İnsan kaynağından sonraki en önemli İnsan kaynağından sonraki en önemli

değerinizi kontrol edebiliyor musunuzdeğerinizi kontrol edebiliyor musunuz…?…?

• Motive Systems Inc.

• Neden doküman yönetim?

• Neden çözüm olarak M-Files

• Özet

• İletişim bilgisi

İçerik

Motive Systems Inc.

• 1989 yılında kuruldu

• Amerika ve Avrupa’da ofisleri var

• 100,000’e yakın lisansı var

• 70 ülkede satılmakta

• M-Files➜ En güncel doküman yönetim sistemi➜ Çeşitli sektörlerden binlerce müşteri

Referanslar

Neden Doküman Yönetimi?

TeklifTeklif.doc.doc

Y:\Y:\

YÖNETİMYÖNETİM

PROJELERPROJELER

MÜŞTERİMÜŞTERİ

ÜRÜNÜRÜN

SÖZLEŞMESÖZLEŞME

SÖZLEŞMESÖZLEŞME

SÖZLEŞMESÖZLEŞME

TEKLİFTEKLİF

TEKLİFLERTEKLİFLER

TEKLİFLERTEKLİFLER

SÖZLEŞMELERSÖZLEŞMELER

TEKLİFTEKLİF

Windows Klasör Yapısındaki Windows Klasör Yapısındaki ProblemlerProblemler

Esnek olmayan, statik yapı

• Verimsiz arama, vaktin~16%’sı doküman aramakla geçiyor1

Otomatik versiyon geçmişi tutulmuyor.

• Diskteki, eposta eklentileri ve kağıt kopyalar her doküman için ~19 kopya1

C:\C:\

1) International Data Corporation (IDC) & Document Management Alliance (DMA)

Birimler arasında verimli şekilde veri alış verişi yapılamıyor – Dokümanların %70’i tekrar tekrar oluşturuluyor.

Neden Doküman Yönetimi

• Bilgi çok dağınık

1) Kevin Craine: Design a Document Strategy

VeritabanlarıEposta ekleriAğ üzerinde karmaşık paylaşım alanları Kağıt dokümanlar Harici medyalar

• Her bir doküman $ 1, işlenmesi $ 10¹

• M-Files kullanımı basit doküman yönetim sistemidir;➜ Ağ sürücülerindeki ve yerel bilgisayardaki

dosyaları M-Files’a kaydedebilir➜ Kağıt dokümanları elektronik olarak kaydedebilir➜ Önemli epostalarınızı kaydedebilirsiniz

Kurumsal Faydaları

• Merkezi doküman yönetimi➜ Kullanıcı haklarına göre herkes sisteme erişebilir

• Gelişmiş güvenlik➜ Ör. Kullanıcılar artık dokümanları kendi dizüstü bilgisayarlarında

tutmayacaklar.

• Otomatik doküman geçmişi➜ Kalite standartları için gerekli olan versiyon geçmişi!

• M-Files ile üretilen bilgi tüm organizasyon ile izinlere göre paylaşılabilir➜ Üretkenlik artar➜ Sektördeki rekabet gücünüz artar

Kullanımı Kolay

• Windows kullanıcı arayüzüne tamamen entegre

• Windows’taki Bilgisayarım gibi davranır.➜ Kullanıcı için çok basit kullanım!

Web Erişimi

• Web erişimi de mevcuttur➜ Müşterileriniz, proje ortaklarınız, vb. izinlerine göre sisteme web

üzerinden erişebilirler. ➜ Lokasyon ve platform bağımsız(ör. Mac ve Linux kullanıcıları)

Hızlı ve Mobil

• Akıllı senkronizasyon (çevrimdışı erişim)➜ Gerekli bütün dokümanlara her zaman erişilebilir

Hard disk: Network operasyonları yavaş. Sadece klasör tabanlı senktronizasyon. (ör. Benim Dokümanlarım).

Son altı 6 içerisinde oluşturduğum teklifler...

Doküman kütüphanesine hızlı ve otomatik güncelleme

• Yavaş internet bağlantılarında bile hızlı➜ Uzaktan erişim için mükemmel sistem

M-Files içerisinde Dokümanlar

• Dokümanlar kayıt sırasında sınıflandırılır➜ Klasör hiyerarşisine göre oldukça kolay ve hızlı

• Sınıflandırma yapısı merkezi olarak belirlenir

• Uyumlu veriler ile dokümanlar kontrol altında!

