E-KİTAP

ERP İçin Daha İyi Bir RFP YazmakDoğru Soruları Sorarak Üretiminizi Geleceğe Hazırlayın

İÇİNDEKİLER

01

02

04

05

GİRİŞRFP Sürecinin Neden Değiştirilmesi Gerekir

PROBLEM 1 RFP'niz Standart ERP Fonksiyonları Hakkında Sorular Sorar

PROBLEM 2 RFP'niz Çok Uzundur ve Çok Fazla Soru İçerir

PROBLEM 3 RFP'niz Proaktif Olmaktan Çok Reaktiftir

PROBLEM 4 Yeni ERP Sisteminin Oluşturacağı Değerden Ziyade Maliyetlere Odaklanılması

06

07

08

09

PROBLEM 5 ERP Sorularının Doğru Puanlandırılmaması

PROBLEM 6 Çok Fazla Tedarikçiyi Değerlendirmeye Almak

EN İYİ TAVSİYEMİZGelecekte De Size Destek Olabilecek Bir Tedarikçi Bulun

SONUÇ11

GİRİŞRFP Sürecinin Neden Değiştirilmesi GerekirYeni bir ERP çözümünün uygulanması, teknolojinin işin birçok parçasıyla etkileşime girmesiyle birlikte göz korkutucu ve karmaşık bir süreç olabilir.Bir şirket, ERP teklif talebini (RFP) oluştururken, çok ayrıntılı ve kapsamlı bir hale getirebilir. İşte bu, proje için daha başlamadan atılan yanlış bir adımdır.

Mevcuttaki ERP için RFP'ler artık değişmelidir. Özellikle, sık rastlanan 2 strateji firmaları problemlere sürüklemektedir:

· Gereksiz uzun RFP şablonlarını doldurmak için iç kaynakların fazlakullanılması.

· Karmaşık RFP'ler oluşturmaları için firma dışından RFPuzmanlarına ödeme yapmak.

Bu gibi durumlarda, bir RFP çok pahalı ve karmaşık hale gelebilir, ki bu da seçim sürecini yavaşlatır. Ayrıca, firmanın ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayabilecek olan tedarikçinin hangisi olduğunu tanımlamak da neredeyse imkansız hale gelir. Bu karışıklık, projeyi daha başlamadan başarısızlığa uğratabilir.

01 İçindekiler

PROBLEM 1

RFP'niz Standart ERP Fonksiyonları Hakkında Sorular Sorar

ERP sektörü, birçok çözümün ortak temel fonksiyonlar kümesine sahip olduğu bir pazardır.

ERP tedarikçileri uzman modüller, dikey çözümler, kullanıcı arayüzü tasarımı, uyarlanmış

uygulamalar, hizmet ve destek yetenekleriyle kendilerini farklılaştırır. RFP, potansiyel

tedarikçiler arasındaki rekabetçi farklılaşmayı ortaya koymalıdır.

Örneğin, birçok şirket -özellikle de çalıştıkları her firma için aynı RFP'yi kullanan ERP

danışmanlarıyla çalışanlar- bunun gibi yüzlerce soru sormaktadır:

“ERP sistemi sipariş giriş ekranında sevkiyat ve fatura adreslerini gösteriyor mu?”Bu, sektör genelinde tüm ERP sistemlerinin standartta sahip olması gereken çok temel bir özelliktir.

Bunun yerine, işinizi nasıl yürütmek istediğinize özel olan, şunun gibi sorular sorun:

“ERP sistemi sipariş girişinde bir teslim tarihi veya malzeme rezervasyonu önerisinde bulunabilir mi?"Bu, tedarikçiler arasında standart olmayan, daha az rastlanan ve fark yaratan bir özelliktir.

02 İçindekiler

PROBLEM 1

RFP'niz Standart ERP Fonksiyonları Hakkında Sorular Sorar (Devamı)Ayrıca, tedarikçi firmaların faaliyet gösterdiğiniz sektör hakkında neler bildiklerini, hangi sorunlarınızı çözebileceklerini ve bunu nasıl uygulayacaklarını ortaya koyan sorular sormaya çalışın.

