Efficient berichten in Outlook verwerken
-
Upload
raymond-vermeulen -
Category
Education
-
view
2.970 -
download
2
description
Transcript of Efficient berichten in Outlook verwerken
Efficiënt berichten in Outlook verwerken
Raymond Vermeulen
Waarschuwing op bureaublad uit
1
2
3
4
5
Postvak IN – ook ongelezen berichten
Rechtermuisknop
12
3
Waarom alles in mappen?Tijdwinst:alles in één map: KortArchief
Archief
Archiveren
Terugzoeken
10% ?
LangArchief
Men besteedt veel tijd aan archiveren. Meestal heeft men10% van het archief ooit nog eens nodig.Daarom alles in één map. Razend snel zoeken met CTRL+SHIFT+F
In Stuff-bakjes
Wat is dit?
Wil ik hier deze weekiets mee doen?
Wat is mijngewenste uitkomst?
Wat is mijneerstvolgende actie?
Doe het meteen
Wachten opIn AgendaEerstvolgende
acties
Alleen als hetkan in minderdan 2 minuten.
In Agenda, maaralleen als heteen specifiekedatum of tijd
betreft.
Alles wat ik hebgedelegeerd,
besteld of gevraagd.
Dit ga ik zelf doen
zodra ik kan.
Prullenbak
Later / Misschien
ArchiefProject
1. Verzamelen
2. Beslissen
3. Organiseren
NEE
“POSTVAK IN” leeg, Hoofd leeg
JA
Mogelijke berichten: Actie “NEE”
1. SPAMToets “Delete”
Eventuele mogelijkheid. Geblokkeerde afzenders Ga op het bericht staan Rechtermuisknop Selecteer “Ongewenste mail” Afzender toevoegen aan lijst
geblokkeerde afzenders
Mappen maken-Rood/Geel (1)Elke map kan één type item bevatten!!!
Kort Archief CTRL + SHIFT + E (maak nieuwe map aan)Naam map “Kort Archief”Selecteer “E-mail en postitems”Kies bovenste/hoofdmap (Postvak-jouw naam)
Mappen maken Rood/Geel (2)
Later / MisschienCTRL + SHIFT + E (maak nieuwe map aan)Naam map “Later/Misschien”Selecteer “Taakitems”Kies bovenste/hoofdmap (Postvak-jouw naam)
Mappen maken Rood/Geel(3)
Wachten OpCTRL + SHIFT + E (maak nieuwe map aan)Naam map “Wachten Op”Selecteer “Taakitems”Kies bovenste/hoofdmap (Postvak-jouw naam)
Mappen maken Rood/Geel (4)
ProjectenCTRL + SHIFT + E (maak nieuwe map aan)Naam map “Projecten”Selecteer “Taakitems”Kies bovenste/hoofdmap (Postvak-jouw naam)
Controle nieuwe mappen
Weergeven Mappenlijst CTRL + 6
Let op de iconen vantaakitems en postitems
Snelkoppelingen naar mappen (1)
Navigeren door OutlookAlleen mappen type E-mail: CTRL +1Alleen mappen type Taakitems: CTRL + 4Alle typen: CTRL + 6
Wat willen we: weergave van bepaalde mappen
Daarom gaan we een snelkoppeling maken
Maken snelkoppeling
Snelkoppeling menu: CTRL + 7Klik op “Nieuwe snelkoppeling
toevoegen”Voeg de volgende mappen toe: Postvak IN Kort Archief Taken (eerstvolgende actie) Later/Misschien Wachten Op Projecten Verzonden items Postvak UIT Notities
Nieuwe groepen toevoegen en indelen
Klik op “Nieuwe groep toevoegen”
Maak de volgende groepen aan:• E-mail• Acties• Diversen
Sleep elke snelkoppeling naar dejuiste groep.
Resultaat
Verwijderen snelkoppelingen
Eventueel te verwijderen
CTRL + Y =Springt van map naar map
Alle items in Inbox laten zien
Standaard op aantal ongelezen itemsDoel: alle items laten zien
Klik op snelkoppeling Postvak INRechtermuisknop >> EigenschappenAanvinken: “Totaal aantal items”
Werkbalk voor meer productiviteit (1)
Twee knoppen om binnengekomen berichten in de
Inbox snel in de aangemaakte mappen onder te brengenGa op Standaardwerkbalk staanKlik op rechtermuisknopKies “Aanpassen” >>
Werkbalk voor meer productiviteit (2)
Kies tabblad “Werkbalken”Kies “Nieuw”Geef naam “Inbox leeg”Klik op ‘OK”
Sluit venster “Aanpassen”niet !!!
Werkbalk voor meer productiviteit (3)
Sleep de nieuwe werkbalk naar de bovenkant van het Outlookvenster.
Resultaat
Werkbalk voor meer productiviteit (4)
Toevoegen van twee knoppen op werkbalkTabblad “Opdrachten”Bewerken - Naar map kopiërenSleep naar nieuwe werkbalk
Sluit venster “Aanpassen”nog niet !!
Werkbalk voor meer productiviteit (5)
Tabblad “Opdrachten”Bewerken - Naar map verplaatsenSleep naar nieuwe werkbalk
Sluit venster “Aanpassen”nog niet !!
Werkbalk voor meer productiviteit (6)
Werkbalk. De eerste knop bevat alleen tekst. De tweede knop is een afbeelding
Ga met de muis op afbeelding staanRechtermuisknopSelecteer “Alleen tekst (altijd)
Werkbalk voor meer productiviteit (7)
Naam wijzigen Klik met rechtermuisknop op “Naar map kopiëren” Wijzig naam in : &1. Kopiëren (let op spatie) Klik met rechtermuisknop op “Naar map verplaatsen” Wijzig naam in : &2. Verplaatsen (let op spatie)
ampersand teken “&” belangrijk voor toetsenbordcombinatie
Sluit venster “Aanpassen”
E-mails terugzoeken Rangschikken op Afzender en In groepen
Zoeken
Zoeken in de huidige map: CTRL + EZoeken naar contactpersonen: F11Geavanceerd zoeken: CTRL+SHIFT+F
Zoek-software:http://desktop.google.com
TIP
Extra: ontvangst/lees-bevestiging
Nieuw bericht
Extra: Ander kleur als je alleen ge-CC’d bent
Huidige weergave>.huidige weergave aanpassen1
2 3
4
56
7
Extra: Phraseexpress.com
Acronym: ppp