Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak Direktori...
Transcript of Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak Direktori...
D. Keberlanjutan dan Replikasi Inovasi
Inovasi ini tetap dibutuhkan selama
Undang-Undang Desa masih berlaku dan desa
mendapatkan dana desa. Seperti yang telah
disampaikan di atas bahwa tugas inspektorat
bukan sebagai watchdog tetapi membina para
perangkat desa yang mengelola dana desa.
Klinik Desa ini dapat mencegah terjadinya
penyalahgunaan dana desa dan pencegahan
kesalahan administrasi. Untuk keberlanjutan
yang lebih baik maka perlu pengaturan jadwal
konsultasi yang lebih baik mengingat ada 340
desa di Kabupaten Lebak yang harus
difasilitasi.
Kabupaten lainnya yang ada di Provinsi
Serang ataupun Provinsi lainnya yang ada di
Indonesia dapat melakukan replikasi inovasi
KADE ini. Permasalahan serupa dalam
pengelolaan dana desa juga dihadapi oleh
Kabupaten lainnya. Apalagi Inspektorat
Kabupaten Lebak sudah memiliki SOP
p e n y e l e n g g a r a a n , m e k a n i s m e , d a n
pengawasan pelaksanaan Klinik Konsultasi
Dana Desa ini. Apabila Kabupaten lain ingin
melaksanakan inovasi serupa di Kabupatennya
dapat melakukan studi banding ke Kabupaten
Lebak.
E. Lesson Learn Inovasi KADE
P e r u b a h a n p a r a d i g m a i n t e r n a l
Inspektorat adalah hal yang paling utama
menjadi pembelajaran yang didapatkan dari
penyelenggaraan KADE ini. Inspektorat
mengubah cara pandang pada perangkat desa
dan dirinya sendiri, yang semula hanya
mengaudit tetapi mau memberikan fasilitas
konsultasi kepada para kepala Desa dan
perangkat desa lainnya. Pihak yang menerima
manfaat dari KADE ini tidak hanya perangkat
desa saja yang dipermudah dalam pengelolaan
dana desa. Adapun pihak lainnya yang
mendapatkan manfaat adalah Inspektorat yang
menjadi lebih mudah dalam melakukan proses
audit karena pengelolaan dan pembuatan
laporan dana desa sudah dikonsultasikan
terlebih dahulu. Yang paling penting adalah
masyarakat mendapatkan haknya atas dana
desa s e sua i dengan pe run tukannya .
Kemungkinan terjadinya penyalahgunaan
dana desa dapat diminimalisir.
L e s s o n L e a r n l a i n n y a a d a l a h
menerapkan Whole of Governement dalam
pelaksanaan inovasinya. Inspektorat sudah
melakukan pemetaan stakeholders yang
terlibat, tidak hanya Inspektorat dengan
perangkat desa saja. Tetapi juga melibatkan
BPK Perwakilan Provinsi Banten, Kepala BPK
RI Perwakilan Provinsi Banten, Kepala BPKP
Perwakilan Provinsi Banten, Inspektur dan
Auditor Daerah Provinsi Banten, Kepala Dinas
Pemberdayaan Masyarakat Desa Kabupaten
Lebak, Kepala Badan Pengelolaan Keuangan
dan Aset Daerah Kabupaten Lebak, Kepala
Badan Perencanaan Pembngunanan Daerah
Kabupaten Lebak, Camat se-Kabupaten Lebak
(Paguyuban Camat Kebupaten Lebak), sampai
pada Organisasi Non Pemerintahan. Untuk
melakukan perbaikan memang dinbutuhkan
kerjasama dengan berbagai pihak untuk
mendapatkan hasil yang maksimal.
BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK
Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak
ATIKAN(Asal Ketik Arsip Nampak)
A. Latar Belakang:
Menurut Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun
2009 Tentang Kearsipan, menyebutkan bahwa
arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan,
sebagai bukti rekaman penyelenggaran dan
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara. Oleh karena itu, arsip
yang merupakan bagian dari identitas dan
jatidiri bangsa dan merupakan salah satu sarana
penyelamatan wilayah negara dan simpul
pemersatu bangsa harus diselamatkan.
Namun demikian, pengelolaan arsip
cenderung diabaikan oleh sebagian besar orang
karena sering tidak dianggap penting, padahal
sebuah arsip merupakan bukti fisik atas suatu
pekerjaan yang telah dilakukan dan atau
informasi dan peristiwa yang merekam
dinamika kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara dimasa yang lampau, sekarang
dan yang akan datang di berbagai bidang,
politik, sosial, ekonomi, budaya, ilmu
pengetahuan dan teknologi. Arsip dengan segala
bentuk medianya, keberadaannya tidak bisa
tergantikan dan merupakan memori kolektif
yang dapat meningkatkan kesadaran nasional,
mempertegas identitas dan jatidiri bangsa
Indonesia. Tidak berlebihan jika dikatakan,
kehilangan sebuah arsip sama dengan
3231
Ditetapkannya Undang-Undang Nomor
25 Tahun 2009 tentang pelayanan Publik dan
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik, menjadi jaminan
pemberian pelayanan publik yang lebih
transparan, efektif dan efisien, partisipatoris,
responsif dan akuntabel menjadi tuntutan dan
kebutuhan dasar masyarakat untuk memperoleh
informasi. Adapun informasi yang harus
disediakan oleh badan publik antara lain dapat
berupa fisik arsipnya ataupun dapat berupa
informasi yang sudah diolah yang bersumber
dari arsip.
Undang-Undang di atas dimaksudkan
untuk mewujudkan penyelenggaraan negara
yang baik, transparan, efektif dan efisien,
akuntabel, dan dapat dipertanggungjawabkan,
mengingat stigma buruk masyarakat terhadap
kinerja birokrasi di Indonesia. Kita sering
menjumpai panjangnya antrian di loket-loket
pelayanan masyarakat di kantor-kantor
pemerintah, padahal baik masyarakat maupun
para pekerja menginginkan mendapatkan dan
memberikan pelayanan dengan cepat dan tepat.
Pemberian pelayanan kepada masyarakat yang
memakan durasi yang lama, bisa jadi salah
satunya disebabkan karena masalah penataan
dan penyimpanan data dan informasi kearsipan.
