El Informe de AGAD

7/15/2019 El Informe de AGAD

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EXPLICAR LOS PROPÓSITOS Y ALCANCE DEL INFORME DE

ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

El propósito del informe final de análisis de gestión administrativa

radica en ser un instrumento administrativo donde la autoridad saliente

presenta a su sucesor un estado de los asuntos y recursos de la unidad

para facilitar el cambio de directores o responsables en una forma

ordenada y coherente con el principio de rendición de cuentas.

La alta administración para el momento del informe conoce la

verdad del funcionamiento de la empresa bajo su responsabilidad, a

través de las conclusiones a que ha llegado el analista de gestión

administrativa, ponderando para su aplicación las recomendaciones

recibidas, como resultado del trabajo profesional encomendado;

recomendaciones que con gran posibilidad serán la solución o el

comienzo de la solución a las dificultades por las deficiencias en sentidogeneral que padece su representada, su unidad económica, su empresa.

El informe es la evidencia del trabajo profesional del analista de

gestión administrativa por lo tanto su alcance se da mayormente en

cuanto al resultado de su examen, contentivo de sus observaciones, así

como a los aspectos encontrados de mayor significación y de las

recomendaciones, las cuales deben ser constructivas y convincentes con

la finalidad de superar las debilidades que sufre la institución examinada.



ENUMERAR LOS COMPONENTES DEL INFORME

1. Oportunidad

2. Concisión

3. Simple y claro

4. Exacto

5. Constructivo

6. Útil

7. Evidencias de poder

8. Integral

9. Oportunidad



EXPLICAR LOS COMPONENTES DEL INFORME

OPOTUNIDAD:

Para que haya una acción inmediata por parte de la alta

administración, el informe debe ser oportuno, porque de lo contrario

pierde validez. Esta oportunidad debe irse manifestando durante el

desarrollo del trabajo, mediante la entrega de informes con hechos

sobresalientes para que se aprecie el progreso que se va logrando y de

acuerdo a la gravedad del caso, para que vayan

CONCISIÓN

El informe no debe contener exceso de detalles que afecte el

concepto principal del mismo. El que sea conciso, no quiere decir que sea

corto, sólo significa que sea breve y de ser más amplios, como puede

suceder, de acuerdo a las circunstancias, es importante no incluir hechosinsignificantes, impertinentes, etc.

El informe que se dirige a la Alta Administración por lo regular es

conciso y el que va a niveles de menor jerarquía se presenta

generalmente con suficientes detalles.

Se aconseja la brevedad de los informes, por algunas razones,como por ejemplo:

a) Los largos causan mala impresión por su inoperatividad.



b) Informes largos causan malos comentarios.

c) El hacer largo un informo puedo complicar alguna situación y

hace dificultoso su análisis.

d) Los informes largos dificultan, regularmente, una adecuada

organización.

e) El informe breve es menos costoso prepararlo y tiene mayor

aceptación.

f) El informe largo puede contener exceso de detalles

insignificantes, intrascendentes.

SIMPLE Y CLARO

Al no haber claridad y simplicidad, no habrá cabal comprensión de

lo que en verdad queremos comunicar. Al existir lo simple y lo claro,estamos introduciendo sin dificultad, en la mente del lector del informe,

lo que estamos queriendo decir. La falta de claridad, casi siempre da

lugar a interpretaciones ilógicas que lo convierten en algo inútil, para que

esto no suceda y logremos el objetivo de comunicar acertadamente a la

empresa cliente, el Analista que elabora el informe evitará:

- Ser muy breve.

- Incluir exceso de detalles.



- El uso de lenguaje demasiado técnico, demasiado vago o

demasiado florido.

El Analista debe emplear lenguaje que le sea familiar al lector, con

palabras simples, sencillas.

EXACTO

En cuanto a hechos y cifras, el informe debe ser exacto, porque es

esencial su exactitud; ya que no debe contener conceptos erróneos. Lainformación tiene que ser digna de credibilidad y confiabilidad y estar

sustentada con evidencias demostrables en cualquier oportunidad o

circunstancia. Si el informe es inexacto lógicamente no tendría validez y

el analista que lo presentó y su equipo humano entraría en descrédito

profesional y podría hacerse acreedor de sanciones civiles, penales y

gremiales.

CONSTRUCTIVO

Debemos cuidarnos en seguir igual forma de redacción a lo largo

de todo el informe; los encabezamientos de las observaciones deben ser

llamativos y que conduzcan a la toma de decisión oportuna para la

acción, por parle de la Alta Administración de la empresa cliente.

El tono empleado en la redacción del informe debe ser

constructivo, cortés, respetuoso y no debe haber conceptualizaciones que

menosprecien los métodos que emplea la Alta Administración, para



cumplir con la misión encomendada. Al indicarse las deficiencias

existentes en las áreas examinadas es recomendable la omisión donombres de personas involucradas en las dificultades encontradas.

ÚTIL

La empresa cliente contrata a los Analistas con determinada fina-

lidad y el informe será útil, en la medida que contenga información

relacionada con el convenio celebrado, de manera tal, que la empresa

cliente pueda conocer su situación y lomar decisiones en función de las

conclusiones y recomendaciones que reciba. La utilidad del informe se

consolidará en la medida que cumpla con los componentes antes

diagramados.

EVIDENCIAS DE PODER

Como es lógico suponer, el informo debe basarse en evidencias de poder, representadas en documentos que permitan comprobar la validez

de las observaciones; las evidencias también pueden ser otros elementos

de juicio objetivos que igualmente sean demostrables. La objetividad que

se demuestre debe tener bien clara la diferenciación entre hechos,

declaraciones y opiniones.

