EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTANC1... · 2011-02-24 · egyszerŰsÍtett projektmÓdszertan...
Transcript of EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTANC1... · 2011-02-24 · egyszerŰsÍtett projektmÓdszertan...
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN
Kerekegyháza Város Önkormányza-
ta részére
ÁROP szervezetfejlesztési projekt
2010. 04. 30.
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
2 /
25
2 /
25
Tartalomjegyzék
1. BEVEZETÉS 3
1.1 A DOKUMENTUM CÉLJA ÉS ALKALMAZÁSA 3
2. A PROJEKT FOGALMA 4
2.1 PROJEKTJELLEMZŐK 4
2.2 A PROJEKT SZEREPLŐI 5
3. PROJEKTMÓDSZERTAN 6
3.1 A PROJEKT ELINDÍTÁSÁNAK LÉPÉSEI 7
3.1.1 PROJEKT DEFINÍCIÓJA 7
3.1.2 A PROJEKT MOBILIZÁCIÓJA 8
3.2 A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSÁNAK LÉPÉSEI 8
3.2.1 PROJEKTTERVEZÉS 8
3.2.1.1 PROJEKTTERV 9
3.2.1.2 ERŐFORRÁS TERV 9
3.2.1.3 KÖLTSÉGTERV 10
3.2.1.4 MINŐSÉGTERV 11
3.2.1.5 KOCKÁZATKEZELÉSI TERV 12
3.2.1.6 ÁTVÉTELI TERV 12
3.2.1.7 KOMMUNIKÁCIÓS TERV 13
3.2.2 PROJEKT ADMINISZTRÁCIÓ 14
3.2.2.1 A PROJEKT JELENTÉSI RENDSZERE 15
3.2.2.2 PROJEKTALAPÍTÓ DOKUMENTUM (PAD) 16
3.2.2.3 SZABVÁNYOS KÖNYVTÁRSTRUKTÚRA AZ EURÓPAI UNIÓS PÁLYÁZATI ANYAGOK TÁROLÁSÁRA 17
3.2.2.4 ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK LÉTREHOZÁSA 19
3.2.2.5 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK ELTÁROLÁSA 19
3.2.2.6 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK VÉLEMÉNYEZÉSE ÉS MÓDOSÍTÁSA 19
3.2.2.7 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK ÉS LEVELEK NYOMTATÁSA 20
3.2.3 PROJEKT FÓRUMOK 20
3.2.4 MONITOR ÉS KONTROL 21
3.2.4.1 HATÁRIDŐ MENEDZSMENT 21
3.2.4.2 KÖLTSÉG MENEDZSMENT 21
3.2.4.3 MINŐSÉG MENEDZSMENT 22
3.2.4.4 VÁLTOZÁS MENEDZSMENT 22
3.2.4.5 KOCKÁZAT MENEDZSMENT 22
3.2.4.6 ÁTVÉTEL MENEDZSMENT 23
3.2.4.7 KOMMUNIKÁCIÓ MENEDZSMENT 23
3.3 PROJEKTZÁRÁS 23
JOGI FIGYELMEZTETÉS 25
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
3 /
25
3 /
25
1. BEVEZETÉS
Kerekegyháza Város Önkormányzata az ÁROP szervezetfejlesztési projekt keretén belül célul tűzte ki a fej-
lesztések megvalósítást támogató projektszerű működés elsajátítását.
Az előzetes helyzetfelmérés során megállapításra került, hogy a Hivatal párhuzamosan több projektben is
sikeresen teljesített. A lehetséges projektmódszertan meghatározásával abban kívánunk segítségére lenni a
Hivatalnak, hogy a Hivatal kifejlessze és szabályozza saját módszereit attól függően, hogy milyen típusú pro-
jekt megvalósításába kezd.
1.1 A DOKUMENTUM CÉLJA ÉS ALKALMAZÁSA
A dokumentum célja, hogy egyértelműsítse a Polgármesteri Hivatal számára, hogy az egyes projektfázisok-
ban milyen jellegű feladatokat kell végrehajtani, menedzselni.
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
4 /
25
4 /
25
2. A PROJEKT FOGALMA
Meghatározott eredmények elérése (projekt termékek létrehozása) érdekében, adott erőforrással és költ-
ségkerettel, adott időkeretben végzett tevékenység. Az önkormányzat által elindított összehangolt kezdemé-
nyezések sorozata, amely egy meghatározott eredmény elérésére irányul. A projektet a feltételek összessé-
gének egyszerisége jellemzi.
Ismérvei:
Egyediség: Minden projekt különbözik az előtte megvalósulótól. A projektek többsége egyszer hajt-
ható végre. Még a megismételt projektek is különbözni fognak egymástól a felhasznált erőforrások-
ban és az aktuális környezetben.
Határidő: A projektnek egyértelműen meghatározott kezdési és befejezési időpontja van, amelyen
belül a leszállítandó anyagot el kell készíteni az ügyfél követelményeinek megfelelően
Költség: A projekt költségkerete maximalizálva van, amin belül a leszállítandó anyagot el kell készí-
teni
Forrás: A projekt teljesítéséhez meghatározott mértékű humán-erőforrást, infrastruktúrát, anyagot
határoznak meg a projekt kezdetekor.
Változás: A projekt célja általában valamilyen változás elérése, amelynek következménye a fejlődés.
2.1 PROJEKTJELLEMZŐK
Projekttípusok tartalmuk alapján csoportosíthatók: beruházási projekt, kutatás-fejlesztési projekt, szervezé-
si/szervezeti projekt stb.
Projektmenedzsment: a projekt lebonyolításához szükséges vezetési képességek, folyamatok és eszközök
összessége.
Projekt teendő vagy projektmunka: olyan operatív feladatok a projektben (pl. dokumentumok kezelése),
amelyek túlmutatnak a vezetői feladatokon.
Projektszervezet: egy meghatározott projekt lebonyolításához szükséges szervezeti egységek, valamint a
szervezetfejlesztési és a folyamat- és működésszervezési szabályok összessége.
