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“EL ARTE DE INSPIRAR, PROTEGER Y
AUMENTAR EL VALOR EMPRESARIAL” ©2011 Asesores de Consejo y Alta Dirección S.C./ Board Solutions LLC
Todos los derechos reservados.
Dr. Guillermo Cruz
Socio Director
Tel. 5281 8016
5281 8560
Servicios de Institucionalización de
Mejores Prácticas de Control y
Gobierno Corporativo
EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
DE LAS EMPRESAS PYMES
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Ing. José Alberto Alvarez
Socio
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Mejores Prácticas de Control y
Gobierno Corporativo
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DE LAS EMPRESAS PYMES
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El Sistema de Control Interno
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William Glasser dice que :[1]
La gente responde a 6 necesidades básicas. Todas nuestras elecciones y
comportamientos están basados en la urgencia por:
– Sobrevivir,
– Poder,
– Amar,
– Pertenecer,
– Libertad y
– Diversión.
Esta teoría indica que el 95% de los esfuerzos están dirigidos a controlar a los demás
para lograr mayor poder. Esto es muchas veces controlamos lo que no debemos
controlar y descuidamos aquello que si es importante. Esta Teoría dice que si el ser
humano logra “entender y controlar las motivaciones que tiene para sobrevivir, poder,
amar, pertenecer, libertad y diversión, será más concientes de la necesidad por un
mundo de mayor calidad de vida”
[1]Rf. Teoría de la Elección y Control de M.D. William Glasser
La teoría del control por control
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La Comisión Nacional Bancaria y de Valores explica que el sistema de control interno
se refiere al conjunto de objetivos y lineamientos que deben establecer las instituciones
con el propósito de:
• Procurar que los mecanismos de operación sean acordes con las estrategias
y fines de las instituciones que permitan prever, identificar, administrar, dar
seguimiento y evaluar los riesgos que puedan derivarse del desarrollo de su
objeto social, con el propósito de minimizar las posibles pérdidas en que puedan
incurrir.
• Delimitar las diferentes funciones y responsabilidades entre sus órganos
sociales, unidades administrativas y de personal, a fin de procurar eficiencia y
eficacia en la realización de sus actividades.
• Contar con información financiera, económica, contable, jurídica y
administrativa completa, correcta, precisa, íntegra, confiable y oportuna, y que
contribuya a la adecuada toma de decisiones.
• Coadyuvar de manera permanente a la observancia de la normatividad
aplicable a las actividades de las instituciones.
El Sistema de Control Interno
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Lawrence B. Sawyer define el sistema de control interno como: “Todos los medios
empleados en una compañía para promover, dirigir, restringir, gobernar y validar que
las actividades que realiza una organización se operen de tal forma que se asegure
que los objetivos corporativos planteados son alcanzados”. Explica que entre los
elementos o medios básicos que se deben emplear en el sistema están:
• Organización
• Políticas
• Procedimientos
• Personal
• Contabilidad
• Presupuesto
• Sistema de información
El Sistema de Control Interno
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El Sistema de Control Interno
El Sistema de Control Interno consiste en una serie de procesos,
referencias y mecanismos de mejores prácticas que se aplican a
nivel de planeación, organización, dirección y operación
“a efecto de dar certidumbre al logro de sus objetivos” bajo un
ambiente:
—Eficiente, ético,
—De cumplimiento,
—De calidad y mejora continua.
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Matriz del Énfasis del
Control vs Cambio
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Énfasis en Control
Én
fasis
en
Ca
mb
io
- +
+
Caos
Inercia Burocracia
Innovación Estructurada
El Sistema de Control Interno es algo que debe transmitirse a través de la convicción y actitud de los líderes, actuando con el ejemplo, de no ser así,
definitivamente las cosas no funcionan. (A Manager’s Journey Wiley 2001)
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Las organizaciones de alto desempeño son eficaces y eficientes
EFICIENCIA
E
F
E
C
T
I
V
I
D
A
D
A. Alta eficiencia / Alta Efectividad
Los Gerentes escogen los objetivos correctos y
hacen un buen uso de los recursos para lograr
estos objetivos.
Resultado: Un producto que los clientes quieren
a la calidad y precio que ellos pueden obtener.
D. Baja eficiencia / Baja Efectividad
Los Gerentes escogen objetivos equivocados
y hacen un mal uso de los recursos.
Resultado: Un producto de baja calidad que los
clientes no desean.
C. Alta eficiencia / Baja Efectividad
Los Gerentes escogen los objetivos incorrectos y
hacen un buen uso de los recursos para lograr
estos objetivos.
Resultado: Un producto de alta calidad que los
clientes no quieren. BA
JA
B. Baja eficiencia / Alta efectividad
Los Gerentes escogen los objetivos correctos
que perseguir, pero hacen un trabajo de bajos
resultados al usar los recursos para lograr
estos objetivos.
Resultado: Un producto que los clientes
quieren pero es demasiado costoso
ALT
A
BAJA ALTA
Eficiencia y Eficacia
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Es claro que el sistema de control interno es un
mecanismo corporativo indispensable para proteger
a la organización contra riesgos significativos,
demás de que permite tener conocimiento sobre los
niveles de efectividad y eficiencia, dando
posibilidad de ejecutar las acciones correctivas o de
impulso necesarias para mejorar la productividad
corporativa.
Mayor efectividad y eficiencia con un buen
Sistema de Control Interno
El Control Interno ayuda
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Todos en una organización tienen cierta responsabilidad con respecto al Sistema de
Control Interno, tanto el personal interno como las partes externas interesadas o
relacionadas. Cada cual en su rol ejerce un esfuerzo de control inicialmente guiado
por la protección de sus propios intereses.
