Effective Management

51

description

الإدارة الفعالة

Transcript of Effective Management

Page 1: Effective Management
Page 2: Effective Management

من المتوقع في أداء أي مؤسسة أن

تظهر بعض المشكالت التي قد تؤثر في أدائها فمن هذه المشكالت ما يتعلق ب

.…

-امكانات المؤسسة1-أفراد المؤسسة2 -اسلوب اإلدارة3-عالقة المؤسسة بالمؤسسات 4

األخرى

Page 3: Effective Management

متى تقول عندي مشكلة

فما هو تعريف المشكلة أوال :هي عقبة أمام تحقيق األهداف .

الهدفالمشكلة

Page 4: Effective Management

مقبول غير انحراف

مشكلةمشكلة

مشكلة ال

امتياز

مشكلة ال

المثالي المعيار

المعيار الخيالي

تقول أن خاللها من يمكن لألهداف منضبطة معايير وضع من البدمشكلة عندي

الزمن

االنجاز

Page 5: Effective Management

ما يجب ان يتصف به

المتصدر لحل المشكالت

Page 6: Effective Management

األستعانه بالله تعالى -1 والثقة بعونه عز وجل

كما قال )ص(

)) واستعن بالله وال

تعجز((

Page 7: Effective Management

-الثقة بالنفس 2 والقدرة على حل

المشكالت

Page 8: Effective Management

)انه ال ييأس من روح الله(

اال القوم الكافرون ((

-األمل وعدم اليأس والقنوط3

Page 9: Effective Management

والمصابرة في -الصبر 4 مواجهة

المشكالت وعالجها قال )صلى(

))ومن )يصبر يصبره الله(

Page 10: Effective Management

-األستعانه باألفراد 5أحيانا

وبأهل الخبرة أحياناأخرى

)) ال خاب من استشار ))

Page 11: Effective Management

-الموضوعية 6واتباع األسلوب العلمي في حل

المشكالت

Page 12: Effective Management

-عدم التهاون أو 7التباطؤ في حل

المشكالت التي ال يكون الزمن جزء

من العالج فيها

Page 13: Effective Management

-الحماس لتنفيذ 8عالج المشكالت

كالحماس لتلمس وتحليل ودراسة

اسبابها

Page 14: Effective Management

األسلوب العلمي لحل

المشكالت

Page 15: Effective Management

المشكلة عرف

األسباب حللالمحتملة أو الكامنة

الحلول عرفالممكنة

الحل اختراألفضل

عمل خطة ضع

الحل نفذالتقدم وقوم

12

34

5

6

Page 16: Effective Management

-الخطوة 1األولى

-تعريف وتحديد 1المشكلة وذلك من

خالل...

Page 17: Effective Management

تحديد مظاهر وأعراض -1المشكلة

-جمع حقائق ومعلومات 2حولها مثل

كيف حدثت ؟ ولماذا ؟من ارتبط بالمشكلة ؟ أين نشأت ؟ ومتى ؟

-النتيجة التى ترغب في 3الوصول اليها بعد حل المشكلة

.

Page 18: Effective Management

- تحديد المشكلة الحقيقية ؟….4فقد تكون األولى عرضا من

أعراضها ويتحدد هنا معرفة …..نطاق المشكلة واطارها

نتائجهااسبابها الحقيقية

Page 19: Effective Management

الخطوة الطريقة الوصف

اكتب عرضا مقنعا

للمشكلة القائمة،ثم

لخص بإيجاز أين تحب

أن تكون،أو النتيجة

التي ترغب في الوصول

إليها بعد حل

. المشكلة

التعريف

عرض المشكلة

الحالة المرغوبة

عرف المشكلة -1

Page 20: Effective Management

الروتيني : اإلخاء المشكلة تعريف

عرض المشكلةهو تحول اإلخاء الحقيقي الذي دعا اليه اإلسالم الى عالقة أشبه بالعالقة اإلدارية بين الموظفين في قسم واحد،بما ينتاب هذه العالقة من جوانب سلبية كثيرة وبما يغلب

عليها من طابع الجفاف في العالقات والطبيعة الروتينية التى تربط الموظفين

ببعض بعضهم

المرغوبة الحالةاإلخاء الحقيقي الذي دعا اليه اإلسالم و اشاعة روح المحبة والترابط

بين األفراد

Page 21: Effective Management

المشكلة : مظاهر

- عدم اإلحساس بالمحبة األخوية تجاه العضو 1اآلخر.