Örneğin, dağıtım sektöründeki bir işletmenin, gönderilerini ve taşıyıcılarını yöneten üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarını sisteme entegre etmesi gerekebilir. Standart ERP sistemleri, çoklu depo gruplarının oluşturulmasına izin vererek bunu çözer.

Şunun gibi çok basit bir şey sormak yerine:

“ERP sisteminiz çoklu depo gruplarına izin veriyor mu?”

Bunun gibi daha açık bir soru sorun:

“API'niz depo yönetimi için üçüncü parti MSP'lere nasıl entegre oluyor?”

En etkili ERP RFP'leri, tedarikçilere işinize nasıl yardımcı olabileceklerini gösterme fırsatı verir.

Her bir tedarikçinin sağlayabileceği benzersiz değeri anlamak istersiniz, ama bunu çok genel bir dizi soru sorarak yapamazsınız. RFP, potansiyel tedarikçiler arasındaki rekabetçi farklılaşmayı

ortaya koymalıdır.

03 İçindekiler

04

PROBLEM 2

RFP'niz Çok Uzundur ve Çok Fazla Soru İçerir

Bir RFP oluşturduğunuzda, potansiyel tedarikçilerin her soruyu yeterli ayrıntıyla yanıtlamasını

beklemek normaldir. Ayrıca, ekiplerinizin çözüm sağlayıcılar arasında karşılaştırma yapabil-

meleri için yanıtları kapsamlı bir şekilde analiz etmelerini de beklersiniz. RFP'niz gereksiz

soruları ve gereksiz ayrıntıları içerdiğinde, herkese ihtiyaç duyduğundan daha fazla bilgi,

zaman açısından daha fazla iş yükü bırakır ve dolayısıyla bu, verimsizliği de beraberinde getirir:

· RFP oluşturma süreci, ekibiniz için pahalı ve zaman alıcı bir iştir.

· Sizin için hiçbir değeri olmayan bilgiler de alırsınız.

· RFP'lerin karşılaştırılması daha uzun sürer ve daha fazla değişken oluşturur.

· Ekstra uzun RFP'leri tedarikçilerin yanıtlaması daha uzun sürer.

Sonuç olarak, bir RFP'de çok fazla bilgi istemek süreci uzatmakla kalmaz. Bunun yanı sıra, gerek duyulmayan veriler nedeniyle asıl odaklanılması gereken tedarikçiler arasındaki kritik stratejik

farklılıkları da gizler.

Peki, doğru soru sayısı nedir? Tipik olarak, her bir fonksiyonel konu başlığı için (örneğin CRM veya

satınalma için) 10-15 anlamlı soru sorarak tedarikçileri ayırt edebilmelisiniz. Üretim veya finans

gibi daha karmaşık fonksiyonlar birkaç soru daha gerektirebilir. Ancak bu sorular standart

fonksiyonlardan ziyade, farklılıkları ortaya koyabilecek kritik unsurlara odaklanılmalıdır.

İçindekiler

05

PROBLEM 3

RFP'niz Proaktif Olmaktan Çok Reaktiftir

Şu anda yaşadığınız problemlere veya belki de bir süreç değişikliğine odaklanmanız ve ön planda

olan bu konularla ERP implementasyonuna gitmeniz kolaydır. Sonuçta sorunları düzeltmeyi istemek

yanlış bir şey değildir. Fakat yeni bir sistem, gelecek yıllarda işinize değer katmak için nasıl

stratejiler geliştirmeniz gerektiği ile ilgili kararların merkezinde yer alacaktır. Bu nedenle, ERP

implementasyon sürecini kısa vadeli düşünmeyin.

Mevcut sorunlarına çok fazla odaklanan şirketler, hizmet ömrü boyunca kullanışlılığını

sürdüremeyen sınırlı bir yazılım seçme riskiyle karşı karşıyadır.

