DOCUMENTAŢIE de ATRIBUIRE - FNGCIMM - Documentatie de atribuire aplicatie...achiziţionarea unei...
Transcript of DOCUMENTAŢIE de ATRIBUIRE - FNGCIMM - Documentatie de atribuire aplicatie...achiziţionarea unei...
Fondul Național de Garantare a Creditelor pentru Întreprinderile
Mici și Mijlocii
(F.N.G.C.I.M.M. S.A.-IFN)
APROBAT, Președinte/Director General
Silvia Ciornei
DOCUMENTAŢIE de ATRIBUIRE
pentru
achiziţionarea unei aplicatii de tip registratura electronica si secretariat
Cerere de oferte
Avizat: Departamentul Economic Adela Ţicmeanu – Director coordonator
Direcția juridică
Paul Iulian Fifea - Director executiv
Directia IT
Cristina Chis – Director executiv
Direcția Achiziții și Secretariat General
Pentru Director executiv
Compartimentul Achiziții
Mihaela Bătrînca - Șef Compartiment
Întocmit: Compartimentul Achiziții
Bogdan Bădică – referent în management
2
CUPRINS
SECŢIUNEA I – FIŞA DE DATE – 8 pagini SECŢIUNEA II – CAIET DE SARCINI – 33 pagini SECŢIUNEA III – FORMULARE – 13 pagini SECTIUNEA IV – CONTRACT – 5 pagini
3
SECŢIUNEA I
FIŞA DE DATE A ACHIZIŢIEI
I a Beneficiar
Denumire: Fondul Național de Garantare a Creditelor pentru Întreprinderile Mici și Mijlocii
( F.N.G.C.I.M.M. S.A.-IFN)
Adresa: Str. Ștefan Iulian nr. 38, sector 1
Localitate: Bucureşti Cod poştal: 011248 Tara: ROMÂNIA
Persoana de contact: Bogdan Bădică Telefon: 021/ 310 18 74
E-mail: [email protected]
Fax: 021/ 310 18 57
Adresa/ele de internet a/ale beneficiarului: www.fngcimm.ro; www.garantare.ro
I b Principala activitate a beneficiarului
Instituție financiar nebancară ■ emitere de garanții și asumarea de
angajamente pentru garantarea creditelor și
a altor instrumente de finanțare care pot fi
obținute de întreprinderile mici și mijlocii,
definite potrivit legii, de la bănci sau din
alte surse
Alte informaţii și/sau clarificări pot fi obţinute:
■ la adresa mai sus menţionată □ altele:
Date limita de primire a solicitărilor de clarificări
Data: 13.07.2015 Ora limita: 12:00
Solicitările de clarificări se transmit la F.N.G.C.I.M.M. S.A.-IFN în scris la fax: 021/ 310 18 57
Data limita de transmitere a răspunsului la clarificări: Data: 13.07.2015 Ora limită 17:00
I.c. Sursa de finanţare
Venituri proprii Bugetul de venituri și cheltuieli al F.N.G.C.I.M.M.
S.A.-IFN - 2015
II: OBIECTUL CONTRACTULUI
II.1) Descriere
II.1.1) Denumire contract: Achiziţionarea unei aplicații de registratură electronică și secretariat
pentru F.N.G.C.I.M.M. S.A.-IFN, conform specificaţiilor din Caietul de sarcini.
II. 1.2) Denumire contract şi locaţia lucrării, locul de livrare sau prestare
(a) Lucrări □ (b) Produse ■ c) Servicii □
Cumpărare □
Conform Caietului de sarcini
(secţiunea II)
Principala locatie a lucrarii Principalul loc de livrare
sediul F.N.G.C.I.M.M. S.A.-IFN,
Str. Ștefan Iulian, nr. 38, sector 1,
București
Principalul loc de prestare:
II.1.3) Procedura se finalizează prin :
4
Contract de achiziţie: ■ Încheierea unui acord cadru □
II. 1.4) Durata contractului de achizitie:
Ani 0 luni 3 zile 0 (de la atribuirea contractului), cu posibilitate de prelungire prin
act adițional
II.1.5) Oferte alternative sunt acceptate DA □ NU ■
II. 2) Cantitatea sau scopul contractului
II.2.1) Achiziţionarea unei aplicatii de registratura electronica si secretariat
Valoarea estimată pentru 3 luni: 142.741,94 lei fără TVA
II 2.2) Opţiuni (dacă există) DA □ NU■
II. 3) Condiţii specifice contractului
II.3.1 Garanţia de participare (după caz)
II.3.2 Contract rezervat
II.3.3 Altele
Solicitat □ Nesolicitat ■
DA □ NU ■
DA □ NU ■
III: PROCEDURA
III.1) Procedura selectată
Licitaţie □
Negociere cu o singură sursă □
Negociere cu mai multe surse □
Cerere de oferte ■
Procedura de cerere de ofertă se va defășura în conformitate cu Norma procedurală internă nr. 32
privind achizițiile în cadrul F.N.G.C.I.M.M. S.A.-IFN postată la adresa: www.fngcimm.ro
IV. CRITERII DE CALIFICARE ȘI SELECȚIE
IV.1) Situaţia personală a candidatului / ofertantului
1.Declaraţie privind eligibilitatea
Solicitat ■ Nesolicitat □
Cerinţe minime obligatorii :
1. Declaraţie privind eligibilitatea, completare
Formular nr. 1, și Declarație privind evitarea conflictului
de interese – Formularul nr. 1.1. din SECŢIUNEA III-
formulare
2. Declarație privind istoricul litigiilor, completare
Formularul nr. 2 din Secțiunea III – formulare
Încadrarea în situaţiile prevăzute în Formularul nr. 1 și
Formularul nr. 1.1., atrage excluderea ofertantului din
procedura aplicată pentru atribuirea contractului de
achiziţie.
2. Certificate constatatoare privind
îndeplinirea obligaţiilor exigibile de
plată
Solicitat ■ Nesolicitat □
Cerinţe minime obligatorii:
1. Copie lizibilă semnată și ștampilată pentru „conformitate
cu originalul” după certificatul fiscal eliberat de
Compartimentul Impozite şi Taxe Locale al unităţii
administrativ teritoriale de pe raza căreia societatea are
sediul social, din care sa reiasă îndeplinirea obligațiilor
exigibile la nivelul lunii anterioare celei în care este
prevăzut termenul limită de depunere a ofertelor .
2. Copie lizibila semnata și stampilata pentru „conformitate
cu originalul” după certificatul de atestare fiscală eliberat
5
de organul de administrare fiscală al unităţii administrativ
teritoriale de pe raza căreia societatea are sediul social privind
plata obligaţiilor la bugetul general consolidat, din care sa
reiasă îndeplinirea obligațiilor exigibile la nivelul lunii
anterioare celei în care este prevăzut termenul limită de
depunere a ofertelor .
Pentru persoane juridice străine:
Operatorul economic va prezenta documente edificatoare –
eliberate de autorităţi ale tarii de origine (certificate,
caziere judiciare, alte documente echivalente) pentru a
rezulta apartenenţa/înregistrarea la organe din țara
respectivă prin care să dovedească că şi-a îndeplinit
obligaţiile de plată a impozitelor, taxelor şi contribuţiilor
către buget. Documentele vor fi prezentate în original sau
în copie, la care se va alătura traducerea legalizată a
acestora în limba română, limba de redactare a ofertei
fiind limba română.
În situaţia în care din documentele solicitate reiese că
ofertantul se află într-una din situaţiile prevăzute de pct.
42 și 43 din Norma procedurală internă nr. 32, acesta va fi
exclus de la procedura pentru atribuirea contractului sus
menţionat.
5. Declaraţii privind calitatea de
participant la procedură
Solicitat ■ Nesolicitat □
Cerinţă minimă obligatorie
Declaraţie privind calitatea de participant la procedură – completare Formular nr. 3, din SECŢIUNEA III-
formulare.
Ofertantul nu are dreptul, în cadrul acestei proceduri, sub
sancţiunea respingerii ofertei:
a) să depună două sau mai multe candidaturi/oferte
individuale şi/sau comune;
b) să depună ofertă individuală/comună şi să fie
nominalizat ca subcontractant în cadrul unei alte oferte.
6. Capacitatea de exercitare a
activităţii profesionale (înregistrare)
Persoane juridice/fizice române
Solicitat ■ Nesolicitat □
Persoane juridice străine:
Solicitat ■ Nesolicitat □
Cerinţe minime obligatorii:
Pentru persoane juridice române:
1. Certificat constatator emis de Oficiul Registrului
Comerţului de pe lângă instanţa competentă, în original
sau în copie certificată pentru conformitate cu
originalul/Autorizaţie de funcţionare/altele echivalent din
care să rezulte adresa actuală şi obiectul de activitate al
societăţii.
Obiectul contractului trebuie să aibă corespondent în codul
CAEN din certificatul constatator emis de ONRC.
2. Certificatul de înregistrare eliberat de Oficiul
Registrului Comerţului, în copie certificată pentru
conformitate cu originalul, cu semnătura şi ştampila
persoanei autorizate, valabil la data deschiderii ofertelor.
Persoane juridice străine:
Cerinţă minimă obligatorie: prezentarea oricăror
6
documente care dovedesc o formă de înregistrare/atestare
ori apartenenţă din punct de vedere profesional, în
conformitate cu prevederile legale din ţara în care
ofertantul este rezident. Documentele trebuie să fie
înregistrate /atestate la autorităţile competente ţării
respective.
Documentele trebuie prezentate în traducere legalizată în
limba română, limba de redactare a ofertei.
IV.3.) Situaţia economico-financiară
Informaţii cu privire la situaţia
economico-financiară
Solicitat ■ Nesolicitat □
Cerinţe minime obligatorii:
1.Fişa de informaţii generale, completare Formular nr.
5, din SECŢIUNEA III-formulare.
Completare Formular nr. 5, din SECŢIUNEA III -
formulare.
IV.4.) Capacitatea tehnică şi/sau profesională
4.1. Informaţii privind capacitatea
tehnică
Solicitat ■ Nesolicitat □
Cerinţe minime obligatorii:
1. Lista principalelor furnizari de produse similare în
ultimii 3 ani, completare Formular nr. 4 și Formularul
nr. 4.1. privind lista contractelor de livrari similare în
ultimii 3 ani din SECŢIUNEA III-formulare.
2. Fişa experienţa similară pentru contracte încheiate în
ultimii 3 ani, privind furnizarea de produse similare.
Finalizarea în ultimii 3 ani a unor contracte de natură şi
complexitate similară cu o valoare cumulată de minim
142.741,94 lei fără TVA completare Formular nr. 6, din
SECŢIUNEA III-formulare.
3. Recomandări: minim 2 recomandări din care să rezulte
că au fost îndeplinite cu succes obligațiile contractuale
rezultate din colaborarea cu alți operatori economici sau
instituții.
4.2. Standarde de asigurare a
calităţii
Solicitat ■ Nesolicitat□
Cerinţă minimă obligatorie:
Se vor prezenta în copie lizibilă cu mențiunea ”conform cu
originalul”, semnate autorizat și ștampilate : certificate
emise de organisme independente prin care se atestă că
operatorul economic respectă standardele de asigurare a
calității – ISO 9001 sau alte sisteme de asigurare a calității,
bazate pe seriile de standarde europene privind certificarea.
Sunt admise doar certificatele care au domeniul de
implementare și aplicare un sistem de management al
calității specific domeniului din care fac parte serviciile
care vor face obiectul contractului, aflate în termen de
valabilitate la data limită de depunere a ofertelor.
4.3. Informaţii privind
subcontractanţii
Solicitat ■ Nesolicitat □
Cerinţă minimă obligatorie:
Se solicită, (dacă este cazul), Declaraţie privind
partea/părţile din contract care sunt îndeplinite de
subcontractanţi şi specializarea acestora completată în
conformitate cu Formularul nr. 7 și Formularul nr. 7.1.
– lista subcontractorilor, dacă este cazul, din
SECŢIUNEA III-formulare.
În cazul în care părţi din contractul de achiziţie urmează să
7
4.4. Informaţii privind asocierea
Solicitat ■ Nesolicitat □
4.5. Informaţii privind susținătorul
Solicitat ■ Nesolicitat □
se îndeplineascã de unul sau mai mulţi subcontractanţi,
beneficiarul va solicita, la încheierea contractului de
achiziţie respectiv, prezentarea contractelor încheiate între
viitorul contractant şi subcontractanţii nominalizaţi în
ofertă. Contractele prezentate trebuie să fie în concordanţă
cu oferta şi se vor constitui în anexe la contractul de
achiziţie.
Pe parcursul derulării contractului, contractantul nu are
dreptul de a înlocui subcontractanţii nominalizaţi în ofertă.
Cerinţe minime obligatorii:
1. Acord sau o scrisoare preliminară de asociere, dacă
este cazul:
Oferta trebuie să cuprindă un acord sau o scrisoare
preliminară de asociere în care să se menţioneze că toţi
asociaţii îşi asumă răspunderea colectivă şi solidară pentru
îndeplinirea contractului, că liderul asociaţiei este
împuternicit să se oblige şi să primească instrucţiuni în
numele tuturor asociaţilor şi este răspunzător în nume
propriu şi în numele Asocierii pentru îndeplinirea
contractului. Înţelegerea trebuie să stipuleze de asemenea
că toţi asociaţii din Asociere sunt obligaţi să rămână în
Asociaţie pe întreaga durată a contractului.
2. Ofertantul, în cazul în care este format dintr-o asociaţie
la care participă mai mulţi operatori economici, va
prezenta detaliat asocierea, semnată de toți asociații, prin
care asociaţii îşi dau acordul şi semnează.
În cazul în care mai mulţi operatori economici decid a se
asocia cu scopul de a depune oferta comună, atunci aceştia
au obligaţia de a preciza sarcinile care revin fiecărei părţi şi
de a prezenta fiecare documentele solicitate la Cap IV
Criterii de calificare şi selecţie.
În cazul ofertanţilor (persoane fizice sau juridice) de altă
naţionalitate decât cea română, documentele menţionate
vor fi transmise în limba de origine, însoţite de o traducere
legalizată a acestora în limba română.
Cerinţă minimă obligatorie:
În cazul în care oferta este depusă de o asociere de
operatori economici, fiecare asociat va prezenta
documentele menţionate la punctul IV. Criterii de
calificare și selectie
Cerință minimă obligatorie:
Prezentarea unui angajament ferm al susținătorului,
încheiat în formă autentică, prin care confirmă faptul că va
pune la dispoziția ofertantului resursele financiare
invocate.
V. ELABORAREA OFERTEI
V.1) Limba de redactare a ofertei limba română
V.2) Perioada de valabilitate a
ofertei
60 zile, de la data deschiderii ofertelor.
8
V.3) Garanţia de participare
Solicitat □ Nesolicitat ■
Nu se solicită
V.4) Modul de prezentare a
propunerii tehnice
Ofertanţii au obligaţia de a întocmi propunerea tehnică în
conformitate cu cerinţele minime din Caietul de sarcini-
SECŢIUNEA II
Cerinţele din caietul de sarcini sunt minime şi obligatorii.
V.5) Modul de prezentare a
propunerii financiare
Formularul de oferta va conţine obiectul achiziţiei şi termenul de
valabilitate al ofertei, completare Formular nr. 8, din
SECŢIUNEA III-formulare.
Ofertantul va completa şi Centralizatorul de preţuri, în lei, conform
Formularului nr. 8.1, din SECŢIUNEA III-formulare.
