DISEÑO DE UN SISTEMA DE EVALUACIÓN PARA MATERIALES DE PRUEBA.

TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

PROYECTO FINAL

JORGE A. CORTES CANTU 27015957

MTRA. MAYRA LARA

MARZO 2011

Origen de la Necesidad

Actualmente Industrias Tuk, no cuenta con un sistema organizado e histórico referente a las evaluaciones de materiales de prueba con su resultado claro de forma oportuna para la toma de decisiones.

El Sistema Total, por lo tanto será un sistema de información claro y organizado que formalice el proceso de evaluación de los materiales de prueba de tal manera que se genere un reporte en automático para la Gerencia de Materiales y se comunique a la Dirección General.

SUBSISTEMAS

Recepción Análisis de Laboratorio Informática

MEDIO

Escasez de materiales derivados del petróleo. Aumento de precio de los derivados del petróleo. Aumento de precio del hule natural. Avances en la elaboración de resinas involucrando nuevos

procesos de fabricación. Ambiente constante de reducción de costos de las empresas. Reducción de fuentes de obtención de las materias primas. Verificación constante de especificaciones. Normas ambientales internacionales mas estrictas, ej.REACH Aumento de alternativas de origen asiático. Competidores elevando cada vez más sus estándares de

calidad. Número cada vez más reducido de proveedores de materiales

funcionales y económicos.

Propósito o Misión del sistema Darle el protocolo necesario al proceso de

evaluación de materiales de prueba para obtener un registro claro y oportuno de sus resultados y así eficientar la toma de decisiones.

OBJETIVOS PARTICULARES DE CADA SUBSISTEMA: • Recepción: Recibir y resguardar los materiales de prueba en un área

especifica dentro del laboratorio para esperar su captura.• Análisis: Determinar si el material de prueba resulta ventajoso de

implementar o en el caso de cintas establecer sus ventajas competitivas frente a nuestro catálogo.

• Informática: Registrar los datos más relevantes concernientes al material de prueba a evaluar, asignarle un número de tarea y responsable de la evaluación. Integrar de forma clara el resultado final de la evaluación del material de prueba.

ELEMENTOS DEL SISTEMA

Entradas: Solicitudes de evaluación de Materias primas, Intermedios, Adhesivos o cintas adhesivas.

Recursos: Equipo de medición de laboratorio, reactivos, factor humano: Laboratoristas.

Costos: Electricidad, sueldos. Salidas: Evaluación realizada, generación del

reporte formal. Resultados y/o Beneficios: Satisfacción de la

Gerencia de Investigación y por ende de la Dirección general, posibilidad de reducción de costos, identificar nuevas ventajas competitivas.

Programas, subprogramas y actividades

Logística inicial: Recepción, identificación y asignación del material de prueba a evaluar.

Análisis Detallado: Elaboración y comparación del análisis infrarrojo vs. muestra o material

estándar. Elaboración de adhesivo de prueba y adhesivo de formulación estándar. Elaboración de ensayo a nivel laboratorio que simule la cinta de la familia a la

que pertenece el material. Determinación de propiedades adhesivas, de pegajosidad y cohesión de

ambas muestras. Envejecimiento acelerado de las muestras. Determinación de las mismas propiedades después de envejecimiento. Elaboración de tabla comparativa de promedios.

Manejo de la Información Generada: Envío de reporte preliminar al Investigador. Toma de decisión acerca de si la evaluación fue positiva. Envío de reporte completo al Gerente de IYD. Toma de decisión final.

Agentes, autores de decisión y administradores

Agentes – Laboratoristas, encargados de llevar a cabo todas las pruebas que los investigadores consideren necesarias de evaluar a los materiales de prueba.

Autores de Decisión – Investigadores, quienes serán los que reciban de parte de los Laboratoristas los resultados de las pruebas realizadas a los materiales de prueba y serán quienes juzgarán la viabilidad de su compra.

Administradores – Jefe de Servicios, a cargo de las labores de informática y definición del material a evaluar, así como de exponer los resultados reportados por los investigadores a la Gerencia de IYD.

Atributos, criterios o medidas de eficacia para evaluar el logro de los objetivos.

Indicadores de cumplimiento: Cumplimiento del programa de evaluación de materiales mensual.

Indicadores de eficiencia: Tiempo de evaluación de un material de prueba. Periodo de implementación de un nuevo material a un producto de línea, Número de materiales evaluados en un tiempo determinado.

Indicadores de eficacia: Grado de satisfacción de los clientes con relación a las solicitudes. Evaluación del desempeño en las actividades desarrolladas en un periodo.

FASE IDISEÑO DE POLITICAS Y PREPLANTEAMIENTO

Definición del problema Comprensión de las cosmovisiones de

los clientes y proveedores. Establecimiento de los objetivos:

Moralidad del sistema. Búsqueda y generación de alternativas.

