Diseno y Desarrollo de Sistemas de Seguimiento

INFORME DE CIERRE ETAPA 1: IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE LOS USUARIOS

Fecha de Elaboración: Octubre de 2009

Esta Publicación fue Desarrollada por el Convenio d e Desempeño de la

Universidad del Bío-Bío, con el Apoyo de Consultore s Externos.

DISEÑO Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE

SEGUIMIENTO E INFORMACIÓN A LOS ALUMNOS EGRESADOS Y EMPRESAS: ETAPA 3 SISTEMA DE

GESTIÓN.

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INDICE

1. INTRODUCCIÓN........................................................................................................ 3

2. OBJETIVOS................................................................................................................ 4

3. METODOLOGIA DE TRABAJO.................................................................................. 5

4. ACTIVIDADES Y RESULTADOS............................................................................... 6

4.1. Focus Group............................................................................................................ 6

4.2. Clasificación de las necesidades recopiladas en el Focus Group........................... 21

4.3. Entrevistas.............................................................................................................. 25

4.4. Validación de la Propuesta de Necesidades definidas por la Comisión de Inserción

Laboral........................................................................................................................... 28

4.5. Visita a Centro de Innovación Profesional de la Universidad de la

Frontera......................................................................................................................... 42

5. CONCLUSIONES FINALES..................................................................................... 43

ANEXO 1. Preguntas Guía Focus Group Empleadores.................................................45

ANEXO 2. Preguntas Guía Focus Group Egresados.................................................... 46

ANEXO 3. Preguntas Encuesta de Validación Empleadores........................................ 47

ANEXO 4. Preguntas Encuesta de Validación Egresados.............................................49

ANEXO 5. Respuestas a Preguntas Abiertas Encuesta de Validación

Egresados..................................................................................................................... 52

ANEXO 6. Respuestas a Preguntas Abiertas Encuesta de Validación

Empleadores................................................................................................................ 76

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1. INTRODUCCIÓN

A través del Convenio Desempeño Universidad del Bío-Bío, la Universidad busca mejorar

la actual deserción, tiempos de permanencia, titulación e inserción laboral de sus

estudiantes.

Dentro de este ámbito, la Universidad consideró que el seguimiento a sus egresados es

un factor preponderante para el logro de su objetivo, ya que permite adecuar

continuamente el proceso de enseñanza y aprendizaje, articular la red de socios claves, mantener el sentido de pertenencia y comunicar la oferta de formación continua de la

Universidad.

Por esta razón, la Universidad solicitó una asesoría para el diseño y desarrollo de

sistemas de seguimiento e información a los alumnos egresados y empresas: Etapa 3

sistema de gestión.

El presente informe recopila las actividades de la primera etapa de esta asesoría, que

corresponde a la identificación de necesidades de los directores de escuela/ jefes de carrera, egresados y empleadores para vincularse con la Universidad del Bío-Bio por

medio del Sistema de Gestión.

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2. OBJETIVOS

El objetivo general de la asesoría es diseñar y desarrollar un sistema de seguimiento e

información a los alumnos egresados y empresas en las cuales se desempeñan.

Para esta primera etapa el objetivo específico es identificar las necesidades de los directores de escuela, egresados y empleadores para vincularse con la Universidad del

Bío-Bío por medio del Sistema de Gestión.

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3. METODOLOGIA DE TRABAJO

En esta etapa, la metodología de trabajo consistió en una labor conjunta con la Dirección

General de Relaciones Institucionales de la Universidad del Bío-Bío para diseñar

herramientas y coordinar instancias con el fin de recopilar los requerimientos de

información de directores de escuela/jefes de carrera, egresados y empleadores.

De esta manera, se llevaron a cabo entrevistas con Jefes de Carrera y/o Directores de

Escuela, así como también con personeros responsables del proceso de acreditación. Con egresados y empleadores se realizaron Focus Group, y se les aplicaron encuestas

tanto presenciales como online.

Posteriormente se validaron los resultados con los previamente propuestos por la

Comisión de Inserción laboral, y manteniendo presente los requerimientos de la encuesta

de satisfacción de egresados y empleadores de la CNA.

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4. ACTIVIDADES Y RESULTADOS

4.1. Focus Group

4.1.1.Descripción de la Actividad

Se realizaron talleres Focus Group con empleadores y egresados, tanto de las sedes

Concepción como Chillán para recoger sus impresiones sobre la Universidad y la

inserción laboral de los alumnos egresados.

En un principio para tener una muestra representativa se decidió llamar a egresados y

empleadores en forma al azar de una lista de datos de contacto que la Universidad

disponía, pero la respuesta fue prácticamente nula. Producto de lo anterior se citó a los más comprometidos a través de contactos existentes.

Estos fueron citados en horarios específicos, dividiéndose la asistencia en dos grupos

independientes en cada sesión. Cada taller contó con un moderador y su asistente. El

moderador guiaba la conversación a través de preguntas preestablecidas para obtener

información objetivo, realizando preguntas improvisadas para aclarar y ahondar en las opiniones vertidas, mientras el asistente registraba las opiniones entregadas.

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4.1.2.Resultados

Grupo Empleadores. Sede Concepción

Lunes 28 de septiembre de 2009. De 17:00 a 18:00 horas

Hubo una escasa asistencia de empleadores de Concepción (4 empresas), alrededor de

un 5%, de los convocados a dicha reunión. Debido a esto se trabaja en un solo grupo.

Se presentaron empresas que principalmente trabajan con ingenieros de diferentes

especialidades (madera, civiles, informáticos).

En general se mencionaron las mismas inquietudes de parte de los empresarios: Buena

disposición para trabajar en conjunto con la Universidad, interés en integrar prácticas en sus empresas, tener una base de datos de egresados a la cual ellos puedan acceder,

realizar actividades de empresa abierta para que los estudiantes conozcan la forma real

de trabajar.

Se comentó que lo que se busca en especial en un profesional, es que posean

habilidades blandas, por lo que sería bueno que se desarrollara esa área en los

estudiantes. En general se reconoce como buena la preparación que entrega la UBB.

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Las preguntas realizadas y respuestas obtenidas fueron:

¿Por qué se motivaron a participar?

