Elaboración de Procesos: Funciones y Procedimientos para mejorar la operatividad de la empresa RAR
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Universidad Santa María
Carrera de Ingeniería en Gestión Empresarial Internacional
Título de la memoria
Elaboración de Procesos: Funciones y Procedimientos para mejorar
la operatividad de la empresa RAR
Autor
Ronald Alberto Rojas Franco
Guía de Memoria de Titulación
Ing. Karen Jaramillo
Memoria para la obtención del título de
Ingeniero en Gestión Empresarial Internacional
Guayaquil – Ecuador
2015
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DERECHO DE AUTOR
Yo, Ronald Alberto Rojas Franco, portador de la cédula de ciudadanía N°. 0924986847,
reconozco como única titular de los derechos de autor sobre la tesis de pregrado titulada
"ELABORACIÓN DE PROCESOS: FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA MEJORAR
LA OPERATIVIDAD DE LA EMPRESA RAR", a la Universidad Santa María (USM), Campus
Guayaquil, en virtud de lo dispuesto en el art. 15 de la Ley de Propiedad Intelectual.
Asimismo, autorizo a la USM-Campus Guayaquil para que realice la digitalización y
publicación de esta tesis de pregrado en el repositorio virtual, de conformidad a lo dispuesto
en el art. 144 de la Ley Orgánica de Educación Superior.
Guayaquil, 27 de Noviembre del 2015
Firma
________________________
Nombre: Ronald Rojas Franco
C.I. 0924986847
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DEDICATORIA
Dedico este trabajo a todos los estudiantes que acuden a él en busca de referencias para
poder realizar sus memorias de titulación, como yo lo hice en su momento con las memorias
de otros. Quiero pedirles que no se rindan en ningún momento, ya han llegado muy lejos
como para tirar la toalla, las cosas no siempre serán fáciles, siempre tendremos nuestros
altos y bajos, pero no debemos quitar los ojos de la meta, continuar por el camino que nos
hemos trazado y aferrarnos a eso que nos ha ayudado a continuar durante todos estos
años.
Las cosas no acaban aquí, esto es sólo un escalón más del largo proceso de crecimiento
que nos implica la vida, el cual debemos realizar para poder alcanzar nuestros objetivos
porque la superación viene de uno mismo.
Ronald Rojas Franco
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AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por todas las bendiciones recibidas, me atrevo a citar el pasaje bíblico
que me ayudó a superar momentos cruciales durante la elaboración de esta memoria de
titulación.
Josué 1:9 "Ya te lo he ordenado: ¡Esfuérzate y se valiente! ¡No temas ni desmayes! Porque
el SEÑOR, tu Dios, estará contigo dondequiera que vayas."
Agradezco a mis padres, Rolando y Leticia, por brindarme las herramientas necesarias para
terminar con éxitos mis estudios de tercer nivel y ser mi soporte a lo largo de estos años. A
mis hermanos, Andrés y Raissa, quienes de una u otra forma han contribuido en miformación continua y superación personal. A mi sobrino Juan José, a mi cuñado Manuel, a
mi tía Lorena, mi tía Yanina y demás familiares que me quedan por agradecer.
A mi guía y correferente, Ing. Karen Jaramillo y la Ing. Martha Pinos, quienes con su
conocimiento, experiencia, paciencia y motivación me guiaron durante este proceso de
elaboración de la memoria. Asimismo a los demás profesores que me han sabido impartir
sus conocimientos durante estos cuatro años de carrera en que los he conocido.
Agradezco también a los miembros de la empresa Corporación RAR S.A. con quienes hecompartido grandes momentos durante años y me han sabido dar ese apoyo durante la
elaboración de esta memoria con su predisposición a colaborar en lo que les pidiere, espero
que la empresa tenga un gran crecimiento y que ellos crezcan con ella.
Finalmente hago un especial agradecimiento a mi compañera de trabajo Sindy Hernández
Gorozabel, por darme el aliento para seguir adelante y alcanzar todas las metas que me
proponga. Su ayuda en la recolección de información me fue muy útil para la elaboración
de esta memoria, le deseo los mejores éxitos en su vida, tanto la parte profesional como en
la personal.
Ronald Rojas Franco
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ÍndiceAbstract ............................................................................................................................................... 1
Resumen .............................................................................................................................................. 2
1 Introducción ................................................................................................................................ 3
1.1 Delimitación del Problema .................................................................................................. 5
1.1.1 Contexto ...................................................................................................................... 5
1.1.2 Discusión Bibliográfica Preliminar ............................................................................... 5
1.2 Objetivos de la Memoria ..................................................................................................... 7
1.2.1 Objetivo General ......................................................................................................... 7
1.2.2 Objetivos Específicos ................................................................................................... 7
1.3 Alcance ................................................................................................................................ 8
1.3.1 Límites temporales ...................................................................................................... 8
1.3.2 Límite espacial ............................................................................................................. 8
1.3.3 Unidades de Observación............................................................................................ 8
1.4 Justificación ......................................................................................................................... 8
1.4.1 Justificación Teórica .................................................................................................... 8
1.4.2 Justificación Práctica ................................................................................................... 8
2 Marco Referencial ..................................................................................................................... 11
2.1 Marco Teórico ................................................................................................................... 11
2.2 Marco Conceptual ............................................................................................................. 11
2.2.1 Proceso ...................................................................................................................... 11
2.2.2 Control Interno .......................................................................................................... 12
2.2.3 Política ....................................................................................................................... 12
2.2.4 Talento Humano ........................................................................................................ 12
2.2.5 Estructura Orgánica ................................................................................................... 13
2.2.6 Nivel Jerárquico ......................................................................................................... 13
2.2.7 Organigrama .............................................................................................................. 13
2.2.8 Plaza .......................................................................................................................... 132.2.9 Puesto ........................................................................................................................ 13
2.2.10 Unidad Administrativa ............................................................................................... 13
2.2.11 Norma ........................................................................................................................ 13
2.2.12 Reglamento ............................................................................................................... 13
2.2.13 Formato o Documento .............................................................................................. 14
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2.2.14 Diagrama de Flujo ..................................................................................................... 14
2.2.15 Manual ...................................................................................................................... 14
2.2.16 Funciones .................................................................................................................. 14
2.2.17 Manual de Funciones ................................................................................................ 14
2.2.18 Procedimiento ........................................................................................................... 15
2.2.19 Manual de Procedimientos ....................................................................................... 15
3 Diseño Metodológico ................................................................................................................ 18
3.1 Entrevista estructurada ..................................................................................................... 18
3.2 Población y Muestra .......................................................................................................... 18
3.3 Procesamiento y Análisis de Información de la Empresa ................................................. 18
3.3.1 Misión ........................................................................................................................ 18
3.3.2 Visión ......................................................................................................................... 19
3.3.3 Organigrama .............................................................................................................. 19
3.3.4 Vehículos de Trabajo ................................................................................................. 19
3.3.5 Instalaciones .............................................................................................................. 19
3.3.6 Ventas en Sectores Industriales ................................................................................ 19
3.3.7 Tipos de Clientes ....................................................................................................... 20
3.3.8 Productos .................................................................................................................. 20
3.3.9 Reglas Internas .......................................................................................................... 21
3.3.10 Talento Humano de la Empresa ................................................................................ 22
3.3.11 Jornada Laboral ......................................................................................................... 22
3.3.12 Procesos Actuales ...................................................................................................... 23
3.3.13 Dificultades Encontradas ........................................................................................... 40
3.4 Casos de Estudio ................................................................................................................ 46
3.4.1 Caso Linde S.A. Sucursal Manta – Manabí ................................................................ 47
3.4.2 Caso Oxígeno S.A. (Oxigenosa) .................................................................................. 53
3.4.3 Caso Oxígenos del Guayas S.A. (OxiGuayas) ............................................................. 57
4 Validación .................................................................................................................................. 63
4.1 Cuadros Comparativos ...................................................................................................... 63
4.1.1 Comparación Procesos Operativos ........................................................................... 63
4.1.2 Comparación Procesos Administrativos .................................................................... 69
4.2 Propuesta .......................................................................................................................... 74
4.2.1 Organigrama Propuesto ............................................................................................ 74
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4.2.2 Misión Propuesta ...................................................................................................... 75
4.2.3 Visión Propuesta........................................................................................................ 75
4.2.4 Valores Organizacionales Propuestos ....................................................................... 75
4.2.5 Políticas Propuestas .................................................................................................. 75
4.2.6 Objetivos Propuestos ................................................................................................ 77
4.2.7 Manual de Funciones Propuesto ............................................................................... 78
4.2.8 Manual de Procedimientos Propuesto .................................................................... 117
5 Conclusiones............................................................................................................................ 171
5.1 Conclusión del Objetivo General ..................................................................................... 171
5.1.1 Elaborar un manual de funciones y uno de procedimientos para la empresa
Corporación RAR S.A. dedicada a la distribución de gases industriales, equipos de seguridad y
soldadura, para que pueda utilizarlos en su operatividad. ..................................................... 171
5.2 Conclusiones de los Objetivos Específicos ...................................................................... 1715.2.1 Evaluar los procesos administrativos y operativos actuales de la empresa. .......... 171
5.2.2 Estudiar las situaciones de otras empresas similares en la industria ..................... 171
5.2.3 Detectar fallas en los procesos actuales ................................................................. 172
5.2.4 Plantear posibles soluciones en las fallas encontradas .......................................... 172
5.2.5 Analizar las soluciones con los encargados de los procesos ................................... 172
5.2.6 Dar a conocer estás soluciones a la Gerencia una vez que han sido retroalimentadas
……………………………………………………………………………………………………………………………172
5.3 Cumplimiento de Objetivos............................................................................................. 173
6 Recomendaciones ................................................................................................................... 174
6.1 Trabajos Futuros .............................................................................................................. 175
7 Bibliografía .............................................................................................................................. 176
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Abstract
The present work treats the analysis of the development of process that defines the correct
functions of charges and procedures performed daily in the operation of the company Corporation
RAR S.A, engaged in the distribution of industrial gases, welds, equipment of application and
security. In order to provide guidance so members of the company become aware of its functioning,
promoting this way the responsibility and the quality of the provided products and services, turning
this company into a competitive organization.
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Resumen
El presente trabajo trata el análisis de la elaboración de procesos que definan las correctas funciones
de los cargos y de los procedimientos que se realizan a diario en la operación de la empresa
Corporación RAR S.A., dedicada a la distribución de gases industriales, soldaduras, equipos deaplicación y de seguridad. Con la finalidad de servir de guía para que los miembros de la empresa
conozcan su funcionamiento, fomentando así la responsabilidad y la calidad de los productos y
servicios brindados, convirtiendo a esta empresa en una organización competitiva.
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1 Introducción
Este trabajo de memoria de titulación tiene la finalidad de elaborar los manuales de funciones y
procedimientos para la empresa Corporación RAR S.A.
Se ha dividido en 7 partes:
1. Introducción.
La introducción delimita el problema en el que se centra esta memoria, se menciona el
contexto actual de la empresa, donde a pesar que tiene más de 15 años operando no cuenta
con guías fundamentales para su operación y administración.
Se ha establecido la bibliografía a consultar mediante filtros, los objetivos a cumplir, su
alcance, las unidades que se observan, así como su justificación tanto teórica como práctica.
2. Marco Referencial.
En el marco referencial se menciona la teoría detrás de la elaboración de estos manuales y
sus conceptos necesarios para su realización, como son los conceptos de proceso, diagrama
de flujo, manual, función, procedimiento, entre otros.
3. Diseño Metodológico.
En el diseño metodológico se establece el método mediante el cual se obtiene la
información y su análisis respectivo. Se ha recopilado información como la misión, visión,
organigrama, entre otros.
Se ha obtenido información de los procesos que realizan los miembros de la organización,
clasificándolos en operativos y administrativos; y, se ha podido identificar dificultades
dentro de los mismos. Además se han estudiado 3 empresas similares en el mercado
ecuatoriano como lo son: Oxígeno S.A., Oxígenos del Guayas S.A., y la sucursal de Linde S.A.
en Manta.
4. Validación.
La validación se realiza mediante el uso de tablas comparativas entre los procedimientos de
las 3 empresas estudiadas y la Corporación RAR S.A., con el objetivo de proponer mejoras.Para la propuesta se ha tomado en cuenta la información recopilada de la empresa,
conceptos teóricos estudiados, la información obtenida de las empresas estudiadas y
sugerencias de los propios miembros de la organización.
Así se han establecido la misión, visión, organigrama, valores organizacionales, políticas y
objetivos.
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Además se han realizado los respectivos Manuales de Funciones y Procedimientos para que
la empresa tome en consideración su implementación.
5. Conclusiones.
Se han realizado conclusiones de los objetivos y verificado su cumplimiento.
6. Recomendaciones.
Se hace mención a la importancia de implementar los manuales que se han realizado,
además de la revisión periódica que se le debe dar; así como también la ejecución de otras
mejoras y la predisposición que debe tener la empresa como sus miembros para el cambio
continuo.
7. Bibliografía.
Se han mencionado las fuentes que se han utilizado para la realización de esta memoria de
titulación.
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1.1 Delimitación del Problema
1.1.1 Contexto
La empresa Corporación RAR S.A. es una empresa familiar con más de 15 años en el país, se dedica
a la distribución de gases industriales, soldadura y equipos de seguridad, actualmente cuenta con
ocho personas dentro de la organización con funciones definidas tácitamente, carentes de manuales
de procedimientos para situaciones de su operación diaria.
La empresa fue creada por un Ingeniero Químico que trabajaba como vendedor en la planta de
gases industriales de AGA S.A., en un principio como una marca de menor precio de AGA,
denominada OXIRAR, que pudiere competir con la entonces creciente competencia del mercado de
gases como un producto de mayor calidad, pero sin alterar la imagen de los productos AGA como
productos de alta calidad que justificaban su mayor precio.
Al mismo tiempo AGA dio el manejo de un Depósito para que lo administrara. Este Depósito tenía
el estricto control de AGA, mediante las ganancias de él se solventaban los gastos de OXIRAR. Hace
cinco años, por la gran deuda de OXIRAR, se le quitó el Depósito, quedando solamente con la
distribución.
1.1.2 Discusión Bibliográfica Preliminar
En la bibliografía se utilizará elementos de diversas áreas para poder abarcar lo que se necesita
saber al momento de analizar una empresa. Para las funciones se utilizarán recursos de la gestiónde talento humano, así como administración. Los procesos serán tomados del análisis de la empresa
y de artículos específicos; además del conocimiento que se obtendrá al momento de hacer la
comparación del caso y de la evaluación posterior del mismo.
La herramienta Google Schoolar, será utilizada en gran medida para obtener información, será una
fuente importante porque consta con artículos reconocidos relacionados al tema que se trata. Por
ese motivo se utilizarán criterios y operadores de búsqueda al momento de utilizar esta
herramienta.
A continuación se muestran ejemplos de los mismos:
Procedimiento Empresarial
Procedimiento + Empresarial
Procedimiento AND Empresarial
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6
Procesos Operativos
Procesos + Operativos
Procesos AND Operativos
Procesos Administrativos
Procesos + Administrativos
Procesos AND Administrativos
Evaluación de procedimientos empresariales
Evaluación + procedimientos + empresariales
Evaluación AND procedimientos AND empresariales
Evaluación OR procedimientos AND empresariales
Funciones Empresariales
Funciones + Empresariales Funciones AND Empresariales
Distribución de los Cargos Corporativos
Distribución + Cargos + Corporativos
Distribución AND Cargos AND Corporativos
Distribución OR Cargos AND Corporativos
Elaboración de funciones corporativas
Elaboración + funciones + corporativas
Elaboración AND funciones AND corporativas
Elaboración OR funciones AND corporativas
Gracias a los convenios de la universidad también se cuenta con el acceso a bases de datos como
IEEE Xplore Digital Library.
Los filtros que se utilizarán para esta búsqueda son los siguientes:
Estar en un rango de 10 años, es decir, desde el 2005 hasta el 2015.
Información de páginas web siempre y cuando éstas estén dedicas al tema buscado.
Tienen que encontrarse en el idioma español o inglés.
La información encontrada debe ser libre de costo.
Se descartará aquella información cuyo tema principal no sea alguno de los criterios antes
mencionados.
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1.2 Objetivos de la Memoria
1.2.1 Objetivo General
Elaborar un manual de funciones y uno de procedimientos para la empresa Corporación RAR S.A.
dedicada a la distribución de gases industriales, equipos de seguridad y soldadura, para que pueda
utilizarlos en su operatividad.
1.2.2 Objetivos Específicos
1. Evaluar los procesos administrativos y operativos actuales de la empresa.
2. Estudiar las situaciones de otras empresas similares en la industria.
3. Detectar fallas en los procesos actuales.
4. Plantear posibles soluciones en las fallas encontradas.
5. Analizar las soluciones con los encargados de los procesos.
6. Dar a conocer estás soluciones a la Gerencia una vez que han sido retroalimentadas.
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1.3 Alcance
1.3.1 Límites temporales
Se estudian los antecedentes de la empresa, problemas causados por incorrectos procedimientos
ante los inconvenientes que han surgido en toda la estructura organizacional, ya sea la parte
operativa como la gerencial.
1.3.2 Límite espacial
La empresa Corporación RAR S.A. se encuentra en la ciudad de Guayaquil, en el Sector Industrial de
la Vía a Daule.
1.3.3 Unidades de Observación
Se observarán a las personas pertenecientes a la organización, las tareas que realizan, la forma que
la realizan, además de la relación entre ellas.
1.4 Justificación
1.4.1 Justificación Teórica
Los motivos académicos para realizar esta memoria están intrínsecos dentro de la carrera
universitaria que se ha seguido. Gestión Empresarial Internacional, busca la administración de
empresas de la manera más efectiva. Esta memoria se enfocará en el ámbito de talento humano
por la parte de las funciones y en el ámbito de gestión de operaciones por parte de los
procedimientos.
1.4.2 Justificación Práctica
En el Ecuador a las pequeñas y medianas empresas se las agrupa de acuerdo a su volumen de ventas,
capital social, cantidad de trabajadores y su nivel de producción o activos. Se las conoce como
PYMES y se desempeñan en la mayoría de actividades económicas del país, sobre todo en las
relacionadas a servicios.
Las PYMES al no contar con muchos trabajadores, tienen una mayor capacidad de adaptación dentro
de las estructuras organizacionales para reaccionar rápidamente a los cambios dentro de la
economía; tienen sueldos cercanos entre los miembros de la empresa, su redistribución de la
riqueza es mejor ya que los sueldos de los altos cargos no son tan distantes del resto.
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Sin embargo; los principales problemas que tienen las PYMES son el escaso conocimiento en el
ámbito de gestión empresarial, contable, financiera, falta de asesorías y programas a seguir, la
carencia de capital para crecer y fallas en sus procesos productivos.
Dentro de las PYMES se encuentran las empresas familiares; en el Ecuador la mayoría de las
empresas son de este tipo. Tienen dificultades en la falta de estrategias definidas desde el momento
en que se inició la empresa, en la rivalidad de sus miembros por ubicarse en cargos importantes,
generando así confrontaciones entre ellos.
Un gran problema es el de la sucesión, en la mayoría de empresas familiares esto es algo que no se
define en el momento de crearse la empresa, muchas veces por imprevisto, pero no deja ser un
tema muy importante para la continuidad en el tiempo del negocio familiar. Es necesario que la
familia se capacite para asumir cargos directivos si se quiere que la empresa continúe
desarrollándose.
Muchas veces lo anterior genera conflictos ya que los demás miembros de la organización que no
forman parte del círculo familiar y realizan mayor cantidad de actividades, ven como estos
privilegiados sanguíneos obtienen mayores beneficios empleando menores esfuerzos, lo que
provoca recelo y muchas veces lleva a que los miembros fuera del círculo hagan las cosas de mala
manera.
Es sumamente importante que la empresa familiar tenga fijas las estrategias a seguir y que
establezca claramente, que a pesar de las buenas relaciones familiares, hay reglas empresariales
que cumplir para el buen gobierno de la empresa, como lo pueden ser el llevar una agenda de
reuniones, asignaciones y tareas específicas para cada uno de los miembros de la familia que dirige
la compañía. En el caso de que estas reglas no sean cumplidas se generarán repercusiones no sólo
dentro de la organización, sino también dentro de los hogares de sus integrantes.
Se pretende proponer soluciones a la falta de procedimientos que trae problemas tanto a los
clientes como a la empresa, al gerente le resulta dificultoso delegar una función que no está
establecida si al hacerlo los mismo miembros se cuestionan sobre si la persona encargada para
cumplirla es la ideal; al no estar establecidos correctamente los procesos como el control de
inventario se generan problemas al momento de realizar auditorías en las que pueden faltar
documentos que soporten los resultados de la misma.
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Los beneficios de esta investigación no solamente serán para las personas que trabajan dentro de
la empresa, ya que se espera mejorar los procesos operativos y administrativos, logrando que el
cliente obtenga una mayor satisfacción lo que provocará fidelidad. Se busca además mejorar la
política de cobros y de pagos para no tener más conflictos por atrasos que han generado
inconvenientes con el despacho de mercadería al momento de hacer nuevos pedidos.
La factibilidad de este estudio está basada en la preparación académica del investigador y el
conocimiento de los problemas de la empresa estudiada.
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2 Marco Referencial
2.1 Marco Teórico
Dentro de la gestión del talento humano se estudian las diferentes estructuras organizacionales que
puede tener una empresa, la importancia de cómo la relación entre sus integrantes conlleva a la
efectividad. La administración enseña sobre las estrategias que uno puede utilizar dependiendo de
su enfoque y de la situación en la que se encuentre y en cómo debe reflejarse la visión y misión de
la empresa de adentro hacia afuera. Los procedimientos son importantes ya que permiten
establecer el accionar en diferentes situaciones así sean eventos aislados.
Los manuales de una organización sirven para tener una guía clara de cómo alcanzar los objetivos
planteados por la gerencia, los mismos que deben estar orientados hacia la satisfacción de las
necesidades de sus clientes, ya sean externos como internos. Se busca que a través de estos
manuales las empresas puedan optimizar recursos mediante procedimientos correctos, ya que
muchas veces las empresas al buscar cumplir con sus objetivos no toman en consideración el
desempeño de sus recursos.
2.2 Marco Conceptual
2.2.1 Proceso
Consiste en decisiones interrelacionadas con un principio y un fin, transformadas en acciones para
obtener un resultado específico. En las diferentes etapas de dicho proceso se va aportando valor
agregado con la finalidad de satisfacer las necesidades del cliente. Debe tener un orden secuencial
y debe contar con parámetros que definan su ejecución, evaluación y control.
2.2.1.1 Clasificación de los Procesos
2.2.1.1.1 Procesos Operativos
Son los referentes al giro del negocio, principalmente buscan entregar los bienes o servicios
al cliente que los necesite.
2.2.1.1.2 Procesos de Apoyo y Gestión
Su objetivo principal es velar la realización de los procesos operativos; planifican, mejoran,
controlan, aseguran la operatividad de la empresa.
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2.2.2 Control Interno
El control interno es un proceso (afectado por las personas y niveles de la organización) destinado
a proporcionar una razonable seguridad para alcanzar los objetivos de la organización. El propósito
del control interno es asegurarse que el negocio sea realizado de manera prudente conforme a las
políticas y estrategias establecidas, que los activos estén salvaguardados (Ramos, 2015).
2.2.3 Política
Es el marco referencial en cuanto a procedimientos se refiere, se aplican para diversas situaciones
facilitando así la toma de decisiones. Tanto su difusión como conocimiento deben ser obligatorios y
dados en un período adecuado de tiempo. Cabe recalcar que una política no dice cómo proceder,
eso lo dirá el procedimiento.
2.2.3.1
Clasificación de Políticas2.2.3.1.1 Políticas Mandatarias
Son aquellas impuestas por el gobierno, pero que además, afecten al sector donde se
efectúan las actividades de la empresa. En base a estas políticas las organizaciones
desarrollan sus actividades.
2.2.3.1.2 Políticas Estratégicas
Están dadas por la gerencia, buscan el cumplimiento de las políticas mandatarias, así como
el plan estratégico de la organización; la respuesta a su misión y visión.
2.2.3.1.3 Políticas Operativas
Agregan valor dentro del producto o servicio que brinda la organización a sus clientes
internos y externos.
2.2.4 Talento Humano
Aspecto fundamental de cualquier proceso, lo constituyen las personas que deben desarrollarlo y
mejorarlo. Para su correcto desempeño se requiere de una adecuada selección, capacitación para
el desempeño, comprensión del resultado esperado, incentivos para desarrollar las tareas y tiempo
junto con herramientas necesarias para desempeñar las tareas (Rendón & Garcia, 2007).
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2.2.5 Estructura Orgánica
Es el marco de referencia de la organización formal, en él se establecen los niveles jerárquicos y la
división de funciones para la toma de decisiones. A efecto de lograr el cumplimiento de objetivos
debe existir coordinación entre las diferentes unidades organizacionales.
2.2.6 Nivel Jerárquico
Define los grados de autoridad y responsabilidad que las unidades deben tener dentro de la
estructura orgánica.
2.2.7 Organigrama
Es un gráfico que resume la estructura orgánica, muestra las relaciones de dependencia entre las
unidades. Puede ser de toda la organización o de una parte de ella.
2.2.8 Plaza
Es la posición individual de trabajo que constituye un puesto. Un mismo puesto puede ser
desempeñado a la vez por varias personas, que realicen las mismas actividades, con las mismas
responsabilidades y las mismas condiciones de trabajo (Merz, 2013).