A projekt hármas korlátja:
Eredmény
IdőKöltség
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
5 /
25
5 /
25
2.2 A PROJEKT SZEREPLŐI
A Hivatal jelenlegi döntési és működési mechanizmusának megfelelően alakítja ki azt a projektszervezeti
modellt, amelynek szerepkörei minden egyes projekt esetében felmerülhetnek. Ezek a következők:
Projektfelügyelő Bizottság: A projekt legmagasabb döntéshozó-irányító testületeként vezetői, stratégiai kont-
rollt gyakorol a projekt célok megvalósulása érdekében. Feladatai közé tartozik a projekt stratégiai irányítá-
sa, eredményeinek elfogadása és a projekt célok megtartása;
Projektgazda: felelőssége a projekt végrehajtása során a projekt képviselete a közreműködő szervezetekkel
szemben, a támogatási szerződésben foglalt feladatok megvalósítása, a támogatás szabályszerű és szerző-
désszerű felhasználásának biztosítása, a projekt megvalósításának koordinálása, a projekt szervezet létre-
hozása, fenntartása és irányítása, a projekt végrehajtásában közreműködő vezetők kiválasztása, a zökke-
nőmentes kommunikáció biztosítása, az előrehaladási jelentések elkészítésének, benyújtásának valamint az
egyéb adatszolgáltatás ellenőrzése;
Projektmenedzser: feladata a szervezeti egységek közötti koordináció létrehozásán túl a projekt kontroll és a
polgármesteri felső vezetés számára történő döntés előkészítés, valamint a féléves előrehaladási jelentés és
a projektet lezáró jelentés elkészítése; gondoskodik a projekt szakmai megvalósításáról és felelős annak
pályázati ütemterv szerinti lebonyolításáért, hosszú távon biztosítja a program eredményeinek fenntartható-
ságát; távolléte esetén a jegyző helyettesíti. Igény esetén beszámol a PFB-nek.
Pénzügyi vezető: feladata a projekt belső pénzügyi elszámolási rendjének biztosítása, a pénzügyi elszámolás
határidőre történő biztosítása, a támogatás lehívásához szükséges pénzügyi technikai feladatok ellátása, a
projekt pénzügyi lebonyolításával kapcsolatos operatív feladatok ellátása.
Szakértő: feladata, hogy biztosítsa a hiányzó kompetenciát és közreműködjön a projekt eredményes végre-
hajtása érdekében.
Minőségbiztosító: feladatai a következők:
projekt eseményeinek folyamatos nyomon követése, a projekt keretekben tartása;
projekt kockázatok folyamatos feltárása, azokra megoldási javaslatok készítése és a megoldás
folyamatos nyomon követése;
projektszervezet és működésének felügyelete;
folyamatos kapcsolattartás a projekt szereplőivel;
a projekt kulcsdokumentumainak tanulmányozása;
változáskezelési feladatok nyomon követése;
projektkommunikáció és információáramlás ellenőrzése;
rendszeres beszámoló a projekt helyzetéről;
projekt folyamatok nyomon követése, dokumentálás, döntések előkészítettségének ellenőrzé-
se;
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
6 /
25
6 /
25
3. PROJEKTMÓDSZERTAN
Ebben a fejezetben a projektszervezés során minden esetben szükségszerűen felhasználásra kerülő kulcs-
tényezőket, valamint a projektszakaszokat foglaljuk össze.
A projektmenedzsment nem kizárólag a komplex feladatok végrehajtásának, hanem a szervezeti stratégiák
megvalósításának alapvető eszközrendszere, egyszersmind a működés filozófiája. Az állam- és közigazgatás
szervezetei legfontosabb feladataikat és fejlesztéseiket projektként valósítják meg.
A projektmenedzsment célja, hogy az indítandó projektek esetében olyan működési keretet hozzunk létre,
amelyek lehetővé teszik, hogy azok hatékony és kontrollálható folyamatok mentén működjenek, és a kitűzött
határidőre, az előirányzott költségkereten belül érjék el a céljaikat, továbbá a párhuzamosan futó szervezet-
fejlesztési tevékenységek szinergikusan erősítsék egymást szakmai eredményesség és erőforrás-
felhasználási hatékonyság szempontjából.
A projekt menedzselése alapvetően három főbb fázisban kell, hogy történjen:
A Projekt elindítása;
A Projekt megvalósítása, valamint;
A Projekt befejezése.
A három említett főbb fázis szakaszait és ezek összefüggését a következő egyszerű áttekintő ábra szemlélte-
ti:
A projekt
mobilizációjaA projekt zárása
Eredmények
A projekt
definíciója Ráfordítások Erőforrások
I. A projekt elindítása II. A projekt megvalósítása III. A projekt
befejezése
Kontrolling
Minőségbiztosítás
Kockázatkezelés
Változáskezelés
A projektszakasz (vagy projektfázis) egy projekt megvalósításának időben elhatárolt része, amely objektíven
elkülöníthető a többi szakasztól.
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
7 /
25
7 /
25
A projekt életciklus a szakaszok sorozata, amelyeken keresztül a projekt a kezdetektől a befejezésig eljut.
A szakaszok közötti átmenetet általában mérföldkövekkel definiáljuk.
3.1 A PROJEKT ELINDÍTÁSÁNAK LÉPÉSEI
3.1.1 PROJEKT DEFINÍCIÓJA
F
Ennek a szakasznak a célja a projekt olyan, megfelelő mélységű és részletezettségű dokumentált definiálá-
sa, amely alapján a felső vezetés döntést tud hozni a program megfelelő működési feltételrendszerben tör-
ténő elindításáról.
Fejlesztési igény azonosítása
Fejlesztési igény keletkezhet külső vagy belső ötlet, javaslat alapján.
A fejlesztési igényt a vonatkozó szakmai kompetenciával rendelkező szervezet vezetője részére kell
írásban benyújtani, aki elrendeli a projektkörnyezet vizsgálatát vagy elutasítja az igényt.
Projektkörnyezet vizsgálata
Stakeholder (érintetti) elemzés (a Hivatal számára jelen projekt keretében rendelkezésre bocsátott egysze-
rűsített módszertan szerint végzendő)
Kik tekinthetők a projekt potenciális stakeholdereinek? (Felsorolás)
Milyen befolyással rendelkeznek a projektcélok megvalósulása felett?
Milyen lényeges viszonyuk lesz a projekthez?
