Dossier Clinique Informatisé Bois-Francs (Québec) Évaluation du Système dInformation Géronto-...
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Dossier Clinique InformatiséBois-Francs (Québec)
Évaluation du Système d’Information Géronto-Gériatrique (SIGG)
Dossier clinique informatisé (DCI) interdisciplinaire et interétablissements : utilité perçue et utilisation en temps réel
Étude financée par CIHR / IRSC YY144629
Présentation: André TourignyUnité de recherche en gériatrie - Université Laval
Institut National de Santé Publique
2
Équipe de recherche
André Tourigny (MD), (Unité de recherche en gériatrie – Université Laval – CHAInstitut national de santé publique )
Diane Morin PhD, (Université Laval)Line Robichaud PhD, (Université Laval) Aline Vézina PhD (Université Laval)Pierre J. Durand MD (Université Laval); Lucie Bonin MD (RRSSS 04 Mauricie et Centre du Québec); Réjean Hébert MD (Centre de recherche en gérontologie et gériatrie, Sherbrooke);
Martin Buteau PhD (Université de Sherbrooke); Luc Mathieu DBA (Centre d’expertise en géronto-gériatrie). Daniel Pelletier MPs et Any Bussière MPs (Unité de recherche en gériatrie – Université Laval – CHA)
3
Résultats– Inventaire et postes informatiques– Interactions
Aînés - Ordinateur - Intervenant• Entrevues d’aînés
– Évaluation du système– Évaluation de la qualité de
l’information• Analyse des focus group & ainés
et questionnaire postal– Utilité perçue– Utilisation – Évaluation des effets
• Analyses des focus-group, aînés et intervenants
Plan de la présentation
Quelques éléments de métho– Objectifs & préoccupations
– Collecte de données
• Auprès des personnes âgées
• Auprès des intervenants, gestionnaires
• Autres données
– Instruments de collecte de données
4
Quelques éléments de métho
Objectif général:– Déterminer si l'utilisation du dossier clinique informatisé est
une stratégie efficace pour soutenir le travail interdisciplinaire en réseau intégré de services (interétablissement) dans l'optique d'une meilleure réponse aux besoins des personnes aînées
5
Objectifs spécifiques:
1. Identifier les caractéristiques des clientèles ciblées (personnes aînées et aidants) et des utilisateurs visés (intervenants, gestionnaires) associées à l’utilisation du dossier clinique informatisé
2. Identifier les caractéristiques de l’environnement informatique (organisation physique, équipements, support et formation) associées à l’utilisation du dossier clinique informatisé
3. Identifier les éléments du processus d’intervention (procédé technique, type d’information, relation thérapeutique) associés à l’utilisation du dossier clinique informatisé
4. Identifier les résultats perçus par les personnes aînées, leurs aidants, les intervenants et les gestionnaires comme contribuant à une meilleure réponse aux besoins
6
Principales sources de données (1)
Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informellesBases de données SIGG (extraction)Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînésEntrevues en focus-group d’intervenants et gestionnairesQuestionnaire postal
Auprès des aînésaînés
Auprès des intervenantsintervenants - gestionnairesgestionnaires
Analyses quantitativesquantitatives sur les données et questionnaires
Analyses qualitativesqualitatives sur les entrevues d’aînés et intervenants/gestionnaires
INSTRUMENTS SUJETS
APPROCHES MÉTHODOLOGIQUES
7
Principales sources de données (2)
Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informellesBases de données SIGG-SIGG (extraction)Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînésEntrevues en focus-group d’intervenants et gestionnairesQuestionnaire postal
Début 2002
Avec la collaboration des responsables locaux des parcs informatiques
INSTRUMENTS
ENVIRONNEMENT
8
Principales sources de données (3)
Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informellesBases de données SIGG (extraction)Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînésEntrevues en focus-group d’intervenants et gestionnairesQuestionnaire postal
Extraction finale en décembre 2002
Comprend tous les dossiers cliniques depuis l’implantation du SIGG – Avec tous les formulaires
– Les documents archivés
Journalisation de toutes les entrées sur le SIGG
INSTRUMENTS
UTILISATION
9
Principales sources de données (4a)
Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informellesBases de données -SIGG (extraction)Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînésEntrevues en focus-group d’intervenants et gestionnairesQuestionnaire postal
Entrevues auprès de 30 aînés (6 aidants présents à l’ entrevue)
Sélection critériée parmi la clientèle(dossier actif, selon milieu de vie, perte d’autonomie au SMAF, exposé à l’ordinateur)
Représentatif de l’ensemble des inscrits au SIGG
INSTRUMENTS
RÉACTIONS à l’ORDI et au DCI et RELATIONS avec l’intervenant
10
Principales sources de données (4b)
Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informellesBases de données -SIGG (extraction)Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînésEntrevues en focus-group d’intervenants et gestionnairesQuestionnaire postal
Questions ferméesQuestions fermées– Consentement libre et éclairéConsentement libre et éclairé– Droit de retraitDroit de retrait– Droit d’accès à l’infoDroit d’accès à l’info– Confiance en la confidentialitéConfiance en la confidentialité– Intéressé par l’info à l’écranIntéressé par l’info à l’écran– Dérangé par l’utilisation du Dérangé par l’utilisation du
