EUROPA-KOMMISSIONENGENERALDIREKTORATET FOR KOMMUNIKATION

EU Repræsentationen i Danmark

INDKALDELSE AF FORSLAG

COMM/COP/ED/2018-2020

UDVÆLGELSE AF PARTNERE TIL UDFØRELSE AF AKTIVITETER

SOM EUROPE DIRECT INFORMATIONSCENTRE I DANMARK

(2018-2020)

Europa-Kommissionen, ved Generaldirektoratet for kommunikation, er ved at iværksætte en indkaldelse af forslag med henblik på at vælge partnere til at lede "Europe Direct informationscentre" (EDIC)1. Succesfulde ansøgere vil være berettiget til et foranstaltningstilskud og teknisk bistand, som vil sætte dem i stand til at gennemføre en række kommunikationsaktiviteter som et EDIC.

Formålet med denne indkaldelse er at etablere et EDIC-netværk, som kan formidle EU-emner af relevans for offentligheden på lokalt og regionalt niveau, fremme dialog om EU-spørgsmål og samarbejde med andre EU-2 eller lokale informationsnetværk og kontaktpunkter.

Som potentiel ansøger skal du læse og følge reglerne og specifikationerne i dette dokument samt alle andre dokumenter, der er relateret til denne indkaldelse af forslag.

Vigtige oplysninger

Samlet beløb afsat til Danmark for 2018: EUR 175.000, med forbehold for budgetmyndighedens godkendelse af budgettet.

Årligt minimums tilskudsbeløb til foranstaltning: 20.000 EUR

Årligt maksimalt tilskudsbeløb til foranstaltning: 28.000 EUR

Ansøgningsfrist: 31/08/2017 kl. 12.00

Geografisk fordeling: Nord-Jylland, Midt-Jylland, Syd-Jylland, Fyn, Sjælland og Bornholm

1 INDLEDNING

1 https://europa.eu/european-union/contact/meet-us_en .

2 Information om EU-netværk kan fås på: http://bookshop.europa.eu/en/eu-information-and-assistance-services-pbNA0614007/.

1

Det nuværende netværk af Europe Direct informationscentre3 omfatter mere end 500 EDIC'er, som er fordelt på alle EU-lande. I december 2017 udløber det aktuelle netværks tredje mandat, som følger efter netværkets første (2005-2008) og andet mandat (2009-2012). Ved at lancere fjerde generation af netværket for årene 2018-20204 ønsker Europa-Parlamentet og Kommissionen fortsat at støtte enheder, der kommunikerer om EU. Indkaldelsen af forslag, som er lanceret af Europa-Kommissionens Generaldirektorat for kommunikation gennem dets repræsentation i Danmark, er rettet til støtteberettigede enheder med interesse i at udøve kommunikationsaktiviteter om EU igennem et "Europe Direct informationscenter".

Europa-Kommissionens repræsentation i Danmark vil underskrive en treårig partnerskabsrammeaftale med de udvalgte partnere. Som succesfuld partner vil du være berettiget til et årligt beløb, forudsat at du opfylder proceduren under punkt 10.

Det årlige tilskud tager form af et fast beløb (se punkt 11.2.1), der varierer fra et minimum på EUR 20.000 pr. år, til et maksimum på EUR 28.000 pr. år pr. center. De faste beløb beregnes, så de dækker gennemsnitligt 50 % af de omkostninger, som er forbundet med centrets aktiviteter. Det betyder, at du skal sikre tilstrækkelig finansiering fra andre kilder for at opfylde centrets behov med hensyn til passende personale, aktiviteter og lokaler.

Tilskud vil blive givet på grundlag af procedurerne i punkt VI i finansforordningen5 samt dens regler for anvendelse6.

I tilslutning til tilskuddet stiller Europa-Kommissionen træning, dokumentation, adgang til Europe Direct-intranettet eller tilsvarende samt networking-muligheder til rådighed for centrene. Europa-Kommissionen sikrer en bred promovering af netværket.

2 MISSION – MÅL – AKTIVITETER

2.1 Missionen og de overordnede mål for Europe Direct informationscentrene

Europe Direct informationscentre (EDIC'er) bidrager til Europa-Kommissionens kommunikation om den Europæiske Union (EU) med det formål at indgå i dialog med borgerne på lokalt og regionalt plan. EDIC'ernes opsøgende aktiviteter sigter mod at involvere borgerne i europæiske emner ved at opbygge et bæredygtigt netværksmiljø.

Centrene supplerer og støtter Europa-Kommissionens repræsentationer, Europa-Parlamentets informationskontorer (EPIO'er) og andre EU-institutioner og organer i

3Kommissionens endelige afgørelse C(2012) 4158 final af 21. juni 2012 om den forventede vedtagelse af det årlige

arbejdsprogram på området for kommunikation for 2013 vedrørende tilskud til finansiering af værtsstrukturer for Europe Direct informationscentre i hele Den Europæiske Union for perioden 2013-2017 kan findes på: https://ec.europa.eu/info/publications/work-programme-2013-communication-activities_en4 Kommissionens endelige afgørelse C(2016) 8443 final af 19.december 2016 vedrørende vedtagelse af arbejdsprogrammet for 2017 inden for kommunikationsområdet, tjener som en finansieringsafgørelse, der kan fås på:https://ec.europa.eu/info/publications/work-programme-2017-communication-activities_en

5http://ec.europa.eu/budget/biblio/documents/regulations/regulations_en.cfm#financial_regulation

6http://ec.europa.eu/budget/biblio/documents/regulations/regulations_en.cfm#rules_application

2

deres kommunikationsaktiviteter på lokalt og/eller regionalt plan. De samarbejder også med andre EU-informations- og assistancenetværk.

Centrene fokuserer på grundlæggende EU-emner og politikker af direkte interesse for offentligheden, navnlig borgere med behov for generelle oplysninger.

EDIC'er arrangerer også begivenheder og benytter flere kommunikationsværktøjer til at nå ud til publikum på lokalt og regionalt niveau, enten direkte eller gennem relevante informationsformidlere og interessenter. De støtter også aktivt de såkaldte "borgerdialoger"7 i tæt samarbejde med Europa-Kommissionens repræsentation.

EDIC'er interagerer med lokale og/eller regionale medier og giver feedback på offentlighedens synspunkter og reaktioner på EU-spørgsmål.

Europe Direct-netværket for informationscentrene administreres af Europa-Kommissionen.

2.2 Treårs opsøgende kommunikationsstrategi og årlig kommunikationsplan

2.2.1 Tre års opsøgende kommunikationsstrategi

-> Skal kun indsendes én gang i programmet som svar på denne indkaldelse af forslag (se bilag 1).