2.2.9 Puesto
Es la unidad impersonal de trabajo integrada por un conjunto homogéneo de tareas,
responsabilidades y requisitos para el cumplimiento de una o varias funciones y el logro de los
objetivos de una o varias áreas administrativas (Merz, 2013).
2.2.10 Unidad Administrativa
Es la unidad de la estructura organizacional, con sus funciones y actividades que la distinguen de las
demás.
2.2.11 Norma
Disposición de carácter obligatorio, específico y preciso que persigue un fin determinado enmarcado
dentro de una política.
2.2.12 Reglamento
Conjunto de políticas, normas y procedimientos que guía el desarrollo de una actividad.
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2.2.13 Formato o Documento
Instrumento que facilita el registro de la información necesaria para realizar los procedimientos.
Deja evidencia de que éste se realizó de acuerdo a los lineamientos previamente establecidos.
2.2.14 Diagrama de FlujoRepresentación gráfica secuencial y detallada de cada acción, utiliza diversos símbolos normalizados
para representar operaciones específicas. Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos
utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de la operación.
2.2.15 Manual
Es un documento formal que sirve como herramienta de dirección para lograr un determinado fin,
posee información de manera descriptiva y fácil de entender, indica el sistema y las técnicas que se
deben proceder para ejecutar algún trabajo de la mejor manera, por esa razón es estandarizado; esescrito aunque puede ser modificable conforme así lo requieran las necesidades de adaptarse al
cambio.
2.2.16 Funciones
Son el conjunto de actividades coordinadas que se deben realizar para lograr objetivos, se
establecen de acuerdo a la función del puesto. Se deben ordenar por importancia y naturaleza del
área de que se trate.
2.2.16.1 Clasificación de Funciones
2.2.16.1.1 Sustantivas
Son las que identifica la esencia de la unidad administrativa para el cumplimiento de los
objetivos.
2.2.16.1.2 De Apoyo
Contribuyen al logro de las funciones sustantivas, al ser de carácter obligatorio para toda la
organización facilitan el proceso administrativo.
2.2.17 Manual de Funciones
Es un instrumento que permite establecer las responsabilidades de los trabajadores, perfiles y
actividades que deben realizar los miembros de la organización, con la finalidad de servir de guía
dentro de la administración de la empresa.
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¿Dónde termina?
Una vez contestadas las preguntas mencionadas en el punto anterior, se podrá fijar el objetivo
del estudio; éste servirá de guía para la investigación, el análisis y la propuesta del
procedimiento o procedimientos en estudio.
2.2.19.2 Recolección de la Información
Consiste en captar los documentos y los datos, que una vez organizados, analizados y
sistematizados, permitan conocer los procesos tal y como operan en el momento, y
posteriormente proponer los ajustes que se consideren convenientes.
Las técnicas que usualmente se utilizan para recabar la información necesaria son:
Investigación Documental.
Entrevista Directa.
Observación de Campo.
2.2.19.3 Análisis de la Información y Diseño del Procedimiento
Constituye una de las partes más importantes del estudio de procedimientos, consiste
fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de información o grupos de datos
que se integraron durante la recolección de información, con el propósito de obtener un
diagnóstico que refleje la realidad operativa actual.
Responder a los siguientes interrogantes:
¿Qué trabajo se hace?
Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la unidad administrativa y los
resultados que se obtienen de éstas.
¿Quién lo hace?
Son las unidades que intervienen en el procedimiento y el factor humano, ya sea como
individuos o como grupos, para la realización del trabajo.
¿Cómo se hace?
Se refiere a la secuencia de actividades que se realizan para cumplir con un trabajo o
servicio determinado.
¿Cuándo se hace?
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Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, así como los horarios y tiempos
requeridos para obtener resultados o terminar una actividad.
¿Dónde se hace?
Se refiere a la ubicación geográfica y al domicilio de las oficinas.
¿Por qué se hace?
Busca la justificación de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento; también se
pretende conocer los objetivos de las actividades que integran el procedimiento.
2.2.19.4 Análisis del Procedimiento
Una vez que todas las actividades se han sometido al análisis correspondiente, y se concluye
que es necesario mejorar o rediseñar un procedimiento, se deberá utilizar la técnica de los cinco
puntos que se presenta a continuación:
Eliminar.
Combinar.
Cambiar.
Mejorar.
Mantener.
2.2.19.5 Elementos que Integran el Manual de Procedimientos
Identificación.
Índice.
Introducción.
Objetivos del Manual.
Procedimientos del Manual.
Propósitos de los Procedimientos.
Método de trabajo.
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3 Diseño Metodológico
El tipo de investigación que se ha realizado para la elaboración del presente proyecto ha sido
"Descriptiva".
El diseño de esta investigación ha sido de campo; se ha podido recopilar directamente la
información detallada en la empresa Corporación RAR S.A. El diseño de campo ha consistido en la
recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o
controlar alguna variable.
3.1 Entrevista estructurada
La Entrevista Estructurada ha consistido en la generación de una serie de preguntas direccionadas
con la finalidad de recopilar información de la empresa.
3.2 Población y Muestra
Se ha trabajado con los colaboradores de Corporación RAR S.A., actualmente son los siguientes:
Gerente General.
Gerente Administrativo.
Gerente Comercial.
Contador.
Auxiliar Contable. Bodeguero.
Choferes.
Ayudantes.
3.3 Procesamiento y Análisis de Información de la Empresa
El procesamiento de la información que se ha recolectado, ha sido realizado a través de diagramas
de flujo, los cuales han permitido observar y verificar los procesos, funciones y procedimientos de
los miembros de la organización.
3.3.1 Misión
“ Mantener liderazgo en la comercialización de gases retal en el Guayas, ser la compañía
indispensable como medio de distribución en la cual la empresa tiene mayor cobertura, distribución
con la más alta seguridad en tecnología y administración enfocada a los clientes.”
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3.3.2 Visión
“ Ser lo más eficientes proveedores a clientes de gases y soldadura, con la máxima confiabilidad y
seguridad, con una administración logística que conforme en realidad las ilusiones ofrecidas a los
clientes.”
3.3.3 Organigrama
3.3.4 Vehículos de Trabajo
La empresa actualmente posee 3 camiones:
1 camión Pesado con capacidad para 6.5 toneladas que se lo utiliza para las entregas de la
marca Oxiflame a los distribuidores que se encuentran en otras provincias del país.
1 camión Semi Pesado con capacidad para 3.5 toneladas que se lo utiliza para las entregas
dentro de Guayaquil y Durán.
1 camión Liviano con capacidad para 2 toneladas que se lo utiliza para pedidos de
emergencia.
3.3.5 Instalaciones
Ubicadas en el Local #1 del Centro Comercial Aranjuez, divididas en la parte administrativa donde
se realizan las labores administrativas y de atención al cliente, el mezzanine donde se encuentra la
oficina del Gerente General y la bodega donde se encuentra la mercadería y los suministros de
oficina.
3.3.6 Ventas en Sectores Industriales
La empresa realiza ventas hacia los sectores de:
Medicinal.
Seguridad Industrial.
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Metalmecánica.
Metalurgia.
Laboratorios Químicos.
Entre otros.
3.3.7 Tipos de Clientes
La empresa divide a sus clientes en tres formas:
Directos: Clientes grandes o potenciales que cumplen contratos con el fin de tener
convenios con la empresa.
Distribuidores: Encargados de buscar nuevos clientes y abrirse mercado
Minoristas: Talleres o empresas pequeñas.
3.3.7.1 Ubicación de los ClientesAdemás de las ventas en Guayaquil también se atienden clientes en otras partes del país, como
lo son:
Durán.
Libertad.
Santa Elena.
El Triunfo.
Babahoyo. El Guabo.
Machala.
Balao.
Peaje 26.
Entre otros.
3.3.8 Productos
Soldadura. 1.1 Eléctrica.
1.2 Oxiacetilénica.
Boquillas.
Acoples.
Manómetros.
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Flujómetros
Alambre linde.
Válvulas.
Reguladores.
Manguera Gemela.
Máquinas de soldar.
Equipos de Oxicorte.
Gases industriales.
Cilindro de oxigeno industrial.
Cilindro de oxigeno medicinal.
Cilindro de nitrógeno.
Cilindro de helio.
Cilindro de argón.
Cilindro de acetileno.
Cilindro de AGA mix 20.
Cilindro de dióxido de carbono.
Zapatos de seguridad Industrial.
Kit medicinal.
Entre otros.
3.3.9 Reglas InternasLa Corporación RAR S.A. consiente que el trabajo no es un castigo sino un destino para realización
del ser humano fue creada con la finalidad de brindar un servicio de calidad y eficacia demostrada
por sus directivos y proyectada en sus colaboradores; por lo que en aras al desarrollo de los
principios expuestos cree conveniente estipular las siguientes cláusulas en el interior de la
Corporación.
3.3.9.1 Coordinación
Reuniones mensuales para analizar las políticas de funcionamientos de la empresa.
3.3.9.2 Puntualidad
Eficiencia y comunicación con justificación en caso de incumplimiento.
3.3.9.3 Uniformes
Presentación personal de cada uno de los colaboradores.
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3.3.9.4 Méritos
Estímulos por desempeño como apoyo al buen desenvolvimiento.
3.3.9.5 Compañerismo
El ser parte de una corporación justifica que los logros de uno sean de toda la
corporación, que las calamidades de uno sean de la corporación por lo que el respaldo
a una situación de esta será incondicional por los directivos y colaboradores.
3.3.9.6 Permisos
Notificación de ausencias o salidas tempranas.
3.3.9.7 Bienes de la Empresa
Buen trato y cuidado necesario de las herramientas de la empresa por parte de sus
colaboradores para el cumplimiento de las funciones encomendadas.
3.3.9.8 Trato
Trato educado y respetuoso entre directivos y colaboradores.
3.3.9.9 Rutas
Responsabilidad de planificar las rutas cabalmente y en buen uso de las herramientas
de la empresa.
3.3.9.10 Imagen
Obligación de los directivos y colaboradores de brindar una buena imagen con las
personas ajenas a la institución.
3.3.10 Talento Humano de la Empresa
El personal de Corporación RAR S.A. se encuentra distribuido de la siguiente forma:
En el personal administrativo se encuentran cuatro mujeres y un hombre, mientras que en el
personal operativo cinco hombres.
3.3.11 Jornada Laboral
La jornada laboral comprende la establecida por la ley de 8 horas diarias.
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3.3.12 Procesos Actuales
3.3.12.1 Procesos Operativos
3.3.12.1.1 Descripción
Son aquellos procesos que implican el giro del negocio, tales como las ventas de productos
que realiza la empresa o los servicios de mantenimiento que ofrece.
3.3.12.1.2 Clasificación
1. Carga y Descarga de Cilindros en los Camiones.
2. Ventas Locales.
3. Ventas en la Ciudad.
4. Ventas en Provincias.
5. Mantenimiento de Equipos.
6. Préstamos de Cilindros.
7. Cobros a Clientes.
8. Compras de Mercadería.
3.3.12.1.3 Carga y Descarga de Cilindros en los Camiones
Diariamente se realiza el proceso de Carga y Descarga de Cilindros en los Camiones para ser
trasladados a las instalaciones de la empresa, del llenador y de los clientes; tomando en
cuenta las medidas de seguridad respectivas.
1. Inicio.
2. El Chofer y el Ayudante se equipan adecuadamente por seguridad.
3. El Bodeguero registra el serial de los cilindros que serán cargados en los camiones.
4. El Chofer y el Ayudante colocan a las válvulas de los cilindros un lacre de seguridad que
certifique que el contenido del cilindro no ha sido utilizado y que se entrega un producto
nuevo, con una pistola de calor el lacre toma la forma de la válvula.
5. Los cilindros son cargados a los camiones, mientras se cargan se los va organizando y
asegurando firmemente con fajas entrelazadas con raches.6. En la descarga se van soltando las fajas para mover los cilindros y se las vuelve a apretar
con la nueva cantidad.
7. El Chofer y el Ayudante registran en las facturas el serial de los cilindros que se van
descargando.
8. Fin.
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3.3.12.1.4 Ventas Locales
Diariamente los clientes se acercan a las instalaciones de la empresa a solicitar un producto
o servicio, son atendidos por el personal para poder cumplir con sus requerimientos de ser
posible y realizar las ventas.
1. Inicio.
2. El cliente llega a las instalaciones de la empresa y solicita producto.
3. El cliente es atendido por el personal.
4. En caso de que el cliente requiera algún gas industrial se comprueba que tenga el
cilindro adecuado y se verifica que posea actualizada la prueba hidrostática hecha por
Linde.
5. Si no posee cilindro puede comprar uno o alquilarlo mediante un contrato de préstamo.
6. Si posee cilindro pero no tiene la prueba hidrostática hecha por Linde no se le puede
vender.
7. Si tiene la prueba hidrostática hecha por Linde pero no está actualizada se le ofrece
realizarla por un valor adicional.
8. El Bodeguero se dirige a bodega con el requerimiento del cliente para buscar la
disponibilidad en stock de la mercadería. En caso de no tener stock se le notifica al
cliente la fecha de reposición.
9. El Departamento Administrativo realiza la respectiva factura en el sistema contable e
imprime una original y una copia.
10. La factura y su copia son firmadas por el Departamento Administrativo y entregadas al
cliente para que las firme también.
11. El cliente entrega el valor correspondiente a la mercadería y la copia de la factura ya
firmada.
12. El Departamento Administrativo sella las facturas canceladas.
13. La mercadería solicitada es entregada al cliente por el Bodeguero.
14. El Departamento Administrativo almacena el dinero para ser depositadoposteriormente en las cuentas bancarias.
15. La copia de la factura es archivada por el Departamento Administrativo.
16. Fin.
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3.3.12.1.5 Ventas en la Ciudad
Diariamente se realizan las rutas de entregas de la mercadería a los clientes dentro de la
ciudad y sus alrededores.
Las facturas entregadas por el Departamento Administrativo corresponden a los clientes de
Corporación, las entregadas por el Departamento Comercial corresponden a los clientes de
Oxirar.
Los pedidos que se hacen en la mañana son despachados en el transcurso de la tarde
mientras que los pedidos de la tarde son despachados al día siguiente.
En el caso de que un cliente de Corporación necesite producto y el camión ya se encuentre
dentro de la ruta puede existir la posibilidad de que el camión regrese a las instalaciones de
la empresa por las facturas del cliente, si el tiempo no fuere un inconveniente.
Caso contrario y puesto que las facturas de Corporación son impresas a través del sistema
contable, se le entrega al cliente una guía de remisión momentánea hasta poderle entregar
su factura correspondiente.
1. Inicio.
2. Los pedidos son receptados a través del correo electrónico o de las llamadas telefónicas.
3. El Bodeguero registra el serial de los cilindros para llevar un control y entrega una hoja
de ruta al Chofer y Ayudante.
4. El Chofer y el Ayudante cargan el camión en base a los pedidos recibidos y un adicional
por cualquier pedido que pueda transcurrir durante la ruta.
5. El Departamento Comercial y el Departamento Administrativo entregan facturas y guías
de remisión al Chofer y el Ayudante.
6. De Caja Chica el Departamento Comercial entrega dinero para viáticos.
7. El Chofer y el Ayudante abandonan las instalaciones de la empresa para realizar la ruta
de entregas en el camión.
8. Si las ventas son al contado se recibe el dinero, se hace firmar las facturas, se las sella y
se las entrega. Si por el contrario son a crédito sólo se las hace firmar y se las entrega.
9. El Chofer y el Ayudante al momento de entregar los cilindros registran en la factura los
respectivos seriales de cilindros entregados y cilindros recibidos.
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10. Si se recibe pedidos durante la jornada, se procede a llamar por celular al Ayudante para
preguntar su ubicación y si poseen cilindros recargados disponibles. En caso de tener
cilindros recargados disponibles se procede a notificarles verbalmente del pedido.
11. Al finalizar la jornada el Chofer y el Ayudante regresan a las instalaciones de la empresa.
12. La hoja de ruta es llenada por el Chofer y el Ayudante y entregada al Bodeguero.
13. La hoja de ruta es archivada por el Bodeguero.
14. El Chofer y Ayudante entregan el respectivo valor de lo que se ha recaudado a los
departamentos correspondientes, además de las facturas de sus gastos varios para
soporte en el sistema contable.
15. El dinero recaudado es almacenado por el respectivo departamento para su posterior
depósito en las cuentas bancarias.
16. Las facturas de los clientes de Oxirar y los comprobantes de gastos son registradas en el
sistema contable por el Departamento Comercial.
17. Las facturas y los comprobantes de gastos son archivadas por los respectivos
departamentos.
18. Fin.
3.3.12.1.6 Ventas en Provincias
Semanalmente el departamento comercial organiza viajes a diferencias provincias del país
para atender los pedidos de clientes, vendiéndoles oxigeno industrial Oxirar ya que estos
clientes son distribuidores de la empresa y poseen crédito con ella.
1. Inicio.
2. El Departamento Comercial recepta los pedidos y realiza llamadas a los clientes de otras
provincias dependiendo de los viajes que se hayan realizado recientemente. Si se logra
conseguir un pedido de 40 cilindros o más se realiza el viaje.
3. Se notifica verbalmente al Chofer y al Ayudante la cantidad de cilindros pedidos para
que carguen el camión.
4. El Bodeguero registra el serial de los cilindros para llevar un registro y entrega una hoja
de ruta al Chofer y Ayudante.
5. El Chofer y el Ayudante cargan al camión la cantidad de cilindros pedidos.
6. El Departamento Comercial entrega facturas y guía de remisión al Chofer y el Ayudante.
7. De Caja Chica el Departamento Comercial entrega dinero para viáticos.
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8. El Chofer y el Ayudante abandonan las instalaciones de la empresa para realizar la ruta
de entrega en el camión.
9. El Chofer y el Ayudante al momento de entregar los cilindros registran en la factura los
respectivos seriales de cilindros entregados y cilindros recibidos.
10. Se hace firmar las facturas por los clientes y se las entrega.
11. Al finalizar la jornada el Chofer y el Ayudante regresan a las instalaciones de la empresa.
12. La hoja de ruta es llenada por el Chofer y el Ayudante y entregada al Bodeguero.
13. La hoja de ruta es archivada por el Bodeguero.
14. El Chofer y Ayudante entregan el respectivo valor de lo que se ha vendido al
Departamento Comercial, además de las facturas de sus gastos varios para soporte en
el sistema contable.
15. Las facturas y comprobantes de gastos son registradas en el sistema contable.
16. Las facturas y comprobantes de gastos son archivadas.
17. Fin.
3.3.12.1.7 Mantenimiento de Equipos
El mantenimiento de equipos se realiza ocasionalmente cuando así lo requiera un cliente y
es cobrado de contado. A veces el equipo sólo necesita unos pequeños repuestos hechos
de caucho, otras veces puede necesitar una limpieza con ácido porque el uso constante del
equipo en el soldeo termina convirtiéndolo de color negro.
Estas situaciones se consideran de poca gravedad y por lo general no toman más de tres
días en ser solucionadas, han existido situaciones más graves en que el mantenimiento se
ha demorado una semana e incluso hasta quince días.
Cuando el cliente entrega el equipo se le entrega una guía de remisión, quedándose en la
empresa una copia de la misma con los datos del cliente para poder ser contactado
posteriormente. Al día siguiente de ser entregado el equipo a la empresa se realiza la
llamada al cliente para notificarle cuánto tiempo demorará el mantenimiento.
1. Inicio.
2. El cliente llega a las instalaciones de la empresa y solicita el servicio.
3. El cliente es atendido por el personal.
4. Se inspecciona el equipo y se realiza un breve diagnóstico del mismo.
5. Dependiendo del caso se procede a indicar el costo del mantenimiento.
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6. El Bodeguero recibe el equipo en caso de que el cliente esté de acuerdo con el precio
ofrecido.
7. El Departamento Administrativo elabora una guía de remisión con los datos del cliente
y se la entrega, quedándose con una copia de la misma.
8. Al día siguiente de ser entregado el equipo a la empresa, el Departamento
Administrativo procede con llamar por teléfono al cliente para notificarle cuánto tiempo
demorará el mantenimiento.
9. Durante el tiempo establecido el Chofer de Ciudad procede con realizar el
mantenimiento al equipo del cliente.
10. Cumplido el tiempo del mantenimiento, el Departamento Administrativo procede con
llamar telefónicamente al cliente para que retire el equipo y realice el pago del
mantenimiento.
11. El cliente llega a las instalaciones de la empresa y solicita su equipo al Departamento
Administrativo.
12. El Departamento Administrativo realiza la respectiva factura en el sistema contable e
imprime una original y una copia.
13. El Departamento Administrativo entrega al cliente el original de la factura y la copia para
que la firme.
14. El cliente entrega el valor correspondiente al mantenimiento y la copia de la factura ya
firmada al Departamento Administrativo.
15. El Departamento Administrativo sella las facturas canceladas.
16. El Equipo es entregado al cliente por el Bodeguero.
17. El Departamento Administrativo almacena el dinero para ser depositado
posteriormente en las cuentas bancarias.
18. La copia de la factura es archivada por el Departamento Administrativo.
19. Fin.
3.3.12.1.8 Préstamos de CilindrosEl préstamo de cilindros se lo realiza ocasionalmente y en diferentes casos. El mínimo
tiempo que se ha realizado un préstamo ha sido por una o dos horas, cuando el cliente ha
tenido un trabajo de poco tiempo, y el máximo tiempo que se ha realizado un préstamo ha
sido de un año y medio.
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Los diferentes casos que se han dado para realizar el préstamo de cilindros han sido los
siguientes:
Un cliente nuevo para fidelizarlo.
Un cliente con trabajo puntual en un determinado tiempo, por ejemplo que necesite
hacer una obra por 3 meses.
Un paciente que necesite oxígeno medicinal de urgencia.
Cuando es por corto tiempo como un fin de semana.
Eventos sociales, esto es cuando se han realizado préstamos de cilindros de helio.
En todos estos casos se realiza un contrato a los clientes en el cual se indica el tipo de cilindro
que se está prestando, el tiempo por el cual se lo presta y la solicitud de una garantía por el
valor del o los cilindros como prenda, la misma garantía que será cobrada en el caso de que
el o los cilindros sean devueltos con algún desperfecto.
Los cilindros son entregados con el gas industrial solicitado por lo cual se elabora una factura
correspondiente al monto de esas cargas. Además de la carga, en el caso de ser un cliente
que solicite préstamo de un cilindro con oxígeno medicinal, también se le facturan los demás
implementos que necesita como: el regulador para oxígeno medicinal, el flujómetro y la
mascarilla medicinal.
1. Inicio.
2. El cliente llega a las instalaciones de la empresa.
3. El cliente es atendido por el personal de la empresa.
4. El cliente solicita el préstamo del o los cilindros al Departamento Administrativo.
5. El Departamento Administrativo notifica al Bodeguero para que verifique la
disponibilidad de stock, en caso de no contar con disponibilidad de stock se le notifica
al cliente una fecha de reposición.
6. Una vez comprobada la disponibilidad de stock por el Bodeguero, el Departamento
Administrativo elabora el contrato por el tiempo solicitado, lo imprime con su respectiva
copia y los firma.
7. El Departamento Administrativo entrega el contrato y su copia al cliente para ser
firmados.
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8. La factura por la carga contenida en el o los cilindros es elaborada en el sistema
contable, es impresa con su respectiva copia y firmadas por el Departamento
Administrativo.
9. El Departamento Administrativo entrega la factura y su copia al cliente para ser
firmadas.
10. Se le es solicitada al cliente una garantía por el valor del o los cilindros, la misma que
puede ser dinero en efectivo o en cheque, por el Departamento Administrativo.
11. El contrato y su copia junto con la factura y su copia, son firmados por el cliente.
12. El cliente entrega la copia del contrato y la copia de la factura, ambas copias firmadas,
con el respectivo monto por la o las cargas y la garantía que quedará en prenda por el o
los cilindros al Departamento Administrativo.
13. El Departamento Administrativo sella las facturas canceladas.
14. El Departamento Administrativo autoriza al Bodeguero a entregar el o los cilindros al
cliente.
15. El Bodeguero entrega el o los cilindros al cliente.
16. La copia de la factura y la copia del contrato junto con su garantía son archivadas por el
Departamento Administrativo.
17. Después de transcurrir el tiempo solicitado por el cliente, regresa con el o los cilindros
a las instalaciones de la empresa.
18. El cliente solicita la devolución de su garantía al Departamento Administrativo.
19. El Bodeguero comprueba que el o los cilindros no tengan ningún desperfecto y recepta
el o los cilindros, en caso de existir alguna irregularidad notifica verbalmente al
Departamento Administrativo.
20. Una vez comprobado el buen estado del o los cilindros, el Departamento Administrativo
procede a devolver la garantía al cliente, en el caso de que el o los cilindros sean
devueltos en mal estado se procede a notificarle al cliente el cobro de su garantía.
21. Fin.
3.3.12.1.9 Cobros a Clientes de Crédito
Diariamente se realizan los cobros a los clientes de Oxirar como de Corporación,
dependiendo del crédito que tengan y del vencimiento de sus facturas.
1. Inicio.
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2. El Departamento Administrativo y el Departamento Comercial verifican las cuentas por
cobrar y elaboran el estado de cuenta de los clientes.
3. El Departamento Administrativo y el Departamento Comercial se comunican con los
clientes por correo electrónico para recordarles el vencimiento de sus facturas, en los
correos adjuntan los respectivos estados de cuenta. En el caso de que el cliente no
posea correo electrónico se procede a llamarlo por teléfono para notificarle que se le
enviará su estado de cuenta con el chofer respectivo.
4. El Departamento Administrativo y el Departamento Comercial notifican verbalmente a
los Choferes que al momento de realizar las entregas recepten los pagos.