2. M-Files özellikleri1. M: sürücüsüne Kaydet(herhangi Windows uygulaması)

örneğin

2. Doküman tipi3. Tarih4. Müşteri5. Proje

3. Yararları(organizasyon ve kullanıcı için)

örneğin:

2. Anında bulabilme3. Otomatik versiyonlama4. Çevrimdışı erişim5. Dokümanı tekrar kullanabilme

Dokümanları Bulma

• Dokümanları arama ve bulmada yüksek verim

• Doküman içeriklerini de arayabilirsiniz

• Onbinlerce doküman arasından bile dokümanı çok hızlı bulabilirsiniz.

Hard disk: Doküman arama ve bulma çok yavaştır.

Dinamik Görünümler 1/2

• Geleneksel klasör yapısına benzer klasör yapısını dinamik olarak oluşturabilirsiniz➜ Kullanımı kolay

• Doküman özellikleri dokümanların hangi görünümler altında görüneceğini belirler➜ Bir doküman kopyalanmadan birden fazla klasör içerisinde

bulunabilir.

• Görünümler merkezi olarak yönetilir

• Kullanıcılar kendilerine özel görünümler de yaratabilir

Hard disk: Dokümanlar sadece tek bir statik konumda tutulur ve farklı klasör içerisinde görünmesi için ya kopya oluşturulur yada kısayolu kopyalanır.

Dinamik Görünüm 2/2

DokümanProjelere göre dokümanalar

Müşteriye göre dokümanlar

Proje ve sınıfına göre dokümanlar

Dokümanları Düzenleme

• Düzenlemeden önce doküman check out yapılmalıdır.➜ Aynı anda birden fazla kişinin dokümanı düzenlemesi engellenmiş

olur.

• Diğer kullanıcılar check out edilmiş dokümanı kaydedilmiş son haliyle okuyabilirler.

• Dokümanlar düzenlendikten sonra check in edilerek sisteme geri yüklenir.

Ağ sürücüsü: Aynı anda düzenleme engellenemez.

Versiyon Geçmişi

• Versiyon geçmişi otomatik tutulur.

• Eski versiyonlara anında erişilebilir ve açılıp, bakılabilir.➜ Hatalı bilgi kaybı engellenmiş olur➜ Kalite standartlarına göre dokümanın takibi yapılabilir

• Hard disk alanı verimli kullanılır➜ Yeni dokümanda sadece yapılan

değişiklik tutulur. Bu sayede hard disk alanı daha verimlikullanılır

Ağ sürücüsü: Versiyon geçmişi tutulmaz.Yanlışlıkla yapılan üzerine yazmalarda eski doküman kaybedilir.

Kağıt Dokümanlar M-Files’a

• Kağıt dokümanlar taranarak elektronik olarak M-Files’a atılabilir.

• Doküman sınıflandırması otomatik hale getirilebilir➜ Ör. Doküman tipi, doküman iş akışları

• Taranan dokümanlar içeriklerine göre aranabilir➜ M-Files içerisinde karakter tanımlama (OCR) özelliği bulunmaktadır.

Kağıt Dokümanlar

Tarayıcı M-Files (OCR) M-Files içerisinde PDF Doküman

Kullanıcı Hakları Yönetimi

• Doküman üzerindeki izinler kullanıcı ve kullanıcı grup bazlı tanımlanabilir

• Varsayılan seçenekler tanımlanabilir

• Belirli doküman tiplerine göre erişim denetim listesi hazırlanabilir

• Kullanıcı ve kullanıcı grupları Windows Active Directory’den alınabilir

Ağ sürücü: Dokümanlar saklanamaz ve varsayılan izinler kullanılamaz.

Yönetim

• Doküman kütüphanesinin yapısının düzenlenmesi basittir➜ Kullanıcı ve kullanıcı grupları➜ Doküman sınıflandırma yapısı➜ Harici kaynaklara bağlantılar ➜ İş Akışları➜ Yedekler➜ Arşivleme➜ Olay Günlüğü

Özet• Alışılmış arayüz➜ Kullanımı basit, başarının anahtarı

• İnanılmaz verimli arama➜ Üretkenlik artar ve dokümanlar tekrar tekrar kullanılabilir

• Versiyon geçmişi, iş akışları ve birlikte çalışabilme➜ Kalite artar, çakışmalar engellenir

• Lokasyon Bağımsız➜ Uzak bağlantı ve çevrimdışı erişim

• Kağıt ortamından elektronik ortama➜ Ofisteki verimlilik artar

• Tek tuşla epostalar kütüphaneye kaydedilebilir

• Doküman sınıflandırma➜ Dokümanlar kontrol altında!

M-Files TürkiyeMechSoft Mekanik ve Bilişim Çözümleri

Tel. 0.312.482 59 49

dys@mechsoft.com.tr

http://dys.mechsoft.com.tr

Ayrıntılı bilgi ve demo talepleri için: