“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA...
Transcript of “DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA...
i
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Campus Arturo Ruiz Mora
Santo Domingo
FACULTAD DE EDUCACION A DISTACIA
Carrera de Contabilidad y Auditoria
Tesis previa la obtención del título de:
LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA ASOCIACIÓN DE COMERCIANTES
MAYORISTAS DE MARISCOS Y AFINES 17 DE DICIEMBRE, QUE PERMITIRÁ EL MEJORAMIENTO DE
LA INFORMACIÓN FINANCIERA”
Estudiante:
BELGICA JAQUELINE ALDERETE ROMERO
Directora de Tesis
Lic. Sandra Granda
Santo Domingo – Ecuador
Enero 2011
ii
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA ASOCIACIÓN DE COMERCIANTES MAYORISTAS DE MARISCOS Y AFINES 17 DE DICIEMBRE, QUE PERMITIRÁ EL MEJORAMIENTO DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA”
Lic. SANDRA GRANDA
DIRECTOR DE TESIS
APROBADO
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL
MIEMBRO DEL TRIBUNAL
MIEMBRO DEL TRIBUNAL
Santo Domingo,…….. De…………………….… 2011
iii
AUTOR: BELGICA JAQUELINE ALDERETE ROMERO
INSTITUCION: UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL.
TITULO DE TESIS: DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA ASOCIACIÓN DE COMERCIANTES MAYORISTAS DE MARISCOS Y AFINES 17 DE DICIEMBRE, QUE PERMITIRÁ EL MEJORAMIENTO DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA
FECHA: 17 de Enero del 2011
EL CONTENIDO DEL PRESENTE TRABAJO INVESTIGATIVO, ES EXCLUSIVA RESPONSABILIDAD
DE LA AUTORA.
BELGICA JAQUELINE ALDERETE ROMERO
iv
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
CAMPUS SANTO DOMINGO DE LOS COLORADOS
CERTIFICACIÓN
Santo Domingo, 17 de enero del 2011
Msc.
Alexandra Gutiérrez
COORDINADOR ACADEMICO.
MODALIDAD A DISTANCIA.
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
Ciudad.
De mis consideraciones:
En calidad de director de tesis del tema: DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA ASOCIACIÓN DE COMERCIANTES MAYORISTAS DE MARISCOS Y AFINES 17 DE DICIEMBRE, QUE PERMITIRÁ EL MEJORAMIENTO DE LA INFORMACIÓN FINANCIERO, Santo Domingo 2010, presentado por la señorita BELGICA JAQUELINE ALDERETE ROMERO. Al respecto tengo a bien confirmar que el tema en referencia se encuentra totalmente cubierto en todas sus partes.
Faculto a la interesada a continuar con el resto del trámite previo a la obtención del título, particular que cumplo con comunicar.
Atentamente.
Lic. Sandra Granda
DIRECTOR DE TESIS
v
DEDICATORIA
El esfuerzo, el sacrificio la constancia Y la investigación del estudio, es digno
De ofrecer a los seres que más se quiere En la tierra; como son mis padres, mis Hermanos y toda mi familia, quienes me Brindaron el apoyo moral para culminar Con éxitos en la carrera
Bélgica Alderete
vi
AGRADECIMIENTO
Expreso mi eterno agradecimiento a Dios
Por haberme iluminado en cada momento
De mi vida, también a la Universidad Tecnológica
Equinoccial en las Personas de Autoridades,
Personal Docente.
Bélgica Alderete
vii
ÍNDICE GENERAL
CAPITULO 1
INTRODUCCIÓN
1.1. Antecedentes ……………………………………………………………………….…1
1.1.1. Importancia del Estudio………………………………………..……………………..1
1.1.2. Situación Actual del Tema de Investigación…………………………………….….2
1.2. Limitación del Estudio…………………………………………………………….…..4
1.3. Objetivos………………………………………………………………………….……4
1.3.1. General……………………………………………………………………………..…..4
1.4. Justificación…………………………………………………………………………….5
1.5. Hipótesis……………………………………………………………….………………6
1.6. Unidad de Análisis……………………………………………………………..……..7
viii
CAPITULO 2
MARCO REFERENCIAL
2.1. Marco Teórico………………………………………………………………………….…8
2.2.1. Control Interno…………………………………………………………………….……8
2.1.1.1 Definición de Control Interno……………….………………………………………..8
2.1.1.2 Clasificación……………………………………………………………………………9
2.1.1.3 Alcances………………………………………………………………………………10
2.2. Organización Estructural………………………………………………………….…….13
2.2.1 Políticas y Procedimientos Contables y Operativos………………………………..13
2.3. Supervisión………………………………………………………………………………14
2.2.1.1. Fundamentos Teóricos…………….……………………………………………….16
2.2.2. Sistemas de Control Interno………………………………………………………….16
2.2.2.1 Introducción……………………………………………………………….………….16
2.2.2.2 Objetivos del Sistema de Control Interno…………………………………………17
2.3. Limitaciones de la Actividad de un Sistema de Control Interno………..…..………19
2.3.1. El Control Interno Contable o Financiero……………………………..………….…20
2.4. Marco Conceptual……………………………………………………………………….22
2.4.1. Proceso Contable………………………………………………………………..……22
2.5. Efectividad…………………………………………………………………………….…25
2.6. Eficiencia…………………………………………………………………………………25
ix
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
3.1. Diseño o Tipo de Investigación………….………………………………………….…26
3.2. Método de Investigación…………………………………………………………….….27
3.3. Fuentes y Técnicas…………………………………………………………………......28
3.4 Unidad de Análisis…………………………………………………………………….….29
3.5. Análisis de Interpretación de Análisis……………………………………..……….….30
x
CAPÍTULO IV
DIAGNOSTICO
4.1. Antecedentes………………………………………..…………………………………..45
4.2. Misión………………………………………………………………………….………….46
4.3. Visión……………………………………………………………………………………...46
4.4. Objetivos………………………………………………………………………………….47
4.5. Actividades de la Asociación…………………………………………….………..……48
4.6. Foda………………………………………………….……………………………….…..49
4.7. Sistema de Control Interno..……………………………………………………………51
xi
CAPITULO V
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL MEJORAMIENTO DE LA INFORMACION FINANCIERA
5.1. Introducción…………………………………………………………………………..52
5.2. Justificación………………………………………………………………………………55
5.3. Objetivos………………………………………………………………...………………..56
5.3.1. General…………………………………………………………………….……….….56
5.3.2. Especifico…………………………………………………………………..………….56
5.4.Base Legal……………………..………………………………………………………….57
xii
CAPITULO IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1. Conclusiones…………………………………………………………………………..113
6.2. Recomendaciones…………………………………………………………………….114
xiii
LISTA DE CUADROS
Cuadro 1
Esquema del Ámbito de Aplicación del Control Interno……………………………………………11
Cuadro 2
Esfera esquemática del control interno y sus elementos………………………………12
Cuadro 3
Sabe usted cuáles son sus funciones dentro de la organización…………………………………31
Cuadro 4
Conoce usted que es control interno………………………………………………………………….32
Cuadro 5
Existe un Sistema de Control Interno en la Organización…………………………………………33
Cuadro 6
Qué tipo de control realiza para el manejo de los recursos financieros…………………………..34
Cuadro 7
Cree usted que un sistema de control mejorara la gestión financiera…………………………….35
Cuadro 8
La información financiera es a su criterio…………………………………………………………….36
Cuadro 9
Se cuenta con la información oportuna para la toma de decisiones………………………………37
Cuadro 10
Existe tecnología para el control de la información financiera……………………………………..38
Cuadro 11
Con que frecuencia se concilian los datos contables de los recursos obtenidos………………..39
Cuadro 12
Existe una persona responsable para el manejo de caja chica, para gastos menores…………40
xiv
Cuadro 13
Las recaudaciones diarias son verificadas mediante documentos sustenta torios……………..41
Cuadro 14
Se realizan cuadres diarios de caja para que quede constancia de las recaudaciones………..42
Cuadro 15
Se realizan exámenes sorpresivos de los dineros recaudados…………………………….……..43
Cuadro 16
Se realizan conciliaciones de los recibos emitidos con los cobros efectuados…………….…….44
Cuadro 17
Propuesta de organigrama estructural………………………………………………………………..59
Cuadro 18
Tabla de Depreciaciones……………………………………………………………………….………96
Cuadro 19
Formato de Ticket Manual……………………………………………………………………………104
Cuadro 20
Formato para Arqueo de Caja….…………………………………………………………………….105
Cuadro 21
Modelo de formato para conciliación Bancaria………………………… ………………………….106
Cuadro 22
Formato para Autorización de Pagos………………………………………………………….…….107
Cuadro 23
Modelo de libro diario para caja……………………………………………………………………...108
Cuadro 24
Modelo de Formato para Inventario…………………………………………………………..….….109
Cuadro 25
Formato de ficha de cuentas por pagar…………………………………………………….……….110
Cuadro 26
Formato para cuentas por cobrar……………………………………………………………………111
xvi
LISTA DE GRAFICOS
Grafico 1
Estados financieros básicos……………………………………………………………………………………………..…….25
Grafico 2
Unidad de análisis……………………………………………………………………………...……….30
Grafico 3
Sabe usted cuáles son sus funciones dentro de la organización………………………………….31
Grafico 4
Conoce usted que es control interno………………………………………………………………….32
Grafico 5
Existe un Sistema de Control Interno en la Organización…………………………………………33
Grafico 6
Qué tipo de control realiza para el manejo de los recursos financieros…………………………..34
Grafico 7
Cree usted que un sistema de control mejorara la gestión financiera…………………………….35
Grafico 8
La información financiera es a su criterio…………………………………………………………….36
Grafico 9
Se cuenta con la información oportuna para la toma de decisiones………………………………37
Grafico 10
Existe tecnología para el control de la información financiera……………………………………..38
Grafico 11
Con que frecuencia se concilian los datos contables de los recursos obtenidos………………..39
Grafico 12
Existe una persona responsable para el manejo de caja chica, para gastos menores…………40
Grafico 13
Las recaudaciones diarias son verificadas mediante documentos sustenta torios……………..41
xvii
Grafico 14
Se realizan cuadres diarios de caja para que quede constancia de las recaudaciones………..42
Grafico 15
Se realizan exámenes sorpresivos de los dineros recaudados…………………………………..43
Grafico 16
Se realizan conciliaciones de los recibos emitidos con los cobros efectuados………………….44
xviii
LISTA DE ANEXOS
Anexo Nº 1
Encuesta al Personal y Socios…………………………………………………..121
Anexo Nº 2
Ciclo de Ingresos………………………………………………………………….124
xix
RESUMEN EJECUTIVO
En esta investigación se enfoca en la Elaboración de un Sistema Contable para el Mejoramiento de la Información Financiera, para la “Asociación de Comerciantes Mayoristas de Mariscos y Afines 17 de Diciembre”, a través de un estudio profundo, basado en un análisis real, el mismo que permitirá tomar las decisiones más acertadas a favor de la Asociación.
Capítulo I, Aquí vamos a ver lo referente al análisis, en la asociación es sumamente importante, poniendo hincapié en la teoría con la práctica, ya que es clave para alcanzar el éxito a través de la reacción y diseño de objetivos y las estrategias correspondientes para alcanzarlos, a través del esfuerzo coordinado y permanente de todos los miembros de la organización.
Capítulo II, Realizaremos un estudio teórico el mismo que permitirá servir como base para el desarrollo investigativo.
Capítulo III. Diremos el Diseño o Tipo de Investigación, Método de Investigación, Fuentes y Técnicas Unidad de Análisis, Análisis de Interpretación de Análisis
Capítulo IV, En este capítulo hablaremos de los Antecedentes de la Asociación, Misión…Visión. Objetivos Foda, Actividades de la Asociación, Sistema de Control Interno.
Capitulo V, Aquí plantearemos la propuesta la misma que se conocerá los objetivos y la previa justificación, Misión y Visión que tendrá la asociación, Base Legal, Actividad de la Empresa
Este trabajo constituye un aporte valioso para la “Asociación de Comerciantes Mayoristas de Mariscos y Afines 17 de Diciembre”, siempre que se ponga en práctica, así también será una fuente que se preparan en el campo administrativo, encontrando en este trabajo una realidad más exacta del proceso de desarrollo que vive la asociación dentro de su área de control, la aplicación del estudio a realizarse cuenta con la colaboración directa de la asociación, la misma que nos ha facilitado la información requerida.