Beberapa masalah penataan dan
penyimpanan data dan informasi kearsipan yang
sering kita jumpai di instansi pemerintah/swasta
adalah: tidak dapat atau sulit menemukan
kembali arsip dengan cepat dan tepat saat
diperlukan; menunda atau tidak menyegerakan
untuk menyimpan arsip dan membiasakan
menumpuk arsip pada sembarangan tempat;
kurang menyadari arti pentingnya suatu arsip
bagi organisasi; peminjaman oleh pihak lain
tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu
lama; penyusunan arsip secara serampangan;
dan SDM/petugas arsip kurang terampil.
Untuk melaksanakan sub urusan
konkuren wajib bidang kearsipan dan bidang
perpustakaan, sebagaimana diatur dalam
Undang – Undang RI Nomor 23 Tahun 2014, di
Kabupaten Lebak telah diterbitkan Peraturan
Daerah Kabupaten Lebak Nomor 8 Tahun 2016
Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah
Kabupaten Lebak. Pergantian status dari Kantor
Perpustakaan dan Arsip (KPAD) yang dibentuk
melalui Peraturan Daerah Nomor 11 tahun 2017,
terhitung mulai tanggal 1 Januari 2017 berubah
menjadi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
(Diskerpus) Kabupaten Lebak. Kedudukan,
Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata
Kerja dinas ini ditetapkan melalui Peratuan
bupati Nomor 32 Tahun 2016. Selain perubahan
nama dan statusnya, alamat gedung berpindah
dari semula di Jl . Abdi Negara No. 3
Rangkasbitung ke Jl. R.M. Nataatmaja No. 3
Rangkasbitung.
Pelayanan informasi dan pengelolaan
arsip di Kabupaten Lebak sebelum dan sesudah
adanya perubahan struktur organisasi dan
perpindahan kantor baru, belum optimal dan
keberadaan data kearsipan yang masih
semrawut. Belum lagi permasalahan utama yang
ada di Kabupaten Lebak menurut dokumen
RPJMD Kabupaten Lebak tahun 2014-2019,
adalah: (1) Terbatasnya sarana dan prasarana
pengelolaan kearsipan; (2) Terbatasnya SDM
fungsional yang menangani kearsipan; serta (3)
Rendahnya kesadaran aparatur tentang nilai
penting dan strategis bidang kearsipan.
BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK
Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak
Untuk mendukung upaya pemerintah
daerah tersebut, Dinas Arsip dan Perpustakaan
Kabupaten Lebak mengusung program
pengelolaan dan penataan di bidang kearsipan,
yaitu: ATIKAN, sebagai sebuah inovasi aplikasi
yang prinsip kerjanya dapat menampilkan data
dan informasi kearsipan dengan cepat dan
akurat.
B. Tujuan Inovasi ATIKAN
Aplikasi ATIKAN dibuat dengan tujuan untuk
mempermudah pengelolaan kearsipan yang
menampilkan data dan informasi kearsipan yang
baku, terpadu, efekt i f , efisien, cepat ,
tepat/akurat dan sesuai dengan perkembangan
dan dinamika teknologi.
C. Mengenal Dinas Kearsipan dan
P e r p u s t a k a a n ( D i s k e r p u s )
Kabupaten Lebak dan Program
Inovasi ATIKAN (Asal Ketik Arsip
Nampak)
Sebagaimana telah dijelaskan di atas dan
sebagai implikasi ditetapkannya Undang-
Undang RI Nomor 23 Tahun 2014 Tentang
Pemerintahan Desa, organisasi perangkat
daerah yang menangani urusan kearsipan dan
perpustakaan di Kabupaten Lebak mengalami
perubahan baik status
maupun nomenklaturnya. Pergantian
status dari Kantor Perpustakaan dan Arsip
(KPAD) menjadi Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan (Diskerpus) Kabupaten Lebak
melalui Peraturan Daerah Nomor 11 tahun 2017,
terhitung mulai tanggal 1 Januari 2017.
Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan
Fungsi serta Tata Kerja dinas ini ditetapkan
melalui Peratuan bupati Nomor 32 Tahun 2016.
Selain perubahan nama dan statusnya, alamat
gedung berpindah dari semula di Jl. Abdi Negara
No. 3 Rangkasbitung ke Jl. R.M. Nataatmaja No.
3 Rangkasbitung.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
(Diskerpus) Kabupaten Lebak mempunyai
kewenangan urusan bidang kearsipan yang
me l ipu t i penge lo l aan , pe r l i ndungan ,
penyelamatan dan perizinan di bidang
kearsipan; dan urusan bidang perpustakaan
meliputi pembinaan perpustakaan, pelestarian
koleksi nasional dan pelestarian naskah kuno.
Visi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
(Diskerpus) Kabupaten Lebak, adalah
“Mewujudkan Tertib Administrasi Kearsipan
sebagai Penunjang Akuntabilitas Kinerja
Pemerintah dan Memberdayakan Perpustakaan
guna Mencerdaskan Masyarakat Kabupaten
Lebak”. Sedangkan Misi yang dilakukan Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan (Diskerpus)
Kabupaten Lebak, adalah:
· Menyelamatkan arsip sebagai
s u m b e r i n f o r m a s i d a n b a h a n
pertanggungjawaban penyelenggaraan
Pemerintahan:
· Meningkatkan Sumber Daya
Manusia (SDM) bidang kearsipan dan
perpustakaan yang profesional dan
mandiri;
3433
Ditetapkannya Undang-Undang Nomor
25 Tahun 2009 tentang pelayanan Publik dan
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik, menjadi jaminan
pemberian pelayanan publik yang lebih
transparan, efektif dan efisien, partisipatoris,
responsif dan akuntabel menjadi tuntutan dan
kebutuhan dasar masyarakat untuk memperoleh
informasi. Adapun informasi yang harus
disediakan oleh badan publik antara lain dapat
berupa fisik arsipnya ataupun dapat berupa
informasi yang sudah diolah yang bersumber
dari arsip.
Undang-Undang di atas dimaksudkan
untuk mewujudkan penyelenggaraan negara
yang baik, transparan, efektif dan efisien,
akuntabel, dan dapat dipertanggungjawabkan,
mengingat stigma buruk masyarakat terhadap
kinerja birokrasi di Indonesia. Kita sering
menjumpai panjangnya antrian di loket-loket
pelayanan masyarakat di kantor-kantor
pemerintah, padahal baik masyarakat maupun
para pekerja menginginkan mendapatkan dan
memberikan pelayanan dengan cepat dan tepat.