� La mitad responde que por que tienen compromiso con la Universidad ya que trabajan

en proyectos o colaboración entre ellos y la otra parte argumenta que le parece

interesante el tema a tratar y les interesa crear lazos de colaboración. Uno menciona el

deseo de vincularse con la Universidad, ya que a pesar de que es ex alumno de ella, no tiene contacto.

� Interés de conocer estudiantes e integrarlos a los procesos productivos.

� Canalizar a través de las áreas de RRHH la relación con las Universidades, prácticas laborales, etc., asumiéndolo como RSE.

� Buen canal para utilizarlo como herramienta para encontrar profesionales más idóneos.

¿Cuándo fue la última vez que se contactaron con la Universidad? ¿Cuál fue el motivo?

� Un asistente menciona que siempre se contacta con la universidad porque trabaja con ella y conoce docentes que le recomiendan egresados al momento de contratar

trabajadores, el resto diferencias de tiempo de un año, una semana y nunca.

¿Cuándo fue la última vez que visitaron el sitio web? ¿Por qué razón?

� Tres de los cuatro integrantes no la conocen y él que la visitó lo hizo ese mismo día por el trabajo que desarrolla con la UBB.

¿Cómo funciona el proceso de selección de personal en sus empresas?

� Revisión de CVs, a través de entrevistas e intuición política de dar oportunidad a personas sin experiencias.

� Tienen definido el perfil de cargos, tienen base de datos de CVs, entrevista con dos o

tres personas de la empresa y psicólogo.

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� Dos personas comentan que tienen un proceso de selección riguroso a través de trabajando.com y si no a través el diario, preselección de CVs, envío a la jefatura para

validarlo, selección sicológica en dinámica para ver su comportamiento y entrevista sicológica personal, entrevista con RRHH, entrevista con jefatura directa y exámenes

médicos si requiere.

¿Qué cosas podría entregarles la Universidad para facilitar sus procesos de selección?

� Sería bueno que la universidad tuviera una bolsa de trabajo y uno pudiera ser socio y

acceder a los postulantes.

� Se comenta que la universidad no “vende” a sus alumnos. “Uno no conoce a la gente

de la Universidad y ellos no conocen a las empresas”.

¿Qué cosas buscan en un profesional?

� Habilidades técnicas, habilidades sociales o personales, capacidad de realizar trabajos

en equipo, exposiciones, habilidades blandas, capacidad de retroalimentación.

� Lo técnico no es tan importante porque se va adquiriendo.

� Si es importante los conocimientos, pero más que temas específicos, es la base, la

orientación, ya que el enfoque es diferente orientados por ejemplo algunos a la investigación, otros a la administración.

¿Qué es lo primero que revisan cuando filtran a egresados por currículum?

� Depende del cargo, primero si tiene experiencia, sino a la foto y después a la entrevista.

� Basándose en gente sin experiencia, lo importante es que pongan fecha para ver la

permanencia en la universidad, las notas y otro tipo de actividades integrales que desarrollen como deporte, pastorales, etc. Referencias, aunque sea de experiencias en

otras áreas, practicas. Importante las practicas que han desarrollado, la investigación

(tesis), estado civil, ya que se solicita reinstalar en alguna región.

� El sueldo no es relevante ya que se le pregunta cuanto quiere ganar sin pensar en

quedar en el cargo si no, realmente cuanto quiere, ya que si no se le puede pagar lo que

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quiere, se le explica en cuanto tiempo y haciendo que puede llegar a ganar lo que el

espera.

� Solicita pretensiones de renta, si no aparecen se descarta el CV a menos que sea muy

interesante.

¿Ven diferencias entre egresados de la Universidad del Bio Bio y egresados de otras Universidades? ¿Cuáles?

� Si, acá se imparte investigación por lo tanto tienen más facilidad de insertarse y capacidad analítica, sobre todo en comparación con los institutos.

� Existen diferencias para bien y para mal y se orienta la búsqueda dependiendo del

puesto, para proyectos e ingeniería dura, UdeC, con el área administrativa es mejor UBB.

� Acá, el resultado del profesional es muy heterogéneo, a diferencia del de otras. Es

importante a propósito de ello evaluar la docencia en la universidad, ya que se detectan malas generaciones y afecta a las empresas.

¿Qué otras cosas podría entregarles la universidad para generar valor en sus empresas?

� Desarrollo de proyectos por ejemplo, hay muchos temas que se pueden enlazar,

además de los contactos en general. Desarrollo de tesis, prestación de servicios.

� Se trabaja en la investigación, la oferta de capacitación es muy limitada ya que todo eso lo puede desarrollar la universidad, llega poca información de lo que hacen.

Grupo Egresados. Sede Concepción

Lunes 28 de septiembre de 2009. De 19:00 a 20:00 horas

Se dividió la asistencia en dos grupos de 4 personas cada uno, de estos, un grupo resultó

tener experiencias positivas respecto a su estado laboral (todos trabajando) y el otro negativas (todos sin trabajo estable). Sin embargo a los del primer grupo también les

había costado un largo tiempo lograr encontrar trabajo, mientras que los del segundo,

habían egresado recientemente. A pesar de esto, las observaciones entregadas en las conversaciones fueron similares.

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Se observó disposición a participar con la Universidad para actividades con alumnos

actuales, y conciencia de que si la universidad mejora, su prestigio aumenta, y con esto el prestigio de ellos como profesionales también aumentará.

Comentaron que la Universidad usa métodos de enseñanza obsoletos en la práctica de lo que estudiaron lo que los pone en desventaja frente a otros profesionales que tienen competencias en nuevos métodos y tecnología.

Estaban en desacuerdo en cuanto a lo acogedora que es la Universidad con los alumnos ya que algunos dijeron que es muy cercana y otros opinan todo lo contrario.

Reconocieron la necesidad de que la Universidad realice un seguimiento de los egresados, y que pueda así brindar canales de contacto entre egresado y a la vez con

empresas que requieran profesionales.


¿Por qué se motivaron a venir?

� Les interesó el tema de inserción laboral, ya que les ha costado encontrar trabajo.

� Todos manifiestan un compromiso con la UBB y por eso han decidido estar presentes,

esperan que su presencia ayude a fortalecer los canales de comunicación entre la UBB y los egresados

� Entregar un feedback a la UBB sobre las falencias de sus profesionales y los procesos de inserción laboral.

