22 PHARMACEUTICAL REPRESENTATIVE POLSKA

24 czerwca 2013 roku Europejska Federacja Przemysłu i Stowarzyszeń Farmaceutycznych (EFPIA) uchwali ła Kodeks Przejrzystości

(ang. Disclosure Code), który reguluje upublicznianie infor-macji o współpracy finansowej pomiędzy firmami farma-ceutycznymi, a przedstawicielami zawodów medycznych i organizacjami służby zdrowia. Wszystkie 33 stowarzyszenia członkowskie należące do EFPIA mają wdrożyć wspomniany kodeks najpóźniej do roku 2016. Zgodnie z postanowieniami kodeksu począwszy od roku 2016 wszyscy członkowie EFPIA zobowiązani są do pub-likowania informacji na temat płatności przekazywanych w roku poprzednim na rzecz przedstawicieli zawodów medycznych oraz organizacji służby zdrowia. W Polsce na-leży do nich Związek Pracodawców Innowacyjnych Firm Farmaceutycznych INFARMA reprezentujący 32 wiodące firmy sektora farmaceutycznego działające w Polsce, prowa-dzące działalność badawczo-rozwojową, lub produkujące leki innowacyjne. Założenia do projektu EFPIA omawiano po raz pierwszy podczas wspólnej konferencji Naczelnej Izby Lekarskiej i INFARMY w maju 2013 roku. Wszystkie firmy innowacyj-ne należące do INFARMY przyjęły Kodeks Przejrzystości do grudnia 2013 r. Oznacza to, że w 2016 roku firmy złożą pełny raport za 2015 rok. Kodeks określa zasady udostępniania opinii publicznej informacji na temat współpracy firm farmaceutycznych z przedstawicielami zawodów medycznych oraz organizacja-mi ochrony zdrowia. Zapowiadane przez INFARMĘ raporto-wanie budzi wśród lekarzy i firm wiele kontrowersji. Znaczna ich grupa nie popiera zapisów kodeksu. Lekarza podkreślają, że sami nie są w stanie sfinansować udziału w wydarzeniach medycznych, a szefowie szpitali też nie mają wystarczających środków na działalność związaną z podnoszeniem kwalifikacji kadry. Gdyby lekarze chcieli uniknąć pojawienia się na wy-kazie, w roku 2016 powinni zupełnie zrezygnować z udzia-łu w wielu projektach, również o charakterze edukacyjnym i rozwojowo-naukowym.

Kodeks Przejrzystościa złożoność raportowania

Członkowie EFPIA zobowiązani będą do dokumentowania i upubliczniania na swoich stronach internetowych lub na jednej wspólnej stronie internetowej następujących danych:

imiona i nazwiska przedstawicieli zawodów medycznych oraz nazwy stowarzyszeń, na rzecz których przekazano płatności lub inne korzyści;

wysokość przekazanych płatności lub innych korzyści, a także charakter relacji, np. wynagrodzenie za konsulta-cje, płatności z tytułu kosztów podróży lub uczestnictwa w kongresie.

Zapisy Kodeksu umożliwiają przedstawienie zakresu, skrupu-latnie oszacowanej wartości zagregowanej przez wewnętrzne systemy informatyczne oraz znaczenia współpracy, na którą składają się m.in. spotkania naukowe, kongresy, spotkania promocyjne, konferencje, warsztaty szkoleniowe i inne tego typu wydarzenia, w tym również posiedzenia zespołów do-radczych, wizyty w placówkach badawczych i zakładach pro-dukcyjnych, opracowania materiału dydaktycznego, zlecenia poprowadzenia warsztatów na oddziale szpitalnym, sfinanso-waniu udziału w międzynarodowym kongresie oraz spotka-nia poświęcone badaniom klinicznym. Wspomniane działania niejednokrotnie są przechowywane w różnych systemach in-formatycznych. To oznacza, że już dziś wiele firm powinno zatroszczyć się o modyfikację własnych systemów, zbudo-wania odpowiednich interfejsów i rozwiązań wspierających raportowanie tak złożonych danych jak zagregowany trans-fer wszystkich wartości na poszczególnych jednostkowych lekarzy. Niejednokrotnie będzie to modyfikacja systemów CRM, ERP, finansowych (budżetowania, księgowania, kontrolingu), a nawet tak prostych jak system do rozliczania wydatków służ-bowych pracowników firmy. Systemy te są z reguły bardzo rozbudowane. Jeśli nawet przechowują większość danych

Przejrzystość firm farmaceutycznych,a gotowość ich systemów ITWymóg na rok 2015 i 2016 – Kodeks Przejrzystości

Opinia publiczna w Polsce dostanie informacje na temat współpracy firm farmaceutycz-nych z przedstawicielami zawodów medycznych oraz organizacjami ochrony zdrowia począwszy od pierwszego okresu raportowania, tj. za cały 2015 rok.