Szakmai koncepciók definiálása
Szakmai koncepciók (megoldások) elemzése
Költség/haszon elemzése
Kockázatelemzés
A kiválasztott megoldással (szakmai koncepció) kapcsolatos információk nyújtása az alábbiak szerint
Projekt célja
Projekt hatálya (terjedelme)
Projekt leszállítandó anyagai, eredménye
Projekt sikerkritériumainak meghatározása
Projekt struktúrája
Projekt szükséges erőforrásai, költségkerete
Projekt határideje, és főbb mérföldkövei
Képviselőtestület általi jóváhagyása/elutasítása
Fejlesz-
tési
igény
Projektkör-
nyezet vizsgá-
lata
Szakmai
koncepciók
definiálása
Szakmai
koncepció
elemzése
Jóváha-
gyás/eluta
sítás
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
8 /
25
8 /
25
3.1.2 A PROJEKT MOBILIZÁCIÓJA
A definiált működési feltételrendszerben történő elindításáról szóló vezető döntés meghozatalát követően,
ennek a szakasznak a célja a program tényleges megindítása a megfelelő felelősségek és erőforrások hoz-
zárendelésével.
A Projektszervezet tagjainak kiválasztása
Projektszervezet tagjainak meghatározása
Projektszervezet létrehozása
Szükség esetén külön Projektiroda kialakítása
3.2 A PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSÁNAK LÉPÉSEI
Az előző szakaszoktól eltérően a megvalósítás nem egy „egyszeri” tevékenység, hanem az alábbi feladat-
csoportok folyamatosan ismétlődő és egymással időben párhuzamosan is végzett végrehajtása:
3.2.1 PROJEKTTERVEZÉS
Itt kerül sor a funkcióstruktúra és a funkcióhordozók struktúrájának, valamint teljesítésre vonatkozó az idő-,
erőforrás- és költségtervek kialakítására. A funkcióstruktúra hierarchiája csúcsán a célként megfogalmazott
projekteredmény (egésze) található. Ez alatt helyezkednek el a nagyobb, összefoglaló jellegű funkciócsopor-
tok, majd az alfunkciók, és a felbontás egészen az ún. elemi funkciók szintjéig folytatható. A funkcióstruktú-
ra a jobb áttekinthetőség és a könnyebb kommunikáció érdekében hierarchikusan is ábrázolható.
Funkcióhordozó lehet a projekteredmény minden olyan eleme (alkalmazás, hardver, szoftver), amelynek
segítségével / amelyen keresztül egy funkció működésbe hozható, vagy működésben tartható. A funkcióhor-
dozók struktúrájának segítségével megválaszolhatjuk, hogy a megvalósítandó projekteredmény által ellátan-
dó funkciók milyen eszközökön keresztül hordozhatók és tarthatók működésben. A funkcióstruktúra alapján
elkészített funkcióhordozók struktúrája segítségével lehetővé válik a projekt terjedelmi behatárolása.
A tevékenységi struktúra elsődlegesen a projektciklus teljesítési szakaszának tevékenységeire koncentrál. A
tevékenységstruktúra hierarchiája csúcsán a célként megfogalmazott projekteredmény (egésze) található.
Ez alatt helyezkednek el a nagyobb, összefoglaló jellegű tevékenységcsomagok. A felbontás egészen az ún.
elemi tevékenységek szintjéig folytatható.
A projektteljesítés tervei:
időterv,
erőforrás-terv,
költségterv,
Szükség esetén
Projekt iroda
létrehozása
Projektszer-
vezet tagjainak
kiválasztása
Projektszer-
vezet létre-
hozása
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
9 /
25
9 /
25
minőségterv
kockázatkezelési terv
átvételi terv
kommunikációs terv.
A projekt indítása során kidolgozzuk a részletes projekt terveket és ezeket összehangoljuk a projekt elvárt
eredményeivel és mérföldköveivel. A megvalósítás során elengedhetetlenül fontos a tervek folyamatos kar-
bantartása (gördülő tervezés) egyrészt az elért előrehaladásnak, másrészt a végrehajtás során született dön-
téseknek megfelelően;
3.2.1.1 PROJEKTTERV
Projekt struktúra létrehozása
A projekt fázisokra bontása
Fázisokon belül a tevékenységek meghatározása
Tevékenységeken belül a konkrét feladatok meghatározása
Mérföldkövek meghatározása
Strukturált ábrába történő szerkesztés
Erőforrások meghatározása
Az egyes tevékenységekhez a szükséges erőforrások hozzárendelése
Projektütemezés elkészítése
A strukturált fázisokhoz, tevékenységekhez és feladatokhoz a feladatra fordított időszakok hozzá-
rendelése
Időszakok ábrázolása az időtervben
3.2.1.2 ERŐFORRÁS TERV
Projekt struktúra
létrehozása
Erőforrások
meghatározása
Projektüte-mezés elké-
szítése
Szükséges erő-
források tisztá-
zása
Erőforrás-
igény
számszerűsí-
tése
Erőforrás
ütemezés
elkészítése
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
10
/ 2
5
10
/ 2
5
Szükséges erőforrások tisztázása
Humán-erőforrás igény (szerepkör) listázása
Eszközlista
Anyaglista
Erőforrásigény számszerűsítése
Humán
o Szerepkör
o Létszámigény
o Felelősség
o Kompetencia
o Kezdés - Befejezés
Eszköz
o Megnevezés
o Mennyiség
o Specifikáció
o Kezdés - Befejezés
Anyag
o Megnevezés
o Mennyiség
o Kezdés - Befejezés
Erőforrás ütemezés elkészítése
o A kezdési és befejezési időpontok birtokában időtervvel kombinált erőforrásterv készítése
o Jó gyakorlat: összehangolni a projektütemezéssel, ahol a tevékenység is látszik
3.2.1.3 KÖLTSÉGTERV
Költségek azonosítása
Részletes költséglista készítése a feladatokhoz rendelve
Költségek számszerűsítése
Projektmenedzsment, projektiroda költség
Humánköltség (javasolt óradíjban)
