DMS és WF rendszer - Üzleti...
Transcript of DMS és WF rendszer - Üzleti...
Üzleti követelményspecifikációa Szerencsejáték Zrt.
irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldására
Készítette: Kóczé ZoltánPetróczi Gábor
2013. július 2.
1/47
Tartalomjegyzék
1. Bevezetés..............................................................................................................41.1.Háttér...........................................................................................................................41.2.A dokumentum célja.....................................................................................................41.3.A kialakítandó rendszer célja.......................................................................................41.4.Hatókör.........................................................................................................................51.5.Támogatandó folyamatok.............................................................................................6
2. Jelenlegi helyzet összefoglalása........................................................................72.1.Iratkezelés....................................................................................................................72.2.Dokumentumkezelés....................................................................................................82.3.Folyamatirányítás.........................................................................................................8
3. Funkcionális követelmények – a támogatandó üzleti folyamatok...................93.1.Áttekintő folyamattérkép...............................................................................................93.2.Folyamatok leírása.....................................................................................................10
3.2.1. Érkeztetés, iktatás......................................................................................................103.2.2. Ügyintézés.................................................................................................................173.2.3. Postázás (expediálás)................................................................................................203.2.4. Ügy lezárása, irattározás...........................................................................................243.2.5. Digitalizálás................................................................................................................29
4. Általános követelmények...................................................................................304.1.Alapigények................................................................................................................304.2.Felhasználói felületek.................................................................................................314.3.Hibaüzenetek.............................................................................................................324.4.Riportok, lekérdezések...............................................................................................324.5.Határidők kezelése.....................................................................................................344.6.Automatikus értesítések.............................................................................................344.7.Központi törzsadattár kezelése..................................................................................354.8.Dokumentumkezelés..................................................................................................354.9.Titkos ügyiratok kezelése (TÜK)................................................................................36
5. Biztonsági követelmények.................................................................................365.1.Rendelkezésre állás...................................................................................................365.2.Hozzáférés, jogosultságok kezelése..........................................................................375.3.Szervezeti hierarchia leképezése..............................................................................385.4.Naplózás....................................................................................................................39
6. Informatikai követelmények..............................................................................396.1.Üzemeltetési környezet..............................................................................................396.2.Adattárolás.................................................................................................................39
2/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
7. Integrációs követelmények................................................................................40
1. számú melléklet: Folyamatábrázolás jelölésrendszere..................................44
2. számú melléklet: Igényfelmérő interjúk listája..................................................46
3. számú melléklet: Fogalomtár..............................................................................48
3/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
1. BEVEZETÉS
1.1. Háttér
A Szerencsejáték Zrt. (továbbiakban SZZRT) szakterületei és a cégvezetés is megfogalmazta igényét a SZZRT
jelenlegi irat- és dokumentumkezelő, valamint folyamatirányító rendszereinek egységes megújítására, ezáltal a
kapcsolódó folyamatok informatikai támogatásának, automatizáltságának, működési biztonságának növelésére.
Ennek megvalósítása egy előkészítő projekttel indult, amely a SZZRT működéséhez igazodva fogalmazza meg a
rendszerrel szemben támasztott követelményeket és támogatja annak kiválasztását, implementációját.
Az előkészítés első lépéseként felmérésre kerültek a SZZRT által jelenleg alkalmazott irat- és
dokumentumkezelő, valamint folyamatirányító rendszerek, valamint az iratkezelési folyamatok végrehajtásának
eddigi gyakorlata. Az összegyűjtött információk alapján egy helyzetértékelés történt és a lehetséges továbblépési
irányok kerültek meghatározásra, valamint a megrendelő területtel való egyeztetés eredményeként a javasolt
továbbfejlesztési irány is rögzítve lett.
A helyzetelemzés információiból kiindulva kidolgozásra került egy, az SZZRT szintjén egységes iratkezelési- és
folyamatirányítási koncepció, amely az egyes szakterületekkel egyeztetve lett (az interjúk, illetve az azokon részt
vett interjúalanyok listáját a 2. számú melléklet tartalmazza). Ennek során összegyűjtésre kerültek a szakterületi
specifikus iratkezelési és folyamatirányítási igények, melyek az egységes koncepcióval együtt jelen dokumentum
alapjául szolgálnak.
1.2. A dokumentum célja
Jelen dokumentum célja, hogy összefoglalja a Szerencsejáték Zrt. üzleti elvárásait, követelményeit a kialakítandó
iratkezelési és folyamatirányítási rendszerrel kapcsolatosan.
A dokumentum alapjául fog szolgálni a később elkészítésre kerülő szoftver követelményspecifikációnak, amely a
leendő rendszerrel szemben támasztott funkcionális és egyéb követelményeket határozza meg részletesen.
1.3. A kialakítandó rendszer célja
A Szerencsejáték Zrt.-nél bevezetésre kerülő egységes irat- és dokumentumkezelési- valamint folyamatirányítási
rendszer célja (függetlenül attól, hogy egy, vagy több informatikai szoftvermegoldásból fog állni), hogy
strukturáltan és jól kezelhetően kiszolgálja valamennyi szervezeti egység, szakterület vállalati szinten egységes
iratkezelését, és ezzel integráltan és hatékonyan megvalósítsa a szintén vállalati szinten egységes
dokumentumkezelés, és folyamatirányítás informatikai támogatását.
A rendszerrel szemben támasztott főbb célok az alábbiak:
- Teljesítse a vonatkozó jogszabályi előírásokat.
- Igazodjon a Szerencsejáték Zrt. működési sajátosságaihoz, vonatkozó szabályozásaihoz.
4/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
- Teljes vállalati szintű, SZZRT szinten minden szervezeti egységnél egységes iratkezelést valósítson meg
a bejövő-, kimenő-, és a belső iratok vonatkozásában is. Ezáltal biztosítsa az iratokra vonatkozóan az
alábbiak teljesülését:
o átlátható, rendszerezett és rendezett irattárolás;
o egyértelmű irat azonosítás;
o teljes körű nyilvántartás;
o nyomon követhetőség (fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető)
o az iratok feldolgozottságának követése (státusz)
o egyértelmű felelősség (kezelésével kapcsolatos személyi felelősség egyértelműen
megállapítható);
o információvédelem (tartalma csak az arra jogosultak számára ismerhető meg).
- Tegye lehetővé a vonatkozó dokumentumok és a hozzájuk, vagy a témakörhöz kapcsolódó egyéb
dokumentumok (pl. mellékletek, levelezések) elektronikus kezelését, mind az iratkezelés, mind a
folyamatkezelés, mind az interfészen kapcsolódó rendszerek esetén
- Támogassa és gyorsítsa az iratokkal kapcsolatos ügyintézési folyamatokat.
- Támogassa mind a papíralapú, mind az elektronikus iratkezelési folyamatok végrehajtását
- Biztosítson vállalati szintű és egységes munkafolyamat (workflow) támogató platformot.
- Az iratkezeléssel integrációban legyen képes szakterületi munkafolyamatok vezérlésének támogatására
(amennyiben az iratkezelés és folyamatirányítás támogatása külön szoftvermegoldásokkal kerülnek
megvalósításra).
- Igazodjon a Szerencsejáték Zrt. jelenlegi informatikai környezetéhez, informatikai stratégiai
célkitűzéseihez.
1.4. Hatókör
A kialakítandó rendszer hatóköre szervezeti szempontból a Szerencsejáték Zrt. teljes szervezetére, azaz
valamennyi szervezeti egységére kiterjed. Ez a jelenlegi szervezeti struktúrát figyelembe véve az alábbi fő
szervezeti egységeket és azok alegységeit foglalja magában:
- Biztonsági Igazgatóság;
- Gazdasági Igazgatóság;
- Informatikai Igazgatóság;
- Interaktív Játék Főosztály;
- Jogi és Ellenőrzési Igazgatóság;
- Kereskedelmi és Játékszervezési Igazgatóság;
- Marketing és Kommunikációs Igazgatóság;
- Üzletfejlesztési és Minőségirányítási Osztály;
- Vezérigazgatói Titkárság.
A rendszer felhasználói az iratok iktatását, illetve azokkal szakfeladatot (ügyintézést) végző munkatársak lesznek,
továbbá a folyamatirányítás vonatkozásában a releváns folyamatokban résztvevő egyéb SZZRT munkavállalók
és vezetők.
5/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
A rendszer funkcionális hatóköre tehát három funkciócsoportot foglal magában:
- az iratkezelést;
- a dokumentumkezelést;
- és a folyamatirányítást.
Az egyes funkciócsoportok tartalmának részletezését a későbbi fejezetek tartalmazzák.
A kialakítandó rendszer hatókörbe tartozik továbbá a meglévő szakrendszerekkel történő integrációs
adatkapcsolatok megvalósítása is.
1.5. Támogatandó folyamatok
A kialakítandó rendszernek a funkciócsoportok bontásában legalább az alábbi üzleti folyamatokat kell támogatnia
(dőltbetűvel a folyamatba tartozó főbb folyamatszakaszok, funkciók szerepelnek):
- Iratkezelés
o Érkeztetés, iktatás
Érkeztetés
Átadás-átvétel
Iktatás
Szignálás
o Ügyintézés
Feladatkezelés, határidőzés
Csoportmunka támogatás
Válaszirat csatolás, előzményezés
o Postázás (expediálás)
Boríték címzés
Tértivevény nyomtatás
Postakönyv vezetés
o Ügy lezárás, irattározás
Ügy lezárás
Kézi irattározás
Központi irattározás
Irattári kikérés
Selejtezés
o Digitalizálás
Központi, kötegelt digitalizálás
Egyéni, szakterületi digitalizálás
- Dokumentumkezelés
o Dokumentumok készítésével kapcsolatos csoportmunka támogatás
o Dokumentumok tárolása, nyilvántartása
o Dokumentumok verziókezelése
o Dokumentumok publikálása
6/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
- Folyamatirányítás (a javasló szakterületek az alábbi üzleti folyamatokat jelölték ki a rendszer bevezetése
során workflow támogatással megvalósítandónak)
o Belső ellenőrzések (Biztonsági Igazgatóság)
o Szerződéskészítés (Beruházási és Üzemeltetési Főosztály)
o Sorsjegy reklamáció (Gazdasági Főosztály)
o Szerződéskészítés, szerződéskötés (Informatikai Igazgatóság, Marketing és Kommunikációs
Igazgatóság)
o Fogadási ajánlatok kezelése (Interaktív Játék Főosztály)
o Panaszkezelés (Jogi és Ellenőrzési Igazgatóság)
o Terminál telepítés (Kereskedelmi és Játékszervezési Igazgatóság)
o Nyereményátadások (Marketing és Kommunikációs Igazgatóság)
o Szabályozáskészítés (Üzletfejlesztési és Minőségirányítási Osztály)
o szponzori szerződéskészítés / adománylevél készítés (Vezig. Titkárság)
2. JELENLEGI HELYZET ÖSSZEFOGLALÁSA
2.1. Iratkezelés
A helyzetelemzés során megállapítottuk, hogy a Szerencsejáték Zrt. az iratkezelési folyamatának végrehajtása
során túlnyomórészt nem alkalmaz elektronikus iratkezelő rendszert. Az iratkezelés folyamata ennek megfelelően
korszerűtlen, túlnyomórészt papíralapon zajlik, ami észrevehetően rontja az SZZRT általános ügyintézési
hatékonyságát.
Az alkalmazott iratkezelési gyakorlattal kapcsolatban azonosított fő problémák:
- Szervezeti egységenként eltér az iratkezelési folyamat gyakorlati végrehajtása.
- Az SZZRT többszörös (sávos) iktatást alkalmaz, így szervezeti egységenként újra elvégzik az iktatást.
- A területek szakértői szokásjog alapján végzik az iratkezelési feladataikat.
- A szabályzatot a szakterületi szervezeti egységek szabadon, iránymutatásként értelmezik, gyakorlatilag
esetlegesen tartják be.
