SVEUČILIŠTE U SPLITUFAKULTET ELEKTROTEHNIKE, STROJARSTVA I

BRODOGRADNJE

ZAVRŠNI RAD

ELEKTRONIČKI SUSTAV ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM

Marin Bareta

Split, rujan 2010.

SADRŽAJ

1. Uvod..............................................................................................................................................................................3

2. Alfresco ECM.................................................................................................................................................................4

2.1. Instalacija................................................................................................................................................................4

2.1.1. Windows OS.............................................................................................................................................4

2.1.2. Linux Debian OS.......................................................................................................................................4

2.1.3. Instalacija language packa........................................................................................................................5

2.2. Temelji Alfresco ECM sustava.................................................................................................................................6

2.2.1. MySQL baza podataka..............................................................................................................................6

2.2.2. Apache Tomcat aplikacijski poslužitelj.....................................................................................................6

2.2.3. JBoss aplikacijski poslužitelj......................................................................................................................6

2.3. Ustroj organizacije u Alfrescu.................................................................................................................................7

2.3.1. Izrada prostora u Alfrescu........................................................................................................................8

2.3.2. Dodavanje i uređivanje korisnika.............................................................................................................9

3. Alfresco share portal...................................................................................................................................................12

3.1. Kolaboracija..........................................................................................................................................................12

3.2. Korisnička upravljačka konzola (Dashboard)........................................................................................................13

3.3. Projekti (Sites)......................................................................................................................................................13

3.3.1. Wiki o projektu.......................................................................................................................................14

3.3.2. Blog o projektu.......................................................................................................................................14

3.3.3. Dokumentacija.......................................................................................................................................15

3.3.4. Kalendar.................................................................................................................................................17

3.3.5. Linkovi....................................................................................................................................................17

3.3.6. Rasprave (Discussions)...........................................................................................................................18

3.3.7. Članovi projekta (Members)...................................................................................................................18

3.4. Microsoft Office Add-In........................................................................................................................................19

4. Zaključak......................................................................................................................................................................21

Popis literature........................................................................................................................................................................22

Popis kratica i oznaka...............................................................................................................................................................22

2

1. Uvod

Alfresco ECM (Enterprise Content Management) je vodeći open source elektronički

sustav za upravljanje dokumentacijom. Najveća prednost ovog sustava je to što je open

source, što znači da bilo tko ima pristup izvornom kodu i smije ga izmjenjivati i

dorađivati, tako da je Alfresco ECM zapravo projekt cjelokupne open source zajednice.

Open source programi su besplatni za osobne potrebe, a poduzeća plaćaju malu naknadu

za korištenje, a u to je uključeno i održavanje sustava, tehnička podrška, te garancija.

U domeni komercijalnih ECM sustava problemi su standardizacija, fleksibilnost i

visoka cijena. Alfresco rješava sve ove probleme korištenjem open source komponenti

koje podliježu standardima, a ne koštaju puno (plaća se samo licenca za korištenje).

Ovaj sustav omogućava upravljanje dokumentacijom, web sadržajem, te kolaboraciju

između korisnika. Namijenjen je većim organizacijama koje žele uštediti na ovakvim

rješenjima, a žele olakšati kolaboraciju, rad na projektima i dijeljenje dokumentacije.

Korisnici imaju mogućnost korištenja Alfresco Share portala kojem je moguće

pristupiti sa bilo kojeg računala koje ima instaliran web preglednik, a koji omogućuje

pristup svim dokumentima, zadacima i projektima na kojima taj korisnik radi.

3

2. Alfresco ECM

2.1. Instalacija

2.1.1. Windows OS

Instalacija Alfresco ECM-a na Windows platformi je prilično jednostavna. Sa web stranice

www.alfresco.com/try preuzmemo instalacijski paket koji želimo i zatim otvorimo preuzetu

datoteku koja automatski instalira Alfresco na naše računalo. Po završetku instalacije sve je

spremno za korištenje.

