Documentos comerciales
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Por:Mauricio Hoyos Flórez
Grado:10-C
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Los documentos según su función económica se clasifican en: negociable y no negociable.
Negociable: son aquellos que por seguridad y comodidad reemplazan el dinero en efectivo o respaldan una deuda, dentro de ellos tenemos el cheque, la letra de cambio, la libranza, el pagare, la factura cambiaria entre otros; estos también se denominan TITULOS DE VALOR
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Estos solo sirven para brindar información sobre los productos o servicios que posee la empresa ; dentro de estos tenemos :
1. La cotización 2. El pedido3. La remisión 4. El cardex5. Notas de contabilidad.
Entre otros .
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Los documentos de soporte son los que sirven de respaldo a las transacciones comerciales de la empresa.Ejemplo: el recibo de caja que es el soporte a una venta o una compra, el comprobante de egreso que es el soporte a un pago efectuado por la empresa entre otros.Los documentos puede ser externos o internos. En el proceso de compra y venta se trabajan los siguientes documentos:La cotización - el pedido – la remisión – la factura – el recibo de caja – el cheque.
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Su objetivo fundamental es facilitar información al cliente para la toma de direcciones acerca de la mejor opción; por esta razón el cliente antes de cualquier negociación solicita varias cotizaciones y se queda con la mejor propuesta.
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1. Número: es el orden consecutivo que permite a la empresa controlar e identificar de forma rápida la cotización.
2. Nombre del cliente: persona natural o jurídica quien se dirige la cotización.
3. Fecha: día, mes y año en que se ofrece la cotización.4. Tiempo de validez: periodo de vigencia de las condiciones
ofrecidas.5. Forma de pago: a crédito o de contado.6. Forma de despacho: vía aérea, marítima o fluvial.7. Descripción del objeto de cotización: características, precios
unitario, cantidad, descuentos, recargos y valor total.8. Observaciones: son las condiciones particulares de la
negociación.9. Firma de los responsables: de quien cotiza y de quien aprueba.Nota: en todo documento comercial no puede faltar el membrete
de la empresa: razón social, logotipo, lema, N.I.T, dirección, teléfono, email, pagina web y fax.
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Es el compromiso formal para una compra. Su objetivo es dejar constancia por escrito, sobre la negociación . Sus partes son:1. Membrete2. Nombre del documento3. Número4. Nombre del cliente5. Fecha del pedido6. Forma de entrega o pedido7. Nombre del vendedor8. Forma de pago9. Descripción del objeto de pedido10.Firma de responsables
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Tiene una función informativa que permite al comprador la confrontación de la mercancía recibida con la solicitada en su pedido . Es un documento no contable y externo. En esta se relacionan los bienes enviados. Consta de :1. Membrete2. Nombre del documento3. Número consecutivo4. Nombre y dirección del comprador5. Datos de transportador o empresa que entrega la mercancía6. Descripción de la mercancía7. Observaciones8. Firma de los responsables
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Su función es ofrecer información inmediata sobre la existencia de un producto y disponer de un control permanente de las entradas y salidas del almacén y permite además valorizar el inventario
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1. Membrete2. Nombre del documento3. Fecha4. Detalle5. Valor unitario6. Entradas7. Salidas8. Saldo9. Proveedores10. Ubicación11. Unidad12. Mínimo y máximo13. Articulo14. método
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Es el soporte de la compraventa realizada, sirve de base para el cobro de la mercancía despachada o servicio prestado al cliente
Definición:
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1. Membrete de la empresa2. Nombre del documento3. Numero consecutivo4. Datos del cliente5. Nombre del vendedor6. Fecha de facturación7. Lugar de despacho8. Forma de pago9. Numero de cedula nit o Rut del comprador10. Descripción de la mercancía11. Imputación contable12. Firma de los responsables
Nota: la factura es considerada un titulo. Siempre y cuando lo especifique el documento; según el articulo 774del código del documento
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También se conoce como comprobante de ingreso, su función es servir de constancia del paso efectuado por un diente y de comprobante de todos los ingresos a la empresa .Consta de:1. Membrete 2. Nombre del documento3. Numero consecutivo4. Persona de quien se recibe el documento, con su
respectiva identificación5. Fecha de ingreso6. Concepto o motivo del ingreso7. Valor en numero y en letras8. Forma de pago9. Imputación contable10. Firma y sello del funcionario que recibe el pago
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Es un documento negociable mediante el cual el titular de una cuenta corriente ordena al banco que pague determinada cantidad de dinero a una persona natural o jurídica que previa presentación firma y entrega del cheque al mismo banco Consta de:1. El nombre de el banco girado2. Serie y numero del cheque 3. Ciudad y fecha de expedición4. Valor en números y letras 5. Nombre de beneficiario6. Firma del girador o titular de la cuenta7. Numero de la cuenta corriente
Nota: todos los cheques se imprimen en papel de seguridad para impedir falsificaciones.