Divulgação de Eventos
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Gerenciamento de Aquisição em Projetos
Adriana Rocha Ferreira MiguelArtur Rafael Dias de Souza
Edson Eduardo Fernandes de JesusFabiana Giaffredo Angrisani
Janaina de Jesus
São Paulo – GEEP 28
A Equipe
Adriana Rocha F. Miguel Janaina de Jesus Fabiana G. Angrisani
Edson Eduardo F.Jesus Artur Rafael D. de Souza
Objetivos do Trabalho
Compreender o Gerenciamento de Aquisições através da elaboração de todo o fluxo de compra de produtos ou serviços
para um projeto, contemplando os processos de planejar,
O Trabalho
para um projeto, contemplando os processos de planejar, conduzir, controlar e encerrar as aquisições.
Negócio
Empresa especializada em divulgação de eventos culturais e venda de ingressos
Missão
A Empresa
Divulgar e vender ingressos para eventos culturais nacionais e internacionais nos Estados de São Paulo e Rio de Janeiro
Planejar Aquisições
WBS Completa
Critérios “ Make or Buy” adotados
Prioridade Denominação Justificativa
1 Termo de Confidencialidade
- dados pessoais dos
compradores
Ao preencher os dados pessoais para pagamento e entrega
de ingressos, os compradores precisam ter a garantia que
não terão seus dados utilizados indevidamente.
2 Seguro Garantia As gráficas deverão apresentar Seguro-Garantia para
cobertura de não entrega de ingressos.
3 Requisitos de Qualidade –
impressão de marca d’água
O fornecedor contratado deve apresentar comprovação na
confecção de ingressos com marca de segurança contra
Planejar Aquisições
impressão de marca d’água confecção de ingressos com marca de segurança contra
falsificação.
4 Restrições de Prazo O contrato preverá que mesmo em tiragem extra o
fornecedor deverá atender as cláusulas de entrega .
5 Tecnologia Especializada Comprovação de trabalhos anteriores em desenvolvimento
de sites.
6 Requisitos de Qualidade Atender as especificações de qualidade apresentada no
projeto dos panfletos, posters e ingressos.
7 Restrição de Prazo Atendimento aos prazos estabelecidos em contrato
Mapa de Aquisições
MAPA DE AQUISIÇÕES
Nome da
Empresa JFA Tickets NOW
Projeto Divulgação de Eventos e Venda de Ingressos
Concorrência Item a ser contratado Ref. WBS Vendor List Orçamento Prazo Critério M/B
1 Impressão gráfica de posters 1.2.2.2 1. EA Votorantim
2. Gráfica Aracruz
3. Grafica Eurotex
R$ 100.000,00 60 dias antes da
data do show
6 - Atender as especificações de
qualidade apresentada no projeto dos
panfletos, posters e ingressos.
2 Desenvolvimento e hospedagem
do site
1.2.2.5 1. KMC Publicidade
2. WebCis
R$ 75.000,00 60 dias antes da
data do show
5 - Comprovação de trabalhos
anteriores em desenvolvimento de sites.
Planejar Aquisições
do site 2. WebCis
3. MGF Arte
data do show anteriores em desenvolvimento de sites.
3 Impressão gráfica de ingressos 1.2.2.6 1. Gutenberg Artes Gráficas
2. Impressões Garamond
3. Presstek Impressões
R$ 150.000,00 10 dias úteis antes
da venda
2 - As gráficas deverão apresentar
Seguro-Garantia para cobertura de não
entrega de ingressos.
3 - O fornecedor contratado deve
apresentar comprovação na confecção
de ingressos com marca de segurança
contra falsificação.
4 Venda de ingressos 1.4.1 1. Card Pagamentos
2. Resolve Recebíveis
3. Elo Pagamentos
R$ 120.000,00 20 dias antes da
data do show
1 - Ao preencher os dados pessoais para
pagamento e entrega de ingressos, os
compradores precisam ter a garantia
que não terão seus dados utilizados
indevidamente.