2.1.2. Linux Debian OS

Instalacija na Debian operacijskom sustavu je malo složenija, jer ne postoji instalacijski

paket nego je potrebno instalirati sve komponente odvojeno.

Prvo je potrebno instalirati JDK (Java Development Kit) jer je server baziran na Javi. To

ćemo napraviti komandom u terminalu:

sudo apt-get install sun-java6-jdk sun-java6-plugin

Kad se komanda izvrši, Java će biti instalirana na računalu, a možemo i provjeriti je li sve

prošlo u redu komandom:

java –version

koja vraća trenutnu verziju Jave na računalu. Verzija 1.6.x je ona koju smo mi instalirali.

Sljedeći korak je instalacija JBoss servera. Preuzmemo JBoss server sa stranice

www.sourceforge.net i zatim napravimo extract te datoteke i mapu u kojoj se nalaze

raspakirane datoteke prebacimo u direktorij /opt. Ako iz direktorija gdje se nalaze

raspakirane datoteke pokrenemo skriptu run.sh, JBoss server će se podignuti za nekoliko

trenutaka, i to ćemo moći vidjeti na stranici http://localhost:8080/jboss.

Idući korak je instalacija MySQL baze podataka naredbom:

sudo apt-get install mysql-server

i nakon instalacije napravimo novu bazu podataka koju ćemo koristiti sa Alfrescom.

Posljednji korak je instalacija Alfresco sustava. Najprije preuzmemo datoteku sa web

stranice http://wiki.alfresco.com/wiki/Community_Edition_file_list_32r2 koju nakon

raspakiranja prebacimo u direktorij JBoss servera. I još preostaje pokrenuti skriptu run.sh

kojom pokrećemo JBoss server i instalacija je završena. Na stranici

http://localhost:8080/alfresco se nalazi naš Alfresco sustav.

4

5

2.1.3. Instalacija language packa

1. Datoteka se preuzme sa web stranice http://wiki.alfresco.com/wiki/Language_Packs

te se raspakirane datoteke stave u direktorij ...tomcat<home>\webapps\alfresco\

WEB-INF\classes\alfresco\messages.

2. Potrebno je izmijeniti XML datoteku na lokaciji:

...tomcat <home>\shared\classes\alfresco\extension\web-client-config-custom.xml

i datoteku u istom direktoriju imena web-client-config-custom.sample

tako da ovom dijelu datoteke:<!-- <config evaluator="string-compare" condition="Languages"> <languages> <language locale="hr_HR">Hrvatski</language> <language locale="de_DE">Deutsch</language> <language locale="en_US">English (US)</language> </languages> </config> -->

obrišemo znakove komentara <!-- i -->.

3. Sada kada se prijavljujemo na Alfresco imamo izbornik za odabir jezika.

2.1. Izbornik za odabir jezika

6

2.2. Temelji Alfresco ECM sustava

Alfresco se temelji na web poslužitelju i bazi podataka. Kao poslužitelj se obično koriste

poslužitelji temeljeni na Javi: Tomcat (na Windows OS-u) ili JBoss (na Linux Debian OS-u), a

kao baza podataka se koristi MySQL baza podataka. U ovom poglavlju će ukratko biti opisani

navedeni programi.

2.2.1. MySQL baza podataka

MySQL je open source sustav za upravljanje bazama podataka. Najčešće se nalazi na

Linux serverskim distribucijama, ali postoje i verzije za Windows i Mac OS platforme. Pošto je

open source, to znači da je besplatna za većinu uporaba, što joj je i najveća prednost. MySQL

sustav je dizajniran s ciljem velike brzine, pa joj nedostaju neke funkcionalnosti dizajnirane

SQL standardom. MySQL sustav odlikuje stabilnost, vrlo dobro dokumentirani moduli i

ekstenzije (zbog toga jer je open source, pa izvorni kod mora biti dostupan svima), te

podrška brojnih programskih jezika: PHP, Python, Java itd.

MySQL baze podataka su relacijskog tipa (scale-out), a to je najbolji način pohrane i

pretraživanja velike količine podataka i predstavljaju osnovu svakog informacijskog sustava.