1
CAPITULO 1
INTRODUCCIÓN
1.1. ANTECEDENTES
Cada país le ha dado al Sistema de control Interno la importancia que merece y
en cada uno de ellas está regulada por Leyes, Reglamentos, Normas, Decretos
Ejecutivos, mismos que permitieron la evolución y la transformación de la
producción y servicio, de acuerdo al desarrollo y dinamismo con que se
desenvuelve la actividad económica.
1.1.1. IMPORTANCIA DEL ESTUDIO
Esta organización fue constituida sin fines de lucro agrupa los comerciantes
mayoristas y minoristas, buscan un espacio en el convivir local y nacional.
Su estructura persigue lograr una vinculación con los tiempos actuales y
programar de acuerdo a las acciones que prevalecerán en el futuro,
organizando su estabilidad y consolidando su patrimonio. En esta línea, se
hacen esfuerzos y se multiplican cada día, buscando la práctica y cabida a
nuevas ideas, cuya suma de aportes democráticos actualice paulatinamente a
la organización, llamada a constituirse en la más importante de nuestro país.
2
El presente trabajo investigativo, se lo realizó con la finalidad de implementar
un Sistema de Control Interno acorde a sus necesidades, como parte
primordial para el desarrollo de las actividades de la Organización, brindando
así un mejor servicio a los y consumidores locales, nacionales y extranjeros, ya
que ellos son peruanos y colombianos, quienes mercantilizan el marisco, para
ser llevado a sus países.
Con la creación de políticas, normas, procedimientos y un reglamento de
Control Interno, permitirá a la administración llevar un control sobre ingresos y
egresos, mejorando la información financiera de la asociación y con esto el
impacto social sería muy evidente, los beneficiarios serian socios,
consumidores locales, exportadores. Beneficiando a nuestro país ya que este
mercado es el más grande que existe a nivel Provincial.
1.1.2. SITUACIÓN ACTUAL DEL TEMA DE INVESTIGACIÓN
Al no contar con una estructura orgánica financiera dentro del área financiera,
no aplicaron métodos, procedimientos y políticas relacionadas con el control
interno; plan de cuentas, registros y prácticas contables vigentes que
garanticen la preparación de los Estados Financieros y certifique la adecuada
administración y custodia de los fondos; el Presidente de la organización no
habría cumplido con los objetivos propuestos y además asumió riesgos muy
altos como: registros errados en las diversas transacciones y el control
deficiente de los activos, pasivos, ingresos y egresos.
El problema observado o característica que voy a analizar en esta investigación
“ Es la ausencia de procesos de control interno de la Asociación de
Comerciantes de Mariscos y afines 17 de Diciembre, ubicado en la ciudad de
Santo Domingo, identificando las causas que lo han originado y sus
consecuencias o efectos producidos durante el proceso financiero.
3
Actualmente la asociación no cuenta con una adecuada información financiera
necesaria, que permita conocer con razonabilidad los saldos de las cuentas de
los estados financieros presentados a una fecha determinada, debido a las
malas prácticas administrativas, financieras y un control interno deficiente.
Los factores causales más importantes que generaron el problema son las
siguientes:
• La inadecuada manera de cerrar caja y la falta de presentación diaria de
dichos cierres de caja y depósitos efectuados por los mismos hace que
el presidente no sepa con qué dinero se cuenta al final del día y la
semana, y por ende al mes.
• La falta de control financiero del cobro de peaje para los vehículos que
ingresan a dejar el marisco, al mercado.
• No existe un buen control en cuanto a cobro de las aportaciones de los
socios ya que este dinero sirve para pagar a empleados y mejoras del
mercado, y por ende tiene que recurrir a préstamos con terceros para
poder pagar.
• El parqueadero también tiene problemas porque no genera lo suficientes
ingresos, por el inadecuado control económico.
• No se hacen conciliaciones bancarias.
• No existen registros de los gastos que se han realizado ni documentos
de respaldo de ingresos y gastos, que justifiqué la operación.
• No se lleva un formato computarizado del archivo de los movimientos
• No hay documentos de respaldos de recaudaciones, transacciones
diarias, depósitos, etc.
• No existe modelos de procedimientos contables.
4
1.2. LIMITACIÓN DEL ESTUDIO
El presente trabajo investigativo se realizó en la “Asociación de Comerciantes
Mayoristas de Mariscos y Afines 17 de Diciembre”, ubicado en el Km. 1 de la
vía Quevedo margen derecho, ciudad de Santo Domingo, Provincia de Santo
Domingo de los Tsachilas.
Documentos fuente: Archivos de la Asociación.
1.3. OBJETIVOS
1.3.1. GENERAL
Diseñar un Sistema de Control Interno para la “Asociación de Comerciantes
Mayoristas de Mariscos y Afines 17 de Diciembre”, que permitirá un mejor
control interno de las actividades administrativas financieras y una mejor
presentación y preparación de la información financiera, contable y de control
de los recursos materiales y financieros y talento humano.
5
Específicos
Fundamentar científicamente los componentes del Control Interno y el
mejoramiento de la calidad de información financiero.
Investigar las necesidades de desarrollar un Sistema de Control Interno
para la Asociación de Comerciantes Mayoristas de Mariscos y Afines 17
de Diciembre, pendientes a diagnosticar la situación actual de la
asociación.
Diseñar los elementos del Sistema de Control Interno Contable y el
mejoramiento de la calidad de la información financiera, tomando en
cuenta los resultados obtenidos durante el proceso investigativo.
1.4. JUSTIFICACIÓN
Este trabajo se llevó a cabo con el fin de crear un Sistema de Control Interno
para la “Asociación de Comerciantes Mayoristas de Mariscos y Afines 17 de
Diciembre”, que permitirá el mejoramiento de la información financiera, porque
en la actualidad los dineros recaudados y las aportaciones no son llevadas con
un adecuado control para ello debemos, implementar normas de control
interno.
Si fundamentamos científicamente los componentes del Control Interno y
logramos el mejoramiento de la calidad de información financiera, optimizando
los recursos económicos de la asociación existirá un mejor manejo los recursos
y todos los movimientos de los ingresos y egresos que genera la asociación.
6
Investigando las necesidades de diseñar un Sistema de Control Interno para
la “Asociación de Comerciantes Mayoristas de Mariscos y Afines 17 de
Diciembre”, podremos saber las deficiencias del manejo actual de los fondos,
recaudaciones, ingresos y egresos. Sabemos que para desarrollar un buen
sistema de control interno debemos partir de la evaluación de la situación
actual del control: ¿Qué procedimientos se siguen?, ¿Quiénes lo ejecutan?,
¿Qué controles se aplican?, ¿Cómo se procesan y registran las diferentes tipos
de transacciones? ¿Y qué registros contables y documentos de apoyo existen?
Debemos diseñar los elementos del Sistema de Control Interno Contable y el
mejoramiento de la calidad de la información, tomando en cuenta los
resultados obtenidos durante el proceso investigativo. Para que la asociación
provea una separación apropiada de responsabilidades funcionales y prácticas
sanas a seguir en la ejecución de los deberes y funciones de cada
departamento.
Un sistema de autorización y procedimientos orientado a proveer un control
contable razonable sobre los Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos y Gastos.
El Sistema de Control Interno de la calidad implementado en toda organización
debe ofrecer seguridad razonable de que se han adoptado normas, políticas y
se han establecido procedimientos de control adecuados.
La Asociación deberá someterse periódicamente a una revisión externa,
efectuada por los Entes de Control, de conformidad a las Leyes ecuatorianas
relacionadas con el caso.
1.5. HIPÓTESIS
¿El Diseño de un Control Interno estará influenciado significativamente en los
procesos financieros de la “Asociación de Comerciantes Mayoristas de
Mariscos y Afines 17 de Diciembre”?.
7
1.6. UNIDAD DE ANÁLISIS
El diseño de un control interno es vital en todas las organizaciones tanto
públicas como privadas, ya que nos permite llevar un buen control sobre las
actividades económicas de la asociación.
Con la aplicación del diseño de un control interno la información financiera
mejoraría, permitiendo mayor optimización de los recursos económicos, la
asociación contaría con mejoras dentro del mercado, como la construcción de
nuevos locales y a los existentes mejorarlas, dando cabida a más comerciantes
minoristas de la ciudad y del país, generando más fuentes de trabajo. El
impacto social sería muy evidente, los beneficiarios serian socios,
consumidores locales, generación exportadores generando la entrada de
divisas hacia nuestro país. Beneficiando a nuestro país ya que el este mercado
es el más grande que existe a nivel Provincial.
8
CAPITULO ll
MARCO REFERENCIAL
2.1. MARCO TEÓRICO
Con el objeto de conocer investigaciones anteriores relacionadas con el
sistema de control interno cuyo objeto de investigación es la “Asociación de
Comerciantes Mayoristas de Mariscos y afines 17 de Diciembre”, no han
existido estudios que permitan evaluar las condiciones actuales en que se
desenvuelve su actividad, sin embargo, se puede observar que existen
controles específicos que se realizan cuando se presentan problemas, no
existe un reglamento aprobado por la Directiva en el cual se establezca
métodos de control basados en leyes y reglamentos.
2.1.1. CONTROL INTERNO
2.1.1.1 Definición De Control Interno
En control interno puede definirse como el conjunto de procedimientos,
políticas, directrices y planes de organización los cuales tienen por objeto
asegurar una eficiente, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y
administrativa de la empresa; salvaguardia de los activos, fidelidad del proceso
de información y registros, cumplimientos de políticas definidas, etc.
Es importante destacar que esta definición de control interno no solo abarca el
entorno financiero y contable sino también los controles cuya meta es la
eficiencia administrativa y operativa dentro de la organización empresarial.
De ahí que se establezca la siguiente clasificación para el control interno
9
2.1.1.2 CLASIFICACION
a) Control Interno Contable
Son controles y métodos establecidos para garantizar la protección de los
activos y la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables.
Este control contable no solo se refiere a normas de control con fundamento
puro contable, como por ejemplo, documentación de soporte de los registros,
conciliaciones de cuentas, asistencia de un plan de cuentas, repaso de
asientos, normas de valoración, etc.; si no también a todos aquellos
procedimientos que, afectando a la situación financiera o al proceso
informativo, no son operaciones estrictamente contables o de registro , es
decir, autorizaciones de cobros y pagos, conciliaciones bancarias,
comprobación de recaudaciones, etc.
b) Control Interno Administrativo
Son los procedimientos existentes en la empresa para asegurar la eficiencia
operativa y el cumplimiento de las directrices definidas por la Dirección.
Los controles administrativas u operativos se refieren a operaciones que no
tienen una incidencia concreta en los estados financieros por corresponder a
otro marco de la actividad del negocio, si bien pueden tener una repercusión en
el área financiera-contable, por ejemplo, contrataciones, planificación y
ordenación de la producción, relaciones con el personal, etc.
10
Estos dos controles se entremezclan muchas veces debido a que ambos son
factores comunes en la gestión empresarial. En el sistema de control interno el
control contable tiene una gran importancia por la veracidad que da lugar a
toda la organización contable, pero no hay que olvidar que en la empresa
también existe un sistema administrativo que no solo se apoya en la
contabilidad, sino que contempla un total de funciones que contribuyen a la
marcha de los distintos sistemas operativos de la misma.
2.1.1.3 Alcances
En todo sistema de control interno se deben definir uno de los alcances los
cuales varían dependiendo de las distintas características que integren la
estructura del negocio. La responsabilidad en la decisión de estos alcances
para un adecuado control recae siempre en la Dirección en función de sus
necesidades y objetivos.
Las variables a considerar dependerán siempre de las distintas actividades del
negocio o clases de organización y departamentos que la componen, tamaño,
volumen de transacciones y tipo de operaciones, así como la distribución
geográfica de la organización, entre otras.
En empresas de gran tamaño acurre que los distintos procedimientos, controles
y sistemas de registros que utilizan no son operativos ni prácticos en
organizaciones de menor dimensión. En pequeñas empresas le necesidad de
un control formal, con el objeto de obtener fiabilidad en la información y
registros, es menor de asumir la Dirección un papel más directo y personal en
el negocio.
11
Esquema del ámbito de aplicación del control interno
Elementos De Control Interno Y Sus Pautas
Los elementos sobre los que se tiene que basar un sistema de control interno
deben ser lo suficientemente amplios como para cubrir toda la esfera de la
empresa.
Existen tres aspectos a considerar:
a) Organización estructural.
b) Políticas y procedimientos contables y operativos.
c) Supervisión
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO
CONTABILIZACION
12
Esfera esquemática del control interno y sus elementos
CONTROL INTERNO
(Medios que garantizan la eficacia dentro de la organización de la empresa)
ORGANIZACIÓN
SUPERVISION
POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
Revisión:
- Proceso gestión - Políticas y
procedimientos
Aprobación y autorización
Definición de necesidades. Confección de registros. Circuito de información. Organización contable:
- Criterios y normas - Reglas de valoración - Toma decisiones
Organigrama funcional y jerárquico.