5 Verificação de pagamento 1.4.2 1. Card Pagamentos
2. Resolve Recebíveis
3. Elo Pagamentos
R$ 20.000,00 24 horas após a
emissão do
comprovante
7 - Atendimento aos prazos
estabelecidos em contrato
WBS Completa Revisada
Planejar Aquisições
Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta ao Risco
A impressão gráfica não
atender as especificações
de qualidade requeridas
Emitir relatório da qualidade das
impressões
Após a impressão dos
protótipos – etapa de
administração do contrato
Atraso no
desenvolvimento do site
Executar cláusulas contratuais de atraso Cláusulas contratuais de
proteção – etapa de
administração do contrato
Registro de Riscos
Planejar Aquisições
Atraso na entrega dos
ingressos impressos
Execução do seguro garantia Cláusulas contratuais de
proteção – etapa de
administração do contrato
Não atendimento as
regras de
confidencialidade
Em caso de divulgação de informações
pessoais de clientes, o seguro garantia
deve ser executado
• Termo de Confidencialidade –
etapa de assinatura do contrato
• Cláusulas contratuais de
proteção – etapa de
administração do contrato
Denominação Descrição
Especificação Funcional Impressão com marca d’água
Especificação Funcional Dimensões similares a de um cartão de crédito
Especificação Funcional Impressão de localização de assentos em braile
Especificação Funcional Verificação de marca d’água a laser
Qualidade Papel a prova d’água
Declaração de Trabalho da Impressão Gráfica de Ingre ssos
Planejar Aquisições
Qualidade Papel a prova d’água
Qualidade Atendimento aos testes de qualidade de inspeção por certificador
independente
Prazo Capacidade de entrega de 3 dias úteis após a ordem de serviço
Garantia de Cumprimento Fiança bancária ou Seguro Garantia em caso de não entrega
Pagamento Aceitação de 20% do pagamento como na ordem de serviço
Local de Entrega Pontos de Venda de Ingressos nos Estados de São Paulo ou Rio de Janeiro
Item Descrição Peso (%) Quant. (unid) Critério (%) Avanço Físico (%)
1 Elaboração do Protótipo 10 1 100 10
2 Impressão do Protótipo 30 1 100 30
3 1ª Tiragem 30 1 25 8
4 2ª Tiragem 30 1 0 0
TOTAL: 48
Avanço Físico (DT)
Planejar Aquisições
Critérios de Medição do Pacote de Trabalho “ buy”
Impressão Gráfica de Ingressos
Planejar Aquisições
Critérios Eliminatórios adotados
Descrição
1.1 Número mínimo de equipamentos para impressão e corte em funcionamento
1.2 Número mínimo de tiragem
1.3 Apresentação do Balanço Patrimonial
Planejar Aquisições
1.3 Apresentação do Balanço Patrimonial
1.4 Apresentação de carta de referência para projetos similares produzidos nos últimos 2
anos
1.5 Portfólio
Critérios Classificatórios adotados
Descrição
2.1 Capacidade Técnica (pessoas qualificadas)
2.2 Capacidade tecnológica (equipamentos)
2.3 Capacidade de gerenciamento (apresentações do protótipo e entrega dos lotes)
Planejar Aquisições
2.3 Capacidade de gerenciamento (apresentações do protótipo e entrega dos lotes)
2.4 Suporte financeiro (pagamento inicial apenas 20% e restante na conclusão)
2.5 Atendimento acima dos requisitos (divulgação do show e ponto de venda)
Sistema de Pontuação
Critériosclassificatórios
Peso Nota Fornecedor A
Média Fornecedor A
Nota Fornecedor B
Média Fornecedor B
2.1 20 7 140 10 200
2.2 25 8 200 9 225
2.3 15 7 105 10 150
Planejar Aquisições
2.3 15 7 105 10 150
2.4 25 8 200 8 200
2.5 15 8 120 8 120
TOTAL 100 765 895
Vantagens e Desvantagens -
Explicitar ou não os critérios de avaliação na DT?
Vantagens Desvantagens
Transparência no processo Possibilidade de manipulação de alguma
informação
Processo de seleção mais rápido e objetivo Propostas de valor agregado que não vão
entregar
Planejar Aquisições
entregar
Maior facilidade de equalizar propostas Leva um tempo maior na elaboração dos
requisitos
A empresa JFA Tickets Now optou por explicitar os critérios de avaliação para aspropostas que pretende atender, de acordo com a estratégia da empresa.
Documentos de aquisição adotados
• Carta convite• RFP (Request for Propose) – Solicitação de Proposta
Justificativa do documento: Usamos a RFP, pois é uma solicitação técnica/ comercial onde baseamos nosso serviço na declaração de trabalho podendo ocorrer mudanças (controladas) no projeto.
