ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE3. ea.: Projektek szervezete

• Programok szereplői• Tradicionális projektszervezetTradicionális projektszervezet• Mátrix típusú projektszervezet• Projektszereplők és projektszerepek• Projektvezetés• Projektvezetés• Vezetési típusok

Program bonyolításEllenőrzés – Monitoring - Értékelés

MONITORING BIZOTTSÁG

BONYOLÍTÓBONYOLÍTÓPROJEKT GAZDA,PROJEKT GAZDA,

KEDVEZMÉNYEZETTKEDVEZMÉNYEZETTpénzpénzFINANSZÍROZÓFINANSZÍROZÓ

MONITORING BIZOTTSÁG

SZERVEZETSZERVEZETKEDVEZMÉNYEZETT,KEDVEZMÉNYEZETT,

VÉGREHAJTÓVÉGREHAJTÓpénzpénzSZERVEZETSZERVEZET

O O G O SÁG

Ellenőrzés – Monitoring - Értékelés

MONITORING BIZOTTSÁG

g

Ellenőrzés: pénzügyi, jogi és adminisztratív előírások

M it i d é éMonitoring: eredményesség

Értékelés: problémamegoldás

FinanszírozóFinanszírozó

• Fel vagyok hatalmazva arra, hogy bizonyos dolgok l k lá áb b l ólj k ( l EU) é hhalakulásába beleszóljak (pl. EU) és ehhez

forrásokkal (EURO) is rendelkezem, amit k i dítá á l ( l PHARE) ló ít kprogramok indításával (pl. PHARE) valósítok meg.

• A bonyolítást vagy valamely saját szervezetem végzi, vagy másokat bízok meg ezzel.

• Meghatározom az alap prioritásokat, globális g p p , gcélkitűzéseket és az elérendő végső eredményt.

A finanszírozó célja

Valamilyen nagy horderejű probléma oldódjon• Valamilyen nagy horderejű probléma oldódjon meg

• Valamilyen kedvezőtlen hatás mérséklődjön• A jelenlegi állapotról valamilyen irányba• A jelenlegi állapotról valamilyen irányba

mozduljunk el• Valamilyen politika valósuljon meg

Közreműködő szervezetKözreműködő szervezet

• Megpróbálja megszerezni a megbízást (pl. ESZA Kht RFÜ stb ) pályázat ajánlat ⇒ szerződésKht., RFÜ, stb.) - pályázat, ajánlat ⇒ szerződés -

• Meghatározza a részletes prioritásokat• Projekteket generál (tájékoztatás, konzultáció)• Elkészíti a pályázati kiírást (forma, tartalom, p y ( , ,

határidők, pályázók köre)• Felállítja az adminisztratív és pénzügyi bonyolításértFelállítja az adminisztratív és pénzügyi bonyolításért

felelős egységet• Kiírja a pályázatot (tájékoztatás konzultáció)• Kiírja a pályázatot (tájékoztatás, konzultáció)

Közreműködő szervezet

• Befogadja a pályázatokatÉ• Értékeli a pályázatokat

• Szerződéseket köt a nyertesekkely• Folyamatosan ellenőrzi és követi a futó

projekteketprojekteket• Előkészíti a projekt zárást (konzultáció,

beszámoló és jelentések)beszámoló és jelentések)• Lezárja a projekteket (adminisztratív, szakmai és

é ü i)pénzügyi)• Kiértékeli a projekteket (szakmai és pénzügyi)• Jelentést készít a finanszírozó felé

Projekt gazdaProjekt gazda

• Ismeri a helyi gondokat és problémákat• Kevés a saját forrása azok megoldására• Kiegészítő forrásokat kutat ⇒ talál (pályázat) ?• Együttgondolkodás, partnerség• Koncepció, tervezés• Pályázat írás és beadás ⇒ nyer ?• Szerződéskötés !!!• Végrehajtás, megvalósítás• Beszámolás és elszámolás• „Továbbélés"

A projekt szervezetep jLehet egyszeri a megvalósítást irányító szervezet, amely a projekt

befejezése után megszűnikbefejezése után megszűnikA szervezet két értelemben létezik:

– Belső (a vizsgáltunk tárgya a cégen belüli projekt– Belső (a vizsgáltunk tárgya, a cégen belüli projekt menedzsment)

– Külső (a projekt menedzselése házon kívül)Külső (a projekt menedzselése házon kívül)• nagyobb projekteknél szponzorok, finanszírozók, tanácsadó

testületek külső csoportjai lehetnek illetékesek• a szervezet kialakításának körülményei a projektmenedzser

hatáskörén kívül esnek.Leggyakoribb (belső) projekt szervezet típusok:Leggyakoribb (belső) projekt szervezet típusok:

