推薦序

不是不需要，只是不知道

還記得去年夏天一個酷熱的下午，因公去拜訪地方政府，離開的時候剛好經過當地

的清潔隊，驚鴻一瞥！ 一個電腦螢幕吸引了我的注意，「那不是Office 2010嗎？」，因為就我所知，有不少單位還停留在Office舊的版本，清潔隊到底用Office 2010來做什麼， 立刻勾起我的好奇心，馬上湊過去探個究竟，原來隊員是用

PowerPoint 2010的SmartArt來做資源回收的政令宣導，並直接在投影片中剪接資源

分類的影片，他還很熱心地分享使用心得，說比以前做起來要快多了，這次的經驗

讓我了解原來Office的很多新功能，很多人其實不是不需要，只是不知道！

公務人員必備的工具書

怎麼讓更多公務機關的人能了解到Office好用的新功能? 我想最佳的方式就是找作者

寫一本好書，腦海中第一個想到的最佳人選就是王仲麒老師，因為王老師在Office的教學及寫作已經有二十多年的經驗，同時經常擔任公務機關的講師，實際在第一

線接觸使用者，對公務人員的需求也有很深的了解，有了這樣的想法並找老師實際

討論後，於是便催生了這本書！

這本書除了介紹Office 2010 的新介面、新功能之外，更重要的是有許多專為公務

機關所設計的實用範例，例如，會議所需的各式表單、活動籌備、公務簡報，結案

報告等，讓讀者可以透過實際的演練，立即應用在日常的公務行政工作上，具有高

度的實用性及參考價值，市面上關於Office 2010的書不少，但是以公務人員的需求

為出發點來撰寫的，「僅此一家，別無分號」，如果您是公務人員，希望Office能夠幫您提升工作效率，成為公務達人，那麼，千萬不能錯過這本實用的工具書喔！

張立業台灣微軟資訊工作者事業部 產品行銷經理

PREFACE

PB i

專為公務人員量身訂做的工具書

序

提起這本書的淵源，可就要從兩年前的一次會議中講起了，當時受台灣微軟邀請，

共同討論研究在公務部門的單位裡，要如何有效運用Microsoft Office系列應用軟

體，來提升軟體的高效率使用性，並讓公務機關的使用者也能夠成為具備極具競爭

力與創造力的知識工作者，因此，有了成功的一次出版作品《Office實戰技辦公達

人公務機關範例書》，這是Office 2007版本的著作。在步入2011年後，再度受邀

執筆（應該還是Keyboard啦），以Office 2010為操作環境，將此書重新改版撰

寫，添增Office 2010中的重要新增功能，以強化知識工作者的實戰技能。

眾所周知且熟悉的Word、Excel、PowerPoint等等應用軟體，應該已經陪伴各位在

職場上多年，甚至十數載有餘，然而，這些應用軟體所提供的功能、指令何止

百千，捫心自問一下，到底使用過多少功能？有多少功力？一般而言，一個軟體能

夠使用超過30%以上的功能已屬不易，更何況能實務應用於工作上亦屬可貴。根據

筆者二十幾年來的教育訓練經驗，即使是舊版本的舊功能，在新版本裡還經常被誤

認為是新功能！譬如：Office老掉牙的自動校正功能、Word的自動圖文集、Excel的資料驗證功能、PowerPoint的簡報相簿功能…，很多使用者對它們不是極為陌