Bu sorunu bertaraf etmek için işletmeler RFP'lerinde proaktif olmalıdır. Bir RFP oluşturuyorsanız,

yalnızca kısa vadede değil, aynı zamanda gelecekte işinizin karşılaşabileceği sorunları, gelişmekte

olan teknolojilerin ve trendlerin içinde bulunduğunuz pazara etkilerini düşünün ve buna göre

ölçeklenebilirlik ve uyarlanabilirlik ile ilgili soruları RFP'nize dahil edin.

Örneğin, CEO'nuzun her gün gözden geçirdiği bir dizi rapor var. Yeni ERP sisteminin de aynı verileri

sağlayabilmesini beklemek doğaldır. Ancak daha geniş yararları olan bir ERP sistemini rapor

oluşturma veya biçimlendirme gibi çok basit ayrıntılara takılarak kaçırmayın. Modern ve esnek bir

ERP sistemi, ihtiyacınız olan herhangi bir anlık sorgu ve raporu oluşturmanıza ve hatta bu verileri

Microsoft Power BI gibi araçlara entegre etmenize olanak tanır.

İçindekiler

06

PROBLEM 4 Yeni ERP Sisteminin Oluşturacağı Değerden Ziyade Maliyetlere Odaklanılması

Bazı şirketlerin neden RFP'lerini maliyete odaklama tuzağına düştüğünü anlamak kolaydır; dip toplam önemlidir. Ancak sık sık göz ardı edilen şudur: ERP seçim kararında, çeşitli sistemlerin işinize getireceği fayda ya da değerden ziyade yazılım maliyetini odak noktasında tutmak ileriyi görememektir ve sınırlayıcıdır.

Doğru ERP sistemini seçmek, mevcut kaynaklarınızdan değer yaratmak için çok önemlidir - insanlar, malzemeler, kapasite, teknoloji ve bilgi. Uzun vadeli iş hedeflerinizi inceleyerek

ERP'nin bunları başarmanıza nasıl yardımcı olabileceğini göz önünde bulundurun ve masraflara bağlı kalmaktan mümkün olduğunca kaçının.

Örneğin, bazı şirketler RFP'lerini bu gibi sorulara odaklanarak oluşturuyor:

“bu erp sistemini kurduktan sonra bizim büyüklüğümüzde bir plastik enjeksiyon firması her yıl ne kadar tasarruf edebilir?“

Bunun gibi sorular uygun olabilir, ancak ERP sistemlerinin maliyet tasarrufunun ötesinde sunabileceği fırsatlar ve değerler göz ardı edilmemelidir. Bunun yerine, aşağıdaki gibi soruları

yöneltebilirsiniz:

“ERP, hayata geçirmeyi planladığımız robotik sistemlere bağlanan iş akışları oluşturmamıza nasıl yardımcı olabilir?"

Şirketler bazen yeni ERP sistemi ile ilgili seçeneklerini karşılaştırırken, uzun vadeli maliyetleri gözden kaçırabiliyor. Yalnızca lisans ve implementasyon ücretleri gibi önceden belirli maliyetlere

bakılması, gelecekteki sürüm yükseltme, destek ve eğitim maliyetlerini içeren daha büyük resmi,

yani toplam edinme maliyetini gözden kaçırmaya neden olacaktır.

İçindekiler

07

PROBLEM 5

ERP Sorularının Doğru Puanlandırılmaması

RFP'nizdeki çeşitli soruların ne şekilde puanlandırılacağını veya ölçüleceğini nasıl seçeceğiniz, sonuçlarda büyük bir etkiye sahiptir. Birçok şirket, implementasyon sırasında bir ERP sistemine kolayca eklenebilecek özelliklere veya fonksiyonlara fazla ağırlık verip, altyapı veya ortaklık gibi büyük resmi etkileyecek unsurlara daha az ağırlık verme hatasını yapmaktadır.