– Tradicionális projekt szervezetMátrix projekt szervezet– Mátrix projekt szervezet

Tradicionális projekt szervezet

Tradicionális projekt szervezetp j

Ő Ö HÁTRÁNYOK• ELŐNYÖK– a projekt vezetőnek

teljes kompetenciája

• HÁTRÁNYOK– a projekt tagok

kiválasztásánál a projektteljes kompetenciája van

– a felelősség kérdése

kiválasztásánál a projekt vezetője függőségben van a szervezeti egységek vezetőivela e e ősség é dése

egyértelműen tisztázotta arok esetén g ors

vezetőivel– a munkatársak projekthez

rendelése miatt– zavarok esetén gyors reagálás

– munkatársak

rendelése miatt gondoskodni kell pótlólagos munkaerőről

j kt b f j é támunkatársak bevonása célirányos – a projekt befejezése után

problémás lehet a tagok re-integrációja a g jszervezetbe

Mátrix projekt szervezetMátrix projekt szervezet

HEFOP 3.3.1.Kulcskérdés a funkcionális vezetők és a projekt menedzser közötti hatáskör és felelősség

megosztása

Mátrix szervezet• A projekttevékenységeket a funkcionális szervezetek

munkatársai végzik a projektmenedzser és szervezetének horizontális koordinációja mellett Aszervezetének horizontális koordinációja mellett. A projekt teljesítésével összefüggő döntések megoszlanak a funkcionális egységek vezetői és amegoszlanak a funkcionális egységek vezetői és a projektmenedzser között.

Felső vezetés

Pénzügy Kereskedelem Term. irány.Fejl/Terv. Min. bizt.

Projekt men.

Alaptevékenységek

Projektmenedzser döntése és felelőssége:mit és mikor, funkcionális vezető döntése: hogyan és ki

Mátrix típusú projekt szervezet

• ELŐNYÖK • HÁTRÁNYOK– a projekt vezetője és a

team tagok is felelősnek é ik k t

– kompetencia konfliktusok

érzik magukat a megvalósításért

t t k

alakulhatnak ki a szervezeti és projekt

– a team tagok biztonsága nagyobb mert nincsenek kivéve a

vezetők között a prioritások és őf á k t ül témert nincsenek kivéve a

vállalati szervezetből, így a projekt befejezése

erőforrások területén– a projektben

d l ók k kétígy a projekt befejezése után nincs szükség a re-integrálásra

dolgozóknak két vezetőjük van

re integrálásra

Projektszereplők

MEGBÍZÓ

PROJEKT MEGBÍZOTT

k di ákoordinátor

ÉRINTETTEK PROJEKTVEZETŐ DÖNTÉSHOZÓKÉRINTETTEK,

FELHASZNÁLÓK

TERVEZŐ ÉSTERVEZŐ ÉS VÉGREHAJTÓ TEAM-EK

Vezetési stílus

Magatartási formák

Projektszervezés / vezetésProjektszervezés / vezetés

• Vezetési stílusok:– Irányító vezető (megmondja, hogy mit, hogyan)– Meggyőző vezető (megmondja, hogy miért úgy)– Konzultáló vezető (meg lehet vele beszélni)– Megbízó vezető (csak a célt adja meg)g ( j g)

A modell szerint nem a vezető kedvelt stílusa, hanem a vezetett A modell szerint nem a vezető kedvelt stílusa, hanem a vezetett szükséglete határozza meg, hogy melyik stílus lesz sikeres!!!szükséglete határozza meg, hogy melyik stílus lesz sikeres!!!

• Szempontok:

– Vezetett felkészültsége, hozzáértése– Vezetett hozzáállása, önbizalma

ÁÁ ÉÉ ÉÉ ÉÉPM TUDPM TUDÁÁS S ÉÉS KS KÉÉPESSPESSÉÉGEKGEK

(A) explicit tudás (tankönyvi tudásbázisra épül(A) explicit tudás (tankönyvi tudásbázisra épül(A) explicit tudás (tankönyvi tudásbázisra épül,(A) explicit tudás (tankönyvi tudásbázisra épül,lexikális, technikai, technológiai) lexikális, technikai, technológiai)

(B) alkalmazási képesség (tacit tudás)(B) alkalmazási képesség (tacit tudás)