Segregación de:
- Responsabilidades - Funciones - Departamentos
13
2.2. Organización estructural
La organización de una empresa debe de venir reflejada en el organigrama
funcional de la misma, definiéndose en cada cual, autoridad, canales de
comunicación y de los diferentes niveles de jerarquía.
Las pautas que se debe considerar en la organización son las siguientes:
a) División de departamentos y sus responsabilidades
b) División de funciones
c) El factor humano
2.2 .1 Políticas y procedimientos contables y operativos
Es necesario que existan un conjunto de reglas y normas de actuación que
rijan tanto el proceso informativa-contable, (circuito informativo y contabilidad),
como el sistema operativo de la empresa, en el aprovisionamiento, producción,
comercialización, administración de recursos financieros, recursos humanos,
etc.
En este apartado nos referiremos principalmente al proceso informativo-
contable, en el que se consideran las siguientes pautas para un buen sistema
de control interno:
a) Equipos para el proceso de transacciones
b) Registros contables y comprobantes
c) Información
d) Organización contable y criterios
e) Controles extras
14
2.3 Supervisión
La supervisión da lugar a que el personal desarrolle los procedimientos de
acuerdo con los planes de la organización establecidos. Engloba dos funciones
a destacar:
1. Revisar por parte de la persona responsable, que:
- La gestión económica-financiera está operando dentro del proceso
definido, con los correspondientes controles contables, financieros y
operacionales.
- Las políticas, planes y procedimientos establecidos son correctos.
2. Aprobación y autorización de documentación o de situaciones para que
puedan seguir su ciclo normal dentro del circuito informativo-contable.
Por ejemplo, aprobación de facturas recibidas antes de ser
contabilizadas, autorización de pagos a proveedores o salarios, etc.
Esta supervisión puede ser llevada de una manera automática o directa. Será
automática cuando exista una rutina en la gestión organizativa interna de tal
forma que la verificación suponga a la vez la determinación de una tarea
anterior.
Es importante considerar que ninguna de estas tareas debe de ser ejecutada
por la misma persona desde inicio a fin. La supervisión directa se refiere
cuando las funciones de control en las revisiones internas son realizadas por el
personal de la empresa o por el Departamento de Auditoría Interna, en su caso.
15
Una buena planificación, definición de procedimientos, y un buen diseño de los
registros e información permitirá una supervisión prácticamente gratuita en el
sistema de control interno.
Se debe implementar para asegurar el logro de objetivos, el cumplimiento de
políticas, normas y procedimientos considerados para desarrollar una
actividad.
Comprende el plan de organización orientado al logro de los siguientes
objetivos:
• Protección de los Activos.
• Obtención de información adecuada.
• Promoción de la eficiencia operativa.
• Estimular la adhesión a las políticas de la Dirección.
Beneficios que Aporta el control interno
o La vigilancia del correcto y eficiente cumplimiento de los controles
implementados.
o La detección de desfases en base a lo predeterminado.
o Por último, posibilita adaptar al tiempo y circunstancias las políticas,
normas y procedimientos que integran la administración para ejecución
de actividades.
16
2.2.1.1. FUNDAMENTOS TEÓRICOS
El control interno tiene su origen en el Proceso Administrativo; tratadistas de la
Teoría Administrativa, como Henry Farol, Frederik, los esposos Gilberto, Mary
Parket Follet, que en sus obras de administración ya trataron este tema; a
través de experimentos en las fábricas donde trabajaban pudiendo comprobar
ciertas hipótesis que se convirtieron en teorías, dando comienzo a la famosa
teoría de la Administración Científica.
2.2.2 SISTEMAS DE CONTROL INTERNO
2.2.2.1 Introducción
El sistema de control interno tiene como objetivo general:
- Aportar seguridad en la gestión empresarial al prevenir errores y
fraudes, proteger los activos de la entidad y dar lugar a una fiabilidad de
los registros contables e información económica-financiera.
- Obtener eficiencia de la operativa organizativa de la entidad al
desarrollar el seguimiento y cumplimiento de las políticas y
procedimientos empresariales definidos y establecidos por la dirección.
El alcance de estas metas están centradas principalmente en los controles
contables por su repercusión y reflejo en la información económica-financiera
de la entidad, necesaria esta para la posterior toma de decisiones por parte de
la Dirección. De ahí la importancia de fijar y definir unos objetivos de control
interno por áreas administrativa- contables por los que circula una transacción,
con el fin de establecer un sistema que defina las técnicas y procedimientos de
control necesarios para el logro de tales objetivos.
17
Por tanto toda evaluación del sistema de control interno, por parte del analista o
auditor interno, dará lugar a llevar a cabo un análisis de estos objetivos
definidos a cumplir y de las técnicas o procedimientos aplicados en el sistema.
Para ello se realizarán técnicas de evaluación mediante cuestionarios,
narrativas y flujogramas principalmente.
2.2.2.2 Objetivos Del Sistema De Control Interno
La fijación de objetivos desarrolla la elaboración de controles necesarios para
las actividades de gestión y dirección dentro del sistema informativo de la
empresa, los cuales convergen principalmente en la contabilidad como
instrumento para la toma de decisiones. Por lo que el objetivo primordial de un
sistema de control interno es el alcance de la fiabilidad de la información.
De manera general se puede identificar los siguientes objetivos de control en el
proceso de transacciones que serán aplicables a todos los sistemas de
organización empresarial:
a) Autorización de la transacciones
b) Adecuado registro, clasificación e imputación del periodo contable de las
transacciones
c) Verificación de los sistemas
d) Obtención de una información exacta y fiable
e) Adecuada segregación de funciones
f) Salvaguardia y custodia física de activos y registros
18
Elementos del sistema de control interno:
1. Definición de los objetivos y las metas tanto generales, como
específicas, además de la formulación de los procesos operativos que
sean necesarios.
2. Definición de las políticas como guías de acción y procedimientos para
la ejecución de las actividades.
3. Utilizar o adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar
los planes.
4. Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
5. Adopción de normas para la protección y utilización racional de los
recursos.
6. Dirección y administración del personal de acuerdo a las políticas y
normas determinadas en las leyes vigentes partiendo de la Constitución
de la República.
7. Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de
control interno.
8. Establecimiento de mecanismos que les permitan a las organizaciones
conocer las opiniones que tienen sus usuarios o clientes sobre la
gestión desarrollada.
9. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la
gestión y el control.
19
10. Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.
11. Establecimiento de programas de inducción, capacitación y
actualización de directivos y demás personal.
12. Simplificación y actualización de normas y procedimientos.
2.3. LIMITACIONES DE LA ACTIVIDAD DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El control interno no puede dar a la administración evidencia conclusiva de que
se han alcanzado los objetivos a causa de limitaciones. Dichas limitaciones
incluyen:
• La posibilidad de que los procedimientos puedan volverse inadecuados
debido a cambios en condiciones, y de que el cumplimiento con los
procedimientos puedan deteriorarse.
• La actividad de control dependiente de la separación de funciones,
pueden ser burladas por colusión entre empleados, es decir ponerse
de acuerdo para perjudicar a terceros.
• La extensión de los controles adoptados en una organización también
está limitada por consideración de costo, por lo tanto no es factible
establecer controles que proporcionen protección absoluta del fraude y
el despilfarro, sino establecer los controles que garanticen una
seguridad razonable desde el punto de vista de los costos.
20
• La mayoría de los controles internos tienden a ser dirigidos a
transacciones de rutina debidamente documentada con la finalidad de
no permitir desviaciones ni mala aplicación de procedimientos.
• El potencial para error humano debido a descuido, distracción, errores
de juicio y la falta de comprensión de los Directivos, de los dueños de
las empresas, administradores o autoridades de las instituciones.
• La posibilidad de que una persona responsable de ejercer un control
interno pudiera abusar de su autoridad, por ejemplo, un miembro de la
administración, autorizando un pago sobrepasando un control interno.
2.3.1. EL CONTROL INTERNO CONTABLE O FINANCIERO.
Los controles a implantar en el sistema contable variarán siempre de unos a
otros en función de la naturaleza, tamaño y característica propia del sistema en
cuestión. No obstante determinados controles serán comunes en la mayoría de
las veces.
El objetivo de un sistema de controles internos contables se basará en la
definición de una metodología apropiada para el proceso de la información
contable y en la garantía de una correcta gestión organizativa que evite la
posibilidad de errores o fraudes. La implantación de controles y procedimientos
se ejecutará con el objeto de asegurar principalmente:
• Adecuado registro de los activos y apropiada custodia y salvaguardia de
los mismos.
• Adecuado registro de los pasivos, con el reconocimiento de todas las
provisiones y pérdidas previstas y reales.
21
• Autorización de todos los gastos incurridos en el periodo.
• Inclusión en los registros contables de todos los ingresos generados en
la actividad empresarial de la entidad.
• Elaboración de los estados financieros y de información económica-
financiera diversa de acuerdo con unos registros contables
supervisados, revisados y debidamente preparados.
• Detección de irregularidades, debilidades y errores durante el proceso
de toda la información administrativa-contable.
• Las transacciones son ejecutadas de acuerdo con la autorización
general o especifica de la administración.
• Todas las transacciones y otros eventos son registrados por el monto
correcto, en las cuentas apropiadas y en el periodo contable apropiado,
a modo de permitir la preparación de los estados financieros razonables
de acuerdo con un marco de referencia para la toma de decisiones por
parte de los directivos.
• Los activos registrados son verificados con la toma física de activos a
través de inventarios permanentes o eventuales y se toma la acción
apropiada respecto de cualquier diferencia.
22
2.4. MARCO CONCEPTUAL
2.4.1. Proceso Contable
Denominado también ciclo contable constituye la serie de pasos a la secuencia
que sigue la información contable desde el origen de la transacción
(comprobantes o documentos fuente) hasta la presentación de los estados
financieros.
El proceso contable se refiere a todas las operaciones y transacciones que
registra la contabilidad en un periodo determinado, regularmente un año
calendario o ejercicio económico, desde la apertura de libros hasta la
preparación y elaboración de los estados financieros.
La contabilidad es una técnica utilizada para, clasificar, resumir y
registrar en términos monetarios las transacciones que realiza una
empresa.
Objetivos:
Informar sobre la situación financiera, el resultado de sus
operaciones y los cambios en su situación financiera.
Satisfacer a los usuarios de la misma.
Útil para la toma de decisiones (inversión y crédito): medir
solvencia, liquidez y capacidad de generación de recursos.
Evaluar el trabajo de la administración.
23
Principios:
Equidad: justa y equitativa.
Entidad confiable
Empresa en marcha
Bienes económicos
Moneda
Periodo de tiempo
Devengado
Realización
Costo histórico
Objetividad
Criterio potencial
Significación o importancia relativa
Uniformidad
Contenido de fondo sobre la forma
24
Estados Financieros Básicos
Los Estados Financieros Básicos son el producto final del sistema contable y
están preparados con base en los Principios de la Contabilidad Generalmente
Aceptadas (PCGA), Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), Normas
Internacionales de Información Financieras (NIIF).
Cada uno constituye un reporte especializado sobre ciertos aspectos de la
empresa.
1. Balance General o Estado de Situación Financiera
2. Estado de Resultados o de Rendimientos Económicos.
3. Estado de Cambios en la Posición Financiera.
4. Estado de Flujos de Efectivo.
5. Estado de Cambios al Patrimonio.
25
2.5. EFECTIVIDAD
En el proceso de dirección, organización óptima entre cinco elementos,
producción, eficiencia, satisfacción, adaptación y desarrollo.
2.6. EFICIENCIA
Utilización racional de los recursos productivos, adecuándolos con la tecnología
existente.
26
CAPITULO lll
METODOLOGIA
3.1. DISEÑO O TIPO DE INVESTIGACIÓN
Este trabajo investigativo tiene un alcance de desarrollarse por medio de los
siguientes tipos de investigación que se describirse a continuación:
Investigación Explicativa
La investigación explicativa nos permite detallar las causas de los eventos
ocurridos dentro de la organización, por la falta de control interno, la misma que
no se fortalece.
Investigación Correlacionar
La investigación correlacionar nos permite ordenar, clasificar, simplificar, todos
los problemas de la organización, mediante esta investigación.
A medida que implemente en la organización un sistema de control interno
tendremos como resultado una buena información financiera, técnica,
ordenada, y transparente.
Las organizaciones que tienen implementado un sistema de control interno
tienen un buen reflejo de su información financiera, que las organizaciones que
no han implementado las mismas.