� Sienten que su experiencia puede beneficiar a nuevas generaciones evitando que se

sigan cometiendo fallas en los procedimientos.

� Quieren retribuir de alguna forma los buenos momentos vividos en la UBB.

� Valoran la creación de redes de contacto que los ayuden a ellos y a nuevos egresados.

� Sienten que los profesionales de la UBB se asocian con habilidades técnicas más que

con otro tipo de habilidades en el mercado laboral.

� Necesidad de que la UBB juegue un rol protagónico en la difusión de las habilidades de

sus profesionales (que encuentre la manera de vender mejor a sus profesionales).

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¿Tienen algún interés en mantener el contacto con la Universidad?

¿Si es así por qué?

� Si, “somos nosotros los que le daremos la cara de la u, si somos buenos profesionales o no”.

� Solo se contactan con los profesionales si son exitosos para conseguir prácticas.

� Les gustaría venir a contar su experiencia a los nuevos alumnos.


� Constantemente, correo, empleos (es lo mismo que trabajando.com)

� El sitio web solo sirve para obtener información básica como números telefónicos, ninguno la visita con un fin más útil.

¿Invitamos a más de 100 egresados y sólo llegaron ustedes? ¿A que creen se debe esto?

� Creen que la universidad nunca generó lazos para insertar laboralmente a sus buenos

alumnos.

� Considera poco compromiso de la U con los estudiantes ya que “en la región no hay

mucho campo en esta área (estadística) y la única opción es irse a Santiago”.

¿Qué podría hacer la Universidad para que los egresados se sintieran más cercanos a ella?

� Establecer redes con empresas, ofertas de empleo en cada departamento.

� Debería entregar un seguimiento como egresados, que no los dejen botados en el

mundo laboral sin ningún tipo de asesoría ni ayuda.

� Mejorar los canales de difusión de sus actividades al público en general, para levantar el nombre de la institución y el rol que juega.

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¿Cuál es su mejor recuerdo de la universidad?

� Actividades deportivas, asistir a congresos financiados, actividades de esparcimiento.

¿Qué esperan de la Universidad en el futuro?

� Trabajar en la Universidad de planta, ya que realiza trabajos esporádicos para ella.

� Que la Universidad del Bío-Bío crezca ya que al aumentar su prestigio, les sirve a los

egresados.

� Que se actualicen en su forma de enseñar, más tecnológicos.

¿Volverían a elegir la misma Universidad para estudiar? ¿Por qué?

� Si, pero estudiaría otra carrera.

� Si, por que existe un buen trato entre todos los trabajadores y alumnos.

� A lo mejor estudiaría algo corto que le facilitara encontrar trabajo (institutos).

¿Cuánto tiempo pasó desde que salieron de la UBB y comenzaron a trabajar? ¿La UBB, directa o indirectamente ayudó? (alumnos, profesores, etc.)

� No están trabajando en forma estable, tres de cuatro alumnos están desarrollando

trabajos momentáneos para la misma Universidad (continuaciones de tesis u

investigaciones)

� Más de un año y medio, a excepción de un informático que cuando egresó ya tenía

varias ofertas.

¿Alguno tiene interés en seguir capacitándose en el futuro? ¿En la misma área en la cual se están desempeñando?

� Piensan que como no tienen experiencia y se especializan, se sobrevaloraran, por tanto no es conveniente.

� Ven como una herramienta útil ser capacitados en temas laborales para mejorar los

tiempos en los cuales logran insertarse en el mercado laboral.

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Grupo Empleadores. Sede Chillán

Viernes 2 de octubre de 2009. De 17:00 a 18:30 horas

Se presentaron 11 representantes de diversas áreas como educación (pública y privada), salud, empresas privadas, que se dividieron en dos grupos.

En general los empleadores demostraron gran interés en trabajar en conjunto con la

Universidad y entienden esta colaboración como mutua, ya que para ellos, el integrar

practicantes, entre otras actividades, les permite conocer a los profesionales que la Universidad prepara, abaratar costos, y otros beneficios que no conseguirían por sí

mismos.

Los empleadores que asistieron son aquellos que mantienen una estrecha relación con los departamentos de su interés en la Universidad, ya sea por que trabajan con ellos o por

relación al integrar practicantes.

Los empleadores participantes destacaron la calidad de los egresados de la Universidad

del Bío-Bío, incluso algunos señalaron que su preferencia es sólo trabajar con egresados

de esta Universidad.


¿Por qué se motivaron a participar?

� Como ex alumnos les interesa mantener el nexo con la universidad

� En términos generales les interesa la UBB como fuente de profesionales

� La relación con la carrera de educación básica es estrecha (directora de escuela), ya que recibe prácticas, proyectos de tesis, etc.

� Interés por el tema de la empleabilidad por que trabaja no con profesionales, pero si

con alumnos de universidades y en las casa centrales reciben practicantes. (Sodimac)

� Porque una de las grandes falencias del hospital es la profesionalización. Y la gran parte de los profesionales son de UBB. Tienen además convenio docente con la

universidad. Reciben prácticas para varias áreas (servicio de salud).

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� Todos los empleadores han tenido contacto con la UBB dentro de los últimos 6 meses.


� Ninguno ve el sitio web de la UBB como una herramienta útil de interacción.

� Solo se utiliza la web para buscar información sobre posibles postgrados o información

sobre las mallas de los ramos.

� No la visitan mucho, un mes atrás, para subir notas (los que hacen clases).

¿Cómo funciona el proceso de selección de personal en sus empresas?

� Procesos de selección eficientes y largos.

� A través de llamado a concurso.

� A través de los perfiles de los cargos se hace un pre selección, luego entrevista

sicológica y luego se forma un comité y se seleccionan tres y luego el director elige el que

quiera de los tres.

¿Qué cosas podría entregarles la Universidad para facilitar sus procesos de selección?

� De la UBB les gustaría que tuviera más relación con recomendaciones directas de altos cargos dentro de la UBB, que se potenciara los buenos profesionales en vez de tener que

realizar procesos de selección.