- Elektronikus küldemények, elektronikus dokumentumok kezelése hiányzik.
- Az iratkezelés szervezeten belüli felelőssége elosztott.
Az SZZRT jelenlegi iratkezelési gyakorlata nem biztosítja az iratok strukturált nyilvántartását, nyomon
követhetőségét, kereshetőségét, ezáltal lassítja, bürokratizálja a szervezet működését, nem adja meg a
vezetőknek a kapcsolatos ügyintézésekre vonatkozóan a megfelelő helyzetképet, így az időben való beavatkozás
lehetőségét.
7/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
2.2. Dokumentumkezelés
Az SZZRT ügykezelési folyamataiban a magyarországi államigazgatási gyakorlatnál is kisebb mértékben
alkalmaz elektronikus dokumentumokat – Mind a külső, mind a belső ügyek esetében a legtöbb szervezeti
egység papíralapon végzi az ügyintézést, az elektronikus dokumentumok legtöbb esetben csak az iratok
előállítása során jelennek meg, mint munkaanyag.
Alkalmazott elektronikus dokumentumkezelési megoldások:
- A megosztott hálózati mappákat (mentett munkaterület)valamennyi szakterületi szervezeti egység
használja, ez az elterjedt elektronikus dokumentumkezelési megoldás SZZRT-n belül.
- Van belső intranet rendszer (Microsoft Sharepoint alapokon), amely alkalmas dokumentumkezelésre, de
jellemzően csak belső marketing célokra és projektek nyilvántartására használják. Továbbá a belső
intranet rendszer dokumentumközpontja szolgál a Társaság szabályozásainak nyilvántartására és
tárolására, (mely fő felépítésében a szervezeti- és szabályozási hierarchiát követi).
- Iratok szkennelése csak néhány szervezeti egységnél gyakorlat, csak belső célokat szolgál (a postázás
meggyorsítása, illetve az eredeti iratok képének megőrzése).
Az elektronikus dokumentumok kezelési gyakorlata megfelel a szakterületek által elvártnak, de ezen elvárások
még a papíralapú iratkezelés alapján jelentkeztek.
2.3. Folyamatirányítás
Az SZZRT-n belül a munkafolyamatok irányítása alapvetően a különböző szabályozásokon keresztül valósul
meg, ezek funkció- és feladatszemléletűek, csak részlegesen tartalmaznak folyamatokat. A folyamatok
irányításának informatikai részleges támogatása ez idáig csak a gazdasági- és az informatikai területeken
valósult meg.
A Gazdasági Igazgatóságon készült egy munkafolyamat (workflow) vezérlő megoldás (eFlow, Basware), amely a
folyamat irányítása mellett annak valós idejű monitorozását is lehetővé teszi. Ez a rendszer azonban csak a
gazdasági terület egy folyamatára (bejövő számla feldolgozás) lett bevezetve, bár 1-1 tevékenység erejéig a többi
szakterület is dolgozik benne. Az informatikai terület is rendelkezik specifikus folyamatokat támogató dobozos,
vagy egyedi fejlesztésű IT rendszerekkel (pl. helpdesk), de ezek specifikus és lokális megoldások, az SZZRT-n
belül jelenleg nincs egységes, vállalati szintű workflow támogató megoldás.
Az SZZRT többi területén egyáltalán nem jellemző a folyamatok informatikai rendszereken történő vezérlése,
irányítása. A napi munkavégzéshez használnak számítógépet, de a munkatársak nagyrészt irodai (pl. Word,
Excel, Outlook) alkalmazásokkal dolgoznak, az információk továbbítása nagyrészt papír alapon, kisebb részben
elektronikusan történik.
A vállalton belül a folyamatmenedzsment részeként az SZZRT üzleti (értékteremtő) folyamatai teljes körűen,
elemi tevékenység szinten, az egyéb (irányító, támogató) folyamatok pedig részlegesen vannak dokumentálva az
ARIS folyamatmenedzsment támogató informatikai rendszerben. Ezek a folyamatmodellek jó alapul tudnak
szolgálni a folyamatok informatikai támogatását megvalósító későbbi fejlesztésekhez.
8/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
Az SZZRT-ben vállalati szinten bevezetésre került a belső intranet rendszer alapjául is szolgáló Microsoft
SharePoint technológia, amelyhez jelenleg 700 felhasználói licenccel áll rendelkezésre. A SharePoint alkalmas
munkafolyamatok leképezésére és teljes körű informatikai támogatására is, sőt ennek adatbázis vonatkozású
licenceivel is rendelkezik az SZZRT, de vállalati szinten ez nincs folyamatok informatikai támogatására,
irányítására használva.
3. FUNKCIONÁLIS KÖVETELMÉNYEK – A TÁMOGATANDÓ ÜZLETI FOLYAMATOK
Jelen fejezet célja, hogy bemutassa a Szerencsejáték Zrt. számára javasolt egységes iratkezelési folyamatot,
amelynek informatikai támogatását a kialakítandó az irat- és dokumentumkezelő rendszernek kell teljes körűen
megvalósítania. A teljes körűség az alábbi folyamat összes lépését jelenti.
3.1. Áttekintő folyamattérkép
+
Érkeztetés, iktatás
+
Postázás (expediálás)
+Ügyintézés
+
Digitalizálás
+
Ügy lezárás, irattározás
9/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
3.2. Folyamatok leírása
3.2.1. Érkeztetés, iktatás
+Ügyintézés
Központi Postabontó Címzett szervezeti egység
Küldemény átvétele
Bontható a küldemény?
ÉrkeztetésBontás
Érkeztetés
+
Digitalizálás (központi
szkennelés)
Beérkező papíralapú küldemény
Közvetlenül a szervezeti egységhez beérkező
papíralapú küldemény
Szervezeti egységhez beérkező email
Küldemény érkeztetése
Átadás az illetékes
szervezeti egységnek
Illetékes szervezeti
egység meghatározása
Címzett szervezet az
illetékes?
Igen
Nem
Bontás
Átadás a címzett szervezeti egységnek
Manuális digitalizálás
Nem
Igen
Előzményezés
Létező ügyhöz
tartozik?
Iktatás új főszámra
Iktatás meglevő főszámra
Szignálás
NemIgen
Igen Nem
Küldemény átvétele
Vezető
Küldemény átvétele
Küldemény átvétele
Iktatandóküldemény?
1.01A 1.01B 1.01C
1.02 1.02
1.03
1.04A 1.06A
1.06B
Azonosítás vonalkóddal
1.05
1.06A
1.07A
1.08
1.09
1.091.10
1.10
1.04B
1.07B
1.11BCímzett
szervezet az illetékes?
Nem
Igen
Illetékesség vizsgálata
(e-mail)
1.121.13
1.14
1.15 1.16
1.17
10/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
Az érkeztetés és az iktatás lépései az alábbiak:
No.Lépés, állapot megnevezése
Lépés leírása
1.01ABeérkező papíralapú
küldemény
A Szerencsejáték Zrt.-nek érkező küldemények alapértelmezett
esetben a Postabontóhoz érkeznek be.
1.01B
Közvetlenül a szervezeti
egységhez beérkező
papíralapú küldemény
Amennyiben a beérkező küldemény közvetlenül a címzett szervezeti
egységhez érkezik, a küldemény kezelésének felelőssége a címzett
szervezeti egységé.
1.01CSzervezeti egységhez
beérkező email küldemény
Az e-mailben érkező küldemények szintén részét képezik az
iratkezelési folyamatnak. Az iratkezelési folyamatba azon e-maileket
kell bevonni (azokat kell iktatni), amelyek papíralapon érkezve iktatásra
kerülnének.
1.02 Küldemény átvételeA küldeményt a címzett átveszi a továbbítást végző cégtől, szükség
esetén igazolva annak átvételét.
1.03Küldemény
bonthatóságának eldöntése
A Postabontó megvizsgálja, hogy van-e jogosultsága a beérkezett
küldemény bontására. Alapértelmezetten az alábbi típusú
küldemények nem bonthatóak:
- SK jelzéssel érkezett küldemények
- Rendőrségtől és bíróságtól jövő küldemények
- A borítékon az üzleti titkok, bizalmas megjelölés van, vagy
bármi olyan megjegyzés, amiből már a bontás előtt
egyértelműen megállapítható, hogy minősített adatot
tartalmaz
o Azon küldeménytípusok, amelyeknél ezt az arra
jogosult személy (a címzett szervezeti egység
vezetője) elrendelte azok felbontás nélküli
továbbítást (például a Humán Főosztály számára
érkező küldemények)
o Nyeremény kifizetéssel kapcsolatos küldemények
A rendszer részletes tervezésekor további vizsgálat szükséges a
bonthatóság pontos feltételrendszerére vonatkozóan.
1.04A Küldemény bontása Ha a küldemény bontható, a Postabontó elvégzi a bontást.
Ha a küldemény sérült, vagy a küldeményben érték (pénz,
játékszelvény, sorsjegy, stb.) található, vagy a küldemény tévesen
került bontásra, erről a Postabontó külön jegyzőkönyvet vesz fel.
11/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
No.Lépés, állapot megnevezése
Lépés leírása
A jegyzőkönyvet csatolni kell az irathoz, majd az irat kezelése a
standard folyamat szerint folytatódik. Ha a téves bontás miatt egyedi
intézkedés is szükséges, azt az irat ügyintézőjének kell elindítania.
1.04B
Küldemény bontása a
címzett szervezeti
egységen
Amennyiben a küldemény közvetlenül (pl. futár útján) jutott el a címzett
szervezeti egységhez, vagy a Postabontó nem bonthatta fel, a
küldemény bontása a címzett szervezeti egység felelősségi körébe
tartozik.
Ha a küldemény sérült, vagy a küldeményben érték (pénz,
játékszelvény, sorsjegy, stb.) található, vagy a küldemény tévesen
került bontásra, erről a szakterületi egység jegyzőkönyvet vesz fel. A
jegyzőkönyvet csatolni kell az irathoz, majd az irat kezelése a standard
folyamat szerint folytatódik.
1.05 Azonosítás vonalkóddal
A szkennelendő küldemények első lapjára az érkeztetést végző
személy elhelyez egy vonalkódot, amely az irat egyedi azonosításának
célját szolgálja.
Az iraton elhelyezett vonalkód számát az érkeztetést végző munkatárs
rögzíti az elektronikus iratkezelő rendszerben.
1.06A Érkeztetés
A Postabontó elvégzi a hozzá beérkezett küldemények érkeztetését.
Érkeztetés során legalább az alábbi adatokat kell rögzíteni:
- Küldemény érkezésének dátuma
- Küldemény feladója
- Küldemény címzettje
- Küldemény vonalkódja (csak bontott küldemény esetén)
- Küldeményérkeztetési azonosítója (az iratkezelő rendszer
automatikusan állítja elő)
- Az érkeztetés helyének meghatározása (az iratkezelő rendszer
automatikusan állítja elő)
- Az érkeztetés egyéb információi pl. sérült volt a küldemény
(jegyzőkönyv szám stb.)
Minden érkeztetett küldemény borítékán el kell helyezni az érkeztetési
bejegyzést, amely tartalmazza a beérkezés idejét, valamint az
érkeztetési azonosítót.
Nem kell érkeztetni, és más módon sem kell nyilvántartásba venni a
sajtótermékeket, reklámanyagokat, üdvözlő lapokat, tömeges
értesítéseket, árjegyzékeket, tértivevényeket.
12/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
No.Lépés, állapot megnevezése
Lépés leírása
1.06BÉrkeztetés a címzett
szervezeti egységen
Amennyiben a küldemény közvetlenül (pl. futár útján) jutott el a címzett
szervezeti egységhez, az érkeztetés (valamint a digitalizálás)
elvégzése a címzett szervezeti egység felelősségi körébe tartozik.
Szervezeti egységen történő bontás esetén a bontó szervezeti egység
feladata annak eldöntése, hogy szükséges-e az elektronikus példány
előállítása. Ha igen, a szkennelés ez esetben a bontó szervezeti
egység feladata. (Az irat képe az iratkezelő rendszerben csatolható az
irathoz.)
