Ekonomidagen 24/11 2009

• Presentation av ekonomiavdelningen

• Bokslutsinformation

• Nyheter/repetition kring vissa rutiner

• Budget/Mercur

• Den nya redovisningsmodellen

Kontaktpersoner på Ekonomiavdelningen e-postadress: fornamn.efternamn@eko.su.se Ledning Ekonomichef Inger Löfroth 08-163934 Biträdande ekonomichef Niklas Wester – redovisningschef 08-161533 Statsredovisning / Hermes Anders Nordström 08-163607 Systemansvariga Raindance: Kent Kardell 08-162526 Mercur: Virve Gröningson 08-161534 Raindance behörigheter och lösenord Bijan Shafeie 08-161365 Projektgruppen/externa medel Anette Wallin Externa medel för inst 100-108, 112, 154, 161, 200, 220, 300-308, 08-162961 332,400-403, 407, 430-431, 464, 483, 530, 600, 643, 658, 852,

Intrastatredovisning

Bijan Shafeie Externa medel för inst 470, 485, Anläggningsfrågor 08-161365 Johan Fredricson Externa medel för inst 117, 310, 317, 326, 404, 408, 466, 467, 507, 08-162291 525, 670, Anslagsfördelning, arkiv Karolina Krzyzanowska Externa medel för inst 118, 155, 156, 309, 312, 314, 316, 320, 08-161572 323, 327, 409, 460, 461, 469, 647, 650-655, 801, 802, 850, 851,

853 Madeleine Karpegård Externa medel för inst 110, 116, 120, 150, 153, 157, 158, 159, 170, 08-161119 172, 311, 321, 329, 330, 331, 413, 432, 433, 463, 468, 473, 478,

484, 502, 504, 519, 645, 656 Virve Gröningson Externa medel för inst 328 08-161534 Yvonne Oliveira Föräldraledig 08-162966

Reskontra-/fakturagruppen Christer Niklasson Utbetalningar, attestförteckningar, företagskort, servicebox 08-161590 Harriet Ginman Plus- och bankgiroinbetalningar, oidentifierade medel, checkar 08-162960 Marianne Aspenberg Fakturaportalen, E-fakturor, upplägg lev- och kundregister 08-162998 tors em-må. Sara Jaldeskog Bankinbetalningar, påminnelser, inkasso, valutakontot, 08-161339 kundfakturering, upplägg leverantörs- och kundregister tis-tors fm Ledig måndagar och fredagar t.o.m. 091231

Kundfordringar inför bokslut.

• Obetalda kundfakturor som förfallit tre månader före bokslut (hel-/halvår) tas upp som osäkra fordringar i bokslutet.

• Osäker eller skriva av?• Om skriva av, pref./motsv. underskrift. Över

20.000kr så ska kort motivering bifogas. (över 20.000kr så ska förvaltningschefen godkänna). Inlämnas senast 10/12 till Johan Fredricsson.

• Värdering av osäkra fordringar inlämnat senast 22/12.

Kundfordringar inför bokslut

• Osäkra över 50.000kr, specialhantering. Enskild värdering (hur stor del av fakturan som förväntas bli betald). Eko.avd. kontaktar inst. med fakturor som kommer ifråga

Sändningsdagar (utbetalningar)

• Före jul: 21/12 (måndag), 22/12 (tisdag), 23/12 (onsdag)

• Mellan jul och nyår: 28/12 (måndag), 29/12 (tisdag), 30/12 (onsdag)

• Faktura status ”def” senast kl.12.00 (29/12) för bokföringsdag på mottagarens konto år 2009

• 4/1 (måndag) årets första sändning

Kontantinsättningar

• senast 14/12 (gäller även deponering i serviceboxen)

Bokslut

• Alla datum som anges är senaste datum då material ska vara tillhanda

• Underlag ska vara komplett ifyllda (med kontering i vissa fall)

• Underlag godkända av behörig person• Ställas till avsedd person • Fax 16 14 73, e-mail till berörd person ,

internpost

Extra viktiga datum(bokslutsplanering med samtliga datum finns på Ekonomiavdelningens hemsida)

• 30 november sista dag för fakturering andra statliga myndigheter (ff 091230)

• 10 december sista dag för rapp. och att. timlöner, lönekontering mm i HR-plus OBS! Allt måste vara attesterat!