27
Investigación Observacional
La investigación observacional es la que permite conocer la realidad visible y
palpable de cómo se está llevando el control financiero de la organización,
tanto técnica como administrativa, la misma que se detallará en el informe final
de la investigación.
3.2. MÉTODO DE INVESTIGACIÓN
- Métodos De Observación Científica:
La observación científica nos permite sustentar científica y bibliográficamente
nuestra investigación, llegando a obtener el diagnóstico real de la organización,
para así poder crear el sistema de control interno que necesita la misma.
- Método Inductivo
En esta área inductiva aplicamos a la organización un Sistema De Control Interno Financiero, que permita obtener mejores resultados.
- Método Deductivo
Es una herramienta técnica la cual nos permite deducir, simplificar de lo
general a lo específico, de lo complejo a lo simple, el problema del mal manejo
financiero de la organización, para así poder dar alternativas y soluciones
concretas.
28
- Método de Análisis
El análisis en el desarrollo de esta investigación es fundamental, porque nos
permite exponer nuestro criterio profesional en función a cada problema
encontrado, general o especifico, se obtiene claridad sobre la magnitud del
problema y se puede dar soluciones concretas.
- Método de Síntesis
Este método implica la unión del estudio realizado, es la suma de contenidos
de una realidad. Expondremos lo que pasa en el mercado en síntesis y poder
al final del informe dar solución a todos los problemas.
3.3 FUENTES Y TÉCNICAS
Fuentes
• Fuentes primarias
• Fuentes secundarias: obtuve la reseña histórica del mercado,
referencias de los conocedores del tema.
(o directas): me permitió tener información de
primera mano por parte de los socios, actas, resoluciones, documentos
originales, también libros, artículos especializados es la información
que permite tomar decisiones acertadas y poder mejorar el sistema de
control interno para facilitar el mejoramiento de la información
financiera.
Una fuente secundaria interpreta y analiza fuentes primarias. Las
fuentes secundarias están a un paso removidas o distanciadas de las
fuentes primarias. Libros, enciclopedias, etc.
29
TÉCNICAS
Entrevista
Esta técnica es muy importante porque permitió obtener información en un
dialogo con el presidente de la asociación, dándome una idea de los problemas
y falencias además apertura para desarrollar los problemas y posibles
soluciones.
Consulta a Especialistas
En un dialogo con expertos en el tema de Sistemas de Control Interno, ¿Que
dicen los especialistas? Y que soluciones se pueden dar a esta falta de
control.
3.4 UNIDAD DE ANÁLISIS
Analizaremos a todo el personal que labora en la entidad, funciones, etc.
La Asociación de Comerciantes Mayoristas de Mariscos y Afines 17 de
Diciembre, domiciliada en Santo Domingo de los Tsachilas, es una asociación
que se dedica al acopio de mariscos extraídos desde el mar, siendo este
mercado el más grande de la región, se manejo por socios y un presidente el
Sr. Elías Cortez
30
Está estructurada de la siguiente manera:
CUADRO 1
DEPARTAMENTOS Nº DE TRABAJADORES
PRESIDENCIA 1
CONTADOR 1
SECRETARIA 1
RECAUDADOR 1
CADENERO 1
GUARDIA 1
CONSERJE 1
TOTAL 7
FUENTE: Secretaria-Asociación
AUTOR: Bélgica Alderete
3.5 ANÁLISIS DE INTERPRETACIÓN DE LOS DATOS
Encuesta dirigida a 15 personas entre las autoridades y empleados de la
Asociación, preguntas relacionadas con el problema, objeto de estudio y su
campo de acción. Con la finalidad de obtener información que nos permita
identificar con mayor claridad las fortalezas y debilidades existentes.
31
1. ¿Sabe usted cuáles son sus funciones dentro de la organización?
Tabla Nº 1.
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Bélgica Alderete
Análisis de datos.
De 15 personas encuestadas que representa el 100% de la población, el 87%
de los encuestados responden no saber sus funciones dentro de la
organización, mientras el 13% si conoce sus funciones.
13%
87%
¿SABE USTED CUALES SON SUS FUNCIONES DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN?
SI
NO
Variable Nº Porcentaje
SI 2 13%
NO 13 87%
TOTAL 15 100%
32
2. ¿Conoce usted que es control interno?
Tabla Nº 2.
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Bélgica Alderete
Análisis de datos.
De 15 personas encuestadas que representan el 100% de la población, el 6%
de los encuestados responden que si conocen lo que es control interno,
mientas que el 94% no conocen.
6%
94%
¿CONOCE USTED QUE ES CONTROL INTERNO?
SI
NO
Variable Nº Porcentaje
SI 1 6%
NO 14 94%
TOTAL 15 100%
33
3. ¿Existe un Sistema de Control Interno en la Organización?
Tabla Nº 3.
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Bélgica Alderete
Análisis de datos.
De 15 personas encuestadas que representan el 100% de la población, el
100% de los encuestados responden que no existe ningún sistema de control
interno en la organización.
0%
100%
¿EXISTE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA ORGANIZACIÓN?
SI
NO
Variable Nº Porcentaje
SI 0 0%
NO 15 100%
TOTAL 15 100%
34
4. ¿Qué tipo de control realiza para el manejo de los recursos financieros? Tabla Nº 4
VARIABLE Nº PORCENTAJE MANUAL
2 13%
MEDIANTE UN SISTEMA 0 0% CONTROL PERSONAL 6 40% NINGUNO
7 47%
TOTAL 15 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Bélgica Alderete
Análisis de datos.
De 15 personas encuestadas que representan el 100% de la población, el 13%
de los encuestados responden que el control que se realiza para el manejo de
los recursos financieros es manual, el 40% dijo que era control personal y el
47% ninguno.
13%0%
40%
47%
¿Qué TIPO DE CONTROL SE REALIZA PARA EL MANEJO DE LOS RECURSOS
FINANCIEROS?
MANUAL
MEDIANTE UN SISTEMA
CONTROL PERSONAL
NINGUNO
35
5. ¿Cree usted que un sistema de control mejorara la gestión financiera?
Tabla Nº 5.
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Bélgica Alderete
Análisis de datos.
De 15 personas encuestadas que representan el 100% de la población, el 67%
de los encuestados responden que si mejoraría la gestión financiera con un
sistema de control y 33% que no mejorará.
¿CREE USTED QUE UN SISTEMA DE CONTROL MEJORARA LA GESTION
FINANCIERA?
SI
NO
Variable Nº Porcentaje
SI 10 67%
NO 5 33%
TOTAL 15 100%
36
6. ¿La información financiera es a su criterio?
Tabla Nº 6
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Bélgica Alderete
Análisis de datos.
De 15 personas encuestadas que representan el 100% de la población, el 20%
de los encuestados responden que la información financiera es óptima, el 53%
respondió que era regular, el 27% respondió que era pésima.
20%
53%
27%
¿LA INFORMACION FINANCIERA ES A SU CRITERIO?
OPTIMA
REGULAR
PESIMA
VARIABLE Nº PORCENTAJE OPTIMA
3 20%
REGULAR
8 53% PESIMA
4 27%
TOTAL 15 100%
37
7. ¿Se cuenta con la información oportuna para la toma de decisiones?
Tabla Nº 7.
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Bélgica Alderete
Análisis de datos.
De 15 personas encuestadas que representan el 100% de la población, el 27%
de los encuestados responden que si cuentan con una información oportuna
para la toma de decisiones, mientras el 73% dijo que no.
27%
73%
¿SE CUENTA CON LA INFORMACION OPORTUNA PARA LA TOMA DE
DECSIONES?
SI
NO
Variable Nº Porcentaje
SI 4 27%
NO 11 73%
TOTAL 15 100%
38
8. ¿Existe tecnología para el control de la información financiera?
Tabla Nº 8.
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Bélgica Alderete
Análisis de datos.
De 15 personas encuestadas que representan el 100% de la población, el 13%
responden que si saben cuáles son sus funciones dentro de la organización, y
el 87% respondió que no.
13%
87%
¿SABE USTED CUALES SON SUS FUNCIONES DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN?
SI
NO
Variable Nº Porcentaje
SI 2 13%
NO 13 87%
TOTAL 15 100%
39
9. ¿Con que frecuencia se concilian los datos contables de los recursos obtenidos?
Tabla Nº 9
VARIABLE Nº PORCENTAJE DIARIOS 1 6% SEMANALES
1 6%
QUINCENALES 1 6% MENSUALES 1 6% NUNCA 11 76% TOTAL 15 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Bélgica Alderete
Análisis de datos.
De 15 personas encuestadas que representan el 100% de la población, el 6%
de los encuestados responden que la frecuencia con que se concilian los datos
contables de los recursos obtenidos es diario; 6% semanales; 6% quincenales;
6% mensuales y 76% nunca.
6% 6% 6%
6%
76%
¿CON QUE FRECUENCIA SE CONCILIAN LOS DATOS CONTABLES DE LOS
RECURSOS OBTENIDOS?
DIARIOS
SEMANALES
QUINCENALES
MENSUALES
NUNCA
40
10. ¿Existe una persona responsable para el manejo de caja chica, para gastos menores?
Tabla Nº 10.
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Bélgica Alderete
Análisis de datos.
De 15 personas encuestadas que representan el 100% de la población, el 33%
de los encuestados responden que si existe una persona responsable para caja
chica para gastos menores y 67% dicen que no.
33%
67%
¿EXISTE UNA PERSONA RESPONSABLE PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA PARA
GASTOS MENORES?
SI
NO
Variable Nº Porcentaje
SI 5 33%
NO 10 67%
TOTAL 15 100%
41
11. ¿Las recaudaciones diarias son verificadas mediante documentos sustentatorios?
Tabla Nº 11.
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Bélgica Alderete
Análisis de datos.
De 15 personas encuestadas que representan el 100% de la población, el 6%
de los encuestados responden que si verifican las recaudaciones mediante
documentos sustentatorios y el 94% respondieron que no lo hacen.
6%
94%
¿LAS RECAUDACIONES DIARIAS SON VERIFICADAS MEDIANTE DOCUMENTOS
SUSTENTATORIOS ?
SI
NO
Variable Nº Porcentaje
SI 1 6%
NO 14 94%
TOTAL 15 100%
42
12. ¿Se realizan cuadres diarios de caja para que quede constancia de las recaudaciones?
Tabla Nº 12.
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Bélgica Alderete
Análisis de datos.
De 15 personas encuestadas que representan el 100% de la población, el 6%
de los encuestados responden que si hacen cuadres diarios de caja para que
quede constancia de las recaudaciones y 94% respondieron que no.
6%
94%
¿ SE REALIZAN CUADRES DIARIOS DE CAJA PARA QUE QUEDE CONSTANCIA DE LAS
RECAUDACIONES
SI
NO
Variable Nº Porcentaje
SI 1 6%
NO 14 96%
TOTAL 15 100%
43
13. ¿Se realizan exámenes sorpresivos de los dineros recaudados?
Tabla Nº 13.
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Bélgica Alderete
Análisis de datos.
De 15 personas encuestadas que representan el 100% de la población, el 27% de los
encuestados responden que si hacen exámenes sorpresivos de los dineros
recaudados y el 73% que no realizan exámenes sorpresivos.
27%
73%
¿SE REALIZAN EXAMENES SORPRESIVOS DE LOS DINEROS RECAUDADOS?
SI
NO
Variable Nº Porcentaje
SI 4 27%
NO 11 73%
TOTAL 15 100%
44
14. ¿Se realizan conciliaciones de los recibos emitidos con los cobros efectuados?
Tabla Nº 14
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Bélgica Alderete
Análisis de datos.
De 15 personas encuestadas que representan el 100% de la población, el 6%
de los encuestados responden que si realizan conciliaciones de los recursos de
los recibos con los recursos recaudados diario; 6% semanal; 6% quincenal;
82% respondieron que nunca lo hacen.
6%6%
6%
82%
¿SE REALIZAN CONCILIACIONES DE LOS RECURSOS DE LOS RECIBOS CON LOS
RECURSOS RECAUDADOS?
DIARIO
SEMANAL
QUINCENAL
NUNCA
VARIABLE Nº PORCENTAJE DIARIO 1 6% SEMANAL 1 6% QUINCENAL 1 6% NUNCA 12 82% TOTAL 15 100%
45
CAPITULO IV
DIAGNÓSTICO
4.1. Antecedentes
En el año 1985 un grupo de comerciantes ubicados en la calle, trabajaban en
forma independiente, sin el amparo de una asociación de mariscos, que en ese
tiempo se lo realizaban en el sector aledaño al Mercado Municipal, en
condiciones precarias por falta de servicios básicos, prevaleciendo el desorden,
la inseguridad y la insalubridad en el manejo y conservación de los productos
sujetos de comercialización.
