Dokumentu saglabāšanas procesu atbalsts vienotajā valsts

arhīvu informācijas sistēmā (VVAIS)

Konference “Dokumentu saglabāšana – teorētiskie un praktiskie aspekti”

2013. gada 14. jūnijs

Projekts Vienotās valsts arhīvu informācijas sistēmas izstrādes un ieviešanas 2.kārta Projektu īsteno Kultūras informācijas sistēmu centrs

sadarbībā ar Latvijas Nacionālo arhīvu Projekta beigu termiņš 2013. gada novembris

(sākotnēji – 2012. gada augusts) Sistēmu izstrādā AS “Rix Technologies” Elektronisko dokumentu pieņemšanas,

saglabāšanas un izmantošanas komponenti – SIA “Tieto”

VVAIS atbalstītie procesi

Institūciju uzraudzība Arhīva dokumentu aprakstīšana Pieprasījumu izpilde Pētnieku apkalpošana LNA dokumentu pārvaldība Uzdevumu un sanāksmju vadība Dokumentu saglabāšana

Datu par glabājamo vienību ievade un uzturēšana

Pamatdati:GV kods, tips, nosaukums, datējums, apjoms, glabāšanas vieta

Informācija par bojājumiem un profilaktiskajām apstrādēm

GV glabāšanas vietas vēstures uzkrāšana Sasaistes ar apraksta vienību izveide

Informācijas par glabātavu un glabāšanas vietu uzturēšana

datu ievade, apskate, labošana glabāšanas vietas fiksēšana katrai GVatskaišu par noslodzi, tukšajām

glabāšanas vietām izgūšana ierakstu par mikroklimatu glabātavā

izveide, vides apsekošanas aktu pievienošana

Glabājamo vienību pieņemšana

pieņemšanas-nodošanas akta izveide, reģistrācija, iesniegšana, noraidīšana, labošana (arī ārējam lietotājam)

pieņemto glabājamo vienību sarakstu pārbaude

glabājamo vienību pieņemšanas apstiprināšana

Glabājamo vienību izsniegšana

izsniegšanas pieprasījumu sagatavošana (iespēja izvēlēties kopiju oriģināla vietā), iesniegšana, pārbaude

GV pieejamības pārbaude GV izsniegšanas un saņemšanas

reģistrācija brīdināšana par laikā neatdotām GV

Glabājamo vienību esības un fiziskā stāvokļa pārbaude

pārbaužu plānošana pārbaudes procesa atbalsts: datu ievade,

akta izveide, sakaņošana, apstiprināšana (pilns cikls)

datu par veiktajām esības pārbaudēm uzkrāšana

Trūkstošo lietu meklēšana

glabājamās vienības iztrūkumu reģistrēšana meklēšanas darbību fiksēšana meklēšanas sarakstu sagatavošana,

iesniegšana to izskatīšanai komisijā komisijas lēmuma sagatavošana, nosūtīšana un

informācijas par lēmumu izpildi uzkrāšana GV izslēgšana no nacionālā dokumentārā

mantojuma

Glabājamo vienību iznīcināšana

sarakstu sagatavošana, iesniegšana, apstiprināšana

Restaurācijas pasūtījumu aprites nodrošināšana

pieprasījumu sagatavošana un iesniegšana

restaurācijas pasākumu fiksēšana katras GV datos

GV saņemšanas no restaurācijas reģistrācija

Glabājamo vienību kopiju izgatavošanas -

mikrofilmēšanas un digitalizācijas procesa atbalsts

pieprasījumu sagatavošana, pārbaude, nosūtīšana,

informācijas par izgatavotajām kopijām ievade un piesaistīšana konkrētai GV

GV saņemšanas no kopēšanas reģistrācija kopiju uzskaites sarakstu veidošana

Paldies par uzmanību!

Ingūna SlaidiņaLNA direktora vietniece,

VVAIS projekta grupas vadītāja LNAinguna.slaidina@arhivi.gov.lv