Institutioner som ekoavd registrerar åt

• 18 dec underlag kundfakturor (icke-statliga) och annat bokföringsmaterial.

30 dec 2009 kl 14.00 stängs bokföring för 2009 för inst !

• Planera arbetet i förväg!

• Inga IFP97 och Bok97 efter 15/12

• Lönerna är bokförda senast 18 december

30 dec 2009 kl 14.00 stängs bokföring för 2009 för inst !

• Innan dess följande skall åtgärdas: - Ej godkända ver. dat. t o m 2009-12-31 - Avstämning oidentifierade medel kto 2651 + inst. INGET SALDO FÅR FINNAS PER 31/12

• - Avstämning depositioner konto 2632. Förteckning till ekoavd senast 12/1

Forts 30 dec 2009

• Leverantörsfakturor Obs! Utanordning.

• Kundfakturor med status NY och PREL

• Godkänna mottagna IFP97 och BOK97

• Åtgärda anläggn.tillg.

• Personförskott avs 2009 redovisade

• Korr. av kostn o intäkter i fel verks.gren

Fakturaportalen

• Fakturorna måste vara utanordnade 30/12 för att hamna på 2009

• Inläsning som vanligt, dvs årets sista inläsning är 30/12

Fakturaportalen

Leverantörsfakturor ankomna fram t o m brytdag 10/1 kommer att bokas som kostnad på institutionen om de är hänförliga till 2009. Kontering hämtas från fakturaportalen, saknas kontering konteras fakturan på konto 5781 aktivitet 80000 kb 999999.

Bokföringsportalen

• Verifikationerna måste vara signerade!• Ej signerade INT/LÖN/BOK+inst.nr

kommer att makuleras vid stängning.• Inga BOK97 eller IFP97 skall skapas efter

15/12!• Ej definitiva BOK97 eller IFP97 skapade

efter 15/12 kommer att makuleras vid periodstängningen.

Bokföringsportalen

• Ej definitiva BOK97 eller IFP97 skapade fram till och med 15/12 kommer att godkännas på konto 5781, aktivitet 80000 och kb 999999.

Forts. extra viktiga datum

• 11 jan: sista dag registrera i LADOK

• 11 jan: Brytdag för fakturor för samtliga statliga myndigheter

• 12 jan: avstämning av personförskott, konto 1573, ekoavd tillhanda (Johan Fredricsson)

• 12 jan: periodiseringunderlag lev.fakturor som avser 2009, >50 000 kr (exkl.moms)

• 12 jan: periodiseringsunderlag kundfakt. avs. 2009, > 50 000 kr (exkl. moms)

Exempel på periodiseringar

• Externa hyror

• Tidningsprenumeration

• Teleabonnemang

• Köpta/sålda tjänster - ej ännu fakturerat

Forts. extra viktiga datum

• 12 jan: Påslagen för indirekta kostnader enligt institutionens framräknade procent bokförs.

• 13-15 jan kl 16.00 UG5807 och FU5807 är öppna för omföring av konto 5807 på december.

• 15 jan kl 12.00!!! Bokföringsordrar för flytt av anslagsmedel på 2009 Anders Nordström tillhanda. Både digitalt (Excel) och underskriven bokföringsorder.

Rapportuttag

• Rapporter per 2009-12-31 prelim. 1/2 2010

• Rapporter för 2009 den 22/2 2010

Externa projekt som ska avslutas/passivsättas

• Projektlistutskicket skickas till institutionerna senast den 27 november.