Din strategi skal skitsere dit overordnede koncept for, hvordan du vil styre centret8 over en treårs periode. Du skal illustrere dette koncept ved at beskrive de aktiviteter, som du tænker at udføre for hvert år. Konceptet, som du præsenterer, skal være fuldt ud på linje med missionen og målsætningerne for Europe Direct-informationscentrene (se punkt 2.1). Din strategi skal også inddrage SMART9-målsætningerne og omfatte følgende:

1. en begrundet analyse af behovet for EU-information på regionalt og lokalt niveau i området, som du dækker;

2. dit målpublikum (herunder andre informationsformidlere og publikum, som det er vanskeligt at nå ud til), samt specifikke kommunikationsaktiviteter for at nå dem;

3. de centrale mediekanaler for direkte og onlinekommunikation (presse, tv, radio, sociale medier), som du påtænker at bruge, samt emnerne, som du har til hensigt at dække (f.eks. EDIC-aktiviteter, lokale vinkler på EU-spørgsmål og politiske nyheder);

4. detaljer om EDIC-samarbejde, komplementaritet og synergier med EDIC-partnerens andre aktiviteter samt med andre nationale/regionale EU-netværk og aktører;

5. detaljer om, hvorledes du påtænker at forbedre kendskabet til EDIC og dets synlighed i regionen.

7 Dialoger, som afholdes af Europa-kommissærer eller højtstående embedsmænd fra Europa-Kommissionen, hvor medlemmer af offentligheden kan udtrykke deres synspunkter om EU-emner http://ec.europa.eu/citizens-dialogues.

8 Navnet skal indeholde: "Europe Direct informationscenter – [by/region/område…]".….

9 SMART står for "specifik, målbar, opnåelig, relevant, tidsbestemt".

3

2.2.2 Årlig kommunikationsplan

-> Skal kun indgives det første år i programmet som svar på denne indkaldelse af forslag (se bilag 1).-> Skal indgives hvert af de følgende år på invitation fra Europa-Kommissionens repræsentation (se punkt 10.1 og bilag VIIIa).

Du skal præsentere en årlig kommunikationsplan, som er fuldt på linje med centrets opsøgende kommunikationsstrategi (se punkt 2.2.1). Din plan skal indeholde specifikke årlige mål og omfatte specifikke centrale temaer. Disse temaer skal være i overensstemmelse med kommunikationsprioriteterne hos Europa-Kommissionens repræsentation og Europa-Parlamentets informationskontor.

Prioriteterne for kommunikation i 2018 skal tage hensyn til:1. Realisering af et Europa, der beskytter, styrker og forsvarer10;2. Valg til Europa-Parlamentet 2019.

Den årlige kommunikationsplan skal indeholde en beskrivelse af forskellige kommunikationselementer (se punkt 2.3). Disse skal indeholde "kernekommunikationsaktiviteter" og en eller flere "begivenheder", som skal gennemføres af alle centre, men du har større valgfrihed, hvad angår valget af de andre elementer i den årlige kommunikationsplan.

Set i lyset af den stigende betydning af samspil og dialog med offentligheden, vil arrangementer spille en central rolle. Som følge heraf skal du vælge "arrangement af begivenheder" så mange gange som nødvendigt for at nå centrets opsøgende mål, dog uden at overskride det maksimale tilskudsbeløb.

De forskellige elementer i den årlige kommunikationsplan kan kombineres på forskellige måder (se punkt 2.3) op til beløbsgrænsen for tilskud (se punkt 4).

10 www.europa.eu/rapid/attachment/IP-16-3500/en/CWP%20v14.pdf

http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DA/TXT/?uri=CELEX:52016DC0710

4

2.3 Elementer i den årlige kommunikationsplan

Den årlige kommunikationsplan skal indeholde de følgende elementer med varierende grad af fleksibilitet, hver knyttet til et bestemt fast beløb (se punkt 11.1.1):

Obligatorisk:

"Kernekommunikationsaktiviteter" (skal kun vælges én gang) – se punkt 2.3.1

"Begivenhed(er)"

o "Organisering af begivenheder" (der kan vælges så mange som nødvendigt op til det maksimale tilskudsbeløb) – se punkt 2.3.2.1

Valgfrit, kan vælges så mange gange som nødvendigt:

o "Deltagelse i arrangement(er)" – se afsnit 2.3.2.2

Valgfrit, kan kun vælges én gang:

"Kommunikationsprodukter":

o "Publikationer" — se punkt 2.3.3.1

o "Kommunikationsunderstøttende materiale" – se punkt 2.3.3.2

o "Audiovisuelt og andet elektronisk materiale" – se punkt 2.3.3.3

o "E-nyhedsbrev" – se punkt 2.3.3.4

"Walk in-center" – se punkt 2.3.4.

Antallet af aktiviteter under de valgte elementer skal være proportionelt med tilskudsbeløbet.

2.3.1 Kernekommunikationsinitiativer (obligatorisk)

I din årlige kommunikationsplan skal du forklare, hvordan du påtænker at gennemføre "kernekommunikationsaktiviteterne", som består af følgende:

drift af en dedikeret telefonlinje og e-mailadresse; besvarelse af individuelle anmodninger om møder; besvarelse af spørgsmål eller henvisning af borgere til passende EU-netværk

eller Europe Direct-kontaktcenter11; samarbejde med Europa-Kommissionens repræsentation og Europa-

Parlamentets informationskontor i Danmark; aktivt samarbejde med andre Europe Direct informationscentre på nationalt

og/eller grænseoverskridende plan og med andre EU-netværk; distribution af EU-publikationer/information/videoklip/meddelelser; etablering og opretholdelse af regelmæssig kontakt til lokale og regionale

medier, herunder offentliggørelse af artikler og bidrag til radio- og fjernsynsudsendelser;

11 https://europa.eu/european-union/contact/call-us_da

5

omfattende interaktion med offentligheden via sociale medier ifølge 'Best Practices' fra Europa Kommissionens Repræsentation i København;

opretholdelse af et opdateret websted (eller webside) med offentliggørelse af centrets aktiviteter og relevante objektive oplysninger om EU-relaterede spørgsmål tilpasset et lokalt og/eller regionalt publikum;

deltagelse i koordinerings-/uddannelsesmøder organiseret af Europa-Kommissionens repræsentation og Kommissionens hovedkvarter i Bruxelles med Europa-Parlamentets aktive deltagelse12;

benyttelse af et brugertilfredshedsundersøgelsesværktøj, som stilles til rådighed af Europa-Kommissionen til at evaluere centrets aktiviteter (begivenheder og andre aktiviteter, hvis relevant);

månedlig feedback på EDIC-aktiviteterne, offentlighedens vigtigste interesseområder og lokal og/eller regional mediedækning samt aktuelle emner via Europa-Kommissionens onlineværktøj.

2.3.2 Arrangementer

Du kan vælge disse så mange gange som nødvendigt for at centret kan nå sine opsøgende mål, men uden at overskride det maksimale tilskudsbeløb.

2.3.2.1 "Organisering af en eller flere begivenheder" (obligatorisk) omfatter organisering af en eller en række arrangementer. I din årlige kommunikationsplan skal du mindst beskrive følgende:

1. målpublikum, herunder dets kommunikationsbehov;

2. en omfattende medieplan, inklusive TV, trykt presse, radio, online og sociale medier afhængigt af begivenhedens type;

3. begivenhedens type, meddelelse og indhold, herunder dagsorden og sted;

4. forventet resultat og indflydelse på målgruppen.