生，就是不太會使用。到了版本更新了，再跟著一起更新後還誤以為是新功能。此

外，從Office 2007開始，許多Office裡的應用程式都已經改變了操作介面，在

Office 2010中更是將此新的功能區介面（Ribbon）加以提升、改良、強化，並擴

及至整個Office家族系列應用程式，因此，為了讓各位讀者能夠更迅速地接受新的

操作介面、新的工作環境，並立即成為Office效率高手，在本書的前兩章就先為您

詳細介紹Office 2010全新設計的操作介面、認識與導覽Office學習資源，以及提升

個人工作效率的常用工具。

ii iiiii iii

PREFACE

後面的章節則是著重在實務應用上，實務範例從會議的召開、通知與郵件的合併列

印、舉辦會議所需的種種表單、文案、簡報，以及結案的報告、討論，甚至升等論

文等長篇文稿的編排說明，一系列的實作演練，讓您按圖索驥地一口氣學會所有的

重點與技巧，透過Microsoft Office來解決實際公務與業務上的問題，協助使用者將

紙本的資料及資訊適切的電子化，更有效率的提升工作效率與能力。由於在公務職

場上的運用通常都比較保守，許許多多的表格、文件都是制式化的規格，沿用多年

也鮮少改變，更少有創新，或許，這也造成了軟體使用上的無奈與厭惡。不過，這

方面在新版本的Office 2010上已經有了一番新氣象，因為，新的介面不但有助於操

作效率的提升，更有助於文件創新的能力。諸如：SmartArt、版面配置、佈景主

題…，讓創意文件不再是專業與美工的專利。而大家關心的前後版本其檔案相容

性，由於新的檔案格式採用Open XML格式，將更加開放且極富彈性，即使儲存成

舊版本的檔案格式，或者，讓舊版本的機器加裝免費的相容性套件，新舊版本軟體

之間的存取也不成問題。

希望這本拙著的內容可以協助廣大的公務單位使用者甚至各企業機構的員工，能夠

更加靈活運用Microsoft Office於其本職領域與工作岡位上。在此也感謝台灣微軟張

立業經理的支持，以及碁峰資訊企劃部Tim的支援，以及辛苦的排版人員鼎力協助

才得以順利出版與讀者分享，除了感謝還是感謝。在此分享出版的喜悅外，也誠祈

各位讀者與先賢不吝賜教指正。

王仲麒Microsoft MVP

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目 錄

1 工欲善其事必先利其器

1-1 Office 操作介面的昨日今日 ...................................................................................... 1-2

1-2 嶄新的Office 2010使用者操作介面概念 ................................................................... 1-4

1-3 細說Office 2010操作介面的組成元件 ....................................................................... 1-5

1-4 開發人員工具與自訂功能區 .................................................................................... 1-15

1-5 Office 2003 vs. 2010的命令參照指南 ..................................................................... 1-21

1-5-1 下載安裝Office 命令參照指南 .................................................................. 1-21

1-5-2 取得Office 2010命令和按鈕的列印清單 ................................................... 1-28

1-6 範本應用與製作 ...................................................................................................... 1-30

1-6-1 範本的觀念 ............................................................................................... 1-30

1-6-2 建立範本的方式 ........................................................................................ 1-34

1-7 Office檔案相容性面面觀 ......................................................................................... 1-38

1-7-1 嶄新的Office 2010檔案格式 ..................................................................... 1-38

1-7-2 Office 2010 新檔案格式有哪些優點 ......................................................... 1-40

1-7-3 不同版本的 Office 是否可以共用相同的檔案 ............................................ 1-43

2 個人效率的提升

2-1 一家烤肉萬家香的自動校正 ...................................................................................... 2-2

2-1-1　 自動校正的原來的我 .................................................................................. 2-2

2-1-2　 自動校正的另類使用：縮寫詞的定義 ......................................................... 2-4

2-1-3　 圖文並茂的自動校正：僅適用於Word ........................................................ 2-8

2-2 建置組塊的使用 ...................................................................................................... 2-10

2-2-1　 建立新的建置組塊 .................................................................................... 2-10

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2-2-2　 組件庫的存放位置 .................................................................................... 2-16

2-2-3　 組件庫的編輯與管理 ................................................................................ 2-17

2.3 安全可靠的文件輸出............................................................................................... 2-18

2-3-1　 輸出成PDF檔或XPS檔 ............................................................................. 2-18

2-3-2　 運用密碼儲存檔案 .................................................................................... 2-24

2-3-3　 Word文件的局部保護安全設定 ................................................................. 2-28

2-4 編輯共同文件的協同作業 ....................................................................................... 2-36

2-4-1　 文件編撰的好習慣－關於檔案摘要資訊 .................................................... 2-36

2-4-2　 文件的註解 ............................................................................................... 2-41

2-4-3　 文件的追蹤修訂 ........................................................................................ 2-44

2-4-4　 文件的檢查與準備 .................................................................................... 2-48

2-5 版本的運用與比較 .................................................................................................. 2-51

2-6 視覺系智慧大師－SmartArt的運用 ......................................................................... 2-54

2-6-1　 關於SmartArt圖形的啟用方式與使用觀念 ................................................ 2-54

2-6-2　 在文件中新增SmartArt圖形 ...................................................................... 2-60

2-6-3　 條列式文字轉換成SmartArt圖形 ............................................................... 2-64

2-7 細說SmartArt圖形 .................................................................................................. 2-66

2-7-1　 新增與刪除SmartArt圖形裡的圖案 ........................................................... 2-66

2-7-2　 SmartArt圖形文字的項目符號階層與圖案的對應關連性 ........................... 2-69

2-7-3　 刪除圖案 .................................................................................................. 2-74

2-7-4　 變更SmartArt圖形的色彩與樣式 ............................................................... 2-75

