Ejemplo de Manual Procedimientos Agua de Vida

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MEXICOFACULTAD DE CONTADURIA Y ADMINISTRACION

CARRERA DE ADMINISTRACION4º SEMESTRE

ADMINISTRACION IV

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Purificadora de agua

Nombre: Flores Alva Armando Miguel.

Grupo: 2455.

Profesora: L. A. Linday Calva López.

Fecha de entrega: 18 de Mayo del 2011.

1

INDICE

1. Introducción………………………………………………………………………………………………........... 3

2. Cultura organizacional…………………………………………………………………………………………. 5

3. Políticas o normas de organización……………………………………………………………………… 6

4. Organigrama……………………………………………………………………………………………………….. 7

5. Descripción narrativa de los procedimientos………………………………………………………. 8

6. Diagramas de flujo………………………………………………………………………………………….……. 16

7. Graficas de Gantt…………………………………………………………………………………………………. 24

2

INTRODUCCION

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.

En el presente documento se incluye un manual de procedimientos de los procesos implicados en la purificación, embotellado y entrega de pedidos de agua potable en la purificadora “Agua de Vida”.

Con este documento se permite conocer el funcionamiento interno de la purificadora en cuanto a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Además es una herramienta útil para auxiliar en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto y sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Este manual de procedimientos es aplicable para toda la organización, abarcando todos los puestos de la purificadora:

Jefe. Administrador. Chofer. Repartidor.

Es un documento que interviene en la consulta de todo el personal, que ayuda en dado caso de que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc. también es bueno para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente, o para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria, y a su vez determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Para usar el manual de procedimientos se deberá localizar las actividades de cada puesto, el procedimiento de cada una y así poder elaborar un procedimiento para cada una mediante los diagramas de flujo y las gráficas de Gantt que se presentan.

3

http://www.monografias.com/trabajos2/rhempresa/rhempresa.shtml

http://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#ANALIT

http://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/adpreclu/adpreclu.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/elme/elme.shtml#induccion

http://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtml

La utilidad del manual de procedimientos radica en la veracidad de la información que contienen, por lo que se hace necesario el mantenerlos permanentemente actualizados a través de revisiones periódicas. Las fechas de revisión del manual de procedimientos son a seis meses el día 17 de noviembre del 2011, y a un año el día 17 de mayo de 2012. Pretendemos que el manual se use como apoyo para los empleados y los nuevos ingresados para facilitar el logro de sus objetivos. Nuestras recomendaciones son de tipo de combinación ya que queremos intercalar el orden de aplicación de programas de trabajo, combinar el orden de las operaciones de un procedimiento y compaginar la utilización de uso generalizado con nuevas formas.

4

CULTURA ORGANIZACIONAL

MISION

Producir y vender agua purificada de excelente calidad, mediante la supervisión estricta y rigurosa en cada proceso de producción con el objetivo de mantener satisfechos a los consumidores, así como contribuir a la salud y bienestar a través de una bebida natural y placentera.

VISION

Ser una empresa que genere absoluta confianza y que sea reconocida por toda la zona de Naucalpan como una organización que se preocupa cada día por ofrecer siempre un magnífico servicio.

VALORES

Somos una empresa responsable comprometida con las normas estrictas de salubridad en la realización de nuestro proceso productivo. Nuestra función es manejar los estándares permitidos asegurándonos en el proceso de calidad total desde la recepción hasta la entrega de nuestros productos al cliente.

Con la intención de asegurar y mantener a nuestros clientes; nuestro objetivo es mantener una calidad óptima a bajo precio para beneficio de nuestros clientes.

FILOSOFIA

Ofrecer a nuestros clientes un excelente servicio, precio y calidad de nuestros productos.

5

POLITICAS O NORMAS DE OPERACIÓN

Dentro de los lineamientos generales de acción que se determinan para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos encontramos:

Política de remuneraciones un salario mínimo, se trata de remunerar a su personal de tal forma, que le garantice el logro de los objetivos de la purificadora y el mejoramiento de la calidad de vida de sus empleados.

Existen políticas sobre la calidad del producto que fabrica la purificadora, existen exigencias concretas de calidad. Estas exigencias o estándar de calidad son fijados y controlados por el administrador.