5. Al momento de realizar las entregas los Choferes receptan los pagos. En el caso de que
el cliente no realice el pago, se le cobra en una ocasión posterior.
6. Al terminar las rutas de entregas los Choferes regresan a las instalaciones de la empresa.
7. Los Choferes informan de los cobros efectuados y no efectuados, entregan el dinero
recaudado al Departamento correspondiente.
8. El dinero es guardado por los departamentos respectivos para posteriormente ser
depositado en las cuentas bancarias.
9. Fin.
3.3.12.1.10 Compras de Mercadería
Diariamente se realiza los pedidos de los gases industriales, dependiendo de los pedidos de
los clientes. Los pedidos de las otras mercaderías se los realiza dependiendo de la
disponibilidad del inventario y de los pedidos receptados.
Si existe disconformidad de la mercadería con la orden de compra se revisa si es por la
calidad o por la cantidad. Si es por la calidad se notifica al proveedor para que haga la
respectiva reposición, en el caso de ser por la cantidad se analiza si el proveedor posee el
stock, dependiendo de si posee y la urgencia del pedido, se puede analizar la posibilidad de
buscar a otro proveedor que supla con el requerimiento faltante.
1. Inicio.
2. El Departamento Comercial recepta pedidos y verifica el stock de mercadería.
3. El Departamento Comercial realiza el detalle de los productos con necesidad de
reposición.
4. El Departamento Comercial elabora la orden de compra y le informa al Bodeguero.
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3.3.12.2 Procesos Administrativos
3.3.12.2.1 Descripción
Son aquellos procesos inherentes al área administrativa, tales como las compras y pagos.
3.3.12.2.2 Clasificación1. Compras de Suministros de Oficina.
2. Pagos a Proveedores.
3. Pagos de Servicios Básicos.
4. Pagos a Empleados.
5. Pagos al IESS.
6. Pagos al SRI.
7. Depósitos Bancarios.
8. Entrega de Créditos.
3.3.12.2.3 Compras de Suministros de Oficina
Ocasionalmente se realiza la compra de suministros de oficina dependiendo de los
requerimientos realizados por los diferentes departamentos y del inventario que se posea
al instante de realizar el pedido.
Si existe disconformidad de la mercadería con la orden de compra se revisa si es por la
calidad o por la cantidad. Si es por la calidad se notifica al proveedor para que haga la
respectiva reposición, en el caso de ser por la cantidad se analiza si el proveedor posee el
stock, dependiendo de si posee y la urgencia del pedido, se puede analizar la posibilidad de
buscar a otro proveedor que supla con el requerimiento faltante.
1. Inicio.
2. El Departamento Administrativo recepta requerimientos de los diferentes
departamentos y realiza un listado de los suministros requeridos.
3. El inventario poseído es verificado por el Departamento Administrativo.
4. El Departamento Administrativo elabora la orden de compra de los suministros y la
envía por correo electrónico al proveedor.
5. El proveedor recepta el pedido y envía los suministros requeridos el mismo día o al día
siguiente.
6. Al llegar los suministros el Departamento Administrativo los recibe junto con la factura
y verifica la concordancia con el pedido.
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7. El Departamento Administrativo elabora la retención respectiva a la factura de compra
y la entrega al proveedor junto con su copia para ser firmadas.
8. El proveedor firma la copia de la retención y la entrega al Departamento Administrativo.
9. El Departamento Administrativo realiza la entrega de los suministros requeridos a los
departamentos solicitantes.
10. La factura de compra es ingresa al sistema contable por el Departamento
Administrativo.
11. El Departamento Administrativo archiva la factura de compra y la retención.
12. Fin.
3.3.12.2.4 Pagos a Proveedores
Al comienzo de cada semana el Departamento Comercial realiza un análisis de cuentas por
pagar utilizando información de los distintos departamentos y de los estados de cuenta
otorgados por los proveedores, procede a elaborar un informe de cuentas por pagar, donde
indica las facturas adeudadas, sus fechas de vencimiento y los montos pendientes de pago.
Además agrega un monto sugerido a pagar, este monto sugerido es calculado en base a los
cobros realizados la semana previa.
Este informe es entregado a la Gerencia General para ser analizado, después de ser
analizado junto con la disponibilidad de caja, los días viernes se realizan los pagos a los
proveedores con los que se tiene crédito.
A los proveedores con los que no se tiene crédito se realizan pagos al contado o también
ellos debitan el monto a pagar desde las cuentas bancarias de la compañía. Ejemplos de
estos últimos son: Claro (Telefonía Celular) y TvCable (Internet).
1. Inicio.
2. Los estados de cuenta de la empresa son receptados por el Departamento Comercial.
3. El Departamento Comercial realiza el análisis de Cuentas por Pagar.
4. El Departamento Comercial elabora el informe de Cuentas por Pagar y lo entrega a la
Gerencia General.
5. La Gerencia General analiza el informe, verifica disponibilidad de caja, en caso de tener
disponibilidad de saldo procede con la elaboración de los cheques y el llenado del
talonario, en caso de no tener saldo se pospone el pago hasta la siguiente semana y se
disculpa por el incumplimiento al proveedor.
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8. Al regresar a las instalaciones de la empresa entrega las planillas con sus comprobantes
de pago al Departamento Contable.
9. El Departamento Contable notifica a la Gerencia General del cumplimiento de los pagos
realizados.
10. Las planillas de servicios básicos junto con sus respectivos comprobantes de pago son
archivados por el Departamento Contable.
11. Fin.
3.3.12.2.6 Pagos a Empleados
Quincenalmente el Departamento Comercial elabora los rol de pagos de los empleados de
la empresa, tomando en cuenta los descuentos obligatorios por la afiliación al IESS y los
préstamos otorgados si es que hubiere.
1. Inicio.
2. El Departamento Comercial elabora los rol de pagos de los empleados de la empresa.
3. Los roles de pagos son entregados a la Gerencia General por el Departamento
Comercial.
4. La Gerencia General confirma los montos a pagar y otorga los cheques de los pagos al
Departamento Comercial para su posterior realización. En caso de haber algún error en
la elaboración de los roles de pagos se notifica al Departamento Comercial para que
realice la respectiva corrección.5. El Departamento Comercial realiza los respectivos cheques de los empleados y los
entrega a la Gerencia General para que sean firmados.
6. La Gerencia General registra la información en los talonarios de los cheques, los firma y
los devuelve al Departamento Comercial.
7. El Departamento Comercial realiza los respectivos comprobantes de egresos y entrega
los cheques con copias de los comprobantes a los empleados para ser firmadas.
8. Los empleados entregan el recibido de los comprobantes de egresos firmados al
Departamento Comercial. En caso de haber inconformidad con los montos pagados la
comunican verbalmente al Departamento Comercial. El Departamento Comercial
analiza el caso, de no haber ningún error realiza la explicación de los montos a los
empleados, caso contrario realiza la corrección en el respectivo rol de pagos y notifica
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verbalmente a la Gerencia General de la necesidad de rectificación del cheque por el
nuevo monto.
9. Los roles de pagos son archivados con sus respectivos comprobantes de egresos.
10. Fin.
3.3.12.2.7 Pagos al IESS
Mensualmente se realiza el pago de las planillas de aportes, planillas de fondos de reserva
y planillas de préstamos del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social en las ventanillas de
ServiPagos.
1. Inicio.
2. La Gerencia General verifica en la página web del Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social las planillas que se han generado y los montos a pagar.
3. La Gerencia General verifica la disponibilidad de caja, en caso de tener disponibilidad de
saldo procede con la elaboración de los cheques y el llenado del talonario, caso
contrario pospone el pago hasta tener capacidad de pago.
4. La Gerencia General indica al Departamento Comercial que imprima cada planilla
generada que se adeude.
5. La Gerencia General se dirige al banco con las planillas impresas y los cheques para
realizar los pagos.
6. Al realizar los pagos regresa a la empresa y entrega los comprobantes de pago alDepartamento Comercial.
7. El Departamento Comercial archiva las planillas con sus respectivos comprobantes de
pagos.
8. Fin.
3.3.12.2.8 Pagos al SRI
Mensualmente el Departamento Contable realiza las declaraciones al Servicio de Rentas
Internas, generando impuestos por pagar, los mismos que son pagados en las ventanillas de
los bancos.
1. Inicio.
2. El Departamento Contable verifica en la página web del Servicio de Rentas Internas las
planillas que se han generado y los montos a pagar.
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3. Las planillas son impresas por el Departamento Contable desde la página web del
Servicio de Rentas Internas y son entregadas a la Gerencia General para su análisis.
4. La Gerencia General verifica la disponibilidad de caja, en caso de tener disponibilidad de
saldo procede con la elaboración de los cheques y el llenado del talonario, caso
contrario pospone el pago hasta tener capacidad de pago.
5. La Gerencia General entrega las planillas y los cheques al Bodeguero para que se dirija
al banco y realice los pagos.
6. El Bodeguero se dirige al banco con las planillas y los cheques para realizar el pago.
7. Al regresar a las instalaciones de la empresa entrega las planillas con sus comprobantes
al Departamento Contable.
8. Las planillas son archivadas junto con sus respectivos comprobantes por el
Departamento Contable.
9. Fin.
3.3.12.2.9 Depósitos Bancarios
Semanalmente el dinero recaudado de los cobros a los clientes es depositado en las distintas
cuentas bancarias que maneja la empresa.
Los días de depósitos varían dependiendo de la cuenta a la que corresponden las facturas,
el dinero recaudado de los clientes de Oxirar es depositado al principio de la semana,
mientras que el dinero recaudado de los clientes de Corporación es depositado los fines desemana.
Tanto para Oxirar como para Corporación se poseen dos cuentas bancarias, una en el Banco
de la Producción y otra en el Banco del Pichincha.
1. Inicio.
2. Durante la semana el dinero recaudado en efectivo y cheques es guardado.
3. Tanto el Departamento Administrativo, encargado de los depósitos de Corporación,
como el Departamento Comercial, encargado de los depósitos de Oxirar, realizan las
papeletas de depósito de las respectivas cuentas bancarias.
4. El dinero con sus respectivas papeletas de depósito son entregados al Bodeguero.
5. El Bodeguero se dirige al banco para realizar los depósitos y recibe los comprobantes de
los mismos.
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6. Al regresar a las instalaciones de la empresa el Bodeguero entrega los comprobantes a
los respectivos departamentos.
7. Los Departamentos se encargan de ingresar los depósitos al sistema contable.
8. Los comprobantes de depósitos son archivados con sus respectivas facturas por los
respectivos departamentos.
9. Fin.
3.3.12.2.10 Entrega de Créditos a Clientes
La entrega de créditos a los clientes se realiza ocasionalmente dependiendo del volumen de
compra del cliente y de la frecuencia de las mismas.
Para ser concedidos los 30 días de crédito se requiere que el cliente haya realizado
compras frecuentes por dos meses, además dichas compras deben ser por montos
superiores a $200 dólares.
Para ser concedidos los 45 días de crédito se requiere que el cliente haya realizado
compras frecuentes por dos meses, además dichas compras deben ser por montos
superiores a $1000 dólares.
Para ser concedidos los 60 días de crédito se requiere que el cliente haya realizado
compras frecuentes por dos meses, además dichas compras deben ser por montos
superiores a $2500 dólares.
1. Inicio.2. El cliente se acerca a las instalaciones de la empresa.
3. El cliente solicita el crédito al Departamento Administrativo.
4. El Departamento Administrativo analiza la solicitud del crédito. Si el cliente cumple con
los requisitos se le otorga el crédito, caso contrario su solicitud es denegada.
5. El Departamento Administrativo notifica de la decisión tomada al cliente.
6. El Departamento Administrativo informa a la Gerencia General del crédito otorgado o
negado.
7. Fin.
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3.3.13 Dificultades Encontradas
3.3.13.1 Dificultades Encontradas en la Carga y Descarga de Cilindros en los
Camiones
1. No existe el debido proceso de inducción a nuevos empleados, ni el conocimiento de la
misión, visión por parte de los empleados. Al preguntársele al Gerente General la
explicación para esto él ha respondido que esperaba tenerlas bien establecidas para poder
difundirlas, pero esto ya han sido años y no ha tomado ninguna medida al respecto.
3.3.13.2 Dificultades Encontradas en las Ventas Locales
1. La Gerente Comercial tiene un local de comida típica a un kilómetro de la empresa, por lo
que se va de 12 a 3 PM para irlo a atender, esto sin descontarle ningún valor de su sueldo,
además deja sola a la Gerente Administrativa para que realice la facturación y otras
funciones de ella.
2. Han existido problemas con la Gerencia General y otros miembros de la organización por
órdenes en las que el otro miembro quiere opinar sobre las decisiones que se toma a lo
cual el Gerente General no quiere escuchar y responde que se hace lo que él diga porque
él es el jefe.
3. El Gerente General la mayoría de veces se va a la casa antes que el resto de colaboradores
porque tiene llevar a su esposa al trabajo. No ejerce mayor control a su personal, puesto
que la mayoría son familiares y sumando a esto el no contar con un manual de
procedimientos apropiado nos lleva a que los procesos que se realizan en la empresa no
sean los adecuados.
3.3.13.3 Dificultades Encontradas en las Ventas en la Ciudad
1. En las ventas en la ciudad se ha encontrado que las hojas de ruta deberían llenarse al
instante pero en ocasiones han sido llenadas al finalizar la jornada de trabajo cuando los
camiones han regresado a las instalaciones de la empresa.
2. Además no existe la verificación de las mismas, simplemente son entregadas al Bodeguero,
quién sólo revisa la secuencia cuando la Gerencia General las pide.
3. No existe una correcta planeación de las rutas a realizarse en el día, se han dejado clientes
sin atender por esto mismo.
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3.3.13.4 Dificultades Encontradas en las Ventas en Provincias
1. En las ventas en provincias que realiza el camión pesado, en varias ocasiones se han
recibido quejas de parte del Chofer acerca del Ayudante, quien no realiza el esfuerzo
debido durante su jornada de trabajo, lo que reduce la eficiencia. Además en repetidas
ocasiones ha llegado tarde cuando se ha tenido un viaje planificado, debiendo el Chofer
encontrar quien le acompañe, lo que genera un gasto adicional para la empresa que debe
cancelarle valores a esa persona. También el Ayudante ha faltado en ocasiones sin motivo
alguno y ha regresado al día siguiente sin justificaciones o no válidas.
3.3.13.5 Dificultades Encontradas en Mantenimiento de Equipos
1. En el mantenimiento de equipos no existe un especialista dedicado a este servicio, se han
perdido clientes por no poder hacer una reparación o porque las personas que saben
hacerlo no se han encontrado en ese momento. Las dos personas que más saben del tema
son el Gerente General y el Chofer del camión mediano.
3.3.13.6 Dificultades Encontradas en el Préstamo de Cilindros
1. En el préstamo de cilindros han existido ocasiones en las que el Gerente General se ha
saltado el proceso para los préstamos, prestando cilindros a clientes que no son
recurrentes y sin pedirles garantía, esto genera malestar con las gerencias, quienes al verse
frustradas por la fallida recuperación de los cilindros por su parte dejan que esta labor
recaiga en el Gerente General quién insiste en que esa es función de ellas, lo que ocasionaun detenimiento en el proceso, provocando un costo de oportunidad para la empresa.
3.3.13.7 Dificultades Encontradas en los Cobros a Clientes
1. En el cobro a clientes no existe una correcta política de cobros que les recuerde a los
clientes su vencimiento, esto se da cuando sus cuentas están vencidas.
2. Por lo general a los clientes se les cobra en el momento en que se les entrega nuevos
pedidos, sin embargo, con los clientes de provincias esto se dificulta porque no se pueden
hacer viajes exclusivamente para ir a cobrarles debido a los costos que se incurrirían.
3. No está establecido un correcto canal por el cual las Gerencias conozcan los depósitos o
transferencias que realizan los clientes a la empresa, ya que la revisión de las cuentas
bancarias sólo son accesibles por la Gerencia General, ha ocurrido que se le ha cobrado a
un cliente que ya ha pagado con tiempo, esto genera una mala imagen para la empresa
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hacia el cliente ya que no sólo demuestra una falta de una correcta comunicación interna,
sino también falta de seriedad para con él.
4. Las cuentas por cobrar no se llevan registradas correctamente en el sistema contable, no
se les ha dado de baja desde hace muchos años, las Gerentes llevan a parte este control en
Excel. La Gerencia General ha pedido en ocasiones un informe pero no siempre lo tienen
preparado.
5. El rubro de cuentas por cobrar es muy elevado, las ventas son aceptables pero no sirven de
nada si no se realizan los respectivos cobros. Esto es un gran impedimento para la
operatividad del negocio, puesto que al tener una deuda cuantiosa con el proveedor de
gases industriales y soldadura al punto de que solamente despachan si se les realiza los
pagos al contado no se tiene un margen de tiempo para obtener el dinero suficiente. En
ocasiones no se le ha despachado a la empresa por no pagar en el momento.
6. Igual que con el préstamo de cilindros, existen clientes amigos de la Gerencia General que
al no pagar frustran a las Gerencia que se escudan que la Gerencia General debería ser
quién les cobre.
3.3.13.8 Dificultades Encontradas en las Compras de Mercadería
1. Las dificultades en las compras de mercadería derivan de no hacerse el correcto análisis de
las mismas, muchas veces se han hecho compras grandes de mercadería que ha sido pedida
por un único cliente y en pequeñas cantidades, al ser mercadería de muy poca rotación
perjudica a la empresa porque disminuye su liquidez además que ocupa espacio en la
bodega.
2. Un inconveniente latente es la compra de las principales mercaderías como lo son los gases
industriales y soldadura, Linde S.A. sólo le vende al Gerente General como persona natural
y no le vende a Corporación RAR S.A., el Gerente General es el que a la cuenta debe
venderse a sí mismo, ya que debe venderle a Corporación RAR S.A., de esta forma se incurre
en doble gasto tributario.
3. Otro problema es con los proveedores que llegan con la premisa de que la mercadería va asubir de precio y que este sería el momento para comprarla y en grandes cantidades, para
al final resultar ser falso, esto disminuye su liquidez además que ocupa espacio en la
bodega.
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3.3.13.9 Dificultades Encontradas en las Compras de Suministros de Oficina
1. No se lleva un inventario de los suministros de oficina ni un análisis de cuando hacer nuevas
compras, las compras se las realiza al momento de necesitar suministros lo que es perder
tiempo el esperar a que lleguen los suministros y mientras tanto no poder trabajar por la
falta de estos.
3.3.13.10 Dificultades Encontradas en el Pagos a Proveedores
1. Existen problemas al pago de proveedores por falta de liquidez, lo que ocasiona problemas
recurrentes, ya que la falta de pagos oportunos es una constante amenaza para el crédito
de la empresa. En ocasiones ha ocurrido que le han cerrado el crédito a la empresa por lo
mismo.
2. Con la implementación de facturas electrónicas en el país muchas de éstas ahora se
receptan en el correo electrónico de la empresa, con el inconveniente de mezclarse con los
demás correos electrónicos y pasar desapercibidas, al no ser tomadas en cuenta pueden
ser obviadas en el sistema contable, lo que también puede generar atrasos en sus pagos.
3.3.13.11 Dificultades Encontradas en el Pago a Servicios Básicos
1. No existe una función asignada para el pago de los servicios básicos ya que hasta el
momento eso lo ha manejado el Gerente General.
2. Existen problemas con planillas desaparecidas, lo que ocasiona que el servicio no sea
pagado y por lo tanto han existido ocasiones en que han llegado a la empresa servidorespúblicos a cortar el servicio.
3. Con la implementación de facturas electrónicas en el país muchas de éstas ahora se
receptan en el correo electrónico de la empresa, con el inconveniente de mezclarse con los
demás correos electrónicos y pasar desapercibidas, al no ser tomadas en cuenta pueden
ser obviadas en el sistema contable, lo que también puede generar atrasos en sus pagos.
3.3.13.12 Dificultades Encontradas en el Pago a Empleados
1.
Los pagos a los empleados no siempre son puntuales, lo que genera malestar entre ellos.
Algunas veces los empleados han llegado a trabajar molestos porque al ir a cobrar sus
cheques al banco se les ha notificado que no tienen fondos.
2. La Gerencia Comercial, encargada de realizar los roles de pagos no posee acceso al IEES y
no puede verificar el respectivo descuento que se les debe hacer a los empleados.
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3.3.13.13 Dificultades Encontradas en el Pago al IESS
1. No existe una asignación para la revisión de los pagos al IESS, lo que ocasiona atrasos en
los mismos. Estos atrasos han ocasionado problemas muy graves con el Servicio de Rentas
Internas, que afirma que los pagos atrasados al IESS no pueden ser tomados en cuenta para
deducciones tributarias, lo que genera gastos adicionales para la empresa en las multas,
las correcciones y presentaciones que deben hacerse por estos errores.
2. Sólo la Gerencia General posee acceso al IESS y él realiza los pagos en el banco, esto
provoca que pierda el tiempo en realizar sus funciones.
3.3.13.14 Dificultades Encontradas en el Pago al SRI
1. La empresa al no poseer un contador interno ha tenido problemas por atrasos en las
declaraciones tributarias, lo que genera también atrasos en los pagos de los mismo,
asimismo multas que hacen perder dinero a la empresa.
2. Un inconveniente latente es que el sistema contable posee la característica de emitir los
anexos transaccionales y demás declaraciones tributarias, lamentablemente nadie conoce
como realizar estas emisiones y la contadora le toca volver a hacer las declaraciones
manualmente, esto es una pérdida de tiempo ya que inútilmente se estaría ingresando la
información al sistema contable si no se lo utiliza para dar reportes.
3. Existe un descuido de facturas ingresadas al sistema, ya que la costumbre de tenerlas en
físico hace que los colaboradores se descuiden de las facturas electrónicas que llegan al
correo, pero es aún más dificultoso las facturas que ni si quiera llegan al correo sino que
solamente se las puede descargar creando un usuario y contraseña en la página que el
proveedor indique. En ocasiones la página que el proveedor indica ha presentado fallas
para descargar las facturas y al no poderse hacer nada al respecto se pasa el tema y se
olvida, lo que deja una factura pendiente sin ingresar al sistema contable y sin declarar, lo
que genera información errónea con la cual no se puede hacer correctos análisis.
4. No está establecido la responsabilidad de los trámites que se deben realizar con las
instituciones públicas, muchas veces le ha tocado a la Gerencia General hacerlopersonalmente. No se lleva una fecha para la realización de los mismo, como los pagos al
municipio, a los bomberos, entre otros, esto provoca un atraso en los mismo generándose
así multas, peor aún que se tomen medidas legales contra la empresa, como ha ocurrido
que se imponga como sanción el no poder vender vehículos de la empresa, así el valor por
el cual se toma esta medida sea insignificante.
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3.3.13.15 Dificultades Encontradas en la Entrega de Créditos
1. No existe una política establecida de créditos. En ocasiones el Gerente General otorga
créditos que no debería y esto repercute en la empresa.
2. El Gerente General mezcla el dinero de la empresa con el dinero de él, esto ha traído
problemas al nivel financiero con los bancos, quienes en ocasiones han negado créditos
por la misma razón de que el Representante Legal no posee una buena imagen crediticia.
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3.4.1 Caso Linde S.A. Sucursal Manta – Manabí
3.4.1.1 Antecedentes
AGA del Ecuador inicia sus operaciones en el año 1962 como parte de la expansión propuesta
por la empresa alemana. En la ciudad de Guayaquil se pone en funcionamiento la primera
planta de gases líquidos y una moderna planta de producción de gases del aire en los años 1978
y 1988 respectivamente. En el 2000 AGA S.A. es adquirida por el Grupo Linde, también de
origen alemán, y en el año 2012 AGA S.A. cambia de nombre y razón social a Linde S.A.
Actualmente Linde S.A. produce y comercializa en Ecuador una amplia gama de gases
industriales y elementos de soldadura, los que dan solución a las diferentes necesidades de los
clientes, dispone de una alta tecnología y una extensa experiencia. Distribuye su producto a
nivel nacional, por ende tiene sucursales alrededor del país entre las cuales se encuentra la
sucursal de Manta.
La sucursal de Manta fue creada con la finalidad de cumplir la extensa demanda que existe en
la provincia de Manabí, para lo cual realiza estrictos controles de calidad en la elaboración del
producto demandado y trata de cumplir una distribución ágil para que el producto este a
tiempo en su destino final, es decir el cliente.
3.4.1.2 Organigrama
Fuente: Linde S.A. Sucursal Manta – Manabí
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El tipo de estructura organizacional de la sucursal de Linde S.A. se caracteriza por tener pocos
niveles, en esta estructura existe un jefe responsable de la sucursal y luego de éste vienen todos
los integrantes de la misma.
3.4.1.3 Procesos Operativos
La sucursal de Linde S.A. no posee camiones propios, este servicio de arrendamiento de los
camiones para realizar las entregas lo obtiene de a una empresa transportista. El asistente de
llenado es el encargado de realizar la carga de cilindros en los camiones, además es él quien en
el momento que inicia la entrega, elabora el formulario de transferencia de cilindros y gases,
en el cual detalla el lugar de origen y destino de los cilindros, la información de cilindros como
la descripción del producto, número de cilindros y cliente, además del total de cilindros y la
cantidad en metros o kilos del producto, para finalmente incluir las observaciones donde se
indican cualquier información adicional relacionada con los cilindros.
Se registra también la fecha de elaboración del formulario, la firma de responsabilidad de la
persona que preparó el formulario, la aprobación del jefe del área de llenado y la firma del
transportista para dar constancia que los cilindros correspondientes se encuentran cargados
en el camión.