• Projekt med dispositionstid t o m 090930 skall antingen avslutas, eller förlängas om finansiären godkänner en ändring av dispositionstiden.

• Institutionen ansvarar för att de projekt som ska avslutas nollställs samt att anläggningar är flyttade eller utrangerade, blankett skickas till Bijan Shafeie och ska vara honom till handa senast 10 december.

• Returnera listan med kommentarer samt bokföringsorder för omföring av eventuell semesterlöneskuld senast 14 december.

Externa projekt

• Projektlistutskicket skall skrivas under av prefekt/motsvarande. Eventuellt kommer ej underskrivna projektlistor mailas prefekten.

• Bidragsprojekt med dispositionstid 090630 kommer att resultatföras!

Nollställa bidragsprojekt med överskott eller större underskott

• När samtliga kostnader är bokförda ska eventuellt kvarvarande överskott återsändas till finansiären, om inget annat stipuleras i kontraktet.

• Har projekt som ska avslutas underskott > 1.000 kr flyttas om möjligt kostnader till andra externa bidragsprojekt med samma finansiär, där forskaren bedriver liknande forskning. Om detta ej är möjligt flyttas kostnader till anslagsaktivitet.

Nollställa bidragsprojekt med mindre över eller underskott

• Konto 5790 – används enbart då externa projekt har överskott/underskott (< 1.000kr). Bokningen sker då med intern motpart t.ex. 9473.

• Endast konto 5790 får användas vid bokningar på över/underskottsprojekten.

Nollställning uppdragsprojekt

• Vid nollställning av uppdragsprojekt som baseras på avtal vilka tecknats före 1/1-09, justeras de indirekta kostnaderna enl. den procentsats som avtalats:

Totalt bokförda indirekta kostnader enligt SUHF-modellen+ faktiskt bokförda avlyft avseende perioden t.o.m. 2008-12-31- avlyft enl. kontrakt för projektets totala livslängd

= Differens

…fortsättning

• Differensen ombokas från projektet till anslagsaktivitet:K 5809 Projekt D 5809 Anslagsaktivitet

• Om det finns utrymme att täcka de indirekta kostnaderna ska detta ske. Man får alltså inte flytta indirekta kostnader i sådan omfattning att projektet visar överskott

• Beräkningen samt bokföringsorder ska skickas till Ekonomiavdelningen

• För vidare information se Ekonomiavd. Hemsida

• Universitetet har ett stort överskott i uppdragsverksamheten. Håll därför koll på era uppdrag!

Vid nollställning av externa projektSe upp med:

- Löner- SU Butikens debiteringar- Semesterlöneskuldens vändning

Observera:- När projektlistan returneras ska projekt som avslutas vara

nollställda och anläggningarna flyttade eller utrangerade. ”Halka inte efter” med detta

Glöm inte:- Att flytta ”semesterlöneskulden” om det är aktuellt

Att tänka på vad gäller anläggningar vid projektavslut

• När ett projekt ska avslutas måste eventuell anläggning flyttas alternativt utrangeras. Inga anläggningar i bruk skall finnas kvar på projektet.

• En flytt/utrangeringsblankett skickas till Bijan Shafeie vid Ekonomiavdelningen.

• Vid flytt till ett anläggningsprojekt måste ett belopp motsvarande anläggningens restvärde flyttas med för att finansiera framtida avskrivningskostnader. Använd konto 3703.

• I övriga fall är det en förhandlingsfråga om hela restvärdet, del av detsamma alternativt inget ska flyttas med.

Projekt

• Vid bokning av kostnader på olika enheter på ett och samma projekt så bokas intäkten på enheten som projektet ligger upplagt med.

• Det är inte tillåtet att fakturera på bidragsprojekt!• Ange kostnadsbärare vid projektupplägg.

- Redan existerande kostnadsbärare (ange numret)

- Ny kostnadsbärare (ange namnet och skriv ”ny”)

Projekt

• Forskningsanslag utbetalt genom Kammarkollegiet – bidragsprojekt.

