Dokumentenmanagement - cmms4u.chcmms4u.ch/M6_DMS-Broschuere.pdf · Sicherung von Wissen durch die...
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Dokumentenmanagement – effizient und revisionssicher verwalten
Viele Daten, viele Dokumente und noch mehr Papier…
Gerade in der heutigen Zeit werden immer mehr Dokumente erzeugt - Der Dokumentenbestand
im Unternehmen wächst und wächst, Aktenarchive nehmen immer mehr Platz und Organisation
in Anspruch und oftmals wird es dabei schwierig, den Überblick zu behalten.
Unternehmensrelevante Daten und Informationen sind nur schwer auffindbar oder gehen gar ganz
verloren. Die Folgen sind meist Einbussen in Qualität und Produktivität und können auf Grundlage
derzeitiger gesetzlicher Anforderungen rechtlich auch zu Problemen führen.
Die Lösung für zukunfts- und erfolgsorientierte Unternehmen liegt daher immer häufiger in der
Einführung von elektronischen Archivsystemen, die vor allem in Bezug auf ihre Revisionssicherheit
Daten und Informationen unverändert und verfälschungssicher speichern, jegliche Zugriffe und
Änderungen protokolieren und vor allem Inhalte zeitnah auffindbar machen und somit
gesetzlichen Anforderungen (AO, HGB, GoBS und anderen rechtlichen Vorgaben) entsprechen.
Revisionssicherheit wird bei uns gross geschrieben!
Mit dem M6 DMS System sind Sie immer auf der sicheren Seite…
M6 DMS bietet die Sicherheit, den Anforderungen
der Abgabenordnung (AO), des
Handelsgesetzbuches (HGB), den Grundsätzen
ordnungsgemässer DV-geschützter
Buchführungssysteme (GoBS) und anderen
rechtlichen Vorgaben sowie im Unternehmen
vorherrschenden betrieblichen Bestimmungen
gerecht zu werden.
M6 DMS unterstützt Sie in ihrem betrieblichen
Qualitätsmanagement und bietet Ihnen eine sichere
Grundlage für eine ISO 9001:2000 Zertifizierung.
M6 DMS gibt Ihnen die Möglichkeit,
Geschäftsprozesse akkurat zu dokumentieren und
bietet durch Revisionssicherheit Absicherung in
Sachen Produkthaftung
M6 DMS hilft, den Erhalt von Wissen und Know-How
nachhaltig zu sichern
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Die Software M6 DMS unterstützt Sie bei der Archivierung von aufbewahrungspflichtigen
Unterlagen "revisionssicher".
"Revisionssicher" bedeutet, dass das Zustandekommen verschiedener Versionen/
Bearbeitungsstände eines Dokuments einschliesslich des Originaldokuments selbst, stets
nachvollziehbar ist und daher jeder Bearbeitungsschritt am Dokument protokolliert wird.
Die Inhalte werden unverändert (originär) und fälschungssicher gespeichert
Die Inhalte sind durch eine Suche wieder auffindbar
Alle Aktionen im Archiv werden aus Gründen der Nachvollziehbarkeit
protokolliert
Jedes Dokument wird in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder
angezeigt
LifeCycle-Management für alle Dokumente (Lebensakte / Historienverwaltung)
Der Dokumentenlebenszyklus (LifeCycle-Management) in M6 DMS, beschreibt den Prozess, den
ein Dokument von der Erstellung über die Verwendung bis zum Löschen bzw. bis zum Sichern in
einem Langzeitarchiv durchläuft. Mit M6 DMS besitzen Sie ein Erfassungssystem zur
Unterstützung verschiedener Datenanforderungen, sodass die richtigen Personen die richtigen
Daten zum richtigen Zeitpunkt und im richtigen Kontext sehen.
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Mit M6 DMS lassen sich alle Daten, Dokumente und Informationen automatisch erfassen,
verwalten, recherchieren, bearbeiten und verteilen ohne dabei verloren zu gehen oder gar zerstört
zu werden. Ihre Informationen werden unverändert und fälschungssicher gespeichert und sind
durch umfangreiche Suchmechanismen jederzeit auffindbar. Jeder Zugriff auf Daten und
Dokumente wird zuverlässig protokolliert und ist somit stets nachvollziehbar.