Relacijski tip baze podataka (scale-out) znači da je moguće imati jednu bazu podataka

sadržanu na više poslužitelja, a po potrebi je moguće dodati nove poslužitelje u sustav.

Ovakav pristup smanjuje troškove, što je prednost nad scale-up sustavima koji zatijevaju

velika početna ulaganja u poslužitelje da bi imali željeni kapacitet baze.

2.2.2. Apache Tomcat aplikacijski poslužitelj

Tomcat je open source HTTP web poslužitelj napisan u Java programskom jeziku i dio je

Alfresco instalacijskog paketa za Windows platformu. Sadrži alate za konfiguraciju

poslužitelja, ali može se i konfigurirati izmjenom određenih XML datoteka. Može se koristiti

kao samostalni poslužitelj ili kao dio veće cjeline kao što je slučaj kod Alfresco ECM sustava.

2.2.3. JBoss aplikacijski poslužitelj

JBoss je kao i Tomcat, open source HTTP web poslužitelj temeljen na Java

programskom jeziku. Zbog toga što je temeljen na Javi, moguće ga je koristiti na svim

platformama koje podržavaju Javu, npr. Linux, Windows, Mac OS i sl.

7

2.3. Ustroj organizacije u Alfrescu

Alfresco sustavu pristupamo putem web preglednika (Mozilla Firefox, Safari, Google

Chrome i sl.). Ako pristupamo s računala na kojem je podignut poslužitelj onda moramo

upisati adresu http://localhost:8080/alfresco i prijaviti se kao administrator da bismo

mogli konfigurirati i izmjenjivati postavke sustava. Ako pristupamo s udaljenog računala

umjesto localhost moramo upisati IP adresu poslužitelja.

Zadatak administratora je da postavi strukturu prostora na Alfresco tako da odgovara

ustroju neke ustanove, tj. u našem primjeru ustroju FESB-a i dodijeli svakom korisniku

svoj prostor u koji može odlagati podatke. Prostor (space) u Alfrescu je direktorij u bazi

podataka, isto kao i direktorij na tvrdom disku ili nekom drugom mediju, pa je stablo

ustroja jednako stablu direktorija u bazi podataka.

Na slici 2.1. je opisano ustrojstvo fakulteta. Svakom od nivoa mora biti pridružen

odgovarajući prostor u Alfrescu, a zatim treba omogućiti korisnicima (predavačima,

asistentima, demonstratorima) pristup svom prostoru koji se nalazi unutar prostora

kolegija u kojem sudjeluju.

8

FESB

Dekanat

Knjižnica

Računski centar

Zavodi

Zavod za matematiku i fiziku

Zavod za elektroniku

Katedra za arhitekturu računala i operacijske

sustave

Arhitektura računala

Operacijski sustavi

...

Katedra za komunikacijske i

informacijske sustave

Informacije i komunikacije

...

Katedra za fotonaponske sustave

i sunčane ćelije

Sunčane ćelije

...

Katedra za ...

Zavod za elektroenergetiku

Zavod za ...

Slika 2.2. Ustrojstvo FESB-a

2.3.1. Izrada prostora u Alfrescu

Prostore (spaces) može izraditi samo administrator sustava, a to se obavlja preko

administratorske konzole, koja je prikazana na slici ispod.

Slika 2.3. Izrada prostora

Administrator može birati da li želi izraditi novi prostor ispočetka ili po uzoru na već

postojeći prostor. Ako izrađuje novi prostor, dovoljno je upisati naziv prostora, a pri izradi po

uzoru na postojeći prostor odabere referentni prostor, te upiše naziv prostora. Izrada po

uzoru na postojeći prostor je korisna pri izradi struktura koje se ponavljaju, kao npr. kolegija,

koji svi imaju isti sadržaj (prostor predavača, asistenta i demonstratora).

