El Archivo Nacional de Costa Rica

7/23/2019 El Archivo Nacional de Costa Rica

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ElArchivo Nacional deCostaRica

Trabajo introductorio.


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Practica introductoria:Clave: jostin11Completar las siguientes preguntas sobre el archivonacional de Costa Rica:

Qu unciones tiene!

En "ue a#o ue creado!

$%nde se encuentra ubicado!Cite & de sus unciones!

Quin es su presidente

En "ue le' se basa el Archivo Nacional!

A "ue personas le sirve!

Cite & servicios "ue presta el Archivo Nacional ' susprecios

Cu(l es el documento mas importante "ue resguarda!


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El Archivo Nacional.

"El Archivo Nacional de Costa Rica es unainstitucin desconcentrada del Ministeriode Cultura y Juventud. Es la entidad rectora

del Sistea Nacional de Archivos! as cooadinistra el #atrionio docuental de laNacin y cola$ora con el control delejercicio notarial en el #as. Sus %nes son

#reservar y di&undir el acervo docuentalde la Nacin! 'aranti(ar el acceso de las#ersonas a la in&oracin! &avorecer latrans#arencia en la 'estin adinistrativa ysustentar la toa de decisiones".


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El Archivo Nacional.


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Conce#to de Archivo

Consiste en un conjunto ordenado dedocumentos "ue se guardan con un )n

concreto de acuerdo con unas normas' criterios previamente establecidos.Tambin denominamos )chero al lugar*sico donde se almacena la

documentaci%n.


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+n archivo para una empresa es

imprescindible por dos ra,ones: -or i#erativo le'al: el art. &/ del C%digo

de Comercio obliga a conservar durante seisa#os libros ' documentaci%n "ue generan

derechos ' obligaciones de la empresa enrelaci%n con otras personas ' persiste laobligaci%n aun"ue cese la actividadempresarial.

-or inter*s #ro#io: la inormaci%n es la base' undamento de muchas de las decisiones"ue se toman en la empresa ' est(0 muchasveces0 contenida en los documentos.


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1as unciones del archivo:

2uardar0 conservar ' custodiar lainormaci%n.

3acilitar r(pida ' c%modamente ladocumentaci%n.

Constituir un Centro activo deinormaci%n.

Cumplir con las disposiciones legales.


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Noras +ue re'ulan laconservacin de docuentos

,i$ros -%ciales: ,i$ros o$li'atorios: re4ejan de orma ordenada

los aspectos contables de la actividad

empresarial: 1ibros de inventarios ' cuentasanuales0 1ibro $iario ' 1ibro de actas.

,i$ros auiliares: 3acilitan el almacenamientode la inormaci%n: libro de clientes0 libro de caja0

1ibro 5a'or 6recoge las operaciones contablesagrupadas por los c%digos de las cuentascorrespondientes7. No son obligatorios0 pero al serau8iliares de otros suelen guardarse juntosdurante el mismo tiempo.


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,i$ros de re'istro: Recogen eldetalle de ciertas operaciones

re4ejadas en una serie de documentos.9e pueden llevar tantos como sedeseen0 pero obligatoriamente sedispondr(n de: 1.R. acturas emitidas0

1.R. de acturas recibidas0 1.R. debienes de inversi%n.


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/ocuentacin Mercantil /ocuentacin ercantil "ue debe conservarse durante

seis a#os: destacan las acturas0 debe conservarse una copiade las acturas emitidas0 ' de las recibidas el documento

original. Tambin se inclu'e la documentaci%n relacionada conla li"uidaci%n de los impuestos correspondientes a cadaactividad empresarial.

/ocuentacin de car0cter interno: No est(n aectadospor la obligatoriedad0 la empresa los conserva el tiempo "ue

considere oportuno ' despus los destru'e. /ocuentos es#eciales relacionados con la constitucin

o con el #atrionio:$estacan las escrituras de propiedad0los estatutos undacionales0 los certi)cados de inscripciones enregistros o)ciales0 actas notariales9e conservan de manerainde)nida.


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/ocuentos Sociola$orales 2ue se conservan seis a3os: libros

de registro relacionadoscon lostrabajadores como el 1ibro de 5atr*cula-ersonal ' el libro de visitas.