portableportable
Questions ouvertes et commentairesQuestions ouvertes et commentaires– Réactions face au portableRéactions face au portable– Modifications apportées par Modifications apportées par
l’utilisation du SIGGl’utilisation du SIGG– Avantages - Désavantages - Avantages - Désavantages -
InconvénientsInconvénients– Différences dans la relation avec Différences dans la relation avec
les intervenants & servicesles intervenants & services
INSTRUMENTS
11
Principales sources de données (4c)Caractéristiques des 30 personnes aînées interviewées
InterviewéesÂge moyenMinimumMaximum
Statut civil nbr % nbr % nbr %Celibataire 4 13% 3 10% 7 23%Marié/e 5 17% 5 17% 10 33%Divorcé/e 0% 3 10% 3 10%Séparé/e 0% 2 7% 2 7%Veuf/ve 1 3% 7 23% 8 27%
ScolaritéPrim 9 30,0% 12 40,0% 21 70,0%Sec 0,0% 4 13,3% 4 13,3%Post-sec 1 3,3% 4 13,3% 5 16,7%
Milieu de vieDomicile 5 16,7% 18 60,0% 23 76,7%Famille d'accueil (RTF) 1 3,3% 0,0% 1 3,3%Résidence privée 4 13,3% 2 6,7% 6 20,0%
Santé perçueExcellente 0,0% 1 3,3% 1 3,3%Bonne 4 13,3% 4 13,3% 8 26,7%Acceptable 3 10,0% 14 46,7% 17 56,7%Mauvaise 3 10,0% 1 3,3% 4 13,3%
Total 10 33% 20 67% 30 100%
M Mme Total
78 78,178,26694
6987
6694
12
Principales sources de données (5)
Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informellesBases de données -SIGG (extraction)Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînésEntrevues en focus-group d’intervenants et gestionnairesQuestionnaire postal
3 entrevues de groupe = 21 personnes
Février à mai 2002
Différentes professions et milieux
INSTRUMENTS
UTILISATION & UTILITÉavantages - désavantages - contraintes
Fonction Rencontre
1 2 3 Total %
Ergothérapeute " " 1 1 5%
Gestionnaire 3 " " 3 14%
Infirmier " 1 3 4 19%
Inhalothérapeute " " 1 1 5%
Intervenant-pivot " 1 " 1 5%
Médecin " 2 1 3 14%
Pharmacien " 1 " 1 5%
Physiothérapeute " " 2 2 10%
pilote 4 " " 4 19%
Récréologue " 1 " 1 5%
Total 7 6 8 21 100%
13
Principales sources de données (5)
Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informellesBases de données -SIGG (extraction)Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînésEntrevues en focus-group d’intervenants et gestionnairesQuestionnaire postal
3 entrevues de groupe = 21 personnes
Février à mai 2002
Différentes professions et milieux
INSTRUMENTS
UTILISATION & UTILITÉavantages - désavantages - contraintes
i. Répartition des participantsaux rencontres en «focusgroup»
Établisssement Rencontre
1 2 3 Total
CH HDA 1 2 2 5
CHSLD Ermitage 2 1 2 5
CLSC Suzor-Coté 3 3 0 6
CLSC-CHSLD de l’Érable 1 0 4 5
Total 7 6 8 21
14
Principales sources de données (6)
Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informellesBases de données -SIGG (extraction)Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînésEntrevues en focus-group d’intervenants et gestionnairesQuestionnaire postal
Questionnaire auto-administré, 150 questions, 40-50 min.
Pré-testés auprès de 5 personnes
85 répondants pour 187 questionnaires expédiés à l’ensemble des utilisateurs
Mi-novembre 2001 à Janvier 2002 (2 rappels)
INSTRUMENTS
ENVIRONNEMENT & UTILISATEUR & UTILISATION & UTILITÉ
& EFFETS
15
Principales sources de données (6)
Inventaire des postes de travail informatique + qq questions informellesBases de données -SIGG (extraction)Journalisation de la base de données Entrevues semi-dirigées auprès des aînésEntrevues en focus-group d’intervenants et gestionnairesQuestionnaire postal
16,5% hommes - 83,5% femmes (N=85)
Âge: -- 23-39 ans: 15 ,3%– 40-49 ans: 36,5%– 50 ans et +: 25,9– Manquante: 2,4%
1è ligne: 69,4% - 2è ligne: 30,6%
Expertise[ 40% Novice -
56,5% intermédiaire & avancé]
Utilisation du portable (n = 28)Oui: 32,2% Non: 67,9%
Comparable Répondants versus Non-répondants
INSTRUMENTS
ENVIRONNEMENT & UTILISATEUR & UTILISATION & UTILITÉ
& EFFETS
16,5
83,5
0,0
10,0
20,0
30,0
40,0
50,0
60,0
70,0
80,0
90,0
H F
35,336,5
25,9
2,4
0,0
5,0
10,0
15,0
20,0
25,0
30,0
35,0
40,0
23-39 ans 40-49 ans 50 ans et + manquante
69,4
30,6
0,0
10,0
20,0
30,0
40,0
50,0
60,0
70,0
80,0
1ière 2ième
40,0
56,5
3,5
0,0
10,0
20,0
30,0
40,0
50,0
60,0
novice intermédiaire-
avancé
manquante
32,1
67,9
0,0
10,0
20,0
30,0
40,0
50,0
60,0
70,0
80,0
Oui Non
390 412
842,29
406,36
151
733,85
359,67
148,5
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
moy lecture méd lecture moy écriture méd écriture
no
mb
re
ont répondu n'ont pas répondu
16
Grille de lecture: Extended.Seddon Model (Grille de lecture)
Qualité du SYSTÈME:Environnement: -Inventaire et visites terrain-Système informatique- Entrevue de groupe- Questionnaire postal
Qualité de INFO:- Commentaires d’aînés- Entrevues de groupe- Questionnaire postal
UTILITÉ PERÇUE:- Questionnaire postal - Entrevues de groupe- Commentaires d’aînés
SATISFACTION:- Entrevue de groupe- Questionnaire postal
EFFETS:- Entrevues d’aînés- Entrevues de groupe- Questionnaire postal
UTILISATION:- Journalisation- Questionnaire postal
INTERACTION avec le SI:- Entrevue d’aînés- Questionnaire postal
Entrevue des aînésSOMMAIRE
DÉTAILLÉ
INTERACTION AVEC LE SIINTERACTION AVEC LE SI
18
Entrevues AînésConsentement libre et éclairé (1/6)
INTERACTION AVEC LE SIINTERACTION AVEC LE SI
Dimension explorée Éléments issus de l’analyse qualitative
Consentement libre (Q1) :Accord à 100% (82,3 % Tout à fait +17,6% Plutôt d’accord)
La signature du document s’établit dans lecontexte de la relation de confiance établie avecl’intervenant : On «Fait confiance» et est en par-tie généralisée au réseau.