Eszközköltség (javasolt napidíjban)
Anyagköltség (javasolt darabra)
Szolgáltatási díj (egységár)
Adminisztratív költség (egységár)
Költségek
azonosítá-
sa
Költségek
számszerűsí-
tése
Költségek
ütemezése
Pénzügyi fo-
lyamat szabá-
lyozása
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
11
/ 2
5
11
/ 2
5
Egyéb költségek
Költségek ütemezése
A kezdési és befejezési időpontok birtokában időtervvel kombinált költségterv készítése
Jó gyakorlat: összehangolni a projektütemezéssel, ahol a tevékenység is látszik
Pénzügyi folyamat szabályozása
A szabályozás célja
Folyamatlépések
Szerepek és felelősségek a pénzügyi folyamatban
Formanyomtatványok használata
3.2.1.4 MINŐSÉGTERV
Minőségcélok meghatározása
Követelmények meghatározása
Leszállítandó anyagok hozzárendelése a követelményekhez
Minőségi kritériumok feltüntetése
Minőségi sztenderd meghatározása, ha értelmezhető
Minőségirányítási terv készítése
Minőségirányítási audittechnika megnevezése
Leírása
Alkalmazás gyakorisága
Minőségellenőrzési terv készítése
Ellenőrzési technika megnevezése
Leírása
Alkalmazása gyakorisága
Minőségügyi folyamat szabályozása
A szabályozás célja
Folyamatlépések
Szerepek és felelősségek a minőségügyi folyamatban
Formanyomtatványok használata
Minőségcélok
meghatározá-
sa
Minőségirányí-
tási terv készíté-
se
Minőségellenőr-
zési terv készítése
Minőségügyi
folyamat
szabályozása
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
12
/ 2
5
12
/ 2
5
3.2.1.5 KOCKÁZATKEZELÉSI TERV
Kockázatok azonosítása
Kockázatok kategorizálása (pl. kommunikáció, erőforrás)
Kockázatok meghatározása, leírása
Kockázatok sorszámos beazonosítása
Kockázatok értékelése
Adott kockázat bekövetkezése valószínűségének meghatározása
Adott kockázat hatásának meghatározása
Kockázatértékelés a két szempont összevetésével
Kockázatkezelési akcióterv készítése
Kockázatmenedzsment folyamat szabályozása
A szabályozás célja
Folyamatlépések
Szerepek és felelősségek a kockázatmenedzsment folyamatban
Formanyomtatványok használata
3.2.1.6 ÁTVÉTELI TERV
A bekövetkezés valószínűsége
ALACSONY KÖZEPES MAGAS
Az
Ön
ko
rmán
yza
tra,
Po
lgá
rme
ste
ri H
iva
talr
a
gya
ko
rolt
ha
tása
NAGY
KÖZEPES
KICSI
Kockázatok
azonosítása
Kockázatok ér-
tékelése
Kockázatkezelési
akcióterv készí-
tése
Kockázatmenedzs-
ment folyamat szabá-
lyozása
Átvételi krité-
riumok meg-
határozása
Átvételi üte-
mezés készí-
tése
Átvételi fo-
lyamat sza-
bályozása
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
13
/ 2
5
13
/ 2
5
Átvételi kritériumok meghatározása
Leszállítandó anyag, szolgáltatás, a teljesítés tárgya
Átvételi kritérium meghatározása
Átvételi sztenderd (ha értelmezhető)
Átvételi ütemezés készítése
Leszállítandó anyag, teljesítés tárgya
Teljesítési határidő
Tesztelési, ellenőrzési módszer
Tesztelő, ellenőr
Tesztelés, ellenőrzés dátuma
Átvételi folyamat szabályozása
A szabályozás célja
Folyamatlépések
Szerepek és felelősségek az átvételi folyamatban
Formanyomtatványok használata
3.2.1.7 KOMMUNIKÁCIÓS TERV
Kommunikáció résztvevőinek azonosítása
Legalább a projektszervezet tagjaira ki kell térni
A külső szervezetekre, akikkel kapcsolatban vagyunk, ki kell térni
Kommunikációs követelmények meghatározása
Résztvevő neve
Szerepe a projektben
Kapcsolódó szervezet
Információs igénye
Kommunikációs ütemterv készítése
Kommunikációs tevékenység besorolása
Információ megnevezése (MIT?)
Résztvevő neve (KIK KÖZÖTT?)
Időpont (MIKOR?)
Módszer (HOGYAN?)
Kommunikációs folyamat szabályozása
Kommunikáció
résztvevőinek
azonosítása
Kommunikációs
követelmények
meghatározása
Kommunikációs
ütemterv készí-
tése
Kommunikációs
folyamat szabá-
lyozása
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
14
/ 2
5
14
/ 2
5
A szabályozás célja
Folyamatlépések
Szerepek és felelősségek a kommunikációs folyamatban
Formanyomtatványok használata
3.2.2 PROJEKT ADMINISZTRÁCIÓ
Projektműködés kialakításakor a működési keretet meghatározó Szervezeti és Működési Szabályzatot és
jelen dokumentumban foglaltakat kell alapul venni.
A projektszervezési módszertan egyik fontos jellemzője az összefüggő, jól strukturált, naprakész dokumentá-
ciós rendszer, amely hatékonyan támogatja a rendszer bevezetési projekt végrehajtását, és a projekttagok
esetleges akadályoztatása esetén a munka folyamatosságának biztosítását. A szabványos könyvtárstruktúra
a projektrésztvevők számára megkönnyíti a dokumentumok gyors elérését, a dokumentumok közötti eliga-
zodást és az új dokumentumok megfelelő tárolását.
Jelen fejezetben bemutatjuk azt a dokumentációs csomagot, amely biztosítja a projekt előrehaladásának,
megvalósítási lépéseinek pontos követhetőségét valamint azon formalizált dokumentumokat, amelyek lehe-
tővé teszik a felek közti hatékony kommunikációt.
A projektadminisztráció során ellenőrizni kell, hogy:
a projekt adminisztrációja az szükséges iratkezelési szabályzatoknak megfelel-e,
a kialakított és elfogadott dokumentációs rend be van-e tartva,
ki vannak-e alakítva a dokumentáció verziókontrolljára vonatkozó szabályok, valamint
biztosítva van-e a dokumentumokhoz való hozzáférés.
