Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt WS 13/14 Kapitel 6...
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Einsatz von Anwendungssystemen WS 2013/14Prof. Dr. Herrad Schmidt
Kapitel 6
6 Querschnittssysteme 6.1 Büro- und Multimediasysteme
6.2 Dokumentenmanagementsysteme (DMS)6.3 Content Management Systeme (CMS)
6.4 Workflow Management6.5 Workgroup Computing
6.6 Business Process Management (BPM)
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Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 2
Abb. 7.32: Unterstützungsmöglichkeiten für Bürotätigkeiten
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6.1 Bürosysteme
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Büroanwendungen:
Textverarbeitung
Tabellenkalkulation
Datenbankmanagementsystem
Präsentation
Graphik
Desktop Publishing (DTP)
Verwaltungstools (z.B. Schreibtischverwaltung)
E-Mail-Dienste, Telefax
Computer Telephony Integration (CTI)
Internetzugang mittels Browser
Elektronischer Datenaustausch
Dokumentenmanagementsysteme (s. 6.2)
Workgroup Computing und Workflowmanagementsysteme (s. 6.4)
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Anbieter:
s. z.B. Brand Computersysteme, IT-Bedarf, Büroanwendungen
Microsoft Office
Adobe
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6. 2 Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
Dokument im Sinne eines DMS:
Datei beliebigen Dateityps
mit semantisch zusammengehörenden Informationen
in strukturierter oder unstrukturierter Form
in editierbaren oder nicht editierbarem Datenformat
mit einer bestimmten Lebensdauer
mit Coded Information (CI) oder Non Coded Information (NCI)
Quelle: http://www.easy.de
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Dokumentenmanagement:
Prozesse zur Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung, Versionierung, Verteilung, Zugriffsüberwachung, Recherche und Speicherung von Dokumenten unter Sicherstellung von Verfügbarkeit, Konsistenz, Sicherheit und Performance unter Einhaltung von:
Compliance-Anforderungen:
Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB) zur Prüfbarkeit und Belegbarkeit von Geschäftsvorfällen6 Jahre für Handelsbriefe, 10 Jahre für die übrigen Dokumentegilt auch für E-Mails!
Revisionssicherheit der Langzeitarchivierung gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO
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Dokumentenmanagementsystem (DMS):
Anwendungssystem zur
Verwaltung von Dokumenten aller Art
Unterstützung der Erfassung, Beschreibung, Klassifizierung, Genehmigung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung, Suche und Ausgabe von Dokumenten
über den gesamten Lebenszyklus der Dokumente.
Kernfunktionen im Überblick:
Erfassung
Indizierung
Ablage und Archivierung
Administration
Ausgabe
Dokument bearbeiten
Vorgangsbearbeitung
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Beispiel DocuWare: http://www.docuware.com/main.asp?sig=pro_dwr_fun&lan=de&loc=de#
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Erfassung (1)
Jedes Dokument in einem DMS besteht aus:
dem Dokument als Datei in seinem Ursprungsformat (Nutzdaten)
dem Schlüssel zur eindeutigen Identifizierung
Metadaten zum Dokument (beschreibende Attribute)
dazu können erzeugt werden:
Dokumentenvarianten als PDF- oder TIFF-Dateien zur langfristigen Archivierung
Anmerkungen, Stempel
elektronische Signaturen
weitere Attribute (Autor, Entstehungsdatum, …)
Versionen
…
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Erfassung (2)
Übernahme von CI-Dokumenten (CI = Coded Information) alsDateien beliebiger, bekannter Formate (.doc, .xls, .txt, .html, E-Mail,...)Verfahren: explizite Übernahme über Importfunktion mit automatischer oder manueller Zuweisung des Anzeige- und Bearbeitungs- programms Überwachung von Ordnern im Dateisystem mit automatischem Import der dort gespeicherten Dateien Add-in, z.B. MS-Office, zur direkten Ablage aus der Office- Anwendung automatische Archivierung von E-Mails
Übernahme von NCI-Dokumenten (NCI = Non Coded Information) mittels Scanner als TIFF oder JPEG Barcode-Erkennung eventuell Umsetzung in CI-Format mittels Optical Character Recognition (OCR)
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Erfassung (3)