Pemberian pelayanan kepada masyarakat yang
memakan durasi yang lama, bisa jadi salah
satunya disebabkan karena masalah penataan
dan penyimpanan data dan informasi kearsipan.
Beberapa masalah penataan dan
penyimpanan data dan informasi kearsipan yang
sering kita jumpai di instansi pemerintah/swasta
adalah: tidak dapat atau sulit menemukan
kembali arsip dengan cepat dan tepat saat
diperlukan; menunda atau tidak menyegerakan
untuk menyimpan arsip dan membiasakan
menumpuk arsip pada sembarangan tempat;
kurang menyadari arti pentingnya suatu arsip
bagi organisasi; peminjaman oleh pihak lain
tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu
lama; penyusunan arsip secara serampangan;
dan SDM/petugas arsip kurang terampil.
Untuk melaksanakan sub urusan
konkuren wajib bidang kearsipan dan bidang
perpustakaan, sebagaimana diatur dalam
Undang – Undang RI Nomor 23 Tahun 2014, di
Kabupaten Lebak telah diterbitkan Peraturan
Daerah Kabupaten Lebak Nomor 8 Tahun 2016
Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah
Kabupaten Lebak. Pergantian status dari Kantor
Perpustakaan dan Arsip (KPAD) yang dibentuk
melalui Peraturan Daerah Nomor 11 tahun 2017,
terhitung mulai tanggal 1 Januari 2017 berubah
menjadi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
(Diskerpus) Kabupaten Lebak. Kedudukan,
Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata
Kerja dinas ini ditetapkan melalui Peratuan
bupati Nomor 32 Tahun 2016. Selain perubahan
nama dan statusnya, alamat gedung berpindah
dari semula di Jl . Abdi Negara No. 3
Rangkasbitung ke Jl. R.M. Nataatmaja No. 3
Rangkasbitung.
Pelayanan informasi dan pengelolaan
arsip di Kabupaten Lebak sebelum dan sesudah
adanya perubahan struktur organisasi dan
perpindahan kantor baru, belum optimal dan
keberadaan data kearsipan yang masih
semrawut. Belum lagi permasalahan utama yang
ada di Kabupaten Lebak menurut dokumen
RPJMD Kabupaten Lebak tahun 2014-2019,
adalah: (1) Terbatasnya sarana dan prasarana
pengelolaan kearsipan; (2) Terbatasnya SDM
fungsional yang menangani kearsipan; serta (3)
Rendahnya kesadaran aparatur tentang nilai
penting dan strategis bidang kearsipan.
BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK
Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak
Untuk mendukung upaya pemerintah
daerah tersebut, Dinas Arsip dan Perpustakaan
Kabupaten Lebak mengusung program
pengelolaan dan penataan di bidang kearsipan,
yaitu: ATIKAN, sebagai sebuah inovasi aplikasi
yang prinsip kerjanya dapat menampilkan data
dan informasi kearsipan dengan cepat dan
akurat.
B. Tujuan Inovasi ATIKAN
Aplikasi ATIKAN dibuat dengan tujuan untuk
mempermudah pengelolaan kearsipan yang
menampilkan data dan informasi kearsipan yang
baku, terpadu, efekt i f , efisien, cepat ,
tepat/akurat dan sesuai dengan perkembangan
dan dinamika teknologi.
C. Mengenal Dinas Kearsipan dan
P e r p u s t a k a a n ( D i s k e r p u s )
Kabupaten Lebak dan Program
Inovasi ATIKAN (Asal Ketik Arsip
Nampak)
Sebagaimana telah dijelaskan di atas dan
sebagai implikasi ditetapkannya Undang-
Undang RI Nomor 23 Tahun 2014 Tentang
Pemerintahan Desa, organisasi perangkat
daerah yang menangani urusan kearsipan dan
perpustakaan di Kabupaten Lebak mengalami
perubahan baik status
maupun nomenklaturnya. Pergantian
status dari Kantor Perpustakaan dan Arsip
(KPAD) menjadi Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan (Diskerpus) Kabupaten Lebak
melalui Peraturan Daerah Nomor 11 tahun 2017,
terhitung mulai tanggal 1 Januari 2017.
Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan
Fungsi serta Tata Kerja dinas ini ditetapkan
melalui Peratuan bupati Nomor 32 Tahun 2016.
Selain perubahan nama dan statusnya, alamat
gedung berpindah dari semula di Jl. Abdi Negara
No. 3 Rangkasbitung ke Jl. R.M. Nataatmaja No.
3 Rangkasbitung.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
(Diskerpus) Kabupaten Lebak mempunyai
kewenangan urusan bidang kearsipan yang
me l ipu t i penge lo l aan , pe r l i ndungan ,
penyelamatan dan perizinan di bidang
kearsipan; dan urusan bidang perpustakaan
meliputi pembinaan perpustakaan, pelestarian
koleksi nasional dan pelestarian naskah kuno.
Visi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
(Diskerpus) Kabupaten Lebak, adalah
“Mewujudkan Tertib Administrasi Kearsipan
sebagai Penunjang Akuntabilitas Kinerja
Pemerintah dan Memberdayakan Perpustakaan
guna Mencerdaskan Masyarakat Kabupaten
Lebak”. Sedangkan Misi yang dilakukan Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan (Diskerpus)
Kabupaten Lebak, adalah:
· Menyelamatkan arsip sebagai
s u m b e r i n f o r m a s i d a n b a h a n
pertanggungjawaban penyelenggaraan
Pemerintahan:
· Meningkatkan Sumber Daya
Manusia (SDM) bidang kearsipan dan
perpustakaan yang profesional dan
mandiri;
3433
· M e n i n g k a t k a n m u t u
penyelenggaraan kears ipan dan
mengoptimalkan pemanfaatan arsip
kegiatan Pemerintahan dan kepentingan
Masyarakat;
· Menumbuh kembangkan budaya
tertib arsip di Lingkungan Aparatur
Pemerintah Kabupaten Lebak;
· Membina mengembangkan dan
mendayagunakan Perpustakaan;
· Meningkatkan kecerdasan
masyarakat dalam Informasi Ilmu
Pengetahuan dan mengembangkan
minat baca masyarakat;
· M e n y e l e n g g a r a k a n d a n
mengembangkan layanan Informasi
arsip dan Perpustakaan Umum.
