Varios empleados participan en la verificación de una factura de compra

Ejemplo:

Hoja para verificacion de Facturas

Factura Nº 2100 Fecha Noviembre 15, 2000 Orden de compra Nº 791 Fecha Noviembre 10, 2000 Proveedor Comercial Sport Chile S.A. R.U.T. 88.101.202-1 La factura fue comparada contra la orden De compra respecto a: Descripción de los materiales ...................L.B.A................... Cantidades ................ ..L.B.A................... Precios ...................L.B.A.................. Descuentos convenidos ................ .L.B.A................. Cargos por transporte o flete ..................L.B.A.................. El informe de recepción fue comparado contra La orden de compra y contra la factura Respecto a cantidades ...................D.L.W.................. La factura fue verificada respecto a: Multiplicación de unidades por precios ...............R.A....................... Sumas ...............R.A...................... Aprobada para pago ...............J.R.K.......................

Pagada con cheque Nº 211607 Fecha Noviembre 25, 2000

2.- METODO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACION

Por ejemplo el despacho de un pedido de materiales de construcción puede seguir las siguientes pasos: a).- El Jefe del Departamento de obras le pone el visto bueno al pedido traído por el maestro autorizando la entrega. b).- El Jefe del Departamento de Obras le entrega el pedido al jefe de bodega para que disponga su entrega. c).- El jefe de bodega o almacenaje le encarga a uno de los bodegueros que separe el pedido del Departamento de Obras. d).- Una vez separado, el jefe de bodega y un empleado de contabilidad revisan que la mercadería o materiales apartados coincida con lo solicitado por el maestro. e).- El bodeguero emite la guía de despacho y avisa al maestro para que retire los materiales. f).- El maestro retira los materiales, firma la copia de la guía de despacho. g).- El jefe de bodega remite a Contabilidad la copia firmada de la guía de despacho y la nota de pedido original para su facturación. En este caso se puede observar que cada fase de la operación cuenta con un responsable que la autoriza y sobrevigila, de tal forma que la estructura tiene incorporado los elementos de control básico para reducir las probabilidades de error voluntario o involuntario.

3.- METODO DESCRIPTIVO

Ejemplo : Informe descriptivo

Juan Ordenes, Encargado de adquisición. Informe preparado al 30 de Enero del 2003.- “Realizó tres cotizaciones a diferentes proveedores (Formulario estándar) indicando los materiales que requieren comprar. Revisó y analizó las cotizaciones en los conceptos de calidad, precio unitario, forma de pago y elaboró informe escrito a su Jefe con sugerencia de compra. Autorizada la compra, emitió la Orden de Compra respectiva, Original al proveedor elegido, con copia al Dpto. de contabilidad. Mi jefe directo es el Sr. Esteban Salas, jefe Administrativo.

4.- METODO DEL CUESTIONARIO ABIERTO

Ejemplo : Cuestionario abierto PROCESO: BODEGAS NOMBRE DEL RESPONSABLE: Sr. Pedro Perez ........................................................................................................................................ CARGO: ENCARGADO DE BODEGA PERSONAS BAJO SU SUPERVISIÓN: ..Sr. Mario Muñoz , Auxiliar ......................................................................................................................... ......................................................................................................................................... .................................................................... CARGO QUE OCUPA EL JEFE DIRECTO: Jefe Administrativo ........................................................................................................................................ FECHA:......................................................................................................................... A) RELATIVO A LA ENTREGA DE EXISTENCIAS A LA BODEGA: 1.- Señale qué documentos de respaldo recibe Ud. Junto con las existencias: 2.- Indique qué documentos emite Ud., para la entrada de existencias de bodega:

a) En cuántas copias. b) Con qué destino. c) Con cuál contenido d) Con cuántos vistos buenos y de quiénes.