CZERWIEC - LIPIEC 2014 23www.pharmrep.pl

rozliczających w/w aktywności prowadzonych z lekarzami, to z reguły nie wiążą ich jednoznacznie z danym unikalnym lekarzem z imienia i nazwiska. Firmy farmaceutyczne stanęły przed koniecznością reorga-nizacji systemów analityczno-raportowych. Konieczne jest wy-tworzenie aplikacji wspierających controlling, które pozwolą producentom wywiązać się z zobowiązań kodeksu. Idealne rozwiązanie powinno pozwalać na automatyczną alokację kosztów stanowiących „wartość” dla lekarza, przypisując je do jego numeru identyfikacyjnego. Koszty powinny być właściwie alokowane w momencie powstawania transferu „wartości” do lekarza. System po-zwoli przypisać do identyfikatora konkretnej osoby, numer wydarzenia/konferencji, typ wydarzenia, typ danego kosztu (wynagrodzenia, opłata, wpisowe, koszt podróży, pozostałe), forma rozliczenia (umowa, faktura), wartość netto, dana wa-luta, stawka VAT, konto bankowe odbiorcy, wspierany produkt firmy, z jakiego budżetu departamentu, centrum kosztowe itp. Bardziej zapobiegliwe firmy modyfikują obecnie swoje sy-stemy informatyczne przygotowując na 2016 rok jeszcze bar-dziej szczegółowe dane m.in. całości kwot posiłków odbytych z przedstawicielami danej firmy, wartości wręczonych nisko-wartościowych materiałów dydaktycznych (książka, stetoskop) czy jakiekolwiek innej formy współpracy np. wystąpienie na dorocznej wewnętrznej konferencji sprzedaży danej firmy wraz z całym pobytem w hotelu, gdzie przebywa firma.

Okiem eksperta

Rok 2015 będzie pierwszym, za który raportowane będą in-formacje. W związku z tym faktem dla wielu firm farmaceu-tycznych zostało jeszcze pół roku do przygotowania się do raportowania tak złożonych danych pochodzących z różno-rodnych źródeł. Jak podkreśla Małgorzata Nieciecka, reprezentująca firmę Omega Code specjalizującą się w rozwiązaniach wspiera-jących procesy analizy i raportów dla controllingu, obecnie telefon praktycznie nie przestaje dzwonić. Zainteresowanie jest nieporównywalnie duże, bo wiedza branżowa i szybkość dostarczenia rozwiązania jest tutaj bardzo istotna. Ważne jest doświadczenie i świadomość regulacji obowiązujących w sektorze farmaceutycznym. Z jej doświadczenia wynika, iż w wielu przypadkach dane wymagane do raportowania w ramach Kodeksu Przejrzystości są przechowywane w roz-proszonych plikach typu arkusze kalkulacyjne, powiązanych systemach partnerów zewnętrznych (np. agencje eventowe, outsourcing usług księgowych i płatności itp.), a dopiero na końcu we własnych systemach wewnętrznych omawianych firm. Ekspertka uważa, że w roku 2015 są dwa możliwe scena-riusze. Jednym jest przygotowanie docelowego rozwiązania informatycznego, a drugim to opracowanie rozwiązania przej-ściowego dla firm o dużej złożoności procesów sprawozdaw-czych i związanych z zarządzaniem informacją. Trwają prace

nad rozwiązaniami informatycznymi, które będą potrafiły pobrać dane historyczne wstecz za rok 2015 i raportować je identycznie z danymi w roku 2016. Analitycy z wyspecja-lizowanej firmy informatycznej, są w stanie zaproponować rozwiązanie obejmujące wszystkie wspomniane wyżej aspek-ty. Doświadczenie eksperckie i znajomość problemów, które mieli inni klienci branżowi, z reguły pozwala opracować właś-ciwe rozwiązanie przy zaangażowaniu stosunkowo niedużych środków finansowych. Małgorzata Nieciecka zaznacza jednocześnie jak ważne jest wykorzystanie tej okazji, nie tylko do spełnienia wymogów samego kodeksu, ale też usprawnienia procesów wewnętrz-nych i ułatwienia pracy w działach compliance i kontroli we-wnętrznej. Dla przykładu w jednej z firm innowacyjnych jest to zbudowanie całego procesu i workflow informatycznego do akceptacji danych transferów wartości, monitorowania ich zagregowanych poziomów, dokonywania autoryzowanych płatności i proaktywnego cyklicznego informowania samych lekarzy, jaka jest ich bieżąca wartość współpracy. Takie podej-ście firmy do swoich partnerów procentuje zaufaniem, gdyż to dany lekarz podejmuje także decyzje, kiedy suma transferów wartości dla niego jest w jego odczuciu zbyt wysoka.

Podsumowanie

Trudno jednoznacznie stwierdzić, czy firmy innowacyjne zy-skają na uchwalonym nowym kodeksie. Zgodnie z założenia-mi i w odbiorze opinii społecznej – będą działać przejrzyście, co powinno odbić się pozytywnie na ich wizerunku. Z drugiej strony trzeba liczyć się z odbiorem lekarzy i danych ujawnia-nych na ich temat. Od teraz skrupulatnie każda wydana przy-słowiowa złotówka będzie zliczana, a następnie raportowana. Wielu lekarzy może zaskoczyć ostateczna zsumowana kwota, gdyż najbardziej znani lekarze prowadzą wiele aktywności i to z wieloma firmami farmaceutycznymi. Nie można też pomi-nąć faktu, iż firmy innowacyjne oddadzą także pola firmom m.in. generycznym, które z założenia Kodeksu Przejrzystości nie będą przyjmować. Patrząc jednak na kierunek, w jakim zmierza rynek farmaceutyczny, tak jak to już było z innymi wcześniejszymi regulacjami i zmianami, prędzej czy później również firmy nieinnowacyjne będą chciały aspirować do tych najbardziej przejrzystych.

Kontakt z firmą Omega Code specjalizującą się w projektach dostoso-wujących firmy do Kodeksu Przejrzystości EFPIA.Radosław CzapnikNew Business ManagerPoczta: radoslaw.czapnik@omegacode.pl Telefon: +48 695 341 603