� Implementación de una bolsa de empleos, la UBB no vende sus alumnos, no hay

disposición de números de contacto para solicitar recomendaciones sobre buenos

alumnos para incorporar a las empresas.

¿Qué cosas buscan en un profesional?

� Trabajar en grupo, innovación, creatividad, persona capaz de adaptarse en distintos

ámbitos que se identifique con el proyecto educativo; Competente en su área, dominio de curso, manejo de disciplina.

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¿Qué es lo primero que revisan cuando filtran a egresados por currículum?

� La información a entregar debe ser general y no solo apuntar a la experiencia

relacionada con la carrera que estudiaron, ven con buenos ojos conocer gustos, hobbies y aptitudes de las personas.

� Dan mayor importancia a la entrevista que al CV.

¿Ven diferencias entre egresados de la Universidad del Bio-Bio y egresados de otras Universidades? ¿Cuáles?

� Sienten que el nivel de los profesionales de la UBB ha bajado bastante los últimos

años.

� Si, en la formación y parte valórica, los de la UBB son mas moldeables, con valores,

empatía, cordialidad, compromiso con su profesión. Se destaca la formalidad de UBB, se presentan a los practicantes, se entrega la documentación.

¿Qué otras cosas podría entregarles la universidad para generar valor en sus empresas?

� Mejorar el contacto de la UBB con los empleadores les dará una pauta de cómo se

deben desarrollar las carreras para una correcta inserción en el mercado laboral de los

egresados.

Grupo Egresados. Sede Chillán

Viernes 2 de octubre de 2009. De 19:00 a 20:30 horas

Este grupo es el que se presentó en mayor asistencia, reuniendo más de 12 egresados

los que fueron divididos en dos grupos.

En general, los alumnos reconocieron de la Universidad una buena calidad e indicaron sentirse comprometidos y motivados para colaborar con ella, sin embargo reconocieron

que no todos los alumnos siente ese compromiso, argumentando que en necesario crear

lazos de vinculación entre alumnos y la Universidad, ya que observan que aquellos que se sienten comprometidos son quienes vivieron “experiencias integradoras” en sus años de

estudio (centros de alumnos, grupos voluntarios de deporte, sociales, religiosos, becas, viajes a seminarios, etcétera).

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Las opiniones entregadas muestran coincidencia con las de los Egresados de la Sede de

Concepción, pero además destacaron la calidad humana del personal de la universidad (el trato de los docentes y administrativos hacia los alumnos). Concuerdan con la

necesidad de mantener relaciones con la Universidad y disponer de alguna base de datos o conexión en donde se puedan encontrar información de egresados, y también de

empresas que busquen profesionales para contratar.

Además mencionaron lo importante que es que la Universidad reconozca a sus

egresados, realizarle seguimientos, ofreciéndoles descuentos o facilidades para realizar estudios de post grados y enviándoles información referente a las actividades que la

Universidad realiza.


¿Por qué se motivaron a venir?

� Para ayudar a mejorar las mallas de los ramos, retribuir a la UBB lo que les entrego,

sienten un gran cariño por la institución y ven estas instancias como la posibilidad de ver a

sus ex compañeros.

� Todos ven como una necesidad mantener el contacto con la UBB y sienten que de una

u otra manera volverán a esta.

� Siempre estuvo interesada en contribuir con la UBB.

� Compromiso con la carrera, porque ella sabe que cuesta el tema del compromiso con

los alumnos, hace clase también y siempre ve que cuesta que se motiven.

� No conocía los objetivos de la reunión, pero se siente comprometida, porque hace

actividades de docencia.

� Agradecimiento a la UBB, porque le ha dado muchas oportunidades, a través de becas

y otros.

� Compromiso por que participo en centro de alumnos, acreditaciones, charlas concejo

de escuela, agradecida de la formación y su carrera, rica relación con los docentes.

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¿Tienen algún interés en mantener el contacto con la Universidad? Si es así ¿Por qué?

� Si, algunas trabajan en la UBB.

� En sus trabajos reciben practicantes de UBB.

� Le gustaría porque tiene una linda experiencia, pero no se ha dado la oportunidad.

� Siempre ha mantenido el contacto haciendo trabajos de verano o colaborando en lo que

sea.


� Tres semanas; un mes invitada para asistir a un seminario; busca libro y para la acreditación de la Universidad.


� La semana pasada para buscar un libro.

� Antes de venir ya que quería averiguar, pero siempre ingresa porque trabaja en UBB.

� Constantemente la revisa, nunca en el link de los egresados pero si visita la pagina.

� Ocasionalmente para leer noticias de la universidad.

Invitamos a más de 100 egresados y sólo llegaron ustedes ¿A que creen se debe esto?

� Por desmotivación a muchos no les interesa ser parte de la universidad, no todas se comprometían porque querían estar en otra universidad.

� Por sentido de pertenencia, quieren solo salir y no agradecen de donde vienen a no ser

que vivan experiencias integradoras como centro de alumnos, federación, de todas

formas depende de la carrera y la calidez que los docentes les entreguen a los alumnos. Para los alumnos no es una prioridad, porque piensan en que ganan al venir.

� Puede ser que los ex alumnos se sientan usados ya que solo los llaman cuando

necesitan cosas como la acreditación, pero nunca se ve una retribución.

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¿Qué podría hacer la Universidad para que los egresados se sintieran más cercanos a ella?

� La UBB no le presta suficiente atención a los mechones, por esto ellos se retiran de la universidad durante los primeros años.

� Las entidades de comunicación o difusión de la UBB chillan no manejan la información

que los alumnos y egresados requieren

� Mas nexo, comunicación, transmitir información del acontecer.

� Mejorar el tema de los canales de comunicación, mejorar los servicios para los

egresados (biblioteca), podría explotar la continuidad de estudios, post-grados, presentar

vías de facilidades, informar los plazos, difundir la bolsa de trabajo, hacer una plataforma para ingresar CVs para los egresados, porque habitualmente se hace la petición por

contactos, pero no hay una base de datos que los empleadores puedan ver varios CVs y seleccionar, incluir a los proyectos de asistencia técnica a los ingresados que están sin

pega, dar algún beneficio para los ex alumnos como descuentos en el arancel o matricula

de post grado.

¿Cuál es su mejor recuerdo de la universidad?