2ue se conservan cincoa3os:Contratos de trabajo0

justi)cantes del pago de salarios 'li"uidaci%n de seguros sociales.


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Clases de archivos:

Algunos de los criterios para organi,ar los archivosson los siguientes:

Archivo centrali(ado: la totalidad de la

documentaci%n se concentra en un solo lugar0 desdea"u* se atiende a los distintos dptos. de la empresa.Cuando una secci%n o dpto. necesita disponer decierta documentaci%n0 la solicita por escrito al archivocentral. 4entajas:

El archivo lo atiende proesionales especialistas. -ueden establecerse criterios ;nicos para la

clasi)caci%n -ermite el ahorro en instalaciones0 e"uipos '

materiales. Tambin el ahorro de tiem o en la b;s ueda de


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Clases de archivos:

Modelo de docuento de #eticin /atos del Peticionario Nombre ' apellidos $epartamento Cargo /ocuento Solicitado N;mero de registro $ocumentaci%n 6clase0 tipo0 echa0 etc.7 5EC6A /E EN7RE8A: Reci$

5EC6A /E /E4-,9C;N: Archivo descentrali(ado: 1a documentaci%n se reparte en diversas

secciones0 pasado cierto tiempo se lleva a un dep%sitocom;n. 4entajas:

5a'or pro8imidad ' accesibilidad. Evita los tr(mites de petici%n.


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Clases de archivos:

nconvenientes: 9e repiten tareas de archivo. 9e multiplican los espacios0 e"uipos0 materiales '

personal relacionados con los dierentes archivos. Archivo Mito: En general las empresas llevan

este sistema0 se centrali,a la documentaci%n decar(cter general ' se descentrali,a la de las

secciones. El archivo se organi,a en tres niveles: Archivo individual: Contiene la documentaci%n

"ue consulta ' maneja cada persona en su propiotrabajo.


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Clases de archivos:

Archivo de#artaental:Cada departamento o secci%nguarda la documentaci%n "ue maneja cada uno.

Archivo 'eneral:9e guarda la documentaci%n

procedente de cada uno de los departamentos. Archivo Activo: 2uardan la documentaci%n "ue se

consulta con recuencia Archivo seiactivo:9e recogen documentos del

archivo activo "ue dejan de estar vigentes0 pero "ue no

se destru'en. Archivo de%nitivo o inactivo:9e guardan los

documentos "ue aun habiendo perdido su vigencia ocar(cter actual conservan un valor hist%rico odocumental para la empresa.


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Condiciones de un $uenarchivo.

Ser de &0cil uso: cual"uiera puede buscar en l $ebe ser r0#ido: "ue se tarde poco en encontrar la

documentaci%n "ue se busca $ebe ser


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Actitudes ante el archivo

-ara "ue la tarea de archivo se m(sagradable ' ;til a todo el mundo se

deben tener en cuenta estas cincoreglas: Elige un mtodo de archivo adecuado0

"ue sea simple0 preciso0 c%modo '

4e8ible. Archiva al d*a. No acumules los papeles

' respeta el tiempo dedicado al archivo.


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Actitudes ante el archivo

$ivide el trabajo en dierentes operaciones0 perode la misma manera cada d*a: primero clasi)car' rotular0 despus separar por ep*graes '

despus guardar.


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Clasi%cacin al&a$*tica

Es uno de los sistemas m(s sencillos ' empleados con m(s recuencia en losarchivos. Consiste en ordenar tomando como reerencia las letras delalabeto0 seg;n el orden en "ue aparecen en el mismo. Cuando un nombre secompone de varias palabras ha' "ue determinar cu(l es la palabra principalo #ala$ra ordenatri(0 es decir a"uella "ue vamos a tomar como clave0

reerencia o gu*a para la clasi)caci%n= el resto de las palabras del nombreest(n subordinadas a stas. 1a palabra ordenatri, sigue unas normas:

No$res de #ersonas individuales: la ordenatri, es el primer apellido0 sidos nombres tienen el mismo apellido0 se ordena por el segundo ' si tambincoinciden por el nombre propio.

