Diseño de manual puestos y funciones para mejorar las...
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERIA COMERCIAL TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE INGENIERIA COMERCIAL TEMA: REDISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA EMPRESA LUCANVI S.A. AUTORES: JENNIFER EDITH BARAHONA GALARZA SABY CELESTE JARAMILLO CHÁVEZ TUTOR DE TESIS: ING. HYPATHIA FIALLOS VEINTIMILLA 2018 Carátula
Transcript of Diseño de manual puestos y funciones para mejorar las...
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERIA COMERCIAL
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE INGENIERIA
COMERCIAL
TEMA:
REDISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO
CONTABLE DE LA EMPRESA LUCANVI S.A.
AUTORES:
JENNIFER EDITH BARAHONA GALARZA
SABY CELESTE JARAMILLO CHÁVEZ
TUTOR DE TESIS:
ING. HYPATHIA FIALLOS VEINTIMILLA
2018
Carátula
ii
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
UNIDAD DE TITULACIÓN
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN
TÍTULO Y SUBTÍTULO: “REDISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL
DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA EMPRESA LUCANVI
S.A.”
AUTOR(ES)
(apellidos/nombres):
Barahona Galarza Jennifer Edith CI: 0926768961
Jaramillo Chavez Saby Celeste CI: 0915376750–
REVISOR(ES)/TUTOR(ES)
(apellidos/nombres):
Tutora: Mgs. Hypathia Fiallos Ventimilla C.I. 0912807641
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil
UNIDAD/FACULTAD: Facultad de Ciencias Administrativas
MAESTRÍA/ESPECIALIDAD Ingeniería Comercial
GRADO OBTENIDO: Tercer nivel
FECHA DE PUBLICACIÓN: No. DE PÁGINAS: 100
ÁREAS TEMÁTICAS: Trabajo de Investigación
PALABRAS CLAVES/
KEYWORDS:
REDISEÑO, ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, PROCESOS
ORGANIZACIONALES
RESUMEN/ABSTRACT (150-250 palabras): El Objetivo general de este proyecto es rediseñar la
estructura organizacional en el departamento contable de la empresa LUCANVI S.A., para su
cumplimiento se describe los objetivos específicos, evaluar las fortalezas y debilidades del
departamento contable, evaluar los principales procesos del departamento, identificar las causas de
una deficiente estructura organizacional de la empresa, mejorar la integración y comunicación entre
los miembros que conforman departamento contable. Se realizó un estudio de carácter descriptivo,
investigativo y analítico, soportados con entrevistas y encuestas como fuentes primarias, los
colaboradores del departamento contable y fuentes secundarias como es la definición de la
Organización, procesos Organizacionales, el diagnóstico actual de la empresa, la matriz FODA
(debilidad, oportunidades, fortalezas y amenazas). Se presenta la propuesta de rediseño de la
estructura organizacional del departamento contable de la empresa LUCANVI S.A. año 2016, se
recomienda lo siguiente: incorporar y ampliar el rediseño teniendo como objetivo la participación de
las personas en el direccionamiento de la empresa, estructurar los puestos de trabajo como
recomendamos en los manuales de funciones, estructurar los procesos de cuentas por cobrar y
Proveedores.
ADJUNTO PDF: SI NO
CONTACTO CON AUTOR/ES: Teléfono:
0978910951
0991807039
E-mail: [email protected]
CONTACTO CON LA
INSTITUCIÓN:
Nombre: Elizabeth Coronel
Teléfono:
E-mail:
iii
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
UNIDAD DE TITULACIÓN
LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE
Y NO EXCLUSIVA PARA EL USO NO COMERCIAL DE LA
OBRA CON FINES NO ACADÉMICOS
Yo, JENNIFER EDITH BARAHONA GALARZA con C.I.0926768961 Y SABY
CELESTE JARAMILLO CHÁVEZ con C.I. No.0915376750 certifico que los contenidos
desarrollados en este trabajo de titulación, cuyo título es “REDISEÑO DE LA
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EN EL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA
EMPRESA LUCANVI S.A.” son de mi absoluta propiedad y responsabilidad Y SEGÚN EL
Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS
CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia
gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la presente obra con fines no
académicos, en favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso del mismo, como
fuera pertinente.
_____________________________ ____________________________
JENNIFER EDITH BARAHONA GALARZA SABY CELESTE JARAMILLO CHÁVEZ
C.I. N° 0926768961 C.I. No. 0915376750
CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN (Registro Oficial
n. 899 - Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas en las instituciones de educación
superior y centros educativos.- En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas
politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e
institutos públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de investigación tales como trabajos
de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que
pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos patrimoniales corresponderá a los autores. Sin
embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la
obra con fines académicos.
iv
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
UNIDAD DE TITULACIÓN
CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD
Habiendo sido nombrado Hypathia Veronica Fiallos Veintimilla, tutor del trabajo
de titulación certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por Jennifer
Edith Barahona Galarza CI:0926768961 – Jaramillo Chavez Saby Celeste
C.I.0915376750 _, con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial para la
obtención del título de INGENIERAS COMERCIALES.
Se informa que el trabajo de titulación: “REDISEÑO DE LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA EMPRESA
LUCANVI S.A.”, ha sido orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa
antiplagio (hurkund) quedando el 3% de coincidencia.
https://secure.urkund.com/view/39942367-351136-930544#DcQxDoAgEATAv1y9Mbd3CMpXjIUhaiikoTT+XaaYV54ueVMQHI0NdDCAK0xhhBnMYRFOLDuk17vVq5ajlVOyTmpzSDE6VZ2enPH7AQ==
MGs. Hypathia Fiallos Veintimilla
C.I. 091280764
v
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
UNIDAD DE TITULACIÓN
Guayaquil, 16 de Agosto del 2018
PHD (E) SOFIA LOVATO TORRES.
DIRECTOR DE CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
Ciudad.-
De mis consideraciones:
Envío a Ud. el Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación
“REDISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA LUVANCI
S.A.” del (los) estudiante (s) Jennifer Edith Barahona Galarza y Saby Celeste Jaramillo Chavez,
indicando ha (n) cumplido con todos los parámetros establecidos en la normativa vigente:
El trabajo es el resultado de una investigación.
El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.
El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.
El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.
Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del
trabajo de titulación con la respectiva calificación.
Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines
pertinentes, que el (los) estudiante (s) está (n) apto (s) para continuar con el proceso de revisión
final.
Atentamente,
______________________________________
Mgs. Hypathia Fiallos Ventimilla
C.I. 0912807641
Informe de revisión final
vii
Dedico este trabajo a Dios por ser a quien admiro y amo infinitamente; Mis padres y
Esposo por su dedicación, por ser mis amigos, consejeros, ser esa voz de aliento y pilares
fundamentales de amor, a mis amores María Belén, Miguel y Rafael que han visto mi
sacrificio.
Jaramillo Chávez Saby Celeste
Dedico este trabajo a mi Dios por todo lo que ha hecho posible, a mi madre por todas las
veces que me dijo lucha, a mis hermanos, a mi hijo Peter Daniel quien aprendió junto a mí a
luchar por lo que uno quiere. Gracias a ellos estoy aquí cumpliendo mis propósitos.
Barahona Galarza Jennifer Edith
Dedicatorias
viii
Mi agradecimiento a Dios por darme la fuerza y la gracia de terminar este trabajo de grado,
a mi familia por apoyarme en aquellos momentos de desesperación, a Miguel y Rafael mis
hijos que hacen que esta fuerza crezca con tan solo pensar que este título sirve como ejemplo
y perseverancia, a mi querido esposo por su apoyo incondicional, al Ing. Alex Miguel Tapia y
a la tutora Mgs. Hypathia Fiallos, por compartir sus conocimientos.
Jaramillo Chávez Saby Celeste
En primer lugar le agradezco a Dios por ese amor sobrenatural, por la fortaleza, sabiduría y
vida que me ha dado para cumplir los propósitos que me determine este año, a mi familia que
me apoyo en cada instante, a mi hijo que se enorgullece cada vez que me ve cumplir lo que
me propongo, a mi compañera Saby que confió en mí y lucho conmigo para terminar este
trabajo de grado, a mis hermanos cristianos que me dieron palabras de aliento siempre, a mi
directora de área, a mi tutora y a mi revisor que con su ayuda pude finalizar mi trabajo de
grado y cumplir con este gran propósito.
Jennifer Barahona Galarza
Agradecimientos
ix
Carátula ........................................................................................................................................ i
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA .............................................. ii
LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE......................................................................... iii
CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD ................................................................... iv
Informe de revisión final ............................................................................................................ v
Dedicatorias .............................................................................................................................. vii
Agradecimientos ...................................................................................................................... viii
Índice general ............................................................................................................................ ix
Índice de Figuras ..................................................................................................................... xiii
Índice de tablas ........................................................................................................................ xiv
Resumen ................................................................................................................................... xv
Abstract .................................................................................................................................... xvi
Introducción ................................................................................................................................ 1
Planteamiento del problema .................................................................................................... 2
Formulación del problema ...................................................................................................... 4
Objetivos Generales ................................................................................................................ 4
Objetivos Específicos.............................................................................................................. 4
Justificación de la Investigación ............................................................................................. 4
Aspecto metodológico ............................................................................................................ 5
Población y Muestra ............................................................................................................... 6
Marco teórico .............................................................................................................................. 8
Unidad # 1 Naturaleza de las organizaciones ............................................................................. 8
Índice general
x
1. Naturaleza de las organizaciones ...................................................................................... 8
1.1 Definición de Organización .......................................................................................... 8
1.2 Propósito de la Organizaciones .................................................................................... 8
1.3 La Misión y Visión de la Organización ........................................................................ 8
1.4 Los Objetivos de la Organización .............................................................................. 10
1.5 Importancia del Diseño Organizacional ..................................................................... 11
1.6 Fundamentos de la Organización ............................................................................... 11
1.7 Elementos de la Organización .................................................................................... 11
1.8 Factores que afectan el uso de la centralización en una organización. ...................... 12
1.9 Tipos de Organización ................................................................................................ 13
1.10 Principios de la Organización ..................................................................................... 16
1.11 Fundamentos de la Organización ............................................................................... 19
1.12 Políticas de la Organización ....................................................................................... 19
1.13 Indicadores de Gestión ............................................................................................... 20
1.14 Objetivo de los Indicadores de Gestión ...................................................................... 20
Unidad # 2 Procesos de la organización ................................................................................... 22
2.1 ¿Qué son los procesos organizacionales? ................................................................... 22
3.1.1 Elementos Básicos de una Estructura Interna de una Organización. .................. 22
3.2 Características de los Procesos en el Área Administrativa ........................................ 28
3.3 Relación de los Procesos con la Eficacia y la Eficiencia ........................................... 30
3.3.1 Eficacia Organizacional. ..................................................................................... 30
3.3.2 Medidas de la eficacia Administrativa. ............................................................... 30
3.3.3 Eficiencia Organizacional. .................................................................................. 31
xi
3.4 Procesos Organizacionales y los Objetivos de Control .............................................. 32
3.4.1 Características del Control. ................................................................................. 32
3.4.2 Tipos de Control. ................................................................................................. 32
3.5 Consideraciones Finales ............................................................................................. 33
Unidad # 3 Metodología de la investigación ............................................................................ 34
3. Metodología de la Investigación ................................................................................ 34
3.1 Aspectos metodológicos ............................................................................................. 34
3.1.1 Tipo de Investigación. ......................................................................................... 34
3.1.2 Método de Investigación. .................................................................................... 34
3.2 Técnicas para la recolección de Datos ....................................................................... 35
3.2.1 Tratamiento de la investigación. ......................................................................... 36
3.3 Identificación de la Empresa ...................................................................................... 36
3.3.1 Razón Social, Actividad. ..................................................................................... 36
3.3.2 Marco situacional. ............................................................................................... 37
3.4 Reseña Histórica ......................................................................................................... 37
3.5 Estructura organizacional ........................................................................................... 40
3.6 Rediseño de los Procesos ........................................................................................... 41
3.6.1 Estructura de la empresa...................................................................................... 41
Unidad # 4: Principales resultados del rediseño ....................................................................... 43
4. Principales resultados del diseño ................................................................................ 43
4.1 Propuesta de un rediseño organizacional de la empresa LUCANVI S.A. ................. 43
4.2 Esquema Actual de los Procesos ................................................................................ 43
4.3 Justificación de la propuesta ....................................................................................... 45
xii
4.4 Análisis del Departamento Contable FODA .............................................................. 46
4.5 La organización .......................................................................................................... 47
4.6 Objetivos .................................................................................................................... 47
4.6.1 Objetivo general. ................................................................................................. 47
4.6.2 Objetivos específicos. .......................................................................................... 48
4.7 Nueva estructura organizacional ................................................................................ 48
4.8 Principios de la organización aplicables en la Empresa LUCANVI S. A. ................. 48
4.9 Comparación de las estructuras funcionales .............................................................. 49
4.10 Procesos de las cuentas por cobrar ............................................................................. 51
4.10.1 Nuevo Proceso: Facturación. ............................................................................... 52
4.10.2 El cambio que realiza en proveedores. ................................................................ 54
4.10.3 Manual de puestos y funciones. .......................................................................... 55
Conclusiones ............................................................................................................................. 74
Recomendaciones ..................................................................................................................... 75
Referencias ............................................................................................................................... 76
Apéndice ................................................................................................................................... 78
Apéndice # 1 GUIA DE PREGUNTAS PARA LA INVESTIGACIÓN ............................. 78
Apéndice # 2 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS .............................................................. 79
Apéndice # 3 Diseño del marco teórico ................................................................................ 81
Apéndice # 4 Entrevista dirigida al Gerente General de la empresa LUVICAN S.A. ......... 82
FORMATO DE ENCUESTAS............................................................................................. 83
Evidencias fotográficas de entrevistas y encuestas a empleados .......................................... 85
xiii
Índice de Figuras
Figura 1 Recursos encaminados a los objetivos ............................................................. 10
Figura 2. Proceso de una organización formal ............................................................... 14
Figura 3 Proceso de una organización informal ............................................................. 16
Figura 4. Estructura de enfoque sistemático de los indicadores ..................................... 21
Figura 5. Proceso de comunicación ................................................................................ 26
Figura 6. Relación entre eficacia y eficiencia ................................................................. 30
Figura 7.Tipos de controles ............................................................................................ 33
Figura 8.Ubicacion de Lucanvi S.A. ............................................................................... 37
Figura 9. Logotipo de la Empresa Lucanvi S.A ............................................................. 37
Figura 10 .Premio empresa ecuatoriana del año ............................................................. 38
Figura 11.Estructura Organizacional de la Empresa Lucanvi S.A- ................................ 40
Figura 12.Estructura funcional de la empresa Lucanvi S.A. .......................................... 40
Figura 13. Esquema de procesos del Gerente Financiero. .............................................. 43
Figura 14.Esquema de procesos del contador ................................................................. 44
Figura 15.Estructura de proceso del Auxiliar de caja ..................................................... 44
Figura 16.Reporte al gerente de los otros cargos ............................................................ 45
Figura 17.Analisis FODA ............................................................................................... 47
Figura 18. Estructura funcional actual ............................................................................ 49
xiv
Índice de tablas
Tabla 1. Población objeto de investigación ...................................................................... 7
Tabla 2 Decisiones .......................................................................................................... 25
xv
El Objetivo general de este proyecto es rediseñar la estructura organizacional en el
departamento contable de la empresa LUCANVI S.A., para su cumplimiento se describe los
objetivos específicos, evaluar las fortalezas y debilidades del departamento contable, evaluar
los principales procesos del departamento, identificar las causas de una deficiente estructura
organizacional de la empresa, mejorar la integración y comunicación entre los miembros que
conforman departamento contable. Se realizó un estudio de carácter descriptivo, investigativo
y analítico, soportados con entrevistas y encuestas como fuentes primarias, los colaboradores
del departamento contable y fuentes secundarias como es la definición de la Organización,
procesos Organizacionales, el diagnóstico actual de la empresa, la matriz FODA (debilidad,
oportunidades, fortalezas y amenazas). Se presenta la propuesta de rediseño de la estructura
organizacional del departamento contable de la empresa LUCANVI S.A. año 2016, se
recomienda lo siguiente: incorporar y ampliar el rediseño teniendo como objetivo la
participación de las personas en el direccionamiento de la empresa, estructurar los puestos de
trabajo como recomendamos en los manuales de funciones, estructurar los procesos de cuentas
por cobrar y Proveedores.