În caz contrar se va considera Oferta financiară incompletă, drept
pentru care oferta va fi declarată inacceptabilă.
Nu se vor accepta modificări ulterioare ale ofertelor.
Oferta financiară va fi prezentată exclusiv în lei.
V.6) Prezentarea ofertei
a) adresa la care se depune oferta
b) data limita pentru depunerea
ofertei
c) mod de prezentare
a) Oferta se va depune la sediul F.N.G.C.I.M.M. S.A.-IFN
din strada Ștefan Iulian nr. 38, sector 1, București, la
registratura .
b) Data limită pentru depunerea ofertei:
Data: 20.07.2015, ora: 10:00
c) Modul de prezentare a ofertei:
Ofertantul are obligația să prezinte un plic exterior, capsat/lipit
de coletul/plicul care va conține oferta, cu următoarele
documente:
- Formularul nr. 9 – scrisoare de înaintare;
- împuternicirea pentru depunerea ofertei și participarea la
ședința de deschidere, dacă este cazul;
- copie după actul de identitate al persoanei împuternicite să
participe la ședința de deschidere.
Coletul/plicul depus de ofertant, trebuie să conțină în interior 2
plicuri sigilate și ștampilate, astfel:
- plicul nr. 1 – documente în original;
- plicul nr. 2 – documente în copie certificată cu originalul.
Fiecare plic cu documente în original și copie, trebuie să conțină
în interior 3 plicuri sigilate și ștampilate, astfel:
- plicul nr. 1 – documente de calificare și selecție;
- plicul nr. 2 – propunerea tehnică ;
- plicul nr. 3 – propunerea financiară.
În eventualitatea unei discrepanțe între original și copii, va
prevala originalul.
Originalul și copia/copiile trebuie să fie tipărite sau scrise cu
cerneală/toner și vor fi semnate pe fiecare pagină, de
reprezentantul/reprezentanții autorizat/autorizați corespunzător să
angajeze candidatul/ofertantul în procedura pentru atribuirea
contractului de achiziție.
În cazul documentelor emise de instituții/organisme oficiale
abilitate în acest sens, documentele respective trebuie să fie
semnate și parafate, potrivit prevederilor legale aflate în vigoare.
Ofertantul trebuie să sigileze originalul și fiecare set de copii în
plicuri separate, marcate corespunzător cu “original”și “copie”.
9
e) modificarea şi retragerea ofertei
f) oferte întârziate
g) respingerea ofertei
Plicurile se vor introduce într-un plic exterior netransparent și
închis corespunzător.
Plicul/coletul exterior trebuie să fie marcat cu adresa Fondului și
cu inscripția “A NU SE DESCHIDE ÎNAINTE DE DATA DE.
DATA 20.07.2015, ORA 11:00”.
Dacă plicul exterior nu este marcat conform prevederilor din
documentația de atribuire și/sau invitația de participare, Fondul
nu își asumă nicio responsabilitate pentru rătăcirea documentelor.
d) Nu se acceptă oferte alternative.
e) Ofertantul are dreptul de a-şi retrage oferta, până la data şi ora
stabilită în invitația de participare postată pe site-ul
www.fngcimm.ro .
Ofertantul poate modifica conţinutul ofertei, până la data şi ora
stabilită în invitația de participare postată pe site-ul
www.fngcimm.ro .
f) Ofertele întârziate vor fi respinse conform condiţiilor stabilite
la pct. 76 din Norma procedurală internă nr. 32.
g) Neprezentarea propunerii tehnice şi / sau financiare are ca
efect descalificarea ofertantului.
V.8) Data limită de depunere a
ofertelor
20.07.2015, ora 10:00
V.9) Deschiderea ofertelor 20.07.2015, ora 11:00
VI. CRITERII DE ATRIBUIRE
VI.1) Preţul cel mai scăzut □
VI.2) Oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic ■
Algoritm de calcul:
Ponderea folosită în punctare este de 50% punctaj financiar, 50% punctaj tehnic.
Punctajul total acordat pentru fiecare ofertă se va calcula pe baza formulei:
Punctaj total = Punctaj financiar x50/100 + Punctaj tehnic x 50/100
Oferta stabilită ca fiind câştigătoare este oferta care întruneşte punctajul cel mai mare obţinut în urma
aplicării criteriilor de evaluare, clasificându-se ofertele în ordinea descrescătoare a punctajului total
obţinut.
Calculul punctajelor:
Punctajul pentru tarifele ofertate se calculează astfel:
Pentru cel mai scăzut pret se acordă punctajul maxim corespunzător factorului de evaluare.
Pentru oferte diferite, preţul cel mai scăzut va primi maximul de puncte, următoarele oferte vor fi
calculate după formula:
P=(Tm/TM)Pm.
unde:
P – punctajul curent;
10
Tm – tariful minim;
TM – tariful curent,
Pm – punctajul maxim
Punctajul maxim oferit în cazul ofertei financiare va fi de 100 de puncte la care se va aplica
ponderea de 50% din totalul punctajului.
I. Propunerea tehnică (Pt)
A) Pentru indeplinirea cerintelor tehnice din caietul de sarcini in proportie de:
- 75% - 100% - 80 puncte
- 50% - 75% - 60 puncte
- 25% - 50% - 40 puncte
- 10% - 25% - 20 puncte
- 0% - 10% - 0 puncte
B) Pentru dovada implementarii aplicatiei la un numar de beneficiari cuprins intre:
- 10 - 20 beneficiari – 20 puncte
- 5 - 10 beneficiari – 10 puncte
- 3 – 5 beneficiari – 5 puncte
- 0 – 3 beneficiari – 0 puncte
Propunerea Tehnică va fi realizată în conformitate cu cerințele minime și obligatorii stabilite prin
caietul de sarcini iar pentru carateristicile punctate, departajarea se va realiza prin punctajul
acumulat pe fiecare componentă punctată. Punctajul maxim oferit în cazul propunerii tehnice va fi
de 100 de puncte la care se va aplica ponderea de 50% din totalul punctajului.
Oferta cu punctajul cel mai mare, calculat ca suma a punctajelor Propunerii financiare și Propunerii
tehnice, va fi declarată câştigătoare.
În cazul în care în urma evaluării ofertelor, rezultă egalitate între oferte, Fondul va decide oferta
câștigătoare analizând urmatoarele:
- Alte tarife/taxe speciale ofertate;
- Infrastructura și logistică;
- Servicii suplimentare oferite.
VII. ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE
VII.1 Ajustarea preţului
contractului
DA □ NU ■
Preţul contractului este ferm şi nu se ajustează.
VII.2 Garanţia de bună execuţie a
contractului
DA □ NU ■
Nu este cazul.
11
SECȚIUNEA II
CAIET DE SARCINI
Aplicatie de tip registratura electronica si secretariat
Fondul National de Garantare a Creditelor pentru Intreprinderile Mici și Mijlocii SA-IFN
Prezentul Caiet de sarcini conţine specificaţii tehnice, face parte integrantă din documentaţia de atribuire
în vederea participării la procedura de atribuire “cerere de oferte” şi constituie ansamblul cerinţelor
minimale pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnico-financiară.
1. INFORMAŢII GENERALE
Denumire: Fondul National de Garantare a Creditelor pentru Intreprinderile Mici și Mijlocii S.A. –
IFN ( F.N.G.C.I.M.M. S.A. – IFN)
Adresa: Str. Stefan Iulian, nr. 38, sector 1, Bucuresti, cod postal 011248
Persoane de contact:
Bogdan Bădică; Tel: 021/310.18.74 int. 170;
e-mail: [email protected]
Telefon FNGCIMM SA - IFN: 021/310.19.37; Fax: 021/310.18.57
Modalitati de comunicare:
1) Orice comunicare, solicitare, informare, notificare și altele asemenea trebuie sa fie transmise în scris și
sa fie semnate;
2) Orice document scris trebuie inregistrat atat în momentul transmiterii, cat și în momentul primirii;
3) Comunicarea, transmiterea și stocarea informatiilor se va realiza astfel incat sa se asigure integritatea și
confidentialitatea datelor respective;
4) Documentele scrise pot fi transmise prin oricare din urmatoarele modalitati:
a) prin posta
b) prin fax
c) e-mail
d) utilizand combinatii de modalitati de comunicare prevazute la lit. a) – c).
2. SPECIFICATII REFERITOARE LA CONTRACTUL DE SERVICII CE URMEAZA A FI ATRIBUIT
12
2.1 Denumire contract:
Contract de furnizare aplicatie de tip registratura electronica si secretariat
2.2 Durata contractului: 3 luni.
2.4 Alte specificatii:
a) Contractul se va incheia în conformitate cu cerintele minime stipulate în prezentul caiet de sarcini.
b) Modalitatea de plată:
Plata se va efectua în lei, prin OP, în contul prestatorului, în baza facturii/facturilor emise de
prestator, în termen de maxim 30 zile lucratoare de la data primirii și inregistrarii facturii la sediul
FNGCIMM SA-IFN.
Propunerea tehnică se va întocmi respectând următoarele cerinte minime și raspunzandu-se punctual la
cerintele cerute:
1. Ofertantul va dispune de toate conditiile tehnice necesare pentru implementarea aplicatiei de tip
registratura electronica si secretariat.
Introducere
FNGCIMM SA IFN are implementat la momentul actual un sistem Intranet utilizat pentru activități
diverse care merg de la culegerea de date în fișe și registre până la managementul documentelor.
Intranetul este implementat pe o tehnologie Microsoft SharePoint versiune 2007, aleasă datorită facilităților
ridicate de integrare cu alte platforme software Microsoft.
Exploatat începând cu anul 2007 Intranetul a fost dezvoltat treptat, în funcție de nevoile identificate
pe parcurs și în acest moment necesită o remodelare majoră. Este necesară reproiectarea arhitecturii de
informație a Fondului la nivel logic fizic, reproiectarea fluxurilor de documente, remodelarea arhivelor, și
integrarea funcționalităților de înregistrare documente.
Noul sistem de management al documentelor trebuie să furnizeze capacitate de stocare, versionare,
metadate, securitate, înregistrarea, indexarea și regăsirea rapidă a documentelor, modelarea, controlul și
monitorizarea fluxurilor de documente în cadrul Fondului. În mod explicit sistemul va trebui să asigure:
Înregistrarea documentelor Fondului
trasabilitatea și versionarea documentelor Fondului
stocarea centralizata a tuturor documentele electronice semnificative pentru Fond
backup unitar pentru toate documentele Fondului
modelarea, controlul si monitorizarea fluxurilor (workflows) de documente in cadrul Fondului.
arhivarea electronică a documentelor Fondului
Sistemul de management al documentelor va gestiona următoarele clase de formate de documente
electronice:
copii electronice ale documentelor pe hârtie (obținute prin scanare)
fișiere în diverse formate obținute de personalul organizației în urma activității acestuia e.g. fișiere
rezultate din lucrul cu instrumente office (editoare text, foi de clacul, prezentări, etc), fișiere
Microsoft Project, fișiere Visio, fisiere cod sursă, fișiere rezultate din aplicații grafice, fișiere
executabile, orice alte formate de fișiere.
Sistemul de management al documentelor va gestiona următoarele clase de documente în formatele
specificate mai sus.:
Documente de reglementare (legislație, norme, manuale, proceduri, instrucțiuni de lucru, fluxuri de
lucru, etc.)
Documente de planificare a activității Fondului (strategii, planuri, grafice și declarații de lucru, etc.)
13
Documente privind asigurarea resurselor Fondului (resurse umane inclusiv instruire, infrastructură,
mediu de lucru)
Documente privind activitatea de bază (convenții de lucru cu partenerii, dosare de
garantare/finanțare, contracte de garantare/finanțare, dosare de plată)
Documente juridice (dosare de urmărire litigii, documente diverse de natură juridică)
Documente financiar contabile (facturi furnizori, facturi emise, procese verbale predare primire,
contracte furnizori)
Documente de proiectare (schite și desene, documentație tehnică, coduri sursă, etc.)
Documente de monitorizare a activității Fondului (doeumente de control și audit financiar, calitate,
securitatea informației, securitate și siguranță în muncă, securitatea mediului, rapoarte pentru analiza
managementului)
Implementarea sistemului va integra pe rând funcționalitățile de înregistrare, control și arhivare a
documentelor în cadrul a trei etape de dezvoltare.
Scop
Prezenta specificație de cerințe se referă la prima etapă de implementare a unui sistem de management al
documentelor în cadrul FNGCIMM i.e. implementarea unui sistem software de automatizare a activităților
de registratură și secretariat. Pentru etapele următoare de dezvoltare vor fi întocmite specificații de cerințe
corespunzătoare.
Scopul general al documentului este:
Stabilirea unei baze comune de lucru între Fond și furnizorul de servicii cu privire la cerințele
Sistemului Informatic de Registratură și Sectetariat;
Reducerea efortului de dezvoltare și implementare
Fixarea unei baze pentru estimarea costurilor și a duratei de dezvoltare și implementare;
Fixarea unei baze pentru validare și verificare;
Facilitarea transferului sistemului în alte structuri ale Fondului sau către alți clienți;
Stabilirea unei referințe pentru acțiunile de îmbunătățire.
Convenții utilizate în document
Titlu 1, Titlu 1.1, Titlu 1.1.1, etc. Indică titlul într-o ierarhie cu numerotare
Font normal (Times New Roman) Indică un paragraf de text.
Font normal aldin Indică o subliniere în textele reprezentate cu font normal.
Font normal italic Indică utilizarea unor termeni sau expresii specifice unui
anumit domeniu (e.g. denumiri de produse, denumiri de
metode, denumiri de instrumente, denumiri de referinţe,
etc.).
Font fix (Courier New) Indică extrase din alte surse, note sau menţiuni speciale. (e.g.
extrase de cod/comenzi introduse de la tastatură, sau în
anumite cazuri text tipărit pe monitor sau în rapoarte de baze
de date).
Font fix aldin Indică o subliniere în textele reprezentate cu font fix.
Atenționare problemă critică
Atenționare cititor
Indicație, sugestie
Notă
14
Cui este adresat documentul și sugestii de parcurgere
Documentul se adresează persoanelor care trebuie să înțeleagă arhitectura de bază a sistemului în
scopul dezvoltării, implementării în bune condiții a sistemului informatic astfel:
Categorie cititor Nevoi adresate
Conducere Fond Bază de apreciere pentru alocarea resurselor necesare realizării sistemului: Managerii trebuie să aprecieze dacă există o bază realistă pentru estimarea
costurilor proiectului și dacă documentul poate fi aprobat pentru a obține oferte
sau a estimări de preț de la furnizori.
Utilizatori Acoperirea cerințelor operaționale: Utilizatorul sistemului trebuie să
examineze diagramele și specificațiile prezentate în acest document și să
determine dacă sistemul informatic descris are toate cerințele necesare, dacă
este adecvat nevoilor zilnice de operare și dacă dezvoltatorul a implementat
toate cerințele specificate. Utilizatorilor le sunt adresate în special secțiunile: 1;
2.1; 2.2; 2.3; 2.6; 4.1;
Manageri proiect Bază pentru monitorizarea dezvoltării și acceptanța sistemului: Managerii
de proiect trebuie să aibă o referință pentru monitorizarea proceselor de
dezvoltare, implementare, mentenanță și să ia act de rezultatele activităților de
acceptanță în scop de decizie în cazul identificării unor neconformități majore.
