漫谈电子邮件礼仪 - Xiamen University...结尾的细节：关于签名档的使用...

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漫谈电子邮件礼仪

李显辉（[email protected]）

厦门大学图书馆

2019年03月22日

信息素养-培训课件 2011-2018年CopyRight©厦门大学图书馆 2

内容提纲

电子邮件现状与优点

什么是电子邮件礼仪

电子邮件礼仪详解

撰写电子邮件的最佳顺序

关于附件

关于正文

关于主题

关于收件人

关于称呼与问候

其他注意事项

电子邮箱推荐


电邮的现状与优点

信息素养-培训课件 2011-2018年CopyRight©厦门大学图书馆

Email演变史

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图片来源：Email演变发展史

http://tech.163.com/12/1123/17/8H0SMJDO00094N4G.html


个人观点

电子邮件的黄金时代确实已经一去不复返，但远未

到“灭亡”的境地

虽然目前市面上拥有着无数的文件分享、协同工作

应用，但使用纯文本电子邮件形式进行沟通仍然是

最容易令人接受、稳定的沟通方式

5


电子邮件的顽强生存

6


电子邮件的优势

电子邮件是一种好的沟通方式吗？

书面内容，较为正式

信息接受与回复的延迟性，提供了宝贵的缓冲思考时间

主题式的信息交流方式

“Subject”是电子邮件的精髓所在

相对完整的信息交流；话题聚焦；对比其他交流形式的优势，如

IM群聊

便于归档整理与查找

避免信息的泛滥

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完整的信息流，聚焦主题

8


如何算是有良好的电子邮件礼仪？

日常生活中的礼仪用于电邮交流仍然适用

注重沟通效率，节省双方时间，也是一种尊重

邮件内容结构清晰，语言简练，文字正确

。。。

9


电子邮件礼仪详解


撰写邮件的最佳顺序

先附件、后正文、再主题、最后收件人！

附件最容易遗漏；大多数邮件服务都会提示“没有标题

，是否发送”

随着正文的写作进程，很有可能会调整主题和收件人

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关于附件

不需要对方再做编辑的附件，尽量PDF（正式），

如果太大，可用云存储，附件一定要记得带标题！

！！

正文中要提醒有附件，以便对方查看

附件的文件名要有意义，方便对方接收保存

大附件如果需要可用网盘分享功能

注意附件的格式！

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关于附件

分清楚附件的使用情境，如果可以，尽量不用附件

13


关于正文

14


关于正文


关于正文

如何学会说清楚一件事？

邮件开头，用言简意赅的一段话概括大意,不要考验收件

人耐心；内容要交代清楚5W+1H

Who：明确指定任务所属人（Owner），常见错误是以Hi开头，却

又若干收件人，结果响应寥寥，为什么？

What：描述清楚自己的需求或者要求，不要模棱两可，要清楚表

达！

When：如果事务有时限，一定让对方明白「截止日期」，“尽快

给我”等于没有时限。

Where：如果有地点，要说明清楚

Why：让对方明白这件事情对对方（收信人）而言的重要性，或

者起码是对团队或集体而言的重要性，而不是对你（发信人）而

言的重要性

How：建议给出尽可能明确的操作办法

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关于正文

金字塔叙事，言简意赅

多用点，少用面（长段落）

各点逻辑清楚，层次分明。

不要随意长段落，切忌让对方帮你概括中心思想，这不是写作考

试。

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关于正文

正文的一些细节

一次邮件交代一件完整事情，避免事后再发补充邮件

合理提示重要信息：高亮、黑体、斜体等，但不要过度

合理利用图片、表格，帮助说明

尽量用简单句，不用从句，这不是考写作

不要用类似于或：）的表情符号，这是电邮，不是QQ

和微信

总之，唯一的原则就是节省对方的时间，让对方看

过正文即对事务有清晰了解。

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关于主题


关于主题（Subject）

主题是第一印象，要慎重！

千万不要空白！千万不要错字！

提纲挈领：用短短的几个字概括出整个邮件的内容，真

实反映邮件内容和重要性，便于收件人权衡邮件的轻重

缓急，分别处理

简洁明了：不要冗长，不要放正文（考虑移动端的阅读

感受！）

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关于主题

其他一些细节

适当使用特殊字符（如☆♥*），不要随便用“紧急”字

样或感叹号

可供参考的标题格式：【XXX】YYY——XXX为项目名

，如通知、活动，方便对方分类，创建过滤器做处理，

YYY则为主题名

例子：【图书馆宣传月讲座】漫谈电子邮件礼仪

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关于收件人

从一段视频开始:传神的邮件攻防

明确CC与BCC，Reply和Reply to all

CC（抄送）：Carbon Copy

BCC（密送）：Blind Carbon Copy

两者的区别？

如果您发一封邮件需要其他人知道（并不一定参与此事），就使

用抄送；如果你还希望隐藏每个收件人的电子邮件地址，可以使

用密送功能

慎用抄送

权责应明确（配合邮件开头的称呼），另外也是尊重收

件人的隐私。

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https://www.youtube.com/watch?v=gBM7rKnwABY



开头与结尾的礼貌性用语

开头即称呼收件人，权责明确

格式：“收件人+问候语”

礼多人不怪

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结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”

之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”

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其他注意事项


细节决定成败

发出去的邮件，泼出去的水

白纸黑字，可不谨慎哉？！给自己5分钟冷静期

最后通读——极力避免错别字和标点符号错漏

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细节决定成败

关于邮件发送人的名称设置

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细节决定成败

结尾的细节：关于签名档的使用

署名+职称（职位）+联络方式

个人名片信息，方便保存和联络

字体字号比正文略小

内容不宜过多，可用二维码签名档

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细节决定成败

慎用自动回复

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电子邮箱推荐


电子邮箱推荐

厦大邮箱

是校内各机构主要使用的邮件系统，特别是获取图书馆

相关信息通知的重要渠道。

作为一名厦大人，拥有一个以个人学号开头的厦大邮箱，

既是校园身份证明，也是是每位厦大人的必备技能！

开通方法：

每个新生在入学前，学校已为你开好了邮箱，账号是学号

@stu.xmu.edu.cn，未设密码，你可以在这里为你的邮箱设置你的

邮箱密码，并取个简单易记的别名。

登录网址：http://mail.stu.xmu.edu.cn/

帮助： https://inc.xmu.edu.cn/14/6e/c17096a332910/page.htm

http://i2.xmu.edu.cn/

http://mail.stu.xmu.edu.cn/

https://inc.xmu.edu.cn/14/6e/c17096a332910/page.htm


厦大邮箱设置

设置页面： https://i2.xmu.edu.cn/

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电子邮箱推荐

QQ邮箱

功能强大易用

注意事项

设置邮箱别名（建议不要用QQ号做前缀）

要注意修改账户默认昵称


电子邮箱推荐

收信规则

源自Gmail的Filters

自定义规则批处理特定邮件

35


The End

E-mail:[email protected]


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