COLD-Verfahren (Computer Output on Laser Disk)Verfahren zur Massendatenarchivierung von Dokumenten mit gleichem Aufbau und „Vordrucken“ (Formulare), die sich inhaltliche unterscheiden, z.B. Rechnungen, Lieferscheine, … Übernahme von Output-Dateien aus Host-Anwendungen im Druckdatenformat (Spool-Dateien) Zerlegung in Einzeldokumente Auslesen der Ordnungskriterien automatische Archivierung im Format des DMS oder im TIFF-Format entweder das gesamte Dokument (mit Formular/Briefkopf) oder nur der Inhalt mit Speicherung der Art des Dokuments zur Zusammenfügung des Hintergrunds mit dem Inhalt bei der Reproduktions.a. http://www.it-infothek.de/fhtw/semester_4/grdlkt_4_01.html
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Quelle: http://www.dokumenten-management.de/dminfo/presspie/pm2.htm (Bild existiert nicht mehr)
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Indizierung (1)
Festlegung von Metadaten zu einem Dokument für die Recherche
beim manuellem Verfahren über ein Formular in Abhängigkeit vom Dokumenttyp (Brief, Rechnung, Lieferschein,…)
Quelle:http://www.wi.fh-flensburg.de/fileadmin/dozenten/Riggert/bildmaterial/Dokumentenmanagement/3-Manage-DMS.pdf
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Indizierung (2)
Indizierungsparameter:
Schlagwörterbestimmen sich aus dem Inhalt des Dokuments (Verschlagwortung)
DokumentattributeZustandsbeschreibung: Name, Archivdatum, Seitenzahl, Speicherformat, …
IndizierungsnummernNummernsystem zur Indizierung
Aufbau eines Dokumententyps:
Definition der Indizierungsattribute
Festlegung der Speicherformate und Konvertierungsroutinen
Festlegung über Aufbewahrungszeitraum
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Indizierung (3)
Automatische Indizierung:
Verwendung einer Parameterdatei mit den Indizierungsattributen, die zusätzlich zu den Nutzdaten dem Archivierungsmodul übergeben wird, z.B. Erstellung durch die Host-Anwendung beim COLD-Verfahren
Bei CI-Formaten Erkennung der Attributwerte aus dem Dokumentinhalt (z.B. Feldwerte, EDIFACT, XML)
Indizierung des kompletten Textes bei CI-Dokumenten (Volltextrecherchesystem)
Bei NCI-Formaten durch Verwendung von Barcodes oder OCR-Verfahren
E-Mail-Erfassung
Die Metadaten und der Speicherort des Dokuments werden in einer Datenbank verwaltet.
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Beispiel: E-Mail-Erfassung bei DocuWare:
siehe auch: http://www.dms-gmbh.de/files/DocuWare/Screenshot-Active-Import.jpg
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Quelle: http://www.pressebox.de/pressemitteilung/actiware-gmbh/Umfassende-Integration-von-Microsoft-Dynamics-NAV-AX-und-CRM-in-ELO-und-Microsoft-SharePoint/boxid/200571Copyright © 2008 ACTIWARE GmbH
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Ablage und Archivierung
Ablage- und Verwaltungseinheit Speicherung der Dokumente auf Festplatte, CD, DVD, WORM- Speichermedien im manuellen oder Jukebox-Betrieb, RAID- Systeme, Storage Area Network, … Zur Langfristarchivierung müssen die Datenformate (meist TIFF, PDF) langfristig lesbar sein. Bei der Archivierung müssen die Grundsätze ordnungsmäßiger DV- gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) eingehalten werden. Zur revisionssicheren Archivierung sind Grundsätze entwickelt worden, s.a.: http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_221_revisionssichere_archivierung.html
http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_386-88_revisionssichere_archivierung_v.html
MetadatenverwaltungSpeicherung der Indizierungsattribute in einer Datenbank zuzüglich weiterer Parameter, wie Zugriffsrechte, Speicherort, Zugriffshäufigkeit, …
Protokollierung
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Administration
Zugriffsberechtigung
Benutzereinstellungen, z.B. Recherche-Arbeitsplatz
Definition von Dokumententypen
Anpassung der Erfassungs- und Recherchemasken
Einbettung in die IT-Umgebung
Festlegung der Ablagestruktur
Statistische Auswertungen
Backup und Recovery
…
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Ausgabe (1)
Baumansicht der Dokumente im Archiv
Recherche und Retrieval Suche über Indexbegriffe (Schlagwörter, Attribute) mit Platzhaltern und logischen Operatoren in einer dokumententypabhängigen Recherchemaske Volltextsuche: Zugriff auf die Stichwortliste, die bei der Eingabe durch das Parsen des Dokuments generiert wurde Nummernrecherche (z.B. Aktenzeichen) Anzeige der gefundenen Dokumente mit den zugehörigen Index- begriffen in der Ergebnisliste Nach erfolgter Recherche und Auswahl wird der Ausgabekomponente die Dokumenten-ID übergeben, das Dokument vom Archivierungs- modul angefordert und zur Anzeige vorbereitet.