Cuando se realiza la descarga de cilindros, con los productos envasados y cilindros vacíos el
asistente de llenado es el único autorizado para receptarlos. Previa la recepción, el asistente
de llenado revisa de los cilindros, el estado de la válvula, el estado general del cilindro, si existen
golpes, o si existen marcas de suelda y pintura, también revisa la fecha de última prueba
hidrostática y determina consecuentemente si el cilindro puede ser llenado o requiere que se
le realice la prueba hidrostática, después de este proceso recepta el cilindro y elabora el
documento de Ingreso/Egreso de envases.
Todas las ventas realizadas sea de contado o crédito, implican la emisión de la factura por el
encargado de servicios comerciales y facturación quien es la persona autorizada para
generarlas. La facturación de gases, se efectúa en base al formulario de Ingreso/Egreso de
envases elaborado por el asistente de llenado. Esto implica que previamente el cliente deberá
entregar su cilindro en la rampa. El facturador retiene el original de Ingreso/Egreso de Envase
para ser devuelto al siguiente día a despachos. Toda nueva gestión para otorgar cilindros será
bajo contrato a clientes.
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Para la distribución a nivel nacional el departamento de Call Center en Guayaquil envía un
reporte de la pre-venta a la Sucursal de Manta a las nueve de la mañana, esto consiste en llamar
a los principales clientes para conocer sus necesidades en lo que se refiere a cilindros o
materiales que distribuye Linde, de esta manera se conocen los pedidos diarios de cada
provincia.
El encargado de mantenimiento recibe los cilindros y equipos de los clientes, realiza el
diagnostico correspondiente y les da el mantenimiento adecuado, si los equipos requieren de
reparaciones los envían a un taller, puesto que no se cuenta con la prestación de este servicio.
Para los préstamos de cilindros, el encargado de servicios comerciales y facturación estudiará
el caso, si es un cliente particular procederá a realizar un contrato de préstamos que incluirá
una garantía que represente el costo del cilindro en caso de no ser devuelto, mientras que a
los clientes distribuidores se le celebrará un contrato de comodato donde se estipularán las
cláusulas que deberán ser aceptadas para dicho préstamo.
Para el cobro a los clientes, el encargado de servicios comerciales y facturación deberá recibir
el dinero y preparar el recibo de cobro indicando el código del cliente, número de facturas,
valor, tipo de factura y forma de pago.
En la cancelación de facturas pendientes por cobrar, se coloca el sello de cancelado en original
y copia de factura, el original de factura de cobro será entregado al cliente, la copia 2 a Cartera
para actualizar el sistema y copia 3 para su archivo.
En la recepción de materia prima, es decir del oxígeno líquido, el camión es despachado desde
Guayaquil con el fin de abastecer el tanque criogénico para el posterior proceso de llenado y
nunca quedar desabastecidos de la materia prima fundamental en este negocio, para este
punto debe existir una coordinación entre el jefe de sucursal, el jefe de producción y la sede de
Linde S.A. en Guayaquil.
3.4.1.4 Procesos AdministrativosPara compras pequeñas u otros desembolsos tales como gasolina, suministros de oficina,
cafetería y servicios básicos se emplea el fondo de efectivo de caja chica, el mismo que es
establecido por la Gerencia de la Sede de Linde S.A. en Guayaquil previa autorización escrita de
la Gerencia Financiera.
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El encargado de servicios comerciales, recepta la solicitud de suministros de los demás
departamentos y realiza la orden de compra de los suministros necesarios en la empresa, la
misma que es enviada por correo al proveedor y se confirma el pedido por llamada telefónica.
El pago de servicios básicos lo realiza el encargado de servicios comerciales mensualmente
mediante transacciones bancarias.
El manejo del fondo de caja chica es de responsabilidad exclusiva del Jefe de Sucursal y deberá
ser utilizado para los fines establecidos. Para la entrega del dinero de este fondo, previamente
deberá elaborarse un comprobante de caja chica, el cual debe anexarse al documento
justificativo de este desembolso.
Todos los gastos administrativos incurridos en el mes como pago a empleados, pagos de
impuestos y seguro social, son reportados a la Sede Linde en Guayaquil, los mismos que soncancelados por ésta a través de transacciones bancarias.
Para el pago a proveedores, se elabora un listado de las facturas vencidas y por vencer, el Jefe
de Sucursal procede a revisar y cancelar las cuentas por pagar según la disponibilidad de
efectivo, su criterio y vencimiento.
Todos los ingresos que se originan por ventas de contado o por cobros a clientes deben estar
debidamente soportados y están a responsabilidad del Jefe de Sucursal quien mantiene bajo
control y custodia dichos valores.
Cuando se realiza una venta con cheque a clientes nuevos o desconocidos, se verifica que esté
cruzado a nombre Linde S.A. y que la elaboración del mismo sea la correcta, se revisa además
la fecha, firma, valor en números y letras.
El cheque no debe tener enmendaduras ni borrones. Se fija al reverso del cheque, el sello de
“Sólo para depósito en la cuenta de Linde S.A.”, al momento de su recepción.
Se efectúa diariamente la conciliación del efectivo recibido, el mismo que será igual al total de
la sumatoria de las facturas al contado y recibos de cobro. Una vez conforme, el Jefe de Sucursal
endosa los cheques y prepara el depósito en la papeleta de la cual se anexa una copia al informe
de ingresos del día.
El depósito deberá ser entregado al Banco y se deberá llenar la papeleta proporcionada, en la
cual se detalla, valor a depositar en número y letras, número de cuenta y firma del depositante.
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El comprobante de depósito será archivado por el Jefe de Sucursal. No se deben realizar
depósitos diferidos, salvo autorización directa y expresa del Gerente Regional.
Para la entrega de créditos, el Encargado de Servicios Comerciales y Facturación analiza y
recomienda las solicitudes de crédito presentadas por clientes.
Si el cliente cumple con los requisitos se le otorga el crédito y se elabora un contrato que
contendrá el tiempo de crédito y monto firmado por ambas partes.
El Encargado de Servicios Comerciales y Facturación deberá mantener un archivo actualizado
de las facturas a crédito.
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3.4.2 Caso Oxígeno S.A. (Oxigenosa)
3.4.2.1 Antecedentes
En 1997 se forma la distribuidora de cilindros de oxígeno y artículos relativos a la seguridad
industrial llamada Oxígeno S.A., conocida también como Oxigenosa.
Esta empresa empezó con dos cilindros de oxígeno en inventario para realizar sus operaciones,
contaba con un limitado espacio físico del local para su funcionamiento. En ese entonces sólo
dos personas integraban la plantilla de trabajadores de esta empresa, un ayudante de almacén
y su gerente.
Oxigenosa, fijó su mercado objetivo a los pequeños consumidores que eran descuidados por
las grandes empresas de producción y distribución de oxígeno. Abordaba a sus potenciales
clientes con el valor agregado de ofrecer el servicio técnico de mantenimiento y reparación de
equipos de oxicorte, esto trajo consigo clientes que a la larga demandarían los productos de
Oxigenosa.
En el 2000, Oxigenosa traslada las instalaciones de la empresa para funcionar en un local
ubicado en el sector industrial de la vía a Daule, al ser el local de mayor tamaño dio lugar a la
diversificación de los productos en inventario y debido a la creciente demanda, de a poco fue
expandiendo la cobertura adquiriendo un vehículo para la transportación de los nuevos
cilindros, además invierte en software y equipos de computación que le ayudaren a agilitar el
proceso de facturación.
3.4.2.2 Organigrama
Fuente: Oxígeno S.A.
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En la actualidad la empresa ha crecido, su organización funcional se desempeña con un Gerente
propietario, una Secretaria, dos Choferes-vendedores y un Auxiliar administrativo para
atención en el almacén y recepción-entrega de productos y materiales.
3.4.2.3 Procesos Operativos
Para la carga de cilindros, el distribuidor domiciliario registra el serial de los cilindros que se van
cargando en el camión o camioneta, en ocasiones utilizan el equipo de seguridad adecuado ya
que no cuentan con un eficiente control de seguridad.
Se descargan los cilindros conforme se va entregando la mercadería a los clientes, asimismo el
distribuidor domiciliario registra los seriales de los cilindros vacíos que llegan a la empresa y
reporta al vendedor de almacén su registro.
En el proceso de facturación, el vendedor de almacén recepta el cilindro del cliente, compruebaque el cilindro tenga prueba hidrostática vigente, revisa el stock de mercadería en el sistema y
procede a despachar la mercadería, realizando la factura correspondiente. Si la venta se
efectúa al contado almacena el efectivo en caja.
Para la distribución de cilindros dentro de la ciudad, los clientes realizan los pedidos por medio
de llamadas telefónicas o vía correo electrónico al vendedor de almacén quien debe informar
a los chóferes tanto del camión como de la camioneta que deben cargar los cilindros y hacer
las respectivas entregas, las cuales se registrarán en las hojas de rutas diarias.
Cuando un cliente solicita el préstamo de cilindros, el vendedor de almacén estudia el caso y
realiza un contrato de préstamos, el cual contiene en sus cláusulas una garantía que representa
el costo del cilindro en caso de pérdida y no ser devuelto.
Si un clienta solicita mantenimiento de equipos de oxicorte, el equipo es receptado y revisado
por el encargado del almacén, dependiendo de los inconvenientes del equipo notifica al cliente
del tiempo que demorará su reparación y elabora una factura por el valor correspondiente.
Para el cobro a clientes la secretaria realiza llamadas telefónicas a los clientes cuyas facturas
están vencidas o por vencer, el vendedor de almacén notifica al distribuidor domiciliario los
cobros programado. Si el cliente paga en cheques se debe constatar que esté bien elaborado a
nombre de Oxigeno S.A. y se pondrá el sello de cancelado en la factura.
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El distribuidor domiciliario entrega el dinero al vendedor de almacén quien da de baja las
facturas en el sistema y deberá efectuar la conciliación del efectivo recibido, que será igual al
total de las facturas cobradas al contado y cheques. El vendedor de almacén entregará el dinero
a la secretaria para su posterior depósito.
Para el proceso de compra de mercadería, el vendedor de almacén revisa el stock de
mercadería y realiza la orden de compra correspondiente de los productos necesarios para la
reposición; esta orden es entregada a la secretaria, quien es la persona encargada de llamar al
proveedor y efectuar el pedido. Este proceso se realiza diariamente o según la disponibilidad
de stock.
3.4.2.4 Procesos Administrativos
Los suministros de oficina, servicios básicos y otros desembolsos pequeños son pagados
utilizando el fondo de caja chica que se encuentra a cargo de la secretaria, quien realiza las
ordenes de compras de los suministros necesarios en la empresa y cancela las planillas de
servicios básicos mensualmente en las ventanillas de los bancos, asimismo archiva todos los
soportes de los gastos menores. La reposición del fondo de caja chica se realiza cuando se haya
consumido la mitad del monto establecido para ello.
El contador lleva un registro de los libros contables y elaborar los Estados Financieros
mensuales y anuales de Oxigeno S.A. cumple con las obligaciones tributarias mensuales e
informa al Gerente General para el pronto pago.
Para el pago a proveedores, la secretaria enlista las facturas vencidas y por vencer que será
entregada al Gerente General, el Gerente General procede a revisar y firmar los cheques para
cancelar las cuentas por pagar de acuerdo a la antigüedad de la cartera y la disponibilidad de
efectivo. Los pagos se realizan semanalmente y se dan de baja en el sistema.
Para el pago de los sueldos a empleados, el contador elabora los roles de pago quincenalmente,
el Gerente revisa y firma cheques a nombre de cada uno de los trabajadores.
Las planillas del Seguro Social deben ser descargadas de la página web por la secretaria y serán
entregadas mensualmente al Gerente para su cancelación.
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Los cobros realizados a los clientes, ya sean en efectivo o en cheque deberán ser depositados
por la secretaria a la cuenta corriente de Oxigeno S.A. Los comprobantes de depósitos deberán
ser archivados.
Los clientes que requieren créditos deben presentar una solicitud al vendedor de almacén
quien realiza un diagnóstico del cliente y analiza su perfil crediticio, si éste cumple con los
requisitos se le otorga el crédito mediante contrato que será firmado por ambas partes.
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3.4.3 Caso Oxígenos del Guayas S.A. (OxiGuayas)
3.4.3.1 Antecedentes
En 1994, un grupo de inversionistas deciden construir Oxígenos Del Guayas S.A. en la ciudad de
Guayaquil. Oxígenos Del Guayas S.A., es una empresa que se dedica a la producción y
comercialización de gases, envasados a presión alta, como el oxígeno, nitrógeno y aire seco,
productos que tienen variadas aplicaciones en los campos industriales, artesanales,
medicinales y alimenticios.
La planta opera todos los días a excepción del domingo, produciendo principalmente oxígeno,
nitrógeno y aire seco. OxiGuayas S.A. cuenta con un equipo de personal especializado en el
manejo de gases, lo que le permite contar con servicio técnico, además de un completo stock
de repuestos para la reparación de los cilindros, y entregar asistencia técnica especializada en
la ampliación de gases. Esto permite optimizar el uso de sus productos y equipos, aconsejando
nuevos y mejores.
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3.4.3.2 Organigrama
Fuente: Oxígenos del Guayas S.A.
La organización incluye el establecimiento de una estructura de funciones a través de la
determinación de las actividades.
3.4.3.3 Procesos Operativos
En cuanto al manejo de los cilindros, los obreros utilizan las medidas de seguridad
correspondientes, mantienen los números y marcas que estén estampadas en los cilindrosconservándolas limpias y legibles.
Para el transporte de cilindros se utilizan carretillas portátiles debido a que por la forma de los
cilindros, su superficie lisa, volumen y peso son muy difíciles de transportar a mano; si por
alguna razón de fuerza mayor deben ser llevados a mano, se utiliza el equipo de protección
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adecuado y son girados sobre el canto del fondo, pero nunca arrastrados ni rodeados en
posición horizontal.
Los encargados del despacho al momento de subir los cilindros en las plataformas utilizan el
sistema eléctrico.
Los cilindros que se transportan son cargado y asegurados de tal manera que pueden moverse
lo menos posible. Deben ir asegurados para evitar la posibilidad de golpes, caídas o contactos
violentos. Además a los cilindros se le coloca la tapa de protección de la válvula (casquete)
colocado. Todos los cilindros son considerados siempre como si estuvieran llenos para efecto
de su manipuleo y almacenaje.
Cuando los cilindros se encuentran vacíos son devueltos al abastecedor marcándolos como
vacíos. Se cierran las válvulas y se reponen las tapas o casquetes de protección de válvula. Losoperadores almacenan los cilindros en lugares preparados y reservados para ese propósito que
sean seguros, secos y bien ventilados.
El almacenamiento de los cilindros debe ser planeado de tal forma que los cilindros vayan
siendo usados en el orden que van siendo recibidos por el abastecedor.
Anualmente el departamento de ventas debe preparar un presupuesto de ventas y un
pronóstico para el año siguiente. El jefe de comercialización se preocupa por la elaboración de
los catálogos y listados de precios de los productos y realiza el monitoreo y evaluación de la
competencia.
Para el proceso de ventas, los vendedores receptan los cilindros de los clientes, los mismos que
deben contar con la prueba hidrostática vigente, también se debe revisar que el cilindro esté
en buen estado, es decir, no presente golpes, choques o estén oxidados, de estarlo se le indica
al cliente que el mantenimiento del cilindro tendrá un costo adicional y se lo enviará al taller.
Una vez revisada la prueba, se registrará el serial del cilindro y se entrega otro lleno al cliente.
La facturación se aplica en todas las ventas realizadas sea de contado o crédito. Las facturas
son registradas y generadas en el sistema por los vendedores quienes notifican al bodeguero
que debe realizar el respectivo despacho de mercadería.
Durante las entregas por ciudad se a realizando el mismo proceso de verificar las pruebas
hidrostáticas del cilindro y el estado del mismo, además se registran los seriales de los cilindros
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y se va realizando la hoja de ruta de las entregas, éstas son entregadas al finalizar la jornada al
Departamento de Logística y Distribución.
Diariamente, el asistente de ventas, envía un reporte de las facturas de las ventas realizadas a
crédito al departamento de créditos y cobranzas.
Logística y distribución coordina cómo va a ser distribuido el producto mediante las rutas
enviadas por el departamento de ventas, que son repartidas a los chóferes y ayudantes
encargados del despacho a los clientes de Oxiguayas.
El proceso de recepción de pedidos de los clientes se realiza a través de llamadas telefónicas o
vía correo electrónico. El encargado del departamento de ventas planifica las rutas de los
camiones según los pedidos; si se realizan en la mañana serán entregados en la tarde y los
pedidos de la tarde serán entregados al siguiente día.
Para la distribución a nivel nacional el departamento de ventas realiza llamadas telefónicas a
los clientes de provincias para conocer sus necesidades y planificar los viajes. El encargado de
ventas notificará al departamento de logística y distribución, quienes a su vez entregarán a los
chóferes y ayudantes de despacho las rutas de los clientes que solicitaron mercadería. Los
viajes se realizan semanalmente.
En cuanto al mantenimiento y reparación de los cilindros de los clientes, los encargados del
taller de cilindros deberán realizar el diagnostico respectivo, informar al departamento de
ventas para que realicen la facturación respectiva y luego darles el mantenimiento adecuado.
Para el cobro a los clientes, el jefe de créditos y cobranzas revisa el reporte de las facturas por
cobrar emitido por el departamento de ventas y entrega dicho listado al encargado de cobros
quien realiza las llamadas a los clientes con carteras de cobro vencidas.
Cuando el cliente haya cancelado la deuda según lo convenido en el contrato de créditos, se le
emitirá un recibo de cobro, donde indicará la fecha, número de factura, forma de pago y la
firma del encargado de cobro, posteriormente el jefe de créditos y cobranzas procederá a
darles de baja en el sistema a las facturas poniéndoles el sello de cancelado y actualizará el
reporte de cuentas por cobrar. El jefe de créditos y cobranzas debe coordinar la gestión de
cobro de manera que se minimice en lo posible el riesgo de que la cartera vencida se
incremente con clientes morosos.
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Estos documentos serán entregados al departamento de contabilidad junto con los respectivos
ingresos en efectivo o cheque. El asistente contable realiza los depósitos correspondientes en
la cuenta corriente de la empresa y archiva los comprobantes de depósito.
Para la entrega de crédito, créditos y cobranzas receptará las solicitudes de los clientes. El
encargado de créditos estudiará el perfil del cliente y su historia crediticia.
A los clientes que cumplan con los requisitos se les otorgará el crédito mediante el uso del
contrato de crédito donde se establecen las estipulaciones correspondientes, así como el
tiempo de vencimiento y el monto máximo de crédito.
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4 Validación
4.1 Cuadros Comparativos
4.1.1 Comparación Procesos Operativos4.1.1.1 Comparación de Carga y Descarga de Cilindros en los Camiones
Carga y Descarga
de Cilindros en
los Camiones
Sucursal Linde
S.A. Manta.Oxígeno S.A.
Oxígenos del
Guayas S.A.
Corporación RAR
S.A.
Utilización de
equipos de
seguridad
adecuados.
✔ ✖ ✔ ✔
Utilización
hardware y
software para
registrar el serial
de los cilindros.
✔ ✖ ✖ ✖
Verificación de
pruebahidrostática.
✔ ✔ ✔ ✔
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4.1.1.2 Comparación de Ventas Locales
Ventas LocalesSucursal Linde
S.A. Manta.Oxígeno S.A.
Oxígenos del
Guayas S.A.
Corporación RAR
S.A.
Atencióninmediata al
cliente
✔ ✔ ✔ ✔
Verificación de
prueba
hidrostática
vigente
✔ ✔ ✔ ✔
Verificación de
stock de
mercadería
✔ ✔ ✔ ✔
Elaboración de
factura✔ ✔ ✔ ✔
Registro de venta
en sistema✔ ✔ ✔ ✔
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4.1.1.3 Comparación de Ventas en la Ciudad
Ventas en la
Ciudad
Sucursal Linde
S.A. Manta.Oxígeno S.A.
Oxígenos del
Guayas S.A.
Corporación RAR
S.A.
Recepción depedidos mediante
llamadas de los
clientes
✔ ✔ ✔ ✔
Planificación de
las rutas. ✔ ✔ ✔ ✔
Utilización de
equipos de
seguridad
adecuados.
✔ ✖ ✔ ✔
Verificación de
prueba
hidrostática
vigente
✔ ✔ ✔ ✔
Utilización
hardware y
software para
registrar el serial
de los cilindros.
✔ ✖ ✖ ✖
Registro de Hoja
de Ruta al
Instante
✔ ✖ ✔ ✖
Entrega de factura ✔ ✔ ✔ ✔
Registro de venta
en sistema✔ ✔ ✔ ✔
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4.1.1.4 Comparación de Ventas en Provincias
Ventas en
Provincias
Sucursal Linde
S.A. Manta.Oxígeno S.A.
Oxígenos del
Guayas S.A.
Corporación RAR
S.A.
Recepción depedidos clientes
provinciales
✖ ✖ ✔ ✔
Planificación de
las rutas a
provincias.
✖ ✖ ✔ ✔
Utilización de
equipos de
seguridad
adecuados.
✖ ✖ ✔
✔
Verificación de
prueba
hidrostática
vigente
✖ ✖ ✔ ✔
Utilización
hardware y
software para
anotar el serial de
los cilindros.
✖ ✖ ✖ ✖
Registro de Hoja
de Ruta al
Instante
✖ ✖ ✔ ✖
Entrega de factura ✖ ✖ ✔ ✔
Registro de venta
en sistema✖ ✖ ✔ ✔
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4.1.1.5 Comparación de Mantenimiento de Equipos
Mantenimiento
de Equipos
Sucursal Linde
S.A. Manta.Oxígeno S.A.
Oxígenos del
Guayas S.A.
Corporación RAR
S.A.
Recepción de
equipos de
clientes para
mantenimiento
✖ ✔ ✖ ✔
Taller propio de
mantenimiento ✖ ✔ ✖ ✖
4.1.1.6 Comparación de Préstamos de Cilindros
Préstamos de
Cilindros
Sucursal Linde
S.A. Manta.Oxígeno S.A.
Oxígenos del
Guayas S.A.
Corporación RAR
S.A.
Evaluación de
cliente✔ ✔ ✔ ✔
Contrato de
Préstamo de
Cilindros
✔ ✔ ✔ ✔
Solicitud Garantía ✔ ✔ ✔ ✔
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4.1.1.7 Comparación de Cobros a Clientes de Crédito
Cobros a ClientesSucursal Linde
S.A. Manta.Oxígeno S.A.
Oxígenos del
Guayas S.A.
Corporación RAR
S.A.
Revisión decartera de clientes
vencida
✔ ✔ ✔ ✔
Llamadas al
cliente para cobro✔ ✔ ✔ ✔
Visita a los
clientes✔ ✔ ✔ ✔
Baja de las
facturas
canceladas en el
sistema
✔ ✔ ✔ ✔
4.1.1.8 Comparación de Compras de Mercadería
Compras de
Mercadería
Sucursal Linde
S.A. Manta.
Oxígeno S.A.Oxígenos del
Guayas S.A.
Corporación RAR
S.A.
Revisión de stock
de mercadería✔ ✔ ✖ ✔
Elaboración de
orden de compra✖ ✔ ✖ ✔
Pedido mediante
llamadas
telefónicas al
proveedor
✔ ✔ ✖ ✔
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4.1.2 Comparación Procesos Administrativos
4.1.2.1 Compras de Suministros de Oficina
Compras de
Suministros de
Oficina
Sucursal Linde
S.A. Manta.
Oxígeno S.A.Oxígenos del
Guayas S.A.
Corporación RAR
S.A.
Recepción de
pedido de los
departamentos de
la empresa
✔ ✔ ✔ ✔
Elaboración de
orden de compra
de suministros
✔ ✔ ✔ ✔
Realización de
pedido al
proveedor
✔ ✔ ✔ ✔
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70
4.1.2.2 Comparación de Pagos a Proveedores
Pagos a
Proveedores
Sucursal Linde
S.A. Manta.Oxígeno S.A.
Oxígenos del
Guayas S.A.
Corporación RAR
S.A.
Reporte decartera de
proveedores
vencida y por
vencer
✔ ✔ ✔ ✔
Autorización de
pago por parte del
gerente general o
administrador
✔ ✔ ✔ ✔
Verificación de
disponibilidad de
efectivo y
equivalentes al
efectivo
✔ ✔ ✔ ✔
Cancelación
mediante cheque
✔ ✔ ✔ ✔
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71
4.1.2.3 Comparación de Pagos de Servicios Básicos
Pagos de
Servicios Básicos
Sucursal Linde
S.A. Manta.Oxígeno S.A.
Oxígenos del
Guayas S.A.
Corporación RAR
S.A.
Recepción deplanillas de
servicios básicos
✔ ✔ ✔ ✔
Verificación de
disponibilidad de
efectivo y
equivalentes al
efectivo
✔ ✔ ✔ ✔
Cancelación
mediante
depósitos
✖ ✔ ✖ ✔
Cancelación
mediante
transacciones
✔ ✖ ✔ ✖
4.1.2.4 Comparación de Pagos a EmpleadosPagos a
Empleados
Sucursal Linde
S.A. Manta.Oxígeno S.A.
Oxígenos del
Guayas S.A.
Corporación RAR
S.A.
Elaboración de
roles de pago✖ ✔ ✔ ✔
Verificación de
disponibilidad de
efectivo
✖ ✔ ✔ ✔
Cancelación
mediante cheque ✖ ✔ ✔ ✔
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72
4.1.2.5 Comparación de Pagos al IESS
Pagos al IESSSucursal Linde
S.A. Manta.Oxígeno S.A.