Choix informé (Q2):79% d’accord (50% Tout à fait +39% Plutôt ; 1 = 5,6% désaccord)
L’information semble complète et suf-fisante, mais l’on note la propension àl’oubli sur des éléments factuels. Onpeut noter que certaines se disent éga-lement «sécurisées».
Information claire (Q3) :83% d’accord (72,2% Tout à fait +11,1% Plutôt ; 2 = 11,1% désaccord)
On note à différentes reprises l’amabilité des interve-nants et être «satisfait des services».
Droit de retrait (Q4) : mitigé60% accord versus 30% désaccord.
Bien que le formulaire indique clairement ledroit de retrait, une personne affirme à plusieurs re-prises que l’«Info reçue est manquante». Cette infor-mation semble ne pas demeurer clairement à la mé-moire des personnes intéressées et l’exercice de cedroit pourrait présenter des difficultés puisque qu’onn’indique pas comment il peut être exercé.
19
Entrevues Aînés Consentement libre et éclairé (2/6)
Sans pression (temps) (Q5) :95% d’accord (77,8% tout à fait +16,7% Plutôt ; 1 NSP)
«Pas en situation de». Quelques personnes ne sont passans rappeler que comme personnes en demande deservices, généralement malade, elles sont plus préoccu-pées à obtenir les services qu’à émettre des objections.Par ailleurs, on peut le faire «pour aider l’intervenant».
Choix éclairé (implications) (Q6) :83% accord (61,1% tout à fait + 22,2%Plutôt)
Face à la nouveauté et la connaissance limitée des pos-sibilités associées à cette technologie, quelques person-nes mentionnent «être un peu dépassées ». On peutmentionner ici que plusieurs disent qu’il n’y a «pas dechangement», «pas de différence» ; et à l’occasion quecela ne donne «pas plus de services», qu’ils ne sont«pas plus rapides pour les services».
Droit d’accès (Q7) : mitigé : 39%d’accord versus 38% désaccord.
Le droit d’accès à l’information à son propre dossiersuscite quelques interrogations. [droit et procédure mé-connus. Similaire à la méconnaissance dans le cas dudossier papier).
Protection des renseignements per-sonnels (confiance) (Q8) :83,3% d’accord, mais 1 = 5,6% Plutôten désaccord
Quelques personnes expriment des préoccupations faceà la «confidentialité» et mentionnent certaines craintesd’« erreurs possibles ».
INTERACTION AVEC LE SIINTERACTION AVEC LE SI
20
Q10-21 Interactions (3/6) Client - Ordinateur - Intervenant
INTERACTION AVEC LE SIINTERACTION AVEC LE SI
Thème Questions fermées Éléments de l’analyse qualitative
Q10 Exposé 100% Par définition dans la sélection del’échantillonnage
Q11 Nombre defois
80% 1X à 2 X;10% de 3 à 5X; 10% 6X + Exposition variable
Q12 Curiosité oui 12/29, 41,4%;non 17/29, 58,6%
La curiosité peut se porter sur l'ordinateur portable etparfois sur l'information du dossier.
Q13 Offert de re-garder non 24/29, 82,8%
Cela ne semble pas une procédure courante ou uni-forme. La majorité des aînés interviewés n'insistentpas au-delà d'une certaine curiosité face à l'ordina-teur et à l'informatique.
Q14 Regarde non 20/29, 69% La majorité ne regarde pas vraiment l'ordinateur. Onlaisse cela à l'intervenant.
Q15 Intéressé auxinformations
oui 10/30, 33,3%; non 20/3066,6%
L'intérêt face aux informations est limité puisqu'enprincipe, cela est du connu pour les personnes aî-nées. C'est leur dossier.
Q16 Offert de lire non 27/29, 93,1%
Il n'est pas courant de donner le temps de lire les in-formations. De plus, comme mentionné par des aî-nés, c'est écrit trop petit. C'est l'outil de travail del'intervenant.
Q17Lire les in-formations àl'écran
4 personnes (15,4%) men-tionnent avoir vu
Rares sont les personnes qui disent qu'elles ont puréellement lire les informations à l'écran.
21
Q10-21 Interactions (4/6) Client - Ordinateur - Intervenant
INTERACTION AVEC LE SIINTERACTION AVEC LE SI
Q18 Cesserd’échanger
43% d’accord versus 53%désaccord.