• Skall intäktsföras på 2009.• Eventuellt överskott förs till

forskningsanslaget. Öppna internprojekt ifall ni vill öronmärka medlen.

Anläggningar

• Anläggningar tagna i bruk t o m 31/12 2009 ska definitivsättas senast 31/12 2009 med ver.datum senast 31/12 2009.

• Kontroll av pågående anläggningar (konto 1271) ska göras av samliga institutioner.

• Pågående (ej def.satt, ej tagits i bruk) endast om anl.tillg. ingår i en större enhet och inte kan tas i bruk förrän hela anläggningen är på plats

Anläggningar

• Avskrivning av anläggningstillgångar från den period de tas i bruk. Därför viktigt: Anläggn. tagna i bruk t o m 31 december ska vara definitivsatta till bokslutet=> genererar avskrivningar =>kostnaderna belastar rätt period

• Vid definitivsättning:anskaffn.datum = datum anläggn. tas i bruk

Anläggningar

• Fel vid definitivsättning:

• Avskrivningstyp får aldrig ändras, kommer automatiskt vid angivande av anl.typ

• Fria fält får inte ändras; Enhet, Projekt, Aktivitet

• Meddela Bijan om något behöver ändras

Anläggningar

ÄNDRA EJ!!!

ÄNDRA EJ!!!

Övrig information

• Blanketter i bokslut: Ekonomiavdelningens hemsida; välj blanketter

• Ekonomiavdelningens hemsida: Ekonomihandboken med regler och rutiner, kontoplan, information om Mercur m.m. http://www.su.se/eko

§4-intäkter (konferenser mm)

• Konferenser ej uppdrag. Skall bokföras på anslagen och internprojekt som börjar på 5 skall användas.

• Resurssamordning (miljöövervakning). Särskild aktivitet, 30450, och internprojekt som börjar på 5. Avtal över 250 000 kr ska dras för rektor.

”Fri” mat

Institutionen bjuder på mat vid kvälls- eller helgarbete.

- Betraktas som lön och den anställde ska beskattas och institutionen betala LKP.

- Beskattningen och LKP sker på ett schablonbelopp 74 kr per anställd och tillfälle.

- Måste anmälas till Personalavdelningen

”Fri” mat

Måste anmälas till Personalavdelningen och underlaget skall innehålla:

• Kontering• Namn• Personnummer• Datum• Anledning till måltiden• Kopia på kvitto• Underskrift av prefekt/motsvarande• Belopp

”Fri” mat4951 Livsmedel

1) 5002) 500

4321 Kostförmån2) 500

4511 LKP3) 370

1. Institutionen köper 10 pizzor à 50 kr D 4951 Inst.nr Enhet Akt KB 500 kr

2. Institutionen meddelar Personalavdelningen D 4321 + institutionens angivna kontering K 4951 Inst.nr akt 80000 KB 999999

3. Universitetet betalar LKP (schablon 74 kr x 10 personer x LKP ex. 50 %)

Varje anställds lönespecifikation kommer att innehålla lön + schablonbelopp 74 kr.

Om en person byter institution internfakturera inte, skicka bokföringsorder istället!

Semesterlöneskuld

1) Institutionen dit forskaren flyttat fyller i forskarens nya kontering och belopp på en bokföringsorder och skickar till den gamla institutionen.

2) Den gamla institutionen fyller i forskarens tidigare kontering, skriver under och skickar den till ekonomiavdelningen.

