ENGLISH FOR EFFECTIVE ORAL PRESENTATION SKILLS · wawancara ☺menurut kelangsungan Langsung; tidak...
Transcript of ENGLISH FOR EFFECTIVE ORAL PRESENTATION SKILLS · wawancara ☺menurut kelangsungan Langsung; tidak...
KOMUNIKASI INTERPERSONAL
Kokom Komala Disampaikan pada Kegiatan Latihan
Kepemimpinan Mahasiswa Kopertis Wilayah III Jakarta Selasa, 11 Nopember 2014
BIODATA
• Kokom Komala, • Widyaiswara
Griya Pamulang Estate
e-mail:
HP. 081320719326
TUJUAN
• Setelah mengikuti kegiatan
ini peserta diharapkan
dapat berkomunikasi
dengan baik sebagai bagian
dari kemampuan penting
untuk berkinerja dalam
organisasi.
3
4
“Knowing is not enough, We must apply Willing is not enough, we must do” (Gothe)
Mengetahui saja tidak cukup -
Kita harus mengaplikasikannya
Menginginkan saja tidak cukup - Kita harus melakukannya
MOTTO OF THE DAY
KOMPONEN KOMUNIKASI
PROSES KOMUNIKASI
JENIS KOMUNIKASI
HAMBATAN
KOMUNIKASI
KOMUNIKASI INTERPERSONAL
& PUBLIK
KOMUNIKASI EFEKTIF (REACH)
ETIKA KOMUNIKASI
MENDENGAR AKTIF
KOMUNIKASI
7
Komunikasi -----Communicatus (Latin) ; Berbagi atau milik bersama
Komunikasi adalah suatu upaya yang bertujuan untuk mencapai kebersamaan
Proses penyampaian informasi dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara penyampaian informasi yang dipahami oleh kedua belah pihak, serta saling memiliki kesamaan arti lewat transmisi pesan secara simbolik
KOMUNIKASI
8
KOMUNIKASI
Proses penyampaian
pesan/informasi dari
seseorang (pengirim)
kepada yang lain
(penerima) dengan
menggunakan cara atau
teknik/sarana
penyampaian
pesan/informasi tertentu.
EFEKTIF
jika
pesan/informasi
yang
disampaikan
telah diterima
dan dipahami
sesuai dengan
yang diinginkan
pengirim
pesan/informasi.
9
KOMUNIKASI
Proses penyampaian informasi dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara penyampaian informasi yang dipahami oleh kedua belah pihak, serta saling memiliki kesamaan arti lewat transmisi pesan secara simbolik
10
KOMUNIKASI
Proses penyampaian informasi, ide &
emosi melalui simbol, kata, gambar,
angka, grafik dan diaktualisasikan dalam
bentuk proses interaksi dua arah dari
komunikator kepada komunikan dengan
menggunakan media dan cara
penyampaian maupun kesamaan arti
yang dipahami oleh kedua pihak.
»Proses pertukaran informasi yang dipahami oleh dua orang atau lebih, biasanya dengan maksud untuk memotivasi atau mempengaruhi perilaku.
11
12
KOMPONEN KOMUNIKASI
• Komunitor
• Komunikan
• Pesan
• Interaksi
• Media
• Mutual Understanding
(respon terhadap pemahaman yang sama)
14
ANALISIS ISI PESAN
• 5 W 1 H: ringkas, tepat, menarik dan tetap fokus pada topik pembicaraan
• Sampaikan pesan dengan makna tunggal –hindari kesalahan persepsi
• Perluas wawasan
• Perhatikan lingkungan sekitar. Perhatikan cerita-cerita menarik, joke, angka-angka dan situasi penting. Jika perlu siapkan data pendukung, jujur.
• Jangan bicara jika tidak tahu apa-apa tentang topik yang dibicarakan atau tidak dikuasai.
15
ANALISIS PENERIMA PESAN
• Identifikasi lawan bicara • Dengan berapa orang Anda berbicara • Informasi demografis tentang lawan bicara • Bagaimana hubungan Anda dengan lawan
bicara • Mengertilah gaya komunikasi lawan bicara,
bicaralah dengan bahasa mereka---sederhana tapi jelas.
• Informasi apa yang diinginkan.