Dezvoltatori Crearea unei referințe pentru îmbunătățiri ulterioare: Dacă dezvoltatorul
trebuie să schimbe, să modifice sau să adauge noi cerințe în sistemul informatic
definit, trebuie să se consulte în primul rând acest document și să actualizeze
cerințele în mod corespunzător, astfel încât să nu altereze sensul real al
specificației și să transmită informațiile corect la fazele următoare ale
procesului de dezvoltare. Dezvoltatorilor le sunt adresate secțiunile: 1.1; 1.2;
1.3; 2.2; 2.3; 2.5; 2.7; 3; 4; 5 și restul.
Testori Testarea sistemului: Testorii vor efectua testările componentelor software față
de cerințele consemnate în acest document. Testorilor le sunt adresate în special
secțiunile: 1.1; 2.1; 2.4; 2.5; 2.7; 3; 4; 5;
Autori de
documentație
Documentație de operare și administrare a sistemului: Autorii de documentație
trebuie să elaboreze și să întrețină documentația potrivit cerințelor. Autorilor de
documentație le sunt adresate în special secțiunile: 2.6;
Acest document conține cerințele generale ale sistemului și analiza principalelor fluxuri de afaceri
legate de înregistrarea și gestiunea documentelor în cadrul Fondului și este organizat conform Standardului
IEEE pentru specificații de cerințe software (IEEE 830-1993). Pentru ca toate categoriile de cititori ai
acestui document să poată urmări mai ușor conținutul acestui document în continuare este prezentat modul
de organizare a specificației tehnice de cerințe.
1. Introducere Precizează scopul, convențiile de editare, grupul țintă, domeniul de
aplicare al documentului și referințele care au stat la baza redactării
acestuia.
2. Descriere generală Conține o vedere generală asupra sistemului software, descrierea mediului
în care va opera acesta, descrierea mediului de operare, a constrângerilor
de proiectare și implementare, descrierea documentației utilizator precum
și ipotezele de lucru și a dependențelor Sistemului de Registratură și
Secretariat. Această secțiune descrie caracteristicile generale ale
produsului precum și clasele de utilizatori și caracteristicile acestora.
3. Caracteristici sistem Conține descrierea caracteristicilor funcționale ale Sistemului de
Registratură și Secretariat.
4. Cerințe pentru
interfețe externe
Secțiunea descrie cerințele pentru interfața utilizator, interfețele hardware
și software precum și interfețele de comunicații după caz.
15
5. Alte cerințe
nonfuncţionale
Secțiunea descrie cerințele pentru atributele de performanță, cerințe de
securitate și caracteritici de calitate software.
Domeniul de aplicare al proiectului
Referințe
Instrucţiuni privind
activitatea de arhivă
Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de
documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul
de zi nr. 217 din 23 mai 1996 Legea Nr. 16 din 2 aprilie 1996
Legea Arhivelor Naţionale cu modificările și completările ulterioare
SR ISO/CEI 9001:2008 SMC Cerinţe
SR ISO/CEI 27002:2013 Cod de bună practică pentru managementul securităţii informaţiei
SR ISO/CEI 27001:2013 SMSI Cerinţe
Ordin nr. 52/2002 din
18/04/2002
Publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 383 din 05/06/2002 privind
aprobarea Cerinţelor minime de securitate a prelucrărilor de date cu
caracter personal
Descriere generală
Vedere asupra produsului
Descrierea generală a beneficiarului
Fondul Naţional de Garantare a Creditelor pentru Întreprinderile Mici şi Mijlocii SA - IFN
(FNGCIMM SA - IFN) a fost înfiinţat în decembrie 2001 prin H.G. nr. 1211/2001 în scopul susţinerii
activităţilor întreprinzătorilor (IMM-uri, societăţi cooperatiste şi persoane fizice autorizate să desfăşoare
activităţi economice potrivit legii).
FNGCIMM SA - IFN facilitează accesul la finanţări prin acordarea de garanţii pentru instrumentele de
finanţare contractate de la bănci comerciale sau din alte surse.
Ca societate pe acţiuni, având drept unic acţionar statul român, reprezentat prin Ministerul Finanțelor
Publice, FNGCIMM SA - IFN este un instrument al Guvernului României pentru implementarea politicilor
sale de sprijinire a dezvoltării acestui sector ce constituie o prioritate a politicii economice şi sociale a
Guvernului României.
Înfiinţarea Fondului Naţional de Garantare a Creditelor pentru Întreprinderile Mici şi Mijlocii a fost
motivată de importanţa sectorului IMM în ansamblul economiei naţionale şi de potenţialul lui de a participa
la crearea produsului intern brut, la dezvoltarea exporturilor, precum şi la crearea de noi locuri de muncă.
Fondul livrează către clienții săi următoarele servicii de garantare:
Din surse proprii:
Garanții standard Sunt garantate creditele pe termen mediu şi lung de tipul creditelor pentru
investiţii și cele pe termen scurt de tipul liniilor de credit pentru asigurarea
capitalului de lucru, credite globale de exploatare, credite pentru finanţarea
cheltuielilor şi stocurilor, credite pentru prefinanţarea exporturilor ş.a.
Valoarea garanţiei – maxim 2,5 milioane de Euro.
Reprezintă 4,6% în total garanții.
Garanții plafon Sunt garantate creditele destinate dezvoltării proiectelor investiţionale şi
asigurării capitalului de lucru. Valoarea garanţiei – maxim 1.600.000 lei.
Reprezintă 27,4% în total garanții.
Din surse în administrare / în numele și contul statului: Garanții infrastructură Sunt garantate creditele pentru beneficiarii proiectelor în domenii prioritare
16
pentru economia romaneasca, finantate din instrumentele structurale ale
Uniunii Europene.
Reprezintă 0% în total garanții.
Garanții reabilitare
termică
Sunt garantate creditele pentru asociaţiile de proprietari – persoane juridice
fără scop patrimonial – şi a proprietarilor locuinţelor unifamiliale –
persoane fizice.
Reprezintă 0,01% în total garanții.
Garanții agricultură și
pescuit
Sunt garantate creditele pentru agricultură și pescuit considerate importante
pentru relansarea economică sustenabilă
Reprezintă 0,05% în total garanții.
Garanții pentru stimulare
IMM-uri
Sunt garantate creditele pentru capitalul de lucru (linii de credit cu garanție
de stat).
Reprezintă 1,5% în total garanții.
Garanții Prima Casă Sunt garantate creditele pentru achiziția/construcția de locuințe.
Reprezintă 66,44% în total garanții.
În procesul de realizare și livrare a serviciilor sale Fondul primește și generează un volum mare de
documente care se transmit prin următoatele canale de comunicare:
Canal de comunicare Intrare Ieșire
Aplicațiile web de culegere solicitări de garantare x x
E-mail x x
Curierii băncilor x x
Firme de curierat x x
Documente care vin prin Poșta Română x x
Documente care vin prin fax x x
Documente care vin direct de la petiţionari x
Punctele de dispecerizare a documentelor de intrare ieșire și a celor generate intern sunt:
Registratura Generală
Secretariat
Alte structuri organizatorice care operează volume mari de documente
17
Descrierea generală a produsului
Volumul serviciilor livrate de către Fond a crescut în fiecare an ajungând la peste 160.000 de unități.
Sistemul de Registratură și Secretariat este un sistem nou introdus în Fond ce este necesar a fi armonizat și
integrat cu sistemele informatice existente, cele mai importante fiind Intranet-ul (tehnologie Microsoft
SharePoint 2007) si ERP-ul Charisma.
Sistemul de registratură și secretariat trebuie să rezolve problema înregistrării documentelor ce intră, ies sau
se generează și circulă intern în Fond și a legării acestora la dosarele din care fac parte. Sistemul trebuie să
rezolve, de asemenea, problema conexării documentelor și proprietățiilor acestora.
Caracteristicile produsului
Caracteristicilor de produs le-au fost asociate grade de prioritate/pondere astfel:
Nivel
Prioritate/Pondere Notaţie Descriere
Scăzută S Caracteristici care ar fi de dorit să fie prezente dar care nu au un
impact major asupra sistemului în cazul absenţei lor. Vor fi
dezvoltate în Etapa 3.
Medie M Caracteristici care ar fi bine să fie implementate. Vor fi dezvoltate în
Etapa 2.
Ridicată R Caracteristici care trebuie neaparat implementate. Vor fi dezvoltate în
Etapa 1.
Sistemul trebuie să acopere cel puțin următoarele cerințe funcționale ale Fondului
Nr.
crt. Denumire modul Descriere modul
1. Subsistem de gestiune a
accesului
Modulul de gestiune a accesului va permite gestiunea conturilor
de utilizatori şi autentificarea acestora la login. Administratorul
de sistem va putea să gestioneze drepturile şi permisiunile de
acces în sistem precum şi să urmarească activitatea
utilizatorilor.
2. Subsistem de administrare
aplicație
Modulul de administrare aplicație va permite configurarea
aplicației, mentenanța nomenclatoarelor, etc.
3 Subsistem de înregistrare
documente
Modulul de înregistrare documente va permite înregistrarea
documentelor și legarea lor la alte documente sau dosare din
care fac parte.
4 Subsistem de căutare
documente
Modulul de căutare documente va permite căutarea și
poziționarea pe un document pentru vizualizare sau modificări
ulterioare.
Subsistem de raportare Modulul de raportare trebuie să pună la dispoziție utilizatorilor
următoarele categorii de rapoarte:
Borderouri pentru predare/primire documente
Registre de corespondență internă pe structuri
organizatorice
Registre de corespondență externă pe structuri
organizatorice
Borderouri documente pentru arhivare dosare
5 Subsistem de transmitere
alerte
Modul de transmitere alerte trebuie să transmită alerte prin
email către rolurile definite în sistem ori de câte ori este
depistată apariția unui eveniment de interes, definit de
18
utilizator.
Subsistemele specificate mai sus sunt subsisteme generice care ilustrează necesitățile de operare ale Fondului și nu
reprezintă restricții de proiectare pentru ofertant. Schema generală a Sistemului de Registratură și Secretariat este următoarea:
Clase și caracteristici utilizator
Au fost identificate următoarele clase de utilizatori:
ID cerinţă Descriere Prioritate/
Pondere
Clase de utilizatori
CU_01 Clasa A: persoane cu rol de înregistrare documente R
CU_02 Clasa B: persoane cu rol de monitorizare procese de înregistrare,
circulație și tratare a documentelor (manageri)
R
CU_03 Clasa C: persoane cu rol de administrare a aplicației R
Drepturi de acces
CU_04 Drepturile de acces se setează pentru fiecare utilizator pe
următoarele criterii:
Structura organizatorică din care face parte
R
Gestiunea accesului
Administrare aplicație
Înregistrare documente
Raportare
Manager
Registrator
Administrator
Căutare
Alerte
<< utilizează>>
<< trimite>>
19
Rolul în sistem (utilizator, manager, administrator)
Registrele la care are drept de acces
Categoriile de documente la care are drept de acces
CU_05 Sistemul de Registratură și Secretariat va permite SSO (single-sign-
on).
R
CU_06 Harta drepturilor de acces pentru fiecare funcție angajat se va livra
de către Fond la momentul implementării.
R
Număr utilizatori
CU_07 Deoarece numărul de utilizatori poate varia în timp, soluția oferită
trebuie să permită utilizarea unui numar mare de utilizatori (in jur
de 500) , fără a fi necesare costuri suplimentare de licențiere.
R
Mediul de operare
ID cerinţă Descriere Prioritate/
Pondere
MO_01 Sistemul de Registratură și Secretariat va fi un sistem bazat pe
tehnologie web, de preferat pe tehnologie Microsoft Office SharePoint
2013.
Serverul de aplicații va rula pe o mașină pusă la dispoziție de Fond cu
configurația descrisă la cerința CPI_02.
R
MO_02 Aplicația trebuie să poată fi instalată pe mai multe medii (mediu de
producție în regim de înaltă disponibilitate, mediu de test, mediu de
recuperare în caz de dezastru).
R
MO_03 Interfaţa utilizator se va optimiza pentru cel puțin următoarele tipuri de
browsere:
Google Chrome
Internet Explorer 9 si mai recente
R
Constrângeri de proiectare și implementare
ID cerinţă Descriere Prioritate/
Pondere
CPI_ 01 Politici şi reglementări:
Lege Nr. 16 din 2 aprilie 1996, Legea Arhivelor Naţionale
Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi
deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor
Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996
R
CPI_02 Limitări hardware:
Produsul va rula pe platforme hardware puse la dispoziție de
Fond.
Furnizorul va indica ce configurație hardware este necesară
pentru ca sistemul să funcționeze conform cerințelor din
prezenta specificație.
R
CPI_03 Limitări software:
Soluția trebuie să se integreze în Intranetul Fondului,
implementat pe tehnologie Microsoft Office SharePoint
R
20
începând cu versiunea 2007
Soluția trebuie să se integreze cu ERP-ul intern, Charisma,
aceasta reprezentând principala sursă de etichetare a
documentelor interne
CPI_04 Interfeţe către alte aplicaţii: vor fi descrise de către Fond în specificație
distinctă.
S
CPI_05 Instrumente de dezvoltare:
Conform soluției ofertantului
R
CPI_06 Baze de date:
Microsoft SQL Server
R
CPI_07 Limbaje de programare:
Conform soluției ofertantului
R
CPI_08 Protocoale de comunicaţii:
TCP-IP
HTTPS
R
CPI_09 Consideraţii de securitate:
sistem de operare: C2
aplicaţie: securitate la nivel utilizator prin parolă
R
Documentație utilizator
Documentația utilizator care va fi livrată cu produsul software este următoarea:
Cod Cerință Prioritate/
Pondere
DU_01 Manual utilizator (format electronic) R
DU_02 Manual de administrare aplicație (format electronic) R
DU_03 Help înglobat în aplicație R
DU_04 Documentație instruire (format electronic) R
DU_05 Formele actualizate ale Manualelor (utilizator și administrare) vor fi
livrate la fiecare distribuție nouă a aplicației.
R
Întreținerea documentației utilizator intră în obligațiile contractului de mentenanță
Ipoteze și dependențe
Implementarea noului sistem de management al documentelor depinde de sistemul actual și necesită
remodelarea componentelor de bază și a structurilor de informație ca și implementarea unor
funcționalități noi
Fondul va susține dezvoltarea sistemului de management al documentelor prin achiziționarea
capacităților de prelucrare și stocare a informației necesare funcționării în bune condițiuni a
sistemului și va aloca, la nevoie fonduri pentru dezvoltări de funcționalități specific identificate ca
necesare
Fondul va susține un program intern de instruire a utilizatorilor
Fondul va iniția un proces amplu de analiză pentru stabilirea arhitecturii de informație a
organizației.
21
Etape de automatizare propuse pentru sistemul de management de documente al Fondului::
Etapa Sistem registratură și secretariat Sistem de control Sistem de arhivare
Asigură: Înregistrarea documentelor Controlul documentelor Arhivarea documentelor
Etapa 1: Vor fi înregistrate toate documentele
care nu necesită modificări majore în
fluxurile de producție existente în
Fond și care pot fi acomodate de
sistemul ofertat fără modificări
majore.
Este necesară integrarea sistemului
de registratură cu furnizorii de
servicii de curierat.
Etapa 2: Vor fi realizate extinderile de
funcționalitate identificate ca
necesare, și va fi menținut sistemul.