Dalam rangka mewujudkan sistem
penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif
dan terpadu, meliputi pengelolaan arsip dinamis
dan pengelolaan arsip statis yang berfungsi
menjamin ketersediaan arsip yang autentik,
u t u h , d a n t e r p e r c a y a s e r t a m a m p u
mengidentifikasikan keberadaan arsip yang
memiliki keterkaitan informasi sebagai satu
keutuhan informasi pada semua organisasi
kearsipan, perlu dibangun suatu sistem
kearsipan daerah. Sistem kearsipan daerah
sebagaimana Peraturan Bupati Lebak Nomor
23 Tahun 2016 Tentang Tata Kearsipan di
lingkungan Pemerintah Kabupaten Lebak, Pasal
2 huruf d, dilaksanakan dengan menggunakan
dan berbasis peralatan teknologi informasi dan
komunikasi sesuai konfigurasi pangkalan data
(data centre) SKPD yang membidangi arsip.
Program ATIKAN (Asal Ketik Arsip Nampak)
merupakan sebuah inovasi yang dilakukan oleh
Dinas Arsip dan Perpustakaan yang diinisiasi
oleh Kepala Seksi Perl indungan dan
Penyelamatan Arsip, yaitu Bapak Unang
Muslihat. Inovasi ATIKAN bertujuan untuk
memberikan kepastian bahwa dokumen/arsip
tersimpan dengan baik, teratur dan apabila
memerlukan pencarian ulang, arsip apa yang
dicari apabila ada dapat dipastikan dimana
tempat penyimpanannya dan dapat ditunjukkan
dengan cepat dan akurat.
BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK
Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak
Inovasi ATIKAN merupakan inovasi
kearsipan yang berbasis IT (apl ikasi)
menggunakan software Microsoft Access
sebagai salah satu program pengolah basis data
( s e k u m p u l a n i n f o r m a s i y a n g s a l i n g
berhubungan dan memiliki tujuan tertentu)
yang cukup canggih dengan berbagai
kemudahan yang ada seperti pengaturan data,
pembuatan form, pembuatan laporan,
penyaringan data dan lain-lain. Aplikasi yang
hanya melihat data sederhana atau entri data
dapat mendukung lebih banyak pengguna.
Dalam lingkungan perusahaan, Microsoft
Access sangat cocok untuk memenuhi
kebu tuhan pengguna akh i r da t abase ,
pengembangan aplikasi dan cepat.
Sebelum adanya program pengelolaan
arsip (ATIKAN), berkas yang masuk Ke Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Lebak
tidak terkelola (tersimpan dan terdata) dengan
baik sesuai aturan kearsipan, demikian juga
yang berada di OPD lain. Arsip-arsip tersebut
hanya disimpan dalam karung, dimana terdapat
kurang lebih 350 karung yang berisikan sekitar
21.000 lebih berkas arsip dari 61 OPD, 4 asisten
Daerah, arsip Sekretaris Daerah dan arsip Bupati
dipindahkan dari gedung lama Kantor Arsip
Daerah Kabupaten Lebak. Karung-karung
tersebut kemudian ditumpuk di pojok-pojok
ruangan kerja atau di lorong samping toilet, di
atas rak/lemari kerja, dibiarkan berdebu dan
membuat ruangan kerja menjadi terkesan
kumuh dan kotor.
Permasalahan kearsipan yang tidak
terkelola dengan baik sesuai aturan kearsipan
lainnya yang menimbulkan masalah yang lebih
rumit adalah ketika harus menemukan berkas
arsip tertentu yang penting dan diperlukan
s e g e r a d a l a m w a k t u s i n g k a t , n a m u n
membutuhkan waktu yang sangat lama. Arsip
yang dicari walaupun sudah susah payah,
menguras tenaga dan melibatkan banyak staf,
namun arsip yang dimaksud tidak juga
ditemukan.
Strategi/ide penataan dan pengelolaan
masalah penumpukan arsip adalah dengan
menempatkan tumpukan arsip di ruang khusus
sebagai alat penyimpanan arsip, yang bertujuan,
hanya untuk merubah kesan kumuh menjadi
lebih bersih dan rapi. Tumpukan karung-karung
arsip kemudian dipindahkan dari ruangan kerja
masing-masing bagian atau lorong-lorong
kantor, ke gudang penyimpanan arsip (Depo
Arsip).
3635
· M e n i n g k a t k a n m u t u
penyelenggaraan kears ipan dan
mengoptimalkan pemanfaatan arsip
kegiatan Pemerintahan dan kepentingan
Masyarakat;
· Menumbuh kembangkan budaya
tertib arsip di Lingkungan Aparatur
Pemerintah Kabupaten Lebak;
· Membina mengembangkan dan
mendayagunakan Perpustakaan;
· Meningkatkan kecerdasan
masyarakat dalam Informasi Ilmu
Pengetahuan dan mengembangkan
minat baca masyarakat;
· M e n y e l e n g g a r a k a n d a n
mengembangkan layanan Informasi
arsip dan Perpustakaan Umum.
Dalam rangka mewujudkan sistem
penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif
dan terpadu, meliputi pengelolaan arsip dinamis
dan pengelolaan arsip statis yang berfungsi
menjamin ketersediaan arsip yang autentik,
u t u h , d a n t e r p e r c a y a s e r t a m a m p u
mengidentifikasikan keberadaan arsip yang
memiliki keterkaitan informasi sebagai satu
keutuhan informasi pada semua organisasi
kearsipan, perlu dibangun suatu sistem
kearsipan daerah. Sistem kearsipan daerah
sebagaimana Peraturan Bupati Lebak Nomor
23 Tahun 2016 Tentang Tata Kearsipan di
lingkungan Pemerintah Kabupaten Lebak, Pasal
2 huruf d, dilaksanakan dengan menggunakan
dan berbasis peralatan teknologi informasi dan
komunikasi sesuai konfigurasi pangkalan data
(data centre) SKPD yang membidangi arsip.