16
Lanjutan ANALISIS PENERIMA PESAN
• Berusaha mengerti dunia & masalah lawan bicara
• Apa saja yang sudah diketahui penerima pesan mengenai apa yang ingin Anda bicarakan
• Kepribadian unik apa yang mungkin Anda hadapi
• Sesuaikan dengan tempat, situasi dan nuansa percakapan.
• Pastikan mereka menerima pesan Anda dan menginterpretasikan dengan benar
17
ETIKA KOMUNIKASI
• Ramah • Jadilah yang pertama menyapa
:”Assalammu’alaikum” atau “Halo “ • Tertariklah pada orang lain dengan tulus.
Bersikap tidak pandang bulu. Menerima lawan bicara sebagaimana adanya.
• Mau mendengarkan pembicaraan orang lain (terbuka) dan tidak melulu membicarakan diri sendiri. Jadikan dialog atau komunikasi dua arah
18
• Jangan mengucapkan kata-kata sulit atau, kasar dan slank, istilah yang tidak dimengerti lawan bicara, porno, menyinggung sara, dan kontroversial.
• Perhatikan norma sosial • Tidak boleh melupakan nama lawan bicara. • Jangan membicarakan kekurangan diri • Jangan membuat malu lawan bicara,
menjelekkan orang lain di depan umum • Pertimbangkan tingkat kerahasiaan
KOMUNIKASI Publik
umpan balik
Pesan
MEDIA
Persepsi
Pengalaman masa lalu
MEMORI BARU
TUJUAN TINDAKAN
INDERA
Skill Komunikasi
Saluran
ide
noise
20
Sender
Self-concept
Family
Culture
Skills
Feelings
Attitudes
Values
Receiver
Self-concept
Family
Culture
Skills
Feelings
Attitudes
Values
Message
Feedback
Channel Television, telephone,
Speaking, writing,
computer
Interference
Context
(Environment,
status, time, etc)
Source: Dwyer, Judith. The Business Communication Handbook, Prentice Hall Sydney, 1999.
PROSES KOMUNIKASI
Proses komunikasi menurut :
12 November 2014 21
INF INF
Membuat PENGIRIM SIMBOL PENERIMA Kode membaca
•Berbicara
•Menulis
•Bertindak
•Menggam
barkan
•Kata-kata
•Tindakan
•Gambar
•Angka
•Mendengarkan
•Membaca
•Mengamati
1. Model : Edwin B. Flippo
12 November 2014 22
2. Model : Stephen P. Robbin
Sumber Salur
an
Pemba-
caan
Kode
Penerima Pengko-
dean
Pesan Pesan Pesan Pesan
Umpan balik
12 November 2014 23
3. Model Herbert J. Chruden dan Arthur W. Sherman
Ideasi
Pembuat
an Kode
Penyam
paian
Peneri
maan
Pembaca
Kode
Tindak
an
Rintangan-rintangan yang mungkin
Umpan balik
Kerangka referensi
12 November 2014 24
4. Model : Shannon dan Weaver
Sumber
Encoder
Decoder
Saluran
Penerima
pesan pesan
Gangguan
12 November 2014 25
5. Dosen dengan Mahasiswa
Sumber
Encoding
Decoding
Penyam
paian
Penerima
Gangguan
Pesan Pesan
Umpan balik
26
Sumber
(Sender)
Pesan Pesan Pesan Pesan
Umpan Balik
Pengkode
an
(Encode)
Saluran
(Chanel)
Pengkode
an
(Decode
)
Penerima (Receiver)
12 November 2014 27
Menyusun
Pesan
Menyampaikan
Pesan
Penerima
Menerima
Pesan
Menafsirkan
Pesan
Pengirim
Proses dan unsur-unsur
komunikasi
TAHAPAN DALAM KOMUNIKASI
30
Tahap public areas (menghindari
konflik, evaluasi diri)
Tahap exploratory exchange
(mengarah pada saling kenal
Tahap effective interaction
(persahabatan akrab)
Stable exchange stage (memiliki tahap
emosi yang efektif thd lawan bicara)
12 November 2014 31
JENIS DAN KLASIFIKASI KOMUNIKASI
☺menurut sifatnya Pribadi; Umum
☺menurut jumlah yang
berkomukikasi Perseorangan; Kelompok
☺menurut cara penyampaian Lisan (lsg, tidak lsg); tulisan