2.3.2.2 "Deltagelse i et eller flere arrangementer" (valgfrit) omfatter aktiv deltagelse med en stand eller en præsentation i arrangementer organiseret af tredjeparter. I din årlige kommunikationsplan skal du mindst beskrive følgende:

1. en beskrivelse af arrangementet, herunder årsagerne til, at centret deltager;

2. målgruppe for begivenheden og centrets støtte, herunder dens kommunikationsbehov;

3. mediedækning: sociale medier, online og TV, trykt presse og/eller radio, hvis relevant;

4. meddelelse og indhold af centrets præsentation ved begivenheden;

5. forventet resultat og indflydelse på målgruppen.

12 Alle rejse- og opholdsudgifter i forbindelse med uddannelse i Kommissionens hovedkvarter vil blive godtgjort. For årlige møder, som afholdes i et af EU-landene, godtgør Kommissionen kun opholdsudgifterne. Europa-Kommissionen forventer at afholde højst tre årlige generalforsamlinger i netværkets samlede levetid. Repræsentationen i Danmark forventer at afholde et par træningsforløb årligt. Opholdsudgifterne for disse er dækket, ikke rejseomkostningerne.

6

2.3.3 Kommunikationsprodukter (valgfrit)

Indholdet af disse produkter skal supplere allerede eksisterende materiale, som er produceret af EU-institutionerne.

2.3.3.1 "Publikationer" skal indeholde trykte publikationer og/eller uddannelsesmateriale, der enten er produceret af centret selv eller er udskrifter fra EU-boghandlens13 websted. I din årlige kommunikationsplan skal du mindst medtage følgende:

1. målpublikum, herunder dets kommunikationsbehov;

2. publikationernes type, meddelelse og indhold;

3. distributionskanaler samt antal;

4. forventet resultat og indflydelse på målgruppen. 2.3.3.2 "Kommunikationsstøttemateriale" kan omfatte promoverende materiale,

informationsgrafer, foldere osv. I din årlige kommunikationsplan skal du mindst medtage følgende:

1. målpublikum, herunder dets kommunikationsbehov;

2. en beskrivelse af materialet;

3. distributionskanaler samt antal;

4. forventet resultat og indflydelse på målgruppen.

2.3.3.3 "Audiovisuelt og andet elektronisk materiale" skal bestå af centrets egne produkter. I din årlige kommunikationsplan skal du mindst beskrive følgende:

1. målpublikum, herunder dets kommunikationsbehov;

2. materialets besked og indhold, herunder den foreløbige tekst;

3. distributionskanaler;

4. forventet resultat og indflydelse på målgruppen.

2.3.3.4 E-nyhedsbrevet skal indeholde centrets egne produkter. Disse skal distribueres gennem passende kommunikationskanaler (f.eks. mailinglister, sociale medier osv.). I din årlige kommunikationsplan skal du mindst beskrive følgende:

1. målpublikum, herunder dets kommunikationsbehov;

2. meddelelse, indhold og frekvens;

3. distributionskanaler;

13 https://bookshop.europa.eu/da/home/

7

4. forventet resultat og indflydelse på målgruppen.

2.3.4 "Walk in-center" (valgfrit)

Et walk in-center skal have en fysisk placering med en klar merværdi. Du skal demonstrere, at walk in-centret vil blive:

have en fremtrædende placering med potentiale til at tiltrække et stort antal besøgende.

Walk in-centret skal:

være udstyret med et skilt, som viser åbningstiderne;

være lettilgængeligt for offentligheden;

have en høj grad af synlighed med passende skiltning (se punkt 12.1);

have et område til modtagelse af besøgende og udstilling af EU-relateret materiale.

2.4 Uafhængighedsklausul

Selv om centrene arbejder tæt sammen med Europa-Kommissionens repræsentation og Europa-Parlamentets informationskontor, så er de uafhængige og taler ikke på Europa-Parlamentets og/eller Kommissionens vegne. Dog skal centrene sikre, at de til enhver tid formidler EU's holdninger så præcist som muligt og kommunikerer på en neutral, faktuelt korrekt og neutral måde. De skal også forklare deres publikum, hvad Europe Direct informationscentrenes rolle er. Se også punkt 12.

2.5 Partnernes engagement

Partnerne, som udvælges til at udføre kommunikationsaktiviteterne i et Europe Direct informationscenter, forpligter sig til:

at sikre, at centret er i fuld overensstemmelse med missionen og opfylder sin årlige kommunikationsplan i henhold til retningslinjerne fra Europa-Kommissionens repræsentation;

at sikre, at centret giver neutral, nøjagtig og faktuelt korrekte oplysninger om EU, og hverken anvendes eller betragtes som anvendt til formål, der ikke svarer til centrets mission og mål;

at sikre, at centret betjenes af personale, som er i besiddelse af de evner og kvalifikationer, som er anført i udvælgelseskriterierne i punkt 8.2 i denne indkaldelse af forslag;

at understøtte centrets samarbejder med andre Europe Direct informationscentre og andre relevante netværker og aktører;

at benytte "Europe Direct"-navnet, logoet og andre former for identifikation, som leveres af Europa-Kommissionen, og bruge dem systematisk i forbindelse med alle aktiviteter og på alle produkter;

8

at underrette Europa-Kommissionens repræsentation så hurtigt som muligt i tilfælde af vanskeligheder med gennemførelsen af den årlige kommunikationsplan;

at udføre alle centrets aktiviteter gratis for de involverede brugere;

at sikre en smidig gennemførelse af centrets aktiviteter fra den første måned i hvert år under hensyntagen til, at 70 % af tilskuddet betales som forfinansiering i løbet af det pågældende års første kvartal, med betaling af saldo det efterfølgende år;

at give Europa-Kommissionen adgang til lokalerne.

3 TIDSPLAN

Etaper Dato og tid ellerperiode

a) Offentliggørelse af indkaldelsen 09/06/2017

b) Frist for spørgsmål og anmodninger om præciseringer (15/07/2017 – 12.00)

c) Frist for indgivelse af ansøgninger (01/09/2017 – 12.00)

d) Evalueringsperiode (vejledende) Løber frem til 01/11/2017

e) Meddelelse til ansøgerne (vejledende) 15/11/2017/

f) Underskrivelse af rammeaftale om partnerskab Latest by 31/12/2017

g) Underskrivelse af den individuelle årlige aftale (vejledende) Beginning of 2018.

h) Startdato for aktiviteterne i den første årlige kommunikationsplan 01/01/2018

4 BUDGETRAMME

Det samlede årlige budget, som afsættes til medfinansiering af Europe Direct informationscentrenes aktiviteter i Danmark anslås til 175.000 EUR.

Dog vil det faktiske beløb afhænge af de disponible midler efter budgettet for 2018 er vedtaget af budgetmyndigheden.

Det maksimale tilskud vil variere fra et minimum på EUR 20.000 pr. år til et maksimum på EUR 28.000 pr. år.

Europa-Kommissionens repræsentation i Danmark forventer at finansiere 5-6 forslag.

Kommissionen forbeholder sig ret til ikke at fordele alle de disponible midler.

5 KRAV TIL ANTAGELIGHED

Ansøgninger skal indsendes inden den frist, som er angivet under punkt 3.c).

Ansøgninger skal indsendes skriftligt, og ansøgningsskemaet skal benyttes (se punkt 14).

