni näkökulma organisaatioihin vai postmoderni organisaatio ?
Postmoderni näkökulma organisaatioihin
ei etsitä universaaleja totuuksia tai organisoinnin periaatteita
vaan paikallistettua tietämystä ja näkemyksiä siitä, kuinka voidaan toimia tilanteissa, jotka eivät ole rationaalisia ja ennustettavia
organisaatiot nähdään sosiaalisesti rakentuneina
tulkinnat ja refleksiivisyys tärkeitä
Postmoderni(n ajan) organisaatio ?
yhteisesti hyväksytty visio, laajat tavoitteet ja tietoinen pyrkimys helpottaa koordinaatiota ja toimintaa
oppiva organisaatio, jossa toleranssia eli virheiden sietokykyä
järjestyksen ja kaaoksen spiraali hajautettu ja valtuutettu henkilöstö (distributed but
empowered staff) yhteinen näkemys toiminnan ohjaajana areenoiden merkitys räätälöidyt tuotteet ja täsmäpalvelut verkostoituminen ja liittoumat
(mm Tella 1997)
Uusi sopimus yrityksen ja työntekijän välillä
(Byrne 2001)
työntekijä tarjoaa yritys tarjoaa”v
anh
a so
pim
us”
”uu
si
sop
imu
s”-lojaalisuus-mukautuvuus-sitoutuminen-luottamus
-työllisyyden turva-ylenemismahdollisuudet-koulutus ja kehittyminen-huolenpito ongelmissa
-pitkät työpäivät-lisääntynyt vastuunotto-monipuoliset taidot-epävarmuuden ja muutoksen sieto-lyhyempi työsuhde
-suoritukseen sidottu palkka-korkea palkka-työpaikka, jonka ei ole-teta olevan eläkepaikka
Näkökulmat:Management Leadership
toiminnan johtamista käyttäen menetelmiä ja tekniikoita, joiden avulla pyritään lisäämään toiminnan ennustettavuutta ja tavoitehakuisuutta
liikkeenjohtaminen on siis formaalisten management-tekniikoiden soveltamista
tekniikoita ja junailua
ihmisten johtaminen ”johdattaminen”
(Henrik Gahmberg) kyky saada ihmiset
liikkeelle henkilökohtaiset
leadership-ominaisuudet
kykyjä ja ominaisuuksia
Tulossa: eManagement, verkkojohtaminen
tietokone ja mobiiliviestimet muuttuvat työpöydän jatkeeksi
tällä hetkellä yksinkertaisia prosesseja verkkoon verkkoviestintä täydentää muita viestinnän muotoja sähköisiä työryhmäsovelluksia
tulossa tosiaikaisia johtamistilanteita
virtuaaliorganisaatioissa
Esimies - alainen -suhde
superior - subordinate -malli ratapihaorganisaatioiden malli esimies tietää enemmän, on taitavampi
coach - team -malli joustavien organisaatioiden malli esimies vaalii, kannustaa, saa irti
itseohjautuvuus ja uusi ihmisnäkemys muokanneet suhdetta
Delegointi
prosessi, jossa alaiselle, työryhmälle tai tiimille määritetään tavoitteiden saavuttamista edistävä tehtävä ja siihen tarvittava toimivalta
Delegointi
esi-mies
alai-nen,tiimi
1 Tehtävänluovutus
3 Toimivallanluovutus
2 Tehtävänhyväksyminen
4 Suoritus-velvollisuus
5 Tehtävänsuoritus
6 Kannustavaarviointi
Toimivalta ja vastuu
liittyvät tehtävien delegointiin toimivalta: oikeus toimia tehtävän
hoitamiseksi vastuu: henkilö vastaa tehtävän
suorittamisesta oikeudet ja velvollisuudet
Koordinointi
prosessi, jolla varmistetaan, että delegoidut tehtävät ovat sopivan kokoisia, että ne eivät ole päällekkäisiä eikä niiden väliin jää aukkoja, tekemättömiä töitä. Koordinoinnin avulla edistetään työyhteisön yksiköiden ja jäsenten välistä yhteistyötä.
Koordinoinnin ongelmien tunnistus
baseline
checkpoint
A B C
unohtui päällekkäin eri tahtiin
Koordinoivan viestinnän parantaminen
baseline-viestintä kuntoon varmista että kaikki tietävät, mitä sovittiin dokumentoi! Verkko on oiva paikka!
checkpoint-rytmitys ensin tarkistuksia tiiviimmin, keskellä
harvemmin, lopuksi taas tiiviimmin
motivoiva viestintä korosta koordinoinnin tärkeyttä
Integrointi
yhdentäminen, yhteen saattaminen prosessien, asioiden tai toimintojen
yhdistäminen koordinoituja tehtäviä tehdään eri
puolilla, integroinnissa on kyse tiiviimmästä yhteen saattamisesta
esimerkiksi fuusiotilanteissa tai prosessien uudelleenmäärittelyssä
Motivointi
motivaatio (”työhinku”) on päämäärähakuinen toiminnan vaikutin
motivointi on pyrkimys toisen käyttäytymisen muuttamiseen vetoamalla seikkoihin, joiden arvellaan olevan hänen vaikuttimiaan
Sitoutuminen ja sitouttaminen
sitoutuminen: ”Hyväksyn tavoitteen tai tehtävän ja haluan antaaa panokseni sen saavuttamiseen.” itse koettu asia
sitouttaminen: jotain, jota tehdään joillekin, tavoitteena sitoutumisen aikaansaaminen toinen on objekti