Palabras clave: rediseño, estructura organizacional, procesos organizacionales.
Resumen
xvi
The general objective of this project is to redesign the organizational structure in the
accounting department of the company LUCANVI SA, for its fulfillment it describes the
specific objectives, evaluate the strengths and weaknesses of the accounting department,
evaluate the main processes of the department, identify the causes of a deficient organizational
structure of the company, improve integration and communication among the members that
make up the accounting department. A descriptive, investigative and analytical study was
carried out, supported by interviews as primary sources, employees of the accounting
department and secondary sources such as the definition of the Organization, Organizational
processes, the current diagnosis of the company, the SWOT matrix (weakness, opportunities,
strengths and threats).The proposal to redesign the organizational structure of the accounting
department of the company Lucanvi S.A. year 2016, the following is recommended:
Incorporate and extend the redesign with the objective of involving people in the management
of the company, structure jobs as recommended in the manuals of functions, structure the
processes of accounts receivable and Suppliers.
Keywords: redesign organizational structure, organizational processes
Abstract
1
En el ámbito global la competitividad en las organizaciones es importante para el mercado
actual, así mismo la forma como está estructurada, de esto depende el desempeño y el éxito en
las mismas. Uno de los factores relevantes en la globalización es el rediseño de las estructuras
organizacionales.
Según Montufar, (2013) “En el entorno en el que interactuamos a diario, las organizaciones
deben ser cada vez más competitivas para poder adecuarse a las inciertas y dúctiles exigencias
del consumidor” (pág. XIII)
Para Daft, (2015), “El diseño Organizacional implica la función y los medios de
competitividad en la organización, con el objeto de dividir las áreas de trabajo, para obtener
con claridad las oportunidades de crecimiento”. (pág. 96)
La empresa LUVICANVI S.A. ha travesado por diferentes problemas pocos adecuados
tales como las sobre cargas laborales, tareas duplicadas, motivos por el cual no se han podido
alcanzar sus metas eficazmente, ya que no existe los canales adecuados para hacer llegar la
información correcta y oportuna a los empleados, inclusive ha llegado a ocasionar malos
entendidos.
La importancia de este trabajo es identificar nuevas y mejores maneras de administrar los
recursos y la capacidad de mejorar la eficiencia y la eficacia. El mayor aporte de la propuesta,
consiste en entregar un área estructurada con objetivos claros y con asignaciones de funciones
al talento humano, debidamente capacitado para atender los requerimientos y las necesidades
de forma eficaz y efectiva, dirigiendo los procedimientos y esfuerzos hacia la reducción en
buena medida de los problemas que se vienen experimentando dentro de la organización como
Introducción
2
resultado, según nuestro criterio, del tipo de administración que se viene utilizando en la
empresa.
La presente investigación servirá como punto de referencia para futuras investigaciones
que buscan profundizar los conocimientos y aspectos relacionados con la estructura
organizacional, enfoques o modelos administrativos que se aplican de acuerdo a las
necesidades de las organizaciones en la actualidad.
El objetivo de realizar un rediseño estructural del departamento contable es que este cuente
con técnicas y procedimientos, para direccionar las funciones correctamente y asignar las que
corresponda a cada cargo en el departamento Contable, estableciendo procesos u objetivos que
servirán de referencia para la toma de decisiones a futuro.
Este proyecto de investigación es de carácter descriptivo investigativo y analítico, la
finalidad es de aclarar las funciones asignadas que identifiquen los cargos, con el fin de
observar las deficiencias y debilidades.
Planteamiento del problema
La problemática de este proyecto es determinar las causas que hacen necesario Rediseñar la
Estructura Organizacional del Departamento Contable de la empresa LUCANVI S.A. es una
empresa familiar, que se encuentra ubicada al Norte de la ciudad de Guayaquil en la Cdla.
Bolivariana calle Giraldor, tiene 14 años de existencia, su propietaria es el señora Elsa Rada
de Cortés, la empresa se ha venido desarrollando sus actividades en la provincia del guayas, se
dedica a la prestación de servicios de transportación escolar, es una de las empresas más
importante del país, aun así sus funciones en el área antes mencionada no están siendo
manejadas en forma adecuada.
3
La empresa LUVICANVI S.A. ha travesado por diferentes problemas pocos adecuados
tales como las sobre cargas laborales, tareas duplicadas, motivos por el cual no se han podido
alcanzar sus metas eficazmente, ya que no existe los canales adecuados para hacer llegar la
información correcta y oportuna a los empleados, inclusive á llegado ocasionar malos
entendidos.
La empresa puede alcanzar su nivel de éxito, estableciendo como objetivo principal el
realizar una restructuración organizacional para mejorar las actividades administrativas y
optimizar la calidad de procedimientos.
LUCANVI S.A. proyecta seguir creciendo, optimizando los recursos, materiales y técnicos
que posee, pero estos objetivos de crecimiento no serán posibles sin el desarrollo de
alternativas organizacionales para mejorar sus actividades en el departamento financiero
(contable) que se convierte en su área clave.
El mercado actual el nivel de competencia, los clientes exigentes, y los factores externos
como la situación económica del país, hacen que la empresa tome en consideración cambios
significativos en lo administrativo, con la única finalidad de fortalecer su estructura
organizacional y así poder alcanzar sus metas con éxito, logrando obtener mejoras de
rentabilidad.
El objetivo de realizar un rediseño estructural del departamento contable es que este cuente
con técnicas y procedimientos, para direccionar las funciones correctamente y asignar las que
corresponda a cada cargo en el departamento Contable, estableciendo procesos u objetivos que
servirán de referencia para la toma de decisiones a futuro.
4
Formulación del problema
La empresa LUCANVI S.A. tiene falencias en sus objetivos planteados, la sobre carga
laboral, duplica de información, hace que el ambiente laboral no sea adecuado y oportuno, que
le permita mejorar las actividades en el departamento contable, creando de esa manera la
necesidad de rediseñar un manual de funciones que establezca claridad en las tareas de cada
empleado, para garantizar los resultados esperados.
Objetivos Generales
Proponer el rediseño de la Estructura Organizacional del Departamento Contable de la
empresa LUCANVI S.A.
Objetivos Específicos
- Realizar un diagnóstico de la situación actual del departamento contable de la
empresa LUCANVI S.A.
- Evaluar las oportunidades de mejora identificadas en el diagnóstico del
departamento contable.
- Proponer un manual de funciones en base a las oportunidades de mejoras
identificadas y evaluadas LUCANVI S.A.
Justificación de la Investigación
La propuesta de un estudio de rediseño de la estructura organizacional del departamento
contable, se origina, fundamentalmente en sus actividades causando duplicas en las funciones
y malos entendidos. La falta de un manual de funciones hace que la empresa tenga falencias.
Se pretende que las actividades a realizarse en el departamento contable, se efectúen de
forma organizada y coordinada con el propósito de obtener un alto grado de eficacia y
eficiencia en la empresa.
5
Así se obtendrá una coordinación efectiva de todos los recursos; para lograr los resultados
esperados, al poseer una estructura apropiada y dinámica se generarán cambios, esto pueden
contribuir al logro de los objetivos organizacionales.
Mediante el análisis e implementación de un rediseño de la estructura organizacional del
departamento contable, la empresa encontrará soluciones a la problemática en estudio,
considerando que una estructura es eficaz si facilita el logro de los objetivos, y es eficiente si
permite esa consecución con el mínimo de costos y recursos.
Cabe resaltar que los empleados encontrarán motivación en el transcurso de sus labores, el
personal también se verá beneficiado con la propuesta ya que la repartición de cargos y
funciones será más equitativa.
La presente investigación servirá como punto de referencia para futuras investigaciones
que buscan profundizar los conocimientos y aspectos relacionados con la estructura
organizacional, enfoques o modelos administrativos que se aplican de acuerdo a las
necesidades de las organizaciones en la actualidad.
Aspecto metodológico
Clase y Tipo de Investigación
Este trabajo se enmarca en el paradigma cualitativo de investigación.
Hernandez Sampieri, (2010), manifiesta que; “El enfoque cualitativo utiliza datos sin
medición numérica para descubrir y afinar preguntas de investigación en el proceso de
interpretación”. (pág. 7)
Este proyecto de investigación es de carácter descriptivo investigativo y analítico, la
finalidad es de aclarar las funciones asignadas que identifiquen los cargos, con el fin de
6
observar las deficiencias y debilidades para la elaboración y adaptación del manual que
cumplan las exigencias de la empresa.
Variables
Para la descripción del manual de procedimientos y funciones es necesario conocer las
siguientes variables:
Número de Empleados
Número de Procesos
Responsabilidades de cada cargo
Jerarquía
Función de cada cargo.
Población y Muestra
Población
Para Tamayo y Tamayo, (1997) citado por Franco, (2011) manifiesta que “el universo o
población, se genera al tipo o cantidad de participantes de forma general englobada en el área
de estudio, conllevando a permitir la toma de decisiones para definir una muestra acorde a
estos inicios o población de estudios”. (pág. 114)
La población y muestra como objeto de investigación está constituida por todo el personal
del departamento contable que son 7 personas que conforman el personal, las cuales se
menciona a continuación:
7
Tabla 1. Población objeto de investigación
CARGO No. PERSONAS / CARGO
Gerente Financiero 1
Contador 1
Asistente Contable 2
Auxiliar Contable 1
Coordinador Tributario 1
Coordinador(a) Caja 1
8
1.1 Definición de Organización
De acuerdo con Thompson,(2009), “nos refiere que una organización es una entidad social
que está conformada por un conjunto de personas que interactúan en actividades coordinadas
para lograr una meta bajo una estructura diseñada”.
La Organización es una entidad social, que está compuesta por procesos, para lograr
resultados en sus actividades con eficacia y eficiencia; esta a su vez esta compuestas de reglas
y normas de acuerdo a un sistema estructural para el logro de sus propósitos.