Das bedeutet für Sie:
Kosteneinsparungen durch den Wegfall konventioneller Aktenarchive und damit
verbundenen Platz- und Organisationsbedarf
Prozessbeschleunigung durch schnellere Zugriffszeiten mittels zuverlässiger
Recherchemöglichkeiten und dezentralem Zugriff
Durchlaufzeiten werden drastisch reduziert
Vermeidung von Datenverlust und Medienbrüchen, da viele Daten und Dokumente von
vornherein in digitaler Form vorliegen
M6 DMS verhilft Ihnen nicht nur zu einer ordnungsgemässen Dokumentation Ihrer
Unternehmensprozesse, sondern lässt Ihre Arbeitsabläufe im Unternehmen auch um ein
Vielfaches effizienter werden. Somit erleben Sie durch M6 DMS nicht nur deutliche
Effizienzsteigerungen, sondern auch erhebliche Kostenreduzierung und schaffen bzw. erhalten
sich Ihre Wettbewerbsvorteile.
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Leistungsmerkmale
Der erste Schritt zum Erfolg…
M6 DMS – ein System aus der Praxis für die Praxis. Einfache Handhabung, performanter Zugriff
auf alle Dokumente, Dateien und Informationen und die optimale Unterstützung bei der
Bewältigung Ihrer täglicher Arbeiten.
Nutzen Sie die Vorteile unseres Dokumentenmanagement und Workflowsystems M6 DMS:
Schneller Zugriff auf alle Dokumente und Informationen
Systematische und geordnete Archivierung von Dokumenten, Informationen und Dateien
Revisionssichere Verwaltung von Dokumenten
Benutzerrechtmanagement
LifeCycle-Management für alle Dokumente und Dateien (Lebensakte/
Historienverwaltung) Optimierung und Beschleunigung von Geschäftsprozessen durch
integrierte Workflows
und/oder Ad-hoc Workflows
Reduzierung von Sachkosten (Papier, Ordner, Lagerkosten) sowie Reduzierung von
Personal-zeiten/-kosten (Verkürzung von Ablage- und Suchzeiten)
Stammdatenverwaltung
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Archivierung
Nichts geht mehr verloren…
Das Dokumentenmanagement und Workflowsystem M6 DMS ermöglicht die langfristige
Sicherung von Wissen durch die revisionssichere Archivierung aller unternehmensrelevanter
Dokumente, Dateien und Informationen in digitaler Form. Um vor allem den Anforderungen
einer ordnungsgemässen Verfahrensdokumentation gerecht zu werden, werden alle
Dokumente und Dateien im M6 DMS auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und
verfälschungssicher archiviert.
Individuell definierbare Ordnerstruktur
Einfache und schnelle Recherche von Dokumenten, Dateien und Informationen durch
Indexierung mit Metadaten – dabei stehen umfangreiche Suchmechanismen zur
Verfügung
Automatische Ordnerbildung bei Archivierung neuer Dokumente
Vorgangsbezogener Zugriff auf verknüpfte Daten
View-Funktion für alle Dokumente und Dateien
LifeCycle-Management für alle Dokumente (Lebensakte / Historienverwaltung)
Automatische Vergabe von Versionskennzeichen zur Protokollierung jeglicher
Änderungen und Zugriffe
Durch die zuverlässige Versionierung kann stets auf ältere Versionsstände eines
Dokumentes oder Datei zugegriffen werden – Wiederherstellung des ursprünglichen
Zustandes eines Dokumentes ist somit jederzeit möglich
Überwachung der Aktualität bestimmter Dokumente durch die Vergabe von
Gültigkeiten (Zeitstempel)
Umfangreiches Berechtigungssystem für eine klare Vergabe von Rechten für das
Ansehen, Suchen, Bearbeiten und Löschen von Dokumenten
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Digitale Ordner
Ordnung ist das halbe Leben…
Ein schneller Zugriff auf unternehmensrelevante Dokumente und Informationen für jeden User. M6
DMS glänzt durch den automatischen Aufbau einer klaren, übersichtlichen und zuverlässigen
Ordnerstruktur, wodurch die Recherche und Sicht von Dokumenten schneller und einfacher
möglich ist. Nichts geht mehr verloren und Wissen wird nachhaltig erhalten.