Program ATIKAN (Asal Ketik Arsip Nampak)
merupakan sebuah inovasi yang dilakukan oleh
Dinas Arsip dan Perpustakaan yang diinisiasi
oleh Kepala Seksi Perl indungan dan
Penyelamatan Arsip, yaitu Bapak Unang
Muslihat. Inovasi ATIKAN bertujuan untuk
memberikan kepastian bahwa dokumen/arsip
tersimpan dengan baik, teratur dan apabila
memerlukan pencarian ulang, arsip apa yang
dicari apabila ada dapat dipastikan dimana
tempat penyimpanannya dan dapat ditunjukkan
dengan cepat dan akurat.
BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK
Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak
Inovasi ATIKAN merupakan inovasi
kearsipan yang berbasis IT (apl ikasi)
menggunakan software Microsoft Access
sebagai salah satu program pengolah basis data
( s e k u m p u l a n i n f o r m a s i y a n g s a l i n g
berhubungan dan memiliki tujuan tertentu)
yang cukup canggih dengan berbagai
kemudahan yang ada seperti pengaturan data,
pembuatan form, pembuatan laporan,
penyaringan data dan lain-lain. Aplikasi yang
hanya melihat data sederhana atau entri data
dapat mendukung lebih banyak pengguna.
Dalam lingkungan perusahaan, Microsoft
Access sangat cocok untuk memenuhi
kebu tuhan pengguna akh i r da t abase ,
pengembangan aplikasi dan cepat.
Sebelum adanya program pengelolaan
arsip (ATIKAN), berkas yang masuk Ke Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Lebak
tidak terkelola (tersimpan dan terdata) dengan
baik sesuai aturan kearsipan, demikian juga
yang berada di OPD lain. Arsip-arsip tersebut
hanya disimpan dalam karung, dimana terdapat
kurang lebih 350 karung yang berisikan sekitar
21.000 lebih berkas arsip dari 61 OPD, 4 asisten
Daerah, arsip Sekretaris Daerah dan arsip Bupati
dipindahkan dari gedung lama Kantor Arsip
Daerah Kabupaten Lebak. Karung-karung
tersebut kemudian ditumpuk di pojok-pojok
ruangan kerja atau di lorong samping toilet, di
atas rak/lemari kerja, dibiarkan berdebu dan
membuat ruangan kerja menjadi terkesan
kumuh dan kotor.
Permasalahan kearsipan yang tidak
terkelola dengan baik sesuai aturan kearsipan
lainnya yang menimbulkan masalah yang lebih
rumit adalah ketika harus menemukan berkas
arsip tertentu yang penting dan diperlukan
s e g e r a d a l a m w a k t u s i n g k a t , n a m u n
membutuhkan waktu yang sangat lama. Arsip
yang dicari walaupun sudah susah payah,
menguras tenaga dan melibatkan banyak staf,
namun arsip yang dimaksud tidak juga
ditemukan.
Strategi/ide penataan dan pengelolaan
masalah penumpukan arsip adalah dengan
menempatkan tumpukan arsip di ruang khusus
sebagai alat penyimpanan arsip, yang bertujuan,
hanya untuk merubah kesan kumuh menjadi
lebih bersih dan rapi. Tumpukan karung-karung
arsip kemudian dipindahkan dari ruangan kerja
masing-masing bagian atau lorong-lorong
kantor, ke gudang penyimpanan arsip (Depo
Arsip).
3635
Pemindahan berkas-berkas arsip ke
gudang penyimpanan, belum sepenuhnya dapat
mengatasi masalah, tetapi hanya memindahkan
masalah kesemrawutan dari ruang kerja ke
gudang arsip. Masalah yang lebih rumit adalah
ketika harus menemukan berkas arsip tertentu
dalam waktu singkat. Biasanya membutuhkan
waktu yang sangat lama itu pun melibatkan
banyak staf dan menguras tenaga. Tidak jarang,
arsip yang dicari dengan susah payah tapi tidak
juga ditemukan. Produksi arsip yang banyak,
tidak diimbangi dengan ketersediaan gudang
penyimpanan dan sumber daya manusia (SDM)
arsiparis yang mengelola arsip tersebut
Dari ide awal mengatasi tumpukan arsip
di ruang khusus sebagai alat penyimpanan arsip,
kemudian dikembangkan dengan muncul
gagasan berikutnya yaitu pengelolaan dan
penataan arsip secara menyeluruh melalui
pengelolaan depo arsip diskerpus sebagai pusat
layanan data dan informasi kearsipan dan
kegiatan akuisisi arsip. Kegiatan akuisisi adalah
kegiatan pemilahan dari arsip yang tidak teratur
menjadi arsip teratur sesuai dengan petunjuk
teknis pengelolaan Kearsipan pada Perbup
Lebak nomor 23 tahun 2016.
Pemilahan dimulai dari pemilahan sub
masalah dan tahun arsip, penataan tempat serta
kerapian dan keamanan penyimpanan arsip.
Kegiatan akuisisi arsip yang dipusatkan di Depo
Unit Kearsipan I Diskerpus memiliki tujuan
jangka pendek dan jangka panjang. Untuk
jangka pendeknya, agar dapat mengatasi
permasalahan sulitnya menemukan arsip
menjadi arsip yang teratur dan mudah atau cepat
d i t emukan . Sedangkan un tuk j angka
panjangnya, agar pengelolaan arsip didukung
dengan pemanfaatan teknologi informasi
melalui suatu aplikasi penemuan arsip cepat dan
praktis,
Untuk mengatasi masalah seperti yang
diuraikan diatas Diperlukan adanya inovasi
yang dapat memberikan kepastian bahwa
dokumen/arsip tersimpan dengan baik, teratur
dan apabila memerlukan pencarian ulang, arsip
apa yang dicari apabila ada dapat dipastikan
dimana tempat penyimpanannya dan dapat
ditunjukkan dengan cepat dan akurat. Inovasi
kearsipan yang disebut aplikasi ATIKAN, dapat
d igunakan apab i l a ing in menemukan
(pencarian) ulang arsip yang tersimpan maka
asal ketik arsip akan Nampak Strategi/ide
penataan dan pengelolaan masalah penumpukan
arsip adalah dengan menempatkan tumpukan
arsip di ruang khusus sebagai alat penyimpanan
arsip (ATIKAN) Selain itu, diharapkan
pengelolaan arsip di diskerpus, dapat menjadi
contoh dan diterapkan kepada unit kerja instansi
lain yang memiliki jumlah arsip yang besar,
seperti Rumah Sakit Umum, Setda Disdikbud
dan SKPD lainnya.