9

Slika 2.4. Pojedinosti prostora

Nakon izrade prostora administrator može pregledati pojedinosti prostora (obični

korisnik to ne može). Tu može obavljati neke operacije vezane uz prostor kao npr. cut, copy i

paste samog prostora, preuzeti vlasništvo nad prostorom, dodati korisnike ili grupe korisnika

u taj prostor, dodavati sadržaj u prostor, izmjenjivati atribute sadržaja, poslati e-mail svim

korisnicima tog prostora ili započeti diskusiju između članova prostora.

Slika 2.5. Ustroj FESB-a u Alfrescu

Na slici 2.5. se vidi kako izgleda ustroj fakulteta na administratorskoj konzoli.

Administrator ima pristup svim prostorima i može mijenjati njihova svojstva, dok korisnici

imaju pristup samo onom prostoru kojem pripadaju.

10

2.3.2. Dodavanje i uređivanje korisnika

Sljedeći zadatak administratora je napraviti korisničke profile pojedinačno za svakoga

korisnika, te obavijestiti korisnike o njihovom dodavanju u sustav. To se obavlja preko

obrasca za dodavanje novog korisnika u sustav, gdje administrator upiše korisnikove podatke

(ime, prezime, e-mail adresu i ostale pojedinosti), dodijeli mu korisničko ime i lozinku, te mu

odredi lokaciju početnog prostora. Nakon ovoga, korisniku se šalje e-mail koji ga obavještava

da je dodan na Alfresco poslužitelj i u kojem su navedeni podaci za pristup poslužitelju.

Administrator mora svakom korisniku dodijeliti prostor unutar njegove domene (zavod,

katedra, kolegij), te omogućiti pristup svim prostorima koji se tiču tog korisnika. To se postiže

dodavanjem korisnika u svaki od navedenih prostora (zavod, katedra, kolegij) i dodjelom

prava korištenja prostora. Tako će npr. predavač na kolegiju Arhitektura računala u prostoru

predavača u tom kolegiju imati vlasništvo nad tim prostorom, tj. moći će dodavati,

izmjenjivati i brisati sve dokumente u tom prostoru, dok će u ostalim prostorima imati tzv.

read-only prava, tj. moći će samo gledati dokumente bez mogućnosti brisanja i izmjene.

Administrator ove zadatke obavlja preko administratorske konzole na adresi

http://localhost:8080/alfresco kojoj se pristupa putem web preglednika, što omogućava

administratoru udaljen rad, tj. ne mora se nalaziti na fizičkoj lokaciji poslužitelja, nego samo

mora imati podatke potrebne za pristup (IP adresu i administratorsku akreditaciju).

Slika 2.6. Administratorska konzola za upravljanje korisnicima

11

Na slici 2.6. se vidi kako izgleda administratorska konzola za upravljanje korisnicima. Tu je

moguće dodavati nove korisnike, gledati detalje o postojećim korisnicima i izmjenjivati

svojstva korisnika (izmjena osobnih podataka, akreditacije, pridjeljivati vlasništvo nad

prostorima i sl.). U Alfrescu je moguća izrada grupa korisnika, gdje se grupiraju korisnici zbog

lakšeg dodavanja u prostore i eventualnih kasnijih izmjena (dodavanja korisnika u grupu ili

brisanja korisnika iz određene grupe ili sustava). Uzmimo kao primjer ustroj FESB-a, gdje

imamo grupu svih korisnika FESB, zatim podgrupu Zavod za elektroniku, te opet podgrupu

Katedra za arhitekturu računala i operacijske sustave u kojoj imamo podgrupu Arhitektura

računala. Na ovaj način prostore pridjeljujemo grupama, a ne individualnim korisnicima, što

olakšava izmjene, ako npr. grupa dobije novog člana, lako ga dodamo u grupu i odmah dobije

ista prava kao svi korisnici te grupe.