Nace la idea de reunirse e integrarse y conformar una asociación entre los
comerciantes de mariscos del sector, que en honor al día en que se reunieron,
consideraron el nombre de: “ASOCIACIÓN DE COMERCIANTES
MAYORISTAS DE MARISCOS Y AFINES 17 DE DICIEMBRE.”.
Una vez conformada la directiva se realizó el trámite de constitución, ante el
Ministerio de Bienestar Social, que mediante Acuerdo Ministerial Nº 182, con
Personaría Jurídica 2405, se aprobó el estatuto.
El señor Dario Kanyat, era el Alcalde del Cantón Santo Domingo de los
Colorados, en calidad de donación entrega a la Asociación un espacio de
áreas verdes, conocida como la 17 de Diciembre hoy Mercado Sur, el mismo
que se encuentra administrado por la Asociación.
46
Con el transcurrir el tiempo, con recursos de auto gestión y de los socios, mas
el aporte del municipio del Cantón, se realiza la infraestructura en los terrenos
propios de la Asociación, puesto que fueron comprados a la municipalidad los
predios que fueron inicialmente donados, permaneciendo hasta la presente
como el Mercado 17 de Diciembre.
Han pasado 25 años y el mercado continúa la actividad en la comercialización
de mariscos, generando plazas de trabajo a más de 6.500 familias en forma
directa e indirectamente, permitiendo el servicio y el abastecimiento a la
población de la ciudad de Santo Domingo y provincia de Santo Domingo de los
Tsáchilas.
4.2. Misión
El establecer mecanismos adecuados de transporte, acopio y despacho de los
productos marítimos; además obtener de las autoridades locales, los servicios
básicos, con el respaldo de infraestructura adecuada que facilite la
comercialización, garantizando su calidad y precios adecuados.
4.3. Visión
Mejorar permanentemente en el servicio de acopio y comercialización de los
productos marítimos, garantizando la calidad y precios para que la Asociación
de Comerciantes Mayoristas de Mariscos y Afines 17 de Diciembre, se
convierta en un mercado referente para los mercados nacionales e
internacionales relacionados.
47
4.4. Objetivos
Según los estatutos de la Asociación de Comerciantes Mayoristas de Mariscos
y Afines 17 de Diciembre, los objetivos son los siguientes:
• Agrupar en su seno a los comerciantes al por mayor de mariscos y
afines de Santo Domingo de los Colorados.
• Mantener las relaciones de confraternidad con organizaciones similares
dentro y fuera del país.
• Crear y sostener una biblioteca para los socios.
• Procurar la superación de los socios, cultural y económica, organizando
para ello cursos, mesas redondas, fórum, seminarios, etc.
• Crear y mantener una caja de ahorros para auxiliar económicamente a
los socios en casos urgentes y de calamidad domestica comprobado, de
conformidad con el Reglamento
• Constituir cooperativas, comités y organizaciones de toda índole para
beneficios de los socios especialmente en lo que tiene relación con la
necesidad de vivienda, teniendo financiamiento mediante convenios,
contratos o créditos obtenidos a través de entidades bancarias.
• Trabajar activamente en defensa de los intereses de la nación y en
especial de conglomerado que representa.
• Patrocinar el deporte y otros juegos lícitos y representativos.
48
4.5. Actividad de la asociación
Organizar cursos de capacitación como también de cultura general
Promover el establecimiento de grupos artísticos y deportivos entre los
socios.
Recaudar las cuotas que debe abonar los socios para los cumplimientos
de las actividades de la asociación.
Fomentar el ahorro para la obtención de vivienda propia y la ayuda
mutua entre los asociados tanto el ahorro y el establecimiento de
cooperativa, fondos mortuorios y auxilio de cesantía.
Procurar los establecimientos de relaciones con centros de producción
para el mejor desarrollo de sus actividades.
Fomentar el espíritu de unión entre los socios.
Comercializar mariscos
49
4.6. FODA
El estudio de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, FODA,
de la” Asociación de Comerciantes Mayoristas de Mariscos y Afines 17
Diciembre”, fue elaborado con la participación de los socios que integran la
Asociación y con la pregunta ¿Cómo mejorar el estado actual de la situación
financiera de la Asociación?, es hora de fortalecer la institución para dar paso a
nuevas oportunidades de progreso.
La colectividad que hace sus compras en el mercado considera que la
organización debe avanzar hacia el progreso, para enfrentarse con éxito a las
nuevas oportunidades que determina la sociedad actual y la realidad
imperante, es conveniente disponer de herramientas de control que permita el
mejoramiento de la información financiera y dar respuesta oportuna, de aquí
nace la necesidad de elaborar un diagnóstico institucional y presentar a los
socios y como oportunidad de crecimiento financiero teniendo como resultado
la supervivencia de la institución.
Fortalezas
Infraestructura propia.
Amplio espacio físico.
Personal de logística.
Precios competitivos.
Es una organización posicionada en el mercado.
Disponibilidad de productos frescos.
Adecuada ubicación geográfica.
Crecimiento como organización.
50
Oportunidades
Hacer convenios con el Gobierno Municipal para realizar las obras de
mejoramiento del mercado.
La pesca está considerada como sector prioritario para el Gobierno.
Mejorar la infraestructura.
Abrir agencias en otros puntos de la ciudad y de la región.
Debilidades
Falta de unión en los socios.
Ambiente laboral desfavorable.
Incumplimiento de los objetivos de la asociación.
Falta de servicios de sanidad.
Inexistencia de un control interno que facilite un eficiente desarrollo de las
actividades programadas.
Bajo presupuesto.
Escasos conocimientos en los socios de atención al cliente
51
Amenazas
Presencia de comercio ambulatorio en las afueras del mercado.
Contaminación del aire.
Prohibiciones de pesca.
No estar al día en las normas de comercialización.
La falta de control de calidad del marisco que ingresa al mercado.
Temporadas bajas en la pesca.
4.7. Sistema de control interno
La “Asociación de Comerciantes Mayoristas de Mariscos y afines 17 de
Diciembre”, No cuenta con un organigrama estructural funcional definido, que
sirva de guía a cada servidor para el cumplimiento de sus funciones en forma
adecuada, oportuna y con responsabilidad.
La ausencia de un sistema de control interno y de contabilidad, dio lugar a la
ejecución de una encuesta a los directivos y funcionarios de la Organización,
misma que está descrita en el numeral 3.5 “Análisis de Interpretación de los
Datos”, página 24 y siguientes de éste documento, se concluyó que las
actividades efectuados por los servidores de la Corporación, no se sujetaron a
un sistema de control interno y contable.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
52
CAPITULO V
Diseño de un Sistema de Control Interno para la Asociación de Comerciantes Mayoristas de Mariscos y Afines 17 de Diciembre, que Permitirá el Mejoramiento de la Información Financiera
5.1 Introducción.
Con esta investigación se determinó que el control interno la Asociación es
débil, motivo por el cual no alcanza el grado máximo de eficiencia en sus
actividades.
De acuerdo a la información obtenida de las técnicas e instrumentos de
investigación se concluye que el principal problema de la actividad financiera-
administrativa por el cual atraviesa la Asociación se relaciona con el Control
Interno al no disponer de reglamentos de control interno, que coadyuven los
procedimientos a la toma de decisiones administrativas- financieras,
respaldadas con la documentación legal pertinente, competente y oportuna.
El diseño de un Sistema de Control Interno, para ser aplicado en la “Asociación
de Comerciantes Mayoristas de Mariscos y afines 17 de Diciembre”, que es
parte de mi propuesta, se ha dividido en las fases de:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
53
Administrativa y Financiero Contable, pero además en la parte inicial planteó la
justificación para explicar porque se hace el Sistema de Control Interno, S.C.I.,
y la factibilidad, con la descripción de antecedentes, misión, visión, objetivos,
conforme a la base legal.
En la fase Administrativa que es muy importante se detalla la estructura
organizacional, donde consta quien es la máxima autoridad dentro de la
Asociación, quien debe ejercer sus funciones responsabilizándose de su
gestión: determinando funciones y estableciendo los recursos financieros y
materiales que son necesarios para poner en marcha la Organización.
Con el enfoque que tenemos de Control se logrará los objetivos de establecer
una definición común de Control Interno que satisfaga las necesidades de
todas las partes involucradas y proveerá un estándar a partir del cual la
Asociación pueda evaluar sus procesos de control y determinar cómo mejorar
su ejecución.
La fase Financiero-Contable está compuesta por un diseño de formularios,
flujogramas de caja-banco, egresos, ingresos, cartera, etc. y los procesos de
contabilización de las transacciones realizadas, para llegar a la elaboración de
informes.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
54
PERFIL
DE LA
EMPRESA
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
55
5.2 Justificación
De acuerdo con las experiencias de otras Asociaciones, se considera que la
propuesta de diseñar un Sistema de Control Interno que permita mejorar la
información financiera es la más efectiva, por cuanto permite aprovechar al
máximo los recursos y salvaguardar los activos.
Este Sistema de Control Interno provee un estándar a partir del cual las
organizaciones puedan evaluar los riesgos a los cuales se enfrentan y convertir
sus debilidades en fortalezas.
PERFIL DE LA EMPRESA
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
56
5.3 Objetivos
5.3.1 General
Diseñar un sistema de control interno que cumpla con el proceso de ejecución
de políticas, normas y reglamentos, para el mejoramiento de la información
financiera.
5.3.2 Especifico
Desarrollar un sistema de organización; la entidad tendrá
establecida y definida una organización de gestión clara, precisa
y responsable con el fin de crear una información rápida,
confiable y evolutiva.
Unificar los sistemas contables; todas las transacciones
contables se realizaran de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados, en las fechas establecidas
con la supervisión de los respectivos responsables, generando
información financiera y contable necesaria de forma adecuada
y exacta, para permitir la toma de decisiones gerenciales.
PERFIL DE LA EMPRESA
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
57
Dar seguridad y Salvaguardia de todos los registros contables,
financieros y bienes de gestión relacionados con las
operaciones de la entidad así como de todos sus informes y
supervisiones.
Garantizar la correcta ejecución de los trabajos y el desarrollo
de las actividades establecidas, para lograr la perfección de las
operaciones
Aplicar un Sistema de Control Interno para la Asociación de
Comerciantes de Mariscos y Afines 17 de Diciembre, que logre
eficiencia y efectividad en el manejo financiero.
Determinar las funciones de los empleados que tienen relación
laboral en la organización.
5.4 Base Legal
Esta propuesta dirigida para una Asociación, fue diseñada basándose en
normas, procedimientos y leyes que no rigen tanto en el sector público y
privado tales como:
- SAS - PCGA - NIC - Código Civil - Código de Trabajo - Ley de Régimen Tributario
PERFIL DE LA EMPRESA
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
58
Propuesta para la Organización Estructural
Con una estructura organizativa, la Asociación adquiere forma y figura que
permitirá alcanzar sus objetivos: cumplimiento de planes de desarrollo y
control.
Esta estructura está constituida de un esquema formal en el que se tiene en
cuenta todos los procesos de ejecución y relación que pueda existir dentro el
equipo humano, considerando todos los factores materiales necesarios, para el
alcance de los objetivos, es decir, las tareas en que se divide el trabajo y su
coordinación.
Propuesta de la estructura organizacional de la Asociación de Comerciantes de
Mariscos y Afines 17 de Diciembre, dividida por niveles jerárquicos.
PERFIL DE LA EMPRESA
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
59
PROPUESTA DE ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
DIRECTORIO
PRESIDENTE
SECRETARIA
DEPARTAMENTO DE RECAUDACION
CONTADOR
CONSERJE
GUARDIA
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
RECAUDADOR 2
RECAUDADOR 1
AREA FINANCIERA
ELABORADO POR: BÉLGICA ALDERETE
JUNTA GENERAL DE SOCIOS
PERFIL DE LA EMPRESA
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
60
Los componentes que entran a formar parte dentro de la estructura
organizativa son:
1.-Alta Dirección
La estructura organizativa se crea con el Directorio el cual está compuesta por
las personas elegidas por la asamblea general de socios, quienes decidirán y
ejecutaran los proyectos generales.
2.-Departamentos
Son las divisiones operativas en las que se subdivide la Organización. En estas
se agrupan equipos de personas cuyas actividades homogéneas y
generalmente lideradas por un Directorio, llevan a cabo los objetivos
específicos, necesarios para la consecución de los fines establecidos por el
Directorio.
Departamento Contable.- conformado por el contador.
Departamento de Recaudación.- conformado por los recaudadores.