1.07ADigitalizálás (központi
digitalizálás)
Központi szkennelés – az alfolyamatot egy későbbi alpontban
részletesen bemutatjuk
1.07B Manuális digitalizálás
A szervezeti egység vezetőjének ilyen irányú utasítása esetén az
érkeztetést végző személy szkenneli a bontott küldeményt, majd azt
kézzel csatolja az iratkezelő rendszer megfelelő érkeztetési
bejegyzéséhez.
1.08Illetékes szervezeti egység
meghatározása
A Postabontó a címzés, vagy a küldemény tartalma alapján
meghatározza a címzett szervezeti egységet.
1.09Átadás a címzett szervezeti
egységnek
A Postabontó a beérkező papíralapú küldeményt eljuttatja a címzett
szervezeti egységnek. A Postabontó az átadás kezdeményezését az
iratkezelő rendszerben rögzíti.
Szükség esetén az átadás során nemcsak címzett szervezeti egység,
hanem közvetlen személy is meghatározható.
A szervezeti egység az irat átvételét követően több szervezeti
egységnek is átadhatja az irat másolatát, azonban elsődleges címzett
csak egyetlen szervezet lehet. (Másolat átadása esetén az ügyintézési
és iratkezelési felelősség nem kerül átadásra, míg ügyintézésre való,
eredeti irattal történő átadás-átvétel esetében a címzett szervezeti
egység veszi át az irat ügyintézési és iratkezelési felelősségét.)
1.10 Küldemény átvétele Az átvétel igazolja az átadott iratcsomag kezelési és ügyintézési
felelősségének átvételét.
Amely szervezet felé más szervezeti egység átadás-átvételt
kezdeményezett, az értesítést kap az iratkezelő rendszerben a várható
papíralapú küldeményről. A papíralapú iratcsomag megérkezésekor az
átvevő ellenőrzi, hogy az iratcsomag teljes körűen megérkezett-e,
megfelelőség esetén az elektronikus iratkezelő rendszerben átveszi
azt. (Papíralapú átadás-átvétel nem szükséges.)
Ha a küldemény hiányos, vagy a címzett szervezeti egység tévesen
13/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
No.Lépés, állapot megnevezése
Lépés leírása
lett megjelölve az irat felelőseként, az átvétel megtagadható.
Lehetőség lesz tisztán elektronikus átadás-átvétel lefolytatására is – ez
esetben értelemszerűen nem kell megvárni a papíralapú küldemény
megérkezését, hanem a küldemény azonnal átvehető.
1.11A Illetékesség vizsgálata
Ha a Postabontó által átadott beérkező iratról a címzett szervezeti
egység úgy ítéli meg, hogy más szervezeti egység a felelős az irat
kezeléséért, illetve az irat kapcsán szükséges ügyintézés
végrehajtásáért, a címzett szervezeti egység az iratot átadás-átvétellel
visszaadja a Postabontónak.
1.11BIlletékesség vizsgálata
bejövő e-mail esetében
A címzett szervezeti egység megvizsgálja, hogy ő jogosult-e a
beérkező e-mail megválaszolása, illetve a kapcsolatos ügyintézés
koordinálása, vagy az más szervezeti egység hatáskörébe tartozik.
1.12 E-mail továbbítása
Ha a beérkező e-mail más szervezeti egység felelősségi körébe
tartozik, a címzett szervezeti egység iktatás nélkül, egy munkanapon
belül továbbítja az e-mailt.
1.13Iktatás szükségességének
meghatározása
A felelős szervezeti egység eldönti, hogy az adott küldemény
iktatandó-e. Alapvetően minden érkeztetett, külön szakrendszerben
nem kezelt, de ügyintézést igénylő iratot iktatni kell. (Minden, a
Postabontótól átvett irat tovább csak iktatva továbbítható)
Elektronikus küldemények közül azokat kell iktatni, amelyek
papíralapon érkezve iktatásra kerülnének.
1.14 ElőzményezésIktatás előtt a felelős szervezeti egység megvizsgálja, hogy az iratnak
van-e előzménye.
1.15 Iktatás meglevő főszámra Amennyiben az adott irat már folyamatban levő ügyhöz tartozik, a
folyamatban levő ügy alá, új alszámra kell az iratot beiktatni.
Az adott ügy ügyintézéséért felelős felhasználó (személy, vagy
szervezeti egység), illetve opcionálisan a szervezeti egység vezetője
automatikus értesítést kap az új irat iktatásáról.
Az iktatás során a papíralapú iraton is fel kell tüntetni az elektronikus
iratkezelő rendszer által adott iktatószámot.
E-mail küldemény közvetlenül az Outlook levelező rendszerből,
beépülő klienssel iktatható, mind bejövő, mind kimenő irat esetében.
Az iktatás során az iratkezelő rendszerben kötelezően kitöltendő
adatokat a 98/2011 sz. vezérigazgatói utasítás Iratkezelési és
irattárazási Szabályzatról tartalmazza. (Meg kell adni legalább az
14/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
No.Lépés, állapot megnevezése
Lépés leírása
ügyirat tárgyát, típusát (irattári tételszámát, iktatószámát,
iratkapcsolatait).
A kötelező mezők kitöltését az elektronikus iratkezelő rendszer
ellenőrzi, mint kitöltöttségét, mind a felvitt adatok formátumát,
értékkészletét tekintve.
1.16 Iktatás új főszámra
Amennyiben az adott irathoz kapcsolódóan nincs folyamatban levő
ügy, az iratot új főszámra kell iktatni. Amennyiben az adott iratnak van
már lezárt előzménye, az adott iratnál jelezni kell az előzmény iratot
(előirat), míg az előzmény iratnál (előirat) fel kell tüntetni az utóiratot.
Az előzmény irat létezésének meghatározásához egy több paramétert
is figyelembe vevő, összetett keresőfelület szükséges.
1.17 Szignálás
Az irat felelőse (ügyintéző) átadja a papír alapú, vagy elektronikus
iratot a szervezeti egység vezetőjének.
Az új ügy ügyintézőjét a címzett szervezeti egység vezetője (vagy
meghatalmazottja) jelöli ki, ezzel szignálva az ügyet. Minden vezető a
közvetlen beosztottjaira, vagy az alá besorolt szervezeti egységek
beosztottjaira szignálhat..
A szignálás során lehetőség van ügyintézési utasítás, valamint
határidő megadására is.
Egy ügyirat (főszám) egyszerre csak egyetlen szervezeti egység
ügyintézési felelősségében lehet. Ez nem zárja azonban ki, hogy
egyes alfeladatok, alszámok más szervezeti egységnek kerüljenek
kiosztásra – ez esetben az iratról másolatot kell készíteni, és azt új
alszámon iktatva, megfelelő ügyintézési utasítással kell szignálni a
közreműködő szervezeti egység számára. Az ügy intézése minden
esetben azon szervezet/személy felelősségi körébe tartozik, amelyre
az ügyirat (főszám) szignálva van.
15/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
3.2.2. Ügyintézés
Vezető
+
Érkeztetés, iktatás
Ügyintéző
Átvétel ügyintézésre
Válasz szükséges?
Nem
+Ügy lezárása
+
Ügy határidős irattárba tétele
IgenKapcsolódó workflow?
Nem
Kimenő irat tervezetének elkészítése
Nem
Jóváhagyás szükséges? Igen
Felterjesztés jóváhagyásra
Jóváhagyás megtörténik?
Jóváhagyás
NemIgen
Visszautasítás, kezelési utasítás
Ügyintézésért felelős szervezeti egység
Jóváhagyott dokumentum feltöltése az
ügyiratba
+Expediálás
Igen
Külső rendszer esetén
interfészen történő
adatátadás
Kiadmányozás
2.01
2.02
2.03
IgenSzükséges külső adat?
Nem
2.06
2.04
2.05
Szükséges információ bekérése
2.07
2.08
2.09
2.11
2.12
2.132.14
2.15
2.16
Kimenő irattervezet
iktatása
2.10
16/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
Az ügyintézés lépései az alábbiak:
No.Lépés, állapot megnevezése
Lépés leírása
2.01 Átvétel ügyintézésre A szignált iratot a szignált személy átveszi.
2.02
Ügyintézés/válaszirat
szükségességének
eldöntése
Szignálás nélküli ügyirat esetében a felelős ügyintéző, szignálás
esetén az adott szervezeti egység vezetője (szignálási utasításban
jelezve) eldönti, hogy szükséges-e válasziratot készíteni, illetve
ügyintézési folyamatot indítani a beérkező irat alapján.
Ha nem szükséges ügyintézési folyamatot indítani, az ügyintéző
lezárja az ügyet a rendszerben.
2.03
Van olyan workflow, amely
támogatja az ügyintézési
feladatok végrehajtását?
Ha az ügytípus ügyintézéséhez van workflow folyamat, az ügyintéző
elindítja a szükséges workflow-t.
2.04
Interfészen történő
adatátadás (külső rendszer
esetén)
A workflow végrehajtásához az iratkezelő rendszer interfészen átadja a
szükséges adatokat a workflow modulnak.
2.05Workflow folyamat
végrehajtása (külső)
A workflow folyamat befejezéséig az iratkezelő rendszerben további
feladat nincs, a szükséges adatokat az iratkezelő rendszer a workflow
folyamatból interfészen automatikusan átemeli.
2.06 Szükséges külső adat?Az ügyintéző eldönti, hogy az ügy végig viteléhez rendelkezésére áll-e
minden információ.
2.07Szükséges információk
bekérése
Ha az ügyintézés lefolytatásához rendelkezésre nem álló külső adat,
információ (pl. szakvélemény, vagy külső fél közreműködése)
szükséges, az ügyintéző bekéri a szükséges külső információt.
A külső információ várható beérkezéséig (beérkezési határidejéig) az
ügyintéző az ügyet felfüggeszti, azaz határidős irattárba teszi.
2.08Kimenő irat tervezetének
elkészítése
Az ügyintéző készíti el az ügyintézési folyamatban szükséges kimenő
iratot. Az elkészített iratot az ügyintéző iktatja az iratkezelő
rendszerben.
2.09 Jóváhagyás szükséges?
A vonatkozó szabályozások alapján egyértelmű esetekben a rendszer
automatikusan meghatározza, illetve betartatja az ügytípusok
jóváhagyási szintjeit. Egyéb esetekben az ügyintéző felelőssége
eldönteni, hogy az általa készített válaszirat akár szervezeten kívüli,
akár szervezeten belüli elküldése előtt jóváhagyandó-e a vezetőjével.
Ha vezetői jóváhagyás nem szükséges, az ügyintéző postázza az
iratot.
2.10 Kimenő irattervezet iktatása Az ügyintéző iktatja a felterjesztendő irattervezetet
17/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
No.Lépés, állapot megnevezése
Lépés leírása
A kimenő irattervezet iktatása a bejövő irattervezet iktatási módjával
megegyezően, a téma szerinti főszám következő alszámára kerül
iktatásra.
2.11 Felterjesztés jóváhagyásra
Amennyiben szükséges (szignáláskor a vezető úgy rendelkezett), vagy
az ügyintéző úgy ítéli meg, hogy az általa készített válaszirat vezetői
jóváhagyása, vagy aláírása szükséges, átadja az iratot a vezető
számára.
2.12 Jóváhagyás megtörténik?A vezető ellenőrzi a kimenő irattervezetet, ez alapján eldönti, hogy a
kimenő irat elkészült formájában kiküldhető-e, illetve aláírható-e
2.13Visszautasítás, kezelési
utasítás
Ha a válaszirat a vezető döntése szerint elkészült formájában nem
küldhető ki, a vezető visszaadja további módosításra a kimenő iratot a
felelős ügyintézőnek.
Visszautasításkor meg kell adni, hogy milyen további módosítások
szükségesek a kimenő irat tervezeten.