FASE IDiseño de políticas o Pre planteamiento

Definición del problema: Actualmente el departamento de Investigación y Desarrollo de

Industrias Tuk recibe las solicitudes de evaluación de materiales de prueba vía electrónica. El material es recibido por el almacén de MP, quien informa a los investigadores de su llegada. Los investigadores informan al gerente de IYD quien asigna vía correo la tarea de evaluar un material de prueba y solicita informar los resultados sin un reporte establecido y formal, lo que ocasiona que muchas veces que la información esté incompleta o que no se lleve a cabo un mismo patrón de análisis.

El proceso de toma de decisiones es largo e ineficiente. No se cuenta con un archivo electrónico de solicitudes que categorice las evaluaciones y que sirva de registro electrónico histórico que prevenga de los retrabajos. Con este sistema se pretende tener una herramienta de consulta y de evaluación sistemática que provea de las razones para aprobar o no un nuevo material en el menor tiempo posible.

Comprensión de las cosmovisiones de los clientes y planificadores.

De los clientes: Se buscará acoplar el proceso de evaluación de acuerdo a los tiempos que la Gerencia de Materiales establece como necesarios para dar una respuesta. Sin embargo están a favor de que se formalice la evaluación y se lleve un registro histórico.

De los planificadores: La visión del sistema propuesto abarca el enfoque de la optimización de recursos y coincide con la estrategia del negocio, además de que propone un marco de elaboración estandarizado que requerirá de la implementación de nuevas formas de trabajo ya aceptadas por los involucrados.

Establecimiento de los objetivos: Moralidad del Sistema.

Necesidades y deseos: Claridad, objetividad, Eficiencia, ética.

Expectativas: Ser suficientemente robusto como para homologar las diferentes formas de trabajo de las personas que llevan a cabo las evaluaciones y los reportes de dichos procedimientos.

Sustituciones, intercambios y prioridades: Que la información suministrada sea lo más completa posible y que por lo mismo el intercambio de resultados sea claro y confiable. La prioridad principal es empezar con el archivo de información resultante de las evaluaciones.

Moralidad: Las actividades deberán ser llevadas a cabo siempre con la mayor ética profesional y sin tener intereses de por medio que arriesguen el buen nombre de la organización.

Búsqueda y generación de alternativas.

Archivo de reportes de forma física, ya sea en carpetas o legajos organizados por familia de materiales y por código consecutivo.

Llenado de bitácoras especiales e individuales de cada investigador constituyendo un archivo diferente y administrado sin un patrón establecido.

Desarrollo de un sistema integral e informático que almacene la información relevante de cada material de prueba que se recibe y con su correspondiente reporte formal de su evaluación.

FASE IIEVALUACION

Evaluación de Alternativas Proceso de elección

FASE II EVALUACION

Identificación de salidas, atributos, criterio y escalas de medición. Cumplimiento de por lo menos el 90% del programa de evaluaciones de materiales contemplado por

el área de Abastecimientos, revisando mensualmente su avance. VARIABLE NUMERICA CONTINUA ESCALA DE MEDICION - RAZON

Tiempo de evaluación de un material de prueba, se pondrá como máximo un lapso de 30 días para generar los resultados de aprobación o descarte de un determinado material.

VARIABLE NUMERICA DISCRETA ESCALA DE MEDICION - INTERVALO

Periodo de implementación de un nuevo material a un producto de línea, en caso de tener la aprobación de un material, se buscará que su implementación no tarde mas de 60 días con las evaluaciones correspondientes.

VARIABLE NUMERICA DISCRETA ESCALA DE MEDICION – INTERVALO

Cantidad de materiales evaluados por mes, ya teniendo una mejor clasificación y control de los materiales a evaluar, esta variable nos servirá para identificar tendencias en el tiempo. Se pondrá como estándar inicial un número de 6 materiales por mes.

VARIABLE NUMERICA DISCRETA ESCALA DE MEDICION - RAZON

Grado de satisfacción de los clientes con relación a las solicitudes. Se creará una encuesta de satisfacción por los servicios generados durante un mes en particular, buscando obtener un desempeño promedio de Bueno o Aceptable.

VARIABLE CATEGORICA ORDINAL ESCALA DE MEDICION - ORDINAL

Evaluación del desempeño en las actividades desarrolladas en un año. Cada uno de los Laboratoristas serán evaluados y se buscará que ellos reporten un promedio de 8.5 como mínimo en su evaluación.

VARIABLE NUMERICA CONTINUA ESCALA DE MEDICION - RAZON

Evaluación de alternativas

El método seleccionado está basado en comparar las ventajas y desventajas que pueden ofrecer cada una de las alternativas que se consideraron anteriormente.

La primer alternativa que es la generación de un archivo físico con los reportes, es algo que se siente arcaico y poco práctico. La empresa en el pasado los manejaba y muchas veces no eran archivados algunas evaluaciones, o las retiraban para consulta y luego ya no los devolvían y se perdían. Adicionalmente de que ocupaba gran cantidad de espacio en las instalaciones del laboratorio. Ante esto se descarta.