� Hicimos una jornada científica cuando éramos primer año; participación en la

comunidad católica de la U, ya que le ayudo mucho en la formación personal y aun mantiene los contactos.

� Los mejores recuerdos tienen que ver con las relaciones humanas entre profesores, alumnos y personal.

� El apoyo de los profesores al presentar un proyecto, postular a una beca, a pesar de

que ellos no ganan nada pero de todas forma lo hacen, actividades de la semana de los

alumnos.

¿Qué esperan de la Universidad en el futuro?

� Es compartido, ambos deben tratar de mantener los nexos; seguir estudiando en la UBB; colaborar mutuamente en que recomienden personal, tanto alumnos como

egresados; ofrecer más variedades de post títulos, y que como egresados nos den facilidades.

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¿Volverían a elegir la misma Universidad para estudiar? ¿Por qué?

� Todos sienten que volverían a estudiar en la UBB y que le sugerirían a sus hijos ingresar a esta universidad.

� Si, a pesar que considera que la UBB tiene bastantes falencias, pero hace el esfuerzo por hacer las cosas bien; elegiría la misma Universidad pero en Concepción.

� Si por que vive En Chillan y le gusta; si, a pesar de que cuando recién ingreso no le

gustaba la infraestructura y se lo cuestiono mucho y actualmente tiene la camiseta muy

puesta por la UBB, siempre la defiende cuando dicen que otras son mejores que esta, la universidad financiaba gran parte de la asistencia a congresos y otros.

� A pesar de la pobre infraestructura la calidad humana es excelente, los profesores son

cercanos.

¿Cuánto tiempo pasó desde que salieron de la universidad y comenzaron a trabajar? ¿La universidad, directamente o indirectamente ayudo? (alumnos, profesores, etc.)

� Sienten que las redes de contacto y los centros de alumnos les han ayudado mucho en

la inserción laboral.

� De inmediato, la UBB lo ayudó con algunos datos.

� Dos meses, consiguió sola.

� Tres a cinco meses, a lo mejor en forma indirecta por que hizo algunas prácticas donde trabaja.

� Seis meses, sola, pero luego cuando entro a trabajar a la UBB fue porque el jefe de carrera la llamó.

� Dos meses, y uno de los trabajos fue por contacto de la UBB.

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4.2. CLASIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES RECOPILADAS E N EL FOCUS GROUP

Grupos de Trabajo Focus Group

Necesidades y Colaboración

Cada usuario manifestó múltiples necesidades con respecto a la Universidad, sin

embargo también manifestaron la posibilidad de colaborar con ella en distintas áreas.

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Grupo Empleadores

Los Empleadores mencionaron que existen necesidades, sobre todo de información, que la universidad puede satisfacer, pero también, las empresas podrían desarrollar actividades en colaboración (alianzas).

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Grupo Egresados

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Los Ex Alumnos reconocieron que existen necesidades, sobre todo de integración, que la

Universidad puede satisfacer, a su vez, manifestaron compromiso y disposición por ayudar al crecimiento de la Universidad aportando algunas ideas, en las que están

dispuestos a colaborar.

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4.3. ENTREVISTAS

4.3.1. Descripción de la Actividad

Se realizó un set de entrevistas con las personas involucradas con el Sistema de Gestión.

En primer lugar se entrevistó a Don Sergio Araya, Jefe Unidad de Aseguramiento de la Calidad, para conocer el actual procedimiento de recopilación de encuestas de

satisfacción de egresados y empleadores de la CNA, sus impresiones respecto a este y

como mejorarlo. Posteriormente se entrevistó a diversos Jefes de Carrera tanto para

conocer sus impresiones referentes al sistema de encuestas de satisfacción, como también en cuanto a sus requerimientos de información para el Sistema de Gestión.

Los Jefes de Carreras entrevistados se seleccionaron a partir de las sugerencias del Sr.

Sergio Araya.

4.3.2. Resultados

Sergio Araya, Jefe Unidad de Aseguramiento de la Ca lidad

De la entrevista con el Sr. Araya se obtuvo la siguiente información:

• Se requiere una respuesta promedio de 30 egresados por carrera. Este proceso toma

en promedio entre 1 y 2 meses. La responsabilidad de conseguir estas encuestas recae sobre el Jefe de Carrera, quién es en la mayoría de los casos el responsable del proceso

de acreditación.

• Cada carrera funciona de distinta manera, mientras en algunas la respuesta es muy buena, por ejemplo Enfermería y Nutrición, en otras es muy lento, sobre todo en las

ingenierías.

• El procedimiento es el siguiente: Cada carrera crea una base de datos con sus

egresados y los ingresan al sistema. Posteriormente se le envía un correo automático al

egresado solicitando que responda la encuesta.

• El sistema de las encuesta está funcionando desde este año, y no presenta problemas. Es un gran avance en comparación al sistema antiguo, realizar las encuestas en papel.

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• Algunas de las mejoras que cree pueden hacerse son:

o Las preguntas que dependan de respuestas previas, solo se muestren en caso de ser

necesario.

o Definir cuanto tiempo se demora alguien en contestar la encuesta.

o El jefe de carrera les solicite a los alumnos que contesten la encuesta.

• Es más difícil lograr que los empleadores completen las encuestas.

• Una métrica para cuantificar el éxito del proceso es el número de encuestas que se

completan.

Manuel Crisosto. Jefe de Carrera de Ing. Ejecución Informática.

De la entrevista con el Sr. Crisosto se obtuvo la siguiente información:

• Una ventaja del actual sistema es que el Jefe de Carrera debe tener la información de

contacto de los egresados.

• En su experiencia, envió 75 correos a egresados, sólo respondieron 10. Luego volvió a insistir y llegó a 47. De los 47 que respondieron, sólo accedieron 26 a contestar la

encuesta.

• El egresado siente que ahora lo contactan sólo porque la Universidad necesita algo.

• Una forma de motivar a los egresados sería que el Departamento los invite a charlas

especializadas o programas de Magister. Un problema sería que la masa de ex-alumnos no está en Concepción.

• En cuanto al sistema lo ideal sería que sea personalizado, que el alumno sienta que una

persona le pide algo no una máquina.

• Sobre los empleadores no sabe cómo hacerlo, porque no tienen una lista de empleadores suficientes. Actualmente tiene solo 7.