On peut remarquer que l'intervenant partage son atten-tion pour s'occuper de l'ordinateur; mais l'on ne consi-dère pas cela comme dérangeant. La qualité du serviceet de la relation demeurent le témoignage constant.
Q19 Nuisance 83% désaccord versus 2 =6,7% d’accord.
On peut noter que quelques personnes seulement per-çoivent l'ordinateur comme un obstacle dans leurséchanges avec l’intervenant.
Q20 Écoute Moins bonne écoute :96,7% désaccord.
Q21 Échanges sa-tisfaisants
Moins satisfaisant : 93%désaccord
La vaste majorité ne le voit pas comme une nuisance oudérangeant que ce soit au niveau de l'écoute, ou de laqualité des échanges.
Q22 Dérangeant(ordinateur)
Dérangeant : 100% désac-cord 100% disent que cela n'est pas dérangeant.
22
Sommaire du point de vue des aînés (5/6)
Questions ouvertes et commentaires– Changements relevés à la suite de
l'introduction des ordinateurs, au niveau des interactions, des services, etc.
– PAS DÉRANGEANT– PAS DE CHANGEMENT OU
CHANGEMENTS MINEURS occasionnels dans l’attention de l’intervenant lors de l’utilisation de l’ordinateur
– SATISFACTION GÉNÉRALE FACE AUX SERVICES
– Préoccupations du client relativement à l’utilisation de l’ordinateur et au partage des informations contenues dans son Dossier Clinique informatisé
– FAIS CONFIANCE – CURIOSITÉ LIMITÉE FACE À
L’ORDINATEUR– ASSURÉS DE LA
CONFIDENTIALITÉ– IMPRESSION GÉNÉRALE
D’EFFICACITÉ– SE SENTENT VALORISÉS– UN PEU DÉPASSÉS
«on utilise des instruments
modernes pour nous donner des soins»
INTERACTION AVEC LE SIINTERACTION AVEC LE SI
23
Sommaire du point de vue des aînés (6/6) Avantages - Désavantages - Inconvénient
Questions ouvertes et commentaires (suite)– Avantages - Désavantages - Inconvénients
• Pas d’avantage pour soi - Ne voit pas d’inconvénient
Tout est là
Disponible à tous
Identifier-répondre aux besoins
Moins d’erreurs
Clair - précis - efficace
Moins de répétition
Plus facile pour eux
Sauve du temps
Plus d’information
Meilleure coordination
Suivis plus serrés
«Ils [les intervenants] savent où ils
vont…»
On voit qu’ils se parlent
INTERACTION AVEC LE SIINTERACTION AVEC LE SI
24
Point de vue des intervenants - utilisateurs du SIGG
Constats préliminairesLes conditions d’utilisation et l’utilisation sont variablesvariables
– Selon la fonction-profession exercée et besoins d’information
– Selon les milieux & services– Selon les formulaires– Selon les besoins d’information face à la
situation ou moment d’intervention
Disparités quant au lieu: au domicile au bureau, à l’unité; 1ère ligne - 2è ligne - CHSLDLes espérances (investissements et attentes) sont importantes quant à la contribution du SIGG pour réaliser le travail.Les ratés du système sont un irritant majeur.
Conditions variables en termes de:– Facilités/bénéfices directs et
intégration individuelle dans l’organisation du travail
– Vitesse du réseau et irritants(les ratées du système et différences entre les points de services)
– Niveaux de compétence personnelle et soutien
– Outil en développement (=> passage d’une version à l’autre)
INTERACTION AVEC LE SIINTERACTION AVEC LE SI
25
Inventaire des postes de travail informatique -SIGG (début 2002)
Quelques 110 appareils répartis dans les différents établissements
71 de bureau - 39 portables
Principalement Pentium II- et III sous Windows NT
Version 3 du SIGG
CPU
% % % %Total 12 9% 8 3% 45 28% 45 60% 110 100%
PIII Total % Celeron A PI PII
Qualités du système: EnvironnementQualités du système: Environnement
26
Postes de travail informatique (1/3)
Matériel n’est pas haut de gamme, mais satisfaisant.
Disponible, mais demande parfois des adaptations
– Se coordonner pour la disponibilité– Se déplacer – Sessions de travail morcelées.– Log IN et log Out
Aspects matériels des postes de travailDisponibilité & Accessibilité
Qualités du système: EnvironnementQualités du système: Environnement
27
Postes de travail informatique (2/3)
Conditions convenables
Ergonomie à améliorer pour l’aménagement des postes:– Plan de travail restreint
– Beaucoup de fils
– Mobilier peu ajustable
Postes partagés et Unités = plus d’éléments dérangeants
Aspects ergonomiques des postes
Qualités du système: EnvironnementQualités du système: Environnement
28
Postes de travail informatique (3/3)
Utiliser le clavier / dactylo
Se familiariser avec l’informatique (Windows…), avec • procédures de sécurité,• fonctionnalités du SIGG,, • papier versus informatique (Dédoublement / Parallèle)
Mobilité: Saisie et lecture se font au poste de travail informatiqueDélais pour démarrage / activer / désactiver son accès aux dossiers et temps-réponses variablesRatés du système informatiqueLes critiques expriment des améliorations attendues ou espérées.