Planejar Aquisições
Meio(s) adotado(s) para envio do convite
• Divulgação de Cartas-convite• E-mail
Justificativa do meio: Adotamos estes meios por se tratarem de meios rápidos para obtermos respostas do mercado.
Contrato – Formal
Justificativa: A JFA Tickets Now optou por contrato formal objetivando assegurar a execução dos serviços dentro do prazo e com a qualidade, tendo em vista o grande investimento em um show, que depende da presença do público para acontecer e obter o lucro esperado.
Contrato - Espécie adotada
Foi adotado o contrato de Prestação de Serviços.
Planejar Aquisições
Contrato - Tipo escolhido
Foi adotado o contrato de Prestação de Serviços.Justificativa: Contrato pelo qual pretende-se a execução de um serviço pela contratada em prol de remuneração a partir da execução dos serviços pela qual foi contratada.
Foi adotado o contrato do tipo PG – Preço Global.Justificativa: Foi adotado o tipo de contrato Preço Global porque temos conhecimento detalhado do objeto e escopo claramente definido. Neste tipo de contrato o preço total do serviço é definido no início da contratação e não está sujeito a alterações.
Fluxograma da Condução das Aquisições – Concorrência Privada
Conduzir Aquisições
Controle das Aquisições
Para fiscalizar o cumprimento do serviço contratado serão adotadas as seguintes práticas:
• Realização de reunião inicial de Kick-off.
• Solicitação e análise de uma amostra do produto produzido, com possibilidade
Controlar Aquisições
• Solicitação e análise de uma amostra do produto produzido, com possibilidade
de correção se necessário.
• Observação e respeito às condições estabelecidas em contrato, principalmente
quanto às entregas e dos pagamentos.
• Adoção de Boletins de Medição (BM) obtidos através de diligenciamento.
• Recebimento de duas tiragens do produto pronto durante execução do serviço.
Relatório para Controlar a Aquisição
Impressão Gráfica dos Ingressos
Controlar Aquisições
Contrato n: Contratada: Data: __ /__ /__
ATIVIDADES APROVADO REPROVADO
1 – Elaboração do Protótipo
2 – Impressão do Protótipo2 – Impressão do Protótipo
3 – Design Final
4 – 1 Tiragem
5 – 2 Tiragem
Fluxograma de Controle dos Contratos
Controlar Aquisições
Fluxograma de Encerramento das Aquisições
Encerrar Aquisições
PGA - Plano de Gerenciamento das Aquisições
Sumário
1 Objetivo
O objetivo principal do PGA é selecionar fornecedores qualificados para os bens e
serviços do projeto e controlá-los eficazmente.
2 Definição do Projeto
2.1 Objetivo
Sumário do PGA
2.1
2.1
2.2
Objetivo
WBS Completa
WBS Revisada
3 Planejamento das aquisições
3.1
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
Critérios Make or Buy adotados
Mapa das aquisições
WBS Revisada
RR - Revisão dos Riscos revisado para a gerência das aquisições
Cronograma
Orçamento
Carta Introdução
PGA - Plano de Gerenciamento das Aquisições
Sumário
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
3.12
Critérios de Medição do Pacote de Trabalho “buy”
Modelo do contrato
Contrato Formal, Espécie: Prestação de Serviços, Tipo: Preço Global
Modelo para avanço físico
DT - Declaração de Trabalho
RFP – Request for Proposal
Sumário do PGA
4 Seleção de Fornecedores
4.1
4.2
4.3
4.4
Vendor List
Critérios Eliminatórios
Critérios Classificatórios
Sistema de pontuação
5 Controle das aquisições
5.1
5.2
5.3
5.4
Reunião de Kick Off
Documento de solicitação de amostra
Relatório de controle aquisições
Medição do Avanço Físico
PGA - Plano de Gerenciamento das Aquisições
Sumário
5.5 Controle de Mudanças
6 Encerramento das Aquisições
6.1
6.2
6.3
6.4
Termo de aceite
Atenção ao modo do encerramento (Terminação, Resilição, Rescisão)
Arquivo do Contrato
Lições aprendidas
Sumário do PGA
6.4 Lições aprendidas