3.- Describa el procedimiento que sigue para recibir las existencias que ingresan a bodega: 4.-Señale cómo procede si las existencias recepcionadas no coinciden con la documentación de respaldo. 5.- Explique cómo clasifica las existencias recepcionadas: 6.- Detalle qué aspectos en particular revisa en las existencias b) Relativo a la salida de existencias de bodega: 1.- Explique contra cuáles documentos de respaldo procede a autorizar la salida de existencias de bodega: 2.- Indique qué documentos emite Ud. Para la salida de existencias de bodega: a) En cuántas copias. b) Con qué destino. c) Con cuál contenido d) Con cuántos vistos buenos y de quiénes. 3.- Describa qué aspectos de las existencias que salen de bodega se revisan en particular: 4.- Describa qué tratamiento reciben las existencias autorizadas a salir pero no retiradas, etc.: .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... ..........................................................................................................................................

5.- METODO DE CUESTIONARIO DICOTOMICO

Ejemplo: Cuestionario Dicotomico

Proceso: Compra o Adquisiciones

PREGUNTAS SI NO N/A

1,- El Depto. de Adq. se encuentra separado de

1,1,- Recepción X

1,2,- Bodega X

1,3,- Ctas. Por pagar X

1,4,- Egreso de caja X

2,- Toda adq. se basa en pedidos y/o estudios de X

necesidades previamente autorizados

3,- Se solicita cotización a más de un proveedor X

4,- Las cotizaciones se archivan ordenadamente X

5,- Para toda compra se extiende o/c X

6,- Las o/c cumplen el requisito de:

6,1,- Pre-enumeración X

6,2,- Autorización X

6,3,- Especificación mercaderias X

6,4,- Precio unitario y total X

6,5,- Controlada en contabilidad X

6,6,- Control numerico en compra X

7,- Se realiza revisiones independiente de los precios

y condiciones de compra elejidos ¿quién? X

8,- Existe rotación de personal en Dpto. de Adq. X

9,- Las funciones de recepción estan opuestas a:

9,1,- Entrega mat. o mercaderias X

9,2,- Cuentas por pagar X

10,- Se elaboran informes de recepción X

11,- Las mercaderias recibidas se controlan en calidad X

12,- El control de calidad se informa por escrito X

13,- Se coordina e informa con contabilidad respecto a

13,1,- Faltante de productos X

13,2,- Fallas de calidad X

14,- Las facturas recibidas del prov. Se verifica con :

14,1,- O/C (especificaciones, precio, cantidad, etc.) X

14,2,- Informes recepción X

14,3,- Guias de despacho X

14,4,- Informes control de calidad X

15,- Cuando existe inconsistencia y diferencias entre la X

factura y la o/c; se reclama en forma inmediata Grados de importancia Factor de ponderación (pi) Poco importante 1 Importante 2 Muy importante 3 3.- El factor de ponderación definido se multiplica por alguno de los siguientes factores de valor (simbolizados como vi) de acuerdo con el siguiente esquema: RESPUESTAS FACTOR (vi) Afirmativa 1 Negativa -1 No aplicable 0 4.- De la multiplicación del factor de ponderación (pi) por el factor de valorización correspondiente a cada respuesta (vi) resulta la valuación de cada respuesta (Vi); luego: Vi = pi * vi

5.- Sumando las valuaciones de cada pregunta (Vi) puede obtenerse de valorización del área o proceso que se puede simbolizar como rj, donde j identifica el área o proceso, tal como la i simboliza cada pregunta.- rj = Σ Vi = Σ vi * pi

En esta evaluación solo se consideran las preguntas contenidas en el formulario (cuestionario) estándar, sino todas aquellas que ha considerado importante agregar el auditor. 6.- La valorización del proceso o area por si sola no dice nada, habiendo dependido básicamente de la cantidad de preguntas contestadas (las no contestadas no lo efectan pues implican un Vi igual a cero). Para darle sentido a este análisis es necesaria su comparación con el puntaje favorable máximo que podría lograrse (mj) que es igual a la sumatoria de los “pi por los máximos “vi” correspondientes a cada una de las preguntas contestadas, excluyendo a las no

contestadas e incorporando a las que hubieran agregado al cuestionario estándar. Ahora bien como el máximo “vi” para cada pregunta es igual a 1, resulta que mj = Σ pi (Considerando solo preguntas contestadas.- 7.- Dividiendo la valorización del proceso o area (rj) por el máximo puntaje favorable posible (mj), puede obtener un coeficiente de calificación (cj) rj