1.2 Propósito de la Organizaciones
Cordova, (2013), nos explica que, “las organizaciones establecen sus propios objetivos y
cuyos propósitos se pueden dominarse, a fin de cumplir la misión de la organización”. (pág.
13)
El propósito de las organizaciones es lograr que los objetivos primordiales de la empresa
sean lo más eficiente y con un mínimo de esfuerzo cuidar que los trabajos no se dupliquen, y
establecer los canales de comunicación.
1.3 La Misión y Visión de la Organización
Chiavenato, (2007), manifiesta qué la; “Misión organizacional es la declaración del
propósito y el alcance de la empresa en términos del producto y del mercado. La misión
define el papel de la organización dentro de la sociedad en la que se encuentra un significado
su razón de ser y existir”. (págs. 20-21)
En la actualidad la misión organizacional debe responder a tres preguntas primordiales:
Marco teórico
Unidad # 1 Naturaleza de las organizaciones
1. Naturaleza de las organizaciones
9
1. ¿Quiénes somos?
2. ¿Y porque lo hacemos lo que hacemos?
3. ¿Qué hacemos?
La misión se encuentra enfocada en los objetivos esenciales del negocio, es decir la
atención a las demandas de la sociedad y del cliente.
Córdova (2013), Opina que la misión es la parte fundamental de la organización, la meta
global:
Es decir, ¿para qué existe?, también se dice que es la labor, servicio especial que una
empresa se propone lograr hacia el largo plazo.
¿Quiénes somos? = Identidad, legitimidad.
¿Qué buscamos? = Propósitos.
¿Qué hacer? = Principales medios para lograr el propósito.
¿Por qué lo hacemos? = Valora, principios, motivación.
¿Para quién trabajamos? = Clientes”. (pág. 21)
Chiavenato (2007), nos habla que la visión se utiliza para describir un claro futuro y la
comprensión de las acciones necesarias para hacerlo rápidamente un éxito. La visión
organizacional representa el destino que se pretende transformar en realidad. (pág. 21)
Thompson cita a Thompson & Strickland A, (2001), refiere que una compañía trata de
avanzar con objetivos y principios para el desarrollo de la misma. (pág. 4)
En otras palabras, la visión, es una forma clara de dónde la empresa se proyecta hacia un
futuro para el logro de sus objetivos. Mientras la misión es el motivo, propósito, razón de ser
de la empresa.
10
1.4 Los Objetivos de la Organización
Según Armijo (2011), Los objetivos son logros que se concretan en plazo de un año, por
medio de los objetivos la estructura organizacional ayuda aclarar y entender las funciones y
evita los conflictos, confusiones, y facilita la división del trabajo.
Amaru,(2009) nos indica que “Los objetivos cuando se logran manejar en forma apropiada
llegan alcanzar el éxito acertado”.
En toda organización pretende alcanzar objetivos, es una situación que la empresa quiere
lograr, imagen que la organización pretende para el futuro.
Figura 1 Recursos encaminados a los objetivos
Fuente: Libro Fundamentos de Administración. Teoría General y Proceso
Administrativo 8va. Edición
Las organizaciones se enfocan en los objetivos, es una situación que la empresa desea
lograr a futuro, cuando este ha sido alcanzado se propone otro para desearlo y luego ser
alcanzado, se concibe muchas veces cuando se lo alcanza.
Los objetivos son esenciales y necesarios para que una empresa permanezca como
organización, ya que por medio de sus actividades logran el fin deseado. La eficacia hace que
los objetivos sean obtenidos por sus elementos de la organización.
11
1.5 Importancia del Diseño Organizacional
En la organización se involucran las funciones y el grado de competencia, para lo cual se
clasifica las áreas de trabajo, así se obtiene nitidez en el crecimiento. Hitt y Daft, (2006)
En la importancia del diseño Organizacional llegamos a las siguientes conclusiones:
La eficiencia de la empresa, la supervivencia del negocio, la productividad, el buen
servicio, y el cambio de la misma hace que se desarrolle forma adecuada. La autoridad es
parte de la función organizadora, es responsable de las funciones y control del gerente.
1.6 Fundamentos de la Organización
La Función Organizacional es un proceso administrativo que se refiere a organizar,
estructurar e integrar los recursos (personas, recursos físicos, financieros y tecnológicos) y los
órganos encargados de administrar y establecer relaciones entre ellos, todo ello para alcanzar
los objetivos trazados en la planeación.
1.7 Elementos de la Organización
George y Stephen (2005). Señalan tres elementos claves de la organización:
a) La División del Trabajo
La división del trabajo significa dividir grandes tareas en paquetes más pequeños de trabajo
que se distribuyen entre varias personas. Esta especialización del trabajo permite a un
empleado dominar una tarea en el tiempo más corto con un mínimo de habilidad.
También permite que el trabajo humano se vuelva intercambiable, lo que contribuye mucho
a la eficiencia organizacional.
La división del trabajo en actividades reconoce elementalmente dimensiones críticas tales
como: funciones, cumplimiento de aquellas funciones necesarias para la consecución de la
misión planteada por la organización estructura formal (organigrama), comunicación,
12
planificación (estos procesos formales de planificación favorecen la unidad de propósitos de
los diferentes departamentos), la delegación de los recursos.
b) La Departamentalización
La departamentalización se refiere a puestos, tareas y normas, que conforman la mayor
parte de la estructura formal en la organización, compuesta de varios departamentos y puestos
administrativos y a sus relaciones entre sí. A medida que crece una organización, sus
departamentos crecen y se crean más sub-unidades, lo que a su vez aumenta los niveles de la
administración.
c) El grado de Alcance y Control de los Puestos de Trabajo
El grado o alcance de control se refiere al número de subordinados inmediatos que depende
de un gerente. Un control amplio, o sea, un gerente que tiene un número relativamente grande
de subordinados inmediatos por lo general da como resultado pocos niveles organizacionales
y un Aplanamiento de la estructura.
Un número pequeño de niveles organizacionales facilita la comunicación, pero los
controles amplios constituyen un reto para un gerente, ya que el ámbito de las operaciones se
amplía y se presenta la oportunidad para crecer y demostrar lo que puede hacerse.
En contraste, los tramos estrechos, expeditan las relaciones más personalizadas gerente-
subordinado, quizá un manejo más efectivo de los subordinados y una “organización alta” esto
es, con relativamente muchos niveles.
1.8 Factores que afectan el uso de la centralización en una organización.
Entre las razones para la existencia de la organización formal es tan:
• El entorno es estable.
13
• Los gerentes de niveles inferiores no son tan capaces o experimentados en la toma de
decisiones como los gerentes de niveles más altos.
• Los gerentes de niveles inferiores no desean involucrarse en las decisiones.
• Las decisiones tienen relativamente poca importancia.
• La organización enfrenta una crisis o el riesgo de un fracaso empresarial la compañía
es grande.
• La implementación eficaz de las estrategias de la compañía depende de que los
gerentes no emitan opiniones sobre lo que sucede.
1.9 Tipos de Organización
Para Daft, (2005), Los cargos y puestos en una empresa, se estructuran por
departamentalizaciones, y el criterio de funciones.
Organización Formal
Amaru (2009), refiere qué; “Las organizaciones formales, o burocráticas, presentan tres
características principales que las distinguen de los grupos informales o primarios: formalidad,
impersonalidad y profesionalismo. Las organizaciones formales, o burocráticas, presentan tres
características principales que las distinguen de los grupos informales o primarios: formalidad,
impersonalidad y profesionalismo”. (p.63).
Según Ivancevich (2005), “La organización formal es la filosofía y políticas de la alta
administración, así como el precedente legal, la estructura de la organización y los sistemas de
control”. (p.602)
La organización está conformada en divisiones de trabajo, es aprobada por la dirección y se
da a conocer por medio de manuales de descripción de cargos, organigramas, reglas y
procedimientos. En definitiva, es una empresa organizada formalmente.
14
Razones para la existencia de la organización formal
a) Facilita el logro de los objetivos de la organización: En una organización formal el
trabajo se delega a cada individuo de la organización. Para facilitar la coordinación de
diversas actividades: la autoridad, responsabilidad y rendición de cuentas de los
individuos en la organización está muy bien definida. De esta manera, facilitar la
coordinación de las diversas actividades de la organización de manera muy eficaz.
b) Ayuda al establecimiento de la relación de autoridad lógica: Las responsabilidades
de los individuos en la organización están bien definidas.
c) Permite la aplicación del concepto de la especialización y división del trabajo, la
división del trabajo entre los individuos de acuerdo a sus capacidades ayuda a una
mayor especialización y división del trabajo. Crear más cohesión del grupo.
Figura 2. Proceso de una organización formal
15
Fuente:http://www.enciclopediafinanciera.com/organizaciondeempresas/estructura-
organizacion/organizaciones-formales.htm
Organización Informal
Jones y George (2010), explica que la organización informal son todas las actividades
espontaneas, comprenden todos aquellos aspectos no han sido planificados es todo lo contrario
a la organización formal ya que este tiene un normas y reglas, ya que es organizada
formalmente.
La organización informal son todas las actividades espontaneas, comprenden todos
aquellos aspectos no han sido planificados es todo lo contrario a la organización formal ya que
este tiene un normas y reglas, ya que es organizada formalmente.
16
Proceso de una Organización Informal
Figura 3 Proceso de una organización informal
Fuente: http://www.enciclopediafinanciera.com/organizaciondeempresas/estructura-
organizacion/organizacionesinformales.htm
1.10 Principios de la Organización
Las principales guías para el establecimiento de una correcta organización son:
Bueno (2007), manifiesta qué los principios de la organización estrará en funcion de la
actividad económica que realice la empresa y son:
Unidad de Mandos
En la unidad de mando los colaboradores o empleados sólo recibirán ordenes de un
jefe, cuando no hay comunicación se da la confusión y se produce una serie de conflictos
entre las personas.
17
Especialización
Consiste que las actividades se den de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que se pueda
crear la especialidad en ejecución de la misma.
Autoridad Responsabilidad
Se delega autoridad, se comparte responsabilidad lo cual debe mantenerse un equilibrio
entre responsabilidad y autoridad.
Equilibrio de Dirección y Control
Se diseña una estructura la cual nos permite coordinar las acciones y evaluar los resultados.
Definición de puestos
Según sus objetivos se define con claridad el contenido de los puestos
Los principios de la Administración
Según Fayol (1930) Los principios de la Administración son: (p.24-25)
1. División del Trabajo es de orden natural: Tienden en consecuencia, a la
especialización de las funciones y a la separación de los poderes. Tiene por finalidad
producir más y mejor con el mismo esfuerzo.
2. Autoridad – Responsabilidad. Consiste en el derecho de mandar y en el poder de
hacerse obedecer. Aunque la autoridad formal les otorgue el derecho de mandar.
3. Disciplina. Consiste esencialmente en la obediencia, asiduidad, la actividad, la
presencia y los signos exteriores de respeto realizados conforme a las convenciones
establecidas entre las empresas y sus agentes.
4. Unidad de mando. Es la ejecución de un acto cualquiera, un agente solo debe de
recibir órdenes de un jefe.
18
5. Unidad de Dirección. Un solo jefe y un solo programa para un conjunto de
operaciones que tienden al mismo fin. La unidad de mando no puede existir sin la
unidad de dirección.
6. Subordinación del interés particular al interés general. El interés de un agente o de
un grupo de agentes, no debe prevalecer contra el interés de la empresa.
7. Remuneración del Personal. Una remuneración del personal constituye el precio del
servicio prestado.
8. Centralización. Consiste en que todo organismo social, las sensaciones convergen
hacia el cerebro o dirección y que de esta parten las órdenes que ponen en movimiento
todas las partes del organismo.
9. Jerarquía. Está constituida por la serie de jefes que va desde la autoridad superior a
los agentes inferiores.
10. Orden. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. El orden debe tener por
resultados evitar las pérdidas de materiales y de tiempo.
11. Equidad. La equidad es el resultado de la combinación de la benevolencia con la
justicia.
12. Estabilidad del Personal. Es iniciarse en una función nueva y llegar a desempeñarla
bien, admitiendo que esté dotado de las aptitudes necesarias.
13. Iniciativa. Es concebir un plan y asegurarse de su buen éxito.
14. La unión del personal. La armonía y la unión del personal de una empresa
constituyen.
19
1.11 Fundamentos de la Organización
La Función Organización como parte del proceso administrativo se refiere a organizar,
estructurar e integrar los recursos (personas, recursos físicos, financieros y tecnológicos)
órganos encargados de administrar y establecer relaciones entre ellos, todo ello para alcanzar
los objetivos trazados en la planeación.
Un número pequeño de niveles organizacionales facilita la comunicación, pero los
controles amplios constituyen un reto para un gerente, ya que el ámbito de las operaciones se
amplía y se presenta la oportunidad para crecer y demostrar lo que puede hacerse.
En contraste, los tramos estrechos, expeditan las relaciones más personalizadas gerente-
subordinado, quizá un manejo más efectivo de los subordinados y una “organización alta” esto
es, con relativamente muchos niveles.
Así las empresas trabajan con menos fallos y menos conflictos. Crea una metodología que
permite establecer una estructura organizacional que garantice el cumplimiento de todos los
objetivos de la empresa en tiempo actual y a futuro.