Cuando hay a#ellidos co#uestos:9i est(n separados o no por un gui%n0

se toman como una sola palabra a eectos de su clasi)caci%n. Cuando incluyen artculos o al'una otra #artcula co#leentaria: Cuando son nombres espa#oles las part*culas gramaticales no se tendr(n en

cuenta. Cuando son nombres e8tranjeros0 ante la duda0 si tendremos en cuenta para

su clasi)caci%n.


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Clasi%cacin al&a$*tica

No$res de e#resas o instituciones: 9i inclu'en un nombre propio se sigue el mismo criterio "ue en

las personas *sicas ' si van acompa#ados de hijos de viudade no se tendr( en cuenta.

-alabras genricas "ue orman parte del nombre como porejemplo bar0 papeler*a0 tampoco se tendr( en cuenta. 9iempretomaremos como ordenatri, el primer nombre signi)cativo "ueapare,ca en la denominaci%n de la empresa.

Nombres de organismos o)ciales o instituciones: s* tomamos

como ordenatri, en nombre genrico0 5inisterio de Trabajo0>anco Central? Empresas conocidas por las siglas del nombre0 se ordenar(n por

las mismas. Nombre de empresas e8tranjeras tomaremos como palabra gu*a

la primera "ue aparece en el nombre.


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Sisteas de clasi%cacinnu*ricos

Clasi%cacin cronol'ica: El criterio es la echa de los documentos0

"ue se agrupan dentro del archivo pora#os o meses. -rimero se ordenan por ela#o0 despus por el mes ' )nalmentepor el d*a. 9e emplea para inormaci%n

de car(cter )nanciero o econ%mico o enla relacionada con vencimientos:acturas0 letras de cambio0 etc.


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Sisteas de clasi%cacinnu*ricos @entajas 9encille, ' rapide, No es cerrado '

permite laampliaci%n einclusi%n de nuevosdocumentos.

No re"uiere lautili,aci%n de*ndices ni )chasau8iliares.

$esventajas bliga a conocer la

echa del

documento. Cuando se e8trae

documentaci%n ha'"ue dejar

constancia del lugarcorrespondiente dela misma.


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N=ero Consecutivo

9e asigna un n;mero a cadadocumento ' ste ser( el "ue se utilice

para clasi)carlos ' ordenarlos. 1aasignaci%n de n;meros ser reali,a pororden de llegada. 9e emplea bastanteen la clasi)caci%n de e8pedientes.

6conjunto de documentos "ue tienenrelaci%n entre s*.


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N=ero Consecutivo

@entajas 5todo sencillo Es ilimitado0 como los

propios n;meros. +na ve, asignada una

clave numrica esimposible conundircon otro.

Cuando se toma undocumento su alta esevidente0 no ha' "uedejar ninguna se#al.

$esventajas 9i no se conoce la clave

o el n;mero deldocumento no sepuede locali,ar.

bliga a tener *ndices o)chas adicionales

No permite intercalar

nuevos documentos. No todos los

documentos seadaptan a este mtodo.


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Clasi%cacin nu*ricoterinal

-ara evitar algunos de los problemasdel sistema anterior surge el sistema

de clasi)caci%n por el ;ltimo d*gito.Consiste en utili,ar para suclasi)caci%n el n;mero de e8pedienteal revs


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Clasi%cacin Nu*ricoen Serie

Es una variante del numricotradicional. Consiste en asignar los

n;meros de e8pediente0 en lugar deseguir un orden consecutivo0reservando bandas de n;meros paradeterminados asuntos. -or ejemplo0 las

acturas empe,ar(n por el B0 losalbaranes por el 0 las reclamacionespor el &


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Clasi%cacin /ecial.Nu*rico en Cdi'o

Consiste en asignar a los documentoscategor*as ' subcategor*as0

representadas cada una de ellas por und*gito0 "ue despus se e8presar( enorma de n;mero. Este sistema seemplea mucho en bibliotecas. 9e puede

adaptar a nuestras necesidades0 peroe8iste para las bibliotecas un cdi'ouniversal"ue distribu'e las materiasen tres niveles.