TUDÁS ÉS KÉPESSÉGEK FEJLESZTÉSETUDÁS ÉS KÉPESSÉGEK FEJLESZTÉSE

�� fiatalkorban (20fiatalkorban (20--ig) az explicit tudás fejlesztéseig) az explicit tudás fejlesztéseé b f dá h téké b f dá h tékés befogadása hatékony és befogadása hatékony

�� felnőttkorban az alkalmazási képesség,felnőttkorban az alkalmazási képesség,gyakorlatias alkalmazás fejlődik (folyamatos tanulás)gyakorlatias alkalmazás fejlődik (folyamatos tanulás)gyakorlatias alkalmazás fejlődik (folyamatos tanulás)gyakorlatias alkalmazás fejlődik (folyamatos tanulás)

Lehetséges egyéni tudásprofilok a projektLehetséges egyéni tudásprofilok a projekt teamben

SPECIALISTA GENERALISTA

egy területet nagyon sok területen van tudása,gy gymélyen ismer a saját területén jó

,de nem mély érti a területek közötti

válaszai vannak összefüggéseket jó kérdéseket tud feltennibármely területenbármely területen

A projektmenedzser személye

• Feladata: a projektmegvalósítás folyamatának• vezetése• irányítása• szervezése

• Tényleges hatásköre erősen függ a befolyásolási képességétől,a szükséges alábbi alaptulajdonságok mellett :

Erős de elfogadott személyiség jó tárgyalási készséggel és– Erős, de elfogadott személyiség, jó tárgyalási készséggel és diplomáciai érzékkel

– Bizonyítottan magas szakmai kvalitás a o y totta agas s a a a tás aprojekttevékenységek legalább egy ágazatában

– Szakismeretén kívüli területek elfogadása, ö fü é kb látá ké éösszefüggésekben látás képessége

– Érdekeltség a projekt sikeres befejezésébenPénzügyi folyamatok szerződési jog ismerete vállalkozói– Pénzügyi folyamatok, szerződési jog ismerete, vállalkozói dinamizmus

A projektmenedzserA projektmenedzser

Tulajdonságai, feladatai:ismeri a projektet és környezetétp j yrendszerben gondolkozik, nem specialistafeladata az együttműködés elősegítésefeladata az együttműködés elősegítésefelelősséggel tartozik

a projektet koordináló intézmény és a partnerek feléa projekt feléa projektcsapat tagjai feléa projektcsapat tagjai felé

Team tagok választásaTeam tagok választása

Team-en belüli feladatok szerinti válogatás g(ideális esetben):– VezetésVezetés– Ötletadás, tevékenységi irányokra javaslatok

F l d t k ( k ) ‘ tá `– Feladatok (munka) ‘mozgatása– Adatkeresés, információgyűjtés– Összegezés– Külső-belső „őrszem” funkciók: team-enKülső belső „őrszem funkciók: team en

belüli feszültségoldás, zavaró tényezők távoltartásatávoltartása

A projekt team felépítése (személyiségbeli)A projekt team felépítése (személyiségbeli)

A csapatban szükséges szerepek:

a kreatíva motivátor a precíz a gyakorlatiasa kritikusaz adminisztrátor

Projekt szerepek (formális)Projekt szerepek (formális)

• Megbízó (dönt az indításról)• Felhasználó, kliens (a projekt végtermékét fogja használni)• Projekt felügyelő (a megbízó képviselője)• Projekt Irányító Bizottság (PIB) ( j kt i á ító é dö té h ó• Projekt Irányító Bizottság (PIB) (a projekt irányító és döntéshozó

testülete, 1 elnök és 3-4 tag, elnöke a projekt felügyelő)• Projekt menedzser (PM) (a projekt operatív irányító vezetője)• Projekt mag (kreatív tagok csoportja, ők készítik el a projekt tervet)• Projekt munkacsoport vezető (alprojektek vezetője, szakmaiság)• Projekt csapat (véglegesített projekt tagok)• Projekt csapat (véglegesített projekt tagok)• Projekt titkár (adminisztráció és kommunikáció)• Minőségbiztosítási felelős (visszacsatolások, módosítások g ( ,

menedzselése)• Szakértői team (külső szakma-specifikus tanácsadó team)• Alvállalkozó (szerződéses külső erőforrás”)• Alvállalkozó (szerződéses „külső erőforrás )

féBelbin-féle szerepek a csoporton belülcsoporton belül(személyiségbeli)(személyiségbeli)

ELNÖK (Ch i )ELNÖK (Chairman)Jelentős személyes tekintélye van, de nem uralkodik másokonN dt f l ttNyugodt, fegyelmezettElkötelezettje a kitűzött céloknakÁtlátja a dolgokat és tiszteli az embereketÁtlátja a dolgokat és tiszteli az embereketÁltalában intelligens, de nem feltétlenül kreatívTisztában van a team és az egyes emberek erős ésTisztában van a team és az egyes emberek erős és gyenge pontjaivalHa nem elég erős, a Formáló kikezdheti vezető szerepét Ha nem elég okos, nem biztos, hogy megérti az Ötletember és az Erőforrásszerző gondolatait

G d k dik ól h i d ki t dj f l d tát é k j ük é

HEFOP 3.3.1.

