Dossier virtuale Testimonianza sulla sperimentazione per la fase di esame in Commissione Torino, 1°...
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Dossier virtuale
Testimonianza sulla sperimentazione
per la fase di esame in Commissione
Torino, 1° luglio 2002
Laura Autigna
Metodologia di lavoro
censimento e analisi sistematica di tutti i possibili passaggi di una pratica durante l’esame in Commissione
individuazione, ove possibile, di un modello di documento per ciascun passaggio finalizzato a presentazione omogenea del DV
individuazione di uno standard per i nomi da assegnare ai files con caratteristiche di semplicità, di chiarezza e di facile memorizzazione in relazione al contenuto del file
scelta di quattro DV per testare progetto su casi diversi per iter e per grado di complessità
Illustrazione del caso
Il dossier del disegno di legge 134
Modifiche alla legge regionale vigente in materia di assegnazione e determinazione dei canoni degli
alloggi di edilizia residenziale pubblica
progetto riassegnato in 7^ legislatura
con autorizzazione del Consiglio all’utilizzo del materiale istruttorio già prodotto
proposta legislativa volta ad apportare numerose modifiche testuali a legge radice vigente
esaminata dalla 2^ Commissione congiuntamente ad altri due progetti concorrenti: pdl 70 e pdl 182
licenziata con parere favorevole con pdl 182 (testo unificato)
ora legge regionale 3 settembre 2001, n. 3
Caratteristiche disegno di legge 7134
Dati di iternome file 7134iter
Caratteristiche
documento che riassume esito e principali decisioni assunte per singola seduta d’esame in Commissione
sedute ordinate cronologicamente
documento ipertestuale navigabile se collegato a iter di precedenti legislature
documento dinamico, aggiornato costantemente in tempo reale
in linea si mantiene l’ultima versione
nel programma Infocommissioni (Intranet CR) si trova allegato alla sintesi della seduta con aggiornamento riferito alla seduta precedente
7134iter
Problema
evitare aggravio di lavoro derivante dalla doppia versione (statica/dinamica) del file
Soluzione
travaso automatico dei dati tra i due programmi. Approfondimenti in corso per individuare il programma fonte
Lettere di convocazione seduteCaratteristiche
documento trasversale (interessa più dossier)
finora predisposto come documento word dalle Segreterie operative delle Commissioni
spedito agli interessati sia per posta sia per e-mail tramite Lotus Notes
cadenza settimanale
contenuto per estratto (sequenza argomenti iscritti odg) nel programma per la rilevazione delle presenza dei Consiglieri alle sedute (PRC)
l’inserimento dei dati nel PRC è fase autonoma rispetto alla predisposizione della lettera di convocazione
Problemi evitare plurima
duplicazione del file per inserimento nei singoli DV
razionalizzare la procedura esistente evitando doppia imputazione dei dati (convoca + PRC)
mantenere le impostazioni grafiche connesse alla corrispondenza istituzionale
ridurre i programmi da attivare per il completamento dell’intera procedura
Soluzione individuato il PRC come unico
programma per composizione/-spedizione/inserimento automa-tico nei DV delle convocazioni
definito standard per le diverse tipologie di lettere (sedute ordinarie, consultazioni, incontri, audizioni, sopralluoghi e relative integrazioni)
modificate le impostazioni del PRC con macro specifica per le impostazioni grafiche
e con pulsante per spedizione diretta via e-mail da PRC
mantenuta possibilità di inserimento manuale nel DV per lettere extra standard
consultazioniCaratteristiche
Cartella di DV contenente
le lettere di richiesta autorizzazione e di invito ai soggetti esterni,
gli elenchi relativi ai soggetti invitati, ai soggetti partecipanti, ai soggetti che hanno offerto contributi scritti o verbali
Consente informazione di base immediata sulla portata della normativa
Files generalmente archiviati in locale sui computer delle segreterie operative, in parte presenti su Infocommissioni. Per DDL 7134 informazioni recuperate dalla precedente legislatura
consultazioni
Problemi
Operare scelta tra l’inserimento nel DV della lettera con firma autografa (immagine da scanner) oppure del file .doc privo di firma ma completato con l’indicazione dei dati ufficiali di protocollo
Soluzione
Per tutti i documenti formato lettera sono archiviati i files .doc completi con i dati di protocollo
Caratteristiche
Cartella di DV che racchiude il cuore dell’istruttoria legislativa in Commissione
suddivisa per macro tipologie di documenti spesso in formato ipertestuale
Documenti difficilmente standardizzabili
con variabili che dipendono dalla tipologia della proposta legislativa
Documenti presenti anche su Infocommissioni
Documenti di lavoro
problemi
progetti concorrenti (tema trasversale vale anche per DATI DI ITER)evitare la duplicazione manuale di files interagenti su
più testidifficoltà data dalla variabile fase di iter in cui si
possono innestare percorsi paralleli
Definizione del programma fonte (DV o Infocommissioni) a cui imputare i dati con travaso automatico dei documenti come per le lettere di convocazione
Documenti di lavoro
Documenti di lavoro ddl 7134
Analisi dei nodi critici
Quadro normativo di riferimento
Analisi memorie consultati
Simulazione testi ex ante
Studi e approfondimenti
tematici
Quadro normativo di riferimentonome file 7134quanorm
Caratteristiche
Contiene la base di conoscenza necessaria per l’istruttoriadal livello comunitario a quello regionale
composto da un indice in formato ipertestuale e da una sintesi ragionata della normativa statale e regionale. Di seguito, nel medesimo file, è riportata la normativa, per estratto o in forma integrale secondo il caso
per la normativa del Piemonte il riferimento è costituito dalla banca dati Arianna
i restanti testi sono estrapolati da banche dati esterne
Problemi il link alle banche dati
esterne non possono essere diretti
i testi devono essere estratti e sono generalmente in formato .txt
la stampa cartacea restituisce un testo graficamente apprezzabile,
mentre la visualizzazione del file txt evidenzia problemi di chiarezza di lettura
Soluzione Creata una macro
specifica che in sequenza svolge operazioni di abbellimento grafico modifica carattere, giustifica testo, elimina gli a capo inutili
ed obbliga al salvataggio del file nel formato .doc
7134quanorm
Analisi dei nodi criticinome file 7134annodi
Caratteristiche elenca, argomentale, le criticità riscontrate dagli uffici
nella valutazione del progetto di legge sotto il profilo: formale in relazione alle regole di tecniche legislative sostanziale in rapporto alle pertinenti leggi statali e
regionali
evidenzia la coerenza del livello gerarchico della fonte assunta, e suggerisce un tema da approfondire: aggiornamento dei rinvii esterni in articoli della legge radice non toccati dalla proposta di modifica
documento di lavoro in formato ipertestuale con quattro allegati navigabili inseriti in files separati.
