EJERCICIO COMBINACION DE CORRESPONDENCIA · Combinar correspondencia: En la oficina te han pasado...
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EJERCICIO COMBINACION DE CORRESPONDENCIA
1-Elaborar la siguiente carta modelo
Bucaramanga. 29 de octubre de 2017.
Nos encontramos en plena campaña de promoción de prendas para el
hogar. Queremos hacerle llegar nuestro saludo, adjuntándole el catálogo
actualizado de nuestros productos.
Quedamos a su disposición
Mirian Olarte
Directora.
Calle 45 No. 4- 22 Col. Del Valle
Tel. 55757421
Guarda el documento anterior como carta
2 En una hoja de Excel elabora la Base de datos de los clientes, iniciando desde la primera CELDA:
Nombre Dirección Ciudad Saludo
María de los Ángeles Lázaro Martínez
Calle 43 32 11 Madrid Querida amiga:
María del Carmen Castilla Pérez
Calle 11 65 22 Málaga Querida amiga:
Luisa Martínez Lorenzo
Dg 87 45 33 Apto 45 Vigo Estimada amiga:
María del Pilar Martínez Casares
Av 98 # 12 65. Bogotá Muy Respetada señora:
Guarda este archivo de Excel en Mis Documentos con el nombre Clientes y cierra
Excel
Para leer y comprender Combinar correspondencia: En la oficina te han pasado el borrador de una circular anunciando una oferta
especial dirigida a todos aquellos clientes de la empresa que realizan más de 10 pedidos al año. Tu trabajo consiste en hacer llegar dicha circular a todos esos clientes. Consultas la base de datos de clientes de la empresa y encuentras que 100 clientes cumplen esa condición. ¿Qué harás?; ¿escribir cien cartas distintas?; ¿escribir una y copiarla 99 veces en otros tantos documentos, habiendo de cambiar a mano nombres, direcciones, etc.?
No es necesario. Si dispones de una lista con todos los datos de los clientes, bastará
escribir la carta una sola vez y combinar la carta modelo con los datos de la lista. Si no tienes esa lista, la puedes crear sin salir de Word.
Resultado: con sólo dos documentos (la carta y la lista) podemos imprimir cuantas
copias queramos de la carta en cuestión. ¿Cómo hacerlo?: con la opción Herramientas, Combinar correspondencia de Word.
COMBINACION DE CORRESPONDENCIA
Para culminar el trabajo debes seguir en orden los siguientes pasos, ojo leer
bien, está muy bien explicado no tiene pierde
PASOS PARA REALIZAR UNA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA
1. Abrir Microsoft Word, luego procedemos a escribir la carta ( esto ya se hizo)
2. Luegos nos dirigimos a la barra de herramientas donde buscamos la opcion Correspondencia.
3. Luego nos dirigimos a la opción Iniciar Combinación de Correspondencia donde se despliega
un menú y luego seleccionamos Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia
donde nos guiaran paso a paso como hacerlo.
4. Después de haber seleccionado la opción Paso a paso por el Asistente para
combinar correspondencia aparece un recuadro en la parte derecha de Word donde ahí
nos pregunta que deseamos hacer donde escogeríamos la opción Cartas ya que en
nuestro caso sería escribir una carta y luego presionamos Siguiente
5. Después de haber presionado siguiente aparece este recuadro que es seleccionar los tipos de
documento donde tenemos tres opciones.
1. usar el documento actual (el que está activo) 2. Una plantilla (un documento que previamente se hizo para trabajar). 3. un documento que podemos tener guardado y que hicimos previamente.
Ahí escogemos utilizar el documento actual ya que ya se creó la carta luego
procedemos a darle siguiente
6. Después de haberle dado siguiente aparece este recuadro nos pregunta si deseamos
• usar una lista existente. (En caso que tengamos una base de datos previa con todos los datos necesarios para trabajar.
• Seleccionar de los contactos de Outlook, para mandarles correos personalizados. • Escribir una lista nueva.
Como ya tenemos la base de datos creada en Excel , escogemos la opción
usar una lista existente.
7. Después de haber seleccionado utilizar una lista existente procedemos a Cliquear en
Examinar , escogiendo el archivo de clientes guardada en Mis documentos
ahí abre un recuadro donde tengo que buscar la base de datos en Excel después de haber
encontrado el documento le damos en la opción Abrir.
8. Después de haberle dado en la opción Abrir abre este recuadro donde seleccionamos la hoja
1 del archivo que creamos y por ultimo seleccionamos aceptar.
9. Finalmente, nos muestra todos nuestros destinatarios de la correspondencia, le damos
aceptar y podemos continuar con el siguiente paso
10. En este siguiente paso, necesitamos elegir la opción de Mas elementos para ver todos los
campos que incluimos en nuestra base de datos e insertarlos en la carta, donde sustituirán a los
nombres que habíamos puesto y que verás resaltados con otro color y con el símbolo << >> en la
hoja. Así
Bucaramanga. 29 de octubre de 2017.
«Nombre»
«Dirección»
«ciudad»
«Saludo»
Nos encontramos en plena campaña de promoción de prendas para el
hogar. Queremos hacerle llegar nuestro saludo, adjuntándole el catálogo
actualizado de nuestros productos.
Quedamos a su disposición
Mirian Olarte
Directora.
Calle 45 No. 4- 22 Col. Del Valle
Tel. 55757421
11. Después de la opción Más elementos abre un recuadro donde insertaremos los campos de
base de datos que creamos después vamos al siguiente paso.
12 Una vez la carta ya tenga los 4 elementos adicionados, Nombre, Dirección
,Ciudad y Saludo habilitar en su orden paso 4, paso 5 y culminando con la edición de cartas individuales
El ejercicio culmina con Editar
cartas Individuales y deben generarse 4 cartas diferentes y personalizadas para cada cliente