2.14 Jóváhagyás
Ha a válaszirat a vezető döntése szerint elkészült formájában
kiküldhető, a vezető az iratkezelő rendszerben jóváhagyja a kimenő
irat tervezetet.
2.15 Kiadmányozás Amennyiben szükséges, a vezető papíron aláírja az iratot.
2.16Jóváhagyott dokumentum
feltöltése az ügyiratba
A felelős ügyintéző feltölti az iratkezelő rendszerbe a jóváhagyott
kimenő irathoz a jóváhagyott dokumentumot – amennyiben a vezető
papíron is aláírta az iratot, akkor az aláírt irat szkennelt verzióját,
egyéb esetben szerkeszthető elektronikus verzióját.
(.doc, .docx, .xls, .xlsx, stb.)
18/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
3.2.3. Postázás (expediálás)
+
Ügyintézés, kiküldendő
papíralapú irat
Felelős szervezeti egység ügyintézője
Küldemény postázási adatainak rögzítése
Tértivevény szükséges?
Nem
Boríték címzése(opcionális
boríték-nyomtatás)
Tértivevény címzése
(opcionális tértivevény nyomtatás)
Igen
Postázandó irat átadása a
Postabontónak
Központi Postabontó
Postázandó irat átvétele
Postázási adatok automatikus
átvétele a Postakönyvbe
Postázás
Tértivevényes küldemény?
IgenNem
Átvételi információk
rögzítése
Ügyintézés lezárva?
+Ügyintézés
NemIgen
+
Ügy lezárása, irattárazás
Tértivevény visszaérkezése
Postázási információ jelzése
+
Ügyintézés, belső irat
Belső átadás a címzettnek
Átvétel visszajelzése
+
3.01
3.02
3.03
3.04
3.05
3.06
3.07
3.08
3.09
3.10
3.11
3.123.13
3.14
3.15
+
Ügyintézés, Kiküldendő
elektronikus irat
Elektronikus irat elküldése a
címzettnek (e-mail)
3.16
Elküldött e-mail iktatása
3.17
19/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
A postázás lépései az alábbiak:
No.Lépés, állapot megnevezése
Lépés leírása
3.01 Belső átadás a címzettnek
Belső küldemény esetén ajánlott az elektronikus iratátadás. Ez
esetben a küldő szervezeti egység elkészíti a vonatkozó elektronikus
iratot (csatolja megfelelő alszámra a Word, vagy az aláírt és szkennelt
PDF fájlt), majd átadás-átvételt kezdeményez a címzett szervezeti
egység részére.
Szükség esetén természetesen belső postával, vagy saját
kézbesítéssel papíralapon is átadható az irat.
Az irat másolatban több szervezeti egységnek is átadható, elsődleges
címzett azonban csak egyetlen szervezet lehet. (Másolat átadása
esetén az ügyintézési és iratkezelési felelősség nem kerül átadásra,
míg ügyintézésre való átadás-átvétel esetében a címzett szervezeti
egység veszi át az irat ügyintézési és iratkezelési felelősségét.)
3.02 Átvétel visszajelzése
Az átvételt követően a címzett belső szervezeti egység az elektronikus
iratkezelő rendszerben átveszi az adott iratot, amely átvételről a feladó
szervezeti egység az iratkezelő rendszerben, opcionálisan
(felhasználónként külön beállítható) e-mailben értesítést kap.
3.03Küldemény postázási
adatainak rögzítése
A küldemény postázási adatainak feltöltése során meg kell adni a
címzett adatait, valamint a küldemény típusát (levél, csomag,
elektronikus küldemény, stb.), valamint a küldemény elküldésének
módját (ajánlott, tértivevényes, futár, stb.).
A címzett megadása preferáltan az elektronikus iratkezelő rendszer
központi törzsadattárból történik, de lehetőség van egyedi címzett
megadására (illetve ennek a törzsadattárba való felvételének kérésére)
is.
3.04 Boríték címzése
A kimenő küldemény borítékának elkészítése a küldeményt (a kimenő
iratot) elkészítő szervezeti egység feladata. Az elektronikus iratkezelő
rendszer lehetőséget biztosít (Word sablon alapján) a boríték az
iratkezelő rendszerben rögzített címzett adatok központi nyomtató
eszközökön (Ricoh Aficio MP C3001) való kinyomtatására.
3.05Tértivevény készítés
szükséges?
A kimenő küldeményt előkészítő ügyintéző a postázási adatok
rögzítése során rögzítette, hogy szükséges-e tértivevény nyomtatása.
Az elektronikus iratkezelő rendszer ezen rögzített adat alapján boríték
nyomtatása után automatikusan felajánlja a tértivevény nyomtatását.
3.06 Tértivevény Ha szükséges, a kimenő küldeményhez tartozó tértivevény elkészítése
a küldeményt (a kimenő iratot) elkészítő szervezeti egység feladata.
20/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
No.Lépés, állapot megnevezése
Lépés leírása
Az elektronikus iratkezelő rendszer lehetőséget biztosít (Word sablon
alapján) a tértivevény az iratkezelő rendszerben rögzített címzett
adatok központi eszközökön (Ricoh Aficio MP C3001) nyomtatására.
3.07Postázandó irat átadása a
Postabontónak
A postázásra előkészített papíralapú iratot a küldő szervezeti egység
átadja a Postabontónak postázásra. (A küldő szervezeti egység
eljuttatja a papíralapú iratot, valamint a kapcsolatos borítékot és
tértivevényt a Postabontónak, valamint az elektronikus iratkezelő
rendszerben átadja azokat.)
3.08 Postázandó irat átvétele
A Postabontó ellenőrzi az elküldendő irat, valamint a boríték és a
tértivevény címzését, helyes kitöltöttségét. Ha megfelelő, az
elektronikus iratkezelő rendszerben átveszi a küldeményt.
3.09
Postázási adatok
automatikus átvétele a
Postakönyvbe
A Postabontó a postázandó küldemények postázási adatait az
elektronikus iratkezelő rendszerben átemeli a Postabontó által vezetett
elektronikus Postakönyvbe, ugyanakkor az elküldendő iratoknál jelzi a
postára adás dátumát.
A Postakönyvben rögzített postázási adatok automatikusan
megjelennek az iratban, így a küldő szervezeti egység ellenőrizheti a
postázás megtörténtét.
3.10 Postázás
A Postabontó naponta egyszer, a meghatározott időben átadja a
postázást végző cégnek (Magyar Posta, futárszolgálat, egyéb szállító
szolgáltató) a postázandó küldeményeket, valamint a Postakönyvből
lekért elektronikus küldeményjegyzéket.
3.11 Tértivevényes küldemény?
A postázás végrehajtása után az elektronikus iratkezelő rendszer attól
függően, hogy tértivevényes volt-e az elküldött irat, visszajelez a
küldeményt küldő szervezeti egységnek a postázásról, vagy vár a
tértivevény visszaérkezésére.
3.12 Tértivevény visszaérkezéseHa tértivevényes volt az elküldött irat, az iratkezelő rendszerben
rögzíteni kell a visszaérkező tértivevények adatait.
3.13.Átvételi információk
rögzítése
A visszaérkező tértivevények adatait (ragszám alapján) a Postabontó
rögzíti a megfelelő elküldött (kimenő) küldeményhez.
3.14Postázási információ
visszajelzése
Az összes tértivevény adatainak rögzítése után (ha nem volt
tértivevény, akkor postázás után azonnal) az elektronikus iratkezelő
rendszer automatikusan visszajelzést ad a küldeményt küldő
szervezeti egység számára a küldemény kézbesítésének
sikerességéről.
3.15 Ügyintézés A kézbesítési információk birtokában az ügy ügyintézéséért felelős (az
21/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
No.Lépés, állapot megnevezése
Lépés leírása
lezárhatóságának
eldöntése
utolsó küldeményt kiküldő) szervezeti egység eldönti, hogy várható
további intézkedés az ügyben, vagy az ügy lezárható.
3.16Elektronikus irat elküldése
a címzettnek (e-mail)
E-mail alapú kimenő küldemény esetén az ügyintéző a hivatalos
SZZRT e-mail fiókját használva elküldi a kimenő elektronikus levelet a
címzett számára, preferáltan olvasási visszaigazolás kérése mellett.
3.17 Elküldött e-mail iktatásaE-mail alapú kimenő küldemények esetén az ügyintéző iktatja az
elküldött e-mailt a beépülő Outlook kliens segítségével.
22/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
3.2.4. Ügy lezárása, irattározás
+Expediálás
Felelős szervezeti egység ügyintézője
+
Ügyintézés
Ügy zárása kimenő irat után
Ügy zárása bejövő irat után
Ügyirat teljesség ellenőrzése
Ügyirat lezárása
Ügyirat áttétele a kézi irattárba
Ügyirat átadása a Központi Irattárnak
Központi Iratkezelő
Ügyirat ellenőrzése,
átvétele
Papíralapú ügyirat
elhelyezése az irattárban
Elektronikus ügyirat
archiválása
Ügyirat kikérése az irattárból
Papíralapú ügyirat
selejtezése
+
Ügyirat dokumentált
kiadása
Ügyirat visszavétele az
irattárba
Ügyirat tanulmányozása,
felhasználása
Ügyirat visszaszolgálta-tása az irattárnak
+Ügyintézés
Határidős irattárba tett irat
Ügyirat határidős irattárba tétele
Ügyirat visszavétele
Ügyirat tárolása a megadott határidőig
Ügyirat tárolása az irattári terv szerinti határidőig
Ügyirat tárolása az átmeneti
irattárban 2 évig
+Ügyintézés
Levéltárba adandó?
Igen
Nem
Levéltári átadás
4.01 4.04
4.02
4.03
4.05
4.06
4.08
2.06
4.09
4.10
4.11
4.17
4.12
4.14 4.13
4.164.15
4.18
4.194.20
23/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
Az ügy lezárás és az irattárazás lépései az alábbiak:
No.Lépés, állapot megnevezése
Lépés leírása
4.01Ügyirat határidős irattárba
tétele
Amennyiben az ügy intézése során az ügyintéző valamilyen külső
eseményre, további információra, vagy határidő leteltére vár, az adott
ügyet megadott idő elteltéig határidős irattárba teszi (határidőbe teszi,
azaz megadott határidő leltéig felfüggeszti).
4.02Ügyirat tárolása a megadott
határidőig
Az elektronikus iratkezelő rendszer a határidős irattárba tett ügyeket
nyilvántartja, a határidő leteltekor jelez az ügyintézőnek, hogy lejárt a
megadott határidő.
4.03 Ügyirat visszavétele
Az ügyintéző visszaveszi a határidős irattárból az ügyet, folytatva
annak ügyintézését.
A határidős irattárból az ügyintézőnek a határidő lejárta előtt is
lehetősége van az ügy visszavételére. (Amennyiben az az esemény,
aminek bekövetkeztéig az ügy felfüggesztésre került, a megadott
határidőnél hamarabb következik be.)
4.04Ügyirat teljesség
ellenőrzése
Az ügyintézési folyamat végén az ügyeket le kell zárni, irattárazásra
elő kell készíteni.
Az ügyek lezárása előtt az ügyért (főszámért) felelős ügyintéző elvégzi
az ügyirat teljesség ellenőrzését, azaz ellenőrzi, hogy az összes, az
ügyhöz tartozó alszám megfelelő státuszban legyen, illetve az ügy
mappájában megtalálható legyen az összes papíralapú alszám,
valamint az elektronikus iratkezelő rendszerbe fel legyen töltve az
összes elektronikus alszám. Az ügyintéző ellenőrzi továbbá, hogy az
ügy irattári tételszáma megfelelően legyen megadva.
Az irattári tételszámok kizárólag legördülő menüből választhatóak ki,
biztosítandó, hogy kizárólag érvényes irattári tételszámok legyenek
kiválaszthatóak.