1.12 Políticas de la Organización
Hellriegel y Slocum (2009), Menciona que la efectividad de la organización puede
afectarse por los pensamientos errados y negativos con respecto a las políticas
organizacionales. Las políticas organizacionales preocupan a los empleados, ya que piensan
que sería mejor el trabajo sin políticas. Las políticas están enfocadas hacia los objetivos de
organizaciones
Amaru (2009), define las políticas como decisiones enfocadas al comportamiento en áreas
funcionales, reflejan objetivos para poder dirigir a los gerentes y demás empleados. Por
ejemplo:
20
1. Políticas de recursos humanos: desarrollar ejecutivos internamente en lugar de
reclutarlos en el mercado.
2. Política de promoción y de relación con la competencia: impulsar los productos de la
empresa.
3. Política de relación con clientes: investigar cualquier anomalía con los clientes
1.13 Indicadores de Gestión
Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para determinar el éxito de una
organización, los indicadores de gestión son establecidos por los líderes de cada organización,
y luego se utiliza y luego se utiliza continuamente durante todo el ciclo de vida, para evaluar
el desempeño y resultados. Los indicadores de gestión se relacionan a menudo con resultados
medibles, tales como las ventas anuales o reducción de los costes de fabricación.
1.14 Objetivo de los Indicadores de Gestión
Los indicadores de gestión, consiste en establecer un sistema de instrumentos que permitan
la forma rápida y proactiva, administrar la empresa y hacer posible la comparación de los
resultados con las metas propuestas y otras entidades de igual forma definir parámetros que
permitan que el diseño de los objetivos, planes sean en condición y tiempo.
Los indicadores de gestión deben cumplir con requisitos para poder conseguir los
objetivos, los cuales pueden ser:
1) Simplicidad: Se puede entender como la capacidad para definir el evento que se
pretende medir de manera poco costosa en tiempo y recurso.
2) Validez en el Tiempo: Puede definirse como la propiedad de ser permanente en un
período deseado.
3) Adecuación: Corresponde a la facilidad para describir por completo el efecto.
21
4) Utilidad: Es la posibilidad del indicador para estar siempre orientado a buscar las
causas que han llevado a que alcance un valor particular y mejorarlas.
5) Participación de los Usuarios: Es la habilidad para estar involucradas desde el
diseño, y debe proporcionarse los recursos y formación necesarios para su
ejecución.
6) Oportunidad: Es la capacidad para que los datos sean recolectados a tiempo,
igualmente se requiere que la información sea analizada oportunamente para poder
actuar.
Figura 4. Estructura de enfoque sistemático de los indicadores
22
2.1 ¿Qué son los procesos organizacionales?
Arévalo (2010), nos aclara que el proceso está conformado por actividades coordinadas
para obtener un resultado por medio de sus recursos.
Masliah (2008) expresa que el proceso son actividades o funciones que se deben al
desarrollo en las empresas para ejecutarlas de formas cronológicas, dirigir, controlar y tomar
decisiones, para obtener un posicionamiento en el mercado.
Según Fayol (1930), Los procesos organizacionales son actividades que están conformadas
secuencialmente, es decir paso a paso y en forma ordenada, que deben llevar a cabo las
organizaciones para el logro de sus objetivos requerido.
3.1.1 Elementos Básicos de una Estructura Interna de una Organización.
La estructura interna está formada de los siguientes elementos básicos:
a) Autoridad
Amarus (2009), señala que la autoridad es el derecho que los jefes tienen para poder guiar a
su equipo de trabajo. (p.402)
En las unidades de trabajo se les atribuye la autoridad, y compromete los recursos
organizacionales. La autoridad es la contrapartida de la responsabilidad, las organización les
dan autoridad sobre los gerentes que tiene a cargo en el desempeño de otras personas.
b) Poder
Robbins y Judge (2009), define qué; “El poder se refiere a la capacidad que tiene A para
influir en el comportamiento B de modo que éste actúe de acuerdo con los deseos de A”. (p.
402).
Unidad # 2 Procesos de la organización
23
Las bases o fuentes del poder se dividen en dos grupos: (p.414)
Poder Formal: El poder formal se basa en la posición que tiene un individuo en una
organización. El poder formal proviene de la capacidad de obligar o recompensar, o de la
autoridad.
Poder coercitivo: Depende del miedo. Una persona reacciona a este poder por medio a los
resultados negativos que pueden ocurrir si falla en su cumplimiento. Se basa en la aplicación,
de sanciones físicas como infligir dolor, generación de frustración a través de la restricción de
los movimientos, o el control por la fuerza de necesidad fisiológica o de seguridad.
Poder de recompensa: Lo opuesto del poder coercitivo es el poder de recompensa. Las
personas cumplen los deseos o instrucciones de otro porque hacerlo les produce beneficios;
entonces, alguien que distribuye premios que otros consideran valiosos tendrá poder sobre
ellos. Estas recompensas pueden ser financieras como controlar el nivel salarial, aumentos y
bonos.
Poder legítimo: En los grupos formales y organizaciones, es probable que el acceso más
frecuente a una o más de las bases del poder sea la posición que alguien tiene en la estructura.
Esto se llama poder legítimo. Representa la autoridad formal para controlar y usar los recursos
organizacionales.
Las posiciones de autoridad incluyen en el poder coercitivo y el de recompensa. Sin
embargo, el poder legítimo es más amplio que los otros dos. En específico, incluye que los
miembros de una organización acepten la autoridad de un puesto.
Poder Personal: No tiene que tener un puesto formal en una organización para tener
poder. Ejemplo, muchos diseñadores de chips más competitivos y productivos, tienen poder,
24
pero no son gerentes ni tienen poder formal. Las fases del son las siguientes: la experiencia y
el respeto y admiración de los demás.
Poder del experto: Es la influencia ejercida como resultado de la experiencia, aptitudes o
conocimientos especiales. La experiencia se ha vuelto una de las fuentes más poderosas de
influencia a medida que el mundo se ha orientado más hacia la tecnología. Conforme los
trabajos se hacen más especializados, nos hacemos más dependiente de los expertos para
alcanzar nuestras metas.
Poder referente: Se basa en la identificación con una persona que tiene recursos o
características personales deseables. El poder referente se desarrolla por la admiración de otro
y el deseo de ser como esa persona.
Unas de las formas en que los individuos adquieren poder referente es mediante el carisma.
Ciertas personas tienen poder referente, porque si bien no tiene puestos de liderazgo son
capaces de influir en otros debido a su dinamismo carismático, simpatía y efectos emocionales
que tienen sobre nosotros. (pág. 414)
c) Liderazgo
Robbins, Judge, Jones y George (2013), nos dice que el liderazgo es influir, motivar y
dirigir con habilidad sus actividades a un grupo de personas para ayudarlos alcanzar los
objetivos.
No todos los líderes son gerentes ni todos los gerentes son líderes, no todos saben dirigir,
los gerentes tienen derechos formales pero no todos son capaces de dirigir con eficacia. Los
líderes pueden surgir por asignación formal o por el interior de un grupo.
Las personas que ejercen el liderazgo, es un líder y las cualidades es la eficacia y la
influencia que ejercen sobre los demás ayuda al grupo u organización a alcanzar sus metas.
25
d) Toma de Decisiones
Según Ivancevich (2005), define la toma de decisiones como “el proceso de elegir una
acción particular dirigida a un problema o una oportunidad”. (p.458)
En la toma de decisiones el director es el responsable en último término de los resultados
de una decisión. Las cuales son las siguientes
Decisiones programadas
Situaciones en las que se han creado procedimientos específicos para tratar problemas
repetitivos y de rutina.
Decisiones no programadas
Decisiones necesarias para problemas de dirección especiales y complicados.
La calidad de la toma de decisiones es una organización depende del seleccionar las metas
apropiadas e identificar los medios para alcanzarlas. Con la buena integración de factores de
comportamiento y estructura, la gerencia puede aumentar la posibilidad de que se tomen
decisiones de alta calidad. (p.458)
Tabla 2 Decisiones
Fuente: libro de administración contemporánea. (Jones & George, 2014)
Decisiones programadas Decisiones no
programadas
Tipo de
problemas
Frecuente repetitivo de rutina, mucha certeza acerca de
las relaciones causa-efecto
Nuevo, sin estructura,
mucha incertidumbre
acerca de las relaciones
causa y efecto
Procedimientos Dependencia de políticas, reglas y procedimientos
definidos
Necesidad de creatividad,
intuición tolerancia de la
ambigüedad, solución
creativa de problemas
Empleos Empresas de negocios: pedidos de reposición de
inventario.
Universidad: promedio de calificaciones necesario para
un buen lugar académico
Cuidado de la salud: procedimientos de admisión de
pacientes
Gobierno: sistema de méritos para la promoción de
empleados
Empresa de negocios
diversificación en nuevos
productos y mercados.
Universidad: construcción
de nuevas instalaciones y
aulas.
26
a) Comunicación
Según Ivancevich, Jones y George (2010), El éxito de toda comunicación es la interacción
de información y el conocimiento con el lenguaje de símbolos comunes.
Hay dos fases de comunicación:
Fase de trasmisión está conformada entre dos o más individuos o grupos. Está son:
Emisor, transmite el proceso de codificación, cuando con parte con otra la información,
mientras que el ruido se refiere al obstáculo dentro del proceso de comunicación.
Una vez codificado, el mensaje el receptor es, la persona que dirige el mensaje a los
demás.
Un medio es simplemente la ruta, como una carta, un memorándum o una comunicación
cara a cara en una reunión, por la que se transmite un mensaje codificado a un receptor.
En la siguiente etapa el receptor interpreta e intenta obtener el sentido del mensaje, este
proceso se llama decodificación. Este punto es crucial en la comunicación eficaz.
El mensaje puede contener una confirmación de que se recibió y se entendió el mensaje
original, o una re-expresión del mensaje original que ha sido interpretado correctamente, o
incluir una petición de mayor información. La retroalimentación, hace que llegue la
información correcta a los emisores y los receptores y mantengan el entendimiento en común.
Figura 5. Proceso de comunicación
Fuente: Comportamiento organizacional. Robbins & Judge,(2009) Según Robbins &
Judge,(2009)
27
Las facetas de la comunicación son las siguientes:
1. Controlar el comportamiento de los miembros.
2. Motivación porque les aclara a los individuos lo que deben hacer, que tan bien lo
están haciendo y como podrían mejorar sí su rendimiento fuera insatisfactorio.
3. Expresión Emocional de los sentimientos, así como para satisfacer las necesidades
sociales.
4. Información es proporcionada por la comunicación que los individuos necesitan para
toma de decisiones, gracias a la transmisión de los datos requeridos para identificar y
evaluar las alternativas. Esta última función de la comunicación consiste en facilitarla
toma de decisiones.
b) Conflicto
Los conflictos se generan por la fricción entre individuos, es un problema intrínseco
del proceso. (págs. 336-337)
Indica Chiavenato (2015), las condiciones que desencadenan el conflicto son:
El conflicto es un proceso que se deriva de dos condiciones desencadenantes, a saber:
1. Percepción de incompatibilidad de objetivos.
2. Percepción de una posible interferencia.
Por lo consiguiente, la parte afectada adopta un comportamiento de conflicto. (pág. 362)
Así, las condiciones antecedentes crean la situación favorable para que ocurran los
conflictos. Una de las partes percibe que existe una condición desencadenante
(incompatibilidad de objetivos o intereses y posibilidad de una interferencia de la otra parte) y
empieza a tener sentimientos de conflictos respecto a la otra. Por consecuencia surge el
comportamiento conflictivo.
28
Una parte, para alcanzar sus objetivos o interés, utiliza una serie de tácticas durante el
conflicto. Una parte, para alcanzar sus objetivos o intereses, utiliza una serie de tácticas
durante el conflicto, las cuales van desde la resistencia pasiva hasta el bloqueo activo del
trabajo de la otra parte.
c) Innovación
Para Jones & George,(2010), La innovación es la forma de producir o crear bienes en
forma mejorada para satisfacer a los clientes.
Para la innovación es necesario que los gerentes motiven en su organización formando un
entorno agradable en la que los empleados se sientan motivados para innovar. Por lo general,
las innovaciones se dan en grupos o equipos pequeños; en este caso, la administración
descentralizada en el control de las actividades laborales y lo cede a los miembros de los
equipos, creando una cultura organizacional en la que se premia a quienes corren riesgos.
d) Cambio
Para una nueva visión se necesita el cambio esto crea estrategias basadas en un enfoque
nuevo para logar el mejoramiento de eficiencia y eficacia, de esta manera la organización
obtendrá su objetivo deseado.
Las organizaciones que nombran directores generales para el cambio suelen estar pasando
por crisis, porque se han convertido en ineficientes o ineficaces; algunas veces es
consecuencia de una mala administración por un largo período.
3.2 Características de los Procesos en el Área Administrativa
Para Arévalo (2010), Un proceso debe tener cuatro características:
29
1. Medible: Debemos ser capaces de medir el proceso en forma relevante. Los gestores
quieren medir el costo, la calidad y otras variables mientras los profesionales están
preocupados por la duración y la productividad.
2. Resultados específicos, la razón de ser de un proceso es dar un resultado específico.
Este resultado debe ser individualmente identificable y cuantificable.