Ansøgninger skal udarbejdes på et af EU's officielle sprog.

Hvis du ikke opfylder disse krav, vil din ansøgning blive afvist.

9

6 KRITERIER FOR STØTTEBERETTIGELSE

6.1 Ansøgningsberettigede

Hvis dit forslag opfylder kriterierne for deltagelse, udføres en kontrol for at afgøre, om du er berettiget til at modtage et tilskud fra Kommissionen.

Berettigelseskriterier

Følgende ansøgere er tilskudsberettigede:

- en dokumenteret offentlig myndighed eller

- en dokumenteret privat enhed, der har fået overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver14.

Fysiske personer og profitskabende enheder er ikke berettigede.

Kun ansøgninger fra retlige enheder hjemmehørende i en af EU's medlemsstater er støtteberettigede.

Juridiske enheder med en juridisk eller kapitalmæssig tilknytning til ansøgere, der hverken er begrænset til foranstaltningen eller etableret med det ene formål at gennemføre foranstaltningen, kan deltage som tilknyttet enhed. Til dette formål skal ansøgere identificere sådanne tilknyttede enheder i ansøgningsskemaet og angive deres juridiske eller kapitalmæssige tilknytning til ansøgeren.

Dokumentation:

Med henblik på vurderingen af ansøgernes støtteberettigelse skal følgende tilknyttede dokumentation fremsendes med ansøgningen (også for tilknyttede enheder, hvis relevant):

- en kopi af dine vedtægter eller

- en kopi af et officielt certifikat, der viser, at din enhed er lovligt udformet og registreret.

6.2 Støtteberettigede aktiviteter

Se den nærmere beskrivelse af denne praksis under punkt 2.3 ovenfor.

6.3 Gennemførelsesperiode

Centrets kommunikationsaktiviteter under hver årlig kommunikationsplan bør gennemføres over en periode på 12 måneder med start den 1. januar og afslutning den 31. december samme år.

14 Et organ fra den private sektor med en public service-forpligtelse kan være anerkendt som et sådant i national lovgivning i det land, hvor organet er registreret. Findes der ikke en sådan lov, skal den anvisningsberettigede bl.a. tage hensyn til følgende faktorer, når det afgøres, om en ansøger opfylder definitionen:

- ansøgeren er et ikke-overskudsgivende organ (dvs. at det ikke har kommercielle interesser), eller

- ansøgerens budget for en sådan mission er hovedsagligt fastsat af staten eller af offentlige myndigheder, eller af et andet ikke-for-profit-organ, eller

- ansøgerens opgaver gennemføres på vegne af statslige eller offentlige myndigheder eller for et andet almennyttigt organ og skønnes derfor at være i den offentlige interesse.

10

7 UDELUKKELSESKRITERIER

7.1 Udelukkelse

Tilknyttet dokumentation15:

Ansøgere skal fremlægge en erklæring på tro og love underskrevet i deres navn (og på vegne af tilknyttede enheder, hvis de er en del af ansøgningen) og attestere, at de ikke er i nogen af de situationer, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1, og 107 i finansforordningen. Den relevante skabelon, der skal udfyldes af ansøgerne, kan findes i bilag B til ansøgningsskemaet.

7.2 Afvisning af indkaldelsen af forslag

Den anvisningsberettigede må ikke tildele et tilskud til en ansøger, der:

a. er i en situation, der udelukker dem fra at deltage i foranstaltningen, jf. punkt 7.1 ovenfor (se bilag B til ansøgningsskemaet),

b. har givet urigtige oplysninger i forbindelse med meddelelsen af de oplysninger, som er påkrævet som betingelse for at deltage i proceduren, eller har undladt at afgive disse oplysninger, eller

c. tidligere har været involveret i udarbejdelsen af forslagsdokumenter, når dette medfører en konkurrencefordrejning, som der ikke på anden måde kan rettes op på.

De samme udelukkelseskriterier gælder for tilknyttede enheder.

Ansøgere eller tilknyttede enheder kan om nødvendigt pålægges administrative og finansielle sanktioner, hvis de har afgivet urigtige oplysninger.

8 UDVÆLGELSESKRITERIER

8.1 Finansiel kapacitet

Som ansøger skal du have stabile og tilstrækkelige finansieringskilder, så du kan opretholde EDIC-aktiviteterne under hele bevillingens varighed og deltage i finansieringen. Din finansielle kapacitet vil blive vurderet på baggrund af følgende supplerende dokumentation, som skal fremsendes med ansøgningen:

- erklæring på tro og love (se bilag B til ansøgningsskemaet).

Europa-Kommissionens repræsentation kan anmode om yderligere oplysninger til dokumentation af din finansielle kapacitet.

Hvis repræsentationen på grundlag af den fremsendte dokumentation anser din finansielle kapacitet for svag, kan den:

anmode om supplerende oplysninger,

15 Referencer til typer af relevante dokumenter til formålet i EU's medlemsstater og i nogle EØS- samt kandidatlande kan findes i eCERTIS databasen: http://ec.europa.eu/markt/ecertis/login.do

11

beslutte ikke at yde forfinansiering,

beslutte at yde forfinansiering udbetalt i rater, eller

afvise din ansøgning.

8.2 Operativ kapacitet

Du skal have den faglige kompetence og de nødvendige kvalifikationer til at fuldføre centrets foreslåede kommunikationsaktiviteter. Du skal demonstrere følgende kompetencer, navnlig:

at du har en solid logistisk kapacitet (f.eks. pålidelig It-support og materiale, mødelokale(r), osv.);

at du har mindst 2 års erfaring i at kommunikere med offentligheden;

at den person, som du planlægger at udpege som leder af centret ("EDIC-leder") eller teamet16 (hvis du vælger at udpege et team til at lede centret) har følgende kompetencer:

o kommunikationsfærdigheder, som er nødvendige for at nå ud til og dialogere med offentlighed og/eller interessenter, herunder mindst 2 års erfaring med at:

tilrettelægge arrangementer og moderere/animere diskussioner, samt har gode præsentationsfærdigheder;

udarbejde/forberede kommunikationsmaterialer til distribution blandt forskellige målgrupper gennem forskellige kanaler;

administrere et websted og bruge sociale medier til at skabe onlinefællesskaber;

arbejde med presse og medier.

o kendskab til EU-anliggender (f.eks. relevante studier, erhvervserfaring);

o ledelsesmæssige færdigheder med en proaktiv og kreativ tilgang til udførelsen af opgaver (dette er nødvendigt specifikt for EDIC-lederen/teamlederen);

o færdigheder på dansk sprog svarende til mindst C2-niveau i den fælles europæiske referenceramme for sprog17;

o godt kendskab til enten engelsk, fransk eller tysk svarende til mindst niveau B2 i den fælles europæiske referenceramme for sprog. Eksempler

16 Ansøgerne kan beslutte at udpege en enkelt person eller et team til at lede EDIC-aktiviteterne, med en klart udpeget team-leder. Team-lederen skal agere som den centrale kontaktperson for Kommissionen og burde deltage i alle trainings og møder afholdt af Kommissionen i forbindelse med EDIC ordningen. Såfremt I planlægger at udpeje et team, med en klart defineret team-leder som står for den daglige drift af centret, bør de krævede kompetencer opfyldes af teamet tilsammen på¨komplementær vis.