4.05 Ügyirat lezárása A teljesség ellenőrzés után az ügyintéző az iratkezelő rendszerben
lezárja az ügyet. Bizonyos ügytípusok esetén ehhez vezetői
jóváhagyás is szükséges.
Irattári tételszám, vagy az elektronikus példányok hiánya, vagy még
függőben levő postázás esetén az elektronikus iratkezelő rendszer
nem engedi lezárni az ügyet.
Az elektronikus iratkezelő rendszer kizárólag lezárt ügyet enged
irattárazni, biztosítandó ezzel, hogy ténylegesen csak rendezett,
megfelelő metaadatokkal rendelkező ügyek kerülhessenek az irattárba.
A lezárt ügyiratok, illetve azok alszámai (azok metaadatai,
24/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
No.Lépés, állapot megnevezése
Lépés leírása
csatolmányai) már nem módosíthatóak, azokhoz új csatolmány sem
vehető fel.
4.06 Ügyirat kézi irattárba tételeAz ügyirat lezárása után az ügyintéző átadja a szervezeti egysége kézi
irattáráért felelős személynek a papíralapú iratot.
4.07Ügyirat tárolása az
átmeneti irattárban
A lezárt ügyiratok alapértelmezetten két évig a felelős szervezeti
egység kézi irattárában maradnak. Ez idő alatt papíralapon az adott
szervezeti egység kézi irattárért felelős személyének kezelésében
vannak, elektronikusan pedig külön irattárból való kikérés nélkül
megnyithatják azok a felhasználók, akik lezáráskor hozzáfértek az
ügyirathoz, illetve annak alszámaihoz.
A két éves határidő lejárta után az elektronikus iratkezelő rendszer
értesítést küld az adott szervezeti egység kézi irattárért felelős
személyének. Ez évente egy értesítést jelent, az adott évben a
központi irattárnak átadandó iratok felsorolásával.
Az ügyirat kézi irattárban való tárolási idejét az adott szervezeti egység
kézi irattárért felelős személy jogosult megváltoztatni,
4.08Ügyirat átadása a központi
irattárnak
A két éves (illetve módosított) kézi irattárazás után az adott szervezeti
egység kézi irattárért felelős személy az adott évben irattárazandó
(nem selejtezhető) ügyiratokat az Iratkezelési Szabályzatnak
megfelelően rendszerezve (pl. dobozolva), tételes átadójegyzékkel
átadja a Központi Irattárnak. Az átadójegyzék Excel formátumban is
letölthető.
Az irattári átadás az elektronikus iratkezelő rendszerben történik..
4.09Ügyirat ellenőrzése,
átvétele
A Központi Irattár tételesen ellenőrzi a számára a szervezeti egységek
által átadott ügyiratokat, megfelelőség esetén az elektronikus
iratkezelő rendszerben átveszi azokat.
4.10Papíralapú ügyirat
elhelyezése az irattárban
A Központi Irattár az átvett, irattározandó anyagokat megfelelően
strukturálva,(pl. dobozolva), és a visszakereshetőséget segítő
azonosítási módszert alkalmazva elhelyezi az irattárban (pl. doboz
címkézése, polcok azonosítása)
4.11Elektronikus ügyirat
archiválása
A Központi Irattárnak átadott ügyiratok elektronikus példányait az
elektronikus iratkezelő rendszer archiválja.
4.12 Ügyirat kikérése az
irattárból
Amennyiben valamely szakterületnek szüksége van egy, már a
Központi Irattárban levő ügyiratra, az elektronikus iratkezelő
rendszerben megtekintésre kikéri azt a Központi Irattárból.
25/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
No.Lépés, állapot megnevezése
Lépés leírása
Amennyiben elektronikus iratot kíván kikérni az irattárból a kérelmező,
az elektronikus iratkezelő rendszer (megfelelő hozzáférési jogosultság
esetén) az elektronikus példányt automatikusan a kérvényező
rendelkezésére bocsátja. (Automatikus hozzáférése azoknak lehet,
akik korábban is hozzáfértek az adott anyaghoz)
4.13Papíralapú ügyirat
dokumentált kiadása
A Központi Irattár működéséért felelős SZZRT oldali szervezet
ellenőrzi az irattári kikérést kezdeményező szervezet adott ügyirathoz
való hozzáférési jogosultságát. Hozzáférési jogosultság esetén az
elektronikus iratkezelő rendszerben rögzített átadás-átvétellel átadja az
ügyiratot a kérelmező szervezeti egységnek, hozzáférés hiányában az
irattárazást kezdeményező (tehát az ügyért felelős) szervezeti egység
állásfoglalását kéri.
4.14Papíralapú ügyirat
betekintés
A Központi Irattárból ideiglenesen kikért papíralapú ügyiratok kezelési
felelőssége az ügyirat visszaszolgáltatásáig a kikérő szervezeti
egységnél van.
4.15
Papíralapú ügyirat
visszaszolgáltatása az
irattárnak
Az ügyirat tanulmányozása után a kérelmező szervezeti egység az
elektronikus iratkezelő rendszerben rögzített átadás-átvétellel
visszaadja azt a Központi Irattárnak.
A Központi Irattárból betekintésre kikért ügyiratok 30 napig lehetnek a
kikérő szervezeti egységnél. ezen határidő lejártakor az elektronikus
iratkezelő rendszer figyelmeztető üzenetet küld a kikérő szervezeti
egységnek, valamint a Központi Irattárnak.
A 30 napos kikérési határidőt a Központi Irattár meghosszabbíthatja.
4.16.Papíralapú ügyirat
visszavétele
A kikért ügyirat visszaszolgáltatásakor a Központi Irattár újra elhelyezi
azt az irattárban.
4.17Ügyirat tárolása az irattári
terv szerinti határidőig
A Központi Irattár felelős az irattárba tett iratok irattári terv szerinti
határidőig való tárolásáért, megfelelő állapotban való megőrzéséért.
A tárolási határidő lejártakor az elektronikus iratkezelő rendszer
automatikus figyelmeztető üzenetet küld a Központi Irattárnak.
4.18 Levéltárba adás eldöntéseA lejárt tárolási idejű iratokról a Központi Irattár az irattári tételszám
alapján eldönti, hogy selejtezendőek, vagy levéltárba adandóak.
4.19 Levéltári átadás
A levéltárba adandó ügyiratokat a Központi Iratkezelő évente egyszer,
az elektronikus iratkezelő rendszer által generált lista alapján átadja a
Levéltárnak.
4.20 Papíralapú ügyirat
selejtezése
Az irattári tárolás után selejtezendő ügyiratok selejtezését évente
egyszer, az elektronikus iratkezelő rendszer által generált lista alapján
26/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
No.Lépés, állapot megnevezése
Lépés leírása
a Központi Irattár végzi. A selejtezésről selejtezési jegyzőkönyv készül.
A selejtezett papíralapú iratok metaadatai, valamint csatolt elektronikus
példányai nem kerülnek végleges törlésre, adathordozón való rögzítés
után a Központi Irattár őrzi azokat. (Javasolt olyan adathordozó
kiválasztása, amelynek a legjobb az ár/kapacitás aránya.)
3.2.5. Digitalizálás
+
Érkeztetés, iktatás
Átvétel digitalizálásra
Központi Iratkezelő
Irat szkennelésre való előkészítése
Kötegelt szkennelés
OCR feldolgozás (automatikus)
+
Érkeztetés, iktatás Digitális iratkép
csatolása (automatikus)
5.01
+Vonalkód
azonosítása (automatikus)
5.02
5.03
5.04
5.05
5.06
27/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
A digitalizálás lépései az alábbiak::
No.Lépés, állapot megnevezése
Lépés leírása
5.01 Átvétel digitalizálásra
Amennyiben az érkeztetést és a digitalizálást nem ugyanaz a személy
végzi, a szkennelést végző személy átveszi digitalizálásra az iratot.
Amennyiben a szkennelést ugyanaz a szervezet végzi, mint a
beérkező küldemény bontását, a digitalizálásra való átvételt külön nem
kell jelezni az iratkezelő rendszerben.
A központi digitalizálást a Postabontó végzi mindkét budapesti
telephelyen.
5.02Irat szkennelésre való
előkészítése
A szkennelést végző munkatárs előkészíti az iratot szkennelésre.
Ennek során ellenőrzi, hogy az iratköteg lapszkennerrel olvasható
legyen, azaz eltávolítja a kapcsokat, rögzítéseket.
Amennyiben az irat valamely melléklete roncsolás mentesen nem
bontható (pl. közjegyző által hitelesített fűzés, stb.), az irat adott
melléklete szkennelése nem kötelező – szükség esetén az irat
laponkénti szkenneléssel, majd az elkészült fájl iratkezelő rendszerbe
való csatolásával megoldható.
Amennyiben az iratnak nem szkennelendő melléklete van, az
érkeztetés során megjegyzésben jelölni kell azt.
5.03 Kötegelt szkennelés
A szkennelést végző munkatárs a szkennelésre előkészített
iratcsomagot nagyteljesítményű lapszkennerrel digitalizálja, majd a
digitalizált iratcsomagot visszaadja az érkeztetést végző csoportnak.
A folyamat további automatikus feldolgozási lépései innentől kezdve a
háttérben történik, azok végrehajtása a papíralapú iratok címzetteknek
való eljuttatását nem késleltetheti.
5.04Vonalkód azonosítása
(automatikus lépés)
A vonalkód felismerő szoftver észleli az iratok első lapján levő
vonalkódot, ez alapján iratonként egy PDF fájlt készít, amelynek
nevébe felveszi a vonalkód azonosítót is.
5.05OCR feldolgozás
(automatikus lépés)
A digitalizáló rendszer karakterfelismerő szoftverrel (OCR) feldolgozza
a szkennelt fájlokat. Ennek kimenete egy kereshető, kétrétegű PDF
fájl.
5.06Digitális iratkép csatolása
(automatikus lépés)
A digitalizáló rendszer az elkészült, kereshető PDF fájlt csatolja az
azonosított vonalkódnak megfelelő irathoz az elektronikus iratkezelő
rendszerbe.
28/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
4. ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK
4.1. Alapigények
A Szerencsejáték Zrt. új elektronikus iratkezelő rendszerével szemben támasztott alapvető (általános) igények az
alábbiak:
- A rendszer legyen összhangban a hatályos jogszabályokkal, feleljen meg az alábbi szabályozásoknak:
o 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről;
o 335/2005. (XII. 29.) kormányrendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános
követelményeiről;
o 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél
alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről.
- Támogassa a Szerencsejáték Zrt. minden szervezeti egységének iratkezeléssel kapcsolatos napi
munkavégzését, szolgáltasson naprakész információt az SZZRT vezetése számára az iratokkal
összefüggésben az ügykezelés teljesítményéről.
- Támogassa a „papírmentes iroda” elvét, segítse elő ennek szervezeten belüli elterjedését.
- Támogassa a hiteles dokumentum kezelés elvét (elektronikus aláírás); de a napi munkavégzés során
csak a szükséges elektronikus hitelességi szintet kell biztosítani.
- Az ügyintézési felület legyen átlátható, a logikailag összetartozó mezőket egy felületen jelenítse meg, az
adatbevitelt listákkal, és formátumellenőrzéssel támogassa.
- Beépülő, vagy integrált workflow modullal biztosítsa a kiválasztott üzleti folyamatok szabályozásoknak
megfelelő, dokumentált, szabványosított végrehajtását és az alkalmazott ARIS folyamatmenedzsment
rendszerhez való kapcsolódást, annak monitoring felületéhez való adat- és információszolgáltatást
- Feleljen meg az SZZRT belső szakterületi (számviteli, valamint bérre és munkaügyre vonatkozó, stb.)
iratkezelési szabályozásainak
A rendszer az iratkezelési feladatokon túl támogassa:
- az ügyintézéshez, iratkezeléshez, iratokhoz kötődő adatszolgáltatási feladatokat;
- az iratkezelés és kommunikáció gyorsabbá, pontosabbá tételét, az adminisztráció csökkentését,
egyszerűsítését;
- az ügyintézői munka szervezését, és támogatását;
- a folyamatos vezetői tájékoztatást, biztosítva ezáltal a szükséges vezetői beavatkozás lehetőségét.