Va fi finalizată sincronizarea
fluxurilor electronice cu cele manuale
până când toate documentele
specifice de business vor fi
înregistrate integral în sistemul
electronic de registratură și
secretariat
Implementarea sistemului de
control al documentelor realizate
în cadrul proceselor de
management și producție din
cadrul Fondului cu asigurarea
trasabilității și versionării
documentelor, stocării centralizata
a tuturor documentele
semnificative, backup unitar
pentru toate documentele,
modelării, si monitorizării
fluxurilor de documente (altele
decât cele implementate în etapa
1.)
Etapa 3: Se va asigura recuperarea în caz de
dezastru, redundanță pentru
continuitatea afacerii și se vor realiza
exportul automat în aplicația de
arhivare pe termen lung, împreună cu
metadatele necesare pentru arhivare
și integrarea sistemului de
registratură și secretariat cu celelalte
sisteme de aplicații existente în Fond.
Vor fi realizate extinderile de
funcționalitate identificate ca
necesare, și va fi menținut
sistemul.
Se va asigura recuperarea în caz
de dezastru, redundanță pentru
continuitatea afacerii și se va
realiza exportul automat în
aplicația de arhivare pe termen
lung, împreună cu metadatele
necesare pentru arhivare, a
documentelor preluate în gestiunea
sistemului implementat în această
etapă de dezvoltare.
Implementarea sistemului de
arhivare electronică a
documentelor care va integra
toate documentele preluate în
gestiunea sistemelor implementate
în primele 2 etape.
Se va asigura recuperarea în caz
de dezastru și redundanță pentru
continuitatea afacerii
La încheierea fiecărei etape de garanție vor începe activitățile de mentenanță care vor integra treptat toate
funcționalitățile sistemului de management al documentelor
Caracteristici sistem
Subsistem de gestiune a accesului
Sistemul de Registratură și Secretariat va îndeplini următoarele cerințe privind accesul la aplicație:
ID cerinţă Descriere Prioritate/
Pondere
Obiectiv
GA_01 Modulul de gestiune a accesului va permite gestiunea conturilor de
utilizatori şi autentificarea acestora la login.
Administratorul de sistem va putea să gestioneze drepturile şi
permisiunile de acces în sistem precum şi să urmarească activitatea
utilizatorilor în Sistemul Informatic de Registratură și Secretariat.
R
Cerințe funcționale
GA_02 Autentificarea pentru accesul în sistem se va face pe baza de nume
utilizator și parolă.
R
GA_03 Parola va fi stocată într-un format care nu va permite citirea acesteia în
clar, nici măcar de către administrator.
R
GA_04 Va exista funcție de recuperare/resetare parolă. R
22
GA_05 Vor exista constrângeri minime de complexitate pentru parolă. R
GA_06 Sistemul va permite alocarea rolurilor utilizatorilor autorizați. R
GA_07 Sistemul trebuie să suporte integrare Microsoft Active Directory. R
Cerințele de securitate formulate mai sus sunt minimale. Va fi considerată orice altă soluție de asigurare a
securității accesului în sistem cu caracteristici superioare.
Subsistem de administrare/configurare aplicație
Sistemul de Registratură și Secretariat va îndeplini următoarele cerințe
ID cerinţă Descriere Prioritate/
Pondere
Obiectiv
AA_01 Ansamblul funcțiilor de administrare aplicație va permite configurarea
aplicației inclusiv a fluxurilor de documente, mentenanța
nomenclatoarelor, etc de către administratorul de aplicație nominalizat
de Fond.
R
Cerințe funcționale
AA_02 Sistemul va gestiona nomenclatoare pentru cel puțin:
tipuri de registre
tipuri de dosare;
categorii de documente;
emitenții și destinatarii externi;
emitenții și destinatarii interni;
secretariate/ puncte de registratură;
Sistemul va gestiona și alte nomenclatoare identificate ca fiind
necesare în perioada de implementare;
R
AA_03 Sistemul va permite administratorului de aplicație actualizarea
nomenclatorului de destinatari externi direct de către utilizatorii
aplicației.
R
AA_04 Sistemul va permite administratorului de aplicație actualizarea
nomenclatorului de destinatari interni numai de către utilizatorii cu rol
de administrator.
R
AA_05 Sistemul va permite gestionarea listei de puncte de dispecerizare a
documentelor de către utilizatorii cu rol de administrator.
R
AA_06 Sistemul va permite administratorului de aplicație crearea și
gestionarea de registre de numere conform necesităților Fondului de
către utilizatorii cu rol de administrator.
R
AA_07 Sistemul va permite administratorului de aplicație crearea și
gestionarea de tipuri de dosare conform necesităților Fondului de către
utilizatorii cu rol de administrator.
R
AA_8 La definirea unui dosar sistemul va permite specificarea cel puțin a
următoarelor atribute:
tip dosar (conform nomenclator);
denumire tip dosar (în formatul stabilit de Fond);
număr dosar (acordat automat de către sistem). La agregarea
unui număr de 300 de file la un dosar sistemul va închide
dosarul curent și va deschide automat dosar nou cu numărul de
R
23
dosar incrementat cu 2.
categorii de documente asociate dosarului – selectate din
nomenclatorul aferent;
AA_9 Înregistrarea documentelor începe de la 1 ianuarie şi se încheie la 31
decembrie ale fiecărui an.
R
AA_10 La definirea unui registru sistemul va permite administratorului de
aplicație specificarea cel puțin a următoarelor atribute:
tip registru (general, intern, special);
denumire registru (în formatul stabilit de Fond);
tipuri de dosare asociate registrului – selectate din
nomenclatorul aferent;
categorii de documente asociate registrului – selectate din
nomenclatorul aferent;
structuri organizatorice asociate registrului – selectate din
nomenclatorul aferent;
R
AA_11 Sistemul va permite crearea de registre, care vor gestiona serii unice de
numere secvențiale.
R
AA_12 Sistemul va permite inițializarea numerelor de înregistrare pentru
fiecare registru la începutul fiecarui an calendaristic.
R
AA_13 Sistemul va permite definirea de fluxuri printr-un instrument grafic
integrat în cadrul aplicației.
R
AA_14 Sistemul va permite definirea termenelor de rezolvare la nivel de
activitate.
R
AA_15 Sistemul va permite definirea de notificări în caz de întârziere
finalizare activitate.
R
AA_16 Sistemul va permite definirea de escaladări în caz de nefinalizare
activitate. Escaladările vor permite:
alocarea automată a unul alt responsabil sau
închiderea activității cu o anume rezoluție.
R
AA_17 La nivel de activitate in flux sa poate fi desemnat un grup de utilizatori.
Activitatea se considera aprobata daca toti membrii grupului au aprobat
sau majoritatea a aprobat sau primul a aprobat.
R
Subsistem de înregistrare documente
Sistemul de Registratură și Secretariat va îndeplini următoarele cerințe de înregistrare a documentelor:
ID cerinţă Descriere Prioritate/
Pondere
Obiectiv
ID_01 Conform legii, creatorii de documente sunt obligaţi să înregistreze
toate documentele intrate, ieşite ori întocmite pentru uz intern.
Ansamblul funcțiilor de înregistrare documente va permite
înregistrarea documentelor și legarea lor la alte documente sau dosare
din care fac parte.
R
ID_02 Cerințe funcționale pentru toate registrele
ID_03 Sistemul va permite înregistrarea documentelor de intrare/ieșire sau a
celor generate intern în mai multe registre, fără ca numerele de
R
24
înregistrare date documentelor să se repete.
ID_04 Sistemul va permite înregistrarea altor registre în registrul de la
Registratura generală
R
ID_05 Sistemul va face distincția între tipurile de registre definite în sistem. R
ID_06 Sistemul va înregistra diferențiat documentele de corespondență
externă și cele de corespondență internă.
R
ID_07 Sistemul va gestiona numerele unice de înregistrare a documentelor pe
principiul registrului unic de corespondență (sistem de numerotare
centralizat la nivelul Fondului).
Sistemul va acorda numerele unice de înregistrare a documentelor
conform atributelor de configurare a fiecărui tip de registru.
R
ID_08 Sistemul va permite înregistrarea cronologică a documentelor adică în
ordinea primirii/expedierii lor.
Sistemul nu va permite înregistrarea retroactivă a documentelor.
R
ID_09 Sistemul va permite înregistrarea datelor de identificare și de
prelucrare ale unui document inclusiv stările prin care trece
documentul pe parcursul prelucrării.
R
ID_10 Sistemul va trebui să gestioneze stările prin care trece un document în
cadrul unui flux de prelucrare.
Stările nu vor fi introduse de utilizator ci vor fi înregistrări automate
ale sistemului la apariția evenimentelor (onclick) care determină
schimbarea de stare.
Schimbarea stării va avea loc printr-o fereastră de validare care va
permite editarea unui câmp de observații/comentarii la eveniment.
Completarea câmpului nu va fi obligatorie. Sistemul va permite
completarea acestui câmp și la momente ulterioare de timp.
R
ID_11 Sistemul trebuie să gestioneze stările pe care le va avea documentul pe
durata prelucrării. Astfel, stările trebuie să fie cel puțin următoarele:
Neînregistrat (la sosirea documentului la Fond);
Înregistrat (la evenimentul prima salvare);
Anulat (la evenimentul solicitare de anulare a documentului);
Repartizat (la evenimentul de confirmare a repartizării);
Nerepartizat (până când se apelează evenimentul de confirmare
al repartizării – situația în care nu este clar către ce direcție
trebuie repartizat);
În lucru (la evenimentul de confirmare a preluării documentului
spre tratare);
În așteptare (la evenimentul de confirmare a opririi prelucrării
documentului în așteptarea unor documente/informații, avize,
etc.);
Finalizat (la evenimentul de confirmare a finalizării);
Vezi diagrama de stare din Anexa B.
R
ID_12 Sistemul trebuie să treacă un document în starea „finalizat” numai
după ce toți utilizatorii implicați în fluxul de distribuție al acelui
document vor finaliza documentul.
R
ID_13 Sistemul va afișa textele de rezoluție/ observație asociate cu orice
mișcare a documentului.
R
ID_14 Sistemul va jurnaliza rezoluțiile/ observațiile ca istoric legat de acel
document.
R
25
ID_15 Sistemul va permite generarea automată a unei etichete care să conțină
minim:
Numărul unic al documentului cu cod de bare asociat;
Data înregistrării documentului;
Ora înregistrării documentului;
Codul de identificare al documentului;
R
ID_16 Sistemul va permite listarea etichetelor de marcare/ștampilare I/E a
documentului pe etichete autoadezive.
R
ID_17 Sistemul va permite asocierea de conținut unei înregistrări de
document prin:
preluarea direct în aplicație a atasamentelor din e-mailuri;
R
ID_18 încărcare dintr-un fișier de pe disc; M
ID_19 Sistemul va permite trimiterea/repartizarea informațiilor de înregistrare
a documentelor către unul sau mai mulți destinatari.
M
ID_20 Sistemul va permite ca trimiterea/repartizarea către mai mulți
destinatari a informațiilor de înregistrare a documentelor să se poată
face și în paralel.
R
ID_21 Sistemul va permite trimiterea/repartizarea unui document cu
menționarea tipului de intervenție:
pentru informare;
cu solicitare punct de vedere;
cu solicitare de rezolvare;
cu solicitare de răspuns.
R
ID_22 Sistemul va permite fiecărui utilizator să creeze o înregistrare pentru
un document de răspuns la documentul inițial, pentru care se solicită
un anumit tip de intervenție.
R
ID_23 Sistemul va permite ca, atunci când se creează o înregistrare pentru un
document de răspuns, aceasta să poată fi conexată la înregistrarea
documentului la care se răspunde.
R
ID_24 Sistemul va evidenția legătura dintre documente în câmpul Conexare. R
ID_25 Sistemul va permite conexarea la documentul inițial a mai multor
documente care se referă la problema expusă astfel:
toate documentele se conexează la primul document înregistrat; R
ID_26 în dreptul fiecărui document conexat se trece, în câmpul
Conexare, numărul de înregistrare al documentului la care se
face conexarea. R
ID_27 Sistemul va permite legarea documentului la un dosar. R
ID_28 Sistemul va oferi utilizatorilor posibilitatea de a lucra pe cel puțin 4
liste de documente, astfel:
Lista de documente primite de entitatea din care utilizatorul
face parte;
Lista de documente pe care utilizatorul curent a acționat;
Lista de documente intrate în entitatea din care userul curent
face parte;
Lista de documente finalizate, la care entitatea userului curent
R
26
are acces;
ID_29 Sistemul va permite transferarea automată a documentelor între listele
de documente, în funcție de starea acestora.
R
ID_30 Sistemul va permite vizualizarea documentelor primite intr-o secțiune
dedicată care permite efectuarea acțiunilor necesare finalizării
sarcinilor alocate.
R
ID_31 Sistemul va permite registratorului posibilitatea de a anula operația de
transmitere/repartizare documente în cazul în care aceasta a fost
executată eronat.
R
ID_32 Sistemul va oferi posibilitatea destinatarului să respingă documente
care au fost greșit direcționate, și să le întoarcă la Registratura
Generală/Secretariat
R
ID_33 Sistemul va fi instalat și utilizat cu setările implicite din punct de
vedere tipuri de documente, metadate aferente. Fondul va pune la
dispozitie, datele necesare personalizării și punerii în funcțiune a
sistemului.
R
ID_34 Odată finalizat un document, acesta va fi exportat automat în aplicația
de arhivare pe termen lung, împreună cu metadatele necesare pentru
arhivare.
S
Cerințe funcționale pentru registrele de corespondență externă
ID_35 La înregistrarea documentului de intrare se vor introduce în sistem
următoarele informații:
numărul de înregistrare unic, alocat automat de către sistem;
data înregistrării, alocată automat de către sistem;
ora înregistrării, alocată automat de către sistem;
numărul de înregistrare al documentului dat de emitentul
extern;
data documentului înregistrată la de emitentul extern;
numărul filelor documentului;
numărul anexelor;
emitentul extern;
beneficiar garanție - această informație poate fi selectată din
nomenclatorul de beneficiari din sistem-ul Charisma ERP de
către persoana care înregistrează documentul, doar dacă reiese
din document
canal de transmitere;
document original sau copie;
conţinutul documentului în rezumat/subiect;
destinatarul intern;
profil CID (valoare multiplă din CONFIDENȚIAL, URGENT,
FRAGIL).
R
ID_36 La înregistrarea documentului de ieșire se vor introduce în sistem
următoarele informații:
numărul de înregistrare unic, alocat automat de către sistem;
R
27
data înregistrării, alocată automat de către sistem;
ora înregistrării, alocată automat de către sistem;
numărul filelor documentului;
numărul anexelor;
emitentul intern;
conţinutul documentului în rezumat/subiect;
destinatarul extern;
beneficiar garanție;
data expedierii;
profil CID (valoare multiplă din CONFIDENȚIAL, URGENT,
FRAGIL).
ID_37 În etapa de urmărire și după rezolvarea documentului de intrare se vor
introduce în sistem următoarele informații:
tipul de intervenție;
responsabil document,
document fizic primit la destinație;
data primirii documentului fizic;
ora primirii documentului fizic;
modul rezolvării;
observații;
numărul de înregistrare al documentului la care se conexează;
identificatorul dosarului la care se leagă documentul.
R
ID_38 În etapa de urmărire și după rezolvarea documentului de ieșire se vor
introduce în sistem următoarele informații:
responsabil document,
confirmarea de transmitere;
confirmarea de primire;
contor returnare documente;
confirmare returnare documente fizice.