• Para lograr llegar a un empleador lo debe hacer a través de algún alumno de su carrera.

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Fernando Morales. Jefe Carrera Contador Auditor De la entrevista con el Sr. Morales se obtuvo la siguiente información: • Les ha ido mal con las encuestas. A muchos de los alumnos no les pueden enviar correos ya que los correos de la UBB no llegan ni a gmail ni a hotmail. • Un tiempo tuvieron un Centro de Egresado que realizó el trabajo, funcionó bien porque se juntaban, pero después se desintegró y ahora no hay vínculos con los egresados. • Cree que como medida de motivación se podrían generar políticas de descuentos a los egresados. Además se les podría dar charlas permanentes de actualización • De 500 egresados, no más de 15 o 20 participan. • Las encuestas online es mejor que como estaban antes. • Una mejora sería agregar en la encuestas la opción de guardado y continuar después. Luis Muñoz. Jefe de Carrera Ing. Electrónica. De la entrevista con el Sr. Muñoz se obtuvo la siguiente información: • En su carrera les ha ido bien con las encuestas a los egresados: tiene 107 encuestas. No así con los empleadores ya que no tiene grandes contactos con los empleadores ya que la mayoría de sus alumnos trabajan en CGE. • En general sus egresados son fáciles de ubicar, no se cambian de pega y se encuentran repartidos en pocas empresas. • Se reunieron el año pasado en un gran número en una comida. Karina Rojas. Jefe de Carrera Ing. Civil Informátic a De la entrevista con la Sra. Rojas se obtuvo la siguiente información: • En su experiencia ha visto poca participación e interés de todos los actores involucrados. Tienen baja respuesta de empleadores, ya que el empleador no está comprometido con la Universidad, para ellos es un trámite. Tratan de influenciarlo a través de los egresados que se encuentran trabajando. • Encuentra que falta personalización del sistema que envía las encuestas. Las personas que las reciben desconfían del correo que les llega. No se refleja que es un correo institucional. Además hay correos como Gmail y Hotmail a los cuales no llega la encuesta.

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• En cuanto a las falencias del sistema que podrían estar impidiendo un mayor número de respuestas cree que no están bien la redacción de las preguntas. Las encuestas dicen que es posible omitir respuestas, pero el sistema no lo permite. Falta la opción que las personas puedan grabar sus respuestas y responder por partes. La encuesta online no es tan amistosa ni interactiva. • Por otra parte también ve falencias en la información que entrega el sistema a la Universidad: El sistema no indica si el correo llegó exitosamente. Los profesores no saben cuántas personas contestan por carreras. Es engorroso saber quiénes respondieron y quiénes no. Además los resultados que entrega no sirven para dar respuesta al análisis de requerimientos que se necesitan. Los datos se deben exportar a Excel. • Algo que considera muy importante es que no saben que dificultades tienen egresados y empleadores para realizar la encuesta. Docentes y alumnos se comunican ya que están en la misma Universidad. • Considera que para que el sistema tenga éxito, tiene que ser muy fácil para los egresados y empleadores. Si es complicado, es fácil que no respondan. Es necesario que el mansaje sea claro, que se sepa que es la Universidad. Es importante motivar a que contesten. 4.4. Validación de la Propuesta de Necesidades def inidas por la Comisión de Inserción Laboral 4.4.1. Descripción de la Actividad Para validar la propuesta de necesidades definidas por la Comisión de Inserción Laboral y autoridades universitarias, se realizaron las siguientes actividades: 1. Se entrevistó a Don Gabriel Hernández, autor del documento Diagrama de vinculación con el medio, centrado en las necesidades de los clientes. 2. Se aplicaron encuestas a los asistentes a los Focus Group, para evaluar el grado de importancia que le daban a cada uno de los ítems propuestos en el Diagrama de Vinculación y conocer si faltaban algunos ítems de importancia. 3. Se publicó la misma encuesta en Internet y se envió un mail a Egresados y Empleadores invitándolos a responder la encuesta, para aumentar el número de encuestados y tener así una muestra más representativa.

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4.4.2. Resultados 4.4.2.1 Entrevista a Gabriel Hernández De la entrevista con el Sr. Gabriel Hernández se obtuvo la siguiente información: • El entrevistado comentó que el Modelo de vinculación surgió al percatarse que la Universidad no se estaba centrando en las necesidades de sus Clientes. • Definió entonces como Clientes a Egresados y Empleadores, identificando para cada uno sus necesidades de información y agrupándolas en categorías. • La información que utilizó en su modelo nace de sus propias creencias, basadas en su experiencia. No hay ningún estudio específico que confirme estos datos. 4.4.2.2 Encuestas a Egresados y Empleadores Se aprovechó la instancia de los Focus Group para aplicar encuestas a Egresados y Empleadores. En total se obtuvieron 12 encuestas de Empleadores y 19 de Egresados. Posteriormente a través de la encuesta On-line se completó un total de 23 encuestas de Empleadores y 618 de Egresados. Resultados Empleadores

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Frente a la Pregunta ¿Agregaría algo? Se obtuvieron las siguientes respuestas: � La necesidad de gatillar en las personas, nuevos profesionales la pasión por el cambio, por renovarse y mantenerse competente. � Preocuparse de la rigurosidad en la formación integral de la persona.

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Frente a la Pregunta ¿Agregaría algo? Se obtuvieron las siguientes respuestas: � Investigación. � Nos faltan efectivamente alianzas en diferentes ámbitos especialmente tecnológicos y científicos.