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Clasi%cacinal&anu*rica

9e basa en una combinaci%n de letras 'n;meros. -or ejemplo: A?D. Este sistemapermite muchas variantes: letras seguidas de

n;meros0 n;meros seguidos de letras0 una solaletra ' varios n;meros0 un n;mero ' variasletras Al igual "ue en el sistema anterior obligaa llevar paralelamente unas )chas o *ndices "ue

sirven de reerencia. Al tomar como reerencia laprimera parte de la clave tendremos "ue: 9i es A?D primero ordenar alabticamente 9i es D?A el criterio ser( numrico.


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Clasi%cacin 'eo'r0%ca

9e ordena de acuerdo con los lugares geogr()cosasociados a la misma: domicilio0 lugar deemisi%n0 destino0 etc. mplica varias

clasi)caciones sucesivas: regi%n o ,onageogr()ca0 comunidad aut%noma0 provincia0localidad0 incluso calle.

$entro de cada uno de estos grupos la

clasi)caci%n se hace por el mtodo alabtico0teniendo en cuenta "ue la capital de cadaprovincia0 siempre encabe,a su grupo0 ' secolocar( por delante del resto de las poblaciones.


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El Archivo en laAdinistracin P=$lica

Estructura del sistea de Archivo de la AdinistracinP=$lica

Adem(s de los valores probatorios de todo archivo0 debe servirpara enla,ar unas personas con otras0 pues son recuentes los

cambios ' sucesiones en el personal. 1a documentaci%n tieneun car(cter de #atrionio docuental histricoen laAdministraci%n0 "ue no tiene en la empresa privada.

E8isten unas caracter*sticas especiales en el archivo de laAdministraci%n "ue hacen de su archivo algo dierente:

E8isten diversos archivos o sistea archivstico' por ellospasar( la documentaci%n en su vida ;til. Esto es e"uiparable alos distintos tipos de archivos 6activo0 semiactivo ' de)nitivo7de la empresa normal. 1as transerencias de documentaci%nentre los mismos tienen unos pla,os pre)jados para cada tipo

de e8pediente.


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El Archivo en laAdinistracin P=$lica


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Adinistracin P=$licaE#resa #rivada

El Archivo de -%cina: 2uarda la inormaci%n ' los documentos en orma de

e8pedientes ' en el sitio donde se producen. 1os

documentos son conservados en estos archivosmientras son usados de orma constante0 tambin sesuele denominar archivo de 'estin. Tiene como;nica premisa el mantener la organizacin de lasseries documentales= es decir0 "ue los documentos

deben estar reunidos en e8pedientes relativos cadauno a un asunto. E8iste adem(s en estas o)cinas unlibro registro de entrada ' salida de correspondencia0"ue tiene poder probatorio en caso de litigio.


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El Archivo de -%cina:

Antes de reali,ar una transerencia de e8pedientes de este archivo aotro ha' "ue revisarlos todos para comprobar "ue no alta ninguno nining;n documento dentro de los mismos. A continuaci%n se retira todoel material au8iliar de archivo 6carpetas0 clips0 gomas07 se meten losdocumentos conservando su orden en cajas de cart%n. -or ;ltimo senumeran todas las cajas ' transcribimos su contenido a una relacinde entre'a. Esta relaci%n deber( constar:

+nidad administrativa "ue reali,a la transerencia Tipo de e8pedientes "ue se trans)eren. 3echa de transerencia

N;mero de orden "ue corresponda a la transerencia denti)caci%n de los documentos "ue se trans)eren0 es decir0 una

relaci%n de las cajas "ue se env*an con su contenido.


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El Archivo de -%cina:

1os e8pedientes deben seguir unas normas para su ormaci%n 'uni)caci%n0 debido a "ue cual"uier organismo de la Administraci%ndebe llevarse el archivo de o)cina de orma parecida.Estas noras pueden resumirse en.

1os e8pedientes deben seguir unas normas para su ormaci%n 'uni)caci%n0 debido a "ue en cual"uier organismo de la Administraci%ndebe llevarse el archivo de o)cina de orma parecida.