17 http://europass.cedefop.europa.eu/da/resources/european-language-levels-cefr.

12

på situationer, hvor kendskab til engelsk, fransk eller tysk på dette niveau er nødvendigt, omfatter aktiv deltagelse i uddannelse organiseret af Europa-Kommissionen, rapportering og grænseoverskridende samarbejde mellem Europa Direct informationscentrene samt med andre netværk.

Dokumentation:

Som bevis på din operationelle kapacitet skal du vedlægge følgende understøttende bilag:

en erklæring på tro og love (se bilag B til ansøgningsskemaet),

en beskrivelse af mindst to aktiviteter, som du har udført i de seneste 2 år, der beviser, at du har erfaring i kommunikation med offentligheden,

CV('er) for EDIC-lederen eller holdet, som demonstrerer de ovennævnte kompetencer, herunder en sammenfatning af deres respektive opgaver og ansvar. Du skal fremlægge understøttende dokumenter, der beviser disse kompetencer, som f.eks. certifikat på relevant erfaring eller en anbefaling. Desuden skal EDIC-lederen/holdet vedlægge et kort motivationsbrev, som indeholder nylige eksempler på, hvordan de har anvendt en proaktiv og kreativ tilgang til udførelsen af specifikke opgaver.

9 TILDELINGSKRITERIER

9.1 Tildelingskriterier for treårs opsøgende kommunikationsstrategi og årlig kommunikationsplan for 2018

Ansøgninger, der består evalueringen, vil blive vurderet på basis af tildelingskriterierne. Den treårige globale opsøgende kommunikationsstrategi vil blive evalueret på grundlag af kriterium 1 og 2. Den årlige kommunikationsplan for 2018 vil blive evalueret på grundlag af kriterium 3 og 4.

1. Relevansen af den treårige opsøgende strategi (30 point) for:

a. Missionen og de overordnede målsætninger for EDIC — 15 point

b. Imødekommelse af lokale og/eller regionale behov for EU-oplysninger, herunder målgrupper og centrale mediekanaler identificeret af ansøgeren — 15 point.

2. Effektivitet som EDIC (20 point:):

a. Centrets netværkskapacitet (samarbejde, komplementaritet og synergi med partneren, som er vært for EDIC, med andre EU-, nationale/regionale netværk og interessenter) samt indflydelse på regionen/området, som er dækket af ansøgningen — 10 point

b. Centrets synlighed og potentielle rækkevidde, herunder forventet multiplikatoreffekt — 10 point

3. Kvaliteten af den årlige kommunikationsplan for 2018 samt dens sammenhæng med den treårige opsøgende kommunikationsstrategi (40 point):

13

a. Effektiviteten af den årlige kommunikationsplan for 2018 samt dens sammenhæng med den treårige opsøgende kommunikationsstrategi og kommunikationsprioriteterne for 2018 (se punkt 2.2.2) — 20 point

b. Relevans og gennemførlighed af de enkelte elementer i den årlige kommunikationsplan for 2018 — 20 point

4. Effektiviteten af de metoder, der benyttes til gennemførelse af den årlige kommunikationsplan, navnlig de menneskelige og finansielle ressourcer, der anvendes for at opfylde målene (10 point)

Ansøgningerne rangeres efter værdi, dvs. i henhold til det antal point, de har fået (maks. 100 point). De bedste forslag vælges, dvs. det forslag, der har fået flest point, rangeres højst, det forslag, der har fået næstflest point, rangeres næsthøjest, osv. Forslagene rangeres i faldende orden efter antallet af point.

Ansøgninger med en score på under 60 % for nogen af de fire ovennævnte kriterier (samlet score for hvert af de fire tildelingskriterier) vil ikke blive taget i betragtning til et tilskud. Samme regel gælder for forslag, der scorer mindre end 70 % af den samlede maksimalt mulige score.

9.2 Geografisk balance

Hvis flere forslag modtages fra samme region/område, vil Europa-Kommissionens repræsentation tildele støtten til forslaget med den højeste score. Afhængigt af tilgængelighed på budgettet vil samme regel gælde indtil det årlige budget afsat til medfinansiering af Europe Direct informationscentrenes kommunikationsaktiviteter i Danmark er nået.

9.3 Tildelingskriterier for de årlige kommunikationsplaner for 2019 og 2020

De årlige kommunikationsplaner for årene 2019 og 2020 (se punkt 10.1) med deres tilknyttede budgetter vil blive vurderet på baggrund af følgende tildelingskriterier:

1. Effektiviteten af den årlige kommunikationsplan – 25 point

2. Den årlige kommunikationsplans sammenhæng med den treårige opsøgende kommunikationsstrategi og de årlige kommunikationsprioriteter meddelt af Europa-Kommissionens repræsentation og Europa-Parlamentets Informationskontor — 25 point

3. Relevans og gennemførlighed for de enkelte elementer i den årlige kommunikationsplan — 40 point

4. Effektiviteten af metoderne, der benyttes til gennemførelse af den årlige kommunikationsplan, navnlig de menneskelige og finansielle ressourcer, der anvendes for at opfylde målene — 10 point

10 JURIDISKE FORPLIGTELSER

Tilskuddet reguleres af en rammeaftale om partnerskab (se bilag 2) og individuelle tilskudsaftaler (se bilag III til bilag 2). Rammeaftalen om partnerskab vil dække en periode på 3 år, og de individuelle tilskudsaftaler til gennemførelsen af den årlige kommunikationsplan vil dække 1 år ad gangen. De individuelle tilskudsaftaler for ad hoc

14

kommunikationsaktiviteter, hvis relevant, vil dække perioden, som er angivet i opfordringen til fremsættelse af forslag.

Aftalerne træder i kraft på den dato, hvor den sidste part (Europa-Kommissionens repræsentation) underskriver dem.

Når aftalerne er underskrevet, kan de kun ændres under deres gennemførelse, hvis Europa-Kommissionens repræsentation tillader ændringen på forhånd. Europa-Kommissionens repræsentation forbeholder sig retten til at kontrollere, at den foreslåede ændring er i overensstemmelse med det oprindelige forslag.

10.1 Individuelle tilskudsaftaler til gennemførelse af den årlige kommunikationsplan

Hvis din ansøgning er succesfuld, underskriver Europa-Kommissionens repræsentation en treårig rammeaftale om partnerskab med dig, efterfulgt af en individuel tilskudsaftale, der dækker 2018.

Startdatoen for den årlige kommunikationsplan er den 1. januar 2018. Foranstaltningen for 2018 skal være afsluttet den 31. december 2018.

Tildeling af et årligt tilskud giver ikke automatisk ret til tilskud i de efterfølgende år.

En efterfølgende individuel aftale kan kun underskrives for årene 2019 og 2020 (inden for den treårige periode, som er dækket af rammeaftalen), hvis Europa-Kommissionens repræsentation giver en positiv evaluering af de fremsendte forslag på grundlag af tildelingskriterierne. De pågældende forslag skal fremsendes på invitation fra Europa-Kommissionens repræsentation, og skal omfatte den årlige kommunikationsplan og tilknyttet budget. Udelukkelses- og udvælgelseskriterierne bliver ikke genvurderet ved denne lejlighed.