Oxígenos del
Guayas S.A.
Corporación RAR
S.A.
Revisión deplanillas
generadas
✖ ✔ ✔ ✔
Verificación de
disponibilidad de
efectivo
✖ ✔ ✔ ✔
Cancelación
mediante cheque ✖ ✔ ✔ ✔
Cancelación
mediante
transacciones
✖ ✖ ✔ ✖
4.1.2.6 Comparación de Pagos al SRI
Pagos al SRI.Sucursal Linde
S.A. Manta.Oxígeno S.A.
Oxígenos del
Guayas S.A.
Corporación RAR
S.A.
Revisión de
planillas
generadas de
impuestos por
pagar
✖ ✔ ✔ ✔
Verificación de
disponibilidad de
efectivo
✖ ✔ ✔ ✔
Cancelación
mediante cheque ✖ ✔ ✔ ✔
Cancelación
transacciones✖ ✖ ✔ ✖
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73
4.1.2.7 Comparación de Depósitos Bancarios
Depósitos
Bancarios
Sucursal Linde
S.A. Manta.Oxígeno S.A.
Oxígenos del
Guayas S.A.
Corporación RAR
S.A.
Almacenamiento
de dinero
recaudado
✔ ✔ ✔ ✔
Elaboración de
papeleta de
depósito
✔ ✔ ✔ ✔
Ingreso de
comprobantes de
depósitos alsistema
✔ ✔ ✔ ✔
Archivo de
comprobantes✔ ✔ ✔ ✔
4.1.2.8 Comparación de Entrega de Créditos
Entrega de
Créditos
Sucursal Linde
S.A. Manta.Oxígeno S.A.
Oxígenos del
Guayas S.A.
Corporación RAR
S.A.
Recepción de
solicitud de
créditos
✔ ✔ ✔ ✔
Análisis del cliente ✔ ✔ ✔ ✔
Elaboración de
Contratos de
Créditos
✔ ✔ ✔ ✖
Otorgamiento de
créditos✔ ✔ ✔ ✔
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4.2 Propuesta
4.2.1 Organigrama Propuesto
Luego del análisis de los casos, se ha constatado que este tipo de organigrama con pocos niveles
jerárquicos tiene varias ventajas, está es la razón por la cual las empresas estudiadas lo usan.
Este organigrama propuesto se diferencia con el anterior en los siguientes aspectos:
Se elimina el cargo de Jefe de Personal, la elaboración de los Roles de Pagos pasa a ser parte
de las funciones del Gerente Administrativo.
Se elimina el cargo de Asesora de Seguros.
Se elimina el cargo de Auxiliar Externo.
Se elimina el cargo de Jefe de Sistema.
Se elimina el cargo de Jefe de Mantenimiento, el responsable del cuidado de cada vehículo
deben ser tanto el chofer como el ayudante, además del bodeguero.
Se agrega el cargo de Contador. Se agrega el cargo de Auxiliar Contable, se busca que dentro de unos años pueda convertirse
en un Contador Interno a tiempo completo, de esta manera evitar problemas repetitivos
por la falta de un contador estable.
Se agrega el cargo de Bodeguero, que velará por el cuidado del inventario físico y deberá
hacer reportes del mismo.
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4.2.2 Misión Propuesta
“ Brindar satisfacción a las necesidades de nuestros clientes a través de productos de calidad con
canales de distribución amplios, calidez en la atención dada, procesos eficientes y el compromiso de
un buen servicio pensando en la comunidad en la que nos encontramos, generando así confianza,
seguridad y rentabilidad a todos los involucrados en nuestra cadena de suministro.”
4.2.3 Visión Propuesta
“ Ser reconocidos por nuestros clientes como una empresa calificada para proveer gases industriales,
soldaduras, sus equipos de aplicación, herramientas de seguridad industrial y servicios de
mantenimiento y reparación de equipos de soldar y oxicorte, teniendo buenas relaciones para con
nuestros acreedores y colaboradores logrando mayor cobertura a nivel nacional.”
4.2.4 Valores Organizacionales Propuestos Calidad.
Compromiso.
Disponibilidad.
Integridad.
Honestidad.
Respeto.
Responsabilidad.
Servicio.
Trabajo en equipo.
4.2.5 Políticas Propuestas
4.2.5.1 Política de Calidad
“ Brindar productos y servicios que cumplan con las expectativas y requerimientos de nuestros
clientes.”
4.2.5.2 Política de Talento Humano
El trabajo será justo y se brindarán las condiciones necesarias para el mismo, promoviendo un
ambiente sano, de valores como puntualidad, respeto, confianza y responsabilidad, para que
la organización tenga amplio manejo del recurso humano.
4.2.5.3 Política de Mercadeo
“ Posicionarnos como líderes en servicio y calidad.”
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Para ello se hará una constante indagación al cliente mediante encuestas de calidad que
permita garantizar que nuestros servicios son realmente satisfactorios a las necesidades de los
usuarios.
4.2.5.4 Política Cliente Externo
“ El cliente es nuestra razón de ser, por tanto será siempre lo más importante en nuestra
organización.”
Por eso en el trato con ellos seremos los mejores, caracterizados por la atención, el servicio y
la comodidad que les brindamos.
4.2.5.5 Política de Precio
“ Ofrecemos precios razonables y accesibles de acuerdo al producto y a la asistencia requerida
por el usuario.”
A nuestros distribuidores en provincias les ofrecemos descuentos especiales para que puedan
desarrollarse en su mercado.
4.2.5.6 Política de Servicio
Prestar la mejor atención a los clientes, brindando los mejores servicios que permitan
maximizar la satisfacción del cliente.
4.2.5.7 Política de Crédito
Armonizar el sistema de crédito de manera que se garantice la sustentabilidad en el
crecimiento. Para otorgar créditos se analizará el perfil del cliente y en caso de ser aprobados
se elaborará un contrato de crédito por el tiempo concedido.
4.2.5.8 Política de Pagos
Los pagos a los proveedores se realizan los días viernes, exceptuando casos especiales como el
internet y la telefonía celular que son pagados mediante débito bancario. Los servicios básicos
se pagarán a través de la banca en línea y en 2 fechas del mes, la primera el 16 y la segunda el
25.
4.2.5.9 Política de Cobros
Los cobros se realizan dependiendo del vencimiento de las facturas, las gerentes son
responsables de los mismos aunque sean los choferes los que los efectúen.
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4.2.5.10 Política de Seguridad
Mantenemos un uso de espacio de trabajo adecuado para no ocasionar ningún accidente.
Los empleados que tengan que manejar cilindros tendrán que utilizar botas de punta de acero,
además no podrán usar ropa suelta sino el uniforme de trabajo.
Los cilindros se cargarán y descargarán de los camiones únicamente cuando estos no se
encuentren en movimiento, además se los asegurará firmemente con las fajas.
4.2.6 Objetivos Propuestos
4.2.6.1 Objetivos Estratégicos
1. Establecer de manera continua los más altos estándares de satisfacción del cliente.
2. Asociarnos con los mejores proveedores, aprovechando oportunidades para proporcionar
valor agregado a los servicios que prestamos y a nuestros clientes.
3. Incrementar de manera continua nuestra gama de productos.
4. Conseguir la eficiencia en la asignación de los recursos, mejorando el sistema de
información interna para la toma de decisiones y para así aumentar la calidad y la
transparencia.
5. Desarrollar un plan estratégico que permita optimizar cada uno de los procesos con la
finalidad de hacer seguimiento, control y evaluación.
6. Inaugurar un taller de mantenimiento de equipos de oxicorte para que nuestros clientes
puedan ser atendidos por especialistas y con certificados de calidad internacional.
4.2.6.2 Objetivos Institucionales
1. Mantener altos estándares de calidad, para lograr un alto porcentaje de ventas, que
período a período vaya incrementando.
2. Proporcionar servicios de mantenimiento, que respondan a la demanda por los servicios
requeridos por el mercado.
3. Proporcionar productos y servicios que satisfagan las necesidades de la comunidad,
sectores productivos e instituciones, de acuerdo con estándares de calidad.
4. Consolidar una presencia nacional de eficacia, que permita promover los intereses que
mejor satisfagan tanto al cliente interno como externo.
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Índice
1 Introducción…………………………………………………………………………………………………………………....80
2 Objetivos………………………………………………………………………………………………………………………….81
3 Estructura del Manual………………………………………………………………………………………………………82
4 Organigrama…………………………………………………………………………………………………………………….83
5 Funciones…………………………………………………………………………………………………………………………84
5.1 Gerente General………………………………………………………………………………………………….84
5.2 Gerente Administrativo……………………………………………………………………………………….87
5.3 Gerente Comercial………………………………………………………………………………………………91
5.4 Contador……………………………………………………………………………………………………………..95
5.5 Auxiliar Contable…………………………………………………………………………………………………98
5.6 Bodeguero…………………………………………………………………………………………………………102
5.7 Chofer de Provincias………………………………………………………………………………………….105
5.8 Ayudante de Provincias……………………………………………………………………………………..108
5.9 Chofer de Ciudad……………………………………………………………………………………………….111
5.10 Ayudante de Ciudad…………………………………………………………………………………………..114
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4.2.7.1 Introducción
El presente manual de funciones contiene la descripción y el diseño de los diferentes puestos de
trabajo establecidos en la estructura organizacional de la empresa Corporación RAR S.A.
El manual de funciones es un instrumento necesario para regular, controlar, coordinar y administrar
el talento humano vinculado a cada cargo y ayuda al desarrollo de las estrategias propuestas por la
empresa, ya que determina de manera eficaz los campos de actuación de cada área de trabajo.
Este manual ayudará a la toma de decisiones, ya que proporciona la orientación precisa a cada una
de las unidades administrativas y a nivel operativo lo que llevará a la adecuada realización de las
actividades que se han encomendado.
La utilidad de este manual se mantendrá por revisiones periódicas y se adaptará a los cambios que
la dinámica funcional de la institución requiere.
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4.2.7.2 Objetivos
1. Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas y funciones de cada cargo de la empresa.
2. Establecer una guía descriptiva que dé a conocer las funciones encomendadas al personal
para lograr uniformidad en los procedimientos de trabajo y se realicen de manera eficiente.
3. Evitar funciones de control y supervisión innecesarias, permitiendo ahorro de tiempo y
eliminando duplicidad u omisiones de tareas.
4. Servir de base para la capacitación y adiestramiento del personal nuevo reduciendo costos.
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4.2.7.4 Organigrama
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4.2.7.5 Funciones
4.2.7.5.1 Gerente General
4.2.7.5.1.1 Descripción del Cargo
4.2.7.5.1.1.1 TítulodelCargo
Gerente General.
4.2.7.5.1.1.2 ObjetivodelCargo
Liderar procesos de planeación y organización, determinando factores de riesgos
cumpliendo con los objetivos y metas propuestos a fin de lograr el éxito empresarial.
4.2.7.5.1.1.3 UbicacióndelCargo
A nivel de alta dirección, toma decisiones estratégicas.
4.2.7.5.1.1.4 Departamento
Gerencia General.
4.2.7.5.1.1.5 Reportaa
Junta General de Accionistas.
4.2.7.5.1.2 Especificaciones del Cargo
4.2.7.5.1.2.1 Educación
Maestría en Administración de Empresas.
4.2.7.5.1.2.2 Experiencia
Cinco años de experiencia administrando empresas distribuidoras.
4.2.7.5.1.2.3 Conocimientos
Conocimientos de gases industriales y soldaduras, equipos de oxicorte, reparación de
equipos.
4.2.7.5.1.2.4 Habilidades
Habilidad e iniciativa para resolver problemas de gran complejidad que se presenten
constantemente en la empresa.
4.2.7.5.1.2.5 Destrezas
Se requiere una atención constante, intensa y sostenida, por la delicadeza de los asuntos
que se controlan en el puesto y el peligro que existe de cometer errores de trascendencia.
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4.2.7.5.1.3 Funciones Actividades y/o Tareas
1. Supervisar las actividades administrativas y operativas.
2. Pedir y analizar informes de sus subalternos.
3. Tomar decisiones administrativas.
4. Establecer políticas de la empresa.
5. Realizar las negociaciones con los proveedores importantes.
6. Realizar control sobre el flujo de caja.
7. Autorizar los pagos a proveedores.
8. Firmar los cheques de pagos a los empleados.
9. Firmar los cheques de pagos a los proveedores.
10. Realizar trámites del Representante Legal.
11. Realizar quincenalmente capacitaciones sobre el negocio a los miembros de la
organización.
12. Realizar quincenalmente charlas motivacionales a los miembros de la organización.
13. Delegar actividades en caso de no poder realizarlas.
14. Presentar informes a la junta general de accionistas.
4.2.7.5.1.4 Competencias
1. Planificación y Organización.
2. Sentido común.
3. Liderazgo.
4. Visión de negocios.
5. Tenacidad.
6. Iniciativa.
7. Concentración.
8. Autoridad sobre grupos.
9. Capacidad de análisis.
10. Solución de problemas.
4.2.7.5.1.5 Responsabilidades
4.2.7.5.1.5.1 MaterialesyEquipos
Computadora Portátil.
Archivadores con documentos relevantes.
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4.2.7.5.1.5.2 Dinero
Manejo de cuentas bancarias de la empresa.
4.2.7.5.1.5.3 InformaciónConfidencial
Amerita un grado de confidencialidad alta.
4.2.7.5.1.5.4 Tomadedecisiones
Tomará las decisiones más importantes que mantendrán el adecuado giro del negocio.
4.2.7.5.1.5.5 Supervisión
Supervisa a las gerencias funcionales a su cargo.
4.2.7.5.1.6 Condiciones de Trabajo
4.2.7.5.1.6.1 AmbientedeTrabajo
El cargo se desarrolla en un ambiente propicio y en excelentes condiciones.
4.2.7.5.1.6.2 Riesgo
No se presentan riesgos elevados en este cargo.
4.2.7.5.1.6.3 Esfuerzo
El trabajo es un poco tedioso, por lo que debe estar preparado para manejar situaciones de
estrés.
4.2.7.5.1.7 Observaciones
4.2.7.5.1.7.1 Elaboradopor
Ronald Rojas Franco.
4.2.7.5.1.7.2 FechadeElaboración
27 de Noviembre de 2015.
4.2.7.5.1.7.3 Aprobadopor
Rolando Rojas Sánchez.
4.2.7.5.1.7.4 Firmadelcolaboradorenseñaldeconocimientoyacuerdo
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4.2.7.5.2 Gerente Administrativo
4.2.7.5.2.1 Descripción del Cargo
4.2.7.5.2.1.1 TítulodelCargo
Gerente Administrativo/a.
4.2.7.5.2.1.2 ObjetivodelCargo
Optimizar el proceso administrativo cumpliendo con las tareas asignadas a su cargo.
4.2.7.5.2.1.3 UbicacióndelCargo
A nivel gerencial funcional, realiza estrategias para llevar a cabo objetivos.
4.2.7.5.2.1.4 Departamento
Administrativo.
4.2.7.5.2.1.5 Reportaa
Gerente General.
4.2.7.5.2.2 Especificaciones del Cargo
4.2.7.5.2.2.1 Educación
Título de Tercer Nivel, Ingeniería en Gestión Empresarial, Ingeniería Comercial o Economía.
4.2.7.5.2.2.2 Experiencia
Tres años de experiencia en cargos similares.
4.2.7.5.2.2.3 Conocimientos
Conocimientos de gases industriales y soldaduras, manejo de equipos de computación y
materiales generales de oficina.
Manejo del portal web del IESS.
4.2.7.5.2.2.4 Habilidades
Habilidad para interpretar órdenes, ejecutarlas y resolver problemas difíciles en caso de
presentarse.
4.2.7.5.2.2.5 Destrezas
Manejo de programas del paquete office, equipos de oficina como scanner y teléfono.
Lectura y comprensión de documentos.
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4.2.7.5.2.3 Funciones Actividades y/o Tareas
1. Atender las llamadas telefónicas de clientes, proveedores, entre otros.
2. Realizar reportes de ventas al Gerente General.
3. Realizar reportes de compras al Gerente General.
4. Realizar las facturas de los clientes de Corporación RAR S.A.
5. Realizar las retenciones de Corporación RAR S.A. para los proveedores.
6. Elaborar los comprobantes de egresos de los pagos a proveedores.
7. Realizar actividades de cartera.
8. Realizar el ingreso de facturas de Corporación RAR S.A. al sistema contable.
9. Realizar el ingreso de compras de Corporación RAR S.A. al sistema contable.
10. Realizar el reporte de cuentas por cobrar de Corporación RAR S.A.
11. Dar de baja las cuentas por cobrar de Corporación RAR S.A. que ya han sido pagadas.
12. Mantener archivados y ordenados los documentos de la empresa correspondiente a su
área.
13. Realizar la reposición de los suministros de oficina.
14. Realizar los roles de pago de los empleados.
15. Informar a la Gerencia General disconformidad por parte de los empleados sobre los
roles de pagos.
16. Elaborar los comprobantes de egresos de los pagos a los empleados.
17. Hacer cumplir las disposiciones provenientes de la Gerencia General.
18. Elaborar los depósitos hacia las distintas cuentas bancarias.
19. Asumir las funciones de Gerencia General en caso de su ausencia dentro de las
limitaciones de rigor.
20. Controlar el inventario de mercadería.
21. Atender a los clientes que lleguen a las instalaciones de la empresa.
22. Informar variaciones en los precios de mercadería a la Gerencia General.
23. Realizar la calificación y selección de proveedores.
24. Atender a las solicitudes de préstamos de cilindros de los clientes.
25. Evaluar a los clientes que soliciten préstamos de cilindros.
26. Otorgar préstamos de cilindros a los clientes que cumplan con los requisitos necesarios.
27. Elaborar contratos de préstamos de cilindros.
28. Atender a las solicitudes de crédito de los clientes.
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29. Evaluar a los clientes que soliciten crédito.
30. Otorgar créditos a los clientes que cumplan con los requisitos necesarios.
31. Elaborar contratos de otorgamiento de créditos.
32. Otras que el Gerente General disponga a su cargo.
4.2.7.5.2.4 Competencias
1. Planificación y Organización.
2. Desarrollo de los subordinados.
3. Responsabilidad.
4. Liderazgo.
5. Comunicación oral.
6. Iniciativa.
7. Razonamiento numérico.
8. Control sobre individuos.
9. Memoria visual.
10. Análisis de problemas.
4.2.7.5.2.5 Responsabilidades
4.2.7.5.2.5.1 MaterialesyEquipos
Manejo de materiales de fácil uso como suministros de oficina.
Computadora de escritorio.
4.2.7.5.2.5.2 Dinero
Recibe el dinero de los clientes.
4.2.7.5.2.5.3 InformaciónConfidencial
El cargo amerita un grado de confidencialidad alta.
Manejo de correspondencia.
Documentación de importancia relevante.
4.2.7.5.2.5.4 Tomadedecisiones
La toma de decisiones se basa en políticas específicas.
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4.2.7.5.2.5.5 Supervisión
Responsable de elaborar informes de los subordinados a su cargo.
4.2.7.5.2.6 Condiciones de Trabajo
4.2.7.5.2.6.1 AmbientedeTrabajoEl cargo se desarrolla en un ambiente con excelente iluminación, ventilación, limpieza y
seguridad.
4.2.7.5.2.6.2 Riesgo
No se presentan riesgos elevados en este cargo.
4.2.7.5.2.6.3 Esfuerzo
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado constantemente y requiere un grado de
precisión manual y de precisión visual medio. Se requiere de un gran esfuerzo mental.
4.2.7.5.2.7 Observaciones
4.2.7.5.2.7.1 Elaboradopor
Ronald Rojas Franco.
4.2.7.5.2.7.2 FechadeElaboración
27 de Noviembre de 2015.
4.2.7.5.2.7.3 Aprobadopor
Rolando Rojas Sánchez.
4.2.7.5.2.7.4 Firmadelempleadoenseñaldeconocimientoyacuerdo
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91
4.2.7.5.3 Gerente Comercial
4.2.7.5.3.1 Descripción del Cargo
4.2.7.5.3.1.1 TítulodelCargo
Gerente Comercial.
4.2.7.5.3.1.2 ObjetivodelCargo
Cumplir con las estrategias propuestas a su cargo para que el proceso de comercialización
se realice de manera eficiente.
4.2.7.5.3.1.3 UbicacióndelCargo
A nivel gerencial funcional, realiza estrategias para llevar a cabo objetivos.
4.2.7.5.3.1.4 Departamento
Comercial.
4.2.7.5.3.1.5 Reportaa
Gerente General.
4.2.7.5.3.2 Especificaciones del Cargo
4.2.7.5.3.2.1 Educación
Título de Tercer Nivel en Contaduría Pública Autorizada, Ingeniería en Marketing, Ingeniería
Comercial o Economía.
4.2.7.5.3.2.2 Experiencia
Tres años de experiencia en cargos similares.
4.2.7.5.3.2.3 Conocimientos
Conocimientos de gases industriales y soldaduras, manejo de equipos de computación y
materiales generales de oficina.
4.2.7.5.3.2.4 Habilidades
Habilidad para interpretar las órdenes recibidas y ejecutarlas adecuadamente, encondiciones normales de trabajo.
4.2.7.5.3.2.5 Destrezas
Manejo de programas del paquete office, equipos de oficina como scanner y teléfono.
Lectura y comprensión de documentos.
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4.2.7.5.3.3 Funciones Actividades y/o Tareas
1. Realizar las facturas de los clientes.
2. Realizar las retenciones para los proveedores.
3. Elaborar los comprobantes de egresos de los pagos a proveedores.
4. Realizar el pedido de mercadería para reposición.
5. Realizar el seguimiento del vencimiento de facturas y sus cobros.
6. Comunicar novedades al Gerente General.
7. Realizar el ingreso de facturas al sistema contable.
8. Elaborar el reporte de cuentas por pagar.
9. Elaborar el reporte de cuentas por cobrar.
10. Atender las llamadas telefónicas de clientes, proveedores, entre otros.
11. Mantener archivados y ordenados los documentos de la empresa correspondiente a su
área.
12. Hacer cumplir las disposiciones provenientes de la Gerencia General.
13. Elaborar informe semanal de caja chica.
14. Solicitar reposición de cada chica.
15. Elaborar los depósitos hacia las distintas cuentas bancarias.
16. Atender a los clientes que lleguen a las instalaciones de la empresa.
17. Informar variaciones en los precios de mercadería a la Gerencia General.
18. Otras que el Gerente General disponga a su cargo.
4.2.7.5.3.4 Competencias
1. Planificación y Organización.
2. Desarrollo de los subordinados.
3. Responsabilidad.
4. Liderazgo.
5. Comunicación oral.
6. Iniciativa.7. Razonamiento numérico.
8. Control sobre individuos.
9. Memoria visual.
10. Análisis de problemas
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4.2.7.5.3.5 Responsabilidades
4.2.7.5.3.5.1 MaterialesyEquipos
Manejo de materiales de fácil uso como suministros de oficina.
Computadora de escritorio.
4.2.7.5.3.5.2 Dinero
Recibe el dinero de los clientes.
4.2.7.5.3.5.3 InformaciónConfidencial
El cargo amerita un grado de confidencialidad alta.
Manejo de correspondencia.
Documentación de importancia relevante.
4.2.7.5.3.5.4 Tomadedecisiones
La toma de decisiones se basa en políticas específicas.
4.2.7.5.3.5.5 Supervisión
Responsable de elaborar informes de los subordinados a su cargo.
4.2.7.5.3.6 Condiciones de Trabajo
4.2.7.5.3.6.1 AmbientedeTrabajo
El cargo se desarrolla en un ambiente con excelente iluminación, ventilación, limpieza y
seguridad.
4.2.7.5.3.6.2 Riesgo
No se presentan riesgos elevados en este cargo.
4.2.7.5.3.6.3 Esfuerzo
El trabajo exige esfuerzo físico de estar sentado constantemente, es bastante variado y sólo
se realizan operaciones corrientes en un puesto de esta naturaleza. Se requiere de un gran
esfuerzo mental.
4.2.7.5.3.7 Observaciones
4.2.7.5.3.7.1 Elaboradopor
Ronald Rojas Franco.
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4.2.7.5.3.7.2 FechadeElaboración
27 de Noviembre de 2015.
4.2.7.5.3.7.3 Aprobadopor
Rolando Rojas Sánchez.
4.2.7.5.3.7.4 Firmadelempleadoenseñaldeconocimientoyacuerdo
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4.2.7.5.4 Contador
4.2.7.5.4.1 Descripción del Cargo
4.2.7.5.4.1.1 TítulodelCargo
Contador.
4.2.7.5.4.1.2 ObjetivodelCargo
Planificar, verificar y controlar las actividades contables, procesos de registro, clasificación
de cuentas y supervisión de movimientos diarios, a fin de garantizar que los estados
financieros sean confiables, transparentes y oportunos.
4.2.7.5.4.1.3 UbicacióndelCargo
A nivel funcional, brinda asesoría contable y tributaria a la Gerencia General.
4.2.7.5.4.1.4 Departamento
Contable.
4.2.7.5.4.1.5 Reportaa
Gerente General.
4.2.7.5.4.2 Especificaciones del Cargo
4.2.7.5.4.2.1 Educación
Título de Tercer Nivel, Ingeniería Comercial o Contaduría Pública Autorizada.
4.2.7.5.4.2.2 Experiencia
Tres años de experiencia en cargos similares.
4.2.7.5.4.2.3 Conocimientos
Conocimiento del área contable, procedimientos modernos de contabilidad, conocimiento
de leyes tributarias.