A projekt előrehaladását és a projektet záró jelentéseket a Projektmenedzser felügyelete alatt működő irat-
tár dokumentációi rögzítik. A projekt-dokumentációs adattárnak a következőket kell tartalmaznia:
szerződések (megbízási és vállalkozási szerződések, kapcsolódó iratok),
beszerzések teljes dokumentációja másolatban,
rendezvények teljes dokumentációja,
kommunikációhoz kapcsolódó dokumentáció,
előrehaladási jelentés
pénzügyi elszámolások, beszámolók,
hiteles számlamásolatok,
teljesítési igazolások,
pénzügyi előrehaladási jelentések.
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
15
/ 2
5
15
/ 2
5
3.2.2.1 A PROJEKT JELENTÉSI RENDSZERE
A projekt jelentési rendszere a projekt operatív és taktikai szintű irányítását segítő státuszjelentésekben,
valamint az uniós források felhasználásához kapcsolódó Projekt Előrehaladási Jelentésekben testesül meg.
A két jelentés típus közötti különbség elsősorban a felhasználás céljából adódik. A jelentési rendszer kialakí-
tása során mindenképpen figyelmet kell fordítani a jelentések egymásra épülésére, a párhuzamosságok
elkerülésére.
A státuszjelentéseknek általánosságban a múltra vonatkozó és előrejelző típusú információt kell szolgáltat-
nia a projektterjedelem, -ütemezés, -költség és -minőség állapotáról, valamint a projektkockázatokról és a
változáskezelésről. Rendszerezik és bemutatják azt, hogy az erőforrások a projektcélkitűzések teljesítése
érdekében hogyan kerültek felhasználásra, információt nyújtanak az előrehaladásról, a következő időszak
feladatairól, a feltárt és kezelendő kockázatokról, változtatási igényekről, döntési pontokról. A státuszjelen-
tések két szinten készülnek: ez az írásos eszköze a munkacsoportok projektvezető felé történő beszámolá-
sának, másrészt a projektvezető a teljes projektről státuszjelentésben számol be a PFB felé. Ezáltal ezek a
jelentések egyben előzetes információt nyújtanak a státusz megbeszélésekhez.
Az uniós pályázati forrásból finanszírozott projektek sajátossága, hogy – a biztosított források felhasználásá-
nak hatékony ellenőrzése érdekében – a Közreműködő Szervezet felé a Támogatási Szerződésben meghatá-
rozott rendszerességgel és formában Projekt Előrehaladási Jelentésben kell tájékoztatást adni a projekt
előrehaladásáról, a források felhasználásáról. A PEJ-ek egyszerű összeállítása érdekében a státuszjelenté-
sek tartalmát olyan módon határozzuk meg, hogy abból a PEJ (majd a projekt zárását követően a Záró PEJ)
könnyen előállítható legyen.
Az egyes dokumentumok elnevezése során a sablonokban meghatározottakat követni kell, azaz az egyes
dokumentumok fájlneve utaljon az abban szereplő információkra. Az elnevezésnél ügyelni kell a megfelelő
verziószámmal való ellátásra is. A projekt során felmerülő bizalmas adatok kezelését szükség esetén jogo-
sultság kezeléssel együtt lehet megoldani. A jogosultság korlátozása történhet magának a dokumentum
megnyitásának illetve szerkeszthetőségének jelszóval való korlátozásával, illetve az alkalmazott támogató
eszközök által nyújtott lehetőségek alkalmazásával.
A projektmenedzsmenthez kapcsolódó adminisztrációs tevékenységből származó előnyök:
Egyablakos információáramlási megoldás, azaz az információ áramlása az ügyfél kijelölt vezetője és
a Projektvezető között egy csatornán keresztül történik. A felállítandó Városfejlesztési Iroda műkö-
dése biztosítja, hogy a szükséges információk hatékony módon jutnak el a megfelelő személyekhez
(minden érintetthez), és az érintettek – igényük szerinti mélységben – mindig a releváns informáci-
ókat kapják meg.
Teljes körű megbízás menedzsment. Ebbe beletartozik a projekt előrehaladásának folyamatos, nap-
rakész követése, a kockázatok feltárása és kezelésükre javaslatok kidolgozása, döntések előkészí-
tése stb.
Célorientált működésmód biztosítja, hogy projektszerűen, határidőn és erőforrásterveken belül a
feladatok elkészüljenek, illetve objektív időközben felmerülő szempontok alapján az eredeti tervek
frissítése megtörténjen. A feladat komplexitásából adódóan Városfejlesztési Iroda rugalmasan vál-
tozó többletmunka esetében is rendelkezésre áll.
Hatékonyabb az erőforrás-felhasználás, mivel a projektre a feladatok jellegének és szakmaiságának
megfelelő kompetenciával rendelkező személyek biztosíthatók, akiknek a rendelkezésre állása idő-
szakos, igénybevételük mindig az éppen szükséges mértékben történik.
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
16
/ 2
5
16
/ 2
5
3.2.2.2 PROJEKTALAPÍTÓ DOKUMENTUM (PAD)
A projekt nagyságától és kiterjedtségétől függően javasolt projekt alapító dokumentum (a továbbiakban PAD)
kialakítása. A PAD kidolgozása során konkrét, végrehajtható projektté kell formálni a feladatot. A PAD másik
feladata az, hogy annak alapján a projekttulajdonos, projektgazda meghozhassa a döntést a projekt elindí-
tásáról vagy elvetéséről. Ezen dokumentumban előzetesen meghatározhatóak a projekt céljai, jellemzői,
termékei, ütemezése, mérföldkövei, szükséges erőforrásai, a projektszervezet kialakításának módja és fele-
lősségi köre, a projektre ható kockázatok és kezelésük módját. A megfelelően kialakított projektterv végigkí-
séri a projekt teljes élettartamát, megalapozza a projekt feladatokat és határidők ellenőrzését, költség ter-
veket és azok kontrollingját és az erőforrások menedzsmentjét is. A PAD hatékony eszköz lehet a projektve-
zető kezében arra az esetre is, ha a szereplők ellenállása kockáztatja a projekt célok elérését.