R
Cerințe funcționale pentru registrele de corespondență internă
ID_39 Toată corespondența internă se va înregistra în registrul Secretariat
General.
R
ID_40 La înregistrarea documentului de corespondență internă se vor
introduce în sistem următoarele informații:
numărul de înregistrare unic, alocat automat de către sistem;
data înregistrării, alocată automat de către sistem;
ora înregistrării, alocată automat de către sistem;
numărul filelor documentului;
R
28
numărul anexelor;
emitentul intern;
canal de transmitere;
document original sau copie;
conţinutul documentului în rezumat/subiect;
destinatarul intern;
profil CID (valoare multiplă din CONFIDENȚIAL, URGENT,
FRAGIL).
ID_41 În etapa de urmărire și după rezolvarea documentului de
corespondență internă se vor introduce în sistem următoarele
informații:
tipul de intervenție;
document fizic transmis;
document fizic primit la destinație;
data primirii documentului fizic;
ora primirii documentului fizic;
responsabil document;
modul rezolvării;
observații;
numărul de înregistrare al documentului la care se conexează;
identificatorul dosarului la care se leagă documentul;
contor returnare documente;
confirmare returnare documente fizice.
R
Cerințe privind fluxurile de documente
ID_42 Stadiul fiecărui flux de lucru va fi vizibil oricărui utilizator implicat pe
flux astfel:
în format grafic
integrat în cadrul aplicației.
R
ID_43 Sistemul va permite utilizatorilor să desemneze înlocuitori pe anumite
perioade de timp (out of office).
R
ID_44 Sistemul va permite utilizatorilor să delege o anumite activitate. R
ID_45 În cazul notificărilor urgente, sistemul va permite inchiderea unei
activități astfel:
direct din emailul de notificare
de pe dispozitivele mobile
fara a fi necesara dezvoltarea unei aplicatii specifice.
R
Subsistem de căutare documente
Sistemul de Registratură și Secretariat va îndeplini următoarele cerințe de căutare a documentelor:
29
ID cerinţă Descriere Prioritate/
Pondere
Obiectiv
CD_01
Ansamblul funcțiilor de căutare documente va permite căutarea și
poziționarea pe un document pentru vizualizare sau modificări
ulterioare.
R
Cerințe funcționale
CD_02 Trebuie să permită ca lista de documente primite/create/finalizate sau
documente proprii ale entității din care utilizatorul face parte să poată
fi sortată și filtrată dupa toate câmpurile afișate, care trebuie să includă
minim:
categorie document;
numar inregistrare;
dată înregistrare (inclusiv la nivel de lună și interval);
registru;
stare document;
emitentul (pentru documente de intrare);
destinatarul (pentru documente de ieșire);
numele beneficiarului de garanție (preluat în funcție de contract
sau selectat din nomenclatorul de beneficiari)
R
CD_03 Trebuie să dispună de funcționalitati de căutare cu filtre predefinite.
Sistemul va permite alegerea listei dorite dintr-o listă existentă în
sistem. Criteriile de filtrare/ sortare a listei de rezultate ale căutării
trebuie să includă minim următoarele câmpuri:
Entitatea care înregistrează;
Numar inregistrare;
Nume Beneficiar
Tip document;
Stare;
Categorie;
Emitent;
Numar emitent;
Data emitere
Contract garație (după caz)
R
CD_04 Trebuie să permită exportul în aplicații de calcul tabelar a rezultatelor
căutării.
R
Subsistem de raportare
Sistemul de Registratură și Secretariat va îndeplini următoarele cerințe privitor la rapoarte:
ID cerinţă Descriere Prioritate/
Pondere
30
Obiectiv
RA_01 Ansamblul funcțiilor de raportare trebuie să pună la dispoziție pentru
toate rolurile definite în sistem rapoarte analitice și sintetice.
R
Cerințe funcționale
RA_02 Raport cu număr total de unități aflate în lucru pe fiecare punct de
dispecerizare documente (Secretariat/ Registratură);
R
RA_03 Raport cu numărul total de documente înregistrate în ultima
saptămână, grupate pe zile și pe categorii de documente (intrare/
iesire), cu posibilitatea de filtrare cel puțin după următoarele criterii:
entitatea care a inregistrat documentul;
tipul documentului;
starea;
categoria;
emitentul extern;
emitentul intern;
numele beneficiarului de garanție.
R
RA_04 Raport cu numărul total de documente înregistrate în ultima lună,
grupate pe tipuri și categorii de documente (intrare/ iesire), cu
posibilitatea de filtrare cel puțin după următoarele criterii:
entitatea care a inregistrat documentul;
tipul documentului;
starea;
categoria;
emitentul extern;
emitentul intern;
numele beneficiarului de garanție.
R
RA_05 Raport confirmare de primire, care sa permita tiparirea sub forma unui
protocol de predare-primire a corespondenței (borderou), cu
posibilitatea de a filtra după:
secretariatul/registratura pentru care se dorește tipărirea
borderoului;
perioada de timp (de la data – la data);
starea;
categoria documentului;
tipul documentului;
emitent;
destinatar.
R
RA_06 Raport cu timpul mediu de lucru pe documente, grupat după tipuri de
documente, cu posibilitatea de a filtra:
secretariatul/registratura pentru care se dorește tipărirea
raportului;
R
31
perioada de timp (de la data – la data);
starea;
categoria documentului;
tipul documentului;
emitent;
destinatar.
RA_07 Raport cu numărul de documente înregistrate per entitate
(Secretariat/Registratura), cu posibilitatea de a filtra:
secretariatul/registratura pentru care se dorește tipărirea
raportului;
perioada de timp (de la data – la data);
starea;
categoria documentului;
tipul documentului;
emitent;
destinatar.
R
RA_08 Raport cu documentele legate la un anumit dosar cu posibilitatea de a
filtra:
secretariatul/registratura care a înregistrat documentul;
numărul de intrare;
data intrării;
starea documentului;
categoria documentului;
tipul documentului;
emitent;
destinatar.
RA_07 Fiecare raport standard al aplicației va permite exportul datelor în
aplicații de calcul tabelar.
R
RA_09 Raport cu istoricul parcursului unui document in instituție cu
posibilitatea de a filtra:
emitent;
nr. document;
conţinutul documentului în rezumat/subiect.
R
RA_10 Alte rapoarte identificate ca necesare vor fi definite și realizate în
perioada de implementare.
R
RA_11 Sistemul va permite exportul în foi tabelare de calcul a metadatelor
asociate documentelor gestionate în cadrul listelor de lucru utilizator.
R
RA_12 Sistemul va permite vizualizarea de statisitici de derulare a tuturor
fluxurilor: cate fluxuri au fost initiate,
R
32
cate s-au finalizat,
timp maxim de rezolvare,
timp mediu pe un flux,
variatie de la termenele stabilie,
per total flux si
per fiecare pas din flux in parte.
Subsistem de transmitere alerte
Sistemul de Registratură și Secretariat va îndeplini următoarele cerințe privitor la rapoarte:
ID cerinţă Descriere Prioritate/
Pondere
Obiectiv
TA_01 Ansamblul funcțiilor de transmitere alerte trebuie să transmită alerte
către rolurile definite în sistem ori de câte ori este depistată o
neconformitate în urma operațiilor de verificare/validare.
R
Cerințe funcționale
TA_02 Utilizatorii trebuie să poată crea notificări, conform unor cerințe
generate de contexte specifice de prelucrare a documentelor.
R
TA_03 Sistemul trebuie să dispună de mecanisme de transmitere automată a
notificarilor pe e-mail către alți utilizatori ai aplicației.
R
TA_04 Sistemul trebuie să poată transmite alerte pentru subsistemul de
gestiune a accesului, subsistemul de înregistrare documente,
subsistemul de raportare, subsistemul de administrare aplicație
M
TA_05 Sistemul va transmite cel puțin următoarele alerte pentru sistemul de
înregistrare:
Document înregistrat de două ori;
Document neprelucrat la termen;
Document redirecționat
Dosar ajuns la 300 de pagini. Deschidere volum nou.
Alte alerte identificate ca necesare vor fi definite și realizate în
perioada de implementare.
R
Cerințe pentru interfețe externe
Interfața Utilizator
Sistemul Registratură și Secretariat va îndeplini următoarele cerințe generale pentru interfața utilizator:
D cerinţă Descriere Prioritate/
Pondere
Generale (aspect/facilități)
IU_01 Ecrane utilizator şi sistem de ajutor (Help) în limba Româna. R
IU_02 Formatul datelor uniform pe toate ecranele aplicaţiei. R
IU_03 Caracteristici de interfaţa grafică standard. R
33
IU_04 Fluxuri de navigare consecvente şi logice. R
IU_05 Ecrane utilizator cu aspect consecvent. R
IU_06 Interfaţa işi revine civilizat în urma erorilor utilizator
previzibile (e.g. operatorul introduce date invalide).
R
IU_07 Informaţia şi mesajele de eroare sunt utile, clare şi corecte din
punct de vedere gramatical.
R
IU_08 Informaţia de suport tehnic este identică cu cea furnizată în
documentaţie şi în sistemul de ajutor (Help).
R
IU_09 Interfața va pemite lucrul pe liste de documente și atributele
asociate fiecărui obiect din listă.
R
IU_10 Obiecte de interfață
IU_11 Nu vor exista mesaje trunchiate sau cuvinte prost
dactilografiate.
R
IU_12 Valorile implicite ale câmpurilor sunt identice la fiecare lansare
a aplicaţiei şi identice cu cele specificate în manual.
R
IU_13 În câmpurile de date vor fi folosite unităţi de măsură adecvate. R
IU_14 Iconițele nu vor avea mai mult de 4 culori. R
IU_15 Iconițele inactive vor fi afișate în nuanțe de gri sau un
echivalent care să facă diferența față de starea activă.
R
IU_16 Iconițele vor afișa texte explicative la atingerea cursorului. R
IU_17 Casetele de selecție din listă, inclusiv combo vor afișa minim 5
poziții dar nu vor depăși 10.
R
IU_18 Câmpurile vor păstra aceeași ordine de afișare în toate
ferestrele/paginile aplicației
R
Validare câmpuri
IU_19 Verificare caractere permise R
IU_20 Verificări de cifre/coduri R
IU_21 Verificări de consistență a câmpurilor interrelaționate R
IU_22 Verificări tipuri de date R
IU_23 Verificări de format R
IU_24 Verificări de limită R
IU_25 Verificări de interval R
IU_26 Verificare logică R
IU_27 Verificare de prezență (câmpuri obligatorii) R
IU_28 Verificări de unicitate R
IU_29 Verificare fișiere R
Formularele de introducere de date
IU_30 Formularul se va deschide cu cursorul în câmpul poziționat în
colțul din stânga sus al ecranului.
R
IU_31 Tasta TAB va muta cursorul pe tipar Z, de la stânga la dreapta,
și de sus în jos, pe câmpurile formularului.
R
IU_32 Toate formularele vor avea buton de anulare pentru informațiile
introduce în câmpuri. Este preferabil ca eticheta de buton să fie
Anulare.
R
IU_33 Toate formularele vor avea buton de salvare pentru salvarea
datelor introduse în formular. Este preferabil ca eticheta de
buton să fie Salvare.
R
IU_34 Toate formularele vor avea buton de ieșire din procesul de
introducere date în formular. Este preferabil ca eticheta de
buton să fie Ieșire.
R
Mesaje de eroare
IU_35 Mesajele de eroare vor fi numai în limba română. R
IU_36 Mesajele de eroare vor fi afișate într-o fereastră cu bară de R
34
derulare.
IU_37 Interfața utilizator nu va afișa mesaje interne de eroare. R
Fonturi
IU_38 Fonturile folosite în cadrul interfeței utilizator vor fi din familia
Sans Serifs
R
IU_39 În cadrul interfeței utilizator vor fi utilizate cel mult 3 stiluri
diferite.
R
IU_40 În cadrul interfeței utilizator vor fi utilizate cel mult 4
dimensiuni diferite.
R
Interfețe Hardware
Sistemul nu necesită interfeţe hardware.
Interfețe software
Conform soluției ofertantului.
Interfețe de comunicații
Conform soluției ofertantului.
Alte cerințe nonfuncţionale
Cerințe privind siguranța utilizării produsului
Nu există cerințe speciale de siguranța utilizării produsului.
Cerințe de securitate
Sistemul va asigura următoarele cerințe de securitate:
ID cerinţă Descriere Prioritate/
Pondere
Confidențialitate
CS_01 La autentificarea unui utilizator parola va fi stocată într-un
format care nu va permite citirea acesteia în clar, nici măcar de
către administrator.
R
CS_02 Sistemul va permite recuperarea/resetarea parolei printr-o
funcție aflată la dispoziția utilizatorului.
R
Integritate
CS_04 Crearea/ gestionarea registrelor de numere și nomenclatoarelor
poate fi făcută numai de utilizatorii cu rol de administrator.
R
CS_05 Sistemul nu va permite modificarea numărului de înregistrare
alocat documentului, de către nici un utilizator.
R
CS_06 Sistemul nu va permite ștergerea/modificarea documentelor
înregistrate sau lansate pe fluxurile de lucru.
R
Disponibilitate
CS_07 Disponibilitatea informației va fi asigurată conform cerințelor
de suport tehnic postimplementare stabilite pentru ofertant la R
35
pozițiile LI_16 - LI_19.
Cerințe de calitate software
ID cerinţă Descriere Prioritate/
Pondere
Calitate tehnică
AC_01 Sistemul Registratură și Secretariat implementat trebuie să
poată asigura disponibilitate de utilizare 9h/24 5zile/7.
R
AC_02 Sistemul Registratură și Secretariat implementat trebuie să
asigure securitatea accesului în sistem și drepturile de execuție
ale utilizatorilor.
R
AC_03 Sistemul trebuie să fie actualizat la modificările de legislație
după cum urmează:
În perioada de garanție actualizările vor fi livrate la cost
zero.
În perioada post garanție în baza unui contract de
mentenanță
M
AC_04 Sistemul trebuie să poată fi testat înainte de punerea în
producție.
Scenariile de test vor fi stabilite de Fond. Testarea va fi
efectuată până la data stabilită pentru punerea in producție a
sistemului, într-un interval de timp convenabil, stabilit de
comun accord cu furnizorul.
R
AC_07 Sistemul livrat va asigura recuperarea în caz de dezastru. S
AC_08 Sistemul livrat va asigura redundanță pentru continuitatea
afacerii. S
Calitate Technologică
AC_09 Sistemul de Registratură și Secretariat nu va provoca căderi ale
sistemului de operare ca urmare a execuției funcțiilor sale. R
AC_10 Sistemul va funcționa corect la nivel mare de încărcare (200 de
accese concurente) fără modificări de scalabilitate. R
AC_11 Sistemul va asigura eficacitate printr-o rată de defecte calificate
ca defecte de operare a sistemului mai mica de 20% în primele
6 luni de operare a sistemului.
R
AC_12 Sistemul trebuie să-și poată reveni din accidente. M
AC_13 Sistemul va asigura compatibilitate cu alte sisteme software
implementate în Fond sau sisteme ale terților cu care Fondul are
interese de integrare.