= cj La calificación significa el grado o nivel de seguridad y/o confiabilidad mj del sistema de control interno de un determinado proceso de la entidad Los casos extremos de rj son: - cuando todas las respuesta son positivas:

rj =∑ vi*pi = Σ (+1) pi = ∑ pi - cuando todas las respuestas son negativas

rj = ∑ vi*.pi. = ∑ (-1) pi = ∑ pi Por lo que los casos extremos de cj resulten ser: - cuando todas las respuestas son positivas: rj ∑ pi cj = = = 1 Control Interno teoricamente perfecto mj ∑ pi - cuando todas las respuestas son negativas: rj ∑ pi cj = = = -1 Carencia total de control interno mj ∑ pi De donde se deduce que el coeficiente de calificación del área o proceso es numérico que varía entre 1 (control interno teóricamente perfecto) y –1 (absolutamente carencia de control interno) Deben señalarse los aspectos subjetivos implícitos en el modelo anterior: a) Diseño de cuestionario (preguntas a excluir o incluir) b) Asignación de factores de ponderación (evaluación de la importancia relativa de cada

pregunta). c) Interpretación final del coeficiente de la calificación.

No obstante, el sistema provee una herramienta interesante y medible para el establecimiento de conclusiones por parte del auditor, la interpretación al conocimiento y experiencia del profesional que efectuó la evaluación o revisión del sistema.

6.- METODO DE CURSOGRAMAS O FLUJOGRAMAS

Por ejemplo, una operación de cobranzas, la secuencia es: 1.- Departamento Contabilidad y Finanzas envía a Unidad Cobranzas o inspección el listado de facturas, servicios, convenios y/o contratos por cobrar. 2.- La Unidad de Cobranzas asigna los listados a los recaudadores. 3.- Los recaudadores informan en Tesorería de las cobranzas realizadas. La Caja recibe y deposita en Banco (Ctas. Ctes. Institución) las cobranzas e informa al Departamento Contabilidad y Finanzas

Las columnas recomendadas serían: CONTABILIDAD – COBRANZAS – TESORERIA – BANCOS

Los distintos pasos que va siguiendo una operación se diagraman en forma columnar y

vertical de arriba hacia abajo. ( ver ejercicios de flujogramas del proceso Cobranza y Adquisiciones).

A continuación se muestran los símbolos de diseño del cursograma propuesto por el

Profesor. Enrique Fowler Newton en su libro “Tratado de Auditoria” (d. De Contabilidad Moderna S.A.-C.I. tomo Y, 1980).

SIMBOLOGIA PARA DISEÑO CURSOGRAMAS

Nº SIMBOLO DENOMINACIÓN

1 OPERACIÓN Representa toda accion de elaboración,

modificación o incorporación de información o decisión 2 CONTROL Representa toda acción de verificación

3 DEMORA Representa toda detención transitoria del

proceso en espera de un acontecimiento determinado.

4

ARCHIVO TRANSITORIO Representa el almacenamiento sistemático en forma temporaria de elementos portadores de información.

5 ARCHIVO DEFINITIVO Representa el almacenamiento sistemático

en forma permanente de elementos portado- res de información.-

6 DESTRUCCION Representa la eliminción de elementos

portadores de información.

7 ALTERNATIVA Se utiliza para indicar que en el procedimiento

pueden originarse distintos cursos de acción. 8 FORMULARIO Y OTRO Representa el elemento portador de SOPORTE DE INFORMACION información.-

9 PROCESO NO RESPRESENTADO Representa al conjunto de acciones

que desconocen o que, definidas no no interesa representar. 10 TRASLADO Representa el desplazamiento físico del elemento portador de información

La flecha indica el sentido de la circula

ción.- 11 TOMA DE INFORMACION Representa al desplazamiento de la información, sin desplazamiento

----------------- físico de los elemtnos que intervienen

en el proceso. La flecha indica el sentido de la circulación.-

12 CONECTOR Representa el nexo entre procedimientos

o procesos.