2-7-5　 變更SmartArt的版面配置 ......................................................................... 2-77

2-7-6　 變更SmartArt圖形的大小及方向 ............................................................... 2-77

2-7-7　 SmartArt圖形裡的圖案樣式與各種選項 .................................................... 2-79

CONTENTS

iv viv v

3 活動(會議)準備

3-1 合併列印的重新認識................................................................................................. 3-2

3-1-1 合併列印的操作介面 .................................................................................. 3-2

3-1-2　 併列印的概念 ............................................................................................. 3-2

3-1-3　 合併列印可以做什麼 .................................................................................. 3-3

3-1-4　 合併列印的種類 .......................................................................................... 3-3

3-2 活動會議與研討會的通知單套印............................................................................... 3-5

3-3 信封與郵遞標籤製作................................................................................................3-11

3-4 活動(會議)準備：桌卡、研習證 .............................................................................. 3-19

3-4-1　 桌卡的製作 ............................................................................................... 3-19

3-4-2　 研習證的製作 ........................................................................................... 3-31

3-5 簽到簿與座次表 ...................................................................................................... 3-37

3-5-1　 簽到簿的合併列印 .................................................................................... 3-38

3-5-2　 座次表的合併列印 .................................................................................... 3-45

3-6 場地佈置與地圖 ...................................................................................................... 3-51

3-7 海報與橫幅 ............................................................................................................. 3-58

3-7-1　 以現成的範本製作海報 ............................................................................. 3-58

3-7-2　 以現成的範本製作橫幅 ............................................................................. 3-61

3-7-3　 大張海報的製作與輸出 ............................................................................. 3-64

3-7-4　 製作海報橫幅與其他出版物的專業軟體 .................................................... 3-71

3-8 活動(會議)排程 ....................................................................................................... 3-73

3-9 活動(會議)互動式簡報1.2.3 .................................................................................... 3-88

3-10 將簡報檔案轉換為視訊檔案 .................................................................................... 3-97

4 活動紀實

4-1 問卷設計 ................................................................................................................. 4-2

4-2 使用電子郵件訊息收集資料 .................................................................................... 4-10

4-3 問卷統計：精算大師也是分析專家 ......................................................................... 4-25

4-4 數據資料的呈現 ...................................................................................................... 4-32

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4-4-1　 格式化資料表 ........................................................................................... 4-32

4-4-2　 活用走勢圖表 ........................................................................................... 4-34

4-5 檢討報告的撰寫 ...................................................................................................... 4-39

4-6 活動相簿的製作 ...................................................................................................... 4-42

4-7 封裝成果 ............................................................................................................... 4-48

4-8 投影片的轉場效果與章節設定 ................................................................................ 4-54

4-8-1　 新的酷炫轉場效果 .................................................................................... 4-54

4-8-2　 投影片章節功能 ........................................................................................ 4-56

4-9 多媒體影音簡報 ...................................................................................................... 4-61

4-9-1　 簡報背景音樂的內嵌 ................................................................................ 4-61

4-9-2　 影片檔案的內嵌與簡易的影片剪輯 ........................................................... 4-63

5 辦公室常用表單輕鬆做

5-1 表單的觀念與設計工具 ............................................................................................. 5-2

5-2 表單製作Step By Step ............................................................................................. 5-6

5-2-1 以表單欄位製作表單 .................................................................................. 5-6

5-2-2 以控制項製作表單 .....................................................................................5-11

5-3 Word、Excel與InfoPath電子表單的介紹 ................................................................ 5-21

5-3-1　InfoPath 2010簡介與新增功能 .................................................................. 5-21

5-3-2　將Word文件轉換為InfoPath表單範本 ........................................................ 5-25

5-3-3　將Excel文件轉換為InfoPath表單範本 ........................................................ 5-31

6 計劃書與報告和論文

6-1 一頁書 ...................................................................................................................... 6-2

6-1-1　 一頁企劃提案書 .......................................................................................... 6-2

6-1-2　 一頁文件的製作技巧 .................................................................................. 6-3

6-2 活動提案簡報與講義的製作技巧............................................................................. 6-18

6-2-1　 一致性的外觀設計與頁首頁尾設定 ........................................................... 6-20

6-2-2　 簡報講義文件的製作與格式設定 .............................................................. 6-26

6-2-3　 非紙本的講義電子檔 ................................................................................ 6-32

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6-3 報告書製作技巧 ...................................................................................................... 6-34

6-3-1　 樣式的套用與編輯 .................................................................................... 6-35