4.2. Felhasználói felületek
Az elektronikus iratkezelő rendszernek magyar nyelvű felhasználói felületet kell biztosítania. A felhasználói
felületeknek áttekinthetőknek, egyértelműeknek kell lenniük.
29/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
A felületek kialakításakor figyelembe kell venni az általános szoftver ergonómiai szempontokat. Az adatbeviteli
űrlapokon az adatok elhelyezését a következők figyelembe vételével kell megvalósítani:
- az adat használatának gyakorisága;
- az adat kötelező/nem kötelező jellege (erre utaló egyértelmű jelöléssel);
- adatok-, adatmezők logikai sorrendisége (a rendszer minden iratkezelési munkafolyamat lépés során
logikus rendben, csak az adott ügyviteli funkcióra koncentrálva rendezze az adatokat, illetve a kitöltendő
adatmezőket;
- az űrlapok egy oldalon való kialakítása (törekedni kell a görgetés, vagy lapváltás nélküli űrlapokra).
Az irat- és dokumentumkezelő rendszernek az egyes képernyőkhöz, funkciókhoz egyedi súgó funkcióval, vagy
megfelelő felhasználói dokumentációval, illetve felhasználó támogatással kell rendelkeznie.
Az irat- és dokumentumkezelő rendszer tegye lehetővé az ügyiratokkal végzett műveletek nagy tömegben történő
hatékony végrehajtását, támogassa az iratkezelési műveletek nagytömegű, egy munkafolyamattal történő,
egyidejű végrehajtását. A rendszer ezekben az esetekben is figyelje a felhasználói jogosultságokat,
szerepköröket, és csak a megfelelő jogosultságok megléte esetén engedélyezze a művelet elvégzését, illetve a
sikertelen kísérleteket jelezze a felhasználó számára.
4.3. Hibaüzenetek
Az irat- és dokumentumkezelő rendszernek hiba esetén egyértelmű hibaüzeneteket kell adnia, amelyek alapján
az illetékes (felhasználó vagy rendszergazda) képes a szükséges lépéseket megtenni. A hibaüzeneteket két fő
csoportra kell osztani:
- A felhasználó tevékenységével kapcsolatos hibák (pl. kötelező mező kitöltetlensége miatti adatrögzítési
hiba):
Ezekben az esetekben a rendszernek jelölnie kell, hogy a felhasználó milyen hibát követett el, és azt
hogyan lehet korrigálni (pl. mely mező formátuma hibás, mi a helyes formátum)
- Üzemeltetési típusú hiba (pl. adatbázis vagy alkalmazás oldali hiba):
A rendszergazda általi beavatkozást igénylő hibákról, azok kezelési módjáról az üzemeltetési
dokumentációban részletes leírást kell biztosítani. Az üzemeltetési hibákat egyértelmű azonosítóval kell
ellátni, hogy a felhasználó a rendszergazda értesítésekor arra hivatkozni tudjon.
4.4. Riportok, lekérdezések
Az elektronikus iratkezelő rendszer szolgáltasson naprakész információt, statisztikákat a Szerencsejáték Zrt.
vezetői számára az iratkezelési és ügyintézési feladatok alábbi jellemzőiről:
- folyamatban levő ügyek;
30/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
o folyamatban levő ügyek száma;
o iktatott iratok száma;
o késedelmes ügyek száma;
o ügyintézési idő;
az ügy kezdete óta eltelt idő;
az ügy kezdete óta eltelt ügyintézési idő;
az ügy kezdete óta felfüggesztett státuszban eltelt idő;
o az utolsó átadás óta eltelt idő;
o a szignálási határidőből hátralevő idő;
o az ügy határidejéből hátralevő idő;
o be nem tartott határidők, azok mennyisége;
- lezárt ügyek;
o lezárt ügyek, iratok száma;
határidőben lezárt ügyek száma;
határidőn túl lezárt ügyek száma;
átlagos késés, csúszás;
o irattárban levő ügyek száma;
kézi (átmeneti) irattár;
kézi irattárban levő ügyiratok száma;
kézi irattárban levő, meghosszabbított kézi irattári tárolású ügyiratok száma;
kézi irattárban levő, lejárt őrzési idejű, még a Központi Irattárnak át nem adott
ügyiratok száma;
központi irattár;
központi irattárban levő ügyiratok száma;
kikölcsönzött ügyiratok száma;
lejárt határidejű kölcsönzések;
irattári terv szerint levéltárba adandó ügyiratok száma;
irattári terv szerint selejtezendő iratok száma.
A lekérdezéseknek legalább az alábbi bontások szerint kell elkészíthetőnek lenniük:
- felhasználónként;
31/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
- ügyintézőnként;
- szervezeti egységenként;
o osztály;
o főosztály;
o igazgatóság;
o teljes szervezet;
- irattípusonként;
- megadott időszakra;
- irat irányára;
o bejövő;
o kimenő;
o belső.
Rendelkezésre kell állnia továbbá egy szabadon paraméterezhető lekérdező felületnek is, ahol (megfelelő
informatikai képzettség, és megfelelő jogosultság birtokában) a szoftver szállítójának támogatása nélkül is további
egyedi lekérdezések definiálhatóak.
4.5. Határidők kezelése
Az elektronikus iratkezelő rendszernek képesnek kell lennie ügyiratonként és iratonként is egyedi határidő
kezelésre. Határidő az ügyirat, illetve irat típusából automatikusan következhet, de szignálás során
megváltoztatható.
A rendszer figyelmeztetést kell küldjön a felhasználóknak a határidő lejárta előtt a beállított paramétereknek
megfelelő időpontban (pl. 2 munkanappal), illetve a határidő lejártakor a felhasználónak, valamint a szignálónak.
Az elektronikus iratkezelő rendszer munkanapban, valamint naptári napban is képes a határidők számítására,
akár ügyiratonként vegyesen is.
4.6. Automatikus értesítések
Az elektronikus iratkezelő rendszer felhasználói legalább az alábbi eseményekről kaphatnak az általuk beállított
paraméterek szerint email értesítést:
- hamarosan lejáró határidő;
32/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
- lejárt határidő;
- új átveendő irat;
- visszautasított irat;
- legalább 3 munkanapja átadás alatt levő irat;
- szignálandó irat;
- az adott felhasználóra szignált irat;
- jóváhagyandó irat.
A kért értesítések köre felhasználó csoportonként, opcionálisan felhasználónként egyedileg legyen beállítható.
4.7. Központi törzsadattár kezelése
Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszernek rendelkeznie kell központi törzsadattárral, amelyben a
jóváhagyott partner törzsadatok rögzíthetőek.
A bejövő küldemények beküldő, valamint a kimenő küldemények címzett adatainál elsődlegesen a központi
törzsadattárban levő (tehát ellenőrzött, helyes adatokkal szereplő) partnereket lehessen felvenni.
Amennyiben a beküldő/címzett nem szerepel a központi törzsadattárban, legyen lehetőség egyedi küldő/címzett
megadására is. Egyedi beküldő/címzett adatok megadása esetén az elektronikus iratkezelő rendszer kérdezzen
rá, hogy akarja-e az ügyintéző, hogy a megadott adatok átemelésre kerüljenek a központi törzsadattárba. Legyen
lehetőség már meglevő partnerek adatainak módosítására is.
A központi törzsadattárba kérelmezett új partnerek, vagy partner adat módosítások a törzsadattár módosításra
jogosult felhasználói körhöz fussanak be. Csak a törzsadattár módosításra jogosult felhasználó által jóváhagyott
új törzsadatok, illetve törzsadat módosítások kerüljenek át a központi törzsadattárba.
A központi törzsadattár módosításra jogosult felhasználók külön felületen láthassák, milyen elbírálandó új
törzsadatok, módosítás kérések vannak a rendszerben.
A központi törzsadattár kezeléséért felelős szervezeti egységnek célszerű a Központi Postabontót kijelölni.
4.8. Dokumentumkezelés
Az irat- és dokumentumkezelő rendszernek alkalmasnak kell lennie az iratok és ügyintézéssel kapcsolatos egyéb
dokumentumok elektronikus kezelésének alábbi funkcióinak megvalósítására:
- adatbázis alapú tárolás;
- gyors keresés (dokumentum szövegében is), indexálás;
33/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
- verziókezelés;
- változáskezelés, nyomon követés, naplózás (letöltés, megtekintés, módosítás, stb.);
- csoportmunka támogatás (több felhasználó általi egyidejű szerkesztés);
- összetett rendszerezhetőség (pl. mappastruktúra, címkék);
- a dokumentumok hivatkozás (link) alapú elérhetősége (jogosultság függő).
4.9. Titkos ügyiratok kezelése (TÜK)
Az elektronikus iratkezelő rendszer a standard ügyintézési folyamatokon túl kell, hogy támogassa a titkos
ügyiratok kezelésének folyamatát is.
A rendszerben a TÜK iktatókönyvnek egy, az általános SZZRT iktatókönyvvel szerkezetében tökéletesen
megegyező, de jogosultsági rendszerében eltérő iktatókönyvnek kell lennie. Az általános SZZRT iktatókönyvben
minden felhasználó férjen hozzá a szervezeti egységénél levő iratokhoz, de új iratot iktatni, vagy dokumentumot
feltölteni csak a számára átadott, általa átvett ügyiratokhoz tudjon. A TÜK iktatókönyv esetében ezzel szemben
minden felhasználó kizárólag azokhoz az ügyiratokhoz, illetve csatolt fájlokhoz férjen hozzá (azaz kizárólag
azokat tudja megnyitni), amelyeket személyesen számára engedélyeztek.
A hozzáférés lehessen megtekintési, vagy írási jogosultságú.
Minden új ügyirat (főszám) létrehozásakor kizárólag a létrehozó felhasználó szerepeljen a megtekintésre és
írásra jogosultak között. További személynek való hozzáférést kizárólag a TÜK szabályzatban meghatározott
szerepköröket betöltő felhasználók adhassanak ki, amely hozzáférés kiadási jog helyettesítési funkcióval ne
legyen átadható.
A TÜK iktatókönyv és az általános SZZRT iktatókönyv között lehessen kereszthivatkozásokat tenni. (Kapcsolt
ügyiratok, előzményezés.)
Elektronikus iratok a TÜK irattárba ugyanúgy feltölthetőek legyenek, mint az általános SZZRT iktatókönyvbe.
A „Naplózás” fejezetben írtaktól eltérően a TÜK iktatókönyv esetében a naplózási funkciókat semmilyen módon
ne lehessen kikapcsolni, vagy azok működését korlátozni, tehát minden esetben biztosított kell, hogy minden
adatmező módosításról (vagy hozzáférésről) meg lehessen utólag állapítani, hogy mely felhasználó, mely
időpontban, milyen adatot milyen adatra módosított.
A Humán Főosztály speciális biztonsági igényei alapján a HFO részére szintén egyedi hozzáférési rendszerű
iktatókönyv kialakítása szükséges.
34/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
5. BIZTONSÁGI KÖVETELMÉNYEK
5.1. Rendelkezésre állás
Az elektronikus iratkezelő rendszernek képesnek kell lennie a 7x24 üzemelésre, ugyanakkor az elvárt
rendelkezésre állás 5x10 óra (munkanapokon 07.00-17.00).
Az elektronikus iratkezelő rendszer rendelkezzen a vonatkozó BCP (üzletmenet-folytonossági), valamint DRP
(visszaállítási) tervekkel is (a rendszer kialakítása során ezeknek is el kell készülniük).
5.2. Hozzáférés, jogosultságok kezelése
Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszernek alapvetően mátrix jogosultsági rendszer alapján kell
működnie. A felhasználók jogosultságait ne csak egyesével, hanem tömegesen, szerepkör és szervezeti egység
alapján is meg lehessen adni, illetve módosítani. (Minden, az elektronikus irat- és dokumentumkezelő
rendszerben rendelkezésre álló funkcióhoz meg kell adni, hogy mely szerepkörű felhasználók jogosultak az adott
művelet végrehajtására.)