Na slici 2.7. ispod je prikazana administratorska konzola za upravljanje grupama

korisnika, gdje vidimo sadržaj grupe Zavod za elektroniku koja sadrži sve katedre koje se

nalaze u tom zavodu, a svaka od tih katedri sadrži odgovarajuće kolegije. U korisničkim

grupama zavoda imamo i posebne podgrupe Predstojnik zavoda i Članovi kolegija zavoda

(njima su dodijeljeni posebni prostori kako bi mogli stavljati sadržaj i obavijesti koji se odnose

na cijeli zavod), kao što grupe katedra imaju podgrupu Šef katedre (koji kao i posebni članovi

zavoda isto ima svoj posebni prostor u koji stavlja sadržaj koji se odnosi na cijelu katedru),

također zbog lakše organizacije korisnika i prostora u Alfrescu.

12

2.7. Administratorska konzola za upravljanje grupama korisnika

3. Alfresco share portal

Za krajnjeg korisnika ovo je najzanimljiviji dio Alfresco sustava. To je internetski portal

gdje korisnik ima pristup svim dokumentima, zapisima, zadacima i projektima na kojima radi.

Korisnička konzola, koja je prikazana na slici ispod, sadrži sve bitne informacije i vrlo lako se

može prilagoditi korisniku. Mogu se dodavati informacije i oduzimati one koje korisniku nisu

važne. Svakom korisniku je omogućeno otvarati nove siteove, tj. projekte, te započeti

kolaboraciju s drugim korisnicima istog sustava.

3.1. Kolaboracija

Kolaboracija započinje kreiranjem novog projekta i pozivanjem korisnika da se pridruže

radu na projektu. Svakom korisniku se dodjeljuje jedna od uloga: manager, collaborator,

contributor ili consumer. Manager ima sva dopuštenja u sustavu (može dodavati nove

članove, te čitati, brisati i izmjenjivati dokumente), collaborator može dodavati dokumente i

nove članove u projekt, te izmjenjivati dokumente projekta, contributor može dodavati i

izmjenjivati dokumente, ali ne može dodavati nove članove u projekt, dok consumer može

samo čitati dokumente.

Kada je projekt napravljen i kada započne rad, korisnici mogu pristupiti početnoj stranici

projekta na kojoj se nalaze sve važnije obavijesti o projektu, a također se nudi izbor

13

3.3. Alfresco share

korisnicima ukoliko žele napisati članak na Wikipediji, dodati dokument u knjižnicu

(document library), dodati obavezu ili sastanak u kalendar, podijeliti linkove sa članovima

projekta, započeti raspravu o nekoj temi ili pogledati tko su ostali članovi na projektu. Sve

ove aktivnosti se prikazuju na početnoj stranici projekta.

3.2. Korisnička upravljačka konzola (My Dashboard)

Kada se korisnik prijavi na Alfresco share, prvo vidi upravljačku konzolu, koja je prikazana

na slici 3.1. Tu su prikazani podaci koji su važni korisniku kao što su: projekti na kojima

korisnik radi (My sites), popis aktivnosti na tim projektima, zadaci koji čekaju korisnika

(Tasks), profil korisnika s njegovim osobnim podacima, kalendar, korisnikovi dokumenti,

dokumenti koje korisnik izmjenjuje i informacije o Alfresco mreži, a moguć je i prikaz web

sadržaja, tako da korisnik odabere HTTP adresu koju želi imati na konzoli, te prikaz RSS

novosti. Sve ove kategorije svaki korisnik može dodati ili izbrisati sa upravljačke konzole i

tako je prilagoditi svojim potrebama, ovisno o tome koje ga informacije zanimaju.

Prilagođavanje se obavlja klikom miša na Customize dashboard, te izborom željenih postavki

(raspored elemenata na stranici i odabir elemenata koji će biti prikazani).

3.3. Projekti (Sites)

Siteovi su dio Alfresca gdje se zapravo odvija kolaboracija. Korisnik može sudjelovati na

više projekata (biti član više siteova), a o svemu je obaviješten na svojoj upravljačkoj konzoli.

Ako želi detaljnije informacije o projektu, mora posjetiti taj site. Kada korisnik otvori stranicu

projekta, prikazuju se informacije o članovima projekta, aktivnosti na projektu, pojedinosti o

projektu, linkovi koje su korisnici dodali, nedavno izmijenjeni dokumenti, pojedinosti o

projektu (tko je započeo projekt), wiki informacije o stranici, te web pregled i RSS novosti.