Contraintes liées à l’utilisation du médium qu’est l’ordinateur: – Clavier/souris & Moniteur
Interfaces
– Performance du SIGG
Qualités du système: EnvironnementQualités du système: Environnement
29
Se familiariser avec les interfaces du SIGG
Convivialité des interfaces du SIGG
Se familiariser à l’informatique
Aux protocoles de sécurité (mots de passe)
Naviguer entre logiciels et formulaires
Assimiler les différents formulaires
Assimiler les fonctionnalités
Qualités du système: EnvironnementQualités du système: Environnement
On se familiarise de plus en plus
avec l’utilisation d’un ordinateur.
On apprécie travailler à l’ordinateur
On trouve bien commode certains boutons: la reproduction, le copie-coller, … en autant qu’il y ait pas trop d’étapes!
30
Formation et soutien
La formation est évaluée positivement, mais avec certaines réserves
Transfert des apprentissages doit être soutenu par des formules d’appoint adaptées aux besoins.
Des membres du personnel (de soutien, collègues) développent une expertise et procurent du soutien.
Le soutien technique est attendu, mais résout généralement les problèmes.
Attention à la convivialité pour les développeurs:
–Éviter les changements de fonctionnalités assimilées
–Éviter les multiples étapes pour certaines opérations
–Consulter les utilisateurs
Qualités du système: EnvironnementQualités du système: Environnement
31
Évaluation du système informatique (1/2)
Qualités du système– Rapide (comparativement aux archives…)– Sécure / Traçabilité / contrôle des erreurs– Convivialité de certaines fonctions très
appréciées = Interfaces informatisés + Connectivité
mais le système en soi est plus sécuritaire que le mode papier.
Le courrielLe copie-coller
Les raccourcis etLe bouton de reproduction
Positif Négatif
Qualités du système Convivialité Pas fiable (= rupture de service)
Rapidité Sécurité (intégrité + protection) Pas rapide (secteurs du réseau, requêtes)
Disponible Contrôle des erreurs
Accessibilité contrôlée Sécurité + TraçabilitéContrôle des erreurs Contrôle des erreurs Opérations en multi-étapes (vs boutons
Fonctions appréciées:
- courriel et bouton courriel
- copie-coller
- bouton reproduction
Connectivité Échange d'information confirmée
Qualités du système: Système InformatiqueQualités du système: Système Informatique
32
Évaluation du système informatique (2/2)
Qualités du système
Avantages concurrentiels Informatique vs Papier
Environnement de travail intégré (Lotus Notes = Courriel adresses + calendrier + dossiers + demandes)
Environnement de collaboration (dossiers & communication = notes évolutives )
Les qualités sont relatives aux attentes et à l’investissement nécessaire pour obtenir le résultat correspondant aux attentes.
Qualités du système: Système InformatiqueQualités du système: Système Informatique
33
Évaluation du système d’information (1/2)
Qualité de l’information
Qualités de l’informationQualités de l’information
34
Évaluation du système d’information (2/2)
Qualité de l’informationAvantages Désavantages - Limites - À améliorer
Qualités de l'informationaccessible Accessible / disponible
structurée pr lisibilité Lisible
Disponible Partagée - Centralisée
Partage de l'info
Inter-individu (équipes, groupe)
Inter-services (intra-org.)
Inter-établissement (extra-org)
Complète Info récente / à jourInfo caduque-iincomplète (lors d'évolution de la situation) (Résumé de cas et profil médicamenteuxl)
Info complémentaire
Info continue (historique accessible)
structurée : pertinence Info pertinente Trop d'info non-synthèse
Quantité d'info Plus exigeant pour plus d'information
·Trop d'info non-synthèse
(fiabilité, précision, exactitude)
Vérification / Correction d'erreurs renforcé
Plus d'information
Qualités de l’informationQualités de l’information
Utilisation du -SIGG
CLIENTÈLE AU SIGG
Utilisation du SIGG etinterdisciplinarité
Utilisation des formulaires
LA CLIENTÈLE AU SIGG
37
Nombre de personnes ayant un dossier -SIGG actif 1 selon l'âge et l'année
** pour 8 mois 10 jrs
1 actif = au moins une écriture au dossier et pour l’aide, au moins une écriture ou lecture au dossier
47
6829711061
7811125
775
25752842
2854
2451
3530
822
3257
38133915
3232
4654
0500
100015002000250030003500400045005000
nb
re d
e d
oss
iers
- de 65 ans 65 ans et + tout âge
âge
1998-1999* 1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-2003** prévision 02-03
38
Nombre de personnes ayant un dossier -SIGG actif 1 en gestion de cas selon l'âge et l'année
** pour 8 mois 10 jrs
1 actif = au moins une écriture au dossier et pour l’aide, au moins une écriture ou lecture au dossier
8
326 224387
232334
631
1603
12761267
982
1414
639
1929
15001654
1214
1748
0200400600800
100012001400160018002000
nb
re d
e d
oss
iers
- de 65 ans 65 ans et + tout âge
âge
1998-1999* 1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-2003** prévision 02-03
39
Proportion de la population ayant un dossier SIGG actif1 selon l'âge en 2001-2002
1 actif = au moins une écriture au dossier et pour l’aide, au moins une écriture ou lecture au dossier
14,5
38,0
66,6
26,9
0,0
10,0
20,0
30,0
40,0
50,0
60,0
70,0
% d
e l
a p
op
ula
tio
n
65-74 ans 75-84 ans 85 ans etplus
65 et +
âge
40
Proportion de la population ayant un dossier SIGG actif1 en gestion de cas selon l'âge en 2001-2002
1 actif = au moins une écriture au dossier et pour l’aide, au moins une écriture ou lecture au dossier
5,7
16,5
33,4
11,8
0,0
5,0
10,0
15,0
20,0
25,0
30,0
35,0
% d
e l
a p
op
ula
tio
n
65-74 ans 75-84 ans 85 ans etplus
65 et +
âge
41
Nombre de personnes de 65 ans et + ayant un dossier SIGG actif aux serv. 1ière ligne par année
** pour 8 mois 10 jours
1 actif = au moins une écriture au dossier et pour l’aide, au moins une écriture ou lecture au dossier
0
500
1000
1500
2000
2500
Soins
CLSC
Aide C
LSC
Serv.