6-3-2　 在文件中加入頁碼 .................................................................................... 6-41

6-3-3　 目錄的製作 ............................................................................................... 6-43

6-3-4　 套用封面頁組件 ........................................................................................ 6-46

6-4 長篇文稿與論文格式............................................................................................... 6-48

6-4-1　 註腳的編輯 ............................................................................................... 6-48

6-4-2　 圖表標號的設定 ........................................................................................ 6-51

6-4-3　 交互參考的設定 ........................................................................................ 6-55

6-4-4　 索引的設定以及索引頁的建立 .................................................................. 6-58

6-4-5　 參考文獻的建立 ........................................................................................ 6-62

App 附錄

A Office 2010VBA嘛ㄟ通 ............................................................................................A-2

B Microsoft的線上服務與學習資源(Office Online、論壇等) .........................................A-6

官方Office Online網站 .............................................................................................A-6

Microsoft TechNet的Office論壇 .............................................................................A-10

MSND的Office開發人員中心 .................................................................................A-10

Microsoft Answers ................................................................................................. A-11

藍色小舖的MS Office知識庫 .................................................................................A-12

C 關於Office 2010的Add-Ins .....................................................................................A-13

Microsoft Office 內建的增益集 ..............................................................................A-13

Microsoft Office Lab ..............................................................................................A-14

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CHAPTER

4-1 問卷設計 f

4-2 使用電子郵件訊息收集資料 f

4-3 問卷統計：精算大師也是分析 f專家

4-4 數據資料的呈現 f

4-5 檢討報告的撰寫 f

4-6 活動相簿的製作 f

4-7 封裝成果 f

4-8 投影片的轉場效果與章節設定 f

4-9 多媒體影音簡報 f

活動紀實 04

4-1 問卷設計

成功絕對是留給準備得最勤奮、最用功的人。要舉辦一場成功的會議與活動，完備

的籌劃與確切的執行絕對是不可或缺的！每一次會議與活動所累積下來的經驗及歷

練，也正是籌備下一次成功會議與活動的最佳法門。而問卷調查的工作正是蒐集經

驗與體驗的最佳方針，因此，問卷題目的設計、預定答案的規劃，也是一門學問與

技巧。除了經驗的傳承外，參考其他單位活動與議題的問卷，也是設計問卷的不二

法門。至於在問卷設計的工具上，不外乎是使用Word、Excel等應用程式。

利用Word其編輯條列式文字與格式化項目符號、編號的功能，是最能呈現問卷題目

層次與分類的最佳利器，加上若能善用表格作為對齊與排版的設計，更能展現問卷

版面的整體性。

實 作

開啟［研習問卷.docx］範例文件，對此份半成品的問卷檔案進行表格框線的格式化

與現成表格樣式的套用。例如：在Word的編輯環境中，利用表格框線可以強化重點

摘要的部位，應用在問卷主體問題之前的問候、說明、注意事項等，是最適合不過

的了。以下實作便是典型的案例。

第4章　活動紀實

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步驟 1 選取第一段文稿所在處的表格，這是僅有一個儲存格的1 x 1表格。

步驟 2 點按［表格工具］底下的［設計］索引標籤。

步驟 3 在［表格樣式］群組裡有許多現成的表格框線樣式可供點選而直接套

用。關於現成的表格樣式套用，留在下一個範例再來演練，在此預覽結

果即可，勿須套用。

步驟 4 點按［框線］命令按鈕。

步驟 5 從展開的下拉式選單中，點按［框線及網底］功能選項。

步驟 6 直接開啟傳統的［框線及網底］對話方塊，可在此針對各個框線及網底

進行個別的設定。諸如：［框線］的位置、顏色、寬度、樣式（實線或

各種虛線）。此例請點按［框線］索引標籤。

步驟 7 點選所要套用的框線樣式。

步驟 8 點選所要套用的框線色彩。

步驟 9 點選所要套用的框線粗細。

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4-1　問卷設計

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步驟 10 點按［網底］索引標籤，即可設定選取表格的填滿色彩、網底樣式（網

底百分比或網底的紋路）、網底色彩（網底紋路的顏色）。最後，點按

［確定］按鈕，結束［框線及網底］對話方塊的操作。

其實，您也可以不必自行摸索框線與網底的格式效果為何，因為，畢竟並非每一位

使用者皆具備專業美感的素養，況且，表格的外觀美醜也是見仁見智的主觀問題，

此時若能套用Word 2010所提供的現成表格樣式，不是更方便、迅速，也兼具了視覺

化的美編效果嗎？Word 2010的表格工具提供有數十種表格樣式，隨著文件所套用的

佈景主題而有著不同色彩配置的變化，選擇性也將更多元化。

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第4章　活動紀實

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以下的實作即針對此份問卷文件中的第二個表格，也就是整個問卷的題目主體文