Manejo del portal web del SRI y del programa DIMM.
4.2.7.5.4.2.4 Habilidades
Habilidad para interpretar órdenes, ejecutarlas y resolver problemas en caso de
presentarse.
4.2.7.5.4.2.5 Destrezas
Manejo de programas del paquete office y sistemas contables.
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4.2.7.5.4.3 Funciones Actividades y/o Tareas
1. Formular los estados financieros.
2. Realizar las declaraciones tributarias en las fechas correspondientes.
3. Notificar novedades al Gerente General.
4. Consultar a los Gerentes en caso de cualquier inconsistencia.
5. Asesorar a los Gerentes y empleados en materia contable y tributaria en caso de ser
necesario.
6. Estar pendiente del cumplimiento de las diferentes obligaciones tributarias en las fechas
correspondientes.
7. Llevar el registro de los libros contables principales y auxiliares actualizados.
8. Mantener archivados y ordenados los documentos de la empresa correspondiente a su
área.
9. Otras que el Gerente General disponga a su cargo.
4.2.7.5.4.4 Competencias
1. Planificación.
2. Organización.
3. Razonamiento numérico.
4. Comunicación escrita.
5. Comunicación oral.
6. Iniciativa.
7. Concentración.
8. Capacidad de análisis.
9. Memoria visual.
10. Solución de problemas.
4.2.7.5.4.5 Responsabilidades
4.2.7.5.4.5.1 MaterialesyEquipos
Manejo de materiales de fácil uso como suministros de oficina.
Computadora de escritorio y calculadoras.
4.2.7.5.4.5.2 Dinero
El cargo no necesita manejar fondos de ningún tipo.
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4.2.7.5.4.5.3 InformaciónConfidencial
El cargo amerita un grado de confidencialidad alta.
Documentación de importancia relevante.
4.2.7.5.4.5.4 Tomadedecisiones
La toma de decisiones deberá realizarse bajo políticas estipuladas y en consulta con la
Gerencia General.
4.2.7.5.4.5.5 Supervisión
Responsable de elaborar informes de los subordinados a su cargo.
4.2.7.5.4.6 Condiciones de Trabajo
4.2.7.5.4.6.1 AmbientedeTrabajo
El cargo se desarrolla en un ambiente con excelente iluminación, ventilación, limpieza y
seguridad.
4.2.7.5.4.6.2 Riesgo
No presenta riesgos relevantes en este cargo.
4.2.7.5.4.6.3 Esfuerzo
El trabajo exige muy poco esfuerzo físico, es bastante variado y solo se realizan operaciones
corrientes en un puesto de esta naturaleza. Se requiere de un gran esfuerzo mental.
4.2.7.5.4.7 Observaciones
4.2.7.5.4.7.1 Elaboradopor
Ronald Rojas Franco.
4.2.7.5.4.7.2 FechadeElaboración
27 de Noviembre de 2015.
4.2.7.5.4.7.3 Aprobadopor
Rolando Rojas Sánchez.
4.2.7.5.4.7.4 Firmadelempleadoenseñaldeconocimientoyacuerdo
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4.2.7.5.5 Auxiliar Contable
4.2.7.5.5.1 Descripción del Cargo
4.2.7.5.5.1.1 TítulodelCargo
Auxiliar Contable.
4.2.7.5.5.1.2 ObjetivodelCargo
Servir de apoyo y realizar procesos contables diarios asignados por el Contador para
alcanzar las metas propuestas de la empresa.
4.2.7.5.5.1.3 UbicacióndelCargo
A nivel ejecutivo, realiza las tareas propuestas por el Contador.
4.2.7.5.5.1.4 Departamento
Contable.
4.2.7.5.5.1.5 Reportaa
Gerente General y Contador.
4.2.7.5.5.2 Especificaciones del Cargo
4.2.7.5.5.2.1 Educación
Bachiller Contable que se encuentre estudiando Contaduría Pública Autorizada, Ingeniería
Comercial o carreras afines.
4.2.7.5.5.2.2 Experiencia
Un año de experiencia en cargos similares.
4.2.7.5.5.2.3 Conocimientos
Conocimientos del área contable, normas de contabilidad y leyes tributarias.
Manejo del portal web del SRI y del programa DIMM.
Manejo del portal web del IESS.
4.2.7.5.5.2.4 Habilidades
Habilidad para interpretar órdenes, ejecutarlas adecuadamente e iniciativa para resolver
problemas que se presentan en el trabajo.
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4.2.7.5.5.2.5 Destrezas
Manejo de programas del paquete office, sistemas contables y equipos de oficina como
scanner y teléfono.
4.2.7.5.5.3 Funciones Actividades y/o Tareas
1. Revisar las cuentas bancarias.
2. Ingresar gastos al sistema contable.
3. Dar de baja las cuentas por cobrar.
4. Dar informe de los depósitos y transferencias hechas a las cuentas bancarias.
5. Asistir al Contador en el ingreso de datos para las declaraciones tributarias.
6. Auxiliar los requerimientos de las Gerencias.
7. Realizar los pagos de las planillas de servicios básicos a través de transacciones
bancarias.
8. Realizar los pagos de las planillas del IESS a través de transacciones bancarias.
9. Realizar los pagos del SRI a través de transacciones bancarias.
10. Atender las llamadas telefónicas de clientes, proveedores, entre otros.
11. Mantener archivados y ordenados los documentos de la empresa correspondiente a su
área.
12. Otras que el Contador disponga a su cargo.
4.2.7.5.5.4 Competencias
1. Responsabilidad.
2. Planificación y Organización.
3. Razonamiento numérico.
4. Capacidad de análisis.
5. Comunicación oral.
6. Iniciativa.
7. Concentración.
8. Comunicación escrita.
9. Memoria visual.
10. Análisis de problemas.
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4.2.7.5.5.5 Responsabilidades
4.2.7.5.5.5.1 MaterialesyEquipos
Manejo de materiales de fácil uso como suministros de oficina.
Computadora de escritorio y calculadoras.
4.2.7.5.5.5.2 Dinero
Realiza las transacciones bancarias para los diferentes pagos.
4.2.7.5.5.5.3 InformaciónConfidencial
El cargo amerita un grado de confidencialidad alta.
Manejo de documentación de importancia relevante.
4.2.7.5.5.5.4 Tomadedecisiones La toma de decisiones deberá realizarse bajo políticas estipuladas y aprobadas por el jefe
superior inmediato.
4.2.7.5.5.5.5 Supervisión
Responsable de elaborar informes y presentarlos al jefe superior inmediato.
4.2.7.5.5.6 Condiciones de Trabajo
4.2.7.5.5.6.1 AmbientedeTrabajo
El cargo se desarrolla en un ambiente con excelente iluminación, ventilación, limpieza y
seguridad.
4.2.7.5.5.6.2 Riesgo
No se presentan riesgos elevados en este cargo.
4.2.7.5.5.6.3 Esfuerzo
El trabajo exige esfuerzo físico de estar sentado constantemente, es bastante variado y solo
se realizan operaciones corrientes en un puesto de esta naturaleza. Se requiere de un
esfuerzo mental medio.
4.2.7.5.5.7 Observaciones
4.2.7.5.5.7.1 Elaboradopor
Ronald Rojas Franco.
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4.2.7.5.5.7.2 FechadeElaboración
27 de Noviembre de 2015.
4.2.7.5.5.7.3 Aprobadopor
Rolando Rojas Sánchez.
4.2.7.5.5.7.4 Firmadelempleadoenseñaldeconocimientoyacuerdo
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4.2.7.5.6 Bodeguero
4.2.7.5.6.1 Descripción del Cargo
4.2.7.5.6.1.1 TítulodelCargo
Bodeguero.
4.2.7.5.6.1.2 ObjetivodelCargo
Resguardar los bienes asignados como parte del inventario de mercadería que se
encuentren en la bodega de la empresa.
4.2.7.5.6.1.3 UbicacióndelCargo
A nivel operativo, encargado de realizar el despacho de mercadería.
4.2.7.5.6.1.4 Departamento
Operativo.
4.2.7.5.6.1.5 Reportaa
Gerente Administrativo.
4.2.7.5.6.2 Especificaciones del Cargo
4.2.7.5.6.2.1 Educación
Título de Bachiller General Unificado.
4.2.7.5.6.2.2 ExperienciaDos años de experiencia en cargos similares.
4.2.7.5.6.2.3 Conocimientos
Conocimientos de gases industriales y soldaduras, manejo de equipos de oxicorte y
reparaciones de los mismos.
4.2.7.5.6.2.4 Habilidades
Se requiere habilidad solamente para interpretar las órdenes recibidas y ejecutarlas
adecuadamente, en condiciones normales de trabajo.
4.2.7.5.6.2.5 Destrezas
Se requiere que se ponga atención intensa en periodos regulares, por ejemplo: verificar
cantidades, medidas, numeraciones, etc.
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4.2.7.5.6.3 Funciones Actividades y/o Tareas
1. Abrir y cerrar las instalaciones de la empresa.
2. Controlar el ingreso y la salida del personal.
3. Realizar inventario físico.
4. Reportar el informe de inventario a la Gerencia Administrativa.
5. Mantener el informe de inventario actualizado cada semana.
6. Realizar el pedido de gases industriales para reposición.
7. Registrar la salida y entrada de mercadería.
8. Realizar el despacho de mercadería a los clientes.
9. Llevar el control diario de las hojas de ruta de los choferes.
10. Firmar las hojas de rutas luego de haberlas revisado y verificado.
11. Estar pendiente del mantenimiento de los vehículos y sus trámites legales.
12. Ayudar con la carga y descarga de mercadería.
13. Mantener archivados y ordenados los documentos de la empresa correspondiente a su
área.
14. Otras que el Gerente Administrativo disponga a su cargo.
4.2.7.5.6.4 Competencias
1. Planificación.
2. Razonamiento numérico.
3. Responsabilidad.
4. Fuerza/resistencia física.
5. Memoria visual.
6. Capacidad de trabajo bajo presión.
7. Concentración.
8. Coordinación motriz.
9. Mesura.
10. Organización.
4.2.7.5.6.5 Responsabilidades
4.2.7.5.6.5.1 MaterialesyEquipos
Manejo de equipos de seguridad.
Equipos de oxicorte, soldaduras, cilindros de gases industriales.
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4.2.7.5.6.5.2 Dinero
El cargo no necesita manejar fondos de ningún tipo.
4.2.7.5.6.5.3 InformaciónConfidencial
El cargo amerita un grado de confidencialidad alta.
Manejo de correspondencia.
Documentación acerca de cilindros de importancia relevante.
4.2.7.5.6.5.4 Tomadedecisiones
Solicitar la aprobación de decisiones al jefe superior inmediato.
4.2.7.5.6.5.5 Supervisión
Supervisión constante de empleados a su cargo.
4.2.7.5.6.6 Condiciones de Trabajo
4.2.7.5.6.6.1 AmbientedeTrabajo
El cargo se desarrolla en un ambiente con excelente iluminación, ventilación, limpieza y
seguridad.
4.2.7.5.6.6.2 Riesgo
Se presenta un riesgo de grado medio.
4.2.7.5.6.6.3 Esfuerzo
El trabajo requiere de bastante esfuerzo físico, pues las operaciones se repiten con mucha
frecuencia.
4.2.7.5.6.7 Observaciones
4.2.7.5.6.7.1 Elaboradopor
Ronald Rojas Franco.
4.2.7.5.6.7.2 FechadeElaboración
27 de Noviembre de 2015.
4.2.7.5.6.7.3 Aprobadopor
Rolando Rojas Sánchez.
4.2.7.5.6.7.4 Firmadelempleadoenseñaldeconocimientoyacuerdo
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4.2.7.5.7 Chofer de Provincias
4.2.7.5.7.1 Descripción del Cargo
4.2.7.5.7.1.1 TítulodelCargo
Chofer de Provincia.
4.2.7.5.7.1.2 ObjetivodelCargo
Ejecutar tareas relacionadas con la conducción de vehículos que transportan mercadería
hacia las instalaciones de los clientes de provincias.
4.2.7.5.7.1.3 UbicacióndelCargo
A nivel operativo de importancia relativa en la entrega de productos a los clientes de otras
provincias.
4.2.7.5.7.1.4 Departamento
Operativo.
4.2.7.5.7.1.5 Reportaa
Gerente Comercial.
4.2.7.5.7.2 Especificaciones del Cargo
4.2.7.5.7.2.1 Educación
Título de Bachiller General Unificado.
4.2.7.5.7.2.2 Experiencia
Dos años de experiencia como chofer profesional, de preferencia en empresas comerciales.
4.2.7.5.7.2.3 Conocimientos
Licencia tipo E (Profesional).
Conocimiento de manejo de gases industriales y soldaduras (preferible).
4.2.7.5.7.2.4 Habilidades
Habilidad para interpretar órdenes, ejecutarlas y resolver problemas en caso de
presentarse.
4.2.7.5.7.2.5 Destrezas
Manejo de camiones con capacidad de 6.5 toneladas de carga.
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Manejo de cilindros de alta presión y demás mercadería.
4.2.7.5.7.3 Funciones Actividades y/o Tareas
1. Conducir el vehículo a su cargo hasta los diferentes destinos establecidos.
2. Conocer las leyes de tránsito ecuatoriano para evitar multas.
3. Conocer las rutas de los clientes.
4. Manejar la mercadería.
5. Anotar los seriales de cilindros.
6. Comunicar las novedades de los clientes a la Gerencia Comercial.
7. Llenar las hojas de ruta.
8. Realizar el aseo y mantenimiento del vehículo que utiliza.
9. Realizar los cobros a los clientes.
10. Presentar los soportes legales de sus gastos.
11. Firmar las hojas de ruta luego de haber sido aprobadas y firmadas por el Bodeguero.
12. Otras que el Gerente Comercial disponga a su cargo.
4.2.7.5.7.4 Competencias
1. Responsabilidad.
2. Buen manejo de relaciones interpersonales.
3. Planificación y Organización.
4. Capacidad de trabajo bajo presión.5. Mesura.
6. Fuerza/ resistencia física.
7. Concentración.
8. Iniciativa.
9. Memoria visual.
10. Coordinación motriz.
4.2.7.5.7.5 Responsabilidades
4.2.7.5.7.5.1 MaterialesyEquipos
Manejo de materiales de seguridad como guantes, botas de punta de acero y fajas.
Mercadería como cilindros y soldaduras.
Vehículo, camiones de carga.
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4.2.7.5.7.5.2 Dinero
Recibe el dinero de los clientes y entrega a la Gerencia Comercial.
Realiza los depósitos en las distintas cuentas bancarias de la empresa.
4.2.7.5.7.5.3 InformaciónConfidencial
El cargo amerita un grado de confidencialidad alta.
4.2.7.5.7.5.4 Tomadedecisiones
La toma de decisiones deberá realizarse bajo políticas estipuladas y aprobadas por el jefe
superior inmediato.
4.2.7.5.7.5.5 Supervisión
Responsable de supervisar al ayudante a su cargo.
4.2.7.5.7.6 Condiciones de Trabajo
4.2.7.5.7.6.1 AmbientedeTrabajo
El cargo se desarrolla fuera de las instalaciones de la empresa, el ambiente depende del
clima del lugar donde se encuentre.
4.2.7.5.7.6.2 Riesgo
Se presenta un riesgo de grado alto.
4.2.7.5.7.6.3 Esfuerzo
El trabajo requiere de bastante esfuerzo físico, pues las operaciones se repiten con mucha
frecuencia.
4.2.7.5.7.7 Observaciones
4.2.7.5.7.7.1 Elaboradopor
Ronald Rojas Franco.
4.2.7.5.7.7.2 FechadeElaboración
27 de Noviembre de 2015.
4.2.7.5.7.7.3 Aprobadopor
Rolando Rojas Sánchez.
4.2.7.5.7.7.4 Firmadelempleadoenseñaldeconocimientoyacuerdo
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4.2.7.5.8 Ayudante de Provincias
4.2.7.5.8.1 Descripción del Cargo
4.2.7.5.8.1.1 TítulodelCargo
Ayudante de provincia.
4.2.7.5.8.1.2 ObjetivodelCargo
Asistir al chofer de provincias en tareas relacionadas con la carga, descarga y entrega de
mercadería a los clientes.
4.2.7.5.8.1.3 UbicacióndelCargo
A nivel operativo de importancia relativa en la entrega de productos a los clientes de otras
provincias.
4.2.7.5.8.1.4 Departamento
Operativo.
4.2.7.5.8.1.5 Reportaa
Chofer de Provincias.
4.2.7.5.8.2 Especificaciones del Cargo
4.2.7.5.8.2.1 Educación
Título de Bachiller General Unificado.
4.2.7.5.8.2.2 Experiencia
Un año de experiencia en cargos similares (preferible).
4.2.7.5.8.2.3 Conocimientos
Licencia tipo E (preferible).
Conocimiento de gases industriales y soldaduras (preferible).
4.2.7.5.8.2.4 Habilidades
Habilidad para interpretar órdenes e iniciativa para resolver algunos problemas sencillos
que se presentan en el trabajo.
4.2.7.5.8.2.5 Destrezas
Manejo de cilindros de alta presión y demás mercadería.
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4.2.7.5.8.3 Funciones Actividades y/o Tareas
1. Conocer las rutas de los clientes.
2. Manejar la mercadería.
3. Anotar los seriales de cilindros.
4. Comunicar las novedades de los clientes a la Gerencia Comercial.
5. Llenar las hojas de ruta.
6. Realizar el aseo y mantenimiento del vehículo que utiliza.
7. Realizar los cobros a los clientes.
8. Presentar los soportes legales de sus gastos.
9. Firmar las hojas de ruta luego de haber sido aprobadas y firmadas por el Bodeguero.
10. Otras que el Chofer de Provincia disponga a su cargo.
4.2.7.5.8.4 Competencias
1. Responsabilidad.
2. Buen manejo de relaciones interpersonales.
3. Planificación y Organización.
4. Capacidad de trabajo bajo presión.
5. Mesura.
6. Fuerza/ resistencia física.
7. Concentración.
8. Iniciativa.
9. Memoria visual.
10. Coordinación motriz.
4.2.7.5.8.5 Responsabilidades
4.2.7.5.8.5.1 MaterialesyEquipos
Manejo de materiales de seguridad como guantes, botas de punta de acero y fajas.
Mercadería como cilindros y soldaduras.
4.2.7.5.8.5.2 Dinero
Recibe el dinero de los clientes y entrega a la Gerencia Comercial.
Realiza los depósitos en las distintas cuentas bancarias de la empresa.
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4.2.7.5.8.5.3 InformaciónConfidencial
El cargo amerita un grado de confidencialidad media.
4.2.7.5.8.5.4 Tomadedecisiones
La toma de decisiones deberá realizarse bajo políticas estipuladas y aprobadas por el jefe
superior inmediato.
4.2.7.5.8.5.5 Supervisión
No requiere supervisar a ningún puesto.
4.2.7.5.8.6 Condiciones de Trabajo
4.2.7.5.8.6.1 AmbientedeTrabajo
El cargo se desarrolla fuera de las instalaciones de la empresa, el ambiente depende del
clima del lugar donde se encuentre.
4.2.7.5.8.6.2 Riesgo
Se presenta un riesgo de grado alto.
4.2.7.5.8.6.3 Esfuerzo
El trabajo exige esfuerzo físico intenso y constante, por razón del puesto.
4.2.7.5.8.7 Observaciones
4.2.7.5.8.7.1 Elaboradopor
Ronald Rojas Franco.
4.2.7.5.8.7.2 FechadeElaboración
27 de Noviembre de 2015.
4.2.7.5.8.7.3 Aprobadopor
Rolando Rojas Sánchez.
4.2.7.5.8.7.4 Firmadelempleadoenseñaldeconocimientoyacuerdo
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111
4.2.7.5.9 Chofer de Ciudad
4.2.7.5.9.1 Descripción del Cargo
4.2.7.5.9.1.1 TítulodelCargo
Chofer de ciudad.
4.2.7.5.9.1.2 ObjetivodelCargo
Ejecutar tareas relacionadas con la conducción de vehículos que transportan mercadería
hacia las instalaciones de los clientes dentro de la ciudad y sus alrededores.
4.2.7.5.9.1.3 UbicacióndelCargo
A nivel operativo de importancia relativa en la entrega de productos a los clientes locales.
4.2.7.5.9.1.4 Departamento
Operativo.
4.2.7.5.9.1.5 Reportaa
Gerente Administrativo.
4.2.7.5.9.2 Especificaciones del Cargo
4.2.7.5.9.2.1 Educación
Título de Bachiller General Unificado.
4.2.7.5.9.2.2 ExperienciaDos años de experiencia como chofer, de preferencia en empresas comerciales.
4.2.7.5.9.2.3 Conocimientos
Licencia tipo B.
Conocimiento de gases industriales y soldaduras (preferible).
4.2.7.5.9.2.4 Habilidades
Habilidad para interpretar órdenes, ejecutarlas y resolver problemas difíciles en caso de
presentarse.
4.2.7.5.9.2.5 Destrezas
Manejo de camiones semipesados con capacidad de 3.5 toneladas de carga.
Manejo de cilindros de alta presión y demás mercadería.
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112
4.2.7.5.9.3 Funciones Actividades y/o Tareas
1. Conducir el vehículo a su cargo hasta los diferentes destinos establecidos.
2. Conocer las leyes de tránsito ecuatoriano para evitar multas.
3. Conocer las rutas de los clientes.
4. Manejar la mercadería.
5. Anotar los seriales de cilindros.
6. Comunicar las novedades de los clientes a la Gerencia Comercial.
7. Llenar las hojas de ruta.
8. Realizar el aseo y mantenimiento del vehículo que utiliza.
9. Presentar los soportes legales de sus gastos.
10. Realizar los cobros a los clientes.
11. Firmar las hojas de ruta luego de haber sido aprobadas y firmadas por el Bodeguero.
12. Realizar los depósitos en los bancos.
13. Otras que el Gerente Administrativo disponga a su cargo.
4.2.7.5.9.4 Competencias
1. Responsabilidad.
2. Buen manejo de relaciones interpersonales.
3. Planificación y Organización.
4. Capacidad de trabajo bajo presión.
5. Mesura.
6. Fuerza/ resistencia física.
7. Concentración.
8. Iniciativa.
9. Memoria visual.
10. Coordinación motriz.
4.2.7.5.9.5 Responsabilidades
4.2.7.5.9.5.1 MaterialesyEquipos
Manejo de materiales de seguridad como guantes, botas de punta de acero, fajas.
Mercadería como cilindros y soldaduras.
Vehículo, camiones de carga.
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4.2.7.5.9.5.2 Dinero
Recibe el dinero de los clientes y entrega a la Gerencia Administrativa.
Realiza los depósitos en las distintas cuentas bancarias de la empresa.
4.2.7.5.9.5.3 InformaciónConfidencial
El cargo amerita un grado de confidencialidad alta.
4.2.7.5.9.5.4 Tomadedecisiones
La toma de decisiones deberá realizarse bajo políticas estipuladas y aprobadas por el jefe
superior inmediato.
4.2.7.5.9.5.5 Supervisión
Responsable de supervisar al ayudante a su cargo.
4.2.7.5.9.6 Condiciones de Trabajo
4.2.7.5.9.6.1 AmbientedeTrabajo
El cargo se desarrolla fuera de las instalaciones de la empresa, el ambiente depende del
clima del lugar donde se encuentre.
4.2.7.5.9.6.2 Riesgo
Se presenta un riesgo de grado alto.
4.2.7.5.9.6.3 Esfuerzo
El trabajo requiere de bastante esfuerzo físico, pues las operaciones se repiten con mucha
frecuencia.
4.2.7.5.9.7 Observaciones
4.2.7.5.9.7.1 Elaboradopor
Ronald Rojas Franco.
4.2.7.5.9.7.2 FechadeElaboración
27 de Noviembre de 2015.
4.2.7.5.9.7.3 Aprobadopor
Rolando Rojas Sánchez.
4.2.7.5.9.7.4 Firmadelempleadoenseñaldeconocimientoyacuerdo
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4.2.7.5.10 Ayudante de Ciudad
4.2.7.5.10.1 Descripción del Cargo
4.2.7.5.10.1.1 TítulodelCargo
Ayudante de ciudad.
4.2.7.5.10.1.2 ObjetivodelCargo
Asistir al chofer de ciudad en tareas relacionadas con la carga, descarga y entrega de
mercadería a los clientes.
4.2.7.5.10.1.3 UbicacióndelCargo
A nivel operativo de importancia relativa en la entrega de productos a los clientes de otras
provincias.
4.2.7.5.10.1.4 Departamento
Operativo.
4.2.7.5.10.1.5 Reportaa
Chofer de Ciudad.
4.2.7.5.10.2 Especificaciones del Cargo
4.2.7.5.10.2.1 Educación
Título de Bachiller General Unificado.
4.2.7.5.10.2.2 Experiencia
Un año de experiencia en cargos similares (preferible).
4.2.7.5.10.2.3 Conocimientos
Licencia tipo B (preferible).
Conocimiento de gases industriales y soldaduras (preferible).
4.2.7.5.10.2.4 Habilidades
Habilidad para interpretar órdenes e iniciativa para resolver algunos problemas sencillos
que se presentan en el trabajo.
4.2.7.5.10.2.5 Destrezas
Manejo de cilindros de alta presión y demás mercadería.