Einfache Anlage neuer Ordner möglich
Automatische Ordnerbildung, vor allem bei der Archivierung neuer Dokumente durch
definierbare Klassifizierungen und Kennzeichen (z.B. Ordnernummern)
Der Suchaufwand für User wird durch die übersichtliche Struktur deutlich reduziert
Verknüpfung von Dokumenten und Ordner; vor allem auch vorgangsbezogener Zugriff
auf verknüpfte Ordner und deren Daten
Individuelle Benutzerrechteverwaltung
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Dokumentenklassifizierung nach DCC*1 Gerade in Anlagenbetrieben kommen immer mehr Zeichnungen, Anleitungen,
Betriebsanweisungen oder sonstige technische und nichttechnische Dokumente zusammen, die
es heisst effektiv zu archivieren und zu verwalten; und das nicht nur zu Dokumentationszwecken,
sondern auch, um den produktiven Betrieb und die Mitarbeiter durch das evtl. Nichtauffinden oder
gar Fehlen von Unterlagen nicht zu gefährden.
Das M6 DMS System verhilft Ihnen dazu, ihre Dokumente normgerecht nach DIN EN_61355 zu
ordnen und zu klassifizieren, wodurch Sie endlich Herr über ihre Dokumentationsunterlagen
werden. Die DIN EN_61355 Norm regelt die Einteilung der Anlagendokumente in technische
Bereiche eines Betriebes sowie die Zuweisung von Dokumentenartenklassen (in Haupt- und
Unterklassen) für jede Art von Dokumenten mit dem Ziel, zu einer klar strukturierten
Dokumentation des Anlagenbetriebes zu verhelfen.
Ihre Vorteile:
Einheitliche Klassifizierung und Kennzeichnung von Dokumentenarten (sowohl intern als
auch extern)
Klare, übersichtliche Dokumentationsstruktur
Einfaches und zügiges Auffinden von Dokumenten und Dokumentationen
Die Vorteile, die aus der Nutzung dieser Klassifizierungs - Methodik resultieren liegen neben der
Anlehnung an einen internationalen Standard insbesondere in der Möglichkeit den Schlüssel an
die unternehmensindividuellen Bedürfnisse einzupassen.
Zur Klassifizierung wird ein Schlüssel benutzt,
der sich zunächst grob in zwei Bereiche
unterteilen lässt. Der erste Teil besteht aus drei
Buchstaben, die i.w. durch die Norm vorgeben
sind. Der zweite Teil besteht aus 3 Ziffern.
Dieser zweite Teil kann nun vom Unternehmen
dazu benutzt werden, eine weitere
Spezifikation zu definieren, um die ganz
individuellen Anforderungen im Unternehmen
abzudecken.
Der DCC wird in einer vordefinierten Form im
M6 DMS System ausgeliefert und steht allen
Wartungskunden kostenlos zur Verfügung.
1 *engl. DCC = document kind classification code
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Scannen und Klassifizieren
Optimieren Sie ihre Geschäftsabläufe und ersetzen Sie konventionelle Ablagesysteme. Durch die
Digitalisierung von Papierbelegen und Schriftstücken verhilft Ihnen M6 DMS zu erheblichen
Kosten- und Zeitersparnissen durch den Wegfall von umständlichen Papierarchiven.
Dokumente werden von Ihnen gescannt und M6 DMS erkennt die Art des Dokuments - Wichtige
Daten werden somit zuverlässig ausgelesen und dem richtigen Vorgang zugeordnet.
Zuverlässige Zuordnung gescannter Dokumente zu entsprechenden Geschäftsvorgängen
sichert Ihre täglichen Prozessabläufe
Einfaches und zügiges Auffinden von Dokumenten durch automatische
Volltextindexierung (je nach Wahl und Verfügbarkeit des Scanner Systems) – jedes Wort
eines Dokumentes wird durch die Indexierung suchfähig
Neben der Volltextindexierung zusätzlich die Möglichkeit zur Verschlagwortung von
Dokumenten
Schnelleres Arbeiten durch vollständige Dokumenteninformationen
Durchlaufzeiten in Ihrem Unternehmen werden signifikant reduziert
Klassifizierung auch bei E-Mails möglich
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Vorgangsbearbeitung
Durch die Vorgangsbearbeitung minimieren Sie Ihre Papier und Druckkosten und die
Transportwege werden verkürzt. M6 DMS vereinfacht die Archivierung komplexer Prozesse und
ermöglicht eine umfangreiche Recherche.