sp. a
utre
sPivo
tM
D
Centre
de
jour
1998-1999 1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-2003** prévision
42
Nombre de personnes de 65 ans et + ayant un dossier SIGG actif 1 aux serv. 2ième ligne par année
** pour 8 mois 10 jours
1 actif = au moins une écriture au dossier et pour l’aide, au moins une écriture ou lecture au dossier
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
SAG UCDG URFI Att. d'héberg. Hôpital autres
1998-1999 1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-2003** prévision
43
UTILISATION DES FORMULAIRES DU SIGG
IdentificationDemande de serviceDécisionCessation de servicesÉvaluation multiclientèle– SMAF et ISO-SMAF
Profil médicamenteux– Liste des médicaments
Profil évolutifNotes évolutivesPlan d’intervention (PI)Plan de services individualisé (PSI)
44
Nombre de demande pour les 65 ans et + par année
380
8781073
2902
3712
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4000
1998-1999 1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-2003
no
mb
re
** pour 8 mois 10 jours
45
Proportion des dossiers actifs en gestion de cas ayant au moins un SMAF complet ou incomplet par année pour les 65
ans et +
** pour 8 mois 10 jours
54,4
34,4
43,8
50,1 49,9
0,0
10,0
20,0
30,0
40,0
50,0
60,0
po
urc
en
tag
e
1998-1999 1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-2003**
46
Score médian des SMAF incapacité complet et par dimension pour les dossiers actifs en gestion de cas (65 ans et plus)
-21
-9-15
-18
-24
-87-90
-80
-70
-60
-50
-40
-30
-20
-10
0sco
re
avant 1999-2000 1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-2003** maximum
** pour 8 mois 10 jours
47
Nombre de PSI et de personnes en ayant au moins 1 et % des dossiers actifs en gestion de cas avec au moins 1 PSI, par
année pour les 65 ans et +
** pour 8 mois 10 jours
134116
698
347
1079
423
1325
517
996
453
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
nom
bre
1998-1999
1999-2000
2000-2001
2001-2002
2002-2003**
PSI personne avec au moins 1 PSI
18,4
21,6
33,2
40,8
46,1
0,0
5,0
10,0
15,0
20,0
25,0
30,0
35,0
40,0
45,0
50,0
1998-1999 1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-
2003**
48
Nombre de note évolutive, de dossier avec une NE et % des dossiers actifs en gestion de cas avec une note évolutive, par
année pour les 65 ans et +
** pour 8 mois 10 jours
1913562
15544
1373
18417
1159
17312
1172
11555
929
020004000
60008000
10000
120001400016000
1800020000
nom
bre
1998-1999
1999-2000
2000-2001
2001-2002
2002-2003**
notes évolutives
personnes avec au moins une note évolutive
89,1
85,7
90,8
92,5
94,6
80,0
82,0
84,0
86,0
88,0
90,0
92,0
94,0
96,0
1998-1999 1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-
2003**
UTILISATION DE L’INFORMATION DU SIGG
INTER-SERVICES
INTERDISCIPLINARITÉ
50
Lectures 1ère et 2è ligne interdisciplinaire PIVOT
Proportion de lectures 1ière ligne interdisciplinaires en dedans de 30 jours
d’écritures NE pivot
Proportion de lectures 2ième ligne interdisciplinaires en dedans de 30 jours
d’écritures NE pivot
4.6
1.6
2.7
2.4
12.7
SAG
UCDG
URFI
hôpital autres
attented'hébergement
Au 25 janvier 2002
51
Écritures SMAF au PIVOT
Proportion de lectures 1ière ligne interdisciplinaires en dedans de 6 mois
d’écritures SMAF au pivot
Proportion de lectures 2ième ligne interdisciplinaires en dedans 6 mois
d’écritures SMAF au pivot
Au 25 janvier 2002
52
Lectures 1è-2è lignes PSI au PIVOT
Proportion de lectures 1ière ligne interdisciplinaires en dedans de 6 mois
d’écritures PSI au pivot
Proportion de lectures 2ième ligne interdisciplinaires en dedans de de 6 mois d’écritures 6 mois d’écritures PSI au pivot
Au 25 janvier 2002
53
Utilité perçue (avantages)
Utilité perçue
Avantages Désavantages - Limites - À améliorer
Avantages du SIGG (Utilité perçue)
Ne plus aller au dossier papierDoubler la démarche: Ordi et Papier - Mobilité limitée pcq ordinateur est l'intermédiaire obligé
Moins de répétition pour client
Moins lourd pour clientèle
Gain / diminue pertes de temps Pertes de relations interpersonnelles (?)