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4.2.7.5.10.3 Funciones Actividades y/o Tareas
1. Conocer las rutas de los clientes.
2. Manejar la mercadería.
3. Anotar los seriales de cilindros.
4. Comunicar las novedades de los clientes a la Gerencia Administrativa.
5. Llenar las hojas de ruta.
6. Realizar el aseo y mantenimiento del vehículo que utiliza.
7. Presentar los soportes legales de sus gastos.
8. Realizar los cobros a los clientes.
9. Firmar las hojas de ruta luego de haber sido aprobadas y firmadas por el Bodeguero.
10. Realizar los depósitos en los bancos.
11. Otras que el Chofer de Ciudad disponga a su cargo.
4.2.7.5.10.4 Competencias
1. Responsabilidad.
2. Buen manejo de relaciones interpersonales.
3. Planificación y Organización.
4. Capacidad de trabajo bajo presión.
5. Mesura.
6. Fuerza/ resistencia física.
7. Concentración.
8. Iniciativa.
9. Memoria visual.
10. Coordinación motriz.
4.2.7.5.10.5 Responsabilidades
4.2.7.5.10.5.1 MaterialesyEquipos
Manejo de materiales de seguridad como guantes, botas de punta de acero y fajas.
Mercadería como cilindros y soldaduras.
4.2.7.5.10.5.2 Dinero
Recibe el dinero de los clientes y entrega a la Gerencia Administrativa.
Realiza los depósitos en las distintas cuentas bancarias de la empresa.
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4.2.7.5.10.5.3 InformaciónConfidencial
El cargo amerita un grado de confidencialidad media.
4.2.7.5.10.5.4 Tomadedecisiones
La toma de decisiones deberá realizarse bajo políticas estipuladas y aprobadas por el jefe
superior inmediato.
4.2.7.5.10.5.5 Supervisión
No requiere supervisar a ningún puesto.
4.2.7.5.10.6 Condiciones de Trabajo
4.2.7.5.10.6.1 AmbientedeTrabajo
El cargo se desarrolla fuera de las instalaciones de la empresa, el ambiente depende del
clima del lugar donde se encuentre.
4.2.7.5.10.6.2 Riesgo
Se presenta un riesgo de grado alto.
4.2.7.5.10.6.3 Esfuerzo
El trabajo exige esfuerzo físico intenso y constante, por razón del puesto.
4.2.7.5.10.7 Observaciones
4.2.7.5.10.7.1 Elaboradopor
Ronald Rojas Franco.
4.2.7.5.10.7.2 FechadeElaboración
27 de Noviembre de 2015.
4.2.7.5.10.7.3 Aprobadopor
Rolando Rojas Sánchez.
4.2.7.5.10.7.4 Firmadelempleadoenseñaldeconocimientoyacuerdo
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4.2.8 Manual de Procedimientos Propuesto
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS”
CORPORACIÓN RAR S.A.
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Índice
1 Introducción………………………………………………………………………………………………………………… ..121
2 Objetivos……………………………………………………………………………………………………………………….122
3 Estructura del Manual……………………………………………………………………………………………………123
4 Procedimientos Operativos……………………………………………………………………………………………124
4.1 Carga y Descarga de Cilindros……………………………………………………………………………124
4.1.1 Responsables………………………………………………………………………………………..124
4.1.2 Procedimiento………………………………………………………………………………………124
4.1.3 Diagrama de Flujo de Carga y Descarga de Cilindros en los Camiones……125
4.2 Ventas Locales…………………………………………………………………………………………………..126
4.2.1 Responsables………………………………………………………………………………………..126
4.2.2 Procedimiento………………………………………………………………………………………126
4.2.3 Diagrama de Flujo de Ventas Locales…………………………………………………….128
4.3 Ventas en la Ciudad……………………………………………………………………………………………129
4.3.1 Responsables………………………………………………………………………………………..129
4.3.2 Procedimiento………………………………………………………………………………………129
4.3.3 Diagrama de Flujo de Ventas en la Ciudad…………………………………………….131
4.4 Ventas en Provincias………………………………………………………………………………………….132
4.4.1 Responsables………………………………………………………………………………………..132
4.4.2 Procedimiento………………………………………………………………………………………132
4.4.3 Diagrama de Flujo de Ventas en Provincias……………………………………………134
4.5 Mantenimiento de Equipos……………………………………………………………………………….135
4.5.1 Responsables………………………………………………………………………………………..135
4.5.2 Procedimiento………………………………………………………………………………………135
4.5.3 Diagrama de Flujo de Mantenimiento de Equipos…………………………………137
4.6 Préstamo de Cilindros………………………………………………………………………………………..138
4.6.1 Responsables………………………………………………………………………………………..138
4.6.2 Procedimiento………………………………………………………………………………………138
4.6.3 Diagrama de Flujo de Préstamo de Cilindros…………………………………………141
4.7 Cobros a Clientes de Crédito……………………………………………………………………………..142
4.7.1 Responsables………………………………………………………………………………………..142
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119
4.7.2 Procedimiento…………………………………………………………………………………......142
4.7.3 Diagrama de Flujo de Cobros a Clientes…………………………………………………144
4.8 Compras de Mercadería…………………………………………………………………………………….145
4.8.1 Responsables………………………………………………………………………………………..145
4.8.2 Procedimiento………………………………………………………………………………………145
4.8.3 Diagrama de Flujo de Compras de Mercadería………………………………………147
5 Procedimientos Administrativos…………………………………………………………………………………….148
5.1 Compras de Suministros de Oficina……………………………………………………………………148
5.1.1 Responsables………………………………………………………………………………………..148
5.1.2 Procedimiento………………………………………………………………………………………148
5.1.3 Diagrama de Flujo de Compras de Suministros de Oficina…………………….150
5.2 Pagos a Proveedores………………………………………………………………………………………….151
5.2.1 Responsables………………………………………………………………………………………..151
5.2.2 Procedimiento………………………………………………………………………………………151
5.2.3 Diagrama de Flujo de Pagos a Proveedores…………………………………………..153
5.3 Pagos de Servicios Básicos…………………………………………………………………………………154
5.3.1 Responsables………………………………………………………………………………………..154
5.3.2 Procedimiento………………………………………………………………………………………154
5.3.3 Diagrama de Flujo de Pago a Servicios Básicos………………………………………156
5.4 Pagos a Empleados……………………………………………………………………………………………157
5.4.1 Responsables………………………………………………………………………………………..157
5.4.2 Procedimiento………………………………………………………………………………………157
5.4.3 Diagrama de Flujo de Pago a Empleados……………………………………………….159
5.5 Pagos al IESS………………………………………………………………………………………………………160
5.5.1 Responsables………………………………………………………………………………………..160
5.5.2 Procedimiento………………………………………………………………………………………160
5.5.3 Diagrama de Flujo de Pago al IESS…………………………………………………………162
5.6 Pagos al SRI……………………………………………………………………………………………………….163
5.6.1 Responsables………………………………………………………………………………………..163
5.6.2 Procedimiento………………………………………………………………………………………163
5.6.3 Diagrama de Flujo de Pago al SRI…………………………………………………………..165
5.7 Depósitos Bancarios…………………………………………………………………………………………..166
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120
5.7.1 Responsables………………………………………………………………………………………..166
5.7.2 Procedimiento………………………………………………………………………………………166
5.7.3 Diagrama de Flujo de Depósitos Bancarios……………………………………………167
5.8 Entrega de Créditos…………………………………………………………………………………………..168
5.8.1 Responsables………………………………………………………………………………………..168
5.8.2 Procedimiento………………………………………………………………………………………168
5.8.3 Diagrama de Flujo de Entrega de Créditos…………………………………………….170
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121
4.2.8.1 Introducción
Para contar con una guía de las políticas y procedimientos de compras, establecidos por la empresa
Corporación RAR S.A. se ha diseñado este manual para que la administración disponga de una
herramienta de control que le permita manejar con efectividad los procesos.
Se ha elaborado con el objetivo de que todo el personal esté debidamente informado sobre los
procedimientos a seguir en el desarrollo de las actividades que lleva a cabo la institución.
La utilidad de este manual se mantendrá sólo si se revisa periódicamente y se introducen los
cambios que la dinámica funcional de la institución requiere.
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124
4.2.8.4 Procedimientos Operativos
4.2.8.4.1 Carga y Descarga de Cilindros
4.2.8.4.1.1 Responsables
Bodeguero.
Chofer de Ciudad.
Chofer de Provincia.
Ayudante de Ciudad.
Ayudante de Provincia.
4.2.8.4.1.2 Procedimiento
Diariamente se realiza el proceso de Carga y Descarga de Cilindros en los Camiones para ser
trasladados a las instalaciones de la empresa, del llenador y de los clientes; tomando en
cuenta las medidas de seguridad respectivas.
1. Inicio.
2. El Chofer y el Ayudante se equipan adecuadamente por seguridad.
3. El Bodeguero registra el serial de los cilindros que serán cargados en los camiones.
4. El Chofer y el Ayudante colocan a las válvulas de los cilindros un lacre de seguridad que
certifique que el contenido del cilindro no ha sido utilizado y que se entrega un producto
nuevo, con una pistola de calor el lacre toma la forma de la válvula.
5. Los cilindros son cargados a los camiones, mientras se cargan se los va organizando y
asegurando firmemente con fajas entrelazadas con raches.
6. En la descarga se van soltando las fajas para mover los cilindros y se las vuelve a apretar
con la nueva cantidad.
7. El Chofer y el Ayudante registran en las facturas el serial de los cilindros que se van
descargando.
8. Fin.
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4.2.8.4.1.3 Diagrama de Flujo de Carga y Descarga de Cilindros en los Camiones
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126
4.2.8.4.2 Ventas Locales
4.2.8.4.2.1 Responsables
Gerente Administrativo.
Bodeguero.
4.2.8.4.2.2 Procedimiento
Diariamente los clientes se acercan a las instalaciones de la empresa a solicitar un producto
o servicio, son atendidos por el personal para poder cumplir con sus requerimientos de ser
posible y realizar las ventas.
1. Inicio.
2. El cliente llega a las instalaciones de la empresa y solicita producto.
3. El cliente es atendido por el personal.
4. En caso de que el cliente requiera algún gas industrial se comprueba que tenga el
cilindro adecuado y se verifica que posea actualizada la prueba hidrostática hecha por
Linde.
5. Si no posee cilindro puede comprar uno o alquilarlo mediante un contrato de préstamo.
6. Si posee cilindro pero no tiene la prueba hidrostática hecha por Linde no se le puede
vender.
7. Si tiene la prueba hidrostática hecha por Linde pero no está actualizada se le ofrece
realizarla por un valor adicional.8. El Bodeguero se dirige a bodega con el requerimiento del cliente para buscar la
disponibilidad en stock de la mercadería. En caso de no tener stock se le notifica al
cliente la fecha de reposición.
9. El Departamento Administrativo realiza la respectiva factura en el sistema contable e
imprime una original y una copia.
10. La factura y su copia son firmadas por el Departamento Administrativo y entregadas al
cliente para que las firme también.
11. El cliente entrega el valor correspondiente a la mercadería y la copia de la factura ya
firmada.
12. El Departamento Administrativo sella las facturas canceladas.
13. La mercadería solicitada es entregada al cliente por el Bodeguero.
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14. El Departamento Administrativo almacena el dinero para ser depositado
posteriormente en las cuentas bancarias.
15. La copia de la factura es archivada por el Departamento Administrativo.
16. Fin.
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4.2.8.4.3 Ventas en la Ciudad
4.2.8.4.3.1 Responsables
Gerente Administrativo.
Gerente Comercial.
Bodeguero.
Chofer de Ciudad.
Ayudante de Ciudad.
4.2.8.4.3.2 Procedimiento
Diariamente se realizan las rutas de entregas de la mercadería a los clientes dentro de la
ciudad y sus alrededores.
Las facturas entregadas por el Departamento Administrativo corresponden a los clientes de
Corporación, las entregadas por el Departamento Comercial corresponden a los clientes de
Oxirar.
Los pedidos que se hacen en la mañana son despachados en el transcurso de la tarde
mientras que los pedidos de la tarde son despachados al día siguiente.
En el caso de que un cliente de Corporación necesite producto y el camión ya se encuentre
dentro de la ruta puede existir la posibilidad de que el camión regrese a las instalaciones de
la empresa por las facturas del cliente, si el tiempo no fuere un inconveniente.
Caso contrario y puesto que las facturas de Corporación son impresas a través del sistema
contable, se le entrega al cliente una guía de remisión momentánea hasta poderle entregar
su factura correspondiente.
1. Inicio.
2. Los pedidos son receptados a través del correo electrónico o de las llamadas telefónicas,
en base a estos pedidos se planifica la ruta de entrega.
3. El Bodeguero registra el serial de los cilindros para llevar un control y entrega una hojade ruta al Chofer y Ayudante.
4. El Chofer y el Ayudante cargan el camión en base a los pedidos recibidos y un adicional
por cualquier pedido que pueda transcurrir durante la ruta.
5. El Departamento Comercial y el Departamento Administrativo entregan facturas y guías
de remisión al Chofer y Ayudante.
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6. De Caja Chica el Departamento Comercial entrega dinero para viáticos.
7. El Chofer y el Ayudante abandonan las instalaciones de la empresa para realizar la ruta
de entrega en el camión.
8. Si las ventas son al contado se recibe el dinero, se hace firmar las facturas, se las sella y
se las entrega. Si por el contrario son a crédito sólo se las hace firmar y se las entrega.
9. El Chofer y el Ayudante al momento de entregar los cilindros registran en la factura los
respectivos seriales de cilindros entregados y cilindros recibidos.
10. La hoja de ruta es llenada por el Chofer y el Ayudante a medida que van realizando las
entregas de la mercadería.
11. Si se recibe pedidos durante la jornada, se procede a llamar por celular al Ayudante para
preguntar su ubicación y si poseen cilindros recargados disponibles. En caso de tener
cilindros recargados disponibles se procede a notificarles verbalmente del pedido.
12. Al finalizar la jornada el Chofer y el Ayudante regresan a las instalaciones de la empresa.
13. El Chofer y el Ayudante firman la hoja de ruta llena y la entregan al Bodeguero.
14. El Bodeguero verifica la hoja de ruta y la firma.
15. La hoja de ruta es archivada por el Bodeguero.
16. El Chofer y Ayudante entregan el respectivo valor de lo que se ha recaudado a los
departamentos correspondientes, además de las facturas de sus gastos varios para
soporte en el sistema contable.
17. El dinero recaudado es almacenado por el respectivo departamento para su posterior
depósito en las cuentas bancarias.
18. Las facturas de los clientes de Oxirar y los comprobantes de gastos son registradas en el
sistema contable por el Departamento Comercial.
19. Las facturas y los comprobantes de gastos son archivadas por los respectivos
departamentos.
20. Fin.
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4.2.8.4.3.3 Diagrama de Flujo de Ventas en la Ciudad
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4.2.8.4.4 Ventas en Provincias
4.2.8.4.4.1 Responsables
Gerente Comercial.
Bodeguero.
Chofer de Provincia.
Ayudante de Provincia.
4.2.8.4.4.2 Procedimiento
Semanalmente el departamento comercial organiza viajes a diferencias provincias del país
para atender los pedidos de clientes, vendiéndoles oxigeno industrial Oxirar ya que estos
clientes son distribuidores de la empresa y poseen crédito con ella.
1. Inicio.
2. El Departamento Comercial recepta los pedidos y realiza llamadas a los clientes de otras
provincias dependiendo de los viajes que se hayan realizado recientemente. Si se logra
conseguir un pedido de 40 cilindros o más se realiza el viaje.
3. Se notifica verbalmente al Chofer y al Ayudante la cantidad de cilindros pedidos para
que carguen el camión.
4. El Bodeguero registra el serial de los cilindros para llevar un registro y entrega una hoja
de ruta al Chofer y Ayudante.
5. El Chofer y el Ayudante cargan al camión la cantidad de cilindros pedidos.6. El Departamento Comercial entrega facturas y guía de remisión al Chofer y Ayudante.
7. De Caja Chica el Departamento Comercial entrega dinero para viáticos.
8. El Chofer y Ayudante abandonan las instalaciones de la empresa para realizar la ruta de
entrega en el camión.
9. El Chofer y el Ayudante al momento de entregar los cilindros registran en la factura los
respectivos seriales de cilindros entregados y cilindros recibidos.
10. Se hace firmar las facturas por los clientes y se las entrega.
11. La hoja de ruta es llenada por el Chofer y el Ayudante a medida que van realizando las
entregas de la mercadería.
12. Al finalizar la jornada el Chofer y el Ayudante regresan a las instalaciones de la empresa.
13. El Chofer y el Ayudante firman la hoja de ruta llena y la entregan al Bodeguero.
14. El Bodeguero verifica la hoja de ruta y la firma.
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4.2.8.4.5 Mantenimiento de Equipos
4.2.8.4.5.1 Responsables
Gerente Administrativo.
Bodeguero.
Chofer de Ciudad.
4.2.8.4.5.2 Procedimiento
El mantenimiento de equipos se realiza ocasionalmente cuando así lo requiera un cliente y
es cobrado de contado. A veces el equipo sólo necesita unos pequeños repuestos hechos
de caucho, otras veces puede necesitar una limpieza con ácido porque el uso constante del
equipo en el soldeo termina convirtiéndolo de color negro.
Cuando el cliente entrega el equipo se le entrega una guía de remisión, quedándose en la
empresa una copia de la misma con los datos del cliente para poder ser contactado
posteriormente. Al día siguiente de ser entregado el equipo a la empresa se realiza la
llamada al cliente para notificarle cuánto tiempo demorará el mantenimiento.
1. Inicio.
2. El cliente llega a las instalaciones de la empresa y solicita el servicio.
3. El cliente es atendido por el personal.
4. Se inspecciona el equipo y se realiza un breve diagnóstico del mismo.
5. Dependiendo del caso se procede a indicar el costo del mantenimiento.
6. El Bodeguero recibe el equipo en caso de que el cliente esté de acuerdo con el precio
ofrecido.
7. El Departamento Administrativo elabora una guía de remisión con los datos del cliente
y se la entrega, quedándose con una copia de la misma.
8. Al día siguiente de ser entregado el equipo a la empresa, el Departamento
Administrativo procede con llamar por teléfono al cliente para notificarle cuánto tiempo
demorará el mantenimiento.9. Durante el tiempo establecido el Chofer de Ciudad procede con realizar el
mantenimiento al equipo del cliente.
10. Cumplido el tiempo del mantenimiento, el Departamento Administrativo procede con
llamar telefónicamente al cliente para que retire el equipo y realice el pago del
mantenimiento.
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11. El cliente llega a las instalaciones de la empresa y solicita su equipo al Departamento
Administrativo.
12. El Departamento Administrativo realiza la respectiva factura en el sistema contable e
imprime una original y una copia.
13. El Departamento Administrativo entrega al cliente el original de la factura y la copia para
que la firme.
14. El cliente entrega el valor correspondiente al mantenimiento y la copia de la factura ya
firmada al Departamento Administrativo.
15. El Departamento Administrativo sella las facturas canceladas.
16. El Equipo es entregado al cliente por el Bodeguero.
17. El Departamento Administrativo almacena el dinero para ser depositado
posteriormente en las cuentas bancarias.
18. La copia de la factura es archivada por el Departamento Administrativo.
19. Fin.
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4.2.8.4.5.3 Diagrama de Flujo de Mantenimiento de Equipos
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4.2.8.4.6 Préstamo de Cilindros
4.2.8.4.6.1 Responsables
Gerente Administrativo.
Bodeguero.
4.2.8.4.6.2 Procedimiento
El préstamo de cilindros se lo realiza ocasionalmente y en diferentes casos. El mínimo
tiempo que se ha realizado un préstamo ha sido por una o dos horas, cuando el cliente ha
tenido un trabajo de poco tiempo, y el máximo tiempo que se ha realizado un préstamo ha
sido de un año y medio.
Los diferentes casos que se han dado para realizar el préstamo de cilindros han sido los
siguientes:
Un cliente nuevo para fidelizarlo.
Un cliente con trabajo puntual en un determinado tiempo, por ejemplo que necesite
hacer una obra por 3 meses.
Un paciente que necesite oxígeno medicinal de urgencia.
Cuando es por corto tiempo como un fin de semana.
Eventos sociales, esto es cuando se han realizado préstamos de cilindros de helio.
En todos estos casos se realiza un contrato a los clientes en el cual se indica el tipo de cilindroque se está prestando, el tiempo por el cual se lo presta y la solicitud de una garantía por el
valor del o los cilindros como prenda, la misma garantía que será cobrada en el caso de que
el o los cilindros sean devueltos con algún desperfecto.
Los cilindros son entregados con el gas industrial solicitado por lo cual se elabora una factura
correspondiente al monto de esas cargas. Además de la carga, en el caso de ser un cliente
que solicite préstamo de un cilindro con oxígeno medicinal, también se le facturan los demás
implementos que necesita como: el regulador para oxígeno medicinal, el flujómetro y la
mascarilla medicinal.
1. Inicio.
2. El cliente llega a las instalaciones de la empresa.
3. El cliente es atendido por el personal de la empresa.
4. El cliente solicita el préstamo del o los cilindros al Departamento Administrativo.
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5. El Departamento Administrativo notifica al Bodeguero para que verifique la
disponibilidad de stock, en caso de no contar con disponibilidad de stock se le notifica
al cliente una fecha de reposición.
6. Una vez comprobada la disponibilidad de stock por el Bodeguero, el Departamento
Administrativo elabora el contrato por el tiempo solicitado, lo imprime con su respectiva
copia y los firma.
7. El Departamento Administrativo entrega el contrato y su copia al cliente para ser
revisados y firmados.
8. La factura por la carga contenida en el o los cilindros es elaborada en el sistema
contable, es impresa con su respectiva copia y firmadas por el Departamento
Administrativo.
9. El Departamento Administrativo entrega la factura y su copia al cliente para ser
firmadas.
10. Se le es solicitada al cliente una garantía por el valor del o los cilindros, la misma que
puede ser dinero en efectivo o en cheque, por el Departamento Administrativo.
11. El contrato y su copia junto con la factura y su copia, son firmados por el cliente.
12. El cliente entrega la copia del contrato y la copia de la factura, ambas copias firmadas,
con el respectivo monto por la o las cargas y la garantía que quedará en prenda por el o
los cilindros al Departamento Administrativo.
13. El Departamento Administrativo sella las facturas canceladas.
14. El Departamento Administrativo autoriza al Bodeguero a entregar el o los cilindros al
cliente.
15. El Bodeguero entrega el o los cilindros al cliente.
16. La copia de la factura y la copia del contrato junto con su garantía son archivadas por el
Departamento Administrativo.
17. Después de transcurrir el tiempo solicitado por el cliente, regresa con el o los cilindros
a las instalaciones de la empresa.
18. El cliente solicita la devolución de su garantía al Departamento Administrativo.
19. El Bodeguero comprueba que el o los cilindros no tengan ningún desperfecto y recepta
el o los cilindros, en caso de existir alguna irregularidad notifica verbalmente al
Departamento Administrativo.
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20. Una vez comprobado el buen estado del o los cilindros, el Departamento Administrativo
procede a devolver la garantía al cliente, en el caso de que el o los cilindros sean
devueltos en mal estado se procede a notificarle al cliente el cobro de su garantía.
21. Fin.
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4.2.8.4.6.3 Diagrama de Flujo de Préstamo de Cilindros
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4.2.8.4.7 Cobros a Clientes de Crédito
4.2.8.4.7.1 Responsables
Gerente Comercial.
Gerente Administrativo.
Auxiliar Contable.
Chofer de Ciudad.
Chofer de Provincia.
4.2.8.4.7.2 Procedimiento
Al inicio de cada semana el Departamento Contable verifica los depósitos y las
transferencias recibidas en las distintas cuentas bancarias y elabora un informe que entrega
al Departamento Comercial y al Departamento Administrativo.
Diariamente se realizan los cobros a los clientes de OxiRAR como de Corporación,
dependiendo del crédito que tengan y del vencimiento de sus facturas.
La Provisión de Cuentas Incobrables se la realiza al 1% según lo estipulado por la ley.
1. Inicio.
2. El Departamento Contable verifica los depósitos y las transferencias recibidas en las
distintas cuentas bancarias durante la semana previa.
3. El Departamento Contable elabora un informe y lo envía por correo electrónico alDepartamento Administrativo y al Departamento Comercial.
4. El Departamento Administrativo y el Departamento Comercial verifican las cuentas por
cobrar y elaboran el estado de cuenta de los clientes.
5. El Departamento Administrativo y el Departamento Comercial se comunican con los
clientes por correo electrónico para recordarles el vencimiento de sus facturas, en los
correos adjuntan los respectivos estados de cuenta. En el caso de que el cliente no posea
correo electrónico se procede a llamarlo por teléfono para notificarle que se le enviará
su estado de cuenta con el chofer respectivo.
6. El Departamento Administrativo y el Departamento Comercial notifican verbalmente a
los Choferes que al momento de realizar las entregas recepten los pagos.
7. Al momento de realizar las entregas los Choferes receptan los pagos. En el caso de que
el cliente no realice el pago, se le cobra en una ocasión posterior.
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8. Al terminar las rutas de entregas los Choferes regresan a las instalaciones de la empresa.
9. Los Choferes informan de los cobros efectuados y no efectuados, entregan el dinero
recaudado al Departamento correspondiente.
10. Las facturas son registradas como pagadas en el sistema contable.
11. El dinero es guardado por los departamentos respectivos para posteriormente ser
depositado en las cuentas bancarias.
12. Fin.
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4.2.8.4.7.3 Diagrama de Flujo de Cobros a Clientes de Crédito
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4.2.8.4.8 Compras de Mercadería
4.2.8.4.8.1 Responsables
Gerente Comercial.
Contador.
Bodeguero.