-عدم السؤال عن األحوال في حالة األزمات.2- عدم عيادته اذا مرض أو تعزيته اذا مات له 3

قريب.- فتور الترحيب عند اللقاء.4- عدم التواصل بالهاتف أو الزيارات عند 5

اختالف مراكز العمل .- التخلي عن مساعده عند الحاجة .6

Page 22: Effective Management

الوصف الطريقة الخطوة

عرف األسباب

الكامنة

المحتملة،وحدد

األسباب الجذرية

للمشكلة واألكثر

احتماال .

شكل السبب

والنتيجة

2- حلل األسبابالكامنة والمحتملة

Page 23: Effective Management

المشكلة : أسباب- قلة البرامج اإليمانية في منهج المؤسسة.1-قلة وجود القد وات.2-ضعف التركيز على جانب األخوة في المناهج.3- غلبة الجانب اإلدارى التنفيذي على الجانب األيماني.4-كثرة دخول العناصر الضعيفة في المؤسسة .5- الجهل الشرعي بأهمية األخوة وواجباتها .6- قلة اللقاءات اإليمانية األخوية خارج نطاق العمل 7

اإلدارى .

كثرة تنقالت األفراد مما ال يتيح لهم بناء عالقة أخوية - 8قوية.

-عدم القيام بواجبات األخوة أو ضعف القيام بها .9- عدم التوافق في الطبيعة البشرية .10-اختالف الهمم في التحرك في الدعوة واالختالف في 11

التوافق في العمل .- جفاف الطبع ، والجهل بطرق كسب القلوب .12

Page 24: Effective Management

اإلخاءاإلدارى

المكان طبيعة

المناهجالبرامج

العمل األفراد طريقة

Page 25: Effective Management

-الخطوة الثانية2

طرح البدائل المختلفة لحل المشكلة

فهل هناك اعتبارات يجب أن تراعى عند طرح بدائل الحلول

؟

Page 26: Effective Management

-اشراك اآلخرين في تصور 1الحلول

-امكانية اعتبار عدم اتخاذ 2 قرار هو أحد البدائل

-تقييم و مناقشة جميع 3البدائل الممكنة دون استثناء

Page 27: Effective Management

الخطوة الطريقة الوصف

ضع قائمة طويلة من

الحلول الممكنة

للمشكلة دون تقويم

الفاعلية، ثم اختصر

القائمة إلى بضعة

. حلول محتملة

عصف األفكار

عرف -3 الحلول

المحتملة

Page 28: Effective Management

المحتملة : الحلول-زيادة اشراك األعضاء في عمل مشترك واطالة االحتكاك بعضهم أ

ببعض .- التركيز على الجانب األخوي والتنبيه عليه قبل القيام بأي عمل ب

اداري .-التركيز على الجانب األخوي في المناهج.ج

د- ترجمة المعاني النظرية في األخوة الى تطبيقات عملية لتعميق المحبة بين األعضاء.

- ضبط النظم اإلدارية دوما بالضوابط اإليمانية واألخوية حتى ال تتغلب هاإلداريات عليها.

و- التهادي بين األفراد يعمق روابط األخوة .- اجراء بعض الدورات في فن التعامل والترحيب .ز

ح- أن تكون جزءا من المنهج القرآني للمؤسسة.ط- بث بعض العناصر اإليمانية التي توقظ وتؤلف بين األفراد حتى وان

كانوا ضعفاء في اإلنتاجية .- تضييق الهوة بين فترات التقييم حتى يتم استدراك ما يمكن ك

استدراكه.ل-االختيار المناسب لألفراد وخاصة المسئول الذي تكون أولى مهامه

ربط العناصر بعضها مع بعض .