Az alábbiakban bemutatjuk a PAD egy lehetséges tartalomjegyzékét:
az elvárt eredmény (egyértelműen definiált, érthető, jó kommunikálható, reális, azaz a rendelkezés-
re álló/megszerezhető erőforráskeretből, a tervezett időre, a rendelkezésre álló/megszerezhető
kompetenciákkal stb. megvalósítható és pozitív hatás az adott közigazgatási ügymenetre)
sikertényezők, sikerkritériumok (indikátorok):
o szorosan összefüggnek a projekt céljaival, az elérendő eredménnyel
o lehetőség szerint számszerűek, jól mérhetők
o összhangban vannak a projekt „üzleti” indoklásával
a projekt terjedelme
struktúra
idő-, erőforrás-, költségterv
a projekt szervezete
kockázatok (feltárás, elemzés, stakeholder elemzés)
marketingterv
minőségi terv
humán változáskezelési terv
pénzügyi, gazdaságossági értékelés.
A jól működő adminisztrációs rendszer biztosítja, hogy minden, a projekttel kapcsolatos információt és
eredményt megfelelő formában dokumentálnak, tárolnak és minden arra hivatott fél számára könnyen elér-
hetővé tesznek;
Projekt során használt formanyomtatványok azonosítása
Időszakos felülvizsgálata, változások követése
A Hivatal adminisztrációs szabályozásának felülvizsgálata és a projekttel összefüggő egyedi szabá-
lyozások meghatározása
o Eltérő megőrzési hely
o Eltérő megőrzési idő
o Elosztások, hozzáférések
o Tárolási mód (logikai, fizikai)
o Selejtezés módja
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
17
/ 2
5
17
/ 2
5
3.2.2.3 SZABVÁNYOS KÖNYVTÁRSTRUKTÚRA AZ EURÓPAI UNIÓS PÁLYÁZATI ANYA-
GOK TÁROLÁSÁRA
Az Európai Uniós pályázatok elektronikus tárolásakor meghatározó szempont az egységesség, egyszerűség,
logikai megfelelés és átláthatóság biztosítása. Az alkalmazandó könyvtárstruktúrát az alábbi ábra szemlélte-
ti:
Könyvtárstruktúra az európai uniós pályázati anyagok
tárolására vonatkozóan
1. szint 2. szint 3. szint 4. szint
operativ_progra
m_neve
palyazat_tamogatas_n
eve
palyazati_kiiras
palyazat
szerzodes
arajanlat
megvalositasi
tamogatasi
kapcsolodo_iratok
hatteranyagok
helyzetelemzes
adatok
nyilatkozatok_cikkek
scannelt dokumentumok
fotok
mellekletek
CV
abrak
adatok
penzugyek
elszamolas_ beszamolas
hianypotlas
projekt
elorehaladasi
jelentes
projekt_elorehaladasi_jelentes
penzugyi_elorehaladasi_jelentes
teljesitesi_igazolas
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
18
/ 2
5
18
/ 2
5
hiteles_szamlamasolat
atadas_atveteli_jegyzokonyv
alairasi_cimpeldany
kozbeszerzesi_dokumentacio
rendezvenyek_dokumentacioja
beszerzesek_dokumentacioja_masolatba
n
kommunikaciohoz_kapcsolodo_
dokumentacio
egyeb_projekttevekenyseget_igazolo_irat
projektzaras
projekt_termekek
vegszamla
vegteljesites
regi
palyazati_leheto
segek
2010
regi
jogszabalyok
2010
regi
egyuttmukodo_s
zervezetek
ASZ
foldhivatal
egyeb
A struktúra első szintjét az operatív programok rövidítéseinek neveivel fémjelzett könyvtárak képezik (pl.
„AROP”, „DAOP”, „TIOP” stb.). Ugyanezen a szinten kell létrehozni a következő könyvtárakat:
„palyazati_lehetosegek”, „jogszabalyok”, „egyuttmukodo_szervezetek” és „egyeb”.
A második szinten a pályázatok szerint kerülnek tárolásra a hozzájuk kapcsolódó elektronikus anyagok (pl.
„DAOP_3.2.1.”, „EMOP2.0”, „CEDE_2009” stb.).
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
19
/ 2
5
19
/ 2
5
A harmadik szinten az egyes pályázatokhoz kapcsolódó dokumentumokat összesen kilenc kategória mentén
kell elrendezni. A tízedik alkönyvtárban („regi”) pedig a korábbi, 2009-nél régebbi pályázatokat célszerű egy
helyen tárolni. A korábbi anyagok egyfajta mankót jelenthetnek az aktuális pályázatok megírása során.
A negyedik szint már a konkrét projektdokumentumok helye. Az ide vonatkozó javaslatunk csupán iránymu-
tató, természetesen igény szerint alakítható. A könyvtárak minél részletesebb alábontása tovább könnyíti az
áttekinthetőséget.
3.2.2.4 ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK LÉTREHOZÁSA
A hatékony munkavégzés érdekében ellenőrizni kell, hogy hasonló témában készült-e már elektronikus do-
kumentum. Amennyiben létezik megfelelő mintadokumentum, azt kell használni. Ebben az esetben is a
munkát egy új verzió eltárolásával kell kezdeni, az eredeti, írásvédett dokumentum sértetlenségének megőr-
zése érdekében.
Az elektronikus dokumentumnak olyan „beszélő” megnevezést (file név) kell adni, hogy a név alapján a do-
kumentum tartalma felismerhető legyen. A megnevezés során a következő konvenciókat kell alkalmazni:
Téma_dokumentumtípus_címzett_verziószám.kiterjesztés
AROP_PAD_v01.doc
AROP_Szervezetfejlesztes_Adatkiegeszites_VATI_v01.doc
a téma a dokumentum tartalmára kell, hogy utaljon;
a dokumentumtípus a dokumentum jellegét jellemző rövid megnevezés;
a címzettet akkor kell feltüntetni, ha értelmezhető, ebben az esetben a címzett megnevezé-
sét kell feltüntetni, szükség esetén rövidítve;
a verziószám a létrehozáskor „v01” kell legyen; minden változtatás mentésekor növelni kell
eggyel a verziószámot
a kiterjesztést az adott szoftver automatikusan adja hozzá a file névhez
3.2.2.5 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK ELTÁROLÁSA
Elektronikus dokumentumot csak a közös szerveren szabad eltárolni.