Dengan adanya inovasi ATIKAN pada
Dinas Arsip dan Perpustakaan diharapkan
tercapainya misi Kabupaten Lebak (point 2),
yaitu meningkatkan tata kelola pemerintahan
yang baik berorientasi pelayanan publik. Tujuan
dan sasaran dari misi tersebut adalah,
meningkatan kualitas penyelenggaraan
pemerintahan yang efektif, efisien dan
t ransparan dan meningkatnya k iner ja
penyelenggaraan pemerintahan daerah
BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK
Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak
D. Mekanisme Inovasi ATIKAN
Merespon berbagai permasalahan yang terjadi dalam pelayanan kearsipan di Kabupaten Lebak tersebut, menguggah kesadaran, semangat dan motivasi Kepala Seksi Perlindungan dan Penyelamatan Arsip, yaitu Bapak Unang Muslihat untuk melakukan sebuah terobosan. Dari kegundahan beliaulah maka memunculkan ide untuk melaksanaan perbaikan dengan membangun sebuah aplikasi kearsipan yang berbasis teknologi/IT yang efektif, efisien, cepat, mudah dan yang terpenting tidak memerlukan/mengorbankan ruang keja untuk penyimpanan arsip. sisi reatif dari aplikasi kearsipan ATIKAN adalah menemukan cara baru bagaimana cara mendata, menata dan pencarian arsip yang lebih mudah, sisi kebaruan dari gagasan tersebut perubahan dari cara konfensional catatan tangan di buku menjadi pengelolaan menggunakan aplikasi komputer.
Ide/gagasan inovatif yang dimunculkan, selanjutnya disampaikan kepada Kepala Bidang Kearsipan dan Kepala Dinas Kearsipan dan P e p u s t a k a a n u n t u k m e n d a p a t k a n
izin/rekomendasi pimpinan untuk dapat diimplementasikan. Ide Pembuatan aplikasi ini disambut dan disetujui oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Lebak tanpa ada hambatan karena prinsip kerja dan kemanfaatannya yang sanagat besar. Setelah izin dan rekomendasi dari pimpinan keluar dan disetujui untuk dapat diimplementasikan dalam kerja-kerja bidang kearsipan, maka ide/gagasan
selanjutnya dibahas lebih lanjut secara intens dalam Focus Group Discussion (FGD) yang secara khusus dibentuk untuk mewadahi dan menyempurnakan gagasan-gagasan inovatif individual menjadi lebih sistemik dan terlembaga. Hasil FGD terkait membangun sebuah aplikasi bidang kearsipan yang berbasis teknologi/IT yang telah disepakati kemudian dikomunikasikan kepada seluruh pegawai internal
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan dan kepada para OPD/SKPD serta stakeholders lainnya untuk mendapatkan saran dan masukan konstruktif terhadap proposal kegiatan untuk perbaikan dan penyempurnaan. Selanjutnya membuat rancang bangun dan desain aplikasi ATIKAN dengan berbagai mitra kerja dan stakeholders untuk mencari dan menyepakati konsep maupun substansi dari aplikasi ATIKAN, sehingga manakala aplikasi ATIKAN ini telah dibangun dapat membantu tugas-tugas di bidang kearsipan secara signifikan, efektif, efisien dan mudah digunakan.
D a l a m s t r a t e g i i m p l e m e n t a s i ide/gagasan tesebut kemudian dibentuk Tim Akuisisi Arsip, yang beranggotakan para tenaga arsiparis ditambah dengan 4 (empat) orang rekrutment pegawai honorer arsip. Tim akuisisi arsip adalah Petugas pengelola arsip yang akan melakukan pemilahan arsip, pengklasifikasian kode arsip, pencatatan ke dalam daftar pencarian arsip. Tim ini bekerja selama 6 (enam) bulan, yaitu pada bulan Januari 2017 hingga Juli 2017 dengan pekerjaan meliputi pemilahan, pengklasifikasian, pencatatan ke dalam daftar pencarian arsip (DPA) dan penginputan ke data komputer. Arsip yang telah di pilah dan diberi kode klasifikasi dicatat nama pemilik dan masalah arsipnya kemudian dimasukkan ke dalam boks arsip yang ditempatkan pada rak arsip yang telah diberi nomor tertentu. Menyusun buku daftar pencarian arsip sesuai kelompok pemilik arsip.
3837
Pemindahan berkas-berkas arsip ke
gudang penyimpanan, belum sepenuhnya dapat
mengatasi masalah, tetapi hanya memindahkan
masalah kesemrawutan dari ruang kerja ke
gudang arsip. Masalah yang lebih rumit adalah
ketika harus menemukan berkas arsip tertentu
dalam waktu singkat. Biasanya membutuhkan
waktu yang sangat lama itu pun melibatkan
banyak staf dan menguras tenaga. Tidak jarang,
arsip yang dicari dengan susah payah tapi tidak
juga ditemukan. Produksi arsip yang banyak,
tidak diimbangi dengan ketersediaan gudang
penyimpanan dan sumber daya manusia (SDM)
arsiparis yang mengelola arsip tersebut
Dari ide awal mengatasi tumpukan arsip
di ruang khusus sebagai alat penyimpanan arsip,
kemudian dikembangkan dengan muncul
gagasan berikutnya yaitu pengelolaan dan
penataan arsip secara menyeluruh melalui
pengelolaan depo arsip diskerpus sebagai pusat
layanan data dan informasi kearsipan dan
kegiatan akuisisi arsip. Kegiatan akuisisi adalah
kegiatan pemilahan dari arsip yang tidak teratur
menjadi arsip teratur sesuai dengan petunjuk
teknis pengelolaan Kearsipan pada Perbup
Lebak nomor 23 tahun 2016.
Pemilahan dimulai dari pemilahan sub
masalah dan tahun arsip, penataan tempat serta
kerapian dan keamanan penyimpanan arsip.