INTEGRAL

No es recomendable emitir informes por separado de los

especialistas que hemos contratado, el informe debe ser integral,



conteniendo lodos los elementos que lo integran, desde la introducción

hasta las recomendaciones; en este sentido, se poseerá una informacióncompleta en un solo instrumento.

CLASIFICAR LOS INFORMES

La clasificación de los informes de análisis de gestión viene a

estar determinado por la gestión administrativa a la cual se le aplica

dicho análisis, es precisamente la gestión administrativa quien determina

de manera efectiva lo que corresponde a la clasificación, pero en líneas

generales existen dos tipos de informe final de análisis de gestión el cual

permite inferir que es esta una posible clasificación aun cuando los dos

son diferentes en su estructura la esencia de su creación es la misma, dar

a conocer la situación real de una empresa.

Esquema de informe de análisis de gestión tipo 1

- Síntesis del Informe

- Objetivos del Examen

- Elementos de tecnicidad considerados en el Examen.

- Sistemas de Procedimientos en aplicación.

- Observaciones al Sistema en aplicación.

- Sistemas de Normas y Procedimientos propuestos.

- Colaboración del personal de la empresa cliente

- Anexos



Esquema de informe de análisis de gestión tipo 2

Síntesis del Informe

Antecedentes

Conclusiones principales

Recomendaciones principales

Acción considerada por la empresa

Introducción

Antecedentes

Objetivos

Alcance

Naturaleza de la empresa

Observaciones

Por áreas

Conclusiones y recomendaciones

Por áreas

Anexos



EXPLICAR LA DISTRIBUCION DEL INFORME

Es conveniente seguir un esquema uniforme en la preparación y

redacción del informe, para que su presentación adquiera forma standard

y se pueda lograr una exposición con bastante claridad. No hay una

estructura modelo, ya que se hace casi imposible que las observaciones

puedan sor uniformes, más si consideramos la variedad de actividades

administrativas con alcances diferentes, lo cual impide o hace difícil que

tenga una base inicial y final idénticas. Para lograr un esquema tipo, se pueden seguir los lineamientos siguientes

Lineamientos del Esquema Tipo del Informe

Esquema Tipo:

Síntesis del Informe

Objetivos del Examen

Elementos de tecnicidad considerados en el Examen.

Sistemas de Procedimientos en aplicación.

Observaciones al Sistema en aplicación.

Sistemas de Normas y Procedimientos propuestos.

Colaboración del personal de la empresa clienteAnexos



Síntesis Del Informe

El encabezamiento del informe debe enumerar, sintéticamente su

contenido y los hechos de mayor relevancia. La síntesis es una guía que

al leerla se puede concluir con un conocimiento sucintó de la totalidad

del informe.

Objetivos Del Examen

Deben señalarse los puntos programáticos que se contemplaron ylos aspectos de la tarea que se han tratado de cubrir. Los objetivos que se

consideraron durante el examen se describen brevemente. Cuando hay

tareas especiales que no han sido programadas originariamente, se

detallarán los propósitos y alcances del trabajo ejecutado.

Elementos De Tecnicidad Considerados En El Examen

Se deben reseñar brevemente los elementos utilizados en el

análisis, su enumeración permitirá apreciar la profundidad del trabajo

ejecutado e igualmente verificar si hubo circunstancias que no se

contemplaron adecuadamente, en estos casos. Se señalarán las razones,

así como la incidencia que pudieran tener en la solución propuesta al

final.

Sistemas De Procedimientos En Aplicación

Se enumeran los hechos actuados tal como sucedían en el

momento del examen, las normas aplicadas y los diagramas secuenciales



que responden a los hechos. La incorporación de este sistema al cuerpo

del informe, nos permite compararlos con facilidad con lasmodificaciones que proponemos e indicar las ventajas y razones que las

respaldan

Observaciones Al Sistema En Aplicación

Es sólo un detalle de las fallas observables mediante la explicación

de los inconvenientes que acarrean, en el orden de importancia. Su

enumeración se hace con el objeto de que las recomendaciones

propuestas para solución, sigan el mismo orden, de forma tal que cada

observación tenga su recomendación.

Sistema De Normas Y Procedimientos Propuestos

Debido a las fallas detectadas, los analistas hacen y presentan

sugerencias; cubren las propuestas de mejoras, con indicación de losmétodos nuevos a implantar, quien los llevará a cabo, momento de su

realización y el área responsable de la tarea. Las ventajas del nuevo

procedimiento hay que describirlas. Cuando alguna de las

recomendaciones fueron implantadas durante el desarrollo del AGAD, el

informe debe destacarlas como definitivas y puestas en práctica.

Las recomendaciones que se hagan deben ser flexibles y

adaptables, coordinando el sistema ideal con los elementos físicos y

humanos do la empresa cliente. Las implantaciones se logran de acuerdo

a la evolución mental de los responsables de los cambios propuestos.



Colaboración Del Personal De La Empresa Cliente

Es factor fundamental del éxito del desarrollo del AGAD, lo

colaboración del personal que labora en el área sujeta a examen, motivo

por el cual debemos hacer lo posible por integrarlo a nuestro trabajo

siendo este un paso que simplifica el trabajo de análisis de gestión

administrativa y las implantaciones que origen las recomendaciones

finales. Como medida saludable, en el informe se debe destacar la

colaboración recibida y la responsabilidad aceptada por el personal paraconcretar las propuestas ya discutidas.

Anexos

A manera de anexos, se adjuntan al informe gráficos, cuadros y la

documentación necesaria que apoye las soluciones que recomendamos



REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

José Ruiz Roa. FUNDAMENTOS PARA EL ANÁLISIS DE

GESTIÓN ADMINISTRATIVA. Editorial Panapo. Caracas –

Venezuela. 2004.

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