A dokumentum kezelőjének a megfelelő elektronikus könyvtár kiválasztásával gondoskodnia kell ar-
ról, hogy az adott dokumentumot csak a megfelelő jogosultságokkal rendelkező munkatársak ér-
hessék el.
3.2.2.6 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK VÉLEMÉNYEZÉSE ÉS MÓDOSÍTÁSA
Az elektronikus dokumentum módosításakor a munkát egy újabb verzió eltárolásával kell kezdeni,
az eredeti dokumentum sértetlenségének megőrzése érdekében. Az új verziónak más megnevezést
kell adni, ha más témához csak mintaként kerül használatra az eredeti, illetve a verziószámot kell
növelni, ha az eredeti dokumentum a téma változtatása nélkül érdemben módosításra kerül (to-
vábbfejlesztés).
Amennyiben a módosítás véleményezés céljából kerül elvégzésre, a verziószám emelése nem szük-
séges, viszont a véleményezést végző munkatárs monogramját a verziószám mögött fel kell tüntetni
az elektronikus dokumentum file nevében.
AROP_Szervezetfejlesztes_Adatkiegeszites_VATI_v01_VM.doc
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
20
/ 2
5
20
/ 2
5
3.2.2.7 AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK ÉS LEVELEK NYOMTATÁSA
Főszabályként – a költséghatékonyság miatt – csak azt az elektronikus dokumentumot szabad
kinyomtatni, amit elektronikusan nem lehet tovább kezelni.
Belső használatra – lehetőség szerint – duplaoldalas, fekete-fehér nyomtatást kell alkalmazni,
ha ez a felhasználást nem akadályozza.
Az információk védelme miatt a nyomtatott dokumentumot azonnal el kell hozni a nyomtatótól.
3.2.3 PROJEKT FÓRUMOK
A Projektfórumok azok a megbeszélések, melyek állandó és eseti résztvevőkkel rendszeresen kerülnek ösz-
szehívásra. A projektfórumok megfelelő szintjein minden érintett és kompetens projekt résztvevő jelen van,
ezáltal a megbeszélések hatékony eszközei a projektet érintő ügyek egyeztetésének, a feladatok összehan-
golásának, szakmai egyeztetésének és az előrehaladás ellenőrzésének. Itt történik a problémák, kockázatok
feltárása, egyeztetése, és itt születnek a projekttel kapcsolatos döntések.
A projektfórumok egy típusa a rendszeres státusz megbeszélés, melynek kötelező napirendi pontjai a mun-
kák előrehaladásáról szóló beszámolók, a következő találkozóig elvégzendő feladatok pontosítása, a mun-
kák során felmerült problémák, kérdések, kockázatok ismertetése, esetleges változáskezelést igénylő kér-
dések egyeztetése.
A projekt fórumok működtetésének célja, hogy a projekt résztvevői jól strukturált hierarchiában tudják rend-
szeresen áttekinteni az egész Elektronikus levéltár rendszer bevezetési projekt előrehaladását, számba ven-
ni az elért eredményeket, valamint kezelni a felmerült problémákat és kockázatokat.
A projekt működési fórumai, a projekt szervezeti felépítésével összhangban, a következők:
Projekt Felügyelő Bizottság (PFB) ülés;
Projektértekezlet, illetve Munkacsoport értekezletek;
Egyéb, ad- hoc értekezletek, megbeszélések.
A PFB ülések rendje:
A PFB üléseire kezdetben havi gyakorisággal kerül sor. A projekt során az ülésezési gyakoriság a
mindenkori igényeknek megfelelően változtatható.
Az ülések előkészítése a PFB vezetője által e feladatra kijelölt személy felelőssége (Projektvezető).
A PFB a Projektvezető napirendi javaslatai mellett bármilyen, a projekt témájába tartozó pontot na-
pirendjére vehet.
A PFB döntéseit, előterjesztéseit, megállapításait írásos emlékeztetőben kell rögzíteni.
A Projektértekezletek rendje:
A Projektértekezletre heti rendszerességgel kerül sor. A projekt végrehajtása során az ülésezési
gyakoriság a mindenkori igényeknek megfelelően alakítható.
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
21
/ 2
5
21
/ 2
5
A Projektértekezleten a Projektvezető és a Munkacsoport vezetők megvitatják, és a Projektvezető
dönt a PFB üléséről a Projektértekezlet napirendjére utalt, valamint egyéb felmerülő tematikus kér-
désekben, illetve rendszeresen beszámoltatja a munkacsoportok vezetőit.
A Projektértekezlet feladata a soron következő PFB ülésre felterjesztendő témák megvitatása, a
döntési javaslatok megfogalmazása és elfogadása. A PFB számára a Projektvezető csak az általa
érdemben megtárgyalt ügyeket terjesztheti elő, melyhez a javaslatát csatolja.
A Projektértekezleten született döntéseket, előterjesztéseket, megállapításokat írásos emlékeztető-
ben kell rögzíteni.
A fentebb felsoroltakon kívül történő, konkrétabb kapcsolattartást a PAD módosításakor célszerű meghatá-
rozni a teljes projektszervezet ismeretében.
3.2.4 MONITOR ÉS KONTROL
A projektkontroll nyomon követi az erőforrás felhasználást és a költségeket, rendszeres időközönként infor-
mációt szolgáltat a projekt teljesítésének alakulásáról, melyek, az elemzés során, lehetővé teszik mind a
teljesítés időtartamának, mind költségeinek előrejelzését a projekt befejezéséig.
A projektkontroll során nyert eredmények megalapozzák a teljesítés során a változásokra, módosításokra
vonatkozó döntéseket, a teljesítés pénzügyi elszámolását és a projekteredmény elfogadását és átvételét is.
A projektmenedzsment egyik legfontosabb feladata, hogy a kitűzött cél érdekében történő előrehaladást
megfelelő eszközökkel mérje és erről a felső vezetésnek beszámoljon.