Gondoskodik róla, hogy mindenki tudja, a feladatát, és megkapja a szükséges információkat. Tájékoztatja a teamet az ügyek állásáról. Elősegíti a

gondolkodást anélkül, hogy saját elgondolásait erőltetné. Kérdez, figyel, összegez.

ÖTLETEMBER (Plant)

Alkotó, eredeti gondolkodó, magas IQ-val és , g , g Qelőrelátó képességgelNéha belebonyolódik saját ötleteibe, és elveszti a

ó ákapcsolatot a valósággalNagy vonalakban gondolkodikRészletkérdésekben könnyen hibázhatRosszul tűri a kritikát, ami kreatív ötleteit ériGyakran magányos

HEFOP 3.3.1.Alapkérdések foglalkoztatják. Az új ötletek kiapadhatatlan forrása. A régi

dolgokat új megvilágításba helyezi, régi problémákra új megoldásokat talál.

ERŐFORRÁSSZERZŐERŐFORRÁSSZERZŐ (Resource Investigator)

Az egyéni munka untatjaJó érzéke van az üzlethezKönnyű elterelni a figyelmét a feladatrólNyomás alatt nyújtja a legtöbbet

k k k ű él élHa nincs sok munka, könnyű életet élSzerteágazó érdeklődése miatt nem mindig csinálja meg, amit megígértamit megígért„Soha sincs a szobájában, de ha mégis, akkor telefonál.”Könnyen lelkesedik, de kedvező fogadtatás híján hamar l l h d l lk délelohad a lelkesedéseJókedélyű, szórakoztató, társaságkedvelő, közösségi ember

HEFOP 3.3.1.Új ötleteket, lehetőségeket, kezdeményezéseket, híreket hoz a külvilágból a

teambe. Nem alkot új ötleteket, de felismeri mások új ötleteinek jelentőségét. Lényegretörően kérdez.

ÉRTÉKELŐ (M it E l t )ÉRTÉKELŐ (Monitor – Evaluator)

Komoly gondolkodású, megfontolt, intelligens emberemberLassan, de helyesen dönt. Nem ragadja el a lelkesedésNem érdekli a körítés, csak a tényekHűvös, tárgyilagosan elemző kritikája , gy g jlelohasztja a team lelkesedésétNépszerűtlenné válthatA hibák korai felismerésével és hangoztatásával árthat a team kreativitásának

HEFOP 3.3.1.Elemzi, értékeli az ötleteket. Feltárja a hibákat, és eközben hatalmas

mennyiségű információt dolgoz fel. a megbeszéléseken inkább gondolataiba mélyedve hallgat, de ha megszólal, elemző bírálata rendszerint helytálló.

FORMÁLÓ (Shaper)( p )

Energikus nyughatatlan türelmetlen lobbanékonyEnergikus, nyughatatlan, türelmetlen, lobbanékonyÉlvezi a kihívástHamar méregbe gurul de gyorsan túl is van rajtaHamar méregbe gurul, de gyorsan túl is van rajtaHajlamos azt hinni, hogy összeesküdtek elleneCsak a kézzel fogható eredmények érdeklikCsak a kézzel fogható eredmények érdeklikNekiront azoknak a team-tagoknak, akikről úgy gondolja hogy nem elég célratörően ténykednekgondolja, hogy nem elég célratörően ténykednek.

Gyakorlati lépések irányába tereli a teamet. Ha egyszer eldőlt, mit kell

HEFOP 3.3.1.

Gyakorlati lépések irányába tereli a teamet. Ha egyszer eldőlt, mit kell csinálni, azonnal munkához lát, és ő lesz a team motorja. Az Elnöktől

eltérően a vitában rendre előhozakodik saját gondolataival. Ha nincs Elnök a teamben, ő látja el ezt a szerepet.