3.-Funciones
Son las labores o tareas que realizan los funcionarios de acuerdo a normas y
procedimientos legales o internos, en virtud de sus capacidades y
conocimientos académicos.
PERFIL DE LA EMPRESA
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
61
Para el correcto funcionamiento de la Asociación de Comerciantes Mayoristas
de Mariscos y Afines 17 de Diciembre, se configura un modelo de recursos
humanos determinando funciones específicas para el personal que labora en la
misma, señalando a continuación el orden de Jerarquías.
PERFIL DE LA EMPRESA
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
62
MANUAL
DE
FUNCIONES
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
63
NIVEL DIRECTIVO
Conformado por el Directorio General, la cual está integrada por
Presidente
Secretario de Actas y Comunicaciones
Tesorero
Secretario de Cultura y Deporte
Secretario de Defensas Jurídicas
NATURALEZA DEL TRABAJO
Es la más importante dentro de la Asociación, que tiene deberes y atribuciones
que señala la ley.
FUNCIONES GENERALES
• Ejecutar las resoluciones de la Asamblea General.
• Resolver sobre las sanciones y multas a imponerse a los socios.
• Sesionar cada 15 días ordinariamente y extraordinariamente cuando así
lo exijan las circunstancias.
MANUAL DE FUNCIONES
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
64
• Autorizar los gastos de acuerdo con el presupuesto.
• Presentar trimestralmente a la Asamblea el informe de actividades así
como informe de fin de año.
• Formular el proyecto de reglamento interno para la buena marcha de la
asociación.
• Cumplir y hacer cumplir los estatutos y reglamentos.
• Solicitar al tesorero un balance de cuentas y ordenar la fiscalización
cuando creyese conveniente o cuando lo resuelva la Asamblea General.
• Las demás establecidas en el estatuto.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
• Responsabilidad solidaria frente a los colaboradores y terceras personas
que tienen relación con la Asociación, por las obligaciones contraídas.
MANUAL DE FUNCIONES
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
65
REQUERIMIENTOS MINIMOS:
• Ser socio de la Asociación.
• Ser socio calificado
MANUAL DE FUNCIONES
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
66
PRESIDENTE
El presidente es el representante legal, judicial y extrajudicial de la Asociación,
en todos los actos públicos y privados en que tenga que participar por la
Asociación.
NATURALEZA DEL TRABAJO
Planificación, dirección, control y evaluación de las actividades de la Asociación
de Comerciantes Mayoristas de Mariscos y Afines.
FUNCIONES GENERALES
• Legalizar con su firma todos los actos y contratos que celebrare a
nombre de la asociación.
• Velará por el fiel cumplimiento de los Estatutos y Reglamentos así como
de las resoluciones de la misma.
• Convocar y presidir las sesiones de Directorio y de la Asamblea
General.
• Autorizar con su firma los gastos que debe realizarse.
• Refrendar el carnet de los socios.
PERFIL DE LA EMPRESA
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
67
• Vigilar las actuaciones de los demás miembros del Directorio en el
desempeño de sus funciones.
• Presentar su informe de labores al Directorio.
REQUERIMIENTOS MINIMOS:
• Ser socio de la Asociación.
• Estar al día en las aportaciones de Administración.
• Ser socio calificado
MANUAL DE FUNCIONES
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
68
SECRETARIA
NATURALEZA DEL TRABAJO:
Ejecución de labores de secretariado a nivel de la empresa.
FUNCIONES GENERALES
• Receptar la correspondencia y entregar al departamento
correspondiente.
• Concretar entrevistas, atender al público, teléfono, manejo de equipo
tales como computadores y fijar audiencias.
• Manejar archivos.
• Mantener y custodiar archivos de los documentos a su cargo.
• La auxiliar contable será encargada de depositar el dinero que le da
en Contador diariamente.
• Es encargada de realizar los comprobantes de ingresos y egresos
MANUAL DE FUNCIONES
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
69
• Hacer el arqueo de caja diarios.
• Hacer las conciliaciones bancarias mensuales
• Retirar los estados de cuentas del banco
• Pedir cortes de cuentas cada vez que lo requieran
• Hacer oficios, comunicaciones, convocatorias correspondientes a
asambleas de socios o reunión de directivos.
• Tiene que ordenar que se haga la limpieza de las dependencias
administrativas.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
• Establecer buenas relaciones interpersonales con Directivos,
compañeros de trabajo y público.
• Se requiere de conocimientos, voluntad e iniciativa para el cumplimiento
de las labores y el manejo de información confidencial.
MANUAL DE FUNCIONES
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
70
REQUERIMIENTOS MINIMOS:
• Haber aprobado el bachillerato, en Contabilidad, Secretariado o
Informática.
• Experiencia mínima de dos años en puestos similares.
MANUAL DE FUNCIONES
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
71
CONTADOR
NATURALEZA DEL TRABAJO:
Planificación, supervisión, registro, coordinación y control de las actividades
contables de la asociación.
FUNCIONES GENERALES
• Dirigir y controlar labores de contabilidad de la asociación.
• Preparar suscribir y presentar mensualmente Balances contables y
Estados financieros
• Presentar informes y análisis de tipo contable, económico y financiero de
las labores encomendadas.
• Asesorar al Presidente y los demás miembros de la Directiva y demás
funcionarios en la ejecución y control contable.
• Efectuar liquidaciones del IVA, Impuesto a la Renta y Retenciones en la
fuente según lo establecido en la ley.
• Analizar y proponer mejoras en los sistemas y procedimientos
contabilidad.
MANUAL DE FUNCIONES
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
72
• Sugerir la aplicación de políticas contables de acuerdo con la ley y a los
PCGA.
• El contador contratado será a tiempo completo.
• Será quien ordene los documentos sustentatorios de las transacciones
• Planificar el movimiento económico de acuerdo a la duración del
ejercicio contable
• Registrar todos los actos de comercio o transacciones mercantiles
cronológicamente.
• Aplicar procedimientos contables regidos por la ley y las autoridades
correspondientes.
• Usar las técnicas que le ayuden a llevar una contabilidad acorde a las
circunstancias, será apegados al P.C.G.A
MANUAL DE FUNCIONES
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
73
• Verificar siempre los movimientos contables hasta llegar a su objetivo
primordial
• Conocer la situación financiera y económica.
• Capacitarse continuamente con las leyes tributarias, laborales y legales
cuando estas hayan sufrido modificaciones.
FUNCIONES EPECÍFICAS
• Responsabilidad administrativa, civil y penal por el cumplimiento de
procedimientos técnicos contables y legales dentro de la asociación.
REQUERIMIENTOS MINIMOS:
• Título Profesional de Contabilidad y Auditoría o Titulo de Contador
Público Autorizado.
• Experiencia Profesional
MANUAL DE FUNCIONES
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
74
RECAUDADOR
NATURALEZA DEL TRABAJO:
• Recaudación de dineros cancelados por los vehículos al ingreso al
mercado y parqueadero durante el día
FUNCIONES GENERALES
• Elaborar diariamente reportes de los valores recaudados.
• Entregar la documentación en orden al departamento de
contabilidad.
• Emitir recibos en orden numérico por los valores recaudados a los
clientes.
• Velar por la seguridad de los dineros recaudados.
• Proponer alternativas de mejoramiento de los sistemas de
recaudación.
MANUAL DE FUNCIONES
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
75
• La persona encargada de recaudación se encontrará en su puesto
de trabajo 04:00am hasta las 08:30
• Cualquier vehículo que necesite ingresar al mercado a dejar el
producto, deberá cancelar la cantidad de 5,00 USD, por concepto de
ingreso.
• El recaudador una vez recibida la recaudación deberá entregar un
comprobante que respalde el cobro.
• El comprobante que entregará al vehículo deberá estar numerado
legalizado por la autoridad competente.
• Los comprobantes que se entregan serán triplicados, entregando el
original y la primera copia al usuario, la segunda copia a
contabilidad, la tercera para el recaudador.
• La primera copia será entregado al momento de salir del mercado en
la puerta de salida, al encargado, para constancia y verificación de
los ingresos.
• Concluidas las labores, se hará el correspondiente cruce de
información, para cuadrar las entradas y salidas.
MANUAL DE FUNCIONES
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
76
• Una vez verificados los ingresos de día, el dinero recaudado será
entregado al contador para su depósito en la cuenta corriente de la
asociación
• Todos los dineros recaudados diariamente por recaudaciones serán
depositados máximo en 24 horas.
• El servidor de este cargo de la función de recaudador, deberá ser
caucionado.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
• Relación directa con los clientes.
• Responsabilidad económica por el manejo de valores recaudados.
REQUERIMIENTOS MINIMOS:
• Haber aprobado el bachillerato.
• Experiencia laboral en el mismo cargo.
MANUAL DE FUNCIONES
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
77
GUARDIA
NATURALEZA DEL TRABAJO:
• Controlar, supervisar, verificar bienes, materiales y humanos de
todo el mercado.
FUNCIONES GENERALES
• Velar por la disciplina dentro del mercado.
• Controlar que no ingresen vehículos en horas no establecidas.
• Llevar el control adecuado de las personas que ingresan al
mercado.
• Prestar auxilio en casos de asalto, robo y otros.
• Someterse a las órdenes del Presidente de la Asociación.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
• Responsable en el trabajo, honradez, cumplimiento con todas sus
obligaciones.
MANUAL DE FUNCIONES
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
78
REQUERIMIENTOS MINIMOS:
• Cursar educación media o Bachiller.
• Experiencia laboral
• Conocimientos en defensa personal
MANUAL DE FUNCIONES
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
79
CONSERJE
NATURALEZA DEL TRABAJO:
• Limpieza y mantenimiento del área del mercado.
FUNCIONES GENERALES
• Limpiar las oficinas de la asociación.
• Limpiar todo el mercado después de la feria de mariscos.
• Dar mantenimiento a las instalaciones.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
• Responsabilidad en el trabajo, honradez, cumplimiento con todas sus
obligaciones.
REQUERIMIENTOS MINIMOS:
• Tener instrucción básica.
• Experiencia laboral
MANUAL DE FUNCIONES
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
80
Políticas
De
administración
financiera
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
81
La constitución de caja será de $80 dólares.
CONTROL INTERNO ACTIVOS CIRCULANTES
CAJA CHICA
La reposición se hará cada vez que disponga de un 30% del valor de
caja chica.
Las compras y gastos que se hagan con este dinero serán debidamente
justificados con documentos de soporte.
Se harán arqueos de caja sorpresivos sin previo aviso con el objeto de
infundir una actualización y control continuado de fondos.
Se tendrá un libro de caja donde se anotarán todos los movimientos de
cobros y pagos, este registro se conciliará periódicamente.
Conciliaciones de los registros o auxiliares de caja con contabilidad.
La liquidación de los gastos realizados a la fecha de su reposición se
efectuarán conjuntamente entre contador y administrador del fondo.
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
82
Los conceptos y montos serán autorizados por el Directorio, mismos que
deberán ser de carácter urgente para llevar a cabo las actividades de la
Asociación.
La administración de la cuenta caja chica lo realizará un servidor
independiente del registro.
Del fondo se prohíbe realizar, préstamos, anticipos, prendas, para lo
cual no está previsto.
EFECTIVO
Se entiende por efectivo: monedas, billetes, cheques, giros bancarios, y dinero
depositado en bancos.
El efectivo es el más corriente y líquido de todos los activos.
RESPOSABILIDAD DE LA PRESIDENCIA FRENTE AL EFECTIVO
Evitar pérdidas por concepto de fraudes o robos,
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
83
Garantizar la exactitud contable de los ingresos, pagos y saldos del
efectivo.
Mantener el saldo suficiente para hacer los pagos necesarios y afrontar
emergencias,
Evitar mantener cifras grandes de dinero ocioso.
CONTROLES SOBRE EL EFECTIVO
Custodia de los activos separados del registro de transacciones.
La función de registro debe estar subdividida en varios empleados.
Que todos los ingresos sean depositados integra y oportunamente 100%
al día siguiente a más tardar.
Arqueos sorpresivos. ( por personal ajeno)
Que todos los egresos se cancelen con cheque.
Asignación de un Fondo Fijo adecuado.
Que todos los ingresos que debieran recibirse efectivamente se reciban.
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
84
Que existan formularios pre-numerados para Ingresos y Egresos.
Que exista un Plan de Cuentas adecuado que permita contabilizar
correctamente los ingresos y egresos.
Que exista un sistema de autorización de Egresos.
Adecuada separación de funciones entre el que paga y el que registra.
Separar las funciones de preparación de pagos y su realización.
Emitir cheques nominativos.
Que no lleven o no tengan acceso a los registros indirectos de Cuentas
por Cobrar especialmente de Clientes.