Örneğin, süreçleri özelleştirme, sürüm yükseltme kolaylığı, raporlama sistemlerinin esnekliği, mobilite, üçüncü parti platformlarla/araçlarla entegrasyon yeteneği - bunlar, projenin uzun vadeli

başarısı üzerinde orantısız olarak büyük bir etkiye sahip olacak ERP sisteminin temel yönleridir ve

doğru ağırlıklarla puanlandırılmalıdır.

Ayrıca ERP yazılımı tedarikçisiyle olan ilişkiye de ciddi bir ağırlık vermeyi unutmayın. Tedarikçiler sektörünüzü ne kadar iyi tanıyor? Firmanıza özel ihtiyaçlarınızın karşılanması konusunda birlikte

çalışmak için onlara ne kadar güveniyorsunuz? İmplementasyon ekibi ne kadar yetkin olacak?

RFP puanlamasını kurgularken, en yüksek ağırlığı uzun vadede en fazla fark yaratacak ve fayda sağlayacak etkenlere verdiğinizden emin olun.

İçindekiler

08

PROBLEM 6

Çok Fazla Tedarikçiyi Değerlendirmeye Almak

İyi bir karar verebilmek için çok fazla bilgiyi sınıflandırmanız gerektiğinde, RFP süreci, veri analizi kabusuna dönüşür. Bu, teklife yanıt vermeleri için çok fazla tedarikçi davet edildiğinde

karşılaşılan durumdur.

Piyasada birçok ERP yazılımı var ve bunların çoğu da hemen hemen aynı temel fonksiyonları

sunuyor. Çeşitli pazarlarda ve şirket türlerinde farklı çözümler hedefleniyor. RFP'leri çok fazla

tedarikçiye göndermek, sonrasında işinize yaramayacak alakasız bilgilerin içerisinde

boğulmanıza neden olacaktır.

Bu problemden kaçınmak için, odaklanmış bir aday listesi oluşturmak üzere bir RFP'yi oluştururken, önce tedarikçileri ve çözümlerini araştırın. İşlenmesi gereken daha az veri sağlamanın ötesinde, bu araştırma, sormak istediğiniz en iyi soruları belirlemenize de yardımcı olabilir. Çünkü düşündüğünüz tedarikçiler arasındaki ortak özellikler hakkında bir öngörüye sahip olursunuz. İdeali, listenizin 5'ten fazla tedarikçi içermemesidir.

İçindekiler

09

EN İYİ TAVSİYEMİZ

Gelecekte De Size Destek Olabilecek Bir Tedarikçi Bulun

Yeni ERP sisteminizi seçerken, gelecekte işletmenizin rekabetçi kalmasına yardımcı

olacak, çalışmalarına güvendiğiniz bir tedarikçiyle ortaklık kurmanız gerekir. Peki,

doğru olanı seçmek için nasıl bir RFP yazacaksınız?

Sektörünüzdeki en önemli trendleri anlamanıza ve bunlara uyum

sağlamanıza yardımcı olabilecek tedarikçilere bakın.

Tedarikçiler arasındaki farkları ortaya çıkaran sorular sorun.

Daha büyük resmi gözden kaçırmak pahasına, mevcut veya kısa süreli

sancılı noktalara fazla odaklanmayın.

Çok fazla soru sorarak çıkmaza girmeyin.

İçgüdülerinize güvenin – ERP seçimi adımına geldiğinizde, artık

tedarikçileri tanırsınız ve kiminle uyumlu çalışabileceğinizi ve uzun vadeli bir ortaklığa güvenebileceğinizi de iyi bilirsiniz.

İçindekiler

10

EN İYİ TAVSİYEMİZ

Gelecekte De Size Destek Olabilecek Bir Tedarikçi Bulun

Gelecekte destek alabilmek, üretimi ve dağıtımı etkileyen anahtar teknolojileri

uygulamanıza ve entegre etmenize yardımcı olabilecek bir tedarikçi firmanın seçilmesi

anlamına da gelir. Bunlardan bazıları şunlardır:

Nesnelerin İnterneti (IoT)

IoT, kurumda daha fazla bağlantı ve görünürlük vaat

eder. ERP'nizin sensörler, izleme cihazları ve benzer

IoT çözümlerinin oluşturduğu verileri yakalayıp

organize edebildiğinden emin olun.