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Frente a la Pregunta ¿Agregaría algo? Se obtuvieron las siguientes respuestas: � Pasantías docentes. � Que podemos integrar este tipo de ofertas en los nuevos convenios docentes asistenciales. � Informarse con las instituciones que ofrecen trabajo sobre las cualidades y necesidades actuales. ¿Existe algún tipo de información distinta a la men cionada a la cual le gustaría tener acceso? � Biblioteca Técnica y Trabajos de Investigación � Base de datos de egresados que busquen trabajo con una breve descripción de su perfil. � Magister, postgrado � Correos de información y mantener informados de actos de la UBB � Como es la relación de alumnos que egresan y alumnos que efectivamente están actualmente trabajando. Ingeniería en Alimentos. Resultados Egresados

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Frente a la Pregunta ¿Agregaría algo? Se obtuvieron varias respuestas, pero la mayoría se referían a tópicos incluidos en otras secciones de la encuesta, o comentarios referentes no necesariamente a requer imientos de información. Las respuestas no contenidas en los ít ems propuestos fueron: � Solicitud de documentos en línea. � Mayor promoción de la Universidad a nivel regional y nacional, importancia y utilidad de sus carreras, y calidad de sus egresados como aporte a las distintas empresas. � Acceso a material de biblioteca, papers de profesores, sugerencias de artículos y libros para actualización, congresos (no sólo de la UBB), seminarios, jornadas de discusión con profesores y alumnos de temas pertinentes a la carrera. � Indicar formas de colaborar con la Universidad.

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Frente a la Pregunta ¿Agregaría algo? Se obtuvieron las siguientes respuestas pertinentes:

� Prácticas obligatorias conseguidas por la Universidad. � Red de contactos con todos los egresados de la UBB. � Posibilidades de desarrollo en áreas de investigación � Ayudantías.

� Ferias laborales. � Ranking de salarios por carrera, ayuda para enfrentar entrevistas de

trabajo y primer trabajo. � Encuentros con empresas.

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Frente a la Pregunta ¿Agregaría algo? Se obtuvieron las siguientes respuestas pertinentes: � Acceso a Tesis � Posibilidad de sugerir temas para cursos Requerimientos de Información Egresados

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Requerimientos de Información Egresados Frente a la Pregunta ¿Agregaría algo? No se obtuvie ron respuestas pertinentes.

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Requerimientos de Información Egresados

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Requerimientos de Información Egresados Frente a la Pregunta ¿Agregaría algo? Se obtuvieron las siguientes respuestas pertinentes: � Charlas de ex alumnos a alumnos � Intercambios con otras universidades � Posibilidad de trabajar en conjunto con la Universidad asesorando y dando servicios a empresas.

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Finalmente, frente a la pregunta ¿Existe algún tipo de información distinta a la mencionada a la cual le gustaría tener acceso?, las respuestas pertinentes fueron: � Acreditación de programas y carreras. � Proyectos de investigación. � Portal ex alumnos con la base de datos de contacto. � Proyectos concursables. � Contactos con expertos de nivel mundial. � Pasantías al extranjero. � Estudios comparativos de la UBB con el resto de las universidades. � Evaluación de los profesores. � Noticias de las escuelas. De las preguntas abiertas de esta encuesta surgieron varias respuestas con sugerencias y comentarios importantes de Egresados, por lo que se recomienda revisarlas una a una. Por ejemplo algunas de estas son: � El egresado podría tener la opción de solicitar que los tópicos que sean de su interés les lleguen a su e-mail. Y además si la Universidad desea mandarle alguna información, esta sea pertinente y con un correo personalizado. � Mantener el correo institucional a los egresados. � Algunos egresados cometan que ya han respondido encuestas de este tipo anteriormente y les causa molestia que la Universidad no les envíe los resultados, ni las mejoras conseguidas, ni ver que se toman en cuenta sus opiniones. � Algunos egresados sienten que la Universidad se contacta con ellos sólo cuándo necesita algo, envés de preocuparse por mantener un contacto constante. La Universidad debiera plantear una estrategia de agregar valor en el largo plazo, generando una mayor fidelización de sus clientes alumnos, implementando algunas de las ideas sugeridas como invitación constantes a charlas de actualización, jornadas de discusión con expertos, acceso a material de la biblioteca, tesis, papers de profesores, cursos e-learning de inglés, etcétera.

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4.5. VISITA A CENTRO DE INNOVACIÓN PROFESIONAL DE LA UNIVERSIDAD DE LA FRONTERA 4.5.1. Descripción de la Actividad El día 5 de noviembre del 2009 se realizó una visita, junto a la Sra. Elizabeth Grandon, al Centro de Innovación Profesional (CIP) de la Universidad de La Frontera con el objetivo de conocer su experiencia en relación al trabajo que realizan para generar lazos de cercanía con sus egresados. En el CIP fuimos recibidos por la Srta. Belén Cornejos, encargada del Área de Titulados del CIP y por el Sr. Juan José Gutiérrez, Director del Centro. Finalmente dos alumnos egresados de la Universidad expusieron su experiencia trabajando con el “Círculo de Titulados”, una iniciativa que nace bajo el CIP. 4.5.2. Resultados De la visita a la Universidad de la Frontera pudimos obtener las siguientes conclusiones: • La Universidad de la Frontera enfrenta una situación similar a la Universidad del Bío Bío. Los egresados sienten que la Universidad no se preocupa de ellos y sólo los contacta cuando necesita algo. • El CIP utiliza las redes sociales para lograr una mayor cercanía con sus egresados, pero su uso no va más allá del uso normal. • La estrategia el CIP es comenzar a trabajar con un pequeño grupo de egresados, generar una cercanía con ellos y luego comenzar a expandir su gestión. Plantean que les sería imposible gestionar actualmente a todos los egresados que tiene la Universidad. • Intentan cambiar el paradigma tradicional y no esperar a que un alumno salga de la Universidad para comenzar a “trabajar” en mejorar la relación él. Plantean que un alumno que está apunto de titularse en unos meses será egresado, entonces ¿Por qué no comenzar a trabajar con él en ese momento que aún está en la Universidad? • El CIP lleva muy poco tiempo en operación, menos de un año, por tal razón es difícil predecir si tendrán el éxito esperado.