(gbr, surat, blanko, naskah)
☺menurut maksud
komunikasi
Memberi perintah, ceramah,
nasihat, saran, pidato,
wawancara
☺menurut kelangsungan Langsung; tidak langsung
☺perilaku Formal; informal
☺menurut ruang lingkup Internal; eksternal
12 November 2014 32
JENIS DAN KLASIFIKASI KOMUNIKASI
☺dari segi formal Formal, non formal, informal
☺dari segi jarak Langsung, tidak langsung
☺dari segi
sarana/saluran/media yang
digunakan
Surat,radio, televisi, internet,
sms
☺dari segi tujuan
Seminar, diskusi panel,rapat
kerja, kampanye, dll
☺dari segi kedinasan Sesama rekan, atasan dan
bawahan
☺dari segi lawan bicara Satu orang, banyak orang
☺dari segi hirarki Vertikal, horizontal
12 November 2014 33
Manfaat komunikasi
• Mengangkat harkat dan martabat seseorang
• Membina hubungan baik di tempat kerja
• Menjalin komunikasi perasaan
• Menentukan keberhasilan dalam kegiatan
Inti interaksi sosial =
baik di dalam maupun di luar organisasi
34
HAMBATAN
KOMUNIKASI
Faktor pengetahuan
Faktor pengalaman
Faktor kecerdasan
Faktor psikologis
Faktor
biologis/fisiologis
37
INTERPERSONAL COMMUNICATION
• Jenis : langsung/tatap muka, tidak langsung; telepon, surat, email. Dll
• Komunikasi tatap muka : verbal dan non-verbal.
• 3 V dalam komunikasi : visual, vocal, verbal
• Komunikasi non-verbal: body language dan bahasa isyarat.
38
VOCAL • Komponen suara : - Artikulasi/kata-kata diucapkan
dengan tepat dan mudah dimengerti - Lapal atau ucapan - Vocal/suara yang baik - Intonasi, tekanan, ketinggian nada - Pengulangan/repetition - Kecepatan/ speed
39
VOCAL/ SUARA YANG BAIK
• Pernafasan yang baik
• Aksen daerah yang tidak terlalu menonjol
• Ekspresif
• Lembut
40
VERBAL
• Pilihan kata yang tepat/efektif, mencakup apa yang Anda maksud, sesuai dengan daya tangkap lawan bicara-berpikir dulu baru berbicara
• Tidak bertele-tele, ringkas, to the point, jelas/spesifik, akurat. Hindari kata “segera”, “gampang diatur”, “bereslah”. Hindari bergumam atau mengucapkan kata-kata yang tidak jelas.
41
• Hangat dan bersahabat, tidak menyerang, menggurui, merendahkan, menyalahkan,menakut-nakuti, menyinggung.
• Tetaplah konsisten
• Perhatikan tata bahasa dan penggunaan istilah
• Jangan berbicara sambil membayangkan atau memikirkan hal lain
• Gunakan selalu 3 magic word; maaf, terima kasih, mohon/tolong
42
NON-VERBAL
• Kontak mata • Ekspresi wajah • Senyum – yang tulus – mengeluarkan endorphin • Gerakan kepala, tangan, dan badan • Posisi tubuh • Penampilan fisik (pakaian, perhiasan/aksesori • Jabat tangan • Maksimalkan komunikasi non verbal: smile genuinly,
gunakan sentuhan secara hati-hati, tepuk tangan jika perlu.
43
SO CLEAR (crystal clear communication “Kris Cole”)
• Sit/stand
• Open
• Centre
• Lean (60 – 70 derajat)
• Eye Contact
• Apropriate
• Relaxed and Balanced
44
Jarak Individu Dlm Komunikasi (Allan Pease, 1981)
The Intimate Zone (Jarak Komunikasi 6-18 inc/15-45cm) Bicara dengan teman dekat
The Personal Zone (Jarak Komunikasi 18-48 inc/45-120cm)
Bicara keg. Sosial dengan Teman yg kita kenal baik The Sosial Zone (Jarak Komunikasi 4-12 feet/1,5-3,5m)
Bicara dengan orang asing The Public Zone (Jarak Komunikasi >12 feet/diatas 3,5m)
Bicara dengan pendengar Kelompok.