Javasolt, hogy minden igazgatóságon legyen legalább egy kijelölt, valamint egy helyettes kulcsfelhasználó, aki a
jogosultságkezelési feladatokat az igazgatóságon belül ellátja.
Külön legyen szabályozható, hogy egy adott szervezeti egység esetében más szervezeti egység felhasználói
milyen hozzáférési jogosultságokkal rendelkezzenek.
Igényelt szerepkörök:
- Alkalmazásgazda (szakmai adminisztrátor)
o Az irat- és dokumentumkezelő rendszer hozzáférési jogosultságainak, törzsadatainak (zárt
értékláncú listáinak) módosítása.
- Érkeztető
o A központi iratkezelő olyan munkatársa, aki a Szerencsejáték Zrt.-hez beérkező iratok
érkeztetési feladatok ellátásáért felelős.
- Postázó
o A központi iratkezelő (Postabontó) olyan munkatársa, aki a kimenő iratok postázási
feladatainak ellátásáért felelős.
- Iratkezelő
o A szakterületi szervezeti egységeknél az iratkezelési feladatokat ellátó személy. Lehet kijelölt
asszisztens, vagy ennek hiányában a szervezeti egység egy vagy több ügyintézője.
35/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
o Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszerben csak a szervezeti számára szignált
ügyiratokhoz, iratokhoz hozzáférő felhasználó.
- Irattáros
o Központi irattár kezelésre jogosult személy
- Ügyintéző
o Ügyintézési feladatokkal megbízott, az elektronikus iratkezelő rendszerben a számára szignált,
illetve átadott ügyiratokhoz, iratokhoz hozzáférő felhasználó.
- Vezető
o A szervezeti egysége felett szignálási, kiadmányozási, illetve betekintési jogokkal rendelkező,
vezető beosztású személy.
- Lekérdező
o Kizárólag olvasási joggal rendelkező felhasználó. (Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő
rendszerbe feltöltött adatok módosítására nem jogosult.)
- Rendszergazda (IT adminisztrátor)
o Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer informatikai üzemeltetéséért felelős
szakember.
o Jellemzően nem közvetlenül a rendszerbe felvitt adatokhoz, hanem a rendszert kiszolgáló
szerverekhez és adatbázisokhoz rendelkezik adminisztrátori jogosultsággal.
A jogosultsági mátrix módosítására az alkalmazásgazda legyen jogosult.
A jogosultságokat meghatározó jogosultsági mátrix az alábbi minta szerint épüljön fel:
Menüpont FunkcióAlkalmazás-
gazdaÉrkeztető Ügyintéző Vezető Irattáros Lekérdező Postázó
Érkeztetés Új űrlap Módosítás Sztornózás Továbbítás Átvétel Megtekintés
Ugyanakkor a jogosultságrendszer túlzottan korlátozó beállítása igen rugalmatlan rendszerhez vezethet, ezért
igény, hogy az alapbeállításokat megfelelő jogosultsággal (alkalmazásgazda) a későbbiekben bármikor
módosítani lehessen; valamint ugyanezen okból szükséges, hogy egy adattípusra egy szerepkört egyszerre több
felhasználó (felhasználói csoport) is betölthessen. Továbbá igény, hogy a rendszerben legyen tömeges
jogosultság illetve szerepkör változtatási lehetőség.
36/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
5.3. Szervezeti hierarchia leképezése
Az elektronikus iratkezelő rendszer az ARIS folyamatmenedzsment rendszerben leképezett szervezeti hierarchia
felhasználásával és a Szerencsejáték Zrt. belső címtárának (AD) segítségével legyen képes leképezni
munkavállalói szintig a teljes munka és szerepköri struktúrát.
- Az egyes felhasználói csoportokhoz különféle jogosultságok legyenek rendelhetőek, a felhasználói
csoport jogait az abba besorolt felhasználók automatikusan kapják meg.
- Egy felhasználó több szervezeti egységhez is tartozhasson. Az SZMSZ-től eltérő felhasználói csoportok
definiálására is legyen mód.
- Az alkalmazás nyújtson lehetőséget a dolgozók beosztási hierarchia szerinti megjelenítésére. A
rendszeradminisztrátor állíthassa be az egyes felhasználók számára azokat a szervezeti egységeket,
amelyeknél a felhasználó feladatokat láthat el.
- A felhasználó ezekből a szervezeti egységekből, a rendszer iratkezelési moduljain keresztül választhassa
ki az aktuális szervezeti egységet, amely a következő választásig, vagy a rendszeradminisztrátor
beavatkozásáig marad érvényben.
- Mivel a szervezeti hierarchia, illetve a szervezeti egység felhasználói is változhatnak, ezért a rendszer
biztosítson lehetőséget a változások rugalmas átvezetésére, amelyet a Szerencsejáték Zrt. oldali
adminisztrátoroknak is meg kell tudniuk valósítani
5.4. Naplózás
Az elektronikus iratkezelő rendszernek képesnek kell lennie szabványos naplózási megoldás alkalmazására.
A naplónak olyan mélységűnek kell lennie, hogy minden egyes mező tekintetében egyértelműen visszakövethető
lehessen, hogy mely felhasználó, mely időpontban, milyen cselekményeket hajtott végre a rendszerben. Nem
csak a módosítási, hanem a megtekintési (ügyirat, irat, csatolt dokumentum) cselekményeket is rögzíteni kell a
napló állományban.
A napló adatokat a rendszernek időbélyeggel kell ellátnia.
6. INFORMATIKAI KÖVETELMÉNYEK
6.1. Üzemeltetési környezet
A rendszer üzemeltetési környezetének illeszkednie kell a Szerencsejáték Zrt. általános üzemeltetési
környezetéhez. Ennek megfelelően Microsoft Windows Server 2008/2012 operációs rendszeren, valamint
Microsoft SQL adatbázison kell üzemelnie, más megoldás mind költség, mint üzemeltetési okokból nem
fogadható el. Az SZZRT rendelkezik MS DataCenter (servers és CAL) licencekkel, amelyekkel az elektronikus
iratkezelő rendszert kiszolgáló alaprendszer is lefedhető.
37/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
A Szerencsejáték Zrt. rendelkezik a fentieken túl az összes belső felhasználót lefedő Microsoft SharePoint 2013
licencekkel is, amelyek le tudják fedni az elektronikus iratkezelő rendszer mögötti dokumentumtár funkciókat.
Ezek igénybevétele azonban lehetőség, nincs kötelező jelleggel előírva.
6.2. Adattárolás
Az adatokat egy adatbázisban, logikailag egyetlen példányban kell tárolni. Az adattárolás megvalósításakor
szükséges, hogy redundancia-mentes, konszolidált és normalizált adatstruktúrák kerüljenek meghatározásra.
Külön listában kell tárolni a zárt értéklistájú adatmezők lehetséges értékeit (pl. irattípus, irattári tételszám, stb.).
Követelmény, hogy a rendszer élesítése után is támogassa a kezelendő adatok (irattípusonként eltérő) körének
változtatását, vagyis legyen képes a meglévő adatcsoportok attribútumainak változtatására (bővítésére), és
megjelenítésére (és minden szempontnak megfelelő kezelésére) olyan módon, hogy az ne kívánjon meg
fejlesztői közreműködést.
Az adattároló rendszer tervezésekor az általános adatvédelmi törvényeket, illetve a Szerencsejáték Zrt.
működésére vonatkozó jogszabályokat kell betartani..
7. INTEGRÁCIÓS KÖVETELMÉNYEK
A kialakításra kerülő rendszert a Szerencsejáték Zrt. valamennyi területe használni fogja a napi
munkavégzéshez, ezért fontos szempont az SZZRT jelenlegi működéséhez, az azt támogató meglévő
informatikai alkalmazásához való illeszkedés, integráció.
- Amennyiben az iratkezelő, dokumentumkezelő és folyamatirányító megoldások több informatikai szoftver
által kerülnek megvalósításra, az ezek közötti integráció feltétlenül szükséges. Ebben az esetben az
integrációs követelmények:
o Iratkezelő <> Dokumentumkezelő
Az iratkezelő rendszerben kezelt iratokhoz kapcsolódó dokumentumok rögzítéskor a
dokumentumkezelő rendszerben kerüljenek automatikusan eltárolásra, verziózásra és a
további dokumentummenedzsment funkció (pl. címkézés, keresés) is legyen elérhető az
iratkezelőből.
o Iratkezelő <> Folyamatirányító (workflow)
Az iratkezelő rendszerben kezelt iratokkal kapcsolatos, a folyamatirányító (workflow)
rendszerben leképezett (az által vezérelt) ügyintézési folyamatok az iratkezelési folyamatból
elérhetők indíthatók, elérhetők legyenek, és amennyiben a vezérelt folyamatban (workflow-ban)
iratkezelési feladat (pl. új iktatandó irat) keletkezik, az onnan egyből elvégezhető legyen a
rendszerek közötti manuális felhasználói átjelentkezés nélkül. A workflow-k a bemeneti
adataikat az irat, illetve az ügyirat adataiból (tehát az elektronikus irat- és dokumentumkezelő
rendszerből) kapják, és a workflow lefutása végén a kiküldésre kerülő anyag a workflow-ban
38/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
rögzített eljárással feltöltésre kerül a dokumentumtárba. A közbenső lépéseket a workflow
folyamatvezérelten, automatikusan, az irattípus alapján vezeti.
o Folyamatirányító <> Dokumentumkezelő
A munkafolyamat során keletkező, illetve kezelendő dokumentumok automatikusan átadásra
kell kerüljenek a dokumentumkezelő rendszernek, az ott elvégzett feladatok adatait azután a
folyamatirányítónak kell megkapnia.
- Microsoft Office
Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszernek a Microsoft Office 2007, 2010, 2013 termékek
közül a Word, valamint az Outlook rendszerhez beépülő klienssel kell rendelkeznie, amely lehetővé teszi
az irat elektronikus iratkezelő rendszerbe való átemelését, iktatásának indítását, támogatását.
- Microsoft Dynamics AX
A SZZRT integrált vállalatirányítási (ERP) rendszerében történik a szerződések nyilvántartása. A
szerződés igénye már kerüljön iktatásra az iratkezelő rendszerben és a szerződés életciklusát már az,
illetve a workflow rendszer támogassa. A folyamat azon szakaszában, amikor a szerződés már
várhatóan aláírásra fog kerülni, akkor kell csak AX-be bekerülnie (adat átadással), addig a jogi és
szakmai fordulók csak az iratkezelőben zajlanak. AX-be átadandó a szerződés iktatószáma, témája, a
partner, a szerződés utolsó Word verziójának linkje, később az aláírt, beszkennelt kötelezettségvállalás
linkje, amit az iratkezelő rendszer tároljon.
Továbbá az iratkezelő és az AX rendszer között szükséges integrációs kapcsolat a partnertörzsek
szinkronizálására is. Az iratkezelő az iratokkal kapcsolatos partnereket, az AX pedig a számlázás és
egyéb pénzügyi-számviteli funkciók kapcsán kezelendő partnereket tárolja.
- Humánerő gazdálkodás és Oracle HR
A Humánerő gazdálkodás és az Oracle HR modul a SZZRT jelenlegi munkaügyi nyilvántartó rendszerei,
melyek 2014-ben a tervek szerint kiváltásra kerülnek egy integrált humán szoftverrel. A munkaügyi
nyilvántartóból az iratkezelőnek át kell tudni venni az iktatandó bérjegyzék, munkaügyi iratok megfelelő
adatait.
- Benyil
A SZZRT bejelentés kezelő rendszeréből (Benyil) át kell tudni venni az új bejelentéseket és azokat
iktatni az iktatórendszerben
- ACTS – HelpDesk (2014 januárjától SCCM)
A rendszernek iktatásra át kell tudnia venni a helpdesk rendszerből az iktatandó új igénybejelentéseket.