S
Calitate informatică
AC_14 Sistemul trebuie să poată fi extins cu câmpuri suplimentare de
date conform necesităților Fondului. R
Sistemul trebuie să poată fi extins dincolo de funcționalitatea sa
inițială. M
AC_15 Sistemul trebuie să fie configurabil a.î. să permită personalizări
de funcționalitate potrivit necesităților de lucru ale Fondului. R
AC_16 Sistemul trebuie să asigure integritatea și corectitudinea datelor. R
Calitate operare (aspect/facilități)
AC_17 Numărul de pași pentru realizarea oeprațiilor de punere în R
36
funcțiune și întreținere a sistemului pe durata sa de viață
(instalare, upgrade major de software, corecții minore, migrare
pe patforme hardware noi, recuperare în caz de dezastru, copii
de siguranță, restaurări, extinderi de spațiu de stocare,
optimizări de performanță, management aplicație) trebuie să fie
cât mai mic.
AC_18 Modul de operare al interfeței trebuie să fie simplu, consistent
și ușor de învățat iar interfața utilizator trebuie să acopere
complet cazurile de utilizare.
R
AC_19 Sistemul va asigura accesibilitate pentru stații de lucru de tip
desktop și laptop.
R
AC_20 Sistemul va oferi posibilitatea auditării operațiilor efectuate de
către toate tipurile de utilizatori (ce s-a operat, de către cine, de
unde, și când) prin punerea la dispoziție a unui fișier jurnal cu
pista de audit și a cel puțin unui raport configurabil de
vizualizare a datelor jurnalizate.
R
Calitate comercială
AC_21 Calendarul atingerii funcționalității cerute pe durata de viață a
sistemului software:
Prioritate R:
Acceptanță: Luna 11 anul 2015
Regim nominal: Luna 12 anul 2015
Prioritate M:
Acceptanță: Luna 07 anul 2015
Regim nominal: Luna 09 anul 2015
Prioritate S:
Acceptanță: Luna 06 anul 2016
Regim nominal: Luna 08 anul 2016
R
AC_22 Licențe suplimentare de utilizatori la costuri zero. R
Cerințe de livrare
ID cerinţă Descriere Prioritate/
Pondere
Strategia de achiziție
LI_01 Se preferă un produs software comercial de tip gata executat,
maturat pe piață cel puțin 3 ani de zile față de data prezentei
achiziții, produs software care va necesita doar personalizări
conform cerințelor Fondului exprimate în această specificație.
Sistemul trebuie să poată fi configurat și de către Beneficiar.
R
Licențe software
LI_02 Licențe de tip server 1 licență, pentru tehnologia Microsoft
SharePoint a oferta licență de tip Enterprise 2013 R
LI_03 Licențe soluție utilizator Nelimitat R
Servicii de implementare pentru produs existent (ready-
made software)
LI_04 3 zile analiza cerințelor beneficiarului R
LI_05 2 zile personalizare soluție pentru necesitățile Fondului R
LI_06 5 zile extindere câmpuri pentru necesitățile Fondului R
LI_07 2 zile instalare și configurare soluție R
37
LI_08 1 zi instruire administrare aplicație R
LI_9 1 zi instruire utilizare aplicație R
LI_10 3 zile testare utilizator (UAT) R
LI_11 10 zile suport la darea în exploatare (go-live) R
LI_12 Perioada de garanție va fi de 6 luni de la darea în exploatare
(go-live) R
LI_13 Mentenanță anuală software de la expirarea perioadei de
garanție. R
Servicii de suport tehnic post-implementare
LI_14 De Luni până Vineri între orele 9:00-18:00 i.e. 9h x 5zile; R
LI_15 Timp de răspuns: maxim urmatoarea zi lucratoare; R
LI_16 Timp de intervenție: maxim 2 zile lucratoare; R
LI_17 Timp de rezolvare: maxim 5 zile lucratoare; R
LI_18 Metode de contactare furnizor de servicii:
aplicație dedicată de management a incidentelor
suplimentar pentru urgențe, telefon, e-mail.
R
Anexa A: Glossar Informaţie: Ceva care reduce nivelul de incertitudine: ştire, comunicare, lămurire,
descriere, etc.
Arhivă: 1. Totalitatea documentelor unei instituţii care se referă la activitatea
trecută a acesteia.
2. Birou, cameră, instituţie etc. unde se păstrează asemenea documente.
Arhivă electronică: Soluție de arhivare a documentelor/înregistrărilor în format digital
Document: Informaţie multimedia împreună cu suportul pe care este depusă
servind la cunoaşterea unui fapt real actual sau din trecut.
Dosar: 1. Totalitatea documentelor referitoare la o afacere, la o problemă, la o
persoană, la un proiect, etc..
2. Învelitoare fizică sau virtuală în care se păstrează aceste documente.
Înregistrare: Document prin care se declară rezultatele obţinute sau se furnizează
dovezi ale activităţilor realizate.
Sistem de management al
documentelor
Sistem software destinat stocării și gestiunii documentelor în format
electronic
Registru de
corespondență externă
Catalog de înscriere a circulaţiei documentelor care vin din exteriorul
și pleacă către exteriorul Fondului, fiind un martor obiectiv, cu valoare
juridică, și un index de căutare a oricărui document de corespondență
cu exteriorul.
Registru de
corespondență internă
Catalog de înscriere a circulaţiei documentelor care vin din interiorul și
pleacă către interiorul organizației, fiind un martor obiectiv, cu valoare
juridică, și un index de căutare a oricărui document de corespondență
cu interiorul.
38
Anexa B: Modele de Analiză Modelele prezentate în această specificație sunt modele la nivelul proceselor de afaceri. B1.1 Registre
Sistemul trebuie să permită alegerea tipului respectiv registrului în care se face înregistrarea.
Tipurile de registre utilizate în Fond sunt:
Tip registru Acronim
Registrul General RG
Registrul Intern/Secretariat RS
Registru corespondență Președinte RP
Registru corespondență DGA RDGA
Registru special de ordine emise de Președinte RSOP
Registrul special de contracte de muncă/nr. matricole RSCIM
Registrul special de convenții cu instituții partenere RSCB
Registrul special de reglementări interne RSRI
Registrul special de contracte economice *) (pentru OUG 92, Conventia plafon de garantare, Prima
Casa, numărul contractului coincide cu nr. solicitării de garantare și este atribuit automat de aplicațiile
web de culegere de date)
RSCE
……..
Alte registre care urmează să fie definite în funcție de activitatea Fondului.
*) Exemple de registre speciale de contracte economice:
– registru aferent garanțiilor acordate în baza convenției exprese
– registre aferente garanțiilor acordate in baza OUG 79, LG218, LG329, POP
Registrul General
(corespondență externă)
Registrul Secretariat
(corespondență internă)
Registru
corespondență
Președinte
Registru
corespondență
DGA
Registru special
ordine
președinte
Registru special
contracte individuale
de muncă
Registre speciale
Registru special
convenții cu
partenerii
Registru special
............ ...........
39
B3 Diagrame de stare
B3.1 Diagrama de stări înregistrare document
Document
repartizat
Document
neînregistrat
Document
înregistrat
Document
nerepartizat
Document
finalizat
Document în
lucru
Sosire la registratura
Generală Preluare de registrator
Înregistrare
Preluare de registrator
Reînregistrare
Destinatar eronat
Alocare document pt.
prelucare
Terminare prelucare
Repartizare
Document
anulat
Retragere document
Prelucrabil?
DA
NU
Document în
așteptare
Confirmare prelucrare
40
Anexa C: Formular de acceptanță
Amplasament: Bucuresti, Sediul FNGCIMM Nr. de înregistrare: _______________/ _______
Contract de Achiziţie nr. ______________
Sistem Informatic __________________________________
Acceptanţă funcţională individuală modul software
La sediul _____________ a fost instalat modulul ____________ aparţinând
Subsistemului _____________
Modulul a fost instalat în baza Contractului Nr. ________________, între ______________ şi
_____________.
În perioada de acceptanță finală încheiată la data de _____________, modulul instalat a fost verificat
de către comisia de testare/acceptare formatǎ din reprezentanţi autorizaţi ai Beneficiarului şi
reprezentanţi autorizaţi din partea Furnizorului. Comisia de testare/acceptare a stabilit conformitatea functionalitǎţilor modulului cu specificaţiile funcționale
aprobate (vezi Tabelul 1 – Verificare funcţională individuală a modulului software).
Prin prezentul Proces Verbal de acceptanţă funcţională individuală se confirmă îndeplinirea şi recepţionarea următoarelor servicii:
analiza proceselor în vederea proiectării/ dezvoltării modulului;
elaborarea specificaţiei funcţionale;
proiectarea/ dezvoltarea modulului;
instalarea şi configurarea echipamentelor utilizate pentru testare;
instalarea şi configurarea modulului;
testarea şi verificarea modulului.
Propunerile de modificare/îmbunătăţire formulate de către comisia de testare/acceptare în timpul testării modulului sunt consemnate în Tabelul 2 – Observaţii/ propuneri de modificare/ imbunătăţire.
Neconformităţile constatate sunt consemnate în Tabelul 3 – Lista de lipsuri şi neconformităţi.
41
Tabelul 1 – Verificarea funcţională a modulului software Subsistemul: ________________ – Modulul: ________________
Funcţia testată Observaţii Conformitate
(DA/NU)
42
Tabelul 2 – Observaţii/ propuneri de modificare/ îmbunătăţire Subsistemul: ________________ – Modulul: ________________
Observaţie/ propunere de modificare/ îmbunătăţire
Categorie (funcţională/interoperabilitate)
Rezolvare
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Observaţiile/ propunerile de modificare/ îmbunătăţire consemnate în cursul testării afectează/nu afectează cerinţele
stabilite prin documentul Specificaţie funcţională - Modul ________________, reprezentând:
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................
43
Tabelul 3 – Lista de lipsuri şi neconformităţi Subsistemul: ________________ – Modulul: ________________
Funcţia testată Neconformitate Observaţii
1.
Comisia de testare/acceptare a constatat că modulul este funcţional şi implementează toate funcţionalităţile
stabilite prin documentul Specificaţie tehnică de cerințe - Modul ________________
Comisia de testare/acceptare a constatat că observaţiile/ propunerile de modificare/ îmbunătăţire privind
funcţionalitatea individuală a modulului software au fost rezolvate de către furnizor în intervalul de timp
acordat, urmând ca cele privitoare la mediul tehnic şi de interoperabilitate să fie soluţionate până la
acceptanţa subsistemului. (vezi Tabelul 2 - Observaţii/ propuneri de modificare/ îmbunătăţire)
Comisia de testare/acceptare a constatat că pentru Observaţiile/ propunerile de modificare/ îmbunătăţire
privind funcţionalitatea individuală a modulului software au fost oferite variante de rezolvare de către
furnizor în intervalul de timp acordat, urmând ca acestea să fie rezolvate împreună cu cele privitoare la
mediul tehnic şi de interoperabilitate în cadrul suportului tehnic. (vezi Tabelul 2 - Observaţii/ propuneri de
modificare/ îmbunătăţire)
Comisia de testare/acceptare a constatat că există cazuri pentru care nu au putut fi identificate soluţii
tehnice adecvate (vezi Tabelul 2 - Observaţii/ propuneri de modificare/ îmbunătăţire).
Comisia de testare/acceptare a constatat că modulul nu poate fi acceptat la data întocmirii procesului verbal
deoarece există lipsuri şi neconformităţi majore (vezi Tabelul 3 - Lista de lipsuri şi neconformităţi)
Prezentul proces verbal va servi ca înregistrare pentru încheierea acceptanţei Modulului _____________ din cadrul
Subsistemului __________________
Data: ______________
Din partea Beneficiarului Din partea Furnizorului
Manager Proiect
Manager Proiect
Comisia de acceptanță
Jurnalul de modificări
Nume inițiator modificare Data Descrierea modificării inclusiv motivele Versiun
e
Întocmit:
Compartimentul achiziții
Referent în management
Bogdan Bădică
44
SECŢIUNEA III
FORMULARE
Formularele sunt destinate, pe de o parte, să faciliteze elaborarea şi prezentarea ofertei şi a documentelor
care o însoţesc şi, pe de altă parte, să permită comisiei de evaluare examinarea şi evaluarea rapidă şi corectă
a tuturor ofertelor depuse.
Fiecare candidat/ofertant care participă, în mod individual sau ca asociat, la procedura pentru atribuirea
contractului de achiziţie are obligaţia de a prezenta formularele prevăzute în cadrul acestei secţiuni,
completate în mod corespunzător şi semnate de persoanele autorizate.
45
Formularul nr. 1
OPERATOR ECONOMIC
____________________
(denumirea/numele)
DECLARAŢIE PRIVIND ELIGIBILITATEA 1
Subsemnatul______________, reprezentant împuternicit al _______________________________,
(nume și prenume) (denumirea/numele și sediul/adresa operatorului economic)
declar pe propria răspundere, sub sancţiunea excluderii din procedură şi a sancţiunilor aplicate faptei de fals în acte,
respectiv că, în ultimii 5 ani nu am fost condamnat prin hotărâre definitivă a unei instanţe judecătoreşti pentru
participarea la activităţi ale unei organizaţii criminale, pentru corupţie, fraudă şi/ sau spălare de bani.
De asemenea, subsemnatul _______________________________________declar că:
(denumirea/numele și sediul/adresa operatorului economic)
1) la prezenta procedură nu particip în două sau mai multe asocieri de operatori economici;
2) nu depun candidatură/ofertă individuală şi o alta candidatură/ofertă comună, nu depun ofertă individuală,
fiind nominalizat ca subcontractant în cadrul unei alte oferte;
3) nu am intrat în faliment ca urmare a hotărârii pronunţate de judecătorul-sindic;
4) mi-am îndeplinit obligaţiile de plată a impozitelor, taxelor şi contribuţiilor de asigurări sociale către bugetele
componente ale bugetului general consolidat, în conformitate cu prevederile legale în vigoare în România sau în ţara
în care este stabilit;
5) în ultimii 2 ani, nu mi-am îndeplinit sau am îndeplinit în mod defectuos obligaţiile contractuale, din motive
imputabile ofertantului în cauză, fapt care a produs sau este de natură să producă grave prejudicii beneficiarilor
acestuia;
6) nu am fost condamnat, în ultimii trei ani, prin hotărârea definitivă a unei instanţe judecătoreşti, pentru o faptă
care a adus atingere eticii profesionale sau pentru comiterea unei greşeli în materie profesională.
Subsemnatul declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg că Beneficiarul are
dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiilor orice documente doveditoare de care dispunem.
Prezenta declaraţie este valabilă până la data de _________________________ .
(se precizează data expirării perioadei de valabilitate a ofertei)
Data completării ......................
Operator economic,
_________________
(semnatura autorizată)
1 - A se completa de către fiecare membru al asocierii, în cazul în care oferta este depusă de o asociere.
46
Formularul nr. 1.1.
OPERATOR ECONOMIC
____________________
(denumirea/numele)
DECLARAŢIE
privind evitarea conflictului de interese
1. Subsemnatul/a……………………, în calitate de …………………….(ofertant/candidat/ofertant
asociat/subcontractant), la…………………………, declar pe proprie răspundere, sub sancţiunea falsului în
declaraţii, următoarele:
nu am drept membri în cadrul consiliului de administraţie/organ de conducere sau de supervizare
şi/sau acţionari ori asociaţi, persoane care sunt soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea
incusiv, ce deţin funcţii de decizie în cadrul Fondului Național de Garantare a Creditelor pentru
Întreprinderile Mici și Mijlocii( F.N.G.C.I.M.M. S.A.-IFN);
nu sunt implicat în relaţii comerciale cu persoane ce deţin funcţii de decizie în cadrul Fondului
Național de Garantare a Creditelor pentru Întreprinderile Mici și Mijloci (F.N.G.C.I.M.M. S.A.-
IFN).