Cada e8pediente debe estar guardado en una carpetilla. En un lugarvisible deben )gurar los siguientes datos:

1os e8pedientes contendr(n todos los documentos relativos al asunto

del "ue traten. 9i un documento corresponde a varios e8pedientes0deber(n sacarse tantas copias como sean necesarias. 1os originales no deben salir nunca de los e8pedientes. $entro de cada e8pediente se utili,a el sistema cronol%gico de

archivo. No e8iste un sistema de clasi)caci%n ;nico.


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El Archivo Central

2uarda la documentaci%n una ve, "ue ha sido estimado "ue el archivode o)cina no va a usarla de orma constante. Tiene diversas unciones:

-rincipalmente0 su tarea es la de identi%carlas series documentales"ue recoge. -ara ello0 deber( recopilar toda la inormaci%n "ue necesitesobre el sujeto productor del documento0 sus competencias0procedimientos0 normas0 etc.

Funto con el intermedio deber( valorar los documentos para su uturaincorporaci%n o no al archivo hist%rico.

+na ve, anali,ada la inormaci%n sobre la o)cina productora de la seriedocumental0 el archivo central est( en condiciones de conocer loselementos "ue constitu'en cada serie documental para poder

clasi)carlos ' ordenarlos correctamente. 1os resultados de estos trabajosson la elaboraci%n de los siguientes instrumentos: +n )chero de organismos

rganigramas con sus estructuras

+n )chero de disposiciones legales

Cuadros de clasi)caci%n


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El Archivo Central

+na ve, recopilada esta inormaci%n ' elaborados estosinstrumentos se procede al an(lisis de las seriesdocumentales. Corresponde a esta tarea:

1a eliminaci%n de ejemplares duplicados dentro de cadaserie. Reali,arse un an(lisis de la serie para detectar la

posible e8istencia de valores secundarios en losdocumentos0 como valores hist%ricos e inormar de

estos valores al archivo intermedio. -eri%dicamente el archivo central remitir( o transerir(

documentos al archivo intermedio0 de orma anual. Estadocumentaci%n no puede tener lagunas cronol%gicas 'se deber( acompa#ar de una relaci%n de entrega.


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El Archivo nteredio

Cuando la documentaci%n s%lo va a ser utili,ada en mu' rarasocasiones es remitida a este archivo0 "ue la custodiar( hasta"ue e8piren los pla,os legales de conservaci%n. Tiente comotarea la descri#cin de sus ondos0 proundi,ando en las series

"ue lo re"uieran0 as* como en su di&usin0 si uese necesario. +na ve, transcurridos los pla,os de prescripci%n para las series

documentales "ue se custodian e8isten dos posibilidades. Que no se ha'a determinado la e8istencia de valores

secundarios0 por lo "ue los documentos ser(n destruidos.

Que se ha'a determinado la e8istencia d los mismos0 ' por tantodeber(n ser transerido al archivo hist%rico correspondiente. 9eacompa#a con una relaci%n de entrega0 hacindose de ormaperi%dica ' no e8actamente en el momento de prescripci%n0 sinocuando ste ha pasado ' se re;ne un cierto n;mero demateriales para enviar.


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El Archivo 6istrico

Al )nali,ar los pla,os legales0 ladocumentaci%n puede "ue no tenga

valor hist%rico0 en ese caso ser(destruida. -ero si lo tiene 0 ser( precisoconservarla de orma permanente 'pasar( a este archivo.


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1e' del Archivo Nacional-ractica.

>uscar en internet ' reali,ar unresumen sobre la 1e' de 9istema

Nacional de Archivos 61e' G/7 ' elReglamento de la 1e' del 9istemaNacional de Archivos.

No utili,ar inormaci%n de: HiIipedia.com0 elrincondelvago.com0

buenastareas.com0 aulaacil.com.


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-ractica:

>uscar en internet la 1e' de5icro)lmaci%n ' documentos

electr%nicos. J reali,ar un resumenle'endo0 anali,ando ' resumiendo lainormaci%n. N C-JK-A9TE

No utili,ar inormaci%n de: HiIipedia.com0 elrincondelvago.com0

buenastareas.com0 aulaacil.com.

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