Izgled ove konzole može mijenjati samo manager projekta, tj. onaj korisnik koji ga je i

započeo, ili netko tko je poslije imenovan managerom, a svi korisnici vide istu konzolu.

Postupak prilagođavanja ove konzole je isti kao i izmjenjivanje korisničke konzole. Na slici

3.2. na sljedećoj stranici je prikazano kako izgleda izbornik za prilagođavanje upravljačke

konzole.

14

3.4. Prilagođavanje upravljačke konzole projekta

3.3.1. Wiki o projektu

U ovom dijelu sitea imamo direktan pristup članku na Wikipediji. Tu korisnici mogu pisati

i mijenjati stranice koje će biti dostupne preko weba na stranici www.wikipedia.com. Na

Wikipediji se pišu članci koji će poslužiti nekome da sazna pojedinosti i činjenice o projektu.

3.3.2. Blog o projektu

Naslov sve govori, to je mjesto gdje se piše blog o projektu, a to su najčešće informacije o

tijeku rada, što je sljedeće u planu rada, kako napreduje istraživanje i sl. Moguće je i podesiti

da blog bude prikazan na vanjskom poslužitelju (umjesto na Alfrescu).

15

3.3.3. Dokumentacija

U Document library dijelu stranice su prikazani svi dokumenti koji se nalaze na jednom

projektu. Tu je moguće stvarati novi sadržaj različitih tipova (običan text, HTML ili XML) ili

uploadati sadržaj iz računala. Korisna funkcija ovog dijela je slanje dokumenata kroz Alfresco

poslužitelj drugim korisnicima na obradu ili na odobravanje.

3.5. Document library

Bilo koji dokument je moguće preuzeti na računalo na obradu, te će taj dokument biti

zaključan za druge korisnike sve dok onaj tko ga je preuzeo na obradu ne završi izmjene i

uploada novu verziju dokumenta. Dokumente je moguće pogledati u web pregledniku, gdje

korisnik ima prikazane informacije o dokumentu (metadata): naslov, opis, autor, vlasnik,

veličina, te datume izrade i izmjene. Također ima i nekoliko opcija za rad s dokumentom:

preuzimanje na računalo (download), prikaz u web pregledniku, izmjena gore navedenih

informacija o dokumentu (metadata), opciju izmjene na računalu korisnika i upload

izmjenjenog dokumenta, te opciju upravljanja tokom rada (workflow), gdje je moguće

nekome dati zadatak izmjene dokumenta ili poslati na odobravanje valjanosti dokumenta. Tu

su i linkovi koji služe za pokazivanje dokumenta drugim korisnicima (kao i korisnicima izvan

sustava), te link koji sadrži adresu projekta. Omogućeno je i dodavanje komentara ispod

dokumenta, pa tako korisnici mogu lakše dogovarati potrebne izmjene i ocjenjivati valjanost i

korisnost dokumenta.

16

Sve ove opcije su dostupne i preko MS Office Add-ina, koji omogućuje direktan

pristup dokumentima izravno iz aplikacije u kojoj izrađuje dokument (Word, Excel, itd.), a

koji je opisan na sljedećim stranicama.

3.6. Pregled dokumenta u web pregledniku

Slanje dokumenta drugim korisnicima se obavlja klikom na Assign workflow, te se

ispuni obrazac koji je prikazan na slici 3.5. na sljedećoj stranici, a sadrži informacije o osobi

kojoj šaljemo dokument, rok do kojeg izmjena mora biti gotova i komentar o tome što je

potrebno izmijeniti. Moguće je poslati dokument na odobrenje, gdje se ispuni isti obrazac, a

korisnik koji primi dokument ima opciju prihvaćanja i odbacivanja. Ova opcija je vrlo korisna

kod npr. kolaboracije mentor-student oko završnog rada kada student pošalje mentoru

završni rad, te ovaj prihvati ili odbaci. Ako prihvati, student je spreman za obranu završnog

rada, a ukoliko odbaci, može napisati komentar koje izmjene treba napraviti, te student

popravlja dijelove koji ne valjaju i nakon toga opet šalje na odobrenje mentora.