2. Subsemnatul/a………………………….…. declar că voi informa imediat Beneficiarul dacă vor interveni
modificări în prezenta declaraţie la orice punct pe parcursul derulării procedurii de atribuire a contractului
de achiziţie sau, în cazul în care vom fi desemnaţi câştigători, pe parcursul derulării contractului de
achiziţie.
3. De asemenea, declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg că
Beneficiarul are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiilor, situaţiilor şi
documentelor care însoţesc oferta, orice informaţii suplimentare.
4. Subsemnatul/a autorizez prin prezenta orice instituţie, societate comercială, bancă, alte persoane juridice
să furnizeze informaţii reprezentanţilor autorizaţi ai .............................................……………………. cu
privire la orice aspect tehnic şi
(denumirea şi adresa Beneficiarului)
financiar în cu activitatea legătură noastră.
Operator economic
………………………….
(nume şi functie persoana autorizata )
……………………………………….
(semnatura persoană autorizata şi stampila )
A se completa de către fiecare membru al asocierii, în cazul în care oferta este depusă de o asociere,
precum şi de către fiecare dintre subcontractorii declaraţi, dacă este cazul.
47
Formularul nr. 2
OPERATOR ECONOMIC
____________________
(denumirea/numele)
ISTORICUL LITIGIILOR*
Anul
Sentinţa
ÎN FAVOAREA
sau ÎMPOTRIVA
ofertantului
Numele clientului, cauza
litigiului, problema în litigiu
Valoarea în litigiu
(Euro)
Ofertant,
_________________
(numele reprezentantului legal, în clar)
_____________________
(semnătura autorizată)
* - Ofertanţii, inclusiv fiecare din membrii asocierii, în cazul în care oferta este depusă de o asociere,
trebuie să furnizeze informaţii referitoare la fiecare dintre litigiile și arbitrajele rezultate din contractele
deja finalizate sau în curs de derulare. Când este cazul, se va folosi câte un formular pentru fiecare dintre
partenerii asocierii.
48
Formularul nr. 3
OPERATOR ECONOMIC
____________________
(denumirea/numele)
DECLARAŢIE
PRIVIND CALITATEA DE PARTICIPANT LA PROCEDURĂ*
1. Subsemnatul ……………………………, reprezentant împuternicit al
.............................……….[denumirea operatorului economic],
declar pe propria răspundere, sub sancţiunile aplicate faptei de fals în acte publice, că, la procedura pentru
atribuirea contractului de achiziţie ………………………………
(se menţionează procedura)
avand ca obiect ............................………………… (denumirea produsului, serviciului sau lucrării), la data
de ...........(zi/lună/an)
organizată de FNGCIMM SA – IFN, particip şi depun ofertă:
□ în nume propriu;
□ ca asociat în cadrul asociaţiei .....................................;
□ ca subcontractor al ................................................;
(Se bifează opţiunea corespunzătoare.)
2. Subsemnatul declar că:
□ nu sunt membru al niciunui grup sau reţele de operatori economici;
□ sunt membru în grupul sau reţeaua a cărei listă cu date de recunoaştere o prezint în anexă.
(Se bifează opţiunea corespunzătoare.)
3. Subsemnatul declar că voi informa imediat FNGCIMM S.A.-IFN dacă vor interveni modificări în
prezenta declaraţie la orice punct pe parcursul derulării procedurii de atribuire a contractului de achiziţie
sau, în cazul în care vom fi desemnaţi câştigători, pe parcursul derulării contractului de achiziţie.
4. De asemenea, declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg că
FNGCIMM S.A.-IFN are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiilor, situaţiilor şi
documentelor care însoţesc oferta, orice informaţii suplimentare în scopul verificării datelor din prezenta
declaraţie.
5. Subsemnatul autorizez prin prezenta orice instituţie, societate comercială, bancă, alte personae juridice să
furnizeze informaţii reprezentanţilor autorizaţi ai FNGCIMM S.A. –IFN cu privire la orice aspect tehnic şi
financiar în legatura cu activitatea noastră.
Data completarii .......................
Ofertant, ……..................................
(semnatura autorizata)
* - A se completa de către fiecare membru al asocierii, în cazul în care oferta este depusă de o asociere, precum şi de către
fiecare dintre subcontractorii declaraţi, dacă este cazul.
49
Formularul nr. 4
OPERATOR ECONOMIC
_____________________
(denumirea/numele)
DECLARAŢIE
PRIVIND PRINCIPALELE PRESTARI DE SERVICII ÎN ULTIMII 3 ANI
Subsemnatul ……………, reprezentant împuternicit al ............................................
(numele în clar al persoanei autorizate) (denumirea/numele și sediul/adresa operatorului economic)
declar pe propria răspundere, sub sancţiunile aplicate faptei de fals în acte publice, ca datele prezentate în
tabelul anexat sunt reale.
Subsemnatul, ……………………………………. declar ca informaţiile furnizate sunt complete şi
corecte în fiecare detaliu şi înteleg că FNGCIMM S.A.-IFN are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi
confirmării declaraţiilor, situaţiilor şi documentelor care însoţesc oferta, orice informaţii suplimentare în
scopul verificării datelor din prezenta declaraţie.
Subsemnatul autorizez prin prezenta orice instituţie, societate comercială, bancă, alte persoane juridice să
furnizeze informaţii reprezentanţilor autorizaţi ai FNGCIMM S.A.-IFN cu privire la orice aspect tehnic și
financiar în legătură cu activitatea noastră.
Prezenta declaraţie este valabilă până la data de ………………………………………………………
(se precizează data expirării perioadei de valabilitate a ofertei)
Operator economic,
……………………………..
(numele reprezentantului legal, în clar)
......................
(semnatura autorizată)
Formularul nr. 4.1.
LISTA
contractelor de furnizare similare prestate în ultimii 3 ani
Contract nr.
Titlul contractului
Numele
Furnizorului de
produse
Ţara
Valoarea
finală totală a
contractului
(RON)
Proporţia
derulată de
ofertant (%)
Calitatea
ofertantului
Numele /
denumirea
clientului
Originea
finanţării
Date
(început /
sfârşit)
Numele
partenerilor,
dacă este cazul
Descrierea detaliată a serviciilor prestate de către ofertant în cadrul contractului
Operator economic,
……………………………..
(numele reprezentantului legal, în clar)
......................
(semnatura autorizată)
*) Se precizează calitatea în care a participat la îndeplinirea contractului care poate fi de: contractant unic sau contractant conducător (lider de asociaţie); contractant
asociat, subcontractant.
**) Se va preciza perioada de începere şi de finalizare a prestarii serviciilor.
Formularul nr. 5
Operator economic,
________________________
(denumirea/numele)
INFORMATII GENERALE 1
1. Denumirea/numele:
2. Codul fiscal:
3. Adresa sediului central:
4. Telefon:
Fax:
Telex:
E-mail:
5. Certificatul de înmatriculare / înregistrare _______________________________________
(numărul, data și locul de înmatriculare / înregistrare)
6. Obiectul de activitate, pe domenii: ________________________________________
(în conformitate cu prevederile din statutul propriu)
7. Birourile filialelor/sucursalelor locale, daca este cazul: _______________________________
(adrese complete, telefon / telex / fax, certificate de înmatriculare / înregistrare)
8. Principala piaţa a afacerilor:
9. Situaţia economico-financiară pe ultimii 3 ani:
Date financiare2 Anul_____
RON
Anul_____
RON
Anul_____
RON
Media3
RON
Cifra de afaceri anuală
Profitul anual -
Ofertant,
_________________
(numele reprezentantului legal, în clar)
_____________________
(semnătura autorizată)
1 - A se completa de către fiecare membru al asocierii, în cazul în care oferta este depusă de o asociere.
2 - Valorile vor fi exprimate în euro. Ofertanţii care trebuie să efectueze conversia altor monede în euro vor utiliza ratele
de schimb medii anuale stabilite de către Banca Naţională a ţării în care s-a făcut înregistrarea şi vor specifica ratele
utilizate
3 - În cazul în care oferta este depusă de o asociere, se va prezenta o fişă centralizatoare pentru asociere în ansamblu,
semnată de către reprezentantul legal al asociatului desemnat ca lider, precum şi fişe centralizatoare individuale pentru
fiecare asociat în parte, semnate de reprezentanţii legali ai fiecărui asociat, inclusiv liderul
52
Formularul nr. 6
CANDIDATUL/OFERTANTUL
_____________________
(denumirea/numele)
EXPERIENȚA SIMILARĂ*)
1. Denumirea și obiectul contractului: ___________________________________.
Numărul și data contractului: ____________________________________.
2. Denumirea/numele beneficiarului/clientului: ____________________________.
Adresa beneficiarului/clientului: __________________________________.
Tara: ____________________.
3. Calitatea în care a participat la îndeplinirea contractului:
(se bifează opţiunea corespunzătoare)
|_| contractant unic sau contractant conducător (lider de asociaţie)
|_| contractant asociat
|_| subcontractant
4. Valoarea contractului: exprimata în exprimata
moneda în care în echivalent
s-a încheiat euro
contractul
a) iniţială (la data semnării contractului): _________ ___________
b) finală (la data finalizării contractului): _________ ___________
5. Daca au fost litigii privind îndeplinirea contractului, natura acestora și modul lor de soluţionare:
___________________________.
6. Gama de servicii prestate în baza contractului, precum și alte aspecte relevante prin care
ofertantul/candidatul isi susţine experienţa similara:_______________________________.
Operator economic,
……………………………..
(numele reprezentantului legal, în clar)
......................
(semnatura autorizată)
*) Se completează fise distincte pentru fiecare contract, care vor fi confirmate, la cererea comisiei de evaluare, prin
prezentarea contractului respectiv.
53
Formularul nr. 7
OPERATOR ECONOMIC
_____________________
(denumirea/numele)
DECLARAŢIE
privind subcontractarea
Subsemnatul………………………….., reprezentant împuternicit al …………………………
[numele în clar al persoanei autorizate], [denumirea/numele şi sediul/adresa ofertantului],
declar prin prezenta că:
Opţiunea 1:
nu vom subcontracta nici o parte a serviciilor ce urmează a fi prestate în cadrul contractului făcând
obiectul acestei proceduri de atribuire
SAU
Opţiunea 2:
intenţionăm să subcontractăm o parte din serviciile ce urmează a fi prestate în cadrul contractului
făcând obiectul acestei proceduri de atribuire, după cum urmează: (a se include o descriere detaliată a
serviciilor pe care ofertantul intenţionează să le subcontracteze, împreună cu valoarea estimată a
acestora).
Opţiunea 2.1: Dacă subcontractorii nu sunt identificaţi: Garantăm prin prezenta eligibilitatea
subcontractorilor care vor fi angajaţi pentru prestarea serviciilor mai sus identificate.
Opţiunea 2.2: Dacă subcontractorii sunt deja identificaţi: Ataşăm prezentei Declaraţii lista
subcontractorilor angajaţi, precum şi copii de pe (ante-)contractele încheiate cu aceştia.
Prezenta declaraţie este valabilă până la data de [se precizează data expirării perioadei de valabilitate
a ofertei.
Ofertant,
_________________
(numele reprezentantului legal, în clar)
…….......................
( semnatura autorizată)
54
Formularul nr. 7.1
OPERATOR ECONOMIC
_____________________
(denumirea/numele)
LISTA SUBCONTRACTORILOR
Subsemnatul,…………………[numele în clar al persoanei autorizate], reprezentant împuternicit al
[denumirea/numele şi sediul/adresa ofertantului], declar pe propria răspundere, sub sancţiunile
aplicate faptei de fals în acte publice, că datele prezentate în tabelul de mai jos sunt reale.
Subsemnatul ,………………………… declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în
fiecare detaliu şi înţeleg că FNGCIMM S.A.-IFN are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi
confirmării datelor din prezenta declaraţie.
Subsemnatul, ………………………………………. autorizez prin prezenta orice instituţie, societate
comercială, bancă, alte persoane juridice să furnizeze informaţii reprezentanţilor autorizaţi ai
FNGCIMM S.A. –IFN cu privire la orice aspect tehnic şi financiar în legătură cu activitatea noastră.
Descrierea
detaliată a
serviciului ce
va fi
subcontractat
Valoarea
aproximativă
% din
valoarea
serviciilor
Nume şi adresă
subcontractor
Acord
subcontractor
/ specimen de
semnătură
Subcontractor 1
Subcontractor 2
….
TOTAL
Ofertant,
_________________
(numele reprezentantului legal, în clar)
_____________________
(semnătura autorizată)
55
Formularul nr. 8
OFERTANTUL
__________________
(denumirea/numele)
FORMULAR DE OFERTA
Catre ....................................................................................................
(denumirea beneficiarului și adresa completa)
Domnilor,
1. Examinand documentatia de atribuire, subsemnatii, reprezentanti ai ofertantului
_________________________________________________, ne oferim ca, în conformitate
(denumirea/numele ofertantului)
cu prevederile și cerintele cuprinse în documentatia mai sus mentionata, sa prestam serviciile conform
tarifelor anexate în cadrul Formularului nr. 8.1.
2. Ne angajam ca, în cazul în care oferta noastra este stabilita castigatoare, sa prestam serviciile
în conformitate cu cele solicitate.
3. Ne angajam sa mentinem aceasta oferta valabila pentru o durata de __________
___________________zile, respectiv pana la data de ___________________________, și
(durata în litere și cifre) (ziua/luna/anul)
ea va ramane obligatorie pentru noi și poate fi acceptata oricand inainte de expirarea perioadei de
valabilitate.
4. Pana la incheierea și semnarea contractului de achizitie aceasta oferta, impreuna cu
comunicarea transmisa de dumneavoastra, prin care oferta noastra este stabilita castigatoare, vor
constitui un contract angajant intre noi.
5. Alaturi de oferta de baza:
|_| depunem oferta alternativa, ale carei detalii sunt prezentate intr-un formular de oferta separat,
marcat în mod clar "alternativa";
_
|_| nu depunem oferta alternativa.
(se bifeaza optiunea corespunzatoare)
6. Intelegem ca nu sunteti obligati sa acceptati oferta cu cel mai scazut pret sau orice alta oferta
pe care o puteti primi.
Data _____/_____/_____
_____________, în calitate de _____________________, legal autorizat sa semnez oferta
(numelepers autoriz) ( functia )
pentru și în numele ____________________________________.
(denumirea/numele ofertantului)
_______________
( semnatura)
56
Formularul nr. 8.1
OFERTANTUL
__________________
(denumirea/numele)
CENTRALIZATOR DE PREȚURI
- prezentarea detaliată a propunerii financiare -
Nr. crt. Denumire produs Pret unitar fara TVA Valoare totala fara
TVA
1 Aplicatie de tip
registratura electronica
si secretariat
2 Licențe de utilizare
aplicație
3 Licență de tip server –
Microsoft SharePoint
Enterprise 2013
4 Integrare CharismaERP
5 Intergrare Intranet
Etc.