SZERVEZŐ (Company Worker)Fegyelmezett, precíz, őszinte, becsületesErős jellemErős jellemInkább a vállalatért dolgozik, mint magáértOlyat is elvégez amit senki más nem vállalnaOlyat is elvégez, amit senki más nem vállalnaTeamen belüli pozícióját féltékenyen őrziGyakran kritizál más munkastílusú embereketGyakran kritizál más munkastílusú embereketVilágos célokra és a feladatok egyértelmű meghatározására van szükségemeghatározására van szükségeBosszantja, ha a célok menet közben megváltoznak

A döntés meghozatala után konkrét munkatervet és munkamegosztást dolgoz

HEFOP 3.3.1.

A döntés meghozatala után konkrét munkatervet és munkamegosztást dolgoz ki. Logikus, módszeres, gyakorlatias tervező és szervező, aki rendszerességet

visz a tea munkájába. Társait is átgondolt, szisztematikus tevékenységre ösztökéli.

TEAMMUNKÁS (Team Worker)Élénken érdeklődik más emberek irántJó a kommunikációs készségeJó a kommunikációs készségeKönnyen együtt tud működni másokkalKedves, barátságosKezelni tudja a nehéz embereketKezelni tudja a nehéz embereketKépes megelőzni vagy elsimítani a konfliktusokatHarmóniát teremt a teambenHarmóniát teremt a teamben

Kedvező hatást gyakorol a csapatszellemre azáltal, hogy a team céljait

HEFOP 3.3.1.

Kedvező hatást gyakorol a csapatszellemre azáltal, hogy a team céljait önérdeke elé helyezi. Odafigyel társaira, figyelmesen meghallgatja őket.

Elősegíti, hogy mindeni elmondhassa, amit fontosnak tart. Jelenléte szinte észrevehetetlen, de hiánya nagyon is szembetűnő.

HAJRÁZÓ (Completer – Finisher)

Inkább befelé, mint kifelé forduló alkatFegyelmezett, szorgalmas, lelkiismeretes, aggódó Jobban hisz a szüntelen erőfeszítésekben, mint a látványos akciókbanHajlamos elveszni a részletekben, amivel bosszantja a nagy vonalakban gondolkodókatIrgalmatlan következetessége miatt népszerűtlenné válhat

Nélküle a team sohasem tudna eleget tenni a határidőknek. Naprakészen

HEFOP 3.3.1.

Nélküle a team sohasem tudna eleget tenni a határidőknek. Naprakészen tartja az ütemterveket, noszogatja a többieket. Ellenőrzi a részleteket,

folyton kérdez, hogy minden rendben van-e. Ügyel a minőségre, semmi sem kerülheti el a figyelmét.

ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSAELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA

A j kt k i d tb ö álló th külö bö ő ód• A projektek minden esetben önálló, a szervezethez különböző módonkapcsolódó, meghatározott ideig fenntartott szervezeti egységek is egyben.A projektben betöltött szerepek között függőségi (alá-, fölé, mellérendelési)kapcsolatokat rögzíti a szervezeti felépítés. A projekt szintjétől, típusától éséljától fü tl ül többfél tb űködh t A külö bö őcéljától függetlenül többféle szervezetben működhet. A különböző

szervezetek projekt menedzselési gyakorlatában a bemutatásra kerülőkétféle szervezeti forma jelenik meg a leggyakrabban:– tradicionális projekt szervezeti forma,tradicionális projekt szervezeti forma,– mátrix szervezeti forma.

• A projektek bonyolítása minden esetben megköveteli bizonyos projektszereplők és szerepek meglétét. A leggyakrabban meghatározható általános

j kt lők t é h tá á k t kö tk ők M bí óprojektszereplőket és meghatározásukat a következők: Megbízó;Felhasználó, kliens; Projekt felügyelő; Projekt Irányító Bizottság (PIB);Projekt menedzser (PM); Projekt mag; Projekt munkacsoport vezető;Projekt csapat; Projekt titkár; Minőségbiztosítási felelős; Szakértőit Al áll lk óteam; Alvállalkozó.

ELŐADÁS ELLENÖRZŐ KÉRDÉSEIELŐADÁS ELLENÖRZŐ KÉRDÉSEI

I t t di i áli j kt• Ismertesse a tradicionális projekt szervezeti formát és annak előnyeit / hátrányait!

• Ismertesse a mátrix típusú projekt p p jszervezeti formát és annak előnyeit / hátrányait!át á ya t

• Ismertesse és jellemezze az alapvető projektszereplőket és személyiségbeliprojektszereplőket és személyiségbeli jegyeiket!

KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET!

KÖVETKEZŐELŐADÁS CÍMEELŐADÁS CÍME:

4. ea.: Projekttervezés I.