Enfoque Moderno de la Administración Federico Salvador Wadsworth Enfoque Moderno de la...

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Enfoque Moderno de la Administración

Federico Salvador Wadsworth





AdministraciónAdministración



“Algunas empresas funcionan como un reloj.Siempre dan vueltas en el mismo lugar.”

Anónimo

“Algunas empresas funcionan como un reloj.Siempre dan vueltas en el mismo lugar.”

Anónimo



AdministraciónAdministración

Administración

La palabra administración viene del latín:Ad dirección hacia, tendenciaMinister servir, implicando subordinación y obediencia

Por lo tanto, el término implica hacer algo bajo la supervisión de alguien, quien evidentemente posee el derecho de ejercer autoridad.El concepto implica también que quien dirige debe tener un objetivo, que tiene capacidad de imponer pues posee autoridad sobre quien ejecuta. Evidentemente también está entendido que posee capacidad para dirigir o conducir a los que sirven, así como asignar los recursos para lograr el objetivo y saber medir si los objetivos han sido alcanzados de manera eficiente.

Administración

En pocas palabras, la administración es lo que desarrollan los gerentes. Una mejor explicación es que la administración involucra la coordinación y supervisión de las actividades de otros, de tal forma que éstas se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz. Coordinar y supervisar el trabajo de otros es lo que distingue una posición gerencial o supervisora de una que no lo es. La administración también implica una organización donde hay dirigentes y dirigidos, donde existen recursos que deben ser aplicados eficientemente al logro de los objetivos.



Reacción en CadenaReacción en Cadena

Reacción en Cadena

Mejorala calidad

Decrecenlos costos

Aumenta laproductividad

Se permaneceen el negocio

Hay más ymás trabajo

Se conquistael mercado

W. Edwards DemingOut of the Crisis




Conceptos de la administración


De acuerdo a Koontz, no todos los grupos creen necesitar administración. En efecto, ciertas críticas de la administración moderna dicen que las gentes trabajarán mejor conjuntamente, y con mayor satisfacción personal si no hubiera administradores. Prefieren referirse a la operación ideal del grupo con el término de esfuerzo de “equipo”. En apariencia no notan que aun en las formas más rudimentarias del juego de equipo, los individuos que participan en él tienen claras y definidas metas tanto de grupo como personales, se les asignan posiciones, aceptan normas y patrones de juego, permiten que alguien marque las faltas, dé instrucciones y todos siguen ciertas reglas y pautas. En verdad, una característica de, efectividad del esfuerzo de grupo encaminado a alcanzar ciertas metas de conjunto con el mínimo costo de tiempo, dinero material o descontento es que adopta los procesos, principios y técnicas básicas de la Administración.


La percepción que algunos poseen “que la administración no funciona” no implica que se desea la desaparición de la misma, sino que seguramente esta no utiliza los métodos o modelos apropiados para manejar eficientemente los recursos que le han sido confiados.De acuerdo a lo que menciona Koontz, un análisis de las quiebras de negocios ocurridas durante muchos años, realizado por los analistas de crédito de la Dun & Bradstreet, ha demostrado que un alto porcentaje de éstas se debió a una administración incompetente o inexperta. La prestigiosa revista del inversionista, Forbes, ha estudiado a las empresas mercantiles americanas durante muchos años, y encontró que las compañías deben su éxito, casi invariablemente, a su buena administración.


El Bank of América mencionó en 1973, en su publicación Small Business Reporter: “En análisis final más del 90 por ciento de los fracasos empresariales se deben a incompetencia e inexperiencia administrativa”. Es evidente que la calidad de la gestión administrativa define el éxito o fracaso de las organizaciones, por lo que es fundamental conocer los mejores principios de administración y aplicarlos con sabiduría.



Arte o ciencia

Arte o ciencia

Algunas personas suponen que aquello que hacen (generalmente lo que mejor hacen) es más un arte que una ciencia. Es probable que sea cierto en el caso de un pintor o quien compone una sinfonía, pero aún estas actividades poseen un componente científico. En realidad, administrar, al igual que todas las demás actividades, usa un conocimiento básico organizado que proviene de la ciencia y lo aplica a la luz de realidades para obtener el resultado deseado. Tal vez, la parte artística radica en determinar, utilizando nuestra capacidad de síntesis, que parte del conocimiento científico debe ser aplicado para resolver una situación específica. Será un arte (considerarse así la decisión del administrador) determinar la mejor combinación de modelos y métodos (que la ciencia le provee) que permitan obtener la mayor eficiencia en el uso de los recursos.