Du har pligt til at indberette enhver ændring i omstændighederne, der måtte indtræde efter underskrivelsen af rammeaftalen om partnerskab, og som eventuelt kan påvirke udelukkelses- og udvælgelseskriterierne. Europa-Kommissionens repræsentation forbeholder sig retten til at kontrollere disse, inden den fremsætter sin invitation til at indgive forslag.

Vejledende kalender for retlige forpligtelser

År/aftale Indsendelse af forslag Meddelelse om tilskud

Underskrift Start/slut

Treårig rammeaftale om partnerskab

(FPA)

01/09/2017 Før udgangen af 2017

Sidste kvartal 2017 1. januar 2018-31. december 2020

2018 aftale om det specifikke projekt

01/09/2017 Før udgangen af 2017

Første kvartal 2018 1. januar 2018-31. december 2018

2019 aftale om det specifikke projekt

Fristen anført under artikel I.1.1.2 i

rammeaftalen om partnerskab

Før udgangen af 2018

Første kvartal 2019 1. januar 2019-31. december 2019

15

2020 aftale om det specifikke projekt

Fristen anført under artikel I.1.1.2 i

rammeaftalen om partnerskab

Før udgangen af 2019

Første kvartal 2020 1. januar 2020-31. december 2020

10.2 Individuelle tilskudsaftaler til gennemførelse af ad hoc-kommunikationsaktiviteter

Rammeaftalen om partnerskab omfatter en mulighed for at invitere partnere til at indsende forslag for ad hoc kommunikationsaktiviteter uden for den årlige kommunikationsplan (se punkt I.1.2.2 i rammeaftale om partnerskab). Detaljerede krav, herunder tildelingskriterier, vil blive fastsat i invitationen til at indsende forslag. I dette tilfælde kan individuelle aftaler kun indgås, hvis Europa-Kommissionen giver en positiv evaluering af de indsendte forslag. Udelukkelses- og udvælgelseskriterierne bliver ikke genvurderet ved denne lejlighed. Du har pligt til at indberette enhver ændring i omstændighederne, der måtte indtræde efter underskrivelsen af rammeaftalen om partnerskab, og som eventuelt kan påvirke udelukkelses- og udvælgelseskriterierne. Europa-Kommissionens repræsentation forbeholder sig retten til at kontrollere disse, inden den fremsætter sin invitation til at indgive forslag.

11 FINANSIELLE BESTEMMELSER

11.1 Støtteberettigede omkostninger

De faste beløb, som er knyttet til hvert element i den årlige kommunikationsplan, er beregnet under hensyntagen til alle støtteberettigede direkte og indirekte omkostninger, som du pådrager dig som støttemodtager, når du udfører aktiviteterne under punkt 2.3.

11.2 Tilskudstype

11.2.1 Faste beløb

Tilskuddet til den årlige kommunikationsplan vil tage form af et engangsbeløb, som dækker de støtteberettige omkostninger ved foranstaltningen. Det samlede årlige tilskudsbeløb vil variere fra EUR 20.000 til EUR 28.00018.

Hvert element i den årlige kommunikationsplan (se punkt 2.3) er knyttet til et specifikt fast beløb, sådan som beskrevet i tabellen nedenfor. De faste beløb kan ikke ændres.

Elementer i den årlige kommunikationsplan

Obligatorisk/fakultativ

Frekvens

Faste beløb(i EUR) 120 %

"KERNEKOMMUNIKATIONSINITIATIVER" Obligatorisk Én gang18 000

"BEGIVENHEDER" Organisering af begivenhed(er)

Obligatorisk Mere end en gang

2 400

Deltagelse i Valgfri Mere 840

18 I overensstemmelse med Kommissionens/RAO's beslutning om tilladelse til anvendelse af faste beløb.

16

arrangementer end en gang

"KOMMUNIKATIONS-PRODUKTER":

Publikationer Valgfri Én gang 1800

Kommunika-tionsunderstøt-tende materiale

Valgfri Én gang600

Audiovisuelt og andet elektronisk materiale

Valgfri Én gang1 200

E-nyhedsbrev Valgfri Én gang 600

‘WALK IN-CENTER Valgfri Én gang 6 000

Det samlede tilskudsbeløb vil blive beregnet ved at lægge det faste beløb for "kernekommunikationsaktiviteter" sammen med det faste beløb for hvert yderligere element i den årlige kommunikationsplan.

Du kan vælge "organisering af en eller flere begivenheder" og "deltagelse i arrangement(er)" flere gange, op til grænsen for det faste beløb.

"Yderligere elementer" i den årlige kommunikationsplan kan kun vælges én gang.

Du skal kombinere de forskellige elementer, så det samlede tilskudsbeløb varierer mellem EUR 20.000 til EUR 28.000.

Beløbet, som der ansøges om, skal være baseret på de ovenstående regler og skal tage hensyn til det mindste og det højeste tilskudsbeløb. Beløbet skal også være i overensstemmelse med den årlige kommunikationsplan.

Mens det faste beløb, der svarer til hvert element, er fast (f.eks. kan du ikke ansøge om halvdelen af et fast beløb), kan der anvendes en vis fleksibilitet inden for det pågældende år. F.eks. kan du erstatte et element med et andet, forudsat at:

- du sikrer sammenhæng med den årlige kommunikationsplan, - Europa-Kommissionens repræsentation har givet sit forudgående samtykke, og - det endelige tilskudsbeløb ikke overskrider det maksimale tilskudsbeløb, som er

anført i den individuelle tilskudsaftale.

Hvis et element i den årlige kommunikationsplan er blevet udskiftet med et andet, og hvis dette er tilknyttet:

o et højere engangsbeløb, kan der ikke bevilges yderligere budgetmidler;

o et lavere engangsbeløb, vil dette blive reduceret tilsvarende.

Tilskudsbeløbet vil blive betalt i fuldt omfang, såfremt den årlige kommunikationsplan gennemføres korrekt. Hvis et af elementerne i den årlige kommunikation ikke er korrekt gennemført, vil det pågældende tilknyttede tilskudsbeløb blive reduceret forholdsmæssigt. I sådanne tilfælde vil du være forpligtet til at vurdere i hvilket omfang et givet element i den årlige kommunikationsplan er blevet gennemført, når du ansøger om betaling af saldoen (se kolonne b i bilag V af aftalen). Se også punkt 11.4.

17

En kontrol for at sikre, at de ovennævnte betingelser, som udløser betaling af engangsbeløbet, er blevet opfyldt, vil blive gennemført senest før saldoen betales. Kontroller, tjek og revision med henblik på at fastslå, at betingelserne er opfyldt, kan også finde sted efter saldoens udbetaling.

Som modtager kan du være forpligtet til at bevise, at du har gennemført den årlige kommunikationsplan korrekt.

Som modtager vil du ikke være forpligtet til at rapportere om de faktisk afholdte omkostninger i forbindelse med foranstaltningens gennemførelse.

Summen af de faste beløb vil ikke blive anfægtet ved efterfølgende kontrol. Dette påvirker ikke muligheden for at reducere tilskuddet som anført ovenfor.