Ofertant,
_________________
(numele reprezentantului legal, în clar)
_____________________
(semnătura autorizată)
57
Formular nr. 9
OFERTANTUL Inregistrat la sediul FNGCIMM S.A.- IFN
______________ nr. _________ / __ . __ . ______
(denumirea/numele)
SCRISOARE DE INAINTARE
Catre _______________________________________________
(denumirea instituției și adresa completa)
Ca urmare a invitatiei dumneavoastra privind aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului
________________________ noi ____________________________
(denumirea contractului de achizitie) (denumirea/numele ofertantului)
va transmitem alaturat urmatoarele:
1. Coletul sigilat și marcat în mod vizibil, continand, în original și intr-un numar de _____ copii:
a) oferta pentru:____________________________________;
b) documentele care insotesc oferta:
Avem speranta ca oferta noastra este corespunzatoare și va satisface cerintele.
Data completării __ . __ . ______
Cu stimă,
Operator economic,
_________________
(semnatura autorizată)
58
SECȚIUNEA IV
MODEL ORIENTATIV
CONTRACT DE FURNIZARE
nr.______________data_______________
1.Preambul
Intre:
FONDUL NAŢIONAL DE GARANTARE A CREDITELOR PENTRU INTREPRINDERILE
MICI ŞI MIJLOCII S.A. – IFN ( F.N.G.C.I.M.M. S.A. - IFN) cu sediul în Bucureşti, str. Ştefan
Iulian, nr. 38, sector 1, înregistrat la Registrul Comerţului sub nr. J40/10581/2001, cod unic de
înregistrare 14367083, cont IBAN nr. RO67 RNCB 0072 0133 3630 0001 deschis la B.C.R. Sector 1,
reprezentat prin ________________ şi ______________, in calitate de Beneficiar, pe de o parte
si
_____________________ cu sediul în ______________, Str. ___________________,
_______________________, înregistrată la Registrul Comerţului sub nr. ________________, CUI
______________, cont IBAN nr. ________________________ deschis la _________________,
reprezentata prin ______________ în calitate de Furnizor, pe de alta parte.
s-a incheiat prezentul contract de furnizare de produse.
2. Definitii
2.1 In prezentul contract urmatorii termeni vor fi interpretati astfel:
Contract – reprezinta prezentul contract si toate Anexele sale.
Beneficiar si Furnizor - partile contractante, asa cum sunt acestea numite in prezentul contract;
Pretul contractului - pretul platibil furnizorului de catre Beneficiar, in baza contractului, pentru
indeplinirea integrala si corespunzatoare a tuturor obligatiilor asumate prin contract;
Produse – produse consumabile - birotica cuprinse in Anexele la prezentul contract, pe care furnizorul
se obliga, prin contract, sa le furnizeze Beneficiarului;
Servicii - servicii aferente livrarii produselor, respectiv activitati legate de furnizarea produselor, cum
ar fi transportul, si orice alte obligatii care revin furnizorului prin contract;
Destinatie finala - locul/locurile unde furnizorul are obligatia de a livra produsele;
Forta majora - un eveniment mai presus de controlul partilor, care nu se datoreaza greselii sau vinei
acestora, care nu putea fi prevazut la momentul incheierii contractului si care face imposibila
executarea si, respectiv, indeplinirea contractului; sunt considerate asemenea evenimente: razboaie,
59
revolutii, incendii, inundatii sau orice alte catastrofe naturale, restrictii aparute ca urmare a unei
carantine, embargou, enumerarea nefiind exhaustiva ci enuntiativa.
Zi - zi calendaristica; an - 365 de zile.
3. Interpretare
3.1 In prezentul contract, cu exceptia unei prevederi contrare, cuvintele la forma singular vor include
forma de plural si vice versa, acolo unde acest lucru este permis de context.
3.2 Termenul “zi”sau “zile” sau orice referire la zile reprezinta zile calendaristice daca nu se specifica
in mod diferit.
4. Obiectul principal al contractului 4.1 Furnizorul se obliga sa furnizeze, respectiv sa livreze produsele, astfel cum sunt definite in
Anexele numerotate de la 1 la _____, in perioada convenită in prezentul contract.
4.2 Beneficiarul se obliga sa achizitioneze, respectiv sa cumpere si sa plateasca pretul convenit in
prezentul contract.
5. Pretul contractului si modalitatea de plata
5.1 Pretul contractului, respectiv pretul produselor livrate, este de ______________ lei la care se
adauga TVA, si reprezinta valoarea cumulata a sumelor prevazute in Anexele numerotate de la 1 la
___________atasate prezentului contract.
5.2 Facturile vor fi emise de catre furnizor dupa livrarea intregii cantitati de produse solicitate prin
comanda Beneficiarului, după efectuarea receptiei cantitative si calitative a intregii cantitati de produse
si semnarea de catre parti a unui proces verbal de receptie cantitativa si calitativa.
6. Durata contractului
6.1 Prezentul contract intra in vigoare la data semnarii sale de catre ambele parti si este valabil pana la
indeplinirea tuturor obligatiilor de catre ambele parti, dar nu mai târziu de _______________.
6.2 Prezentul contract poate fi modificat prin act adițional, cu acordul părților.
7. Executarea contractului 7.1 Executarea contractului incepe de la data semnării sale de catre ambele părţi.
8. Obligatiile principale ale furnizorului
8.1- Furnizorul se obliga sa furnizeze produsele la standardele si/sau performantele specificate in
Anexele numerotate de la 1 la _____________ atasate prezentului contract.
8.2 -Furnizorul se obliga sa transporte pana la locul de livrare/locurile de livrare indicat/indicate in
Anexele prezentului contract, produsele care fac obiectul contractului.
8.3 - Furnizorul se obliga sa descarce produsele din prezentul contract la locul de livrare.
9. Obligatiile principale ale Beneficiarului
9.1 - Beneficiarul se obliga sa receptioneze produsele in termenul convenit.
9.2 - Beneficiarul se obliga sa plateasca pretul produselor catre furnizor in termen de maxim 30 de zile
de la primirea si inregistrarea facturilor la sediul Beneficiarului, in conditiile prevazute la Cap.5-Pretul
contractului si modalitatea de plata.
10. Sanctiuni pentru neindeplinirea culpabila a obligatiilor
10.1 - In cazul in care, din vina sa exclusiva, furnizorul nu reuseste sa-si indeplineasca obligatia de
livrare a produselor, atunci Beneficiarul are dreptul de a-i percepe Furnizorului, ca penalitati, o suma
echivalenta cu o cota de 0,02 % pe zi de întârziere din valoarea produselor nelivrate la timp.
10.2 - In cazul in care Beneficiarul nu isi onoreaza obligatiile de plata in termen de 2 zile de la
expirarea perioadei convenite, atunci acestuia ii revine obligatia de a plati, ca penalitati, o suma
echivalenta cu 0,02 % din plata neefectuata.
10.3 - Nerespectarea obligatiilor asumate prin prezentul contract de catre una dintre parti, da dreptul
partii lezate de a considera contractul de drept reziliat si de a pretinde plata de daune-interese.
60
11. Receptie, inspectii si teste
11.1 - Beneficiarul prin reprezentantii sai va inspecta si/sau testa produsele pentru a verifica
conformitatea lor cu specificatiile din Anexele numerotate de la 1 la ____ atasate prezentului Contract.
11.2 La livrare, produsele vor fi insotite de avizul de expeditie sau dispozitia de livrare. Receptia
produselor se va realiza la sediul FNGCIMM si va consta in verificarea cantitativa si calitativa a
acestora de catre Comisia de receptie a Fondului impreuna cu reprezentantul Furnizorului, finalizandu-
se prin incheierea unui proces verbal de receptie semnat de catre ambele parti. In cazul in care la
receptia produselor, se vor constata lipsuri cantitative, necorespundere cu specificatiile sau deficiente
calitative, Furnizorul va avea obligatia ca in termen de 3 zile lucratoare, sa completeze marfurile lipsa
sau sa inlocuiasca produsele necorespunzatoare, cu suportarea tuturor cheltuielilor aferente. Dupa
solutionarea eventualelor neconformitati se va incheia procesul verbal de receptie finala, cantitativa si
calitativa, semnat de reprezentantii ambelor parti.
11.3 - Dreptul Beneficiarului de a inspecta, testa si, daca este necesar, de a respinge, nu va fi limitat
sau amanat datorita faptului ca produsele au fost inspectate si testate de furnizor, cu sau fara
participarea unui reprezentant al Beneficiarului, anterior livrarii acestora la destinatia finala.
12. Ambalare si marcare
12.1 - Furnizorul are obligatia de a ambala produsele pentru ca acestea sa faca fata, fara limitare, la
manipularea din timpul transportului, tranzitului si expunerii la temperaturi extreme, la soare si la
precipitatiile care ar putea sa apara in timpul transportului si depozitarii in aer liber, in asa fel incat sa
ajunga in buna stare la destinatia finala.
12.2 - Furnizorul va ambala produsele pentru livrare in cutii distincte cu produsele aferente fiecarei
Anexe la Contract, inscriptionand fiecare cutie cu denumirea Departamentului, Directiei, Serviciului,
Compartimentului, Sucursalei, Reprezentantei, astfel cum sunt specificate pe fiecare Anexa in parte;
12.3 - Toate materialele de ambalare a produselor, precum si toate materialele necesare protectiei
coletelor (paleti de lemn, foi de protectie, etc) raman in proprietatea Beneficiarului.
13. Livrarea si documentele care insotesc produsele 13.1 - Furnizorul are obligatia de a livra produsele la destinatia finala indicata de Beneficiar in fiecare
Anexa, respectand:
a) Termenul de livrare: maxim 30 zile lucratoare de la data semnarii contractului de catre
ambele parti.
b) Livrarea cantităților de produse se va face intr-o singură tranșă, cu conditia respectarii
termenului maxim de livrare specificat la pct. 13.1 litera a);
c) Livrarea şi recepţia produselor se va efectua în timpul programului de lucru: de luni
până vineri între orele 08.30-17.00
13.2 - Furnizorul va transmite Beneficiarului documentele care insotesc produsele, dupa caz:
a) certificate de conformitate și de calitate pentru toate produsele ofertate (sau cel puțin o
declarație pe proprie răspundere privind respectarea cerințelor de conformitate și de calitate
și asigurarea service-ului pe perioada garanției);
b) declaraţie pe propria răspundere că produsele furnizate prin comandă sunt noi, nefolosite, în
termen de valabilitate, care nu va expira înainte de data finalizării perioadei contractului;
c) aviz de expeditie sau dispozitie de livrare;
d) certificate de garantie pentru produse.
13.3 - Certificarea de catre Beneficiar a faptului ca produsele au fost livrate partial sau total se face
dupa receptia cantitativ-calitativa efectuata in prezenta ambelor parti, prin semnarea de primire de
catre reprezentantul autorizat al acestuia, pe documentele emise de furnizor pentru livrare. Receptia
cantitativa si calitativa va fi consemnata intr-un proces-verbal de receptie cantitativ-calitativa semnat
de ambele parti.
13.4 - Livrarea produselor se considera incheiata in momentul in care sunt indeplinite prevederile
clauzelor de receptie a produselor.
61
14. Perioada de garantie acordata produselor
14.1 - Furnizorul are obligatia de a garanta ca produsele furnizate prin contract sunt noi si nefolosite.
14.2 - Perioada de garantie acordata produselor de catre furnizor de la data receptiei cantitative si
calitative, este de minim 36 luni.
14.3 - Beneficiarul are dreptul de a notifica imediat furnizorul, prin telefon, fax sau scris orice plangere
sau reclamatie ce apare in conformitate cu aceasta garantie.
14.4 - La primirea unei astfel de notificari, furnizorul are obligatia:
- de a remedia defectiunea sau de a inlocui produsul in perioada convenita, fara costuri suplimentare
pentru Beneficiar. Produsele care, in timpul perioadei de garantie, le inlocuiesc pe cele defecte,
beneficiaza de o noua perioada de garantie care curge de la data inlocuirii produsului.
15. Amendamente
15.1 - Partile contractante au dreptul, pe durata indeplinirii contractului, de a conveni modificarea
clauzelor contractului, prin act aditional, numai în cazul aparitiei unor circumstante care lezeaza
interesele comerciale legitime ale acestora si care nu au putut fi prevazute la data incheierii
contractului.
16. Intarzieri in indeplinirea contractului
16.1 - Furnizorul are obligatia de a indeplini contractul de furnizare in perioada convenita in contract.
16.2 - Daca pe parcursul indeplinirii contractului, furnizorul nu respecta perioadele convenite prin
contract, acesta are obligatia de a notifica, in timp util, Beneficiarul; modificarea perioadei de furnizare
asumate in contract se face cu acordul partilor, prin act aditional.
16.3 - In afara cazului in care Beneficiarul este de acord cu o prelungire a termenului de livrare, orice
intarziere in indeplinirea contractului da dreptul Beneficiarului de a solicita penalitati furnizorului.
17. Cesiunea
17.1 - Furnizorul se obliga sa nu transfere total sau partial obligatiile asumate prin contract, fara sa
obtina, in prealabil, acordul scris al Beneficiarului.
18. Forta majora
18.1 - Forta majora este constatata de o autoritate competenta.
18.2 - Forta majora exonereaza partile contractante de indeplinirea obligatiilor asumate prin prezentul
contract, pe toata perioada in care aceasta actioneaza.
18.3 - Indeplinirea contractului va fi suspendata in perioada de actiune a fortei majore, dar fara a
prejudicia drepturile ce li se cuveneau partilor pana la aparitia acesteia.
18.4 - Partea contractanta care invoca forta majora are obligatia de a notifica celeilalte parti, in 3 zile
de la producerea acesteia si sa ia orice masuri care ii stau la dispozitie in vederea limitarii
consecintelor.
19. Solutionarea litigiilor
19.1 - Beneficiarul si furnizorul vor face toate eforturile pentru a rezolva pe cale amiabila, prin
tratative directe, orice neintelegere sau disputa care se poate ivi intre ei in cadrul sau in legatura cu
indeplinirea contractului.
19.2 - Daca, dupa 15 de zile de la inceperea acestor tratative, Beneficiarul si furnizorul nu reusesc sa
rezolve in mod amiabil o divergenta contractuala, fiecare poate solicita ca disputa sa se solutioneze, de
catre instantele judecatoresti competente din Romania.
20. Limba care guverneaza contractul 20.1 - Limba care guverneaza contractul este limba romana.
21. Comunicari
62
21.1 - (1) Orice comunicare intre parti, referitoare la indeplinirea prezentului contract, trebuie sa fie
transmisa in scris.
(2) Orice document scris trebuie inregistrat atat in momentul transmiterii cat si in momentul primirii.
21.2 - Comunicarile intre parti se pot face si prin fax sau e-mail, cu conditia confirmarii in scris a
primirii comunicarii.
22. Legea aplicabila contractului
22.1 - Contractul va fi interpretat conform legilor din Romania.
23. Documentele contractului:
Furnizorul va furniza produsele consumabile (furnituri de birou) în condiţiile stabilite prin prezentul
contract, care include în ordinea enumerării, următoarele anexe:
a) Oferta financiară - anexa nr. 1;
b) Propunerea tehnică - anexa nr. 2;
c) Caietul de sarcini - anexa nr. 3;
d) Anexele numerotate de la 1 la ______fac parte integranta din prezentul Contract.
Prezentul contract s-a incheiat în doua exemplare originale, unul pentru Beneficiar si unul pentru
Furnizor.
Beneficiar Furnizor
F.N.G.C.I.M.M. S.A. –IFN ______________________________
Departamentul Economic
Director coordonator
Direcția IT
Director executiv
Directia Achizitii si Secretariat General
Director executiv
Avizat,
Directia Juridica
Intocmit:
Compartimentul achiziții