D/K Konto Institution Projekt Enhet Motpart Aktivitet Finansiär Kostnb. Belopp TextK 4090 399 Uppdragsproj1 7999 32300 699 399001 7,5 Sem.skuld Herr X från inst 499K 4519 399 Uppdragsproj1 7999 32300 699 399001 7,5 Sem.skuld Herr X från inst 499D 4090 499 Bidragsproj1 7999 31400 212 499001 7,5 Sem.skuld Herr X till inst 399D 4519 499 Bidragsproj1 7999 31400 212 499001 7,5 Sem.skuld Herr X till inst 399

Bokföringsorder

Sponsring

• Ny policy på gång

• Redovisningsrutiner i Ekonomihandboken

Budgetering

• Börja i tid

• Kolla i checklistan att du inte glömt något

• Som t.ex intäktsidan av avlyft

lokalfil

• Lokalfil in per slutet av november

Anslagsintäkt för studiestöd forts.

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Full, max 3 saknas >3 saknas Inget budg

BUB09 cup

Hum

Jur

Sam

Nat

Fakultetscup BUB09

Hur täckande var budgeten?

% av utfallsposter budgeterade,genomsnitt

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Hum

Jur

Sam

Nat

uppdrag

bidrag

anslag

Bra start på BUB10

• Rivstart på Samhällsfakultet, 38% av institutioner är redan på gång

Full kostnadsredovisning

Påslag för indirekta kostnader

• Varje institution har två påslag, ett för UGA och ett för FUF.

• Formeln är:Kostnader KB 999999 för UGA eller FUF

Lön + LKP KB ej 999999 för UGA eller FUF

Påslag för UGA eller FUF

(Lön är konto 40 – 40899, LKP konto 45111)

Påslag för indirekta kostnader

• När institutionen räknar ut institutionspåslaget skall konto 58** inte ingå. Konto 58** är fakultets- och SU-påslag.

• Det är alltid nästa års påslag som skall räknas ut och således är det nästa års beräknade kostnader som skall användas.

• Respektive fakultetscontroller lägger till institutionens OH-faktura till institutionspåslaget.

• Passa på att göra funktionsindelningen!

Att tänka på inför årsskiftet

• OH enligt kontrakt (”Avlyft”) skall debiteras som ett påslag på upparbetade kostnader.

• Glöm ej att justera tidigare gjorda avlyft på projekt som skall pågå under 2010.

• Ändra kostnadsbärare innan årets slut. Efter årsskiftet måste ombokningar ske.

• Kontrollera er stödverksamhet (KB 999999). Ett över-/underskott kan tyda på att procentpåslaget varit för hög eller låg.

Kostnadsbärare

KB Forsk X

Forsk X

10 %30 %

35 %

15 %

15 %

70 %

Forsk Y

Forsk Z

KB UGA

KB Forsk Y

KB Forsk Z

KB Gem Forsk1

KB Gem Forsk2

20 %

10 %

90 %

Stödverksam-het

5 %

AnslagVR

ResebidragEU

CancerfondWallenberg

m.m.

Gamla sättet med avlyft

Anslag

Bidrag

Intäkter

Kostnader

Intäkter

Kostnader

OH

OH

OH-avlyft

OH

OHbidr.

Resultat: Resultat:Intäkter och kostnaderÄr lika stora

Nya sättet med medfinansiering

Anslag

Bidrag

Kostnader

Intäkter

KostnaderOH

OH

OHbidr.

Med-finansiering

Resultat: Resultat:Intäkter och kostnaderÄr lika stora

Intäkter

Vid all utdebitering av OH på andra verksamheter minskar kostnaderna på anslaget!

Att tänka på inför budgetering

• Ny modell – nytt tänkande!!!• Inga anslagsintäkter på KB 999999. De

gemensamma kostnaderna finansieras genom ”intäkten” på konto 5807.

• Alla verksamheter/enheter/internprojekt inom institutionen belastas med sina faktiska indirekta kostnader. Anser institutionen att någon del inte stå för alla sina indirekta kostnader justeras detta genom anslagsintäkt!

Balanserat kapital

• Ingen resultatbokning på kostnadsbärare• Fr o m 2010 ska kapitalet ligga på

kostnadsbärare• Kapital som ligger på projekt får projektets

kostnadsbärare• Övrigt kapital måste institutionen ange

kostnadsbärare för