DMS: Van Livelink naar SharePoint Een lopend traject binnen de AFM Andrea van Zoest Albert Hoitingh.
-
Upload
henriette-dekker -
Category
Documents
-
view
221 -
download
3
Transcript of DMS: Van Livelink naar SharePoint Een lopend traject binnen de AFM Andrea van Zoest Albert Hoitingh.
![Page 1: DMS: Van Livelink naar SharePoint Een lopend traject binnen de AFM Andrea van Zoest Albert Hoitingh.](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022042700/5551a0ed4979591f3c8b67ef/html5/thumbnails/1.jpg)
DMS: Van Livelink naar SharePoint
Een lopend traject binnen de AFM
Andrea van Zoest
Albert Hoitingh
![Page 2: DMS: Van Livelink naar SharePoint Een lopend traject binnen de AFM Andrea van Zoest Albert Hoitingh.](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022042700/5551a0ed4979591f3c8b67ef/html5/thumbnails/2.jpg)
Wie zijn wij?
Albert HoitinghAdviseur/consultant SharePointSogeti Nederland
Albert HoitinghAdviseur/consultant SharePointSogeti Nederland
Andrea van ZoestFunctioneel Beheerder DMSAutoriteit Financiële Markten
Andrea van ZoestFunctioneel Beheerder DMSAutoriteit Financiële Markten
DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 2 12 april 2023
![Page 3: DMS: Van Livelink naar SharePoint Een lopend traject binnen de AFM Andrea van Zoest Albert Hoitingh.](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022042700/5551a0ed4979591f3c8b67ef/html5/thumbnails/3.jpg)
Waar gaan we het over hebben?
Het huidige Livelink
De toekomstige situatie
Aandachtspunten
Geleerde lessen tot nu toe
DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 3 12 april 2023
![Page 4: DMS: Van Livelink naar SharePoint Een lopend traject binnen de AFM Andrea van Zoest Albert Hoitingh.](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022042700/5551a0ed4979591f3c8b67ef/html5/thumbnails/4.jpg)
Het bestaande Livelink
• Sinds 2000 in gebruik als DMS bij de AFM
• Bevat nu bijna 4 miljoen documenten (objecten)
• Werkomgeving en digitaal archief (maar nog geen RM)
• Iedere AFMer heeft toegang tot Livelink
• ‘Open tenzij’-principe wel veel afschermingen ivm
functiescheiding (Chinese walls)
DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 4 12 april 2023
![Page 5: DMS: Van Livelink naar SharePoint Een lopend traject binnen de AFM Andrea van Zoest Albert Hoitingh.](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022042700/5551a0ed4979591f3c8b67ef/html5/thumbnails/5.jpg)
Het bestaande Livelink
DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 5 12 april 2023
![Page 6: DMS: Van Livelink naar SharePoint Een lopend traject binnen de AFM Andrea van Zoest Albert Hoitingh.](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022042700/5551a0ed4979591f3c8b67ef/html5/thumbnails/6.jpg)
Het bestaande Livelink
• Mappenstructuur: per afdeling, per gebruiker (personal
workspace) en zgn. toezichtdossiers per instelling
• Gebruik van metadata o.a. voor categorieën inkomende post,
uitgaande post en interne documenten
• Livelink is ontwikkelplatform: d.w.z .veel toepassingen in
gebouwd o.a. postverwerkingstools, kenniscentra,
signalenmanagement
DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 6 12 april 2023
![Page 7: DMS: Van Livelink naar SharePoint Een lopend traject binnen de AFM Andrea van Zoest Albert Hoitingh.](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022042700/5551a0ed4979591f3c8b67ef/html5/thumbnails/7.jpg)
Waarom de overgang naar SharePoint 2010
• Ontevredenheid over Livelink
• Keuze volledig herontwerp Livelink of nieuw DMS
• AFM beleid: Microsoft tenzij…
• SharePoint is al in gebruik voor o.a. intranet
• DMS functionaliteit in SharePoint 2010 volwassen
• Goede RM mogelijkheden
| Presentatie algemene PowerPointPagina 7 12 april 2023
![Page 8: DMS: Van Livelink naar SharePoint Een lopend traject binnen de AFM Andrea van Zoest Albert Hoitingh.](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022042700/5551a0ed4979591f3c8b67ef/html5/thumbnails/8.jpg)
Microsoft SharePoint 2010
DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 8 12 april 2023
![Page 9: DMS: Van Livelink naar SharePoint Een lopend traject binnen de AFM Andrea van Zoest Albert Hoitingh.](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022042700/5551a0ed4979591f3c8b67ef/html5/thumbnails/9.jpg)
Het toekomstige landschap
DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 9 12 april 2023
![Page 10: DMS: Van Livelink naar SharePoint Een lopend traject binnen de AFM Andrea van Zoest Albert Hoitingh.](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022042700/5551a0ed4979591f3c8b67ef/html5/thumbnails/10.jpg)
Onze route
Inventarisatie van bestaande document type & metadata
Interviews
Workshops en demonstratie sessies
(Impact)Analyse van van bestaande koppelvlakken en
toepassingen
Onderzoek naar migratie scenario’s
Opstellen van gebruikscenario’s
Communicatie en vervolgworkshops
DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 10 12 april 2023
![Page 11: DMS: Van Livelink naar SharePoint Een lopend traject binnen de AFM Andrea van Zoest Albert Hoitingh.](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022042700/5551a0ed4979591f3c8b67ef/html5/thumbnails/11.jpg)
Aandachtspunten
Ontwerp
Metadata, taxonomie en de informatieplattegrond
Classificatie en autorisaties
Document types
Bestaande applicaties
Implementatie – technisch en organisatorisch
Van folders naar metadata
Bestaande werkwijzen
Opleiding en begeleiding
Migratie
DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 11 12 april 2023
![Page 12: DMS: Van Livelink naar SharePoint Een lopend traject binnen de AFM Andrea van Zoest Albert Hoitingh.](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022042700/5551a0ed4979591f3c8b67ef/html5/thumbnails/12.jpg)
Migratie – een project apart..
DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 12 12 april 2023
Aandachtspunten
Rommel in = rommel uit (opschonen!)Ondersteuning van de medewerkerVan folder naar andere structuur
MetadataVersiesRechten
Tooling
Organisatie
![Page 13: DMS: Van Livelink naar SharePoint Een lopend traject binnen de AFM Andrea van Zoest Albert Hoitingh.](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022042700/5551a0ed4979591f3c8b67ef/html5/thumbnails/13.jpg)
Geleerde lessen, tot nu al
Scope creep
Onderschatting
Onbekendheid
Blijven focussen op huidig platform
Betrek de organisatie (business, IT en DIV)!
Communicatie
DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 13 12 april 2023
![Page 14: DMS: Van Livelink naar SharePoint Een lopend traject binnen de AFM Andrea van Zoest Albert Hoitingh.](https://reader034.fdocument.pub/reader034/viewer/2022042700/5551a0ed4979591f3c8b67ef/html5/thumbnails/14.jpg)
Dank voor uw aandacht
Vragen?
14