Política de ampliación del mercado, tratamos de alcanzar con nuestro producto todo el municipio, no sólo la zona de Naucalpan central.

La política de Inventarios para no acumular grandes inventarios, no tener almacenada una gran cantidad de los garrafones como producto terminado y, por otra parte, no tener inventarios tan pequeños que no pueda disponer de productos cuando los clientes los pidan.

6

JEFE

ENRIQUE BARRIENTOS HERNANDEZ

JEFE

ENRIQUE BARRIENTOS HERNANDEZ

ADMINISTRADOR

AURELIO RIVAS JIMENEZ

ADMINISTRADOR

AURELIO RIVAS JIMENEZ

CHOFER

JUAN HERNANDEZ HERNANDEZ

CHOFER

JUAN HERNANDEZ HERNANDEZ

REPARTIDOR

VICTOR REYES GRANADOS

REPARTIDOR

VICTOR REYES GRANADOS

Purificadora de AguaAgua de Vida

Manual de Procedimientos

Fecha 17 de mayo de 2011

Pagina De

ORGANIGRAMA

7

DESCRIPCION NARRATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS

8

9

INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCION

AV. Cipreses #6 Naucalpan Centro.

HOJA

1

ELABORO: FLORES ALVA ARMANDO MIGUEL

SISTEMA

PROCEDIMIENTO: VENTAS

DEPTOS. AFECTADOS: VENTAS

CLAVE DE IDE TIFICACION

OPERAC

ION N°

1

UNIDAD ADMINISTRATIVA

ENCARGADO DE VENTAS*

*Persona que se encuentre encargada en la purificadora

DESCRIPCION

Actividades del encargado de ventas

Atender al cliente en el área de recepción

Tomar el pedido del cliente

Recibir el garrafón vacio

Realizar el lavado del garrafón

Llevar a cabo el llenado del garrafón

Poner la tapa y el sello al garrafón

Trasladar el producto terminado a el área de entrega

Entregar el producto al cliente

Recibir el pago

Guardar en caja el pago

Fecha17 de mayo 2011PáginaDe11

10


DIRECCION


HOJA

2


SISTEMA

PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCION

DEPTOS. AFECTADOS: DISTRIBUCION


OPERAC

ION N°

2


REPARTIDOR

DESCRIPCION

Actividades del repartidor

1) Llegar a la purificadora

2) Recibir los pedidos

3) Preparar la mercancía que se va a distribuir

4) Cargar los garrafones a la camioneta

5) Dirigirse al lugar de entrega

6) Distribuir la mercancía

7) Recibir los garrafones vacios

8) Cobrar a los clientes

9) Regresar a la purificadora

10) Entregar el dinero al administrador


ELA

11


DIRECCION


HOJA

3


SISTEMA

PROCEDIMIENTO: PROCESO DE LLENADO

DEPTOS. AFECTADOS: PRODUCCION


OPERAC

ION N°

3


ENCARGADO DE LLENADO*


DESCRIPCION

Actividades del encargado de llenado

1) Acomodar los garrafones vacios

2) Colocar los garrafones vacios en la máquina de lavado

3) Rociarlos con la formula desinfectante

4) Tallar los garrafones con el taladro

5) Trasladar al área de enjuague

6) Verificar que estén bien lavados

7) Trasladar los garrafones limpios al área de llenado

8) Proceder a llenar cada garrafón

9) Colocar la tapa del garrafón

10) Colocar el sello del garrafón

11) Almacenar los garrafones llenos y listos


12


DIRECCION


HOJA

4


SISTEMA

PROCEDIMIENTO: PROCESO DE PURIFICACION

DEPTOS. AFECTADOS: PRODUCCION


OPERAC

ION N°

4


ENCARGADO DE PURIFICACION*


DESCRIPCION

Actividades del encargado de purificación

1) Llenar los tinacos con el agua de la pipa que procede del pozo

2) Prender la bomba

3) Dirigir el agua hacia la máquina de carbón activado y lecho profundo para purificar el agua