3.2.4.1 HATÁRIDŐ MENEDZSMENT
Projekttag feladata, felelősségei
Végrehajtja a feladatát
Aláírja a jelenléti ívet
Nyilvántartja a ledolgozott időt
Projektmenedzser feladata, felelősségei
Ellenőrzi a jelenléti ívet
Frissíti a projekttervet
Ellenőrzi a projekttag munkáját
Beavatkozik eltérés esetén
3.2.4.2 KÖLTSÉG MENEDZSMENT
Projekttag feladata, felelősségei
Azonosítja a projektköltséget
Kitölti a költségelszámoló nyomtatványt
Igényli a költség kifizetését
Projektmenedzser feladata, felelősségei
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
22
/ 2
5
22
/ 2
5
Jóváhagyja a költség kifizetését
Frissíti a költségtervet
Beavatkozik eltérés esetén
Kontrollok a költségigény kapcsán
o Létezik-e vonatkozó feladat a tervben
o Szerepel-e a költség a költségtervben
o Az összeg korrekt-e, valós-e és kifizethető-e
3.2.4.3 MINŐSÉG MENEDZSMENT
Minőségügyi felelős projekttag feladata, felelősségei
Mintavétel kiválasztása felülvizsgálatra
Felülvizsgálat (folyamat/termék)
Megfelelőség megállapítása
Nem megfelelőség esetén helyesbítő intézkedés indítása
Projektmenedzser feladata, felelősségei
Szükség esetén változáskezelés indítása
Helyesbítő intézkedés bevezetése
3.2.4.4 VÁLTOZÁS MENEDZSMENT
Projekttag feladata, felelősségei
Változtatási igény meghatározása
Változtatási igény dokumentálása
Projektmenedzser feladata, felelősségei
Igény kivizsgálása
Kritikus igény elutasítása/igény jóváhagyása
PFB által elfogadott változás ütemezése és végrehajtása
Projekt Felügyelő Bizottság feladata, felelősségei
Változás jóváhagyása/elutasítása
3.2.4.5 KOCKÁZAT MENEDZSMENT
Projekttag feladata, felelősségei
Kockázat észlelése
Kockázat dokumentálása
Projektmenedzser feladata, felelősségei
Kockázat értékelése
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
23
/ 2
5
23
/ 2
5
Mértékétől függően intézkedési terv készítése/eszkaláció PFB felé
Projekt Felügyelő Bizottság feladata, felelősségei
Kockázat felülvizsgálata
Kockázatkezelés meghatározása, akcióterv
3.2.4.6 ÁTVÉTEL MENEDZSMENT
Projekttag feladata, felelősségei
Leszállított anyag minőségi, mennyiségi átvétele,
Jóváhagyás igénylése
Projektmenedzser feladata, felelősségei
Jóváhagyás beütemezése
Jóváhagyás lefolytatása
Elfogadás/visszaküldés
Elfogadás esetén jóváhagyás igazolása
3.2.4.7 KOMMUNIKÁCIÓ MENEDZSMENT
A projekt céljainak elérése érdekében az egyes tevékenységek között folyamatos koordinációra van szükség.
Egyúttal a kialakított – külső és belső – kommunikáció végzésével kell biztosítani, hogy minden érdekelt fél
időben jusson hozzá a szükséges valós és érdemi információhoz;
Kommunikációért felelős Projekttag feladata, felelősségei
Üzenettartalom meghatározása
Üzenet adójának, fogadójának meghatározása
Üzenet időpontja
Üzenet formája
Üzenet összeállítása, szerkesztése
Projektmenedzser feladata, felelősségei
Üzenet jóváhagyása/elutasítása
Üzenet továbbítása
Fogadó fél részéről meggyőződni az üzenet átvételéről
3.3 PROJEKTZÁRÁS
Az értékelés a projektciklus záró fázisa. Fő tevékenységei:
a projekteredmény értékelése, a szervezet stratégiai céljaival való egybevetése;
a projekt megvalósítási folyamatának elemzése a projektvezetés (menedzsment) sikeressége
szempontjából; valamint
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
24
/ 2
5
24
/ 2
5
a projekteredményekhez és annak létrehozásához kötődő műszak, szakmai (és további) tapasztala-
tok, tanulságok számbavétele és újrahasznosításra történő előkészítése.
Azt követően, hogy a projekt elérte kitűzött céljait, a projektet kezdeményező vezetés dönt annak lezárásá-
ról. Célszerű azonban ezt is megfelelő előkészítéssel és módszeres megközelítéssel végezni, az elért célok
bemutatásával, az eredményesség értékelésével, a pénzügyi teljesülés értékelésével, a szerződéses kapcso-
latok lezárásával.
Projektzárás igazolása
Teljesítés kritériumának meghatározása
Teljesülés igazolása (Igen/nem)
Nem teljesített követelmények azonosítása
Akcióterv készítése
Teljesítés dátuma
Zárási tevékenység meghatározása
Leszállított anyagok
Leszállított anyagok termékek azonosítása
Tevékenység meghatározása
Teljesítés dátuma
Dokumentumok
Projekt dokumentumok
Tevékenység meghatározása
Teljesítés dátuma
Szállítók
Szállítói szerződés listázása
Tevékenység meghatározása
Teljesítés dátuma
Erőforrások
Erőforrások listázása
Tevékenység meghatározása
Teljesítés dátuma
Kommunikáció
Célközönség
Üzenet
Módszer
Időpont
Zárás végrehajtása
Dátumok rögzítése
Tanulságok levonása (Disszemináció)
Tapasztalatok írásos rögzítése
EGYSZERŰSÍTETT PROJEKTMÓDSZERTAN KEREKEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATA
25
/ 2
5
25
/ 2
5
JOGI FIGYELMEZTETÉS
Jelen dokumentum az AAM Vezetői Informatikai Tanácsadó Zrt. (továbbiakban AAM) szellemi terméke. A
dokumentumban foglaltak jogtalan felhasználása esetén az AAM jogosult a szerzői jog megsértése miatti
jogszabályi következmények alkalmazását kezdeményezni.
A dokumentum tartalma üzleti titok. Amennyiben hatályos jogszabály vagy a felek közötti szerződés máshogy
nem rendelkezik, jelen dokumentum címzettje a dokumentumban foglaltakat köteles bizalmasan kezelni,
azt harmadik félnek tudomására nem hozhatja.
©2010 AAM Vezetői Informatikai Tanácsadó Zrt. Minden jog fenntartva.