Que la persona encargada del efectivo no tenga la autoridad suficiente
para autorizar pagos o preparar comprobantes.
Que los que no están autorizados para el efectivo no preparen, firmen, o
despachen cheques, especialmente de proveedores.
Los empleados no autorizados preparen nominas de remuneraciones ya
que podrían: adulterar su propia remuneración o incluir empleados
inexistentes.
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
85
Que no reciban cheques pagados devueltos por el banco.
Que no reciban las cartolas bancarias.
Todo pago debe respaldarse con un comprobante confeccionado a tinta
o a máquina registrando en él los montos en números y letras así como
también el concepto del pago y fecha del mismo.
Periódicamente la persona encargada de caja debe rendir cuenta
preparando un listado de los comprobantes pagado. Se reembolsara
mediante cheque, los comprobantes se revisaran por funcionarios
asignados para esta labor.
Los comprobantes se inutilizarán con un sello fechador pagado y se
archivaran.
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
86
BANCOS
Con el objeto de conseguir un buen control y mantenimiento de la operativa
desarrollada en los bancos se hace indispensable la adopción de las siguientes
medidas:
Realizar la apertura de la cuenta corriente, que se lo podrá hacer en
cualquier banco.
El manejo de la cuenta bancos estará a cargo del Presidente y Tesorero.
El contador realizará las conciliaciones bancarias mínimo una vez al
mes.
Las transacciones financieras que se realicen se efectuarán con
cheques o transferencias a nombre de los beneficiados.
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
87
El manejo de los faltantes o las ausencias de recursos para cubrir
obligaciones, requeridas, mediante cheque o transferencias serán
pecuniariamente y solidariamente a cargo de los administradores de la
cuenta.
La documentación de respaldo a las transacciones financieras deberán
ser archivadas en forma cronológica, numérica ascendente,
considerando los comprobantes de egresos pre numerados adjunto con
la documentación correspondiente, legal, completa y pertinente
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
88
CUENTAS POR COBRAR
Con carácter global, para el cumplimiento de los objetivos, es necesario
considerar los siguientes controles, dando lugar así a una fiabilidad en la
información financiera-contable para la toma de decisiones:
Correcto registro de las cuentas por cobrar.
Tener un registro de todas las aportaciones que cada socio debe pagar
mensualmente
Tener un registro de las personas que tienen cuentas pendientes con la
Asociación.
Esperar 60 días laborables como fecha máxima de pago para los socios
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
89
INVENTARIOS
La Asociación tiene de venta Hielo por maquetas para mantener fresco el
pescado.
Verificar que todas las salidas de hielo de la Asociación tengan
requisiciones autorizadas.
La Asociación tiene que informar las existencias del producto entradas y
salidas, después de anotados estos movimientos y dichas existencias
tienen que cotejarse diariamente con las de los Submayores de
Inventario, localizándose inmediatamente las diferencias detectadas.
Cuando el programa automatizado contable y el del Control de
Inventarios no estén integrados, se ejecutará el Cuadre Diario en
Valores por el Área de Contabilidad.
El personal de la Asociación tiene que tener firmadas Actas de
Responsabilidad Material por la custodia de los bienes materiales y en
caso de faltantes o pérdidas, aplicárseles dicha responsabilidad.
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
90
CONTROL DE ABASTECIMIENTOS
Todo pago por abastecimiento de bienes a la Asociación, deberá ser
respaldado por la respectiva firma de responsabilidad en la entrega y
recepción de lo adquirido. Quien recibe vigilará la calidad y cantidad de
lo entregado. La diferencia en cantidades o disminución de la calidad,
suspenderá los procedimientos de adquisición.
Todas las adquisiciones deberán ser consignadas a la custodia de la
persona designada para el efecto. Ninguna adquisición será custodiada
o distribuida por persona diferente a la responsable.
Cualquier diferencia en calidad o cantidad será de responsabilidad de
quien las recibió y registro.
ADQUISICIONES DE SUMINISTROS Y MATERIALES
El custodio reportará periódicamente al Presidente de la
Asociación, un informe de existencias y las necesidades de nuevas
adquisiciones.
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
91
El abastecimiento deberá ser controlado, sobre un análisis de las
existencias, necesidades prioritarias, cantidad y calidad. Se deberá
evitar almacenar bienes innecesarios y en cantidades que excedan
a las requeridas.
CONSTATACIONES FÍSICAS
Se efectuarán constataciones físicas de las existencias en
proveeduría, al menos una vez al año, verificando la razonabilidad y
veracidad de los saldos en las cuentas contables. Las
constataciones físicas serán realizadas por personas
independientes a su custodia y registro.
Conciliaremos los saldo en libros con los respectivos inventarios
físicos, al menos una vez al mes.
La existencia deberán ser valuadas al costo de adquisición.
Verificaremos que los bienes que se reciben en la Asociación,
cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad
establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando
en su caso, la conformidad correspondiente al proveedor.
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
92
Se levantara anualmente el inventario físico de activo fijo y de
existencias en la Asociación, conciliando con el Departamento de
Contabilidad los resultados obtenidos y, aclarando en su caso, las
diferencias encontradas.
Mantendremos actualizado el control de asignación y resguardo del
activo fijo, identificando en las hojas de resguardo correspondientes
el número de inventario, ubicación, costo y condición física del bien,
recabando la firma del responsable de su custodia.
Se llevaran a cabo acciones que permitan la concentración de
equipo obsoleto, en mal estado o en desuso, para promover su
baja, de conformidad con la normatividad establecida en la materia,
informando al Departamento de Contabilidad para que se efectúe el
registro correspondiente.
Efectuaremos conciliaciones mensuales de movimientos con el
Departamento de Contabilidad, aclarando las diferencias que
pudieran encontrarse.
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
93
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
Se prepara los presupuestos de inversión de los activos fijos necesarios
para la actividad de la Asociación y la correspondiente aprobación de los
mismos.
Comprar propiedad, planta y equipo debidamente autorizado.
Hacer las depreciaciones de propiedad planta y equipo en base a sus
vidas útiles.
La propiedad, planta y equipo sea registrada en libros a su costo de
adquisición menos su depreciación, o la cantidad de recuperación,
cuando haya evidencia de un deterioro del valor.
El costo de una partida de propiedad, planta y equipo comprende su
precio de compra, incluyendo derechos de importación e impuestos no
reembolsables sobre compra.
El valor de las facturas de proveedores por la compra de propiedad,
planta y equipo será correcto en cuanto a precio, cantidad, descuentos,
impuestos y cálculos aritméticos.
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
94
La inclusión en propiedad, planta y equipo de trabajos realizados por la
propia Asociación considerará importes correctos en cuanto a
materiales, mano de obra directa y gastos generales de fabricación. Esto
da lugar a tener que revisar periódicamente las cuentas analíticas para
poder controlar el coste de las mismas.
Todos los elementos una vez comprados, retirados, cedidos o
traspasados deben ser notificados al Junta General de Socios y ellos a
la vez al Departamento de Contabilidad para su debida contabilización,
adjuntando su documentación correspondiente, así como su pérdida,
ganancia y depreciaciones correspondientes.
Los registros Auxiliares de propiedad, planta y equipo, en donde se
especificaran todos los bienes con sus descripciones y períodos de
adquisición y funcionamiento correspondientes, se conciliaran
periódicamente con las cuentas de mayor general.
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
95
El registro de propiedad, planta y equipo detallara lo siguiente:
• Identificación y descripción del elemento. Es también
conveniente controlar el Departamento a que corresponde
dicho elemento y su ubicación física.
Además es necesario que a cada elemento individualizado se le
asigne código con el fin de conciliarlo con el registro.
• Fecha de la adquisición.
• Valor de la compra.
• Vida útil asignada.
• Depreciación anual o mensual del bien.
• Valor neto contable.
Se procederá a verificaciones y revisiones de:
• Los registros a fin de comprobar que estén correctamente
actualizados.
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
96
• Seguimiento del registro de altas y bajas.
• Documentos de propiedad con elementos detallados en el
registro.
• Aprobación del registro por el responsable.
• Comprobación de conteos periódicos de propiedad, planta y
equipo.
• Investigación de las diferencias que se puedan dar.
La división de funciones adecuada disminuirá los errores o
irregularidades debido a la participación en los procesos de personas
diferentes y revisiones independientes.
Tabla de Depreciaciones
GRUPO DE ACTIVOS
AÑOS DE VIDA UTIL % DEPRECIACIÓN
Edificios 20 5%
Vehículos 5 20%
Equipo de Computo 3 33.33%
Otros Bienes Muebles
10 10%
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
97
CONTROL INTERNO PARA PASIVOS
CUENTAS POR PAGAR
1. AUTORIZACIÓN
• La responsabilidad de la autorización de las operaciones y transacciones
que originen compromisos y obligaciones en montos, naturaleza y
disponibilidad presupuestaria, estará dada por las políticas internas y
reglamento de adquisiciones, siendo la Junta General la única que
puede autorizar.
• La generación de compromisos u obligaciones, estará sujeta a las
disposiciones legales vigentes y se ceñirán a los planes y programas
propuestos. Es necesario prevenir los conflictos de intereses que
puedan surgir en esta norma, es recomendable que los autorizadores de
la obligación, sean independientes del registro y control de las
obligaciones.
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
98
2. CONCILIACIONES PERIÓDICAS
• Se efectuarán conciliaciones periódicas y permanentes de los
registros auxiliares de obligaciones con el mayor general. Las
conciliaciones permitirán poner en alerta a los responsables sobre
el cumplimiento de las obligaciones, saldos y vencimientos, en
forma oportuna. Es recomendable efectuar las conciliaciones de
obligaciones, en forma mensual.
3. VENCIMIENTOS
• Se mantendrá un sistema de clasificación de obligaciones por
fechas de vencimiento. El índice de vencimientos permite un
adecuado control actualizado de las obligaciones que tiene la
institución, a ser cubiertos oportunamente.
• Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos,
materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la
Asociación, los cuales deben ajustarse a los siguientes
lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y
condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es
necesario verificar que cumplan con los requisitos antes
mencionados, y por último aceptarlas.
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
99
• Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación,
inventario y control de las mercancías de acuerdo a las
dimensiones de las mismas.
• El Presidente de la Asociación es el responsable de las
negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso
de compra, esto es, requisiciones de mercancía, órdenes de
compra, condiciones comerciales y trámites de pago.
• Los contratos y acuerdos de compra de cualquier naturaleza que
comprometan a “Asociación de Comerciantes Mayoristas de
Mariscos y Afines 17 de Diciembre”, sólo podrán ser firmados por
el personal autorizado del Departamento de Compras y el que éste
determine en los procesos establecidos.
4. COTIZACIÓN Y PAGOS
• Es responsabilidad de Compras decidir la mejor alternativa
respecto a los proveedores en cartera, cualquier alternativa
sugerida por el usuario deberá ser evaluada con dos meses de
anticipación.
• Una vez hecha la cotización, se hace el apartado presupuestal
correspondiente.
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
100
• El Presidente de la Asociación es el único autorizado por la Junta
General y el responsable de efectuar todas las requisiciones de
pago por concepto de requisiciones de compra. Cualquier pago
tramitado fuera de este proceso será rechazado
automáticamente.
• Los saldos de las cuentas a pagar estarán sujetas a un control de
identificación, vencimientos y seguimientos de saldos a liquidar.
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
101
Las cuotas que mensualmente se recauden por conceptos de aportes
ordinarios o extraordinarios de parte de los socios.
CONTROL INTERNO PARA PATRIMONIO
El patrimonio de la Asociación se conformara:
Las donaciones, regalos y demás que ingresen a la administración de la
Asociación por los medios lícitos.
La cuota mensual que debe abonar cada socio es de cuatrocientos
sucres la misma que será recaudada por el tesorero.
El producto de las sanciones económicas que se impongan a los socios.
Las utilidades obtenidas por las actividades que se realicen en la
Asociación.
