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中 華 民 國 1 0 7 年 8 月 V . 3 . 5 . 4

漢龍資訊科技(股)公司

電子公文系統操作手冊

單位收發(登記桌)操作手冊

單位收發(登記桌)操作手冊 V.3.5.4

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目 錄

1登記桌待分文作業 ........................................................................................................................... 2

2登記桌收文作業(分文與退文/移文) ............................................................................................. 2

3登記桌收件匣（會辦：加簽） ....................................................................................................... 4

4登記桌結案作業 ............................................................................................................................... 5

5登記桌查詢已結案公文 ................................................................................................................... 6

6登記桌解除結案作業 ....................................................................................................................... 7

7登記桌可設定代理人作業 ............................................................................................................... 7

8代理人登記桌作業功能 ................................................................................................................... 8

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1登記桌待分文作業

1-1 待分文

登記桌帳號登入系統催收公

文標籤頁顯示提醒登記桌待

分文公文

2登記桌收文作業(分文與退文/移文)

2-1收發作業

進入帳號請點選【收發作

業】的【登記桌】如圖

進入登記桌收文作業畫面，

如右圖。

2-2 選擇承辦對象

利用下拉式選單，選擇【承

辦單位】與【承辦人】，確

認無誤後，點選【傳送】如

圖

注意：可做批次分文

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2-3退文/移文作業

利用移文【勾選】方框，如

圖 〈 〉確認無誤後，

點選【移文】，如圖

需完成填寫移文原因方能

進行退文/移文

注意：移文狀態為-非本單

位之承辦公文故做移文回

文書組做重分文動作。(無

須點選承辦單位跟承辦

人，直接 即可移文)

亦可做批次移文

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3登記桌收件匣（會辦：加簽）

3-1 收件夾

點選【收件夾】，點選欲

加簽之公文主旨

※時機：登記桌收件匣，

若有其他單位不知道需

傳送人員，由登記桌協

助。

3-2 公文流程-加簽

開啟公文後，點選【公文

流程】，於組織架構上挑

選欲加簽人員，點選後按

【加簽】可進行加簽作

業。

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4登記桌結案作業

4-1 結案歸檔

狀態：

若公文承辦完成，需由登

記桌進行結案者。

點選【結案歸檔】如圖

進入登記桌結案作業畫

面，如右圖。

4-2 結案

登記桌處理結案作業：

確認可結案之公文，於狀

態列會顯示紅字【待結

案】請登記桌人員再進行

結案作業：

1. 確認【分類號】

2. 確認【決行層次】

3. 確認【判核日期】是

否有誤。

4. 勾選可結案公文

5. 點選 ，

即完成結案作業。

注意：可做批次結案。

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5登記桌查詢已結案公文

5-1 查詢

若欲查詢已結案公

文，請點選右上方之

【查詢已結案公文】

如圖〈 〉

5-2 輸入查詢條件

輸入查詢條件

【結案類別】、

【結案日期】、

【公文主旨】

點選【開始查詢】

5-3 查詢結果

可預覽查詢之已結案

之公文。

點選【類別】可瀏覽

公文之內容，如下圖

所示。

5-4 查閱內文

預覽查詢之已結案之

公文

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6登記桌解除結案作業

6-1 查詢已結案公文

依據查詢已結案之公

文，若呈現之公文需要進

行解除結案作業，可進行

結除結案作業：

利用解除【勾選】方框，

如圖 〈 〉

6-2解除結案

確認無誤後，點選【解除

結案】，

解除結案之後，再依照結

案作業程序【進行結

案】。

注意：可做批次解除結

案。

6-3解除完成

公文狀態即會從結案狀

態恢復成『待結案』

7登記桌可設定代理人作業

7-1 登記桌設定代理人

作業

登記桌設定代理，指定代

理人需為個人帳號進行

啟動代理

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7-2 登記桌設定代理人

作業啟動成功

補充:

(1)代理登記桌收件匣流

程中的公文，同代理人作

業，會出現在代理人（收

件匣）

(2)代理登記桌待分文作

業，請參考(步驟 8)

8代理人登記桌作業功能

8-1

(承上一步驟)

代理登記桌的帳號進行

登入系統時候，登入介面

會顯示代理登記桌身分

8-2

代理登記桌的功能：

收發作業→登記桌分文

的功能

--End--