Dokumentenlebenszyklus im Licht der TR-ESOR | BITKOM ECM-Forum auf der DMS Expo 2013
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… better safe than sorry
Dokumentenlebenszyklusim Licht der TR-ESOR
DMS-Expo 2013
Olaf Rohstock, Hartje Bruns
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Wer wir sind und was wir tun
• Governikus GmbH & Co. KG ist eine100 %ige Vertriebsgesellschaft derbos GmbH & Co. KG mit Sitz imBremer Technologiepark
• bos ist ein führender Anbieter fürSicherheitslösungen rund um denLebenszyklus elektronischerKommunikation in der deutschenöffentlichen Verwaltung und derdeutschen Justiz
Unsere Themen: Authentisierung | Sicherer Datentransport | Beweiswerte
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Lebenszyklus eines Dokumentes
27.09.2013TR-ESOR | DMS-Expo 20133
Erstellung/Eingang
• Vorgaben
• gesetzlich
• fachspezifisch
Workflow
• Zustellung
• Freigabe
• Eingangsprüfung
Bearbeitung
• ManuellePrüfung
• Änderung
Archivierung/Löschung
• Gesetzliche/FachspezifischeVorgaben
• Aufbewahrungs-fristen
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Umwelteinflüsse auf den Dokumentenlebenszyklus
27.09.2013TR-ESOR | DMS-Expo 20134
RechtlicheAnforderungen
AO, BDSG, BetrVG, BGB, HGB, GDPdU,SigG, SigV, ZPO, Bundes- und
Landesarchivgesetze, etc.
EGovG | Europa 2020
eAkte,
VertrauensdiensteLangzeitaufbewahrung
P23R
Langzeitaufbewahrung vonBenachrichtigungen,Protokolleinträgen
Empfehlungen
z. B. Prüfleitfäden
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Beweiswerterhaltung
Anforderungen
• Authentizität (Echtheit)
• Integrität (Unveränderlichkeit)
• Verlässlichkeit
• Verkehrsfähigkeit
• Lesbarkeit
Relevant für ALLEelektronischen Daten
• aus Bearbeitungssystemen (ERP,CRM, Fachverfahren, CAD etc.)
• aus ECM/DMS
• aus Kommunikationssystemen(E-Mail, De-Mail, OSCI etc.)
• gescannte Unterlagen
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Herausforderungen
27.09.2013TR-ESOR | DMS-Expo 20136
Gesetzliche Anforderungen anAufbewahrungsfristenGesetzliche Anforderungen anAufbewahrungsfristen
Sicherstellung BeweiswertSicherstellung Beweiswert
Sichere Speicherung undDatenhaltungSichere Speicherung undDatenhaltung
Zurückgehende Lebenszyklen vonIT-AnwendungenZurückgehende Lebenszyklen vonIT-Anwendungen
Minimierung Kosten undRessourceneinsatzMinimierung Kosten undRessourceneinsatz
Wirtschaftlichkeit
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KEINE wirtschaftliche Lösung …
… sind verfahrensspezifische Ansätze, denn:• Verfahrens- und systemgebunden
• Mehrfachaufwände zur Sicherstellung der Anforderung an Langzeitspeicherung
• Keine Standardisierung, sprich keine Prozessintegrationsmöglichkeit
27.09.2013TR-ESOR | DMS-Expo 20137
DMS Fachverfahren Mail
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Der Lösungsansatz heißt: Standardisierung
• ArchiSig (langfristiger Erhalt der Beweiskraftelektronisch signierter Dokumente)
• ArchiSafe (Spezifikation einer Archiv-Middleware)
• DIN Normen
• 31644 (Kriterien für vertrauenswürdige elektronischeLangzeitspeicherung)
• 31645 (Leitfaden zur Informationsübernahme inelektronische Langzeitarchive)
• RFC 4998 der IETF (Internet Task Force)
• Referenzmodell OAIS (Open Archival InformationSystem)
• etc.
TR-03125
alias
TR-ESOR
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Referenzarchitektur des BSI
27.09.2013TR-ESOR | DMS-Expo 20139
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… etwas weniger abstrakt …
27.09.2013TR-ESOR | DMS-Expo 201310
TR-ESOR-konforme Langzeitaufbewahrung
ECM / DMS
Unternehmens-software
(ERP, CRM etc.)
Kommunikation
(E-Mail, De-Mail,OSCI etc.)
Scanner Datenbanken
Storage
Exportmöglichkeit §§
Standardisiertes,selbsttragendes Archivpaket
(Metadaten + Inhalt + Beweisdaten)
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Klassisch ECM/DMS ECM/DMS + TR-ESOR
Lebenszyklus eines Dokumentes
27.09.2013TR-ESOR | DMS-Expo 201311
Erstellung/Eingang
• Vorgaben
• gesetzlich
• fachspezifisch
Workflow
• Zustellung
• Freigabe
• Eingangsprüfung
Bearbeitung
• ManuellePrüfung
• Änderung
Archivierung/Löschung
• Gesetzliche/FachspezifischeVorgaben
• Aufbewahrungs-fristen
TageTage WochenWochen Jahre | JahrzehnteJahre | Jahrzehnte
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Fazit: Bedeutung TR - ESOR
Gerichtsverwertbarkeit
27.09.2013TR-ESOR | DMS-Expo 201312
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
05.03.2013
Olaf Rohstock
Direktor
Telefon: +49 421 204 95-965
E-Mail: [email protected]
Governikus GmbH & Co. KG
Am Fallturm 9
28359 Bremen, Germany
www.governikus.com
Hartje Bruns
Produktmanager
Telefon: +49 421 204 95-40
E-Mail: [email protected]
bos GmbH & Co. KG
Am Fallturm 9
28359 Bremen, Germany
www.bos-bremen.de
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Vortragsvideo und weitere Informationen unter:
http://www.ecm-navigator.de/termine/dokumentenlebenszyklus-im-licht-der-tr-esor