3. Entregable a los clientes, cada proceso entrega sus resultados principales a un cliente
o patrocinador, podrían ser internos o externos a la organización, pero el proceso debe
satisfacer sus expectativas.
4. Corresponde a un evento específico, un proceso podría estar en curso o ser
interactivo, pero debe ser atribuible a un desencadenante concreto.
Amaru Maximiano,(2009), manifiesta que la coordinación de las funciones tiene como
características principales una estructura horizontal en la organización por procesos.
En una estructura horizontal, los departamentos no se destruyen. El cambio consiste en
implantar una forma distinta de administrarlos. La cadena clásica de mando se sustituye por
equipos formados con personas de diferentes departamentos. (pág. 249)
Una organización de gestión horizontal está constituida para ofrecer una forma de
estructura nueva y con la idea de integrar, de esta forma los sistemas de información facilitan
la integración a sus colaboradores. El proceso de administración consiste a planear y
organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa para dirigir y controlar
sus actividades con efectividad.
Para muchos autores la función individual de coordinar la tiene el administrador, pero una
opinión más exacta seria que el cumplimiento de las metas se basa en la habilidad general para
armonizar los esfuerzos de los colaboradores que siguen metas del grupo.
30
3.3 Relación de los Procesos con la Eficacia y la Eficiencia
3.3.1 Eficacia Organizacional.
Chiavenato, (2015), menciona qué la relación con la eficiencia y la eficacia comprende que
los indicadores contables como las ventas, facturación, también se encuentran otros
indicadores financieros como costo de unidad.
Las mediciones son bastantes simples no reflejan el presente, ni del futuro, solo del pasado
de la organización, tampoco refleja los activos intangibles.
Figura 6. Relación entre eficacia y eficiencia
Eficiencia = Cómo se hacen las cosas; de qué modo se ejecutan .Eficacia=Para qué se
hacen las cosas; qué resultados persiguen; cuáles objetivos se logran.
Fuente: Libro de Administración de Recursos Humanos, El capital Humano en las
Organizaciones 8va. Edición.
3.3.2 Medidas de la eficacia Administrativa.
Según Chiavenato, (2015), “Los principales indicadores de la eficacia organizacional son:
1) Producción: Esta se relaciona con los productos que consumen los clientes de la
organización y no incluye consideración alguna acerca de la eficiencia desde el punto
de vista de los clientes, satisfacción de las necesidades de la sociedad.
31
2) Eficiencia: Señala la relación entre las entradas y salidas, es un indicador que se
expresa en términos de porcentaje. Es un criterio a corto plazo, este es un elemento que
predispone a la eficacia.
3) Satisfacción: Los indicadores de satisfacción incluyen las actitudes de los
funcionarios, rotación, ausentismo, quejas y reclamos, satisfacción del cliente, etc.
4) Adaptabilidad: Es el tiempo de reacción y de respuesta de la organización a los
cambios ambientales también el ambiente puede demandar, si la organización se
adapta adecuadamente, su supervivencia corre peligro.
5) Desarrollo: El desarrollo se relaciona con el aumento de riqueza organizacional con
sus activos tangibles e intangibles, Los esfuerzos son relacionados, estos esfuerzos son
desarrollados.
6) Supervivencia: Toda organización necesita invertir en ella misma para aumentar su
capacidad de supervivencia a largo plazo. La supervivencia depende de todos los
criterios ya enumerados. (págs. 34,35)
La eficacia organizacional depende de todos los términos criterios para garantizar la
capacidad de la organización de mantener en el ambiente”.
3.3.3 Eficiencia Organizacional.
Para Amaru Maximiano,( 2009), “La palabra eficiencia índica cuando una organización
utiliza en forma productividad o económica sus recursos”. (pág. 6)
Las organizaciones dependen de la forma que se administren, estás pueden ser eficiente y
eficaces, o ineficientes, y crear problemas y no poder resolverlos. Una administración óptima
asegura su eficiencia y eficacia en la organización.
32
3.4 Procesos Organizacionales y los Objetivos de Control
Jones & George, (2010), manifiestan que el control consiste que el gerente observe y
reglamente las actividades que desempeñan los colaboradores para obtener eficiencia y
eficacia en una organización, a fin de alcanzar las metas organizacionales. Para la toma de
decisiones, los gerentes son alertados por medio de un sistema de control.
Los requisitos del control según Yuri (2014) son:
Corrección de fallas y errores: El control debe detectarse e indicar errores de planeación,
organización o dirección.
Previsión de fallos o errores futuros: El control a detectar e indicar errores actuales, debe
prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección.
3.4.1 Características del Control.
Un sistema de control eficaz posee tres características:
a. Es flexible para permitir que los gerentes reaccionen debidamente a los eventos
inesperados.
b. Aporta información precisa y brinda a los gerentes una imagen real de
desempeño organizacional.
c. Aporta información oportuna a los gerentes, porque tomar decisiones con base en
información obsoleta es una garantía de fracaso.
3.4.2 Tipos de Control.
Los tipos de control de acuerdo con Jones & George, (2010) son los siguientes:
Control Preventivo: Control que permite a los gerentes adelantarse a los problemas antes
de que surjan.
33
Control Recurrente: Control que proporciona a los gerentes retroalimentación inmediata
sobre la eficacia con que los insumos se transforman en resultados para que puedan corregir
los problemas conforme vayan surgiendo.
Control por retroalimentación: Control que proporciona a los gerentes información
sobre, las reacciones de los clientes a los bienes y servicios para que puedan tomar las
medidas correctivas necesarias. (págs. 389,390)
Figura 7.Tipos de controles
Fuente: Administración contemporánea Jones & George,(2014)
3.5 Consideraciones Finales
Las organizaciones son entidades sistemáticas que coordinan sus propósitos mediante
objetivos planificados y con estrategias para la formación o creación de una empresa lo cual
los con forman el sistema de comunicación, la autoridad, liderazgo.
Cuando una empresa u organización es más desarrollada es muy difícil
coordinar sus actividades, se refiere a lo complejo que sería ya que una organización se basa
en políticas, reglas y procedimientos para poder llevar una mejor directriz. Muchas
organizaciones pueden crear problemas en lugar de resolverlos, todo depende de la forma que
se la administre, este papel de administrar consiste en asegurar la eficiencia y la eficacia,
obteniendo así un propósito, incluye gente, miembros, que posee una estructura
sistematizada.
34
3. Metodología de la Investigación
3.1 Aspectos metodológicos
Para Hernandez Sampieri, Fernandez Collado, & Baptista Lucio,(2010), “La investigación
es un conjunto de procesos sistemáticos, críticos y empíricos que se aplican al estudio de un
fenómeno”. (pág. 4)
El presente proyecto utiliza una metodología de carácter descriptivo, pues se pretende
recoger una serie de hechos y situaciones para convertirlo en información fundamental y
básica.
3.1.1 Tipo de Investigación.
La investigación es de tipo cualitativa utiliza, orientada a la recolección de datos
enmarcado a la posición real de la organización sin medición numérica para descubrir y afinar
preguntas en el proceso de interpretación investigativa.
Se busca principalmente describir e identificar los cargos que presentan la estructura
organizacional de la empresa LUCANVI S.A. y de esta manera analizar y finalmente conocer
las exigencias del personal, un manual de funciones para el área administrativa, es
fundamental para la empresa LUCANVI S.A.
(Hernandez Sampieri, Fernadez Collado, & Baptista Lucio, 2003), la investigación es
descriptiva porque “busca especificar propiedades, características y rasgos de cualquier
fenómeno que se analice”. (pág. 119)
3.1.2 Método de Investigación.
El método a emplearse es descriptivo, ya que como menciona (Taylor & Bogdan, 2000),
“Esta se refiere en su más amplio sentido, a las investigaciones que produce datos
Unidad # 3 Metodología de la investigación
35
descriptivos” las propias palabras de las personas, habladas o escritas, y la conducta
observable”. (pág. 7)
Así mismo esta investigación se caracteriza por ser deductiva, ya que el investigador busca
probar hipótesis y conjeturas a partir de la aplicación de esta investigación
3.2 Técnicas para la recolección de Datos
En cuanto a las técnicas que se emplearon estas fueron:
La entrevista, la encuesta, la observación, el cuestionario, el análisis por documento
La Entrevista
Exige mantener una conversación personal con el trabajador, en el mismo lugar del trabajo.
Tiene como particularidad los diferentes tópicos que identifican en la investigación. (Sandoval
Casilimas, 1996)
La Encuesta
Es un conjunto de preguntas elaboradas lógicas y sistemáticas para verificar los resultados
del proceso investigativo, en este método se conocerá la opinión del personal del
departamento contable, teniendo conocimientos claros sobre la organización
La observación
Este instrumento nos permite registrar los hechos observados en la investigación. Con la
entrevista y la encuesta se pretende recopilar la mayor información, se busca de manera
especial analizar los procesos y funciones. En la investigación se descubrió que se centran en
las actividades laborales de los empleados.
Observación del Ambiente de trabajo
La observación tuvo una duración de 2 días consecutivos los días miércoles, jueves en el
departamento contable, la presencia de los investigadores fue exclusivamente observar el
36
desarrollo del procedimiento interno, con el ánimo de constatar las falencias que el
departamento tiene.
La Población
Según, (Chavez, 2001) “La población de un estudio es el universo de la investigación,
sobre el cual se pretende generalizar los resultados”. (pág. 162)
Es la totalidad de los sujetos que puedan ser parte de una investigación, en este caso son los
empleados del departamento contable, que laboran en la empresa Lucanvi S.A., está
conformada por siete empleados y el gerente general.
Muestra
La muestra según Sierra (2003), “es como una parte de un conjunto o población
debidamente elegida, que se somete a observación científica en representación del conjunto,
con el propósito de obtener un resultado válido, también para el universo total investigado”
(p.77)
Es el grupo de individuos que realmente se estudió, es un subconjunto de la población. En
el presente caso, la muestra está integrada por todos los colaboradores del departamento
contable.
3.2.1 Tratamiento de la investigación.
Se realizaron entrevistas y encuestas en la empresa Lucanvi S.A. con los empleados del
Departamento Contable, quienes aportaron información para la investigación.
3.3 Identificación de la Empresa
3.3.1 Razón Social, Actividad.
Empresa LUCANVI S.A.
Su actividad económica es dar servicio de transporte escolar.
37
3.3.2 Marco situacional.
La empresa LUCANVI S.A. se encuentra ubicada en la Provincia del Guayas, cantón
Guayaquil, en la ciudadela Bolivariana calle Giraldor y Delta Mz F V.6
Figura 8.Ubicacion de Lucanvi S.A.
3.4 Reseña Histórica
LUCANVI S.A. es una empresa familiar dedicada al transporte, pone a disposición su
servicio a nivel escolar, fue creado en año 2003, actualmente tiene 14 años de existente.
Su nombre nace de un acróstico de los nietos de la dueña y Gerente de empresa Sra. Elsa
Rada de Cortes, sus nietos, Luis, Camila y Ana Victoria tres de sus cuatros nietos, representa
el nombre de LUCANVI S.A. Es una de las empresas más importantes del país.
Los colores utilizados por la empresa LUCANVI S.A. Es amarillo característicos de los
transportes escolares según lo que exige la comisión de tránsito, y con una mezcla de colores,
rojo con letras negras.
Figura 9. Logotipo de la Empresa Lucanvi S.A
38
En el 2010 obtiene un reconocimiento por el mejor Servicio de Transporte en el Ecuador.
Avalado por Latin American Quality Institute.
Área del Mercado o Cobertura
El mercado de la empresa Lucanvi S.A. está enfocado, especialmente en los niños y
adolescentes el servicio de transporte es escolar, brinda seguridad y confianza. Su área de
cobertura está enfocada en la cuida de Guayaquil. La empresa Lucanvi S.A. le presta sus
servicios: 10 colegios entre ellos; Colegio La Salle, Unidad Santamaria, Colegio
Sudamericano, Colegio Javier, 5 compañias SMURFIT KAPPA ECUADOR S.A.,
GRAFICOS NACIONALES S.A., QUIFATEX S.A., FEBRESCORDERO CÍA COMERCIO
S.A., AUTOMECANOCO CÍA Ltda. Y 15 filiales entre las cuales tenemos; Cía. Elsa Rada de
Cortes C.A, Consorcio EPPETROL, Consorcio TRANSERC, Consorcio TRANSERC CELEC
II, Consorcio TRANSERC Eco CELEC II, Consorcio LUERC II, TEPMA S.A.
Fuente: Empresa Lucanvi S.A.
Figura 10 .Premio empresa ecuatoriana del año
39
Misión, Visión y Objetivos de la Empresa
Misión
En Lucanvi S.A. trabajamos con conciencia y perfección hacia la satisfacción de las
necesidades de nuestros clientes, para que las personas puedan transportarse de un lugar a otro
con seguridad y puntualidad, y vivan en nuestras unidades, la mejor experiencia de
satisfacción y bienestar que pueda brindar un servicio de transporte privado. En cumplimiento
de nuestra misión, procuramos establecer relaciones de largo plazo con nuestros clientes, y
personal, generando así vínculos de fidelidad.