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Ausgabe (2)
Anzeige Anzeige im Dokumenten-Viewer (meist bei NCI-Dokumenten) Start der passenden Anwendung mit dem geladenen Dokument (bei bekanntem Format und Verfügbarkeit der Anwendung) Viewer nach Wahl Blättern zum nächsten oder vorherigen Dokument der Ergebnisliste oder des Briefkorbs im Viewer
ExportierenExport des Dokuments zur Dokumentauslagerung oder in ein anderesDMS mit einer Attributdatei
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Quelle:http://www.bitfarm-archiv.de/dokumentenmanagement/screenshots.html
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Dokument bearbeiten
Check-in/check-out
Gemeinsame Bearbeitung in Gruppenarbeit
Zustandsverwaltung
Markieren und Kommentieren, Freihandschreiben, Stempeln (mit Overlay-Technik)
Elektronische Signatur, Zeitstempel
Auslesen von Text per OCR oder Barcode
Versionieren
Sperren
Vorgangsbearbeitung
Wiedervorlage/Erinnerung
Weiterleitung der Dokumente über Workflows
Zusatzmodule
s.a. Docuware Zusatzmodule
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Quelle:http://www.bitfarm-archiv.de/dokumentenmanagement/screenshots.html
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Umfeld von DMS (1)
DMS stellen Services für die Administration von Dokumenten zur Verfügung. Diese können von anderen Systemen genutzt werden, z.B. Office-Programmen, ERP-Systemen, Webanwendungen, Workflow- oder Groupware-Systemen, Wissensmanagement-Systemen, Suchmaschinen, …
Die Funktionen des DMS können also in die anderen Anwendungen integriert werden.
Damit wird allen Programmen eine konsistente und gleichartige Struktur zur Verwaltung der Dokumente angeboten.
Beispiel:SAP ArchiveLink: Kommunikationsschnittstelle zwischen SAP-Anwendungskomponenten und externen KomponentenDMS-Anbieter müssen ein Zertifizierungsverfahren bei SAP durchlaufen.s.a.: http://www.windream.com/infothek/presse/sap-rezertifizierung.html
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Umfeld von DMS (2)
DMS nutzen wiederum andere Komponenten, wie OCR, DBMS, Archivsysteme, Viewer, elektronische Unterschrift, Fax-Software, E-Mail-Systeme, …
Auch andere Anwendungssysteme, z.B. CRM-, Workflow-, Enterprise-Content- Management-Systeme, beinhalten eigene DMS-Komponenten und stehen in Konkurrenz zu Dokumentenmanagementsystemen.
Anbieter
documanager.de
EASY Software
DocuWare
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Ziele und Nutzen von DMS:Vermeidung des Verlusts von Dokumenten
Fehlervermeidung
Reduzierung der Durchlaufzeiten von Dokumenten
Gewährleistung der gesetzlichen Anforderungen
Allgemeine Verfügbarkeit
Verringerung der Suchzeiten
Vermeidung von Redundanzen
Termineinhaltung durch automatische Wiedervorlage
Bessere Zustandsüberwachung durch Zustandsverwaltung und Versionisierung
Höhere Servicequalität gegenüber dem Kunden
Unterstützung organisatorischer Abläufe
Förderung des Informationsaustausches zwischen Mitarbeitern
Kanalisierung des Informationsflusses im Unternehmen
Reduzierung von Bürosystemkosten
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6.3 Content Management Systeme (CMS)
Content:
Unter Content (Inhalt) versteht man Informationen, die einem Benutzer durch ein IT-System bereitgestellt werden.
Content liegt vor in strukturierter Form (formatierte Datensätze) oder unstrukturierter Form (Text, Audio, Multimediaelemente, Grafiken, Fotografien, etc.).
Content wird getrennt von seiner Präsentationsform (Layout) verwaltet.
Content wird i.d.R. im Hinblick auf Mehrfachverwendung erstellt.
Content unterliegt einem Redaktionsprozess.
