EKMA 4116 - Modul 4 Pengorganisasian
-
Upload
ancilla-kustedjo -
Category
Education
-
view
583 -
download
13
description
Transcript of EKMA 4116 - Modul 4 Pengorganisasian
Definisi• Pengorganisasian
proses mewujudkan, memelihara, mengembangkan dan meningkatkan kerja sama antar karyawan yang mewakili peranan
unit/satuan kerja masing-masing yang bertujuan untuk mempersatukan kegiatan agar bergerak ke arah pencapaian tujuan.
• Karakteristik dari Organisasi- Memiliki suatu tujuan (goal)- Terdiri dari orang-orang- Memiliki struktur
Hambatan Produktivitas dalam Organisasi
BirokrasiManajer membatasi diri pada hubungan
kerja formal dan menghidari hubungan non-formal
Kurangnya Informasi dan KoordinasiDeskripsi pekerjaan/jabatan menjadi
kurang jelas
Dasar-dasar Pengorganisasian
Asas Kejelasan Tujuan- Menterjemahkan visi- Penentuan volum kerja dan beban kerja
Dasar Pembagian Kerja- Jejaring Kerja Internal - Kepentingan bersama- Jejaring Kerja External - Dinamika Pekerjaan- Pembagian Kerja Secara tuntas
Dasar-dasar Pengorganisasian
Dasar Kesatuan PerintahPimpinan perlu memahami dan memiliki
keterampilan dalam melaksanakan proses pengambilan keputusan dan kebijaksannaan dan pelimpahan wewenang dalam mewujudkan perintah yang efektif.
Asas Fleksibilitas Organisasi:Kemampuan suatu oranisasi untuk
menabah/mengurangi unit/satuan kerja dala stukturnya
Dasar-dasar Pengorganisasian
Asas Fungsionalitas Setiap unit kerja harus memberikan
kontribusi pada organisasi agar tugas pokoknya secara keseluruhan dapat diwujudkan secara efektif dan effisien
Cth. Fungsi pelayanan masyarakat; fungsi inovasi & Pengembangan; fungsi responsif; fungsi produktivitas; fungsi prediktif
Jenis-Jenis Organisasi (1)
Proses PembentukannyaOrganisasi Formal: dibentuk secara sadar
dengan ketentuan yang diatur secara formalOrganisasi Informal, cth. Koperasi karyawan
Keterkaitan dengan Pemerintahdibentuk untuk menjalankan roda
pemerintahan & terselenggaranya pemerintahan yang baik. Cth. Organisasi resmi & tidak resmi
Berdasarkan ukuran organisasiBesar, kecil, sedang
Berdasarkan TujuanSosial/nirlaba: yayasan sosialLaba/mencari keuntungan: PT (perseroan
terbatas), BUMN, Koperasi dsb.
Berdasarkan Bagan Organisasi
Jenis-Jenis Organisasi (2)
Langkah-Langkah Pengorganisasian
Rencanakan Organisasi
berdasarkan Tujuan
Pembagian Tugas
Alokasi Sumber Daya
Evaluasi Hasil & Strategi
pembentukan organisasi
Faktor yang menentukan Rancangan Struktur Organisasi
Strategi OrganisasiPenggunaan TeknologiKualitas Karyawan yang terlibat
didalamnyaUkuran organisasi
Unsur-Unsur Struktur Organisasi
Spesialisasi AktivitasStandardisasi KegiatanKoordinasi kegiatanSentralisasi dan desentralisasiUkuran kesatuan Kerja
Cara untuk melihat/memperjelas aktivitas organisasi
Jenis Kelebihan Kelemahan
BAGAN • Dapat dgn jelas melihat pekerjaan dan tanggung jawab
• Dapat dicari ketika saat kritis
• Menghilangkan / mengurangi masalah
• Sebagai preventif terhadap sumber konflik
• Kurang mampu menjelaskan wewenang dan tanggung jawab
• Kurang mampu menunjukan hubungan informal dan saluran komunikasi
Departementalisasi
• Memanfaatkan spesialisasi dari masing-masing manajer
• Efisien karena bekerja sesuai dengan kemampuan
• Ssulit untuk mengukur prestasi
• Pontensi konflik terhadap pimpinan puncak
Tipe Struktur OranisasiOrganisasi Lini
bentuk organisasi yang didalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan secara vertikal antara atasan dengan bawahan
KELEBIHAN KELEMAHAN
• Adanya kejelasan masalah pendelegasian kewenangan dan tanggung jawan untuk setiap bidang
• Bentuknya Sederhana dan mudah dipahami
• Beban yang berat dipikul eksekutif puncak karena harus menjalankan urusan administratif
• Tidak ada spesialisasi
Tipe Struktur Oranisasi (2)Organisasi Lini dan Staf
Gabungan dari organisasi lini dengan departemen staf untuk memberikan saran dan masukan untuk departemen lini
KELEBIHAN KELEMAHAN
• Para spesialis memberikan ide dan saran kepada manajer puncak
• Seluruh Karyawan melaporkan pekerjaan kepada seorang penyelia (supervisor)
• Karena ketidakjelasan hubungan maka sering terjadi konflik antara departemen lini dan staf
• Rekomendasi para manajer staf terbatas hanya pada manajer lini
Tipe Struktur Organisasi (3)Organisasi Fungsional
Organisasi berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan.