Lucanvi S.A. cuenta con un modelo empresarial, donde todas las personas se comprometen
libremente con el logro de propósito y cumplimiento de sus valores. Un modelo donde todos
toman parte de la responsabilidad. Finalmente las personas despliegan sus capacidades de
tomar iniciativas, ser creativos y trabajar con pasión y compromiso.
Visión
Queremos ser la empresa de transporte privado que genere el mayor bienestar y
satisfacción para sus socios y clientes, a nivel nacional e internacional.
Objetivos de la empresa Lucanvi S.A.
Aumentar la satisfacción del cliente.
Aumentar las ventas.
Mantener la calidad del servicio.
Garantizar el cumplimiento de su servicio.
Seleccionar y mantener personal calificado
Mantener las relaciones con sus clientes a largo plazo
40
3.5 Estructura organizacional
Figura 11.Estructura Organizacional de la Empresa Lucanvi S.A-
Fuente: Lucanvi S.A.
Elaborado por: Lucanvi S.A.
Estructura Funcional de la Empresa LUCANVI S.A.
Figura 12.Estructura funcional de la empresa Lucanvi S.A.
Fuente: Lucanvi S.A.
Elaborado por: Lucanvi S.A.
GERENTE
DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO
DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEPARTAMENTO FINANCIERO
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
GERENTE FINANCIERO
Gerente Financiero
Contador
Asistente contable
Auxiliar contable
Auxiliar contable
Cordinador Tributario
Cordinador Caja
41
3.6 Rediseño de los Procesos
3.6.1 Estructura de la empresa.
La empresa Lucanvi S.A. no cuenta con una descripción técnica de puestos, por lo que
existe desorganización en las asignaciones de tareas que el personal realiza diariamente,
desaprovechando el desempeño de los recursos humanos que permitan a la empresa continuar
operando con eficiencia en sus actividades.
División del Trabajo
Se ha determinado que existe sobre carga laboral en los puestos de los auxiliares contables,
en el caso de la coordinadora de caja esta realiza atribuciones que competen al asistente
contable y tiene sobre cargas laborales. En consecuencia de estos hechos, los informes
atrasados, la falta de comunicación, hacen que no sean efectivas y eficaces sus actividades.
Departamentalización
La empresa no cuenta con una departamentalización apropiadas de acuerdo a sus
necesidades, en los puestos de trabajos formalmente se desarrollan trabajos de actividades
variables, actualmente no están definidas sus actividades.
Especialización
Los empleados de la organización tienen sus especializaciones, lo que no tienen es
definidas sus actividades, por la continua y repetitiva ejecución de tareas que realizan
diariamente. Esta especialización no es la idónea para los objetivos de la empresa Lucanvi
S.A., no posee claramente las actividades de cada puesto.
Centralización
42
En la investigación, se determinó que la empresa está centralizada debido que no hay
delegación en la toma de decisiones y está concentrada en una sola persona que es el Gerente
Financiero, esto ha provocado lentitud en las decisiones administrativas.
Flujo de Trabajo
Existe desorganización que ha generado en sus funciones laborales, la empresa no se ha
desarrollado adecuadamente en su crecimiento, por lo cual es necesario definir funciones para
cada puesto, la empresa necesita mejorar ordenamiento administrativo para que su desempeño
sea eficaz.
43
4. Principales resultados del diseño
4.1 Propuesta de un rediseño organizacional de la empresa LUCANVI S.A.
La presente propuesta de rediseño organizacional, va enfocada al aprovechamiento de los
recursos humanos y administrativos y a la creación de puestos administrativos, ya que se
requiere contar con el personal idóneo que suma de manera responsable y eficiente la
realización de las diferentes tareas que se llevan a cabo en la organización específicamente en
el departamento contable; con esta propuesta la empresa estará en la capacidad para alcanzar
la eficiencia y la eficacia en él departamento. Para ello se desarrolló un estudio de los
procesos que la empresa utiliza para el departamento contable en la realización de sus
actividades
4.2 Esquema Actual de los Procesos
El esquema de procesos se describe a continuación:
Figura 13. Esquema de procesos del Gerente Financiero.
Unidad # 4: Principales resultados del rediseño
44
Gerente Financiero
El Gerente Financiero tiene el control directo del nivel medio; delega actividades al
Contador, el Coordinador Tributario y la Coordinadora de Caja, ellos tienen la responsabilidad
de emitir reportes de sus movimientos de cada departamento.
Figura 14.Esquema de procesos del contador
Contador
El Contador toma el control del nivel bajo, tienen un asistente que delegas actividades a los
auxiliares, este equipo de trabajo se reportan con el contador.
Figura 15.Estructura de proceso del Auxiliar de caja
45
Auxiliar de caja
El Auxiliar de Caja reporta sus funciones a la Coordinadora de Caja, como jefe inmediato.
Figura 16.Reporte al gerente de los otros cargos
Una vez que estas actividades estén realizadas, el nivel medio reporta al gerente los
resultados de sus funciones.
4.3 Justificación de la propuesta
Se sugiere realizar un rediseño organizacional, con el fin de incrementar la eficiencia,
efectividad y desarrollo, para el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
La propuesta del rediseño organizacional del departamento contable de LUCANVI S.A.,
implica en la reestructuración del manual de funciones. De acuerdo al diagnóstico realizado la
empresa carece de una adecuada estructura organizacional que le permita tener un ordenado
control de sus actividades, provocando que sus actividades laborales se dupliquen y su
comunicación sea frustrante por la falta de atrasos en la documentación, duplica de informes
por lo consiguiente, se generen problemas como es la comunicación que no le permite
optimizar su desarrollo.
46
Con la aplicación del rediseño organizacional, la empresa estará en la capacidad de
enfrentar las contingencias que se presenten en el futuro, porque en la actualidad, la
globalización hace necesario que su administración vaya de la mano ante los cambios en los
mercados existentes.
4.4 Análisis del Departamento Contable FODA
Según Buenos negocios (2012), “El análisis FODA es una herramienta clásica para evaluar
la situación estratégica de una empresa y definir cursos de acción”.
El análisis FODA está conformado por:
Las debilidades y fortalezas, son los aspectos internos de la empresa que afectan las
posibilidades de éxito de una estrategia. Las oportunidades y amenazas surgen del contexto,
es decir, de lo que ocurre o puede ocurrir fuera de la empresa, por lo general estos eventos no
se pueden ser influenciados, si no que dan forma independiente”.
Para Lucanvi S.A. se debe priorizar un análisis del control en el departamento contable, lo
cual nos va a permitir fijar sus fortalezas y debilidades, con el propósito de conocer sus
factores para relacionarlos con esta actividad y así alcanzar desarrollo esperado. A través de
este estudio, mejorarán sus funciones.
Este análisis consiste valorar una propuesta apropiada tomando en consideración las
dificultades que se pueda encontrar y controlarlas de mejor manera. Para obtener la
información necesaria y determinar la matriz del ambiente interno. Se realizará la técnica de la
observación, encuesta a los trabajadores y una entrevista al Gerente General de Lucanvi S.A
47
Figura 17.Analisis FODA
Fuente: Lucanvi S.A.
Elaborado por: Saby Jaramillo y Jennifer Barahona.
En análisis FODA, se observa que hay sobre carga laboral, las tareas se duplican, y en
consecuencia la comunicación se está deteriorando.
4.5 La organización
Debido a la problemática situacional de la empresa, es importante que en la organización se
aplique un rediseño organizacional, que permita delimitar de manera efectiva las atribuciones
que le corresponde realizar a cada puesto para su buen funcionamiento, con el objeto de lograr
la visión, misión, valores y objetivos propuestos.
Esta etapa del proceso administrativo, se busca la obtención de la eficiencia, por medio del
orden y coordinación racional de los recursos con que cuenta la empresa, por ello su
importancia en la aplicación en todas las organizaciones, principalmente en la empresa en
estudio.
4.6 Objetivos
Los objetivos que se proponen para la empresa LUCANVI S.A. se detallan a continuación:
4.6.1 Objetivo general.
Proponer el rediseño la Estructura Organizacional del Departamento Contable de la
empresa Lucanvi S.A.
48
4.6.2 Objetivos específicos.
Los objetivos específicos son los siguientes:
a) Realizar un diagnóstico de la situación actual del departamento contable de la empresa
LUCANVI S.A.
b) Evaluar las oportunidades de mejora identificadas en el diagnóstico del departamento
contable de la empresa LUCANVI S.A.
c) Proponer un manual en base a las oportunidades de mejora identificadas y evaluadas.
4.7 Nueva estructura organizacional
La presente propuesta de rediseño organizacional, va enfocada al aprovechamiento de los
recursos humanos y administrativos, y a la creación de puestos administrativos, ya que se
requiere contar con personal idóneo que asuma de manera responsable y eficiente la
realización de las diferentes tareas que se llevan a cabo en la organización específicamente en
el Departamento Contable; con esta propuesta la empresa estará en la capacidad para alcanzar
la eficiencia y eficacia en él departamento.
4.8 Principios de la organización aplicables en la Empresa LUCANVI S. A.
Se sugiere la aplicación de los principios, será como guía para el desarrollo de un correcto
diseño:
a) El departamento contable debe desarrollarse en torno a los objetivos planteados,
con el fin de alcanzar la efectividad en todas sus actividades, además en el
desenvolvimiento, superación de sus empleados y estar siempre en la búsqueda del
desarrollo organizacional.
b) La línea de mando se muestra en el organigrama propuesto, así como su
responsabilidad y las relaciones que existirán con cada unidad administrativa.
49
c) La delegación de la autoridad será de forma vertical para su actuación, se muestra en
el organigrama propuesto.
d) Para evitar la duplica de funciones debe existir una adecuada división de trabajo, la
asignación propuesta puede modificarse y actualizarse, con el fin de mantener un orden
en cada actividad que sea necesario realizar; para el eficiente desarrollo de la misma,
con ello se evitará la duplica de funciones, demora en la ejecución de las actividades,
mala comunicación, falta de control administrativo y las fugas de responsabilidades.
e) La sencillez de la estructura garantiza su efectividad y ningún jefe puede invadir la
esfera de acción que no le corresponde.
4.9 Comparación de las estructuras funcionales
Estructura Funcional Actual
Figura 18. Estructura funcional actual
Fuente: Lucanvi S.A.
Elaborado por: Saby Jaramillo Chávez y Jennifer Barahona
50
Estructura Funcional de la Propuesta
Fuente: Lucanvi S.A Elaborado por: Saby Jaramillo Chávez y Jennifer Barahona Galarza
La propuesta del organigrama es de tipo lineal staff con departamentalización por
funciones, el diseño presenta una forma piramidal se encuentran como cabeza principal el
Gerente Financiero el cual es el que coordina el departamento contable, en el nivel medio hay
tres áreas que son, Contador, Coordinador Tributario, Coordinador de Caja.
El contador está encargado de los movimientos contables, y dirige al Asistente Contable y
a sus Auxiliares Contable, el Coordinador tributario es el encargado de los movimientos que
se relacionan al SRI, la Coordinadora de Caja su función es cobrar y realizar pagos a los
proveedores y pago a los empleados de la compañía, tiene a su cargo una auxiliar de caja.
Gerente financiero
Contador
Asistente contable
Auxiliar Contable1
Auxiliar Contable2
Auxiliar Contable3
Cordinador Tributario
Cordinador de caja
Auxiliar de caja
51
En el organigrama actual se propone dos cargos, el puesto de auxiliar contable y auxiliar de
caja, para aliviar la sobre carga laboral. Con esta nueva propuesta se trata de aliviar sus
funciones para una mejor eficiencia y eficacia en el funcionamiento laboral.
4.10 Procesos de las cuentas por cobrar
La separación de funciones, establece las actividades de los colaboradores, en especial las
labores del departamento de Ventas, las cuentas por cobrar en registros y el ingreso del
efectivo. La documentación manejada en el proceso es el siguiente:
Contabilidad
- Manejo y autorización de notas de Crédito con su respectivo soporte
- Aprobación de rebajas
- Preparación de los registros
- Registros en el libro mayor (libro general)
Coordinadora de Caja
- El departamento de coordinación de caja elabora las facturas luego pasa al
departamento de venta.
- El departamento de ventas verifica los datos que sean correctos.
- Aprobación de las facturas del gerente financiero, esto abarca los precios, descuentos y
otros.
- Una vez su aprobación del gerente financiero pasa a formar parte de la cartera de
clientes.
- Los clientes tienen 30 días para su cancelación, pasado el tiempo estipulado se le
descontara por medio de una cuenta en el banco.
52
Contabilidad registra de facturas que estén numeradas haciendo un control interno y pase
para el control de la cartera.
Fin del procedimiento
4.10.1 Nuevo Proceso: Facturación.
Departamento de Venta: Realiza el ingreso de datos de la empresa (cliente), registrándolo
por medio de una solicitud.
Departamento de Créditos y Cobranzas
1. Se chequea los datos de la solicitud y se verifica dicha información:
- Copia de los estados financieros (3 últimos meses)
- Copia de la cédula de ciudadanía y la cédula votación
- Copia de RUC
- Certificados Comerciales
2. Consulta de buró de crédito. Si la información es correcta se aprueba la solicitud
Contabilidad
- Manejo y autorización de notas de Crédito con su respectivo soporte
- Aprobación de rebajas
- Preparación de los registros
- Registros en el libro mayor (libro general)
- El departamento de ventas verifica los datos que sean correctos.