Kegiatan akuisisi arsip yang dipusatkan di Depo
Unit Kearsipan I Diskerpus memiliki tujuan
jangka pendek dan jangka panjang. Untuk
jangka pendeknya, agar dapat mengatasi
permasalahan sulitnya menemukan arsip
menjadi arsip yang teratur dan mudah atau cepat
d i t emukan . Sedangkan un tuk j angka
panjangnya, agar pengelolaan arsip didukung
dengan pemanfaatan teknologi informasi
melalui suatu aplikasi penemuan arsip cepat dan
praktis,
Untuk mengatasi masalah seperti yang
diuraikan diatas Diperlukan adanya inovasi
yang dapat memberikan kepastian bahwa
dokumen/arsip tersimpan dengan baik, teratur
dan apabila memerlukan pencarian ulang, arsip
apa yang dicari apabila ada dapat dipastikan
dimana tempat penyimpanannya dan dapat
ditunjukkan dengan cepat dan akurat. Inovasi
kearsipan yang disebut aplikasi ATIKAN, dapat
d igunakan apab i l a ing in menemukan
(pencarian) ulang arsip yang tersimpan maka
asal ketik arsip akan Nampak Strategi/ide
penataan dan pengelolaan masalah penumpukan
arsip adalah dengan menempatkan tumpukan
arsip di ruang khusus sebagai alat penyimpanan
arsip (ATIKAN) Selain itu, diharapkan
pengelolaan arsip di diskerpus, dapat menjadi
contoh dan diterapkan kepada unit kerja instansi
lain yang memiliki jumlah arsip yang besar,
seperti Rumah Sakit Umum, Setda Disdikbud
dan SKPD lainnya.
Dengan adanya inovasi ATIKAN pada
Dinas Arsip dan Perpustakaan diharapkan
tercapainya misi Kabupaten Lebak (point 2),
yaitu meningkatkan tata kelola pemerintahan
yang baik berorientasi pelayanan publik. Tujuan
dan sasaran dari misi tersebut adalah,
meningkatan kualitas penyelenggaraan
pemerintahan yang efektif, efisien dan
t ransparan dan meningkatnya k iner ja
penyelenggaraan pemerintahan daerah
BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK
Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak
D. Mekanisme Inovasi ATIKAN
Merespon berbagai permasalahan yang terjadi dalam pelayanan kearsipan di Kabupaten Lebak tersebut, menguggah kesadaran, semangat dan motivasi Kepala Seksi Perlindungan dan Penyelamatan Arsip, yaitu Bapak Unang Muslihat untuk melakukan sebuah terobosan. Dari kegundahan beliaulah maka memunculkan ide untuk melaksanaan perbaikan dengan membangun sebuah aplikasi kearsipan yang berbasis teknologi/IT yang efektif, efisien, cepat, mudah dan yang terpenting tidak memerlukan/mengorbankan ruang keja untuk penyimpanan arsip. sisi reatif dari aplikasi kearsipan ATIKAN adalah menemukan cara baru bagaimana cara mendata, menata dan pencarian arsip yang lebih mudah, sisi kebaruan dari gagasan tersebut perubahan dari cara konfensional catatan tangan di buku menjadi pengelolaan menggunakan aplikasi komputer.
Ide/gagasan inovatif yang dimunculkan, selanjutnya disampaikan kepada Kepala Bidang Kearsipan dan Kepala Dinas Kearsipan dan P e p u s t a k a a n u n t u k m e n d a p a t k a n
izin/rekomendasi pimpinan untuk dapat diimplementasikan. Ide Pembuatan aplikasi ini disambut dan disetujui oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Lebak tanpa ada hambatan karena prinsip kerja dan kemanfaatannya yang sanagat besar. Setelah izin dan rekomendasi dari pimpinan keluar dan disetujui untuk dapat diimplementasikan dalam kerja-kerja bidang kearsipan, maka ide/gagasan
selanjutnya dibahas lebih lanjut secara intens dalam Focus Group Discussion (FGD) yang secara khusus dibentuk untuk mewadahi dan menyempurnakan gagasan-gagasan inovatif individual menjadi lebih sistemik dan terlembaga. Hasil FGD terkait membangun sebuah aplikasi bidang kearsipan yang berbasis teknologi/IT yang telah disepakati kemudian dikomunikasikan kepada seluruh pegawai internal
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan dan kepada para OPD/SKPD serta stakeholders lainnya untuk mendapatkan saran dan masukan konstruktif terhadap proposal kegiatan untuk perbaikan dan penyempurnaan. Selanjutnya membuat rancang bangun dan desain aplikasi ATIKAN dengan berbagai mitra kerja dan stakeholders untuk mencari dan menyepakati konsep maupun substansi dari aplikasi ATIKAN, sehingga manakala aplikasi ATIKAN ini telah dibangun dapat membantu tugas-tugas di bidang kearsipan secara signifikan, efektif, efisien dan mudah digunakan.
D a l a m s t r a t e g i i m p l e m e n t a s i ide/gagasan tesebut kemudian dibentuk Tim Akuisisi Arsip, yang beranggotakan para tenaga arsiparis ditambah dengan 4 (empat) orang rekrutment pegawai honorer arsip. Tim akuisisi arsip adalah Petugas pengelola arsip yang akan melakukan pemilahan arsip, pengklasifikasian kode arsip, pencatatan ke dalam daftar pencarian arsip. Tim ini bekerja selama 6 (enam) bulan, yaitu pada bulan Januari 2017 hingga Juli 2017 dengan pekerjaan meliputi pemilahan, pengklasifikasian, pencatatan ke dalam daftar pencarian arsip (DPA) dan penginputan ke data komputer. Arsip yang telah di pilah dan diberi kode klasifikasi dicatat nama pemilik dan masalah arsipnya kemudian dimasukkan ke dalam boks arsip yang ditempatkan pada rak arsip yang telah diberi nomor tertentu. Menyusun buku daftar pencarian arsip sesuai kelompok pemilik arsip.
3837
Selanjutnya, sosialisasi terkait aplikasi
ATIKAN baik di lingkungan internal maupun
eksternal. Di lingkungan internal, sosialisasi
d i m a k s u d k a n u n t u k m e m b a n g u n
keterpaduan/sinergitas pelayanan di bidang
kearsipan. Sosialisasi di lingkungan eksternal,
dimaksudkan untuk memperoleh dukungan
penuh (SDM, anggaran, teknis lainnya)
sehingga kebijakan yang dikeluarkan terkait
bagaimana implementasi dari ide/gagasan
inovasi bidang kearsipan berjalan secara lebih
efektif, efisien dan terarah.