Ejemplo: Cursograma Proceso : Cobranza CONTABILIDAD COBRANZA TESORERIA

Y / O FINANZAS (INSPECCION)

3 2

1 NOMINA DE

1 NOMINA DE

COBRANZA DIRECTA A

3 RECIBO DOC. PAGO

3 2

2 1 RECIBO DOC.

CHEQUE Nº

3 NOMINA

F

CHEQUE 1 RECIBO DOC.

REVISION

COMPROBANTE DEPOSITO

N

EJEMPLO: Flujograma o Cursograma PROCESO: Compra o adquisiciones

PROVEEDORES COMPRAS BODEGA

-SE ENTREGA

MERCADERIA

SOLICITADA

SMBOLOGIA

O/C= ORDEN DE COMPRA

= PROCESO NO REPRESENTADO =ARCHIVO DEFINITIV

COT.: COTIZACION = OPERACIÓN

FACT.: FACTURA = DOCUMENTO = ARCHIVO TRANSITORIO

COT.

PROCESO O/C

N

A B

COT. A COT. B

COT.

D

RECEPCION MERCADERI Vº Bº

ACTULIZ. PRECIOS COMPETID.

INGRESO MERCADERI BODEGA

SALIDA MERCADERI

O/C

O/C

O/C

FACT. 3

FACT.

FACT.

TELEFONIC

SE MARCA LA

MERCADERIA

8.-METODO DE LAS ACTIVIDADES CRITICAS EJEMPLO: MATRIZ DE RIESGO

Pesonal Finanzas Obras

FO P1 P2 P3 P4 P5 P6 F1 F2 F3 F4 F5 F6 01 02 03 04

MATRIZ DE RIESGO NI 0 1 0 1 0 0 1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 TOTAL

Fuentes de Riesgo

(Actividad Críticas) PI

Fi Prioridad

Cotizar 2 6 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 1 0 0 3

Comprar 3 12 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 1 0 1 0 0 4

Contabilizar 2 14 0 1 0 1 0 0 0 1 1 1 1 1 0 0 0 0 7

Girar Cheques 3 18 0 1 0 1 0 0 1 0 1 0 0 1 0 0 0 1 6

Cobranza 2 8 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 1 1 0 0 0 0 4

Vender Servicios 3 15 0 1 0 0 0 0 1 1 0 0 1 1 0 0 0 0 5

Inspección o Superv. 2 14 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1 0 0 1 1 7

Pago Proveedores 1 5 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 1 0 0 1 1 5

∑ Total por Función 0 3 0 2 0 0 6 4 3 5 4 7 0 2 2 3

∑ Total por Proceso 5 29 7

Simbología:

Fi : Factor de Riesgo NI = Nivel Impacto

PI : Fuente de Riesgo Priorizada FO = Funciones Operativas (Procesos)

Para efectos de este Ejemplo se abrevia la denominación de las actividades contempladas en cada proceso. Proceso de Personal:

P1 = Formular Políticas de remuneraciones P2 = Pago de remuneraciones P3 = Control de los Contratos P4 = Finiquitos P5 = Control de asistencia P6 = Elaborar programa de capacitación

Proceso de Finanzas:

F1 = Flujo de Caja (Hacer) F2 = Control de Créditos y cobranzas F3 = Pago de Impuesto F4 = Llevar cuentas por pagar F5 = Llevar cuentas por cobrar F6 = Ingreso de caja.

Proceso de Obras:

01 = Elaborar bases administrativas y técnicas 02 = Adjudicación Obras 03 = Control Contrato y Obras 04 = Avance Físico (Informe) Del ejemplo anterior se concluye que la actividad crítica, mencionada “Girar Cheques” es la mas riesgosa dentro del contexto del proceso de control interno; por otra parte, la función operativa específica que se refiere a los “Ingresos de caja” es la que presenta el mayor puntaje (Impacto) en el cruzamiento con las fuentes de riesgo; en este mismo sentido el proceso operativo “Financiero” es el que genera mayor impacto en su relación con las actividades críticas o fuentes de riesgo.