Bulut ERP

Bulut, ERP'yi daha erişilebilir hale getirir ve hibrit

bulut ERP'ler, kuruluşların veri güvenliği

ihtiyaçlarına göre genel bulutun ve kapalı

ortamların harmanlanıp kullanılabilmesine izin

verir. Bir ERP'nin ardındaki arka plan mimari

seçeneklerini anlamak önemlidir.

3D Baskı

3D baskının yükselişi, özelleştirme ve hizmet odaklı

üretim için daha fazla fırsat yaratır. Ancak, 3D

baskıyı çevreleyen özel iş akışlarını destekleyebilen

bir ERP, başarı elde etmek için çok önemlidir.

Bilgi Otomasyonu ve İş Süreçleri Yönetimi

İşletmelerin verilere daha fazla itimat etmeleri ile,

bu verileri, bilgiyi açığa çıkararak süreçleri otomatik

hale getirmek için kullanma fırsatları da vardır. BPM

ve bilgi otomasyonu çözümleri bunu mümkün kılar.

Ancak, böyle bir sistemin başarısı ERP ile bütünleşik

bir şekilde çalışabilmesine dayanır.

Robotik ve Otomasyon

IoT'ye benzer şekilde, robotlar veri oluşturacak ve

başarılı bir şekilde çalışmak için de bilgiye

gereksinim duyacaklardır. Bir ERP, otomatize

edilmiş operasyonel ortamı desteklemek için veri

yönetimini ve iş akışı optimizasyonunu üstlenmelidir.

Mobilite

Akıllı telefonlar ve tabletler, kullanıcılara, işin

gerçekleştiği her yerde uygulamalara ve hizmetlere

benzersiz erişim imkanı sağlar. Daha fazla süreci

başlatma veya tamamlama teknolojilere bağımlı hale

geldiğinden, ERP işlevselliğinin veya en azından veri

entegrasyonunun bu cihazlara yayılması önemlidir.

İçindekiler

11

SONUÇ

ERP yazılımı seçmek göz korkutucu bir süreç gibi görünebilir. Ancak, RFP oluşturmaya yönelik son derece spesifik ve odaklanan bir yaklaşım, bu sürece giriş önündeki engeli azaltır.

Tedarikçileri stratejik olarak araştıran işletmeler, pazarlarını daraltıp, acil ve gelecekteki

ihtiyaçları için en iyi soruları oluşturarak, çözüm sağlayıcılardan doğru bilgiyi elde etmeyi çok

daha kolay hale getirirler.

Bizler abas'ta, gelecek için bir ERP platformu

oluşturduk. Sistemimizi, esneklik ve

adaptasyonu göz önünde bulundurularak,

ihtiyaçlarınız değiştikçe değişebilen bir

mimari ile inşa ettik. Bu uyarlanabilirliği de,

teknolojik olarak ya da faaliyet gösterdikleri

alanda aksaklıklar yaşayan veya kontrollü

büyümeyi hedefleyen kuruluşlar için, 38 yıllık

tecrübemiz sayesinde bizi iyi bir iş ortağı

yapan destek ve hizmet ekosistemimizle

pekiştiriyoruz.

Çözümlerimiz hakkında daha fazla bilgi

edinmek isterseniz bugün abas ile iletişime geçin. ERP seçim sürecinizi kolaylaştırmanıza

yardımcı olabiliriz.

İçindekiler

© abas ABDOcak 2018 itibarıyla Değişiklik hakkı saklıdır

abas TürkiyeMy offiice 212,

Mahmutbey Mah. Taşocağı Yolu Cad.

No:3 Kat:18 ofis No:93 34218 Bağcılar - İstanbul

info@abas.tc www.abas.tc

abas Turkiye abas Turkiye@abasERP_TR