- ARIS
A folyamatirányító rendszernek kell tudni adatot fogadni a folyamatok tervezését és modell alapú
dokumentálását is megvalósító ARIS rendszer adatbázisából a workflow fejlesztésekkel támogatott
folyamatokra vonatkozóan, hogy ne kelljen a folyamatirányító rendszerben újra felépíteni a folyamatokat.
Ez döntően a folyamat tevékenységeit (lépéseit), kapcsolódó szerepköröket, input-output adatokat,
39/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
eseményeket jelenti. A folyamatirányító rendszernek pedig valós idejű adatokat kell tudni átadni a
vezérelt folyamatok monitorozásához (lefutott-, futó folyamatok száma, feldolgozási időadatok, stb.)
- Szabványos csatolófelület
Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszernek képesnek kell lennie más, külső rendszerekkel
folyatott szabványos adatcserére. Az ehhez szükséges adatkommunikációt webservice alapú
üzeneteken keresztül kell megvalósítani.
Az iratok, ügyiratok átadás-átvételét biztosító felület pontos specifikációját a rendszer
dokumentációjában rögzíteni kell.
Az interfész felületen minimálisan kezelendő (átvételt, illetve átadást teljes körűen biztosítandó)
adattípusok az alábbiak:
o érkeztetési adatok:
a küldemény érkeztetési száma;
a küldemény beérkezésének ideje;
a küldemény feladója;
a küldemény postai azonosítója (ragszáma);
a küldemény küldő által feltüntetett iktatószáma, illetve egyéb azonosítója;
digitalizálás esetén az irat vonalkódja;
az érkeztetést végző személy neve, szervezeti egysége;
a küldeményt birtokló szervezeti egység megjelölése;
csatolt elektronikus dokumentumok;
o ügyirat iktatási, illetve ügyintézési adatok:
az ügyirat tárgya;
az ügyirat iktatószáma;
irattári tételszám;
a létrehozás dátuma;
a külső partner (beküldő, vagy címzett) neve;
az ügy (ügyirat) felelőse (szignált szervezeti egység és ügyintéző);
o irat iktatási, illetve ügyintézési adatok:
az irat tárgya;
az irat iktatószáma;
az irat típusa;
az érkezés dátuma;
küldemény adathordozójának típusa (papíralapú, elektronikus);
az irat birtokosa (birtokos szervezeti egység és ügyintéző);
az irat felelőse (szignált szervezeti egység és ügyintéző);
csatolt elektronikus dokumentumok;
bejövő irat esetén továbbá:
a feladó neve, postai és e-mail címe;
a kapcsolódó érkeztető szám;
40/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
érkeztetéshez kapcsolódó adatok (az érkeztetőszám kitöltése után
automatikusan átemelésre kerülnek);
o könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója
(ragszáma);
o a küldemény küldő által feltüntetett iktatószáma, illetve egyéb
azonosítója;
o digitalizálás esetén az irat vonalkódját;
a kapcsolódó küldemény bontója;
a kapcsolódó küldemény bontás ideje;
kimenő irat esetén továbbá:
a címzett neve, postai és e-mail címe;;
a kimenő irat aktuális verziója (folyamatban levő ügy esetén tervezet, expediálás után
a végleges verzió);
- Faxszerver
A kialakítandó irat- és dokumentumkezelő rendszernek szabványos interfészen integrálódnia kell tudnia
az SZZRT által bevezetésre kerülő elektronikus faxszerver alkalmazással.
- Vágólap használata
Az átmeneti adattároló vágólap (clipboard – másolás/beillesztés funkciók) használata az irat- és
dokumentumkezelő rendszer egészére vonatkozóan biztosított kell, hogy legyen.
41/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
1. SZÁMÚ MELLÉKLET: FOLYAMATÁBRÁZOLÁS JELÖLÉSRENDSZERE
Jelen dokumentumban ábrázolt folyamatok a hazai közigazgatásban is elterjedt és alkalmazott, nemzetközi
BPMN (Business Process Modeling Notation) szabvány 1.1 verziója szerint kerültek ábrázolásra.
A dokumentumban szereplő folyamatok szimbólumait és azok jelentését az alábbi táblázat tartalmazza
SZIBÓLUM JELENTÉS, MAGYARÁZAT
Külső, hivatkozott folyamat
Folyamatlépés, tevékenység
Szereplő, szerepkör
Az adott szereplő által végzett tevékenységek az ő „sáv”-jában vannak elhelyezve
Szekvencia
A folyamat logikai lefutási irányát mutatja
Adatfolyam
Sávok (szereplők) közötti adatáramlást és logikai kapcsolatot jelöl
Normál kezdő esemény
Üzenet típusú kezdő esemény
A folyamatot valamilyen üzenet indítja
Jelölés, hivatkozás típusú kezdő esemény
A folyamat egy másik folyamatból, annak eredményeként indul
Időzítő köztes esemény
A folyamat közben a folyamat lefutása bizonyos időt, bizonyos időpontig vár, vagy akkor indul el
Üzenet köztes esemény
A folyamat közben a folyamat lefutása bizonyos időt üzenetre, információra vár, vagy annak megérkezésekor fut tovább
42/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
SZIBÓLUM JELENTÉS, MAGYARÁZAT
Jelölés, hivatkozás típusú záró esemény
A folyamat véget ér és egy másik folyamatot indít el
Megszakítás
A folyamat véget ér
Logikai elágazás
A folyamat logikailag elágazik, benne ezt jelölő kérdés definiálható, a belőle kimenő szekvenciák pedig az eseteket jelölik
Párhuzamosítás
A folyamat ez után több szálon, párhuzamosan fut tovább
A szabványról további részletes információk annak hivatalos weboldalán (http://www.bpmn.org/) találhatók.
43/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
2. SZÁMÚ MELLÉKLET: IGÉNYFELMÉRŐ INTERJÚK LISTÁJA
TERÜLET, SZERVEZETI EGYSÉG RÉSZTVEVŐK (SZZRT) DÁTUM
Biztonsági Igazgatóság
Halász Károly
Horváth Viktória
Kriston Annamária
Laki Tibor
2013.05.09
Beruházási és Üzemeltetési FőosztályBathóné Gaschler Brigitta
Hegedűs Tímea2013.05.10
Értékesítési Osztály Fehér Attiláné 2013.05.23
Gazdasági Főosztály
Ábrahám Nóra
Bazsonyi Judit
Békei Andrea
Ilosvai Gyuláné
Oumarou Éva
Szilárdfy Tünde
2013.05.10
Humán FőosztályKumánovich János
Kicsi Anna2013.05.10
Hálózati Oktatási Osztály Gábor Gabriella 2013.05.23
Informatikai Igazgatóság Molnár Csaba 2013.05.07
Interaktív Játék Főosztály Dénesné Vass Andrea 2013.05.09
Jogi és Ellenőrzési IgazgatóságKalotai Zsuzsanna
Mátyás Annamária2013.05.08
Kereskedelmi és Játékszervezési Igazgatóság Tersztyánszky Lászlóné 2013.05.08
Kontrolling FőosztályÁbrahám Nóra
Barcsik László2013.05.10
Központi Értékesítési Régió
Fási Éva
Horváth Julianna
Hunvald Györgyné
2013.05.14
Marketing és Kommunikációs Igazgatóság Katona Norbert 2013.05.07
Miskolci Értékesítési Régió Sápi Gabriella 2013.05.23
Üzletfejlesztés és Minőségirányítási OsztályHarnosné Matos Erika
Rácz László2013.05.07
44/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
TERÜLET, SZERVEZETI EGYSÉG RÉSZTVEVŐK (SZZRT) DÁTUM
Pécsi Értékesítési Régió Lovas Györgyné 2013.05.23
Számsorsjáték Osztály és Sorsjegy Osztály Nikázy Edina 2013.05.23
Szegedi Értékesítési Régió Nagyné Fekete Krisztina 2013.05.23
Vezérigazgatói Titkárság
Kemény Krisztina
Lévai Tiborné
Vangyia Béláné
Gombos Ildikó
2013.05.09
45/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
3. SZÁMÚ MELLÉKLET: FOGALOMTÁR
FOGALOM MAGYARÁZAT
Alszám Az egy adott ügyben (főszámon) keletkezett iratok azonosítását szolgáló, a főszámon belül egyedi, a keletkezés sorrendje szerint sorfolytonos azonosító szám
Archiválás Elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos megőrzése elektronikus adathordozón
ARIS Adatbázis alapú folyamattervező, nyilvántartó és elemző szoftver, amelyben az SZZRT értékteremtő üzleti folyamatai modellek formájában dokumentálva vannak.
Átadás Irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása
BCP Business Continuity Plan – üzletmenet folytonossági terv: Annak leírása, hogy hogyan lehet egy üzleti folyamatot fenntartani, működtetni annak sérülése, leállása alatt és után.
Dokumentum
Ismereteket rögzítő információhordozó, összességében minden, ami információt tartalmaz, dokumentumnak minősül. Ez lehet tárgy, könyv, folyóirat, audiovizuális hordozó, számítógépes memória stb. Lényege, hogy az információt rögzítve tartalmazza, célja pedig az információ közlése, a tudás átadása. (Ezáltal egy tágabb fogalom, mint az irat.)
DRPDisaster Recovery Plan - katasztrófa helyreállítási terv: Annak leírása, hogy hogyan lehet az adott informatikai rendszert, szolgáltatást katasztrofális esemény bekövetkeztekor helyreállítani.
Előirat Összekapcsolt ügyiratok iratok esetében a korábban keletkezett, előzmény ügy
EPCAz eseményvezérelt folyamatlánc (Event-driven Process Chain), az ARIS folyamatábrázolási módszertana, amely a folyamatot egymást követő események és funkciók sorozataként kezeli.
Érkeztetés Az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele
Expediálás Az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása
Főszám Az egy adott ügy azonosítására szolgáló iktatási gyűjtőszám
Iktatás Az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően
Iktatókönyv Olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik
Iktatószám Olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot
Irat
Valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja
Irattári tételszámAz iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó azonosító (az irat szempontjából zárt elemű értéklánc)
46/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra
FOGALOM MAGYARÁZAT
Kézi irattár (átmeneti irattár)A szervezeti egységeknél kialakított olyan lokális irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik
Kiadmányozás Az ügyintéző által elkészített kimenő irat tervezet vezetői ellenőrzése, jóváhagyása
Központi irattárSZZRT szinten központi, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett, fizikai, illetve elektronikus tárolóhely
Küldemény Az irat vagy tárgy - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el
Lefúrás (drill down) Az adatok egyre részletezettebben nézetben való vizsgálata. Pl. felbontjuk az összesített iktatási adatokat területekre, vagy a havi összesített adatokat lebontjuk napi adatokra.
Levéltárba adás A lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása a Magyar Nemzeti Levéltárnak
Postakönyv A postai szolgáltatónak átadott küldemények nyilvántartása
Postázás Az expediált irat borítékolása, nyilvántartásba (postakönyvbe) vétele, postai szolgáltatónak való nyilvántartott átadása
Rendelkezésre állás A rendszer által nyújtott szolgáltatások adott időintervallumban normál működésre kész állása, működőképessége.
Selejtezés A lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése
Szemantikai ellenőrzés Adott információ, információ halmaz tartalmi, jelentésbeli (tehát nem formai) ellenőrzése.
Szignálás Az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása
Utóirat Összekapcsolt ügyiratok iratok esetében a később keletkezett kapcsolatos ügy
Ügyintéző Az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti
Ügyintéző szervezeti egység Az ügy intézésére kijelölt szervezeti egység
Ügyirat Egy adott ügyben keletkezett valamennyi irat
47/47
Üzleti követelményspecifikáció – Irat- és dokumentumkezelést, valamint folyamatirányítást támogató szoftveres
megoldásra