OrganizaciónOrganización

Organización

De acuerdo a Robbins, es un acuerdo deliberado de personas para llevar a cabo un propósito específico. Las organizaciones tienen tres características en común:

Primero, una organización tiene un propósito definido. Este propósito generalmente se expresa a través de objetivos que la organización espera cumplir. Pueden existir, en realidad, un conjunto de propósitos en una organización, aunque se encontrará un nivel de subordinación entre estos propósitos.Segundo, cada organización está formada por personas. Cuenta con ellas para realizar el trabajo necesario para que la organización logre sus metas. Tercero, todas las organizaciones crean una estructura deliberada dentro de la cual los miembros realizan su trabajo. Esa estructura puede ser abierta y flexible, sin deberes laborales específicos o un estricto apego a acuerdos de trabajo explícitos.



Conceptos de laOrganización

Conceptos de laOrganización



Concepto Tradicional:El Organigrama

Organización: El concepto antiguo



Ventajas

1. Permite visualizar la cadena de jerarquía.2. Establece la cadena de control.3. Presenta la importancia relativa de las

funciones.4. Determina las áreas de responsabilidad

personal.5. Define las líneas de autoridad para la toma de

decisiones imprescindibles para fijar la unidad de mando.

Desventajas

1. No muestra la interdependencia de las áreas.2. No presenta la organización como un flujo de procesos.3. Enfatiza el trabajo y logro personal y no el grupal.4. El trabajo se enfoca a la satisfacción del jefe y no del

cliente.5. No hay referencia a la primacía del cliente.6. No muestra la importancia de los proveedores.7. No presenta la red de relaciones proveedor-cliente.8. No establece la correcta relación empresa-mercado, la

retroalimentación que significa para ello la investigación del consumidor y el efecto de sus resultados de esta sobre la organización.



Concepto Moderno:El Sistema

Nueva percepción: el sistema

ProveedoresProveedores

RecepciónRecepción

EnsayosEnsayos

ProducciónProducción

DistribuciónDistribución

ConsumidoresConsumidores

InvestigaciónInvestigacióndede

consumidoresconsumidores

Diseño y Diseño y rediseñorediseño



Ventajas

1. Muestra la interdependencia funcional.2. Presenta el flujo de procesos que se extiende

incluyendo el proceso ampliado.3. Depende de los procesos estratégicos de la

empresa.4. Prioriza el logro organizacional o grupal antes

que el personal.5. Prioriza los procesos por encima de las

funciones.6. Presenta la primacía del mercado (el cliente es el

que paga los sueldos).

Desventajas

1. No muestra la jerarquía de las funciones empresariales ni define las líneas de autoridad en el manejo del recurso humano.

2. No presenta la cadena de control.3. No define las líneas de autoridad en el manejo

de los recursos.

Organización: la visión sistémica

Diseño Pronóstico

Concepto deproducto

Presupuestode Ingresos

Personal

Ventas

Presupuesto

Órdenes

Desarrollo

Finanzas

RRHH

Demandas

Marketing

Productos

Promociones

Distribución

Productos

Órdenes deFabricación

Producción

Recursos Humanos

Tecnología

Capital

Materia Prima

Mercado



Niveles de la CalidadNiveles de la Calidad

Niveles de Calidad

OrganizaciónOrganización

ProcesoProceso

IndividuoIndividuo



SistemaSistema

Sistema

El término sistema ha sido definido por el Oxford English Dictionary como “un conjunto o arreglo de cosas conectadas o interdependientes, para formar una unidad compleja; un entero compuesto de partes dispuestas con orden y de acuerdo a algún esquema o plan”. A esto, el Random House Dictionary of the English Language añade como definición de sistema “un arreglo ordenado y comprensivo de hechos, principios, doctrinas, o cuestiones similares, en un campo particular del conocimiento o del pensamiento”.