KELEBIHAN KELEMAHAN
• Menciptakan effisiensi melalui spesialisasi
• Memusatkan keahlian organisasi
• Pengawasan yang lebih ketat terhadap fungsi-fungsi
• Menciptakan konflik antar fungsi
• Lamban bereaksi bila terjadi perubahan
• Hanya memikirkan tugas, dan menjadikan individu kurang inovatif
Tipe Struktur Organisasi (4)
Organisasi Lini, Staf, dan Fungsional Kombinasi dari organisasi lini, lini dan staf, serta fungsional yang bertujuan untuk memanfaatkan berbagai kelebihan dan kekurangan dari tipe organisasi lini, lini dan staf, serta fungsional .
Cth. Organisasi Besar dan Kompleks
Tipe Struktur Organisasi (5)
Organisasi Komite
memiliki pimpinan kolektif dan setiap anggotanya memiliki wewenang yang sederajat.
Ciri2:- Pembagian wewenang yang sama besar, jelas, dan
tertentu- Tugas pimpinan dan tanggung jawab dilaksanakan
secara kolektif- Pelaksanaan dibagi berdasarkan bidang- Keputusan hasil bersama
Kelemahan:
Ketidakjelasan penanggung jawab keputusan, pengambilan keputusan memerlukan waktu yang lama.
Tipe Struktur Organisasi (6)
Organisasi Proyek dan Matriks tersusun dari sebuah atau lebih tipe departementalisasi lainnya yang mengkombinasikan kelebihan tipe fungsional dan divisional serta menghilangkan kekurangannyaKELEBIHAN KELEMAHAN
• Memiliki Kelenturan (fleksibilitas) yang tinggi
• Berfokus pada masalah tertentu atau masalah teknis yang unik
• Memungkinkan melakukan inovasi dan kreativitas tanpa menggangu struktur reguler
• Masalah akuntabilitas disebabkan adanya lebih dari satu atasan
• Kendala dalam membentuk tim yang kompak
• Berpotensi menimbulkan konflik antara manajer proyek dengan manajer departemen lainnya
Organisasi Formal vs Informal
FORMAL • Tujuan, Struktur, dan Pola hubungan kerja yang teratur
• Bertujuan: mencapai hubungan yang teratur diantar fungsi namun hal itu juga memiliki nilai tambahan dengan memberikan perasaan aman kepada mereka
INFORMAL • Interaksi dan hubungan antar karyawan, serta membentuk suatu pola yang tidak secara khusus dan resmi diciptakan/diatur oleh pihak manajemen
• Flexibel/leuwesan dari oranisasi ini menjadi nilai tambah tersendiri
Perubahan Struktur OrganisasiPekembangan bisnis, teknologi, kompetisi,
pertumbuhan ekonomi, merupakan salah satu contoh alasan organisasi untuk merubah strukturnya.
Langkah-langkah membuat Perubahan:Manajer harus mengkomunikasikan secara terbukaManajer harus memberikan pemahaman kepada
seluruh karyawan sehingga mereka memiliki persepsi yang sama
Manajer harus menunjukan ke karyawan bahwa perubahan tersebut memberikan dampak positive
Adanya proses sosialisasi dalam jangka waktu tertentu sehingga situasi kerja tidak terganggu.