稿，進行現成表格樣式的套用。

步驟 11 文字插入游標點選表格裡的任一儲存格。

步驟 12 點按［表格工具］底下的［設計］索引標籤。

步驟 13 點按［表格樣式］群組裡所要選用的表格樣式，例如：［彩色清單，輔

色2］選項。

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4-1　問卷設計

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特殊符號的運用

在問題的勾選上，通常會設計小方塊在每一個答案選項之前，讓填寫問卷的人可以

勾選，而這些在鍵盤上按不出來的符號、圖騰，都可以到［符號］對話方塊中尋

找。透過不同字型的選擇，可以將各式各樣、符合各種需求的符號字元插入文件 之中。

實 作

在Word 2010的編輯環境下，透過［插入］索引標籤，在［符號］群組中點按［符

號］命令按鈕，並從展開的下拉式選項中點選所要採用的符號，或者點按［其他符

號］功能選項，可開啟［符號］對話方塊，這裡有更多符號的選擇。

步驟 1 文字游標點選欲插入符號的儲存格。

步驟 2 點按［插入］索引標籤。

步驟 3 點按［符號］群組中點按［符號］命令按鈕，從下拉式選項中點選所要

採用的符號，或者點按［其他符號］功能選項。

步驟 4 在開啟［符號］對話方塊後，可以點按［符號］索引標籤。

步驟 5 點選［子集合］選項為［幾何圖案］。

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第4章　活動紀實

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步驟 6 點選［字型］選項為［一般文字］。

步驟 7 點選空心正方形方塊符號。

步驟 8 點按［插入］按鈕，然後關閉此對話方塊。

利用同樣的操作手法，可以逐一插入問卷中各個問答回應的儲存格內。或者，您可以透過傳統的

複製、貼上之操作，先選取並複製其中一個儲存格裡的符號，再逐一對其他空白儲存格進行貼上

的操作。

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4-1　問卷設計

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甚至，您在複製其中一個儲存格裡的符號後，可以一口氣選取一片空白的儲存格範

圍，只需按一下［貼上］快速按鍵（即Ctrl + V），或以滑鼠右鍵點按一下選取的空

白範圍，並從展開的快顯功能表中點選［貼上］功能選項，即可一次貼上所有的字

元符號。

在開啟［符號］對話方塊後，可以點按［符號］索引標籤對話，在右側［子集合］下拉式選項

中，可以點選諸如［幾何圖案］、［貨幣符號］、［區塊元件］等等特殊符號表，從中點選所要

插入的符號。

第4章　活動紀實

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或者，在對話方塊右側［字型］下拉式選項中，點選諸如［We b d i n g］、

［Wingding］、［Wingding1］及［Wingding2］等四套系統字型，這些字型裡提供

了許多有趣、酷炫的圖案字型，可以讓您應用於文件中。

重複表格標題的設定

至於問卷表格過於冗長而導致發生跨頁情狀時，透過表格［重複標題列］的操作，

也就是表格跨頁標題的設定，即可讓跨頁表格皆擁有表格標題。

實 作

讓問卷調查的表格其首列可以出現在跨頁的表格中。

步驟 1 選取表格的第一列。

步驟 2 點選［表格工具］底下的［版面配置］索引標籤。

步驟 3 點按［資料］群組裡的［重複標題列］命令按鈕。

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4-1　問卷設計

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即可讓選取的表格首列，呈現跨頁後的表格起點。

4-2　使用電子郵件訊息收集資料

如果您使用的是Access 2010資料庫以及Outlook 2010，那麼，在問卷工作的問題設

計與問卷回應資料的蒐集上，可真是有福了！因為，透過這兩種軟體的組合運用，

將可以製作出郵件表單問卷，也就是協助您產生及傳送包含資料輸入表單的電子郵

件訊息。只要使用Access 2010資料庫系統，即可利用資料表的資料欄位結構之規

劃，來撰寫並設計問卷題目，然後，Access 2010會自動轉換成電子郵件表單，交由

Outlook 2010來寄送此電子郵件問卷表單，而當收件者收到問卷郵件後即可回覆且

填寫問卷。稍後您也可以藉此回覆郵件的接收，而由Outlook 2010自動將其回覆內

容轉存至Access 2010資料庫中，自動協助您收集問卷結果並製作成資料庫，以便您

事後進行問卷的統計與分析。

第4章　活動紀實

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