Voir charge de travail
& facilite la gestion
Facilite la supervision
Sécurise aîné
Continuité, suivi plus serré
Communicaiton et mises-à-jour facilitées
54
Vue d’ensemble des effets selon le questionnaire postal (N = 85)
3.93.5
3.7 3.7 3.9 3.7 3.94.2
3.1
3.7 3.7
0
1
2
3
4
5
scor
e
EffetsEffets
55
Effets standardisation des outils (4.2)
StandardisationDiversité des milieux et… besoins
EffetsEffets
56
Effets Coordination (3.9)
ils savent où ils vont … ils ont tout l’info: … tout est là…
EffetsEffets
57
Effets Perspective globale de soins (3.9)
Continuité des soinsRelation suivie Interv/client = durée
EffetsEffets
58
Effets Qualité de l’information (3.9)
EffetsEffets
59
Effets Interdisciplinarité (3.7)
Quand j’ai des difficultés, je
peux demander à mes
collègues.
Le bon service - À la bonne personne
- par la bonne personne
Au bon moment au bon endroit.
On voyait bien que l’intervenant savait
que l’infirmière était passée…
On pourrait plus s’en passer… t’as ça au bout des doigts. Il
peut le prendre quand ça dérange pas…
On sait qu’à l’hôpital, ils l’utilisent pas
autant… Des fois, ça serait utile. On saurait mieux ce qu’il y a de
changer…
% %INTERDISCIPLINARITÉ (Q43-Q50) score sur 5 = 3,7 n d'accord nspLe SIGG favorise l'implication et la responsabilisation de tous les intervenants concernés dans un dossier client 68 75.0 11.8Le SIGG favorise la reconnaissance des compétences des collègues de chaque profession plutôt que leur statut 62 50.0 27.4Le SIGG permet plus difficilement à un intervenant d'exercer un leadership clinique dans les relations entre collègues au sein d'une équipe 66 21.2 34.8Le SIGG favorise une communication plus ouverte et efficace au sein des équipes de travail 70 54.3 14.3Le SIGG entraîne l'acquisition de compétences et d'un langage communs partagés par l'ensemble des intervenants 75 84.0 6.7Le SIGG nuit aux relations de confiance réciproque entre les partenaires et professionnels 74 2.7 9.5Le SIGG incite moins à consulter les confrères et consoeurs pour orienter les interventions 74 21.6 8.1Le SIGG favorise une meilleure évaluation de la contribution de chaque profession au dossier du client 73 80.8 8.2
EffetsEffets
InterdisciplinaritéPartage de savoir et compétence Instruments communs - lieu commun = SIGG
Objectifs communs Réseau intégré
Intervention concertéeRéférences et demandes de service acheminées signalées par courriel & notes évolutives
SIGG = moyen ou outil de communication
Comm. Efficace Fonctions appréciées Meilleure communication par SIGG
Décison et implication partagées Suivis plus serrés Disparités des milieux et
Évaluation selon performance de l'équipe
Visibilité des données du dossier & notes évolutives
(utilisation similaire de l'outil? Vs disparités)
60
Ne plus se rendre aux archivesAccès à l’ensemble des dossiers et leur acheminement rapide et assuré;Fonctions informatiques appréciées:
– courriel, boutons de raccourcis, copie-coller/reproduction, moins de duplications
– (saisie des informations du client, reproduction de formulaires,…
Meilleur contrôle des opérations– (ex. Notes évolutives portées au dossier
accessibles aux autres intervenants)
Effets Productivité Efficience (3.1)
Productivité EfficienceRéduction/gain de tempsGains en rapiditéDiminution tâches non-productivesMeilleur contrôle des opérationsdiminution de délais, pertes de temps, duplications, volume de papier, réduction des tâches ou facilitation
EffetsEffets
61
Continuité (3.7)
Continuité des soins
Relation suivie Interv/client Sécurise aîné
Suivis plus serrés
Suivis serrés - et notes évolutives + courriels
% %CONTINUITÉ (Q10-Q14) score sur 5 = 3,7 n d'accord nspLe SIGG permet de réduire les effets du roulement du personnel impliqué dans un dossier 70 44.3 27.1Le SIGG augmente les délais entre la demande du client et la prestation de services 67 7.5 16.4Le SIGG permet d'assurer un suivi des références plus rapidement et efficacement 67 76.1 10.4Le SIGG augmente les délais entre les divers moments du processus d'intervention 75 9.3 14.7
Le SIGG permet de réduire les ruptures de services auprès du client 65 58.5 30.8
EffetsEffets
62
Effet Qualité des décisions cliniques (3.7)
Qualité des décisions cliniquesInfo pertinentes Info caduque - Info continue aux moments du processus d'intervention Disparités entre milieux
Le SIGG permet de prendre de meilleures décisions cliniques 65 67.7 9.2Le SIGG permet d'adapter plus rapidement les plans d'interventions (PI) et les plans de services (PSI) 63 68.3 11.1
QUALITÉ DES DÉCISIONS CLINIQUES (Q27-Q28) score sur 5 = 3,7
Les participants aux entrevues soulignent que le SIGG apporte des informations pertinentes
2 / 3 des répondants au questionnaire postal voient un apport du SIGG pour la qualité des décisions cliniques et une plus grande rapidité d’adaptation des PI et PSI
EffetsEffets
63
Hypothèse 1
Pas dérangeant
Confiantes / Sécurisées face à la confidentialité
Pas d’impact négatif dans la relation avec l’intervenant
Voient des avantages à l’utilisation du DCI pour l’intervenant et quelques uns pour eux-mêmes
Impression générale d’efficacité, communication entre intervenants, cohérence
Valorisées par l’utilisation d’instruments modernes
1. Les personnes aînées et leurs 1. Les personnes aînées et leurs aidants perçoivent que aidants perçoivent que l’utilisation du DCI l’utilisation du DCI ne modifie ne modifie paspas négativement leur négativement leur relation relation avec l’intervenantavec l’intervenant ou encore ou encore qu’elle qu’elle offre des avantagesoffre des avantages..