17

3.7. Obrazac za slanje dokumenata

3.3.4. Kalendar

Kao što sam naslov govori, ovo je običan kalendar u kojem korisnici mogu zapisati

sastanke, rokove, događaje i sl., te ih podijeliti s ostalim korisnicima. Svi članovi projekta

imaju pristup kalendaru i smiju dodavati zapise u kalendar.

3.3.5. Linkovi

U ovom dijelu je moguće dijeliti linkove na web stranice među korisnicima. Svi smiju

dodavati linkove, a dodavanje se obavlja preko obrasca koji je prikazan na slici ispod. U

obrascu je potrebno upisati naslov i URL tog linka, a postoje i opcije dodavanja opisa linka, te

dodavanje tagova radi lakšeg pronalaženja željenog linka.

18

3.8. Obrazac za dodavanje linka

3.3.6. Rasprave (Discussions)

U ovom dijelu korisnici imaju pregled nad raspravama koje su otvorili članovi projekta.

Moguće je otvarati nove rasprave ili pretraživati i pregledavati već postojeće teme, te

odgovore članova. Dodavanje novih tema rasprave se obavlja preko obrasca u koji se upiše

tema rasprave, te prvi post. Moguće je i dodavanje tagova radi lakšeg pronalaska određene

teme.

3.3.7. Članovi projekta (Members)

Tu je moguće vidjeti tko su ostali članovi projekta. Klikom na njihova imena korisnici

imaju pristup njihovom profilu na Alfresco poslužitelju, tj. informacijama o korisniku, njihovoj

adresi e-maila, projektima na kojima korisnik sudjeluje, te sadržaju koji je dodao na

poslužitelj.

19

3.4. Microsoft Office Add-In

Zbog lakšeg rukovanja dokumentima, i da se izbjegne potreba stalnog otvaranja Alfresco

share portala, napravljen je MS Office Add-in od Alfresca. To je dodatak za sve aplikacije iz

Microsoft Office programskog paketa, a omogućuje izmjenu dokumenata i dodavanje novih

dokumenata izravno iz programa u kojem korisnik radi dokument (Word, Excel, itd.). Ako

korisnik preuzme dokument na izmjenu, Alfresco „zaključa“ taj dokument onemogućujući

drugim korisnicima izmjenu tog dokumenta, to se zove check-out. Tek kada korisnik završi s

izmjenom, dokument se „otključava“ drugim korisnicima, tj. korisnik napravi check-in.

Na slikama na sljedećoj strani vidimo kako izgleda dodatak. Korisnik ima pregled nad

dokumentima koje je uzeo na izmjenu, zadacima koje mora obaviti, te prostore tvrtke kojima

ima pristup i dokumete u njima. Također može upravljati i tokom rada (workflow), što znači

da može slati dokumente nekome na odobravanje (npr. rukovoditelju projekta) ili dati

zadatak članu projekta da napravi neki dokument ili izmjene na već postojećem dokumentu.

To se obavlja putem obrasca na slici 3.7., gdje korisnik odabere željenu funkciju, osobu kojoj

želi poslati, rok izvršenja obaveze, te opis (najčešće posla koji treba obaviti ili neku

napomenu). Nakon slanja dokumenta, korisnik koji je zadužen za obavljanje radnje, dobije

novi unos na korisničkoj upravljačkoj konzoli koji ga obavještava o zadatku koji mora obaviti.

20

3.9. Upravljanje tokom rada - Office add-in

3.10. Add-in – Alfresco home 3.11. Add-in - prostori

21

4. Zaključak

Dakle, iz ovoga možemo zaključiti da je Alfresco vrlo dobar open source ECM

poslužitelj koji poštuje standarde što se tiče samog poslužitelja i baze podatake, ali

omogućuje veliku uštedu novca, te predstavlja vrlo dobru alternativu komercijalnim ECM

sustavima. Baza podataka je proširiva novim poslužiteljima, tako da je uvijek moguće

proširivati kapacitet poslužitelja bez promjene performansi.