12 November 2014 sukri rauf 46
MAKNA BAHASA TUBUH
No. Bahasa Tubuh Makna
1. Berdiri tegap dan lurus Eksptrovert, memandang diri sehat
2 Berdiri seperti kecapekan dengan
kepala menunduk
Intropert, tidak merasa nyaman dengan
situasi
3 Menggunakan gerakan badan secara
bebas
Terbuka, berpandangan maju dan luas,
percaya kepada diri sendiri
4 Menggunakan gerakan badan secara
terbatas
Malu, tidak mampu memiliki kepastian
dan sifat terttutup
5 Tetap menyendiri dan menjaga jarak Cenderung menyendiri, mungkin karena
malu atau tertekan
6 Condong ke arah posisi yang dapat
didekati, sedikit maju
Ingin meninggalkan tempatnya dan sikap
diikutsertakan dalam percakapan
7 Duduk gelisah atau sering melihat
ke arah jam
Ingin mengakhiri percakapan, ada suara
yang mendesak harus dilakukan, rasa
8
Menunduk sambil menjawab
pertanyaan, tidak melakukan kontak
mata
Kesal, atau malu, bisa juga karena tidak
berani
KOMUNIKASI DALAM DUNIA KERJA
• DOWNWARD/TOP-DOWN COMMUNICATION
• UPWARD/BOTTOM- UP COMMUNICATION
• HORIZONTAL COMMUNICATION
• INTERNAL-EXTERNAL COMMUNICATION
47
48
• Implementasi tujuan & strategi • Instruksi pekerjaan & dasar rasional * Prosedur dan praktik * Umpan balik kinerja * Indoktrinasi
*
* Masalah dan pengecualian * Saran perbaikan * Laporan kinerja * Keluhan dan perselisihan * Informasi Finansial dan akuntansi
KOMUNIKASI HORIZONTAL Penyelesaian masalah intradepartemental Koordinasi interdepartemental
Mengubah inisiatif dan perkembangan
51
• Oral/ Spoken
• Word Structure
• Something WRITTEN
• Body Language
• Eyes Contact
• Vocal Expression
• Intonation
• Face Expression
MAKNA GERAKAN PENDENGAR
• Rejection gesture : tangan dan kaki bersilang, menggosok hidung/mata/telinga, bersandar ke meja
• Cooperative gesture
• Interruption gesture
• Confidence gesture (berada di pihak pembicara)
• Frustration gesture
• Nervous gesture
• Boredom gesture (menyangga kepala)
52
53
MENDENGAR AKTIF
Upaya sungguh-
sungguh dan tulus
untuk dapat
memahami informasi
yang diperlukan
• Mendengar aktif adalah menyimak
anda memusatkan perhatian
memaknai dengan benar
pesan/informasi yang disampaikan
• Mendengar aktif
diperlukan dalam
komunikasi
antarpribadi dalam
tugas sehari-hari.
Hambatan mendengar aktif
• Hambatan dari diri
sendiri
• Persepsi kita terhadap
seseorang
• Pesan yang terlalu
panjang atau terlalu
singkat
12 November 2014 54
55
MANFAAT
MENDENGAR
AKTIF
Mengurangi
salah paham
Pendalaman
hubungan
Meningkatkan
pengetahuan
Meningkatkan
pencapaian
tujuan
56
MENJADI PENDENGAR
AKTIF
Memberikan perhatian
dan minat
Mendengar dan
menyimak dengan benar
Memahami
Bereaksi
Cara spesifik yang dipraktekkan
mendengar aktif :
- Berhenti berbicara
- Jangan tergesa-gesa menilai isi pembicaraan
- Hindari pemberian “bumbu-bumbu” pada isi pembicanaan yang lain
- Beri kesempatan orang lain untuk berbicara
- Jangan menghindar dari pembicaraan
- Hindari adanya kecurigaan terhadap apa yang akan dibicarakan orang lain.
12 November 2014 57
Cara spesifik yang dipraktekkan
mendengar aktif :
- Jangan terlalu memperhatikan sikap dan penampilan pembicara
- Cobalah mengerti dasar yang digunakan orang untuk berbicara
- Berjanjilah untuk memikirkan gagasan kawan bicara dan pelajari gagasan itu dengan seksama
- Saringlah butir-butir yang paling penting
- Berterima kasihlah kepada kawan bicara
- Berhenti berbicara
12 November 2014 58
…….Lanjutan……
59
Remember the three "Rs":
- Respect yourself
- Respect others
- Responsible for all your actions.