Sistema

Los conceptos administrativos forman un sistema donde el objetivo es determinar el mejor modelo o combinación de los mismos que sea aplicable a un tipo determinado de administración. Resulta seguro decir que no hay método o modelo único sobre cómo administrar ya que su aplicación dependerá de aspectos internos propios del negocio, así como de aspectos externos o del entorno en que el negocio debe moverse. También es importante, como mencionamos en el acápite anterior, que la empresa sea percibida como un sistema donde un complejo grupo de personas, procesos y recursos interactúan para producir el resultado esperado.



Conceptos sobre lateoría de sistemas

Conceptos sobre la teoría de sistemas

Algunos conceptos de teoría de sistemas resultan importantes para entender tanto la administración como dónde esta se aplica: las organizaciones. Aquí algunos conceptos aplicados a nuestro tema:1. El todo es diferente de la suma de las partes. Modelos adecuados

para ser aplicados separadamente pueden poseer un efecto sinérgico o pueden por el contrario afectarse al punto de reducir la eficiencia de uno solo de ellos.

2. Un sistema organizacional es un sistema abierto, pues intercambia “productos” con su entorno. Podemos decir inclusive que la teoría administrativa es un sistema que bebe permanentemente de varias fuentes: tecnología, herramientas de decisión, como de ciencias como la antropología, sociología y psicología, entre otras.

Conceptos sobre la teoría de sistemas

3. Un sistema debe medir su interacción con su entorno. Esta actividad está considerada en el proceso de control de las organizaciones.

4. Una organización será siempre un subsistema dentro de un sistema mayor y en relación con otros subsistemas. La relación con estos subsistemas dependerá de la dimensión y complejidad relativa con ellos. Las decisiones para administrar el subsistema deberán corresponder a esta relación de dimensión o subordinación.

5. Los sistemas organizacionales se crean a propósito, para alcanzar algún conjunto de objetivos. Aún aquellas organizaciones que parecen surgir espontáneamente deben sistematizarse para sobrevivir.

6. Los sistemas, para convertirse en necesarios, deben diferenciarse ya sea en su propósito o en su habilidad para cumplirlo con mayor eficiencia.



Límites delconcepto sistémico

Límites del concepto sistémico

Aunque las organizaciones pueden ser asimiladas a la concepción sistémica es necesario tener algunas consideraciones sobre el grado en la que puedan no responder a esta concepción:

1. Es muy difícil concebir la existencia de un sistema cerrado, donde una organización o parte de ella no dependa de otras.

2. Ni las personas, ni los departamentos pueden considerarse tampoco como sistemas cerrados, aunque parezcan tener poca influencia sobre la organización o los procesos en los que participan.

Límites del concepto sistémico

3. La relación de la organización con el entorno es cada vez más compleja por la difusión de los sistemas de comunicaciones y la interacción de los grupos humanos antes separados por grandes distancias así como por la velocidad (que por lo anterior) cambian las culturas de las sociedades antaño casi invariables.

4. La propia teoría de administración es constantemente retada por nuevos conceptos, modelos y herramientas que surgen y que cuestionan lo que fueron algunos paradigmas más aceptados en el pasado cercano.



Daily ManagementDaily Management

DefiniciónDefinición

Puede ser definido como todas las actividades que cada departamento debe realizar por sí mismo, de manera diaria, que son necesarias para alcanzar de manera más eficiente posible las metas de la organización.

Es el proceso de administración diaria, también llamado day-to-day management.

DefiniciónDefinición

Este modelo de administración se basa en hacer girar el ciclo PHVA para el cumplimiento de las metas del hoshin kanri como de los procesos (CFM).

El ciclo PHVA se transforma en EHVA (estandarizar-hacer-verificar-actuar) para generar los métodos que aseguren que la función diaria se realice adecuadamente.

Daily ManagementDaily Management

PlaneamientoEstratégico

Hoshin Kanri

Cross-Functional

Management

DailyManagement

ProcesoObjetivos

Estratégicos

Procesoindividual

Planes deAcción

Indicadoresde gestión



Administración por ProcesosAdministración por Procesos

Definición

La administración tradicional ha otorgado predominancia a las funciones sobre el proceso, colocando la estructura organizacional (organigrama) sobre el funcionamiento de la empresa como un sistema. El enfoque moderno tiende a asegurar que los procesos tengan preeminencia sobre las funciones, supeditando la acción de estas a los objetivos centrales y comunes del proceso en que participan.