- Aprobación de las facturas del gerente financiero, esto abarca los precios, descuentos y
otros.
- Una vez su aprobación del gerente financiero pasa a formar parte de la cartera de
clientes.
53
- Los clientes tienen 30 días para su cancelación, pasado el tiempo estipulado se le
descontara por medio de una cuenta en el banco.
- Contabilidad registra de facturas que estén numeradas haciendo un control interno y
pase para el control de la cartera.
Procedimiento Proveedores
Este procedimiento establece efectuar el trámite de pago a proveedores, el objetivo es
llevar un registro y control.
Proveedores
Entrega factura para su cobro.
Departamento Contable
- Recibe el original de la factura
- Revisar que contenga sello y firma de recibido y que reúnan los requisitos fiscales.
- Si la factura no está firmada no se aceptara la factura.
- Si no reúne los requisitos la factura será de vuelta.
- Cuando se recibe la factura en el departamento contable, una copia se la entega al
proveedor con el recibio respectivo y se le indica que vuelva 5 dias hábiles.
- El deparmento Contable reviza y autoriza el pago.
Coordinadora de Caja
- El pago lo efectua la coordinadora de caja elabora una lista en donde dentro de 5 días
retira su cheque.
- Se comunicara en vía telefónica para que se acerquen a cobrar.
54
- Al entregar su pago, deberá tomarse en cuenta que en la factura conste la firma,
nombres completos y legibles, fecha del retiro, identificación personal como es la
cédula.
- Entregados los cheques, sus egresos se envían a contabilidad para su correspondiente
archivo.
- Cuando la jornada se cumple, y no se retire la totalidad de los cheques, serán
guardados en caja fuerte.
Fin del procedimiento
4.10.2 El cambio que realiza en proveedores.
Los pagos a proveedores radica el cambio, implementaríamos:
- La Coordinadora de Caja emite una lista de cheques impresos y anulados para
controlar diariamente el estado de la cuenta corriente, y enviar el informe a
contabilidad para sus registros contables.
- La coordinadora de caja elabora una lista en donde se clasifica por días y horas de
pagos.
- Se comunicara en vía telefónica que se acerquen a cobrar.
55
4.10.3 Manual de puestos y funciones.
LUCANVI S.A
A cargo de: Gerente General
Título del puesto: Gerente financiero
Objetivo del puesto
Planificar, dirigir, evaluar, controlar la implementación, desarrollo de los procesos
administrativos, financieros y contables.
Descripción de funciones
- Planificar, dirigir y controlar la elaboración de los registros contables
- Formular el plan operativo anual de cada departamento de su dependencia.
- Elaboración y presentación de informes presupuestarios.
- Aplicar la adecuada utilización de los recursos financieros de la empresa.
- Analizar aspectos financieros y toma de decisiones.
- Convocar en áreas administrativas para los procedimientos según las políticas.
- Responsable de manejo de las cuentas bancarias.
- Revisión y autorización de pagos de salarios, honorarios por servicios y para
adquisición de bienes y servicios.
- Llevar los talonarios de cheques y resguardo los talonarios de cuentas.
- Controlar los usos de fondos de caja chica cada semana
Responsabilidades
- Controlar los registros contables.
- Medir las habilidades del personal.
- Hacer cumplir disposiciones del Gerente General.
56
Condiciones del trabajo
- Ambiente del trabajo: agradable, se ubica en un sitio cerrado.
- Riesgos: el cargo está sometido a un riesgo alto en el desempeño de las funciones y
responsabilidades asignadas, principalmente en lo relacionado al aspecto financiero.
- Esfuerzo: Requiere de un grado de precisión manual y visual alto.
Requerimiento mínimo
- Educación: profesional con título de Ing. Comercial.
- Experiencia: 5 años de experiencia progresiva.
Conocimiento:
- Formas de negociación.
- Manejo de objeciones.
- Manejo de office.
Rango de edad: 30-45 años
Competencias:
- Cooperación y trabajar en equipo.
- Compromiso con la organización.
- Iniciativa.
Habilidades:
- Buen manejo de relaciones interpersonales.
- Manejo personal.
- Negociación estratégica.
57
LUCANVI S.A.
A cargo de: Gerente financiero.
Título del puesto: Contador.
Objetivo del puesto
- Se registran de acuerdo a los principios de Contabilidad generalmente aceptados,
vela por la elaboración de los estados financieros, periódicamente establecidos por
la gerencia en forma oportuna.
Descripción de funciones:
- Controlar y administrar los objetivos contables.
- Coordinar los reportes para la gerencia financiera.
- Elaborar los estados financieros.
- Elaborar y controlar los movimientos y partidas, revisión de ajustes antes de
ingresarlos en el sistema contable.
- Elaborar los reportes de balances de saldo.
Responsabilidades:
- Revisar que se cumplan los principios de contabilidad.
- Responsabilidad de cumplimiento.
- Resguardar la confiabilidad de la información.
- Presentar informes elaborados por el departamento.
- Controlar los registros contables.
- Evaluar habilidades del personal.
- Cumplir disposiciones del Gerente General.
58
Condiciones del trabajo
- Ambiente del trabajo: Agradable, ubicado en sitio cerrado.
- Riesgos: el cargo está sometido a un riesgo alto principalmente en lo relacionado al
aspecto financiero.
- Esfuerzo: Se requiere de un grado de precisión manual y visual alto.
Requerimiento mínimo
- Educación: profesional con título de Ingeniero comercial.
- Experiencia: 3 años de experiencia progresiva.
- Conocimiento:
Manejo Talento Humano
Manejo de office.
Programas contables
- Rango de edad: 30-40 años.
Competencias:
- Trabajo en equipo y cooperación.
- Compromiso con la organización.
- Iniciativa.
Habilidades:
- Habilidad numérica y redactar informes contables.
- Liderazgo.
- Buen manejo de relaciones interpersonales.
- Criterio analítico.
59
LUCANVI S.A.
A cargo de: Gerencia General.
Título del puesto: Asistente Contable.
Objetivo del puesto: Realizar análisis e informes, poner en conocimiento la situación de la
compañía para la toma de decisiones.
Descripción de funciones:
- Elaborar en Excel los informes de los proveedores.
- Elaborar amortizaciones.
- Elaborar los reportes de las declaraciones.
- Ingresar facturas de proveedores al sistema.
- Elaborar las conciliaciones bancarias.
- Elaborar informes en Excel de las retenciones a los clientes.
- Monitorear los saldos bancarios por medio del sistema.
- Revisión de los roles de pagos mensuales.
- Codificación de las cuentas
- Análisis de cuentas.
Responsabilidades:
- Analizar y revisar los trabajos realizados de los auxiliares.
- Supervisar los trabajos realizados de los auxiliares.
- Analizar las cuentas.
- Revisar las cuentas.
- Analizar las retenciones del IVA.
- Reporte del libro diario.
60
Condiciones de trabajo
- Ambiente de trabajo: agradable.
- Riesgo: El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado.
Requerimiento mínimo:
- Educación: 2 año de Administración o CPA.
- Experiencia: Dos años de experiencia progresiva.
Conocimiento:
- Principios contables.
- Procedimiento oficina.
Rango: 25-30 años.
61
LUCANVI S.A.
Subproceso: Gerente General.
Título del puesto: Auxiliar Contable #1.
Objetivo del puesto: realizar las actividades que el jefe inmediato entregue.
Descripción de funciones:
- Elaborar repartos de movilización.
- Realizar pagos de servicios básicos.
- Ingresar los depósitos bancarios en el sistema.
- Archivar la documentación que se le asigne.
- Recibe los ingresos.
- Colaborar con su jefe inmediato en la realización de las operaciones tanto de
ingresos como egresos.
- Elaborar informe de cuentas incobrables
Responsabilidades:
- Realizar otras funciones de oficina como: mantener el archivo y sistema de
registro, completar informes y contestar preguntas de clientes.
- Apoyar y colaborar con su jefe inmediato en la realización de las operaciones
tanto de egresos como ingresos.
- Análisis de cuentas.
Condiciones de trabajo:
- Ambiente de trabajo: agradable.
- Riesgo: el cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado, caminando
periódicamente; y, requiere de un grado de precisión bajo visual medio.
62
Requerimientos mínimos.
- Educación: bachiller contable.
- Experiencia: un año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área
de registro de asientos contables.
- Conocimientos.
Aritmética simple.
Principios de contabilidad.
Procedimientos de oficina.
Excel
Competencia:
- Trabajo en equipo y cooperación.
- Iniciativa.
- Seguir instrucciones orales y escritas.
- Comunicarse en forma oral como escrita.
- Efectuar cálculos con rapidez y precisión.
Habilidades:
- Buen manejo de relaciones interpersonal
63
LUCANVI S.A.
A cargo: Gerente General.
Título del puesto: Auxiliar Contable #2
Objetivo del puesto:
Asegurar que el proceso de facturación se lleve a cabo en tiempo y forma.
Promover estrategias que permitan realizar un mejor recaudo de cartera.
Descripción de funciones:
- Gestionar el cobro por servicios de la empresa.
- Financiamiento.
- Monitoreo y supervisión de cuadros estadísticos del área.
- Fijar políticas de cobranzas.
- Programación de la cobranza.
- Coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar y verificar
su registro.
- Diseñar controles administrativos para la recuperación de las cuentas por cobrar.
- Supervisar y validar las notas de crédito y cargo de acuerdo con la normativa
aplicada.
- Autorizar los créditos y ampliación de los mismos a favor de terceros, para la
enajenación de materia prima.
- Analizar los comportamientos crediticios de los clientes.
- Elaborar los recibos de caja por recaudo de cartera.
- Proponer y controlar e implementar controles para reducir las cuentas incobrables.
- Dar seguimiento al monitoreo del sistema de gestión.
64
- Fijar políticas de cobranza.
- Suministrar la información de cartera a la gerencia administrativa.
- Coordinar con contabilidad la información para realizar ajustes cuando sea
necesario.
- Autorizar los créditos.
- Programación de la cobranza.
- Controlar y custodiar los documentos que correspondan al departamento.
Responsabilidades:
- Realizar cobros.
- Negociar con los clientes una respuesta efectiva.
- Entregar facturas por los cobros realizados a los clientes.
- Cumplir con los objetivos establecidos por la gerencia.
- Reporten el manejo de la cartera.
Condiciones de trabajo:
- Ambiente de trabajo: agradable.
- Riesgo: el cargo tiene un riesgo alto en el desempeño de las funciones y
responsabilidades asignadas en lo relacionado al aspecto financiero.
- Esfuerzo: el trabajo lo realiza sentado o parado y requiere de un grado de precisión
manual y visual alto.
Requerimientos mínimos:
- Educación: superior financiera o administrativa.
- Experiencia: 2 años de experiencia.
- Conocimientos:
65
Riesgo crediticio.
Manejo de sistema office.
- Rango de edad: 23-35 años.
Competencias:
- Trabajo en equipo y cooperación.
- Compromiso con la organizacional.
- Iniciativa.
- Motivación al logro.
Habilidades:
- buen manejo de relaciones interpersonales.
- Visión estratégica de negocios.
- Manejo de programas de Windows, Blog, Sistema contable.
66
LUCANVI S.A.
A cargo de: Gerente General
Título del puesto: Auxiliar Contable #3
Objetivo del puesto: realizar actividades que el jefe inmediato entregue.
Descripción de funciones:
- Realizar los pagos de servicios básicos.
- Monitorear los cuadros estadísticos.
- Realizar los ajustes cuando sean necesarios en las cuentas.
- Archivar la documentación que le designe.
- Codificación de las cuentas.
- Auxiliar a las cobranzas.
- Retención a la fuente.
- Analizar las cuentas.
- Elaborar reporte de informe de cuentas conciliadas.
- Llevar control de la elaboración de las retenciones del 70%
Responsabilidades:
- Analizar las cuentas y presentar la depuración de las mismas.
- Realizar otras funciones como: archivar y realizar informes.
- Apoyar y colaborar con el jefe inmediato en la realización de las operaciones.
Condiciones del trabajo:
- Ambiente del trabajo: el cargo se ubica en un sitio cerrado y agradable.
- Riesgo: el cargo sometido a un riesgo irrelevante, con la posibilidad de
concurrencia baja.
- Esfuerzo: el cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado.
67
Requerimiento mínimo:
- Educación: 1er año de Ingeniería Comercial o CPA.
- Experiencia: 1 año de experiencia.
- Conocimiento:
Manejo en Excel
Manejo de Office.
- Rango de edad: 19-22 años.
Competencias:
- Trabajo en equipo y cooperación.
- Compromiso con la organización.
- Iniciativa.
Habilidades:
- Buen manejo de relaciones interpersonales.
68
LUCANVI S.A.
A cargo de: Gerente General
Título del puesto: Coordinadora de Caja.
Objetivo del puesto: asegurar que el proceso de facturación se lleve a cabo en tiempo y
forma.
Descripción de funciones:
- Elaborar las facturas
- Gestionar el cobro por los servicios de la empresa.