Page 29: Effective Management

- الخطوة الثالثة3تقييم البدائل ؟ …….. كيف ؟

:الخطوة األولى 8 الى6تقليل البدائل الى عدد محدد من

بدائل.وذلك بالحذف والتجميع …وتستخدم في

هذه الخطوة قائمة تقليل االختيارات واألفكار وهي

:كاألتي

Page 30: Effective Management

منها الهدف

إلقاء الضوء على البدائل المطروحة .. ثم :نقللها ألقل عدد ممكن وهي كاألتي

تعرض جميع البدائل ..وتناقش - 1للتوضيح ..

- تحديد المعايير التي تعتبر نقاط 2تصفية وانتقاء مثل :

** هل هذا البديل واقعي ومالئم للظروف •المتاحة ؟

** هل اإلمكانيات البشرية والمادية المتاحة •تناسب هذا البديل ؟

** هل جرب هذا البديل من قبل وأثبت فشله •؟** هل ستكون هناك مشكلة جديدة من هذا •

الحل ؟

Page 31: Effective Management

البديل الجيد

توافقه معأهداف

المؤسسةوسياستهاومواردها

توافقه معالوقت

والسرعة

كفاءتهاألهداف

التييحققها

توافقه معالظروف

المكاسب التي

يحققها

المخاطرالمحتملة

Page 32: Effective Management

- تعرض البدائل ويتم التصويت عليها..3النعم

بالمعايير يفي ال بالمعايير يفي( البقاء البديل1-ويمكن اعتماد أسلوب األغلبية البسيطة )نصف األفراد + 4

مدرجا في قائمة البدائل.-اذا لم يحصل البديل على األغلبية البسيطة يوضع بين قوسين هكذا ) (5

ويعني أنه يمكن الرجوع اليه.-يسمح في حدود ضيقة بمناقشة المعارضين واعادة التصويت .6 ..مثال.6-تتكرر العملية ليصبح عدد البدائل 7-يمكن أن تتم عملية التقليل بدمج عدة بدائل متشابهة في بديل واحد .8

Page 33: Effective Management

محددات ينبغي وضعها في االعتبار عند تحديد مجموعة البدائل وأهمها:

محددات تشريعية وتتمثل في اللوائح •والنظم السائدة.

السياسات سواء على مستوى الدولة أو •المنظمة

الموارد المتاحة )مالية-بشرية …..(•محددات ثقافية )مقدسات-محرمات- •

تقاليد-أعراف(محددات تنظيمية )نمط القيادة-نظم •

االتصال-العالقات التنظيمية ..(

Page 34: Effective Management

الخطوة الثانية : الترتيب التقييمي للبدائل .

:وذلك باستخدام الطرق التالية

أوال: استخدام نموذج ترتيب المعايير

Page 35: Effective Management

كيف تستخدم نموذج ترتيب المعايير ؟

حدد في صياغة جيدة البدائل التي تم •اختيارها وأعط كل بديل رمزا مثل

)ا،ب،ج….(حدد المعايير التي يجب أن تأخذ في •

6 : 4االعتبار لتقييم هذه البدائل )بين معايير( وضع لكل معيار رقما.

استخدم الجدول التالي :•

Page 36: Effective Management

المعايير البدائل

أ ب ج د

1

2

3

المجموع

Page 37: Effective Management

دائما غالبا أحيانا أبدا

3 2 1 صفر

- حدد األوزان النسبية .. واتفق على 4القياس المستخدم مثل

Page 38: Effective Management

- كفاءته 3- يالئم الظروف- 2- يحقق األهداف - 1 :المعايير

المعايير البدائل

أ ب ج د

1 1 2 3 1

1 2 3 1 2

1 1 1 1 3

المجموع 5 6 4 3

Page 39: Effective Management

ثانيا : أسلوب أخذ األصوات

تعتبر عملية التصويت هي أسهل وسائل االختيار بين البدائل ولكن اذا تمت هذه الطريقة بأن يختار كل عضو بديال واحدا من

البدائل المعروضة فهذا يعني أن بقية البدائل تأخذ وزن صفر عنده ولكن في الواقع ال يكون ذلك ..