Verkürzung der Liege- und Transportzeiten
Verringert die Zugriffszeiten und bietet eine ständige Verfügbarkeit an Informationen
Zuverlässige Zuordnung von Vorgängen und Prozessen zu bestimmten Usern je nach
Prozessstatus
M6 DMS sorgt für einen reibungslosen Prozessablauf durch die Definition von
Vertreterregelungen – Je nach Verfügbarkeit von beteiligten Usern werden Dokumente
und Prozesse automatisch zugeordnet
Nichts wird vergessen – Durch die Definition von Eskalationsregeln bleiben Sie immer auf
den neusten Stand und behalten den Überblick über laufende Prozesse
Umfangreiche Workflow-Funktionen sowie frei definierbare Ad-hoc
Workflows
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Workflowmanagement
Durch unser M6 DMS Workflowmanagement ist es möglich, Ihre verfügbaren Ressourcen sinnvoll
zu nutzen und die Geschwindigkeit der Bearbeitung zu erhöhen. Somit optimieren Sie Ihre Abläufe
von der Stammdatenpflege bis hin zur Prüfung und Freigabe von Dokumenten.
Kontrolle über den Status eines Dokuments im Prozess
Einfache Abwicklung komplexer Prozesse
Grafische Abbildungen und automatisierte Steuerungen sind möglich
Erhöhung der Bearbeitungsgeschwindigkeit
Schnittstellen
Durch die Schnittstellen stehen Ihnen alle ERP-Dokumente inklusive der Stammdaten im
digitalen Archiv zur Verfügung. Somit lassen sich die Daten schnell und bequem wiederfinden.
Einfaches recherchieren und Beschleunigen der Prozesse
Integration in führende ERP- Systeme (z.B. SAP, CAD)
Keine aufwendigen, fehleranfälligen und zeitverzögerten Abgleichungen
Daten aus dem ERP System sind direkt aufrufbar.
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Office Integration
Durch die Office Integration wird die digitale Archivierung und Recherche von Dokumenten
aus Microsoft Office heraus ermöglicht.
Drucken von Office Dokumenten
Arbeiten in bekannter Umgebung
Geringer Schulungsaufwand
Bearbeiten von Office Dokumenten
Erzeugen von Schriftverkehr
Stammdatenverwaltung
Bei der M6 DMS Stammdatenverwaltung werden alle Basisinformationen über Unternehmen,
Lieferanten und Personen erfasst. Durch das zentrale Verwalten der Informationen wird Ihre Arbeit
erleichtert.
Importieren von Dokumenten in kürzester Zeit
Schnelles Aufrufen von Dokumenten
Übersichtliches, zeiteinsparendes und kostengünstiges Arbeiten
Ständige Verfügbarkeit aller Daten
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Konfiguration
Gerade im Bereich der Wartung und Instandhaltung wird das Thema Dokumentenmanagement
immer wichtiger. Zwar ist es nicht das Hauptmerkmal eines Wartungs- und
Instandhaltungssystems, jedoch ist sollte die richtige Verwaltung von Betriebsdokumenten nicht
ausser Acht gelassen werden.
Dokumentendaten kommen in jedem Teil des Wartungsprozesseses vor. Unabhängig vom
Dokumententyp, ob Microsoft Office, PDF, Grafiken, CAD-Zeichnungen, Video oder sonstige
Dateityp, jede Dokumentendatei muss durch einen starkes und leistungsfähiges Softwaresystem
verwaltet werden können. Weiterhin muss es innerhalb eines System möglich sein, das ein
Zugang zu sämtlichen Dokumentendateien für mehrere Benutzer aus den verschiedensten
Abteilungen eines Unternehmens jederzeit zugänglich ist. Durch ein starkes Berechtigungssystem
besteht zusätzlich die Möglichkeit, das Ansehen und Bearbeiten von Dokumentendateien für
bestimmte Usern oder User-Gruppen zu definieren.
Systematische und geordnete Archivierung aller relevanten Betriebsdokumente
LifeCycle-Management für alle Dokumente (Lebensakte / Historienverwaltung)
Workflow gesteuertes Änderungsmanagement
Bidirektionale Zuordnung von KKS-Nummern aus Zeichnungen (R&I Schemata) zum
Datenobjekt
Automatische Extraktion von KKS (Nummern) aus (R&I Schema) Zeichnungen