7134annodi
Problemi
nessuno in particolare
Analisi memorie dei consultatinome file 7134anmemo
Caratteristiche
pone a paragone la singola partizione del progetto di legge (lettera, comma, articolo) con le osservazioni espresse dai consultati sulla partizione selezionata
le osservazioni sono elaborate dagli uffici in forma sintetica con assunzione di responsabilità in ordine all’interpretazione del pensiero reso da soggetti esterni
documento di lavoro formattato a colonne: tre nel primo documento di lavoro, cinque nel secondo
Problemi
Emergono in relazione ai casi complessi (oltre le quattro colonne)
Sono principalmente connessi all’utilizzo di un software non specifico per il trattamento dei testi a colonna
Per esigenze di manovrabilità sono spesso disarticolati su più files in fase di predisposizione
L’operazione di ricucitura dei files al termine dell’elaborazione può comportare la necessità di procedere a riallineamenti nei formati delle colonne
Va migliorata la visualizzazione in linea dei testi in formato cartaceo A3
Soluzione
È stato sperimentato l’utilizzo del software di Excell
Limite costituito dalla minore familiarità del linguaggio
Può costituire soluzione alternativa a word per i casi di colonne plurime oltre il formato A4 giacchè il sistema consente di mantenere allineate le colonne con stampa “a libro”
7134anmemo
Simulazione di testo coordinato ex antenome file 7134exante
Caratteristiche
Elaborazioni che consentono una lettura coordinata della legge radice con le modifiche proposte
Le simulazioni possono essere svolte in varie fasi dell’iter istruttorio
Nel caso in esame il primo documento considera le modifiche proposte con il ddl 134, il secondo contempla anche le modifiche derivanti dai progetti concorrenti e dagli emendamenti proposti durante il dibattito
7134exante
Problemi
Nessuno in particolare
L’identificazione della modifica avviene tramite apici e marcatori come per BD Arianna
Per i casi complessi la possibilità di abbinare il nominativo del proponente ad uno specifico colore semplifica le annotazioni con vantaggi rispetto alla produzione cartacea che necessità di stampanti a colori
Studi e approfondimenti tematicinome file 7134studi
Caratteristiche
E’ la parte di DV in cui trovano collocazione i documenti di lavoro che esulano dai modelli predefiniti. E’ il cassettino delle variabili
Nel caso in esame il documento racchiude elaborazioni utili all’istruttoria in aula del testo unificato licenziato dalla Commissione con tavole di raffronto dei punteggi assegnabili agli aspiranti assegnatari
7134studi
Problemi
Nessuno in particolare
Emendamenti in sede di Commissionenome file 7134eme
Caratteristiche
Contiene gli emendamenti approvati durante il dibattito
strutturato in un unico file, organizzato per seduta di votazione
la numerazione degli emendamenti considera l’articolo di riferimento e, a seguire, il numero progressivo di inserimento
nome file 7134eme
Problemi
Nessuno in particolare
Lettera di licenziamentoTesto licenziatoRelazione di accompagnamento
Ultimi documenti presenti nel DV 7134
costituiscono la fase finale dell’esame di Commissione
La lettera riporta l’indicazione delle votazioni ed è inserita con le caratteristiche definite per le lettere
Per il testo e la relazione di accompagnamento il sistema DV attinge i dati direttamente dalla BD Arianna
Considerazioni finali
Cosa cambia nel lavoro quotidiano? Nulla per quanto attiene al pensato Qualcosa sotto il profilo organizzativo, più guidato
tramite schemi predefiniti
Quali le difficoltà? Come per tutte le novità, la fase di prima
applicazione comporta un aggravio di lavoro, che risulta comunque contenuto per la consolidata abitudine all’utilizzo del supporto informatico
A prescindere dalle valutazioni positive già ampiamente espresse
Quali i vantaggi per gli uffici? Immediata disponibilità dei dati da qualunque punto d’accesso a qualunque ora e per tutte le fasi dell’iter legislativo