4) Dirigir el agua al pulidor para eliminar residuos de tierra

5) Activar la lámpara ultravioleta para matar bacterias

6 Pasar el agua por la máquina de ozono para inyectarle oxigeno

7) Dirigir el agua ya purificada hacia el área de llenado



DIRECCION


HOJA

5


SISTEMA

PROCEDIMIENTO: PROCESO ORDEN DE PEDIDOS

DEPTOS. AFECTADOS: ADMINISTRACION


OPERAC

ION N°

5


ADMINISTRADOR

DESCRIPCION

Actividades del Administrador

1) Recibir las llamadas de clientes para un pedido

2) Anotar la dirección, nombre del cliente, el pedido y referencias para llegar a la ubicación del cliente

3) Dar indicación para que se prepare el pedido

4) Supervisar la operación de preparación

5) Aprobar la salida de los empleados con el pedido para la entrega

6) Esperar el regreso del chofer y del repartidor después de la entrega

7) Recibir el pago

13



DIRECCION


HOJA

6


SISTEMA

PROCEDIMIENTO: FUNCION DEL JEFE

DEPTOS. AFECTADOS: DIRECTIVO


OPERAC

ION N°

6


DIRECTIVO

DESCRIPCION

Actividades del Directivo (Jefe)

1) Llegar a la purificadora

2) Solicitar los reportes de ingresos y egresos

3) Revisar los reportes

4) Aprobar los gastos que se requieren

5) Dar el dinero para el pago de los salarios semanales

6) Dar indicaciones para la toma de decisiones

7) Resolver cualquier problema que surja

14



DIRECCION


HOJA

7


SISTEMA

PROCEDIMIENTO: REPORTE DE INGRESOS Y EGRESOS DE LA PURIFICADORA

DEPTOS. AFECTADOS: ADMINISTRATIVO


OPERAC

ION N°

7


ADMINISTRADOR

DESCRIPCION

Actividades del Administrador

1) Anotar los pedidos

2) Recibir los pagos de clientes

3) Anotar los pagos de los clientes

4) Llevar cuentas del dinero en efectivo disponible

5) Anotar todos los gatos de la purificadora (Gasolina, teléfono, luz, agua, reparaciones de la camioneta, etc.)

6) Hacer pago en efectivo de los gastos de la purificadora

7) Hacer el pago en efectivo de los salarios de los empleados

8) Llevar la contabilidad

9) Entregar cuentas al jefe15


DIAGRAMAS DE FLUJO

16




Pagina De

Área de Recepción Área de Lavado Área de Llenado Área de Entrega

17

Si

VENTA A CLIENTES DE GARRAFONES DE AGUA PURIFICADA




Pagina De

PURIFICACION

18

Inicio

Llegada de un cliente

Recibe el garrafón vacio

Realiza el lavado del garrafón

Administrador toma el pedido

¿Quedo limpio

totalmente?

Lleva acabo el llenado del garrafón

Pone la tapa y el sello del agua

Regresar el garrafón al taladro

Colocar el garrafón en el

taladro

A

A

¿Quedo sellado bien?

B

Remover el sello y la tapa

B

Si

NoNo

Entrega el producto al

cliente

Recibe el pago

Guarda el dinero a caja

Fin.




Pagina De

LLENADO

19

INICIOPRENDER LA BOMBALLEGA AGUA A

LOS TINACOS

DIRIGIR EL AGUA AL LECHO PROFUNDO

DIRIGIR EL AGUA AL CARBÓN ACTIVADO

DIRIGIR EL AGUA AL PULIDOR

¿ESTA LIMPIA DE

RECIDUOS?

PARAR EL PROCESO

DIRIGIR EL AGUA A LA LAMPARA

ULTRAVIOLETA

PASAR A MAQUINA DE OZONO

¿ESTA LIMPIA DE

BACTERIAS?

INYECCION DE OXIGENO FIN

DETENER EL PROCESO A

A

NO

NO

SI

SI




Pagina De

ACTIVIDADES DEL JEFE

20

INICIOCOLOCAR LOS

GARRAFONES EN LA MAQUINA DE LAVADO

ACOMODAR LOS GARRAFONES

VACIOS

ROCIARLOS CON LA FORMULA

DESINFECTANTE

TALLAR LOS GARRAFONES CON

EL TALADRO

TRASLADAR AL AREA DE ENJUAGE

¿ESTAN BIEN

LAVADOS?