Organización & Proceso

1. La organización tradicional establece las funciones jerárquicas (vertical) en contraste con el proceso (horizontal).

2. Las funciones deben ser relacionadas con el proceso de manera que exista una contribución (valor agregado) al producto, sea este intermedio o final.

3. Una etapa del proceso debe establecer requerimientos para la anterior. Estos requerimientos deben ser cubiertos por las diferentes funciones. Esto es, el flujo de los requerimientos es horizontal y no vertical.

Organización & Proceso

4. Las diferentes funciones, que contribuyen al proceso, son solidariamente responsables por los resultados del mismo, por lo tanto, la recompensa no debe ser individual sino grupal.

5. La organización debe establecer la autonomía del personal (combinación de responsabilidad y autoridad) suficiente para que los procesos puedan fluir suavemente.

6. La organización debe generar comités de mejoramiento de los procesos, integrados por las funciones que mayor influencia poseen en el mismo.

Un proceso bien administrado

1. La responsabilidad por el proceso está correctamente definida y asumida funcionalmente.

2. Los objetivos y metas están definidos con claridad y difundidos entre las funciones responsables.

3. Tiene los límites (físicos, lógicos, técnicos) bien definidos.4. Los procedimientos, requerimientos e información relativa están

documentados. Los cambios en estos procedimientos o métodos se encuentran también documentados para permitir la trazabilidad.

5. Las interacciones de las funciones que contribuyen se encuentran definidas y optimizadas. Las barreras inter departamentales han sido derribadas y se ha desarrollado la cooperación.

Un proceso bien administrado

6. Se hallan definidos indicadores de gestión que permiten medir el proceso en cuanto a su productividad, calidad, satisfacción del cliente, costo y otros aspectos relevantes.

7. El proceso posee un sistema de autocontrol en tiempo real para minimizar las discrepancias contra los resultados deseados y actuar sobre los problemas detectados.

8. El tiempo de ciclo, costo unitario y otros aspectos fundamentales han sido estudiados.

9. Posee una alta capacidad de adaptación a los cambios permitiendo la flexibilidad en la producción de bienes o servicios.

10. El proceso está en permanente cambio y mejoramiento para adaptarlo a las nuevas exigencias del entorno.



Materias Primas, Productos & Rendimientos

Materias Primas, Productos & Rendimientos



Materias Primas

Materias Primas

Son los recursos consumidos en una actividad que pueden ser considerados como productos de los procesos o etapas (conjunto de actividades) precedentes. Estas materias primas pueden ser tangibles o intangibles. Estas materias primas deben poseer ciertas características para que aseguren que el proceso sea exitoso. Evidentemente estas características se incluyen entre los requerimientos interfuncionales de un proceso.



Productos

Productos

Son los resultados de la ejecución de una actividad o conjunto de actividades. Implica de alguna manera la transformación de las materias primas recibidas en productos que poseen otras características. Estos productos no son necesariamente aquellos que marcan el giro del negocio, son más bien productos funcionales. Dado que son productos pueden ser definidos mediante especificaciones que establecen sus características y el valor de ellas así como mediante estándares que definen cuando son o no idóneos para el uso.

Especificación

Definición de las características mensurables que debe poseer un producto. Esto implica definición de las características así como valor que deben alcanzar para considerarse satisfactorias.

Estándar

Descripción del producto requerido para alcanzar un determinado nivel de calificación. Generalmente apunta a las características no mensurables, tales como la apariencia. Asimismo define cuando un producto se considera adecuado o defectuoso (incluyendo niveles para definir el reproceso o su eliminación).



Rendimientos

Rendimientos

El proceso de transformación de la actividad debe poseer un determinado nivel de eficiencia para hacerla adecuada para mantener la competitividad organizacional. Esta eficiencia o idoneidad debe ser medida de manera objetiva y registrada para soportar el mejoramiento continuo.

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