NOTA: Tomados de los estatutos
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
102
Balance General 2009
ACTIVOS Activo Corriente Caja-Efectivo 372,94 Banco 00 Cuentas por Cobrar 9.187,16 Inventarios 824,16 TOTAL ACTIVO CORRIENTE 10.384,24 Propiedad, Planta y Equipo No Depreciables Terrenos en Recinto Bellavista 91.000 Terrenos Planta de Hielo
Muebles y Enseres 500 Total 142.031,87 254.461,03
21.429,16 Total Terrenos 112.429,16 Depreciable Edificios 26.158 Instalaciones Eléctricas 16.633,16 Cuarto Frio 1 20.760,20 Cuarto Frio 2 8.240,60 Planta de Hielo 58.156,57 Moledora 5.583,34 Vehículos 6.000
Menos Depreciación Acumulada 82.436,40 Total Propiedad, Planta y Equipo 172.024,63 TOTAL ACTIVO 182.408,87
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
103
PASIVO DE PATRIMONIO DE LOS SOCIOS Cuentas por Pagar Inmobiliaria Santo Domingo 250,00 Edgar Cisneros 3.000,00 Total Cuentas por Pagar 3.250,00 Patrimonio Aporte de Socios /2000 22.013,00 Aporte de Socios /2002 24.960,00 Reserva 85.850,74 Utilidad Acumulada 43.966,80 Resultados de Ejercicio 2009 2.368,33 Total Patrimonio 179.158,87 Total Pasivo y Patrimonio 182.408,87
Elías Cortez Ing. Mario Baquerizo José Calero
Presidente Contador Secretario
Fiel copia del Origina
PPPOOOLLLÍÍÍTTTIIICCCAAASSS DDDEEE AAADDDMMMIIINNNIIISSSTTTRRRAAACCCIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA PPPAAARRRAAA LLLAAA AAASSSOOOCCCIIIAAACCCIIIÓÓÓNNN DDDEEE CCCOOOMMMEEERRRCCCIIIAAANNNTTTEEESSS MMMAAAYYYOOORRRIIISSSTTTAAASSS DDDEEE MMMAAARRRIIISSSCCCOOOSSS YYY AAAFFFIIINNNEEESSS 111777 DDDEEE DDDIIICCCIIIEEEMMMBBBRRREEE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
104
FORMATO DE TICKET MANUAL
"Asociación de Comerciantes de Mariscos y Afines 17 de Diciembre"
TIKET DE INGRESO VEHICULAR
Fecha:……………………………………
Nº : Nombre: ……………………………………………………………………………………………………
Placa: ………………………………………………………………………………………………….. Hora: ………………………………………………………………………………………………….. Tipo de Producto: ……………………………………………………………………………..
Cuadros para presentación de información
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
105
FORMATO PARA DE ARQUEO DE CAJA
Cuadros para presentación de información
ASOCIACION DE COMERCIANTES MAYORISTAS DE MARISCOS Y AFINES
Dir. Calle Juan Montalvo, Coop. 17 de Diciembre
Teléf. 023702133
ARQUEO DE CAJA
HORA…………………………………… FECHA……………………………………………
APERTURA DE CAJA…………………………..…………..
+ RECAUDACIONES……………………………..…………
+INGRESOS EXTRAORDINARIOS….………………..
+ INGRESOS POR APORTACIONES……….….…….
_ PAGOS GASTOS EXTRAORDINARIOS
TOTAL EFECTIVO ……………………………………….
DIFERENCIA ……………………………………….
OBSERVACIONES……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
ARQUEO REALIZADO POR
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
106
MODELO DE FORMATO PARA CONCILIACION BANCARIA
Cuadros para presentación de información
ASOCIACION DE COMERCIANTES MAYORISTAS DE MARISCOS Y AFINES 17 DE DICIEMBRE
ENTIDAD BANCARIA……………………………………CONCILIACION A FECHA……………………………
CONTABLE……………………………………….. S/BANCO…………………………………………………..
Nº FECHA CONCEPTO Nª CHEQUE DEBE HABER
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
107
FORMATO PARA AUTORIZACIÓN DE PAGOS
ASOCIACION DE COMERCIANTES DE MARISCOS Y AFINES 17 DE DICIEMBRE
DIR. COOP. 17 DE DICIEMBRE, AV. JUAN MONTALVO
RUC. 1791168545001 TEF. 3702133
ASOCIACION DE COMERCIANTES MAYORISTAS DE MARISCOS Y AFINES AUTORIZACION DE PAGOS
IMPORTE:…………………………………
CONFORME CON FACTURA……………………………………….FECHA………………………….. AUTORIZADO POR…………………………………………………………………………………………….
Cuadros para presentación de información
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
108
MODELO DE LIBRO DIARIO PARA CAJA
DIR. COOP. 17 DE DICIEMBRE, AV. JUAN MONTALVO
RUC. 1791168545001 TELEF. 3702-133
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
Cuadros para presentación de información
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
109
MODELO DE FORMATO PARA INVENTARIO
Nº DE ETIQUETA CODIGO DESCRIPCION UNIDADES
………………. ……………….. ………………….. ………………. ……………… ……………….. …………………… ………………. ………………. ……………….. …………………… ……………….
Cuadros para presentación de información
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
110
FORMATO DE FICHA DE CUENTAS POR PAGAR
EMPRESA: FECHA:
CONDICION:
Vto. IMPORTE CODIGO PROVEEDOR
PROVEEDOR OPERACIÓN
FECHA CONDICIONES BANCO
….. ….. ….. …. ….. …..
……………. ……………. …………… …………… …………… …………….
…………….. ……………… …………….. …………….. …………….. ……………..
……………. ……………. ……………. ……………. ……………. …………….
…….. …… ……. ……. …….. ………
JIRO TRANSFER. EFECTIVO CHEQUE …………. ………….
….. ….. ….. ….. ….. …..
TOTAL ………….
Cuadros para presentación de información
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
111
FORMATO PARA CUENTAS POR COBRAR
EMPRESA: FECHA:
CLIENTE:
FECHA DE OPERACION
CONCEPTO Nº COMPROBANTE
ABONO MOVIMIENTO SALDO
TOTAL ………. ……… ……
Cuadros para presentación de información
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA INFORMACION FINANCIERA FINANCIERA
112
PRESUPUESTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA ASOCIACION DE COMERCIANTES MAYORISTAS DE MARISCOS Y AFINES 17 DE DICIEMBRE
IMPLEMENT
ACION
ACCIONES INVERSION
$
RESPONSABLE E F M A M J
Contratación de Contador
con relación de dependencia
Revisión de
Falencias
450 Directorio x
Compra de Programa
Temax
Informática 200 Presidencia x
Establecer el Manual de
Control Interno
Valoración 1500 Directorio x
Motivación, relaciones humanas a
Socios
Capacitación 700 Experto en Relaciones Humanas
x x x x x x
Total Costo Inicial de
Implementación
2850
113
CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 Conclusiones
1. Mediante el trabajo realizado se puede determinar que no existe
una buena información financiera. 2. Con las encuestas realizadas se determina la falta de control de
la información financiera, siendo esta la causa para que la
Asociación no cuente con esta información confiable y oportuna
en el momento de la toma de decisiones. 3. En la “Asociación de Comerciantes Mayoristas de Mariscos y
Afines 17 de Diciembre”, no existen procedimientos y políticas de
control interno definidos que aporten al cumplimiento de los
objetivos de la Asociación. 4. El personal que labora no sabe cuáles son sus funciones y
responsabilidades siendo esta una de las causas para el mal
estado de la Asociación.
5. En la asociación no se cuenta con un sistema contable
computarizado, para poder cumplir con las exigencias de la
Asociación.
6. En los estatutos consta el valor de las aportaciones no está
actualizado.
7. Haciendo esta investigación pudimos palpar que los Socios no se
llevan entre sí, habiendo un malestar entre ellos de esta manera
no permite avanzar hacia el progreso de la Asociación.
114
6.2. Recomendaciones
1. Se sugiere aplicar el presente sistema de control interno con el fin
de mejorar y garantizar un adecuado control y manejo de la
información financiera.
2. Llevar un control más adecuado y escrito de la información
(recaudación, aportaciones) y así poder obtener datos confiables y
a tiempo
3. Utilizar las políticas y procedimientos propuestos en este trabajo el
mismo que ayudara a que las operaciones de la empresa se
ejecuten de forma eficiente, eficaz y oportuna a fin de evita.
4. En este trabajo se propone un manual de Funciones para el
personal que labora en la Asociación, sugerimos utilizarlo.
5. Se recomienda implementar el sistema TEMAX
6. Se propone hacer una actualización del estatuto.
7. Sugerimos a la Dirección realice Cursos de Relaciones Humanas y
Motivación, con el fin de unificar a las Socios para poder avanzar
hacia el futuro con nuevos proyectos.
115
BIBLIOGRAFIA
1. ENRIQUE BENJAMIN FRANFLIN F. Auditoria Administrativa, primera
Edición McGRAW-HILL INERAMERICANA EDITORES, México D.F,
2001.
2. LEONARD WILLIAM: Auditoria Administrative, Edition 17ª, Mexico
1990.
3. FLANKLIN FIN COWSKY, ENRIQUE BENJAMIN; Auditoria
Administrativa, tercera Edición, Library of Congress Cataloging in
Publication, Estados Unidos de Norte América, 2003
4. COOK JOHN W, WINKLE GARYM, Auditoria, tercera Edición, México
D.F., 1987.
5. WHITTINGTON PANY: Principios de Auditoría, Decima Cuarta
Edición, McGRAW-HILL INERAMERICANA EDITORES, México D.F.,
2005.
6. CORPORACION DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES, Normas
Ecuatoriana de Auditoria, Primera Edición, Quito 2003.
7. CORPORACION DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES, Norma
Ecuatoriana de Contabilidad, Cuarta Edición, Talleres de la
Corporación de Estudios y Publicaciones, Quito 2004.
8. D. JUAN M. AGUIRRE ORMAECHEA, Control Interno Áreas
Específicas de Implantación, Procedimiento y Control, Edición 1997,
España.
9. CONTABILIDAD FINANCERA, Pedro Zapata Sánchez, Edición
Cuarta, Maya Ediciones, Quito 2009.
116
10. CONTABILIDAD GENERAL, Dra. Celeste García de Cabezas,
Primera Edición, Quito, Abril 2010
11. SARMIENTO R. RUBEN; Contabilidad de Costos, Edición 5ª, 2005
12. ANDA GUTIERRES, Administración y Calidad, Edición Limusa, p.
191, México 1995.
13. WHITTINGTON PANY: Auditoria un Enfoque Integral, Edición 12ª,
McGRAW-HILL INERAMERICANA EDITORES, México D.F., 2005.
14. VIDAL HERNANDEZ-MORA, José Antonio; “El Control Interno, la
Garantía del Sistema contable para la gestión y la auditoria”, Edición
2ª, Valencia España, 2004
15. INTRIAGO OARRAGA DIANNA NOEMI; Implementación de un
Sistema de Control del Archivo de la Unidad de Asesoría Jurídica
de Emelsad, según la Lotainf,2008; Santo Domingo.
16. URIBE GUILLEN GISSELA ELIZABETH; Creación de un Diseño de
Sistema de Control Interno en el Colegio Nacional Mixto “Alluriquin” y
mejorar el rendimiento de su Funcionamiento, Alluriquin 2008
17. www.rincondelvago.com
18. www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm.
19. “El Control Interno”;
www.monografias.com/trabajos10/coni/coni.shtm.
20. “Control Interno-Informe Coso”:
www.monografias.com/trabajos12/coso/coso.shtml
118
ANEXO 1
Encuesta dirigida a 15 personas entre autoridades y empleados de la
Asociación, preguntas relacionadas con el problema, objeto de estudio y
su campo de acción. Con la finalidad de obtener información que nos
permite identificar con mayor claridad las fortalezas y debilidad existentes.
1. ¿Sabe usted cuáles son sus funciones dentro de la organización?
SI
NO
2. ¿Conoce usted que es control interno?
SI
NO
3. ¿Existe un Sistema de Control Interno en la Organización?
SI
NO
4. ¿Qué tipo de control realiza para el manejo de los recursos
financieros?
MANUAL
MEDIANTE UN SISTEMA
CONTROL PERSONAL
NINGUNO
119
5. ¿Cree usted que un sistema de control mejorara la gestión
financiera?
SI
NO
6. ¿La información financiera es a su criterio?
OPTIMA
REGULAR
PESIMA
7. ¿Se cuenta con la información oportuna para la toma de
decisiones?
SI
NO
8. ¿Existe tecnología para el control de la información financiera?
SI
NO
9. ¿Con que frecuencia se concilian los datos contables de los
recursos obtenidos?
DIARIOS
SEMANALES
QUINCENALES
MENSUALES
NUNCA
120
10. ¿Existe una persona responsable para el manejo de caja chica,
para gastos menores?
SI
NO
11. ¿Las recaudaciones diarias son verificadas mediante documentos
sustenta torios?
SI
NO
12. ¿Se realizan cuadres diarios de caja para que quede constancia
de las recaudaciones?
SI
NO
13. ¿Se realizan exámenes sorpresivos de los dineros recaudados?
SI
NO
14. ¿Se realizan conciliaciones de los recibos emitidos con los cobros
efectuados?
DIARIO
SEMANAL
QUINCENAL
NUNCA
GRACIAS POR SU COLABORACION