TODOS
CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL
DIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
GERENTE JURIDICO
GERENTE CONTRALORIA
GERENTE DE IMPUESTOS
GERENTE PLANEACION FINANCIERA
Y TESORERÍA
GERENTE CONTROL INTERNO
ABOGADO SENIOR
JEFE DE LITIGIO
ABOGADO JUNIOR
GERENTE TECNOLOGIA DE INF.
Responsabilidad
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Normas Generales o Componentes del Control Interno
• Ambiente de Control.- Marca la pauta del funcionamiento de una organización e influye en la concienciación de sus empleados
• Evaluación del riesgo.- Permite a la entidad, considerar la amplitud con que los eventos potenciales impactan en la consecución de
objetivos.
• Actividades de control.- Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las instrucciones de los
directivos. Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias
para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los
objetivos de la entidad.
• Información y comunicación.- La información se necesita a todos los niveles de la organización para identificar, evaluar y responder a los
riesgos y conseguir sus objetivos.
• Supervisión o monitoreo.- Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que compruebe que se mantiene el
adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo.
Normas y Principios
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Modelos de Control Interno a nivel mundial
El Sistema de Control Interno, es un modelo integral que contempla conceptos
tradicionales concebidos y contenidos en modelos de control de gran
reconocimiento mundial como:
• COSO, Comité de patrocinadoras de la Comisión Treadway (USA)
• COCO, Comité de Criterios de Control (Canadá)
• COBIT, Objetivos de Control para la información y tecnología
• ISO, Organización Internacional de Estandarización
• ACC, Criterios de Control de Australia
• King Report, Código de Mejores Prácticas de Sudáfrica
• Turnbull, Código Combinado (UK)
• MBNQA, Premio Nacional de Calidad Malcom Baldrige
Marcos de Referencia
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• Ambiente de control.
• Evaluación de riesgos.
• Actividades de control.
• Información y comunicación.
• Supervisión.
El marco integrado de control que plantea el informe COSO consta de cinco componentes
interrelacionados, derivados del estilo de la dirección, e integrados al proceso de gestión:
COSO (Commitee of Sponsoring Organizations for the
Treadway Commission) Estados Unidos de
Norteamérica -1992
COSO
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Los más importantes Principios de Control Interno son los siguientes:
• Responsabilidades delimitadas
• Segregación de funciones
• Ningún empleado debe ser responsable para una transacción
completa.
• En lo posible, rotación periódica de deberes y funciones.
• Fianzas para protección de los recursos
• Instrucciones por escrito.
• Contabilidad por Partida doble
• Control y uso de formularios pre-numerados
• Evitar el uso de dinero en efectivo
• Uso de un mínimo de cuentas bancarias y con firmas
mancomunadas.
• Depósitos oportunos e intactos.
Principios de Control Interno
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Sistema de Control Interno
Elementos
de
índole
estratégico
Controles en procesos y actividades
Matriz de riesgos y controles
Sistema de calidad (registro de no conformidades)
Manuales de operación
Sistema de quejas y denuncias
Agendas de autocontrol
Consejo de Administración
Comités del Consejo (Auditoría – Practicas Soc)
Planeación estratégica
Plan de negocio y presupuestos
Políticas de dirección
Visión del negocio (prioridades y riesgos)
Código de ética y conducta
Auditoría interna y externa
Indicadores de gestión corporativos
Sistema de seguimiento de acciones compromiso
Organigramas – líneas de mando
Distribución de facultades y responsabilidades
Administración de recursos humanos
Metas e indicadores de desempeño
Sistema de información (MIS)
Sistema de administración de riesgos
Descripciones y perfiles de puestos
Sistema de supervisión - agendas
Elementos de
Índole
directivo
Elementos de
índole
operativo
Elementos de Control
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Control de Gestión
¿Cómo hacer que las organizaciones adopten un adecuado control de gestión?
Control Impuesto Autocontrol
I Imponer Autoridad I Otorgar la oportunidad de su propio
control de gestión como un derecho
Jerarquía
Supervisión Directa
Asignar cuota de resultados – metas
Políticas y procedimientos
Darle a la gente la oportunidad de elegir la mejor manera
de responder eficientemente
Dejar que la gente establezca sus propias metas
II Evaluar (Sancionar – Premiar) II Obtener compromisos de mejora en
estándares personales
Competencia interna
Plan de incentivos
Sistema de evaluación y desempeño
Permitir a la gente diseñar sus propios trabajos y crear
sus sistemas
Transformar la evaluación en programas de desarrollo
personal
III Ofrecer libertad condicionada,
eliminando ciertos controles
III Lograr cultura de autogestión y
calidad total desde el origen
Dar facultad a la gente para tomar responsabilidades
sin asignar total autoridad para ello
Motivar a la gente a dar sugerencias sin darles la
autoridad de actuar
Hacer que pares evalúen o juzguen a sus pares
Crear planes de mejora personal
Estar convencidos que la gente quiere ser grande
Estar convencido que la gente puede hacer cosas
importantes y de gran eficiencia
Cf. Collins and Porras, Built to Last: Successful Habits of Visionary Companies, New York: HarperBusiness, 1977
Crecimiento del 166% en ingresos y 1% en utilidades Crecimiento del 682% en ingresos y 756% en utilidades 17
Medición del Beneficio
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Hoy
Proactiva
Innovadora
Enfocada en Riesgo
Función de Consultoría
Valor Agregado
Orientada a Resultados
Pasado
Reactiva
Similar al año pasado
Enfocada en Control
Función de Evaluación
Parte del Costo Operativo
Orientada por Proceso
Cambios en la Visión de A.I.
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