DefinisiPengkoordinasian: Salah satu fungsi pokok manajemen untuk menbuat suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan
Tujuan Koordniasi
Mengarahkan dan mengintegrasikan semua ide, gagasan, dan aktivotas dan prilaku ke arah tercapainya tujuan
Mengerahkan keterampilan spesialisasi yang dimiliki setiap karyawan kepada tujuan
Menghindari kesenjangan, kekosongan, dan tumpang tindih pekerjaan
Menghindari penyimpangan tugas
Asas & Sifat Koordinasi
Asas koordinasi = asas hirarkiSetiap atasan atau koordinator harus melakukan koordinasi pada bawahannya langsung.
Sifat Koordinasi:DinamisPandangan secara holistis untuk mencapai tujuanMelihat pekerjaan secara keseluruhan dan terintegrasi
Syarat-syarat Koordinasi
Perasaan untuk bekerja sama, koordinasi untuk memperlancar penyelesaian masalah
Saling menghargai, terutama saat pengarahan koordinasi
Semangat bersaing secara sehat, berlomba untuk mencapai tujuan dengan lebih baik dan cepat
Tipe-tipe KoordinasiKoordinasi Vertikal Aktivitas penyatuan, pengarahan ang
dilakukan oleh pimpinan terhadap aktivitas berbagai unit kerja yang berada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya.
Relatif mudah dilaksanakan, karena atasan dapat memberi sanksi langsung terhadap bawahan yang tidak patuh
Tipe-tipe KoordinasiKoordinasi Horizontal Mengkoordinasikan berbagai tindakan
atau aktivitas penyatuan, pengarahan yang dilakukan berbagai aktivitas dalam tingkat organisasi yang setingkat.
Jenisnya Interdisciplinary & Interrelated.
Koordinator sulit untuk memberikan sanksi sebab mereka mempunyai kedudukan yang sejajar.
Tipe Koordinasi HorizontalInterdisciplinary:Suatu koordinasi yang berhubungan dengan pengarahan sekaligus menyatukan semua perilaku dan tindakan agar tercipta suatu tingkatan kedisiplinan yang tinggi dalam semua unit organisasi baik internal maupun eksternal pada unit yang sama tugasnya
Interrelated:Koordinasi antar badan instansi yang berbeda-beda namun diantara mereka ada saling ketergantungan dan memiliki hubungan baik secara internal maupun eksternal pada jenjang yang setaraf
Pedoman Koordinasi yang baik
Dijelaskan dengan kalimat yang sederhana dan mudah dipahami
Koordinasi sebagai tujuan bersamaBeri kesempatan setiap orang untuk
memberikan ide, saran, dan gagasan untuk bertukar pikiran
Aktif selama koordinasasi dilakukanBinalah hubungan yang baik antara atasan
dan bawahanGunakan lebih banyak komunikasi informal
Penyesuaian Kebutuhan Koordinasi
Porsi Dasar KoordinasiDimanfaatkan untuk meningkatkan koordinasi ketika tuntutan organisasi terhadap koordinasi belum begitu tinggi
Meningkatkan Daya Potensi KoordinasiJika porsi dasar koordinasi tidak lagi mampu menampung berbagai dinamika yang muncul selama organisasi tersebut beraktivitas tinggi
Mengurangi Kebutuhan OrganisasiJika kebutuhan koordinasi dari waktu ke waktu terus meningkat dan semakin besar maka organisasi tersebut bisa memperlambat dan menghentikan kebutuhan tersebut. cth. Mendirikan unit kerja yang independen
Penyebab Konflik dalam koordinasi
Keterbatasan Sumber DayaKetidakjelasan Tanggung Jawab dan
WewenangGangguan KomunikasiMasalah KepribadianMembanggakan Unit Kerjanya Secara
BerlebihanPenyimpangan Tujuan
Gaya Penanganan KonflikOtoriterKetiadaan kompromi pada anggota sebagai sumber konflik
KooperatifMemberikan kesempatan kepada individu yang masih bersebrangan untuk diajak kompromi
KolaborasiPemberian kesempatan yang diberikan dalam bentuk negosiasi memecahkan masalah konflik yang terjadi
Rentang Kendali (Span of Control)
Merupakan posisi jumlah bawahan yang berada dalam pengawasan seorang manajer.
Konsep ini merujuk pada seberapa banyak bawahan yang mungkin masih bisa di bawah kendali atasan secara efektif dan efisien