Betaling af tilskuddet påvirker ikke retten til adgang til de lovpligtige registreringer af støttemodtagerne med henblik på:

gennemgang med henblik på fremtidige tilskud eller

beskyttelse af EU's finansielle interesser, f.eks. afsløring af svig, uregelmæssigheder eller overtrædelser af forpligtelser.

11.2.2 Godtgørelse af faktisk afholdte omkostninger

Partnerskabsrammeaftalen giver mulighed for modtagelse af tilskud i form af godtgørelse af faktisk afholdte støtteberettigede omkostninger. Muligheden for godtgørelse af faktiske omkostninger kan kun bruges til ad hoc-kommunikationsaktiviteter (se punkt 10.2). Tilskud af denne type vil blive bestemt ved at anvende en maksimal medfinansieringssats for faktisk afholdte støtteberettigede omkostninger, som du og, hvis relevant, dine tilknyttede enheder, har erklæret. Yderligere detaljer, herunder procentdelen af medfinansieringssatsen samt de støtteberettigede omkostninger, vil blive fastsat i opfordringen til at indgive forslag, hvis relevant.

11.3 Balanceret budget

Det anslåede budget for den årlige kommunikationsplan skal have indtægter og udgifter i balance.

Budgettet opstilles i euro.

Hvis dine omkostninger ikke afholdes i euro, skal du bruge den valutakurs, der er offentliggjort på webstedet Infor-euro på: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm

Du skal garantere, at du ikke vil bruge EU-tilskuddet til at dække det fulde beløb af de finansielle midler, som er nødvendige for at udføre aktiviteterne i den årlige kommunikationsplan. Engangsbeløbene, som er fastsat i Kommissionens afgørelse, er bestemt på en måde, så gennemsnitligt op til 50 % af omkostningerne for den årlige kommunikationsplan er omfattet af Kommissionens tilskud.

Medfinansiering af den årlige kommunikationsplan kan ske i form af:

dine egne ressourcer som støttemodtager eller

finansielle bidrag fra tredjepart.18

Medfinansiering må ikke omfatte naturaliebidrag fra tredjeparter.

11.4 Beregning af det endelige tilskudsbeløb

Det endelige tilskudsbeløb beregnes af Europa-Kommissionens repræsentation inden saldoen udbetales. Beregningen omfatter følgende trin:

Trin 1 — Tilføjelse af bidrag i form af faste beløb

Beløbet under trin 1 opnås gennem beregning af den samlede værdi for de faste beløb svarende til elementerne i den gennemførte årlige kommunikationsplan.

Trin 2 – Begrænsning til det maksimale tilskudsbeløb

Det samlede beløb, som Kommissionen udbetaler til støttemodtagerne, kan under ingen omstændigheder overstige det maksimale tilskudsbeløb, der er anført i den individuelle aftale. Hvis det beløb, der beregnes i trin 1, er højere end det maksimale tilskudsbeløb, begrænses det endelige beløb til sidstnævnte beløb.

Trin 3 – Nedsættelse på grund af reglen om, at der ikke må opnås fortjeneste - ikke relevant

Trin 4 – Nedsættelse på grund af ukorrekt gennemførelse eller misligholdelse af andre forpligtelser

Kommissionen kan nedsætte det maksimale tilskudsbeløb, hvis projektet ikke gennemføres korrekt (dvs. hvis det ikke er blevet gennemført, eller hvis det gennemføres dårligt, ufuldstændigt eller for sent), eller hvis en anden forpligtelse i henhold til aftalen er blevet misligholdt.

Størrelsen af nedsættelsen bestemmes forholdsvis af procentandelen for den foranstaltning, der er blevet gennemført pr. element, som følger:

Se også bilag V til rammeaftalen om partnerskab.

11.5 Rapportering og bestemmelser om betaling

Som støttemodtager kan du anmode om de følgende betalinger, forudsat du har opfyldt betingelserne i tilskudsaftalen (f.eks. betalingsfrister, lofter, osv.). Anmodninger om betalinger, som nærmere beskrevet i aftalen om tilskud, skal være ledsaget af de dokumenter, der er angivet nedenfor, og:

Betalingsanmodning Ledsagedokumenter Betalingsfrist*

En forfinansieringsbetaling svarende til 70 % af det bevilgede tilskud

(a) Underskrevet individuel aftale

Inden 30 kalenderdage fra den individuelle aftales ikrafttrædelse (den individuelle aftale træder i kraft på datoen for den sidste parts underskrift)

Betaling af saldo

Kommissionen vil fastlægge

(a) endelig teknisk rapport(b) endelig udgiftsopgørelse

60 kalenderdage efter indsendelse af

19

størrelsen af denne betaling på grundlag af beregningen af det endelige tilskud (se punkt 11.4 ovenfor)

udgiftsopgørelsen (støttemodtageren har 60 kalenderdage til at indsende udgiftsafgørelsen efter udløbet af rapporteringsperioden)

* Der henvises i øvrigt til pkt. 10.

11.6 Andre finansielle betingelser

a) Forbud mod kumulering af tilskud

En foranstaltning kan kun modtage tilskud over EU-budgettet én gang.

Under ingen omstændigheder kan de samme omkostninger finansieres to gange over EU-budgettet. For at sikre, at dette ikke finder sted, skal ansøgerne angive følgende i ansøgningen om tilskud:

kilderne og beløbet på modtagne eller ansøgte EU-midler til samme foranstaltning eller en del af foranstaltningen;

kilder og beløb på modtagne eller ansøgte EU-midler til finansiering af ansøgerens funktion under samme regnskabsår;

enhver anden modtaget eller ansøgt støtte til samme foranstaltning.

b) Forbud mod tildeling af tilskud med tilbagevirkende kraft

Der kan ikke ydes tilskud med tilbagevirkende kraft til allerede afsluttede foranstaltninger.

Der kan kun ydes støtte til allerede påbegyndte foranstaltninger i tilfælde, hvor ansøgeren kan dokumentere, at det var nødvendigt at igangsætte foranstaltningen, inden støtteaftalen blev underskrevet.

I sådanne tilfælde må støtteberettigede omkostninger ikke ligge før datoen for indsendelse af ansøgningen om tilskud.

c) Kontrakter som led i gennemførelsen/underentreprise

Hvor gennemførelsen af foranstaltningen kræver tildeling af indkøbskontrakter (gennemførelseskontakter), skal støttemodtagere tildele kontrakten til tilbuddet med den bedste værdi for pengene eller den laveste pris (som relevant), og undgå interessekonflikter.

Støttemodtageren forventes at forelægge dokumentation for udbudsproceduren og opbevare denne til brug ved en eventuel revision.

