e -ffektiva inköp i Luleå kommun Jerry Öhman Inköpschef
description
Transcript of e -ffektiva inköp i Luleå kommun Jerry Öhman Inköpschef
Jerry ÖhmanInköpschef
e-ffektiva inköpi Luleå kommun
Jerry ÖhmanInköpschef
Agenda• Presentation av Luleå kommun • Beskrivning av projektet e-ffektiva inköp• Resultat• Erfarenheter och utmaningar
LULEÅSkärgårdsstaden i Norr
• Residensstad i Norrbotten• 74 000 invånare• Luleå Kommun
– 6500 anställda • 9 st på central inköpsavdelning
– 11 förvaltningar
Skärgårdsstaden i Norr
Korta fakta om inköp• Inköp decentraliserade till verksamhetsnivå• Central upphandling av ramavtal
– Driftomsättning ca 1 miljard kr (varor och tjänster)– ca 150 000 leverantörsfakturor– ca 200 ramavtal– 5 000 leverantörer
Bakgrund till projektet• Egen förstudie 2005 samt revision 2007
visade problem i kommunens handelsprocess
– Problemen låg främst i förvaltningarnas sätt att hanterasina inköp
– Uppföljningen måste utvecklas
Bakgrund till projektet• 60 000 hämtköp – 25 årsarbetare totalt!• Endast ca 65 % av inköpen sker hos
ramavtalsleverantörer• Otillåtna direktupphandlingar• Decentraliserade inköp
– stort antal beställare (6500 st)– problem med informationsspridning och
kompetensutveckling
Bakgrund till projektet• E-handel sedan 1998: Intrade
– Låg nyttjandegrad– Få varugrupper och få aktiva beställare
• Fakturor i två system – e-handel och skannade fakturor
• Stor andel övrigt sortiment –bristande kunskap ger dyra inköp
Bakgrund till projektet
Clas Ohlson: 18,40 kr Corporate Express: 0,68 kr
Clas Ohlson: 18,40 krCorporate Express: 45,20 kr
97% rabatt 20% rabatt
2008
Hur löser vi detta?
Stor andel h
ämtköp
Bristande ramavtalstrohet
Brister i kunskap om inköp/upphandlingE-handelssystem med låg nyttjandegrad
Stort
antal b
eställa
re
Svår uppföljning
e-ffektiva inköp
• Projektet e-ffektiva inköp startar juni 2008 med beslut i Kommunstyrelsen
• Samtliga förvaltningschefer stödjer projektet
RutinerRepresentanter
frånEkonomi och inköp
E-handelSystemförvaltareIT
E-fakturaSystemförvaltareEkonomi IT
Uppdragsgivare: Kommunchef
Styrgrupp: Ekonomichef, budget- och redovisningschef, inköpschef
Ekonomichefer tekniska förv, socialförv
Administrativ chef Barn- och utbildningsförv
Referensgrupp: Förvaltningscheferna
Central projektgrupp: Projektledare ekonomikontoret
Representanter ekonomikontoret/inköp, IT
Förvaltningarnas arbetsgrupperEgen projektledare utsedd av förvaltningschef
Verksamhetsföreträdare
LeverantörUpphandlare
Projektorganisation
e-ffektiva inköp• Förvaltningsövergripande projekt• Berör hela handelsprocessen• Verksamhetsprojekt:
– Rutiner och beställningsorganisation– Nytt e-handelssystem– E-faktura
Behov uppstå
rUpphandling BeställningFakturahantering
e-ffektiva inköp• Raindanceportalen – Inköp
– Ett system för beställningar och fakturor– Webgränssnitt– Potential att ansluta fler leverantörer– Tydligare prisindikering
Tillvägagångssätt
Identifiera nuläge
WorkshopsTa fram
nya rutiner
Lednings-beslut
Utbildning
Förvaltningarnas delprojekt
Utsebehöriga beställare
Behöriga beställare
• Mål: minska antalet beställare och öka kompetensen
• Alla beställare ska genomgå utbildning– Inköpshandbok (regler och rutiner)– E-handelssystem
Resultat• Nytt e-handelssystem • Stor utbildningsinsats – ökad medvetenhet• Kommunstyrelsen fokus på ramavtalstrohet:
– Styrkort + Internkontollplan =alla förvaltningar måste arbeta aktivt med inköpsbeteende!
• E-handel ska-krav vid nya upphandlingar
Resultat• Implementering av ny inköpsorganisation
– Färre beställare och ökad delaktighet– Upphandlarna antar en strategisk roll– Upphandlingarna drivs i projektform
Fokus-grupper
Ny inköpsorganisation
InköpsavdFörvaltning
Inköpschef
Upphandlare
Systemförv.E-handel
Inköps-samordnare
Behörig beställare
System-Support
Fakturacentral
Fakturakontrollanterattestanter
Inköpssamordnare (strategisk)
• Utveckling av inköpsorganisation
• Support i inköpsfrågor
• Uppföljningsansvar - ramavtalstrohet
• Utse deltagarei fokusgrupp
• Utbildn/info i inköpsfrågor
• Kanalisera synpunkter på avtal
• Direktupph> 50 000
Fakturacentral (operativ)
• Support e-handel
• Support fakturafrågor
• Utbildning faktura och e-handel
• Administration av behörigheter
Fokusgrupper
• Säkerställa att rätt produkter upphandlas och att en effektiv varuförsörjning uppnås
• Möjliggöra samordning mellan förvaltningar
• Grupper bestående av verksamhetsföreträdare o ansvarig upphandlare
• Kravställare vid upphandlingar och uppföljning under avtalstiden
Verksamhet
Utmaningar i projektet
• Teknik för att ansluta fler leverantörer– EDI fortfarande enda alternativet – få
leverantörer
• E-handelssystemet ger mer central administration (för många beställare?)
• Låg datavana hos behöriga beställare
Utmaningar i projektet• Förvaltningar har många inaktiva behöriga beställare
– Förvaltningarna hanterar frågan på olika sätt:• Barn- och utbildning minimerar antalet beställare
(ex 19 st i grundskolan)• Socialförvaltningen har utbildat > 200 beställare
Inköpsbeteende och kultur är vår störstautmaning!
Vad händer nu?• Implementering ny inköpsorganisation
– Upphandlare får nya roller– Ytterligare minska antalet beställare
• Utveckla uppföljningsverktyg• Utveckla informationskanaler
– Ramavtalskatalog– Information på Intranät– Inköpshandbok
Vad händer nu?• Nytt sätt att se på inköp – försörjningsprocess
– Effektiviseringar på fler nivåer ex leveranser, lager osv
• Processkartläggning centralt och på förvaltningsnivå– Inköp antar ett helhetsperspektiv
Vad kan vi spara??
25 000 000 kr!– Ramavtalstrohet– Hämtköp– Fakturahantering
Köp rätt
på rätt
sätt!