64
Hypothèse 2
Le nombre lectures et écritures augmentent en rapport avec la perte d’autonomie du client (au SMAF)
Le nombre de lectures et écritures augmente en rapport avec le nombre de formulaires d’évaluation complétés (Évaluation multi-clientèle)
2. Les 2. Les caractéristiques des caractéristiques des clientèles viséesclientèles visées (personnes aînées (personnes aînées et leurs aidants; y compris niveau et leurs aidants; y compris niveau d’autonomie, exposition antérieure) d’autonomie, exposition antérieure) mettent en évidence que le DCI est mettent en évidence que le DCI est davantage utilisé pour des davantage utilisé pour des problématiques complexesproblématiques complexes requérants plusieurs intervenants et requérants plusieurs intervenants et plusieurs services.plusieurs services.
65
Hypothèse 3
Les utilisateurs intermédiaires et avancés démontrent plus de satisfaction relativement aux qualités du système
L’utilité perçue varie entre les 1ère ligne versus 2è ligne (pertinence clinique)
Les critiques expriment un désir clair de bonifier constamment le SIGG et de l’adapter aux besoins des usagers.
Les critiques expriment un niveau d’attentes élevées.
3. Les 3. Les caractéristiques des caractéristiques des utilisateursutilisateurs visés (intervenants et visés (intervenants et gestionnaires en fonction de leur gestionnaires en fonction de leur expérience, habiletés, etc.) qui expérience, habiletés, etc.) qui expliquent l’utilisation du DCI sont expliquent l’utilisation du DCI sont modifiablesmodifiables et ne et ne remettent pas remettent pas en cause la pertinence du DCIen cause la pertinence du DCI..
66
Hypothèse 4
Les appareils, tout en n’étant pas haut de gamme, répondent aux exigences de fonctionnement. Nécessitent un renouvellement pour suivre l’évolution des exigences des logiciels utilisés (ex. Lotus Notes - SIGG).Les performances du réseau (fiabilité & vitesse) et la convivialité de certains fonctionnalités et formulaires affectent l’utilisation du SIGG.Les aspects ergonomiques des postes de travail informatiques pourraient faire l’objet d’améliorations et suscitent quelques malaises.La formation et le soutien technique et professionnel sont appréciés et demandent à être soutenus ou augmentés pour répondre aux besoins.
4. Les 4. Les caractéristiques de caractéristiques de l’environnement informatiquel’environnement informatique (organisation physique, (organisation physique, équipements, support, formation) à équipements, support, formation) à l’intérieur des milieux de soins qui l’intérieur des milieux de soins qui expliquent l’utilisation du DCI sont expliquent l’utilisation du DCI sont modifiablesmodifiables et ne et ne remettent pas remettent pas en cause la pertinence du DCI.en cause la pertinence du DCI.
67
Hypothèse 5
Les aînés ne sont pas dérangés par l’utilisation d’un ordinateurDouble défi pour les professionnels et intervenants: – assimiler les outils
d’évaluation et autres formulaires, et
– la technologie sous-jacente à leur informatisation
Adaptation des contenus des divers formulaires aux besoins des interventions de deuxième ligne et aux besoins de différentes professions
5. Les 5. Les facteurs liés au processus facteurs liés au processus d’interventiond’intervention identifiés comme identifiés comme pouvant contraindre l’utilisation du pouvant contraindre l’utilisation du DCI sont DCI sont modifiablesmodifiables de sorte de sorte qu’ils ne qu’ils ne remettent pas en cause remettent pas en cause la pertinence du DCI.la pertinence du DCI.
68
Hypothèse-6-7-8
Influence positive du SIGG sur le travail interservices et la collaboration interdisciplinairePerspective globale de soins et la standardisation des outils sont améliorées avec le SIGGApports relatifs au niveau de la Qualité de l’information– Globalement positif– Utilité relative selon le
moment du processus d’intervention:
Effet mitigé de l’utilisation du SIGG en regard de la productivité et l’efficience
6. Le recours au DCI est perçu comme 6. Le recours au DCI est perçu comme contribuant à améliorercontribuant à améliorer la continuité, la continuité, la coordination et la globalité des la coordination et la globalité des soins, ainsi que la productivité soins, ainsi que la productivité (économie de temps, moins de (économie de temps, moins de duplication) et assure une meilleure duplication) et assure une meilleure standardisation des outils d’évaluation standardisation des outils d’évaluation utilisés en pratique clinique, une utilisés en pratique clinique, une meilleure qualité de l’information meilleure qualité de l’information (concordance, accès en temps réel, (concordance, accès en temps réel, précision), et à prendre des décisions précision), et à prendre des décisions cliniques mieux éclairées.cliniques mieux éclairées.
69
CONCLUSION
Il est important de rappeler que le DCI est un outil
relativement nouveau, particulièrement dans son
utilisation auprès d’une clientèle longue durée.
Le DCI est une stratégie efficace pour soutenir le
travail interdisciplinaire et interservices
La majorité des utilisateurs ont une opinion
positive du DCI et avancent des suggestions pour
l’améliorer.
70
fin
71
Échantillonage pour entrevues PA