فيمكن استخدام فكرة الوزن النسبي السابقة عند أخذ األصوات أو باعطاء كل فرد عددا من األصوات مساويا لآلخرين

.. يوزعها طبقا لتفضيالته .. ويمكن وضع قاعدة عامة لذلك حسب المعادلة.

* عدد البدائل1.5عدد األصوات = 6فاذا كان عدد البدائل أصوات لكل فرد 9 = 1.5* 6اذن عدد األصوات =

وبذلك يقرر األفراد كيفية توزيع أصواتهم على الخيارات المختلفة بما يكشف عن تفصيالتهم النسبية .

Page 40: Effective Management

المقارنات : بطريقة األصوات أخذ ثالثاالثنائية

المقارنات

أ ب ج المجموع

أ 4 3 7

ب 2 3 6

ج 4 4 8

Page 41: Effective Management

الخطوة -4الرابعة

اختبار واختيار البديل األمثل

فما هو البديل األمثل؟

Page 42: Effective Management

- األكبر أثرا وأقل كلفه 1 ممكنة

- األكثر مالءمة لنظام 2العمل

وتوجهات اإلدارة العليا- األكثر واقعية وفاعلية3

Page 43: Effective Management

أنتبه فأنت لست مرغما على اختيار البديل األمثل حسب نماذج التقويم .. فالبد أن تأخذ في الحسبان النتائج المتوقعة لكل

بديل .. واحتماالت حدوث عواقب غير مرغوب فيها .فقد ينطوي الحل األمثل حسب التقويم على قدر من

المخاطرة أكبر مما ترغب أو تتحمله .

ان االختيار ال ينصب على البديل األمثل بقدر ما ينصب

على البديل األنسب ..

Page 44: Effective Management

- الخطوة 5 الخامسة

الحلتنفيذ ومتابعة

Page 45: Effective Management

الخطوة هذه أهمية ما؟

-ألنها مكمله للجهود 1واألوقات التي بذلت في

الخطوات السابقة-هى المؤشر على صحة 2

وسالمة تطبيقها

Page 46: Effective Management

الوصف الطريقة الخطوة

خطة العمل

من ماذا

اكتب خطة مفصلة

تسرد التوجهات

واألهداف والوسائل

ومعيار اإلنجاز

والجهة المنفذة

والمدة الزمنية

والميزانية وجهة

المتابعة.

متى

5- طور خطة العمل

Page 47: Effective Management

الخطوة الطريقة الوصف

خطة العمل

ماذا من

تابع باستخدام

الخطة لتضمن تحقيق

. خطوات العمل

متىX

X

X

X

X

طبق الحل - 6

وقيم التقدم

Page 48: Effective Management

الميزانية المتابعة الجهه المنفذهالمدة الزمنية

معيار األنجاز

الوسائل

األهداف)البدائل(

الحالة المرغوبة)التوجهه(

ريا100ل

الشعبة التربية شهر تحقيق الزيارات

بين األفراد بنسبة

% في 70األزمات

دراسة فقه

األخوة

تحقيق واجبات األخوة

الحقيقي األخاء

Page 49: Effective Management

اآلن هل تستطيع أن تطبق ما تعلمته…؟

مطلوب أن نرى كيف يعمل نموذج حل

المشكالت .

Page 50: Effective Management

نموذج عملي :- ضعف االنضباط1- حب الظهور والتشرف للمسئولية.2- الفتور .3- ضعف الجانب اإليمانى .4- االنفعال والحدة والتعصب للرأي .5- ضعف اإلنتاجية الدعوية .6- ضعف الحركة الذاتية .7-التمحور وعمل الجيوب .8- ضعف ثقة الفرد في قيادته .9

- الحساسية المفرطة .10- تغليب المصلحة الشخصية على مصلحة الدعوة .11- التسرع وعدم الرؤية .12

Page 51: Effective Management

ان دور المؤسسة كبير في تلمس واقعها بشكل دائم الكتشاف بذور المشاكل قبل تفاقمها فكثير من

المشاكل ما كان لها أن تؤثر على مسيرة العمل لوال التغاضي وضعف

المتابعة والتباطؤ في التصدي لها.

وآخر دعونا ان الحمد لله رب العالمين