Modtagerne kan give opgaver, der indgår i projektet, i underentreprise. Såfremt dette er tilfælde skal de garantere, at følgende betingelser, i tilslutning til ovennævnte betingelser om den bedste værdi for pengene og fravær af interessekonflikter, ligeledes er opfyldt:

20

a) Underleverancerne må ikke omfatte kerneopgaverne i foranstaltningen.

b) Anvendelsen af underleverancer er berettiget på grund af foranstaltningens art og de behov, der er i forbindelse med gennemførelsen af den.

c) De anslåede omkostninger til underleverancen kan klart identificeres i det anslåede budget.

d) Enhver anvendelse af underleverancer, som ikke er omhandlet i beskrivelsen af foranstaltningen, meddeles af ansøgeren og godkendes af Kommissionen. Kommissionen kan give sin godkendelse:

(i) før enhver anvendelse af underleverandører, hvis støttemodtagerne anmoder om en ændring

(ii) efter anvendelse af underleverancer, hvis underleverancerne:

er særligt begrundede i den foreløbige eller endelige tekniske rapport og

ikke medfører ændringer i aftalen om tilskud, der anfægter afgørelsen om tildeling af tilskud, eller krænker princippet om ligebehandling af ansøgere.

e) Modtagerne skal garantere, at visse betingelser, der gælder for støttemodtagere i henhold til tilskudsaftalen (f.eks. synlighed, fortrolighed, osv.), også gælder for underleverandørerne.

d) Finansiel støtte til tredjepart

Ansøgninger kan omfatte levering af finansiel støtte til tredjeparter i form af en præmie som følge af en konkurrence. I sådanne tilfælde skal ansøgningen omfatte:

en udtømmende beskrivelse af konkurrencen,

en beskrivelse præmiens målgruppe,

kriterierne for tildelingen af præmien, og

hvis præmien ikke er i form af f.eks. kampagnemateriale, det maksimale beløb som tildeles hver tredjepart og kriterierne herfor.

12 OFFENTLIGHED

12.1 Støttemodtagerens rolle

Som støttemodtager forpligter du dig til klart at gøre opmærksom på støtten fra EU i alle publikationer eller i forbindelse med de aktiviteter, der ydes tilskud til.

Derfor skal du på alle dine publikationer, plakater, programmer og andre produkter, som er produceret under det medfinansierede projekt:

nævne, at EDIC "medfinansieres af den Europæiske Union",

vise den Europæiske Unions emblem på en fremtrædende plads, og

benytte Europe Direct-navnet, logoet og andre former for identifikation, som leveres af Europa-Kommissionen.

21

Derudover skal du også gøre brug af en ansvarsfraskrivelse, der fastslår, at EU ikke er ansvarlig for de synspunkter, der gives udtryk for i publikationerne og/eller i forbindelse med de aktiviteter, som foranstaltningen omfatter.

12.2 På Kommissionens vegne

Med undtagelse af stipendier udbetalt til fysiske personer og anden form for direkte støtte udbetalt til fysiske personer med særligt behov, offentliggøres alle oplysninger vedrørende støttebeløb, der er bevilget i løbet af et regnskabsår, på et websted tilhørende en af EU's institutioner senest den 30. juni det efterfølgende regnskabsår.

Europa-Kommissionen offentliggør følgende oplysninger:

støttemodtagers navn,

adressen på støttemodtageren, hvis denne er en juridisk person, regionen som defineret i NUTS 2-niveau19 hvis støttemodtageren er en fysisk person, hvis han/hun har bopæl inden for EU, eller tilsvarende hvis hjemmehørende uden for EU,

formålet med tilskuddet, og

det tildelte beløb.

Støttemodtageren kan ved en begrundet og behørigt dokumenteret anmodning blive fritaget for at få offentliggjort disse oplysninger, hvis det kan true beskyttelsen af enkeltpersoners rettigheder og friheder i henhold til Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder eller skade støttemodtagernes forretningsmæssige interesser.

13. BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

Deltagelse i en indkaldelse af forslag indebærer registrering og behandling af personoplysninger (såsom navn, adresse og CV). Sådanne oplysninger behandles i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 45/2001 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger. Medmindre andet er angivet, er spørgsmålene og de personoplysninger, der anmodes om, nødvendige for at kunne vurdere ansøgningen på grundlag af indkaldelsen af forslag, og oplysningerne vil udelukkende blive behandlet af Europa-Kommissionens Repræsentation i Danmark med dette formål for øje.

Hvis ansøgeren befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1, og artikel 107 i finansforordningen 966/2012, kan personoplysningerne registreres i systemet for tidlig opdagelse og udelukkelse20. Se erklæringen om databeskyttelse på:

http://ec.europa.eu/budget/library/explained/management/protecting/privacy_statement_edes_en.pdf.

14. PROCEDURE FOR INDSENDELSE AF FORSLAG

Forslag skal indsendes inden for den frist, der er anført i pkt. 3.

19 Den Europæiske Unions Tidende L 39 af 10. februar 2007.20 http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DA/ALL/?uri=CELEX:32012R0966

22

Det er ikke tilladt ansøgere at ændre deres ansøgning, når fristen for indsendelse er udløbet. Kommissionen kan dog kontakte ansøgeren under evalueringsprocessen, hvis der er behov for at præcisere visse aspekter eller korrigere regnefejl.

Ansøgerne informeres skriftligt om resultaterne af udvælgelsesproceduren.

Vedr. ansøgningsskemaet henvises til bilag 1.

Ansøgninger skal indsendes printet i korrekt form, behørigt udfyldt og dateret. De skal indeholde alle understøttende dokumenter i henhold til tjeklisten for ansøgere, som er vedlagt ansøgningsskemaet. Dokumentationen skal indsendes i 4 kopier (1 tydeligt mærket som original plus 3 kopier) og være underskrevet af den person, der er bemyndiget til at indgå retligt bindende forpligtelser for ansøgerorganisationen. Alle dokumenter, som udgør ansøgningen, inklusiv en underskrevet og scannet version af ansøgningen, skal også indsende på USB-nøgle eller DVD.

Ansøgningerne sendes til følgende adresse:

Europa-HusetEuropa kommissionens Representation i DanmarkGothersgade 1151153 København KDanmark

med post (poststemplets dato er afgørende),

personligt (dato for modtagelsen er afgørende), eller

med kurerselskab (datoen for indlevering til kurerselskabet er afgørende).

Kontakter

Angiv kontaktpunktet for eventuelle spørgsmål:- Kommunikationsafdelingen- COMM-rep-dk-tenders@ec.europa.eu- https://ec.europa.eu/denmark/business-funding/tenders/open _da

Bilag:

- Bilag 1 — Ansøgningsskema med tjekliste og bilag:

- Bilag A Anslået budget

- Bilag B Erklæring på tro og love

- Bilag 2 — Skabelon for rammeaftale for partnerskab med bilag:

- Bilag I Handlingsplan

- Bilag II Almindelige betingelser ("de almindelige betingelser")

Bilag III a) Skema til individuel tilskudsaftale for tilskud baseret på faste beløb

23

- Bilag III b) Skema til individuel tilskudsaftale for tilskud i form af faktisk afholdte støtteberettigede omkostninger

- Bilag III c) Skema for individuel tilskudsaftale for tilskud i form af faste beløb og faktisk afholdte støtteberettigede omkostninger

- Bilag IV Skema til endelig teknisk rapport

- Bilag V Skema for udgiftsopgørelse

- Bilag VI og VII er ikke relevante i forbindelse med denne indkaldelse

- Bilag VIII (a) Skema til årlig kommunikationsplan

- Bilag VIII (b) Skema til anslået bud for årlige kommunikationsplaner

24