4.2.8.4.8.2 Procedimiento
Diariamente se realiza los pedidos de los gases industriales, dependiendo de los pedidos de
los clientes. Los pedidos de las otras mercaderías se los realiza dependiendo de la
disponibilidad del inventario y de los pedidos receptados.
Si existe disconformidad de la mercadería con la orden de compra se revisa si es por la
calidad o por la cantidad. Si es por la calidad se notifica al proveedor para que haga la
respectiva reposición, en el caso de ser por la cantidad se analiza si el proveedor posee el
stock, dependiendo de si posee y la urgencia del pedido, se puede analizar la posibilidad de
buscar a otro proveedor que supla con el requerimiento faltante.
1. Inicio.
2. El Departamento Comercial recepta pedidos y verifica el stock de mercadería con el
Bodeguero.
3. El Departamento Comercial realiza el detalle de los productos con necesidad de
reposición.
4. El Departamento Comercial elabora la orden de compra y le informa al Bodeguero.
5. El Bodeguero realiza el pedido vía telefónica al proveedor.
6. El Proveedor recepta el pedido y notifica la hora de entrega.
7. El Proveedor llega a las instalaciones de la empresa con la mercadería solicitada y
entrega la factura al Departamento Contable.
8. El Bodeguero recibe la mercadería y se asegura que la mercadería esté en buen estado
y de acuerdo a la orden de compra.9. La factura es verificada por el Departamento Contable.
10. El Departamento Contable elabora la retención respectiva a la factura y la entrega al
proveedor junto con su copia para ser firmadas.
11. El proveedor firma la copia de la retención y la entrega al Departamento Contable.
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12. El Departamento Contable ingresa al sistema contable la factura de compra y la
retención.
13. El Departamento Comercial ingresa al sistema contable el detalle de la mercadería
adquirida. El inventario de mercaderías debe ser igual a lo que se encuentra en bodega.
14. La factura de la compra y la copia de la retención son archivadas por el Departamento
Contable.
15. Fin.
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4.2.8.4.8.3 Diagrama de Flujo de Compras de Mercadería
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4.2.8.5 Procedimientos Administrativos
4.2.8.5.1 Compras de Suministros de Oficina
4.2.8.5.1.1 Responsables
Gerente Administrativo.
Contador.
Bodeguero.
4.2.8.5.1.2 Procedimiento
Ocasionalmente se realiza la compra de suministros de oficina dependiendo de los
requerimientos realizados por los diferentes departamentos y del inventario que se posea
al instante de realizar el pedido.
Si existe disconformidad de la mercadería con la orden de compra se revisa si es por la
calidad o por la cantidad. Si es por la calidad se notifica al proveedor para que haga la
respectiva reposición, en el caso de ser por la cantidad se analiza si el proveedor posee el
stock, dependiendo de si posee y la urgencia del pedido, se puede analizar la posibilidad de
buscar a otro proveedor que supla con el requerimiento faltante.
1. Inicio.
2. El Departamento Administrativo recepta requerimientos de los diferentes
departamentos y realiza un listado de los suministros requeridos.
3. El inventario poseído es verificado por el Bodeguero.
4. El Departamento Administrativo elabora la orden de compra de los suministros y la
envía por correo electrónico al proveedor.
5. El proveedor recepta el pedido y envía los suministros requeridos el mismo día o al día
siguiente.
6. El proveedor llega a las instalaciones de la empresa con los suministros solicitados y
entrega la factura al Departamento Contable.
7. El Bodeguero recibe los suministros y se asegura que estén en buen estado y de acuerdoa la orden de compra.
8. La factura es verificada por el Departamento Contable.
9. El Departamento Contable elabora la retención respectiva a la factura y la entrega al
proveedor junto con su copia para ser firmadas.
10. El proveedor firma la copia de la retención y la entrega al Departamento Contable.
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11. La factura de compra y la retención son ingresadas al sistema contable por el
Departamento Contable.
12. El Departamento Contable archiva la factura de compra y la copia de la retención.
13. El Departamento Administrativo realiza la entrega de los suministros requeridos a los
departamentos solicitantes.
14. Fin.
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4.2.8.5.2 Pagos a Proveedores
4.2.8.5.2.1 Responsables
Gerente General.
Gerente Administrativo.
Gerente Comercial.
Auxiliar Contable.
4.2.8.5.2.2 Procedimiento
Al comienzo de cada semana el Departamento Comercial realiza un análisis de cuentas por
pagar utilizando información de los distintos departamentos y de los estados de cuenta
otorgados por los proveedores, procede a elaborar un informe de cuentas por pagar, donde
indica las facturas adeudadas, sus fechas de vencimiento y los montos pendientes de pago.
Además agrega un monto sugerido a pagar, este monto sugerido es calculado en base a los
cobros realizados la semana previa.
Este informe es entregado a la Gerencia General para ser analizado, después de ser
analizado junto con la disponibilidad de caja, los días viernes se realizan los pagos a los
proveedores con los que se tiene crédito.
A los proveedores con los que no se tiene crédito se realizan pagos al contado o también
ellos debitan el monto a pagar desde las cuentas bancarias de la compañía.
1. Inicio.
2. Los estados de cuenta de la empresa son receptados por el Departamento Comercial.
3. El Departamento Comercial realiza el análisis de Cuentas por Pagar.
4. El Departamento Comercial elabora el informe de Cuentas por Pagar y lo entrega a la
Gerencia General.
5. La Gerencia General analiza el informe, verifica disponibilidad de caja, en caso de tener
disponibilidad de saldo procede a firmar y registrar los cheques en el talonario, en caso
de no tener saldo se pospone el pago hasta la siguiente semana y se disculpa por el
incumplimiento al proveedor.
6. La Gerencia General entrega al Departamento Contable los cheques para que los llene,
los escanee e imprima copias de ellos.
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7. Los cheques y sus copias son entregados al Departamento Administrativo quien
notificará por teléfono o por correo electrónico a los proveedores para que se acerquen
a las instalaciones de la empresa a retirarlos en el día correspondiente de pagos.
8. El día de pagos el proveedor se acerca a las instalaciones de la empresa a realizar su
respectivo cobro.
9. El Departamento Administrativo elabora e imprime el comprobante de egreso y su
copia, por el monto del cheque a entregar, los firma y entrega al proveedor para ser
firmados.
10. El cheque es entregado al proveedor por el Departamento Administrativo.
11. La copia del comprobante de egreso ya firmada es recibida por el Departamento
Administrativo.
12. La copia del cheque y del comprobante de egreso son archivados por el Departamento
Administrativo.
13. Fin.
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4.2.8.5.2.3 Diagrama de Flujo de Pagos a Proveedores
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4.2.8.5.3 Pagos de Servicios Básicos
4.2.8.5.3.1 Responsables
Gerente General.
Auxiliar Contable.
4.2.8.5.3.2 Procedimiento
Mensualmente se realizan los pagos de los servicios básicos a través de transacciones
bancarias en los sistemas online de los bancos. Dependiendo del Servicio Básico se utiliza
una cuenta bancaria distinta.
Para poder realizar las transacciones bancarias se necesita de tarjetas de coordenadas
otorgadas por los bancos, las mismas que están bajo la supervisión de la Gerencia General.
El servicio básico de luz eléctrica puede ser pagado a través de transacciones bancarias delBanco de la Producción. La cuenta en la que se realiza el pago se registra una única vez en
el sistema online del Banco de la Producción con el número del medidor de luz, en el caso
de los teléfonos con sus respectivos números,
El servicio básico del uso de líneas telefónicas puede ser pagado a través de transacciones
bancarias del Banco de la Producción. Las cuentas en las que se realizan los pagos se
registran una única vez en el sistema online del Banco de la Producción con los respectivos
números.
El servicio básico del agua potable puede ser pagado a través de transacciones bancarias del
Banco Bolivariano. La cuenta en la que se realiza el pago se registra una única vez en el
sistema online del Banco Bolivariano con el número del medidor de agua potable.
En el caso de que una planilla sea extraviada se procede a consultar su duplicado en las
páginas web de las instituciones públicas. Con la facturación electrónica implementada en
el país, las facturas de servicio telefónico ya no son receptadas físicamente sino mediante
el uso del correo electrónico.
1. Inicio.
2. Las planillas de servicios básicos son receptadas en las instalaciones de la empresa. En
el caso de que las planillas de los servicios básicos no sean receptadas se procede con
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155
consultar sus duplicados en las páginas web de las instituciones públicas
correspondientes.
3. El Departamento Contable notifica a la Gerencia General de la proximidad del
vencimiento de las planillas.
4. La Gerencia General verifica la disponibilidad de saldo en las cuentas bancarias.
5. En caso de tener disponibilidad de saldo procede con autorizar al Departamento
Contable para realizar los pagos, caso contrario se pospondrán los pagos hasta que haya
suficiente saldo para realizarlos.
6. La Gerencia General entrega al Departamento Contable las tarjetas de coordenadas
para poder realizar las transacciones bancarias.
7. El Departamento Contable ingresa al Sistema Online de los respectivos bancos para
realizar las transacciones bancarias.
8. El Departamento Contable realiza las transacciones bancarias de los pagos de las
planillas de servicios básicos mediante el uso de las tarjetas de coordenadas.
9. El comprobante de pago es impreso por el Departamento Contable.
10. El Departamento Contable registra en el sistema contable las planillas de servicios
básicos.
11. Las planillas de servicios básicos junto con sus respectivos comprobantes de pago son
archivados por el Departamento Contable.
12. El Departamento Contable devuelve las tarjetas de coordenadas y notifica a la Gerencia
General de los pagos realizados.
13. Fin.
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4.2.8.5.3.3 Diagrama de Flujo de Pagos a Servicios Básicos
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4.2.8.5.4 Pagos a Empleados
4.2.8.5.4.1 Responsables
Gerente Administrativo.
Gerente General.
Auxiliar Contable.
4.2.8.5.4.2 Procedimiento
Quincenalmente el Departamento Administrativo elabora los roles de pagos de los
empleados de la empresa, tomando en cuenta los descuentos obligatorios por la afiliación
al IESS y los préstamos otorgados si es que hubiere.
1. Inicio.
2. El Departamento Administrativo elabora los roles de pagos de los empleados de la
empresa.
3. Los roles de pagos son entregados a la Gerencia General por el Departamento
Administrativo.
4. La Gerencia General confirma los montos a pagar y entrega al Departamento Contable
las tarjetas de coordenadas para poder realizar las transferencias bancarias. En caso de
haber algún error en la elaboración de los roles de pagos se notifica al Departamento
Administrativo para que realice la respectiva corrección.
5. El Departamento Contable ingresa al Sistema Online de los respectivos bancos pararealizar las transacciones bancarias.
6. El Departamento Contable realiza las transferencias bancarias de los pagos de las
planillas de servicios básicos mediante el uso de las tarjetas de coordenadas.
7. Los comprobantes de pago son impresos por el Departamento Contable y entregados al
Departamento Administrativo.
8. El Departamento Contable devuelve las tarjetas de coordenadas y notifica a la Gerencia
General de los pagos realizados.
9. El Departamento Administrativo realiza los respectivos comprobantes de egresos y los
imprime con sus copias
10. El Departamento Administrativo entrega los comprobantes de egresos a los empleados
para ser firmados.
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11. Los empleados entregan el recibido de los comprobantes de egresos firmados al
Departamento Administrativo. En caso de haber inconformidad con los montos pagados
la comunican verbalmente al Departamento Administrativo. El Departamento
Administrativo analiza el caso, de no haber ningún error realiza la explicación de los
montos a los empleados, caso contrario realiza la corrección en el respectivo rol de
pagos y notifica verbalmente a la Gerencia General de la necesidad de rectificación por
el nuevo monto.
12. El Departamento Administrativo archiva los roles de pagos con sus respectivos
comprobantes de egresos y de transferencias bancarias.
13. Fin.
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4.2.8.5.4.3 Diagrama de Flujo de Pagos a Empleados
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4.2.8.5.5 Pagos al IESS
4.2.8.5.5.1 Responsables
Gerente General.
Auxiliar Contable.
4.2.8.5.5.2 Procedimiento
Mensualmente se realiza el pago de las planillas de aportes, planillas de fondos de reserva
y planillas de préstamos del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
El Banco Pichincha ofrece el servicio de realizar los pagos de las planillas del IESS a través de
transacciones bancarias, mediante la generación de pines temporales de autorización que
son enviados al correo de la empresa.
1. Inicio.2. El Departamento Contable verifica en la página web del Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social las planillas que se han generado y los montos a pagar.
3. Las planillas son impresas por el Departamento de Contabilidad desde la página web del
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y son entregadas a la Gerencia General para
su análisis.
4. La Gerencia General verifica la disponibilidad de saldo en las cuentas bancarias.
5. En caso de tener disponibilidad de saldo procede con autorizar al Departamento
Contable para realizar pago, caso contrario se pospondrá el pago hasta que haya
suficiente saldo para realizarlo.
6. El Departamento Contable ingresa al sistema online del Banco Pichincha para realizar
las transacciones bancarias.
7. El Departamento Contable solicita el pin temporal en el sistema online del Banco del
Pichincha.
8. El pin temporal es recibido en el correo de la empresa.
9. El Departamento Contable revisa el correo de la empresa y realiza la transacciónbancaria del pago de las planillas del IESS mediante el uso del pin temporal.
10. Los comprobantes de pagos de las planillas son impresos por el Departamento Contable.
11. El Departamento Contable registra en el sistema contable el pago de las planillas.
12. Las planillas del IESS junto con su respectivo comprobante son archivados por el
Departamento Contable.
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4.2.8.5.5.3 Diagrama de Flujo de Pagos al IESS
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4.2.8.5.6 Pagos al SRI
4.2.8.5.6.1 Responsables
Contador.
Gerente General.
Auxiliar Contable.
4.2.8.5.6.2 Procedimiento
Mensualmente el Departamento Contable realiza las declaraciones al Servicio de Rentas
Internas, generando así planillas de los impuestos por pagar.
El Banco de la Producción ofrece el servicio de pagar las planillas del SRI a través de
transacciones bancarias, mediante el uso de tarjetas de coordenadas para autorizar las
transacciones.
1. Inicio.
2. El Departamento Contable verifica en la página web del Servicio de Rentas Internas las
planillas que se han generado y los montos a pagar.
3. Las planillas son impresas por el Departamento Contable desde la página web del
Servicio de Rentas Internas y son entregadas a la Gerencia General para su análisis.
4. La Gerencia General verifica la disponibilidad de saldo en las cuentas bancarias.
5. En caso de tener disponibilidad de saldo procede con autorizar al Departamento
Contable para realizar los pagos, caso contrario se pospondrán los pagos hasta que haya
suficiente saldo para realizarlos.
6. La Gerencia General entrega al Departamento Contable las tarjetas de coordenadas
paras poder realizar las transacciones bancarias.
7. El Departamento Contable ingresa al sistema online del Banco de la Producción para
realizar las transacciones bancarias.
8. El Departamento Contable realiza la transacción bancaria del pago de las planillas del
SRI mediante el uso de las tarjetas de coordenadas.9. Los comprobantes de pago son impresos por el Departamento Contable.
10. El Departamento Contable registra en el sistema contable el pago de las planillas.
11. Las planillas del SRI junto con sus respectivos comprobantes son archivados por el
Departamento Contable.
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12. El Departamento Contable devuelve las tarjetas de coordenadas y notifica a la Gerencia
General de los pagos realizados.
13. Fin.
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4.2.8.5.6.3 Diagrama de Flujo de Pagos al SRI
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4.2.8.5.7 Depósitos Bancarios
4.2.8.5.7.1 Responsables
Gerente Administrativo.
Gerente Comercial.
Chofer de Ciudad.
Ayudante de Ciudad.
4.2.8.5.7.2 Procedimiento
Semanalmente el dinero recaudado de los cobros a los clientes es depositado en las distintas
cuentas bancarias que maneja la empresa.
Los días de depósitos varían dependiendo de la cuenta a la que corresponden las facturas,
el dinero recaudado de los clientes de Oxirar es depositado al principio de la semana,
mientras que el dinero recaudado de los clientes de Corporación es depositado los fines de
semana.
Tanto para Oxirar como para Corporación se poseen dos cuentas bancarias, una en el Banco
de la Producción y otra en el Banco del Pichincha.
1. Inicio.
2. Durante la semana el dinero recaudado en efectivo y cheques es guardado.
3. Tanto el Departamento Administrativo, encargado de los depósitos de Corporación,como el Departamento Comercial, encargado de los depósitos de Oxirar, realizan las
papeletas de depósito de las respectivas cuentas bancarias.
4. El dinero con sus respectivas papeletas de depósito son entregados al Chofer y su
Ayudante para ser depositados durante el transcurso del día.
5. El Chofer y el Ayudante se dirigen al banco para realizar los depósitos y reciben los
comprobantes de los mismos.
6. Al regresar a las instalaciones de la empresa el Chofer y el Ayudante entregan los
comprobantes a los respectivos departamentos.
7. Los Departamentos se encargan de ingresar los depósitos al sistema contable.
8. Los comprobantes de depósitos son archivados con sus respectivas facturas por los
respectivos departamentos.
9. Fin.
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4.2.8.5.7.3 Diagrama de Flujo de Depósitos Bancarios
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4.2.8.5.8 Entrega de Créditos
4.2.8.5.8.1 Responsables
Gerente Administrativo.
4.2.8.5.8.2
Procedimiento
La entrega de créditos a los clientes se realiza ocasionalmente dependiendo del volumen de
compra del cliente y de la frecuencia de las mismas.
Para ser concedidos los 30 días de crédito se requiere que el cliente haya realizado
compras frecuentes por cinco meses, además dichas compras deben ser por montos
superiores a $200 dólares.
Para ser concedidos los 45 días de crédito se requiere que el cliente haya realizado
compras frecuentes por cuatro meses, además dichas compras deben ser por montos
superiores a los $1000 dólares.
Para ser concedidos los 60 días de crédito se requiere que el cliente haya realizado
compras frecuentes por tres meses, además dichas compras deben ser por montos
superiores a los $2500 dólares.
En todos estos casos se elabora un contrato en el que se indica el tiempo de crédito
otorgado. Además se le solicita al cliente un certificado de la Superintendencia de Bancos y
Seguros de no encontrarse en la Central de Riesgos.
Si la solicitud de crédito de un cliente es negada, este puede volver a solicitarla al cabo de
dos meses.
1. Inicio.
2. El cliente se acerca a las instalaciones de la empresa.
3. El cliente solicita el crédito al Departamento Administrativo.
4. El Departamento Administrativo analiza la solicitud del crédito.
5. Si el cliente cumple con los requisitos se le otorga el crédito, caso contrario su solicitud
es denegada.
6. El Departamento Administrativo elabora el contrato por el crédito otorgado, lo imprime
con su respectiva copia y lo firma.
7. El Departamento Administrativo entrega el contrato y su copia junto con la factura y su
copia al cliente para ser firmadas.
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8. El contrato y su copia son firmados por el cliente.
9. El cliente entrega la copia firmada del contrato al Departamento Administrativo.
10. La copia del contrato es archivada por el Departamento Administrativo
11. El Departamento Administrativo informa a la Gerencia General del crédito otorgado o
negado.
12. Fin.
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4.2.8.5.8.3 Diagrama de Flujo de Entrega de Créditos
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5 Conclusiones
De la presente memoria de titulación, tomando como base los objetivos planteados al comienzo de
la misma, se ha podido concluir lo siguiente:
5.1 Conclusión del Objetivo General
5.1.1 Elaborar un manual de funciones y uno de procedimientos para la empresa
Corporación RAR S.A. dedicada a la distribución de gases industriales,
equipos de seguridad y soldadura, para que pueda utilizarlos en su
operatividad.
La elaboración de un manual es un proceso meticuloso porque en todo momento se pueden
encontrar partes por mejorar, ya sea por la presentación o por la redacción, lo principal es el
entendimiento que se pueda transmitir a las personas interesadas en leerlo, los diagramas de flujo
ayudan en gran parte pero a veces no es suficiente, una explicación personal acompañada de un
buen trato no podrá en ningún momento ser superada por la explicación escrita de un manual, pero
el manual es de gran ayuda especialmente para reforzar conocimientos ya que de la repetición los
procesos se aprenden mejor y se realizan más ágilmente.
5.2 Conclusiones de los Objetivos Específicos
5.2.1 Evaluar los procesos administrativos y operativos actuales de la empresa.
Evaluar procesos puede ser una tarea que toma su debido tiempo, es necesario delimitar la cantidad
de procesos a evaluar y repartir el tiempo entre ellos, algunos tomarán más tiempo que otros, pero
deben tener el detalle suficiente para que la evaluación sea la correcta y no sólo sea hecha
superficialmente.
En esta memoria de titulación se evaluaron 16 procesos de la empresa estudiada, 8 de ellos fueron
administrativos mientras que los 8 restantes fueron operativos.
5.2.2 Estudiar las situaciones de otras empresas similares en la industria
Sin duda alguna este ha sido uno de los objetivos más difíciles de cumplir, puesto que no es fácil
adquirir la información de otras empresas similares en la industria, las empresas no están abiertas
a brindar información si sospechan que pueden ser utilizadas de alguna manera por la competencia.
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colaboradores, clientes y la sociedad en general; es importante la apertura que debe dar para
escuchar sugerencias que ayuden a mejorar la empresa y ponerlas en práctica.
Es por esto que algunas de las mejoras plasmadas en el manual ya se están implementando dentro
de la empresa estudiada, como es el caso de los pagos a través de las transacciones bancarias, ya
que han ahorrado tiempo para la empresa y se han eliminado problemas por generación de
intereses por atrasos o cortes en los servicios básicos.
La aceptación por parte de la Gerencia fue de tal magnitud que al haber terminado el manual tuvo
que modificarse para implementar el pago de empleados a través de transferencias bancarias, los
empleados estuvieron de acuerdo de que esto les facilitaba ahorrarse el tiempo en ir al banco a
cambiar los cheques.
El único inconveniente que se presentó al implementar esta mejora fue con el Ayudante deProvincias, quién no poseía una cuenta bancaria a la cual realizarle las transferencias
correspondientes a su remuneración quincenal. En la primera quincena en que se implementó esta
mejora él fue al único al que se le entregó cheque, en la siguiente quincena él aún no poseía una
cuenta bancaria, pero esta vez no se le acreditó hasta que acatara la orden de la nueva modalidad
de pagos, tuvo que pedir un adelanto de su sueldo para poder abrir la cuenta porque se había
gastado la totalidad recibida en la quincena anterior, finalmente lo logró y desde entonces se han
estado realizando las acreditaciones quincenales a todos los empleados de la empresa sin ninguna
novedad.
5.3 Cumplimiento de Objetivos
Luego de repasar por cada uno de los objetivos y realizar conclusiones para ellos, se puede afirmar
que han sido cumplidos en su totalidad.
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6 Recomendaciones
Existen muchas recomendaciones que se pueden dar a la empresa estudiada, el sólo hecho de la
realización de los presentes manuales ya indica una recomendación. Los manuales deben
implementarse para ser utilizados por la empresa, además se debe establecer el lapso de tiempocon que se actualizarán los manuales, por lo cual se recomienda un plazo estimado de seis meses.
Se debe coordinar el proceso de inducción por el cual deberán pasar los miembros de la
organización, realizar un cronograma de capacitaciones en el cual se pudiere no solamente tratar
de lo que la empresa ofrece a los clientes, sino también lo que la empresa ofrece a los colaboradores.
No estaría de más que en ese cronograma de capacitaciones también haya espacio para charlas
motivacionales y de valores.
La empresa debe capacitar principalmente en la atención al cliente por las ocasiones en que llegan
varios clientes y sola una persona atiende mientras que los demás deben esperar a ser atendidos.
La Gerencia General tiene más conocimiento sobre los productos que ofrece la empresa y la
utilización que los clientes le pueden dar a estos, pero este conocimiento debe ser transmitido a los
demás colaboradores para poder desempeñarse mejor al momento de brindar la atención que los
clientes requieren.
De igual manera se debe capacitar a otros colaboradores en el tema de facturación a los clientes
para que puedan ayudar en los momentos en que más de un cliente necesita ser atendido.
La empresa ahorraría tiempo al momento de registrar los seriales de los cilindros si invirtiera en
hardware y software para leer los códigos de barras de los cilindros.
El sistema contable actual fue adquirido hace cinco años, no se usa para todo lo que está diseñado,
pero aun así es un sistema obsoleto con una interfaz no muy amigable. En la actualidad existen
sistemas contables con mejor interfaz que ahorra el trabajo de las empresas como la elaboración de
los anexos transaccionales para el SRI.
El sistema actual no puede ingresar todos los números de las autorizaciones de facturas electrónicas,
se debe apuntar a un sistema que pueda generar y enviar facturas electrónicas como lo solicita la
Ley Ecuatoriana.
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Es importante que la empresa abra una cuenta con el Banco Bolivariano para poder realizar las
transacciones bancarias para el pago del servicio básico del agua potable, así se ahorrará tiempo en
tener que trasladarse a las ventanillas del banco para poder realizar el pago.
Finalmente, la mayor recomendación que se puede brindar es la de tener una mentalidad abierta a
los cambios que buscan mejorar la realidad de la empresa y de las personas involucradas en ella de
manera positiva.
Estos cambios deben darse continuamente debido a la propia naturaleza del mercado, la empresa
ya ha pasado por situación difíciles en el pasado y las ha logrado superar, los 15 años que lleva desde
su creación le han permitido adquirir experiencia, pero más importante que eso es tener la voluntad
para continuar.
6.1 Trabajos FuturosComo trabajos futuros la Gerencia busca la elaboración del reglamento interno de la empresa
puesto que también carece de este, esperando poder establecer mayor control y entendimiento
para sus colaboradores.
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