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5. CONCLUSIONES FINALES Las principales conclusiones que se obtuvieron a través de todas las actividades realizadas fueron las siguientes: • Cada carrera es un mundo distinto y la relación con sus egresados es diferente en cada una de ellas. • En general los egresados aún cuando no estén muy ligados a la Universidad, un porcentaje si tiene un sentido de pertenencia y está dispuesto a colaborar. En especial en aquellas carreras en que se han preocupado por mantener contacto con ellos siempre, no sólo ahora que necesitan que llenen las encuestas de acreditación. • En general ninguna carrera tiene lazos muy fuertes con empleadores y la principal forma que utilizan para acercarse a ellos es a través de los egresados que se encuentran trabajando en sus empresas. • Existe un grupo con muy buena disposición para trabajar en colaboración con la Universidad, tanto de empresas como de egresados, en especial los relacionados con la Sede Chillan. Los egresados reconocen mas cercanía y preocupación de la Universidad (mencionando tanto a docentes como administrativos) por el alumnado, y de la misma forma, los empleadores son mas enfáticos al reconocer la calidad de los profesionales que se forman en Chillan que en Concepción. • Los egresados sienten que la Universidad sólo se preocupa de ellos cuando necesita algo, lo cual a muchos los desmotiva a colaborar. • En las entrevistas y focus group, se mencionó varias veces que la Universidad podría realizar gestor para mostrar a sus egresados una preocupación hacía ellos, se repetían ideas como: Acceso a la biblioteca, poder acceder a áreas deportivas de la universidad, descuentos para estudios de posgrados e invitaciones a actividades culturales. • El focus group no sólo arrojó información sobre las opiniones de egresados y empleadores, sino que demostró en la práctica, la poca disposición de ambos por responder ante solicitudes de la universidad. En un principio se les invitó en forma aleatoria, pero debido a la prácticamente nula respuesta, se debió invitar a aquellos con los cuales existía un lazo previo. • Realizar las encuesta de acreditación de manera online versus hacerlo en papel como se venía haciendo es una mejora al proceso. No obstante el sistema puede y debe ser mejorado si se desea obtener una mejor respuesta.

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• Se identificaron mejoras al sistema actual de encuestas online de la CNA que se proponen realizar, como por ejemplo: o Las preguntas que dependan de respuestas previas, deben ser sólo mostradas al usuario cuando sus respuestas previas así lo indiquen. o Es necesario buscar formas que personalicen el sistema y que la persona que deba llenar una encuesta no sienta que es una maquina la que le habla. Debe sentir que hay personas preocupados de su opinión. o El sistema debiera permitir a los usuarios llenar la encuesta por etapas, pudiendo estos guardar sus respuestas y finalizarla en un tiempo posterior. o El correo se envía automáticamente a las personas invitándolas a llenar una encuesta debiera indicar claramente que es un correo institucional y debiera permitir al Jefe de Carrera poder personalizarlo. o El sistema debe poder efectivamente dar la posibilidad al usuario de omitir respuesta en el caso que la encuesta así lo indique (esto es un error en la actualidad). o El sistema debiera permitir al Jefe de Carrera poder ver fácilmente quienes han respondido y quienes no las encuesta. Esto con el objetivo que pueda motivar, a quienes no han respondido, a hacerlo. o También se deben buscar formas de hacer que la encuesta resulte más amistosa y que motive, o al menos no asuste, a las personas al momento de llenarla. • Las encuestas realizadas para validar la propuesta de necesidades definidas por la comisión de inserción laboral mostraron que esta fue acertada, ya que todas las necesidades expuestas, son necesidades reales, en diferentes medidas, tantos de los egresados como empleadores. • Los resultados obtenidos en las encuestas para validar las necesidades definidas por la comisión de inserción laboral, al indicar el nivel de importancia que dan tanto los egresados como los empleadores a cada necesidad, debieran servir para organizar la información en los portales web según la importancia que le asignan los usuarios. Por ejemplo, necesidades muy importantes deben ocupar un lugar destacado versus aquellas que resulten menos importantes.

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ANEXO 1. PREGUNTAS GUÍA FOCUS GROUP EMPLEADORES 1. ¿Por qué se motivaron a participar? 2. ¿Cuándo fue la última vez que se contactaron con la Universidad? ¿Cuál fue el motivo? 3. ¿Cuándo fue la última vez que visitaron el sitio web? ¿Por qué razón? 4. ¿Han visitado la web de alguna otra Universidad? ¿Cuál fue la razón? 5. ¿Cómo funciona el proceso de selección de personal en sus empresas? 6. ¿Qué cosas podría entregarles la Universidad para facilitar sus procesos de selección? 7. ¿Qué cosas buscan en un profesional? 8. ¿Qué es lo primero que revisan cuando filtran a egresados por currículum? 9. ¿Ven diferencias entre egresados de la Universidad del Bío-Bío y egresados de otras Universidades? ¿Cuáles? 10. ¿Qué otras cosas podría entregarles la universidad para generar valor en sus empresas? 11. En el mundo ideal, ¿Cuál debiera ser la relación entre las Universidad y su empresa? 12. ¿Ven necesidad de vender su empresa a los egresados?

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ANEXO 2. PREGUNTAS GUÍA FOCUS GROUP EGRESADOS 1. ¿Por qué se motivaron a venir? 2. ¿Tienen algún interés en mantener el contacto con la Universidad? Si es así ¿por qué? 3. ¿Cuándo fue la última vez que se contactaron con la Universidad? ¿Cuál fue el motivo? 4. ¿Cuándo fue la última vez que visitaron el sitio web? ¿Por qué razón? 5. ¿Invitamos a más de 100 egresados y sólo llegaron ustedes? ¿A que creen se debe esto? 6. ¿Qué podría hacer la Universidad para que los egresados se sintieran más cercanos a ella? 7. ¿Cuál es su mejor recuerdo de la universidad? 8. ¿Qué esperan de la Universidad en el futuro? 9. ¿Volverían a elegir la misma Universidad para estudiar? ¿Por qué? 10. ¿Cuánto tiempo pasó desde que salieron de la universidad y comenzaron a trabajar? ¿La universidad, directamente o indirectamente ayudo? (alumnos, profesores, etc.) 11. ¿Alguno tiene interés en seguir capacitándose en el futuro? ¿En la misma área en la cual se están desempeñando?

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ANEXO 3. PREGUNTAS ENCUESTA DE VALIDACIÓN EMPLEADOR ES

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ANEXO 4. PREGUNTAS ENCUESTA DE VALIDACIÓN EGRESADOS

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ANEXO 5. RESPUESTAS A PREGUNTAS ABIERTAS ENCUESTA D E VALIDACIÓN EGRESADOS

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ANEXO 6. RESPUESTAS A PREGUNTAS ABIERTAS ENCUESTA DE VALIDACIÓN EMPLEADORES

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