Ein Contentobjekt im Sinne eines CMS setzt sich aus dem eigentlichen Inhalt und Metadaten (Autor, Bezug,… ) zusammen.
Contentobjekte dienen der Erzeugung von Publikationen.
Contentobjekte enthalten i.d.R. geschäftskritische Informationen und werden auch als digitale Assets bezeichnet.
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Content wird erstellt, verwaltet und veröffentlicht (Freigabe und Publikation). Dabei müssen die Anforderungen an Genauigkeit, Richtigkeit, Nachweisbarkeit, Vollständigkeit, Verfügbarkeit und Aktualität erfüllt werden.
Content Management hat das Ziel, einen aktuellen, konsistenten Bestand von Contents zur Nutzung durch berechtigte Personen aufzubauen.
Content Management Systeme
unterstützen die Erstellung, Aufbereitung, Verteilung, Verwaltung, Präsentation, Publikation und Wiederverwendung von Content (Content-Lebenszyklus),
sehen die Trennung von Inhalt und Layout vor,
dienen der Planung, Gestaltung, Durchführung und Überwachung des Redaktionsprozesses durch verschiedene Benutzer.
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Das Content-Life-Cycle-Modell beschreibt den Lebenszyklus von Informationen auf Web-Seiten, s.a. Zschau im contentmanager
Erstellung der digitalen Assets durch die AutorenTexte, Graphiken, Bilder, etc., die den Content repräsentieren
Kontrolle durch autorisierte MitarbeiterPrüfung inhaltlicher Art Nachbearbeitung oder Freigabe
Publikation (Inter-, Intra-, Extranet, Dokument, Druck, etc.)
Versionisierung
Archivierung
Quelle: „Der Content Life Cycle“in: contentmanager.de
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Architektur eines CMS:
Editor-ModulWerkzeug zur Erstellung und Bearbeitung von InhaltenVerwaltungsmodulSpeicherung der Inhalte mit Attributen wie Überschrift, Ersteller, Datum, etc. getrennt von den Layout- und Strukturinformationen i.d.R. in einer DatenbankPublikationsmodulPräsentation der Inhalte für das entsprechende MediumZiele für die Ausgabe:Papier, DVD, Browser, Online-Publikationen
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Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 32
Als spezielle Ausprägung eines CMS sind die Web Content Management-Systeme (WCMS) zu verstehen. Sie publizieren die Inhalte als Webseiten im Intra-, Extra- oder Internet via Browser.
Charakteristika von WCMS:
Trennung von Inhalt (Assets), Layout (Stylesheets, Templates) und Struktur (Rubriken- und Navigationsstruktur)
Verwaltung von Content-Versionen,Struktur- und Darstellungsinformation
Unterstützung des Content Life Cycle
Dynamische Erzeugung derNavigationsstruktur und site maps
Automatisierung der Pflege
Linküberprüfung
Rollen- und Rechteverwaltung
Quelle:http://www.softlution.com/de/Produkte/CMS/
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Komponenten eines Web Content Management Systems (1):
Asset-Management (zentrale Komponente)Funktionalität zur Verwaltung, Strukturierung und Darstellung des Contents, d.h. Verwaltung der Assets, die mit Attributen (Status der Veröffentlichung, Version, Autor etc.) versehen werden. Dazu gehören auch Stylesheets und Templates, Links, etc., Tools zur automatischen Erstellung der Webseiten mit Menüs Linkmanagement, Erstellung von Index-Seiten und site maps Versionisierung und Archivierung
Quelle: http://www.artplan21.de
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Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 34Quelle: http://www.egocms.com
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Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 35Quelle: http://www.egocms.com
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Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 36Quelle: http://www.egocms.com
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Komponenten eines Web Content Management Systems (2):
WorkflowkomponenteErzeugung von Aufgabenlisten, Statusmeldungen, Festlegung eines rollenbezogenen Freigabezyklus
Benutzerverwaltung
Zugriffsverwaltung
Im- und Exportschnittstelleni.d.R. ODBC und XML-Schnittstellen
Schnittstellen zu anderen Applikationen
siehe auch contentmanager
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Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 38
Anbieter (Beispiele):
EGOTEC
ZOPE
TYPO3
Open Text ECM Suite
s.a. contentmanager
Quelle: http://www.e-teaching.org/technik/distribution/cms
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Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 39
Als weitere spezielle Ausprägung eines CMS sind die Redaktionssysteme, z.B. für die technische Dokumentation zu sehen.