PARAR EL PROCESO

TRASLADAR LOS GARRAFONES LIMPIOS AL AREA DE LLENADO

PROCEDER A LLENAR EL GARRAFON

¿ESTA TOTALMENTE

CERRADO?

COLOCAR EL SELLO EN LA TAPA

FIN

DETENER EL PROCESO A

A

NO

NO

SI

SI

COLOCAR LA TAPA DEL GARRAFON

ALMACENAR LOS GARRAFONES

LLENOS Y LISTOS




Pagina De

ACTIVIDADES DEL ADMINISTRADOR

21

INICIO

LLEGAR A LA PURIFICADORA

REVISAR LOS REPORTES

SOLICITAR LOS REPORTES DE INGRESOS Y EGRESOS

DAR EL DINERO PARA EL PAGO DE LOS SALARIOS SEMANALES

APROBAR LOS GASTOS QUE SE REQUIEREN

DAR INSTRUCCIONES PARA LA TOMA DE DECISIONES

¿ESTAN COMPLETAS

LAS CUENTAS?

NO

SI

A

A

ENTREGAR CUENTAS AL JEFE

FIN




Pagina De

ACTIVIDADES DEL REPARTIDOR

22

INICIOCONTESTA EL

ADMINISTRADORLLEGA LLAMADA ANOTA DATOS

IMPORTANTES PARA ENTREGA DEL PEDIDO

DA INDICACION PARA QUE SE

PREPARE PEDIDO

SUPERVISA LA ELABORACION DEL

PEDIDO

¿QUEDO BIEN ELAVORADO?

INSPECCIONA ERROR

APRUEBA LA SALIDA DE LA ORDEN PARA

ENTREGA

ESPERA LLEGADA DEL REPARTIDOR Y

DEL CHOFERRECIBE PAGO

FIN

A

NO

SI

¿ESTA COMPLETO EL PAGO?

DA ORDEN DE REGRESO CON CLIENTE

A

NO

SI

A

GUARDA EL DINERO EN CAJA

INICIO




Pagina De

REPORTES DE INGRESOS Y EGRESOS DE LA PURIFICADORA

23

LLEGAR A LA PURIFICADORA

PREPARAR LA MERCANCIA QUE SE

RESIVIR LOS PEDIDOS DEL ADMINISTRADOR

DIRIGIRSE AL LUGAR DE ENTREGA

CARGAR LOS GARRAFONES A LA CAMIONETA

DISTRIBUIR LA MERCANCIA

¿ESTA LISTO EL PEDIDO?

NO

SI

IDENTIFICAR EL PROBLERMA

FIN

A

A

REGRESAR A LA PURIFICADORA

COBRAR A LOS CLIENTES

RECIBIR LOS GARRAFONES VACIOS

ENTREGAR EL DINERO AL ADMINISTRADOR

24

INICIO

ANOTAR LOS PEDIDOS

ANOTAR LOS PAGOS DE LOS CLIENTES

RESIVIR LOS PAGOS DE LOS CLIENTES

HACER PAGO EN EFECTIVO DE LOS GASTOS DE LA

PURIFICADORA Y DE SALARIOS

LLEVAR NOTA DE LOS GASTOS DE LA PURIFICADORA

REVISAR LOS DATOS HACER LA CONTABILIDAD

¿ESTAN COMPLETAS

LAS CUENTAS?

NO

SI ENTREGAR CUENTAS AL JEFE

FINA

A

GRAFICAS DE GANTT

25

GRAFICA DE GANTT SEMANAL

ACTIVIDAD LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES SABADO DOMINGOLlenado de tinacosPurificaciónSupervisión del jefeNomina

GRAFICA DE GANTT DIARIAACTIVIDAD 9:00 10: 00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00

Lavado del pedido 1

Enjuagado del pedido 1

Llenado del pedido 1

Cargado del pedido 1

Entrega del pedido 1

Lavado del pedido 2

Llenado del pedido 2

Cargado del pedido 2

Entrega del pedido 2

26

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