La segunda alternativa que involucra el llenado de bitácoras, que pudieran ser electrónicas, pudiera ayudar a organizar la información de igual manera, sin embargo la omisión de la estandarización de la forma de llevar a cabo las evaluaciones, pudieran influir a la hora de presentar los resultados ante la alta gerencia. También se descarta.

Evaluación de Alternativas…

Por último, la alternativa de la generación de la Base de Datos constituiría un gran avance para la compañía al uniformizar actividades, eficientizar los procesos de evaluación y comunicar de manera clara y formal las ventajas de un determinado material mediante un formato de reporte preestablecido. La desventaja posible sería el tiempo para que el departamento de sistemas genere el requerimiento informático para la administración de dicho sistema, pero una vez generado las ventajas ya mencionadas, mas la posibilidad de registro histórico constituyen una muy buena opción para este proceso de evaluación constante de materiales.

Un modelo que se podría aplicar, sería uno aplicado a las decisiones de objetivo, en este caso única al tener solamente un resultado positivo o negativo derivado de la evaluación. Y en caso de tener problemas recurrentes de incumplimiento de indicadores, se podría emplear el método de pesos promedios ponderados.

Método de los pesos promedios ponderados

Proceso de elección – Estilo Decisivo

FASE IIIACCIÓN, IMPLANTACION

Implantación Control de sistemas Evaluación de salidas, revisión y

reevaluación

Implantación Teniendo en cuenta los objetivos estratégicos de la empresa, se determinará

qué información / conocimientos le ayudarán a soportarlos. A partir de ahí, valorando la información disponible y necesaria, se definirá la estructura del sistema informático y se pasará a su implantación.

Para ello se llevarán a cabo las siguientes acciones en un periodo menor a 1año: Identificar los retos, las decisiones unidas a esos retos y la información

necesaria para la toma de decisión. Desplegar los retos a los distintos departamentos de la empresa, determinando

las decisiones a tomar en cada uno de ellos y la información que soporte dichas decisiones.

Comparar la información anterior con la identificada para cada proceso en la etapa de diagnóstico, seleccionando y priorizando la información a incorporar al sistema.

Documentar con la información necesaria, los responsables de su captación, tratamiento y uso, y la periodicidad.

Organizar la información de acuerdo con la estructura del sistema. Definir la organización de soporte. Planificar los aspectos relacionados con la implantación del sistema. Realizar las acciones necesarias para la instalación del soporte informático

para el sistema. Estructurar y llevar a cabo la evaluación y seguimiento del grado de

operatividad del sistema y de su eficiencia en función de los indicadores elegidos.

Control de Sistemas

El sistema de información deberá ser controlado con el objetivo de garantizar su correcto funcionamiento y asegurar el control del proceso de los diversos tipos de reportes.

La calidad del proceso de toma de decisiones descansará fuertemente en el sistema de información. Este abarcará información cuantitativa, tal como los informes de desempeño que utilizan indicadores, y cualitativa, tal como si la evaluación fue positiva o negativa.

El sistema de información será flexible y susceptible de modificaciones rápidas que permitan hacer frente a necesidades cambiantes de la Dirección en un entorno dinámico de operaciones y presentación de informes.

El sistema ayudará a controlar todas las actividades de suministro de materiales de prueba, a registrar y supervisar su evaluación a medida que se requieran, y a mantener datos históricos.

Evaluación de Salidas, revisión y reevaluación.

La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo.

Como el sistema propuesto apoyará el proceso de toma de decisiones se clasifica dentro de los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, y éstos suelen introducirse después de haber implantado los prácticas de ahorro de recursos, etc.

La información que generará servirá de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.

Por el tipo de evaluación que involucrará será intensivo en cálculos y escaso en entradas y salidas de información.

Con esto no se pretenderá ahorrar mano de obra, por lo que la justificación económica para el desarrollo de este sistemas se pudiera tornar difícil, al no conocer los ingresos del proyecto.

La revisión del sistema se hará cada año, para que mediante un modelo de diagnóstico determinar cuestiones a rediseñar o no y aplicando los resultados de los usuarios y reflejados en los indicadores planteados.

Conclusión

A través de la teoría general de sistemas, se pudo aplicar sus generalidades a una problemática en particular, aquí se trató de diseñar un sistema abierto capaz de recoger información del medio que lo rodeaba para poder tomar en cuenta las necesidades principales de la alta gerencia y con base a ello poder satisfacer las diversas demandas con un nivel organizado y eficiente.

En realidad lo que este modelo pretende es que los usuarios sean participes de la elaboración de un archivo completo y funcional que recopilando las diferentes variables que inciden en la aprobación de un nuevo material de prueba, para usarlos en la elaboración de productos que permitan a la organización competir dentro de su mercado y fungir como una empresa más calificada para ofrecer productos de calidad.