Quelle:http://www.technische-dokumentation.de/leistungen/redaktionssysteme/redaktionssysteme.html
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Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 40
Im folgenden stehen Systeme zur Unterstützung kooperativer Arbeitsabläufe bzw. von Gruppenarbeit (Computer Supported Cooperative Work, kurz CSCW) im Mittelpunkt.
6.4 Workflow Management
Mit Workflow Management bezeichnet man die IT-unterstützte Vorgangsbearbeitung. Gemeint sind die arbeitsteiligen Arbeits-vorgänge, die der Automatisierung eines Geschäftsprozesses dienen.
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Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 41
Ein Workflow wird gebildet durch die Gesamtheit der Vorgänge, die der Ausführung eines Geschäftsprozesses dienen.
Definition der Workflow Management Coalition:
Workflow (Terminology & Glossary*, S. 8): The automation of a business process, in whole or part, during which documents, information or tasks are passed from one participant to another for action, according to a set of procedural rules.* Registrierung erforderlich
Ein Workflow
hat einem Auslöser (Trigger)
besteht aus Vorgangsschritten (Aktionen, Aktivitäten, Tätigkeiten)
kann weiter zerlegt werden,
kann an Bedingungen geknüpft sein,
kann parallel ausgeführte Vorgangsschritte (Nebenläufigkeit) enthalten,
hat einen Abschluss.
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Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 42
Beispiel für einen Workflow:
Quelle:http://www.bpc.ag/Themen/ALT-Workflow-u-Dokumentenmanagement/Workflow-Bestellanforderung.html ERROR!!!
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Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 43
Quelle:http://www.jboss.com/products/jbpm/docs/tutorial
Ein Workflow-Management-System (WFMS) steuert die Ausführung des Workflows entsprechend dem definierten Geschäftsprozess durch die Organisation.
Definition der Workflow Management Coalition (WfMC):
Workflow Management System (Terminology & Glossary, S. 9):A system that defines, creates and manages the execution of workflows through the use of software, running on one or more workflow engines, which is able to interpret the process definition, interact with workflow participantsand, where required, invoke theuse of IT tools and applications.
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Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 44
Voraussetzung für den Einsatz eines WFMS:
Die einzelnen Vorgangsschritte sind klar gegeneinander abgegrenzt,
der Ablauf eines Vorgangs ist eindeutig, nach klaren Regeln definiert,
den an der Vorgangsbearbeitung beteiligten Mitarbeitern lassen sich Funktionen, Rollen und Kompetenzen zuweisen,
die Informationsbearbeitung- und –bereitstellung ist automatisierbar, so dass der gesamte Arbeitsprozess vom Dokumentenzugriff bis zur Archivierung weitgehend planbar ist.
Der Workflow also muss einen hohen Strukturierungsgrad aufweisen, arbeitsteilig erfolgen, wiederholt auftreten und modellierbar sein.
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Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 45
Die kleinste Ausführungseinheit eines Workflows bildet eine Aktivität (Activity), die ein Mitarbeiter ohne Unterbrechung durchführt.
Definition der Workflow Management Coalition:
Activity (Terminology & Glossary, S. 13):A description of a piece of work that forms one logical step within a process. An activity may be a manual activity, which does not support computer automation, or a workflow (automated) activity. A workflow activity requires human and/or machine resources(s) to support process execution; where human resource is required an activity is allocated to a workflow participant.
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Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 46
Quelle: WMC: Terminology &
Glossary, S. 7
Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14
Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 47
Quelle: WMC: Terminology &
Glossary, S. 22
Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14
Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 48
Komponenten eines Workflowsystems (1):
Das Modellierungssystem dient der Konstruktion und Beschreibung von Abläufen. Dazu werden Methoden wie ereignisgesteuerte Prozessketten, Petri-Netze oder produktspezifische Metasprachen eingesetzt. z.B.
Quelle: http://gcc.uni-paderborn.de/www/WI/WI2/wi2_lit.nsf/0/79547efa3d2d013f4125631d003e5b61/$FILE/vdi04_96.pdf
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Komponenten eines Workflowsystems (2):
Das Simulationssystem stellt den modellierten Arbeitsfluss dar. Es dient der Überprüfung und Ablaufoptimierung.