Krajnji korisnik pristupa poslužitelju preko web preglednika, što mu omogućava

fleksibilnost rada (može se pristupiti s bilo kojeg računala koje ima web preglednik, od

kuće ili na putu) i jednostavnost pristupa (većini korisnika je web preglednik poznato

okružje). Korisnici imaju izbor korištenja dodatka za MS Office, tako da ne moraju svaki

put pristupati poslužitelju preko Interneta, nego izravno iz programa u kojem izrađuju

dokument ili rade izmjene. Alfresco share je vrlo dobar alat za kolaboraciju, s vrlo

korisnim funkcijama kao npr. upravljanje tokom rada (workflow), gdje su u mogućnosti

nekome dati zadatak, ili tražiti od korisnika potvrdu valjanosti dokumenta. Primjer takve

kolaboracije je pisanje završnog rada, gdje mentor da zadatak studentu da napravi rad.

Kada student napiše rad, šalje ga mentoru na odobrenje, koji ga može ili odbaciti i

napisati što treba popraviti ili odobriti i tada je završni rad gotov. Na share portalu se

mogu dogovoriti oko datuma obrane završnog rada tako da mentor u kalendar aktivnosti

postavi obavezu na određeni datum. Dok student radi na završnom radu, može otvoriti

raspravu sa mentorom u vezi zadatka na kojem radi, gdje student postavlja pitanja, a

mentor mu odgovara i obrnuto.

Administrator također pristupa sustavu kao običan korisnik, samo ima veća prava i

neke funkcije koje korisnici nemaju. Posao administratora je da omogući svim korisnicima

pristup svom prostoru na poslužitelju i da onemogući korisnicima da izmjenjuju

dokumente koji nisu njihovi. Administrator preslikava ustroj organizacije (ili poduzeća) na

prostore u Alfresco sustavu, te otvara korisničke profile i dodjeljuje im prava na

određene prostore. Korisnik u načelu mora imati vlasnička prava samo nad svojim

prostorom, a read-only prava u ostalim prostorima koje treba vidjeti.

Zaključak je da se Alfresco isplati organizacijama koje žele ostvariti kolaboraciju a ne

žele puno uložiti u cjelokupni sustav. Sustav ima puno prednosti, a mana gotovo da i

nema.

22

Popis literature

[1] Shariff, M.; Choudhary, V.; Bhandari, A.; Majmudar, P.: „Alfresco 3 Enterprise Content

Management Implementation“, Packt Publishing, 2009.

[2] „MySQL“, s Interneta: http://hr.wikipedia.org/wiki/MySQL , 2010.

[3] „Apache Tomcat“, s Interneta: http://en.wikipedia.org/wiki/Apache_Tomcat , 2010.

[4] „Jboss application server“, s Interneta: http://en.wikipedia.org/wiki/Jboss , 2010.

[5] „Alfresco Document Management“, s Interneta:

http://www.alfresco.com/resources/datasheets/ , 2010.

[6] „Alfresco Share“, s Interneta: http://www.alfresco.com/resources/datasheets/ , 2010.

[7] „Microsoft Office“, s Interneta: http://wiki.alfresco.com/wiki/Microsoft_Office , 2010.

Popis kratica i oznaka

ECM – Enterprise Content Management (eng. upravljanje dokumentacijom poduzeća)

FESB – Fakultet elektrotehnike, strojarstva i brodogradnje

HTML – HyperText Markup Language (standardni internetski programski jezik)

HTTP – HyperText Transfer Protocol (internetski protokol koji omogućava www)

Link – poveznica na neku Internet adresu

OS – operacijski sustav

RSS – Really Simple Sindication (eng. vrlo jednostavne vijesti)

XML – eXtensible Markup Language (programski jezik za označavanje podataka)

23