- Diseñar controles administrativos para recuperación de las cuentas por cobrar.
- Elaborar los recibos de caja por recaudación de cartera.
- Proponer, controlar e implementar controles para reducir las cuentas incobrables.
- Fijar políticas de cobranza.
- Programar las cobranzas.
Responsabilidades:
- Negociar con el cliente una respuesta efectiva.
- Entregar facturas por cobros realizados a los clientes.
- Cumplir con los objetivos establecidos por la gerencia.
Condiciones del trabajo:
- Ambiente del trabajo: agradable.
- Riesgos: el cargo tiene un riesgo alto en el desempeño de las funciones y
responsabilidades asignadas en lo relacionado al aspecto financiero.
- Esfuerzo: el cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado.
69
Requerimiento mínimo:
- Educación: 3er año de Ingeniería Comercial o CPA.
- Experiencia: 1 año de experiencia de carácter operativo en el área de registro de
asientos contables.
- Conocimientos:
Aritmética simple.
Principios de contabilidad.
Procedimientos de oficina.
- Rango de edad: 28-35 años.
Competencias:
- Trabajo en equipo y cooperación.
- Compromiso con la organización.
- Iniciativa.
- Comunicarse de forma efectiva tanto oral como escrita.
- Efectuar cálculos con rapidez y precisión.
Habilidades:
- Buen manejo de relaciones interpersonales.
70
LUCANVI S.A.
A cargo de: Coordinador de Caja.
Título del puesto: Auxiliar de Caja.
Objetivo del puesto: realizar y registrar todas las operaciones de ingresos y egresos.
Descripción de Funciones:
- Controlar los saldos de las cuentas.
- Efectuar los pagos a diferentes proveedores.
- Realizar anticipos por quincena.
- Facturar pagos de impuestos.
Responsabilidades:
- Realizar facturas a los clientes.
- Elaborar las Provisiones de cuentas por pagar.
- Entregar facturas por cobros realizados a los clientes.
- Cumplir con los objetivos establecidos por la gerencia.
Condiciones del trabajo:
- Riesgos: el cargo tiene un riesgo alto en el desempeño de las funciones y
responsabilidades asignadas en lo relacionado al aspecto financiero.
- Esfuerzo: el cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado.
Requerimiento mínimo:
- Educación: 2do año de Ingeniería Comercial o CPA.
- Experiencia: 1 año de experiencia de carácter operativo en el área de registros de
asientos contables.
- Conocimientos:
71
Aritmética simple.
Principios de contabilidad.
Procedimientos de oficina.
- Rango de edad: 22-28 años.
Competencias:
- Trabajo en equipo y cooperación.
- Compromiso con la organización.
- Iniciativa para elaborar informes.
- Comunicarse de forma efectiva tanto oral como escrita.
72
LUCANVI S.A.
A cargo de: Gerente General.
Título del puesto: Coordinador Tributario.
Objetivo del puesto: organizar, coordinar y controlar el cumplimiento de las actividades
tributarias.
Descripción de funciones:
- Elaborar las declaraciones para pagos de impuestos.
- Verificar la información del sistema.
- Elaboración tributaria para proporcionar la información para el SRI.
- Pagos de impuestos.
- Verificar que las facturas tengan los datos fiscales de la empresa correctamente.
- Archivar, distribuir y registrar la documentación.
- Administrar en forma eficiente los recursos asignados de acuerdo con los
alineamientos fijados por la alta dirección.
Responsabilidades:
- Realizar los pagos de Impuestos.
- Realizar reportes trimestrales de los impuestos.
Condiciones del trabajo:
- Ambiente de trabajo: agradable.
- Riesgos: el cargo tiene un riesgo alto en el desempeño de las funciones y
responsabilidades asignadas en lo relacionado al aspecto financiero y tributario.
- Esfuerzo: el cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado.
73
Requerimiento mínimo:
- Educación: 2 año de Ingeniería Comercial o CPA
- Experiencia: 1 año de experiencia de carácter operativo en el área de registros de
asientos contables.
Conocimientos:
- Conocimientos tributarios.
- Principios de contabilidad.
- Procedimientos de oficina.
Rango de edad: 28-32 años.
Competencias:
- Trabajo en equipo y cooperación.
- Compromiso con la organización.
- Comunicarse de forma efectiva tanto oral como escrita.
74
Al hacer la visita en el Departamento Contable de la empresa LUCANVI S.A. se observó
que existen, duplicidad en sus actividades, malos entendidos retrasos y mala comunicación,
estos factores afectan a la organización y a sus colaboradores en el departamento de
Contabilidad, no cuenta con una estructura adecuada, es difundida en forma oral y solo existe
en la memoria de los jefes.
Después de haber identificado, hemos encontrado las siguientes oportunidades de mejoras,
con la aplicación del análisis FODA permitió identificar factores críticos para mejorar las
actividades en el departamento contable, en las que creemos que es lo más importante: la falta
de manuales de funciones, mejoras en los procesos de las cuentas por cobrar y proveedores,
sobre carga laboral y la duplicidad en los informes.
Se propone elaborar un manual de funciones y la reestructuración del organigrama del
departamento contable en base a las oportunidades de mejoras identificadas y evaluadas. Los
antecedentes del departamento Contable sirven como soporte para el desarrollo de la
propuesta y la reestructuración del mismo, conocer los cargos existentes y el perfil del
personal que labora en el departamento contable; además de la implementación de dos
puestos; auxiliar de caja y auxiliar contable #3.
Conclusiones
75
Se recomienda implementar esta propuesta y ampliar el rediseño de la estructura
organizacional en el departamento contable, teniendo como objetivo la participación de las
personas en el direccionamiento de la empresa, en la búsqueda de resultados exitosos y de
manera productiva, es y será la exigencia para la permanencia en un entorno cada vez más
complejo.
Mejorar los sistemas de comunicación para evitar duplicas de trabajos, o cualquier otro tipo
de inconvenientes, precisar las actividades y facilitar los perfiles del proceso. Los antiguos
colaboradores como los nuevos, deben tener conocimiento de la misión y visión de la
empresa.
Motivar a sus empleados para que sus trabajos en equipo sean óptimos y eficaces, o crear
una empresa que se dedique solamente a llevar contabilidad de las empresas filiales.
Recomendaciones
76
Amaru Maximiano, A. C. (2009). Fundamentos de Administración. teoria general y proceso
administrativo. Mexico: PEARSON EDUCACIÓN.
Chavez. (2001). metodologia de la investigación interdisciplinaria. ink.
Chiavenato, I. (2007). Administracion de recursos humanos. Mexico: Mc. graw hill.
Chiavenato, I. (2015). Administración de Recursos Humanos. El capital humano de las
organizaciones. Mexico: Mc Graw Hill.
Cordova, F. (septiembre de 2013). Issuu. Obtenido de
https://issuu.com/ucvirtual/docs/teorias_de_la_organizacion
Coulter, & Robbins, s. (2010). Administracion. Mexico: df. prentice hall.
Daft, R. (2015). teoria y diseño organizacional. Mexico: Undécima edición.
Franco. (2011). Tesis de Investigación. Población y Muestra. Poblacion y Muestra.
Venezuela. Obtenido de http://tesisdeinvestig.blogspot.com/2011/06/poblacion-y-
muestra-tamayo-y-tamayo.html
Hernandez Sampieri, R., Fernadez Collado, C., & Baptista Lucio, P. (2003). metodologia de
la investigacion. Mexico: Mc Graw Hill.
Hernandez Sampieri, R., Fernandez Collado, C., & Baptista Lucio, M. D. (2010). Metodologia
de la Investigacion. Mexico: Mac Graw Hi.
Jones, G. R., & George, J. M. (2010). administracion contemporanea. Mexico, México D.F..
México: McGraw-Hill Interamericana.
Jones, G., & George, J. (2014). Administracion contemporanea. McGRAW HILL.
Referencias
77
Montufar, R. G. (2013). Desarrollo organizacional Principios y funciones. México: Mac
Graw Hill.
Robbins, S., & Judge, T. (2009). Comportamiento organizacional. mexico: decimotercera.
Sandoval Casilimas, C. (1996). Investigación Cualitativa. Bogota, Colombia: COPYRIGHT.
Stoner, J. (1996). Administracion . Mexico: Prentice Hall.
Tamayo y Tamayo, M. (1997). El Proceso de la Investigación científica. Mexico: Editorial
Limusa S.A.
Taylor, S., & Bogdan, R. (2000). Introduccion a los metodos cualitativos. Paídos.
Thompson, A. (2006). mision y vision. Promonegocios.com.
Thompson, A., & Strickland A, J. (2001). Administracion estrategica conceptos y casos.
mexico: Mac Graw Hill.
78
Apéndice # 1 GUIA DE PREGUNTAS PARA LA INVESTIGACIÓN
1. ¿Cuáles son los principales requisitos que deben tenerse en cuenta para
rediseñar de estructura organizacional en el departamento contable?
2. ¿Qué pasos se deben de llevar acabo para rediseñar estructural organizacional?
3. ¿Es necesario realizar en la empresa LUVICANVI S.A., un rediseño estructural
Organizacional en el departamento contable?
4. ¿De qué forma afecta el incumplimiento de un esquema de funciones en el
personal del departamento contable en la empresa LUCANVI S.A.?
5. ¿Qué tipo de información tienen los empleados acerca de las actividades que se
realizan?
6. ¿Cuál es el compromiso que los trabajadores tienen al momento de realizar sus
labores?
7. ¿Cuál son los objetivos que el gerente tiene?
8. ¿Cuál es su visión con respecto al futuro de su negocio?
9. ¿Qué modelo organizacional se tomaría en cuenta para un rediseño estructural
en el departamento contable?
10. ¿Qué cambios se presentan con la aplicación y el desarrollo de la nueva
reestructuración Organizacional?
Apéndice
79
Apéndice # 2 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
GASTOS USD
Cartuchos de tinta impresora $60,00
Copias $40,00
internet mensual $264,00
Pend drive $30,00
Movilización $60,00
Útiles de oficina $70,00
Gastos varios $70,00
TOTAL $594,00
80
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES MENSUAL.
N
°.
Actividades
May
o.
Jun.
Jun
Jul.
Jul.
Agosto
.
Sep
.
CAPI
TULO
Naturaleza de las Organizaciones X
1
Factores que afectan el uso de la
centralización en una organización.
X
Análisis de las teorías organizacionales
x
Análisis de Implementación de la
estructura Organizacional
X
Conclusión y recomendación
x
Resultados
x X
81
Apéndice # 3 Diseño del marco teórico
Diseño del Marco Teórico
- Elaboración de Objetivos.
Metodología
- Delimitación del Tema a Investigar
- Redacción de los principales procesos
- Redacción de las Conclusiones y Recomendaciones
- Redacción del borrador final.
82
Apéndice # 4 Entrevista dirigida al Gerente General de la empresa LUVICAN S.A.
1. ¿Considera usted que todo el personal trabaja en base a la misión de la empresa?
2. ¿Conoce usted las funciones que desempeñan los trabajadores en el departamento
Contable?
3. ¿Cómo maneja usted a su personal para asignarles tareas?
4. ¿Cuenta con el equipo idóneo en cada departamento para el cumplimiento de las
actividades respectivas en la empresa?
5. ¿Cree usted que existe una clara definición de funciones y actividades para sus
trabajadores?
6. ¿Considera importante que se realice un rediseño estructural en el departamento
contable?
7. ¿Es importante para Ud. la evaluación del desempeño de sus trabajadores?
GRACIAS POR SU COLABORACION
83
FORMATO DE ENCUESTAS
FORMATO DE LA ENCUESTA DE ANÁLISIS DE CARGO
ENTREVISTA DE ANALISI DE CARGO
1. DATOS PERSONALES
Nombre:
Antigüedad del Cargo:
2 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Cargo Laboral:
Departamento que Labora:
Jefe Inmediato:
Subalternos Inmediatos:
CARGO N. Personas
3 Propósito del Cargo
---------------------------------------------------------------------------------------------
4 FUNCIONES
--------------------------------------------------------------------------------------------
5 ¿CUÁLES SON LAS RESPONSABILIDADES DE SU CARGO?
Bienes _________________________________________________________
Uso de Materiales________________________________________________
Supervisión de trabajo____________________________________________
84
6 ¿SE SIENTE SATISFECHO EN EL PUESTO QUE SE
ENCUENTRA TRABAJANDO?
SI NO
7 REQUISITOS ACADEMICOS PARA DESEMPEÑAR EL
CARGO
Enseñanza Técnica Profesional
Universidad
Carrera Universitaria
Conocimientos Específicos Académicos
8 ¿CUENTA CON UN EQUIPO TECNOLÓGICO PARA EL
DESEMPEÑO LABORAL?
SI NO
9 ¿ALGUNA VEZ HA SENTIDO QUE ESTÁ DESARROLLANDO
ACTIVIDADES QUE NO LE CORRESPONDE?
SI NO
10 PSICOLÓGIA DEL CARGO
Esfuerzo Físico
Esfuerzo Visual
Alerta
Tolerancia al Estrés
Trabajo Bajo Presión
Elaborado por: Revisado por:
---------------------------- -------------------------
85
Evidencias fotográficas de entrevistas y encuestas a empleados1