Das Ausführungssystem (Kernkomponente) bringt eine Work-Instanz entsprechend dem hinterlegten Workflow-Schema zur Ausführung. Es startet, steuert und überwacht den Workflow mit den Werkzeugen Benachrichtigungen, Aufgabenlisten, Protokollierung, Statusanzeigen, Vorschau, Vertreterregeln. Es sorgt für die automatische Ermittlung von Workflow-Bearbeitern, die Ermittlung und Aktivierung von Workflow-Applikationen, die Weiterleitung und Bereitstellung von Daten und Dokumenten, die Terminüberwachung und Zeitsteuerung, die Koordination, die Archivierung.
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Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 50
Quelle: existiert nicht mehr
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Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 51
Komponenten eines Workflowsystems (3):
Das Workflowinformationssystem informiert über den Bearbeitungsstatus und protokolliert die Vorgangsaktivitäten. Die Vorgangsauswertung liefert Informationen über die Effizienz und Schwachstellen des Ablaufs.
Das Schnittstellensystem sorgt für die technische Integration von Workflow-Management-Systemen mit dem IT-Umfeld, insbesondere für den Datentransfer zwischen Applikationen und WFMS.
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Workflow Reference Model der WfMC:
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Ziele und Nutzen von Workflow-Management-Systemen:
ProzesstransparenzOptimierung und Qualitätsverbesserung der ProzesseFehlerreduzierung Beschleunigung der VorgangsbearbeitungReduktion der Prozesskosteneinheitliche und personenunabhängige Abwicklung der VorgängeEinhaltung von GenehmigungswegenVerbesserung der Auskunftsbereitschaftsystematische Anpassung an organisatorische ÄnderungenKontrolle
Es wird unterschieden zwischen dokumentorientierten und ablauforientierten Workflow-Management-Systeme. Zur ersten Gruppe gehören die Dokumentenmanagementsysteme mit Workflow-Komponenten. Die WFMS i.e.S. sind ablauforientiert. WFMS existieren als autonome Produkte oder als Komponenten von ERP-Systemen (z.B. SAP R/3).
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6.5 Workgroup Computing
Quelle: Hasenkamp, U: Betriebliche Anwendungssysteme, Abschnitt 4
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Groupware-Systeme
unterstützen eher schwachstrukturierte Abläufe,
sind für kleine Gruppen konzipiert,
dienen in erster Linie der Kommunikation, Koordination, Information.
Komponenten:
Kalender mit Terminplanung
Adressen, Kontakte
Chat
Notizen
Aufgabenlisten und -abstimmung
Organisation von Dokumenten
Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten (Gruppeneditoren)
u.v.m.
Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14
Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 56
Die Anbieter unterscheiden nicht immer deutlich zwischen WFMS und Groupware. Manche Produkte haben Tool-Charakter, auf denen auch weitere Produkte aufbauen, z.B. IBM Lotus Domino oder Outlook bzw. Exchange Server.
Anbieter:
IBM Lotus Domino
YouAtNotes (als Beispiel für die Plattform IBM Lotus Domino)
Microsoft Outlook/Exchange Server
Gangl Dienstleistungen (als Beispiel für die Plattform MS Outlook)
Pavone
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Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 57
6.6 Business Process Management (BPM)
Business Process Management (Geschäftsprozessmanagement) bezweckt die systematische Gestaltung, Steuerung, Überwachung und Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Es umfasst das strategische Prozessmanagement, den Prozessentwurf, die Prozessimplementierung und das Prozess-Controlling.
Unterstützt wird die Geschäftsprozessoptimierung durch GPO-Tools. Sie dienen nicht der aktiven Steuerung und Kontrolle von Vorgängen während ihrer Laufzeit, sondern stellen Instrumente zur Analyse, Simulation, Optimierung und Kontrolle unternehmensinterner Arbeitsabläufe dar, deren Ergebnisse als Prozessbeschreibung den Ablauf vorgeben. Diese können in WFMS abgebildet werden. Die Tools verfügen über einen grafischen Editor, mit dem sich die Prozesse darstellen lassen. s.a. Fichter, contentmanager.de
Einsatz von Anwendungssystemen, Wintersemester 2013/14
Prof. Dr. Herrad SchmidtWS 13/14 Kapitel 6Folie 58
Die Entwicklung zielt dahin, aus den so entstandenen Geschäfts-prozessmodellen mittels der Business Process Execution Language (BPEL) direkt IT-Modelle abzuleiten. BPEL ist eine XML-basierte Sprache zur Modellierung von Workflows, mit der sich in WSDL (Web Service Description Language) modellierte Webservices zu komplexen Prozessen kombinieren lassen. Zur Vertiefung siehe BPM-Guide und BMIDTF
Anbieter: IDS Scheer