Sedangkan program monitoring dan
evaluasi (Monev) kearsipan merupakan bagian
dari rangkaian program kegiatan pembinaan,
pendampingan, serta evaluasi yang dilakukan
secara menyeluruh ke semua OPD/SKPD di
Kabupaten Lebak. Monitoring dan evaluasi
kearsipan ini dilaksanakan dalam rangka
mewujudkan sistem penyelenggaraan kearsipan
yang sesuai dengan peraturan Bupati Lebak No
23 Tahun 2016 tentang tata Kearsipan di
Lingkungan Pemerintah Lebak.
E. Kondisi setelah adanya Inisiatif
Inovasi
Dengan adanya Inovasi ATIKAN,
permasalahan pengelolaan arsip daerah
Kabupaten Lebak menjadi lebih terarah,
berjalan secara efektif dan efisien dan
memberikan kontribusi besar dalam penataan
kearsipan di Kabupaten Lebak. Kondisi setelah
adanya Inovasi ATIKAN di Kabupaten Lebak
saat ini adalah:
· Sistem penempatan penyimpanan arsip
yang tepat (sesuai dengan Kode
klasifikasi dan jenisnya), sehingga data
kearsipan menjadi lebih tertib;
· Pencarian dokumen /Berkas arsip dapat
ditemukan dalam waktu yang singkat;
· Peningkatan kualitas SDM pengelola
arsip melalui pelatihan-pelatihan
(kursus-kursus atau diklat-diklat)
maupun advokasi /pendampingan
(bimbingan teknis dan supervisi) dalam
kearsipan dan penggunaan teknologi
yang canggih.
· pengaturan prosedur peminjaman
disamping pengawasan/kontrol dan
pengendalian jelas dan tegas;
· Secara rutin diadakan perawatan dan
pencengahan kerusakan terhadap arsip-
arsip yang ada;
· Kontrol penyusutan dan pemusnahan
terhadap arsip-arsip yang sudah tidak
terpakai menjadi lebih pasti.
BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK
Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak
F. Kunci Keberhasilan Operasional
Aplikasi Atikan
Keberhas i lan rep l ikas i ap l ikas i
kearsipan ATIKAN sangat ditentukan oleh
SDM pengelola nya, dengan demikian
disarankan petugas pengelola kearsipan baik
sebagai tenaga akuisisi maupun operator
komputer pengelola kearsipan adalah seorang
petugas kearsipan harus memenuhi beberapa
persyaratan agar dapat mengurus arsip secara
profesional (sebagai arsiparis). Jadi, jangan
sampai petugas di bagian arsip justru orang -
orang atau petugas yang tidak dipakai atau
disenangi di bagian lain. Ada anggapan bahwa
yang bertugas di bagian arsip adalah orang-
orang yang “disingkirkan”. Apabila hal ini
terjadi, setidak-tidaknya petugas tersebut
mempunyai kekurangan, baik kemampuan,
kejujuran, maupun dedikasi terhadap organisasi
yang bersangkutan. Untuk mengurus arsip
dengan baik, diperlukan petugas yang
memenuhi persyaratan ketrampilan, ketelitian,
kerapian, dan kecerdasan
1) Ketrampilan
Keterampilan merupakan
persyaratan yang harus dimiliki oleh
petugas kerasipan ini dimaksudkan agar
ia cekatan dalam menempatkan dan
menemukan kembaki arsip. Demikian
pula terampil dalam memilah golongan
arsip. Dengan kecekatan yang dimiliki,
diharapkan petugas dapat menyajikan
data dengan tepat
2) Ketelitian
Petugas kearsipan harus harus memiliki
tingkat kecermatan yang memadai
Dengan keteli t ian yang dimiliki
pengelola kearsipan diharapkan
penyajian informasi dari sumber data
(kumpulan arsip) tidak mengalami
kesalahan. Karena kesalahan sekecil
apapun dalam penyajian informasi dapat
menyebabkan produk yang dihasilkan
menjadi kurang akurat . Dengan
demikian, ketelitian bagi petugas di
bagian arsip, tidak saja diperlukan tetapi
merupakan keharusan, agar Sistem
Informasi Manajemen berjalan lancar.
3) Kerapian
Kerapian adalah suatu sikap pandang
t e n t a n g k e t e r a t u r a n ,
keberesan,ketertiban,dan kerapian.
Seorang petugas kearsipan perlu
memiliki sifat kerapian, berarti segala
sesuatu disikapi dengan keteraturan,
keterteban dan keapikan. Dengan
demikian, penanganan arsip selalu
diusahakan teratur, beres, tertib, dan
apik. Implikasi kerapian seorang
petugas, maka arsip, map atau folder,
guide (lembar petunjuk) maupun laci-
laci penyimpanan akan ditata secara
teratur, tertib, dan apik dipandang.
Kerapian dalam menempatkan arsip
yang disimpan, tentu akan membantu
kemudahan dan kecepatan dalam
penyimpanan dan penemuan kembali
arsip yang diperlukan.
4) Kecerdasan
Cerdas berart i memil iki t ingkat
pemahaman yang memadai sesuai
dengan porsi dan tugas pekerjaannya.
Seorang yang cerdas dapat mengurusi
masalah-masalah yang dihadapi secara
tepat dan cepat. Seorang petugas yang
cerdas tentu memiliki daya pikir yang
tajam sehingga apa yang pernah diingat,
dan apa yang pernah dihadapi petugas
tersebut dapat membuat perhitungan
yang tepat untuk hal-halyang akan
terjadi.
4039
Selanjutnya, sosialisasi terkait aplikasi
ATIKAN baik di lingkungan internal maupun
eksternal. Di lingkungan internal, sosialisasi
d i m a k s u d k a n u n t u k m e m b a n g u n
keterpaduan/sinergitas pelayanan di bidang
kearsipan. Sosialisasi di lingkungan eksternal,
dimaksudkan untuk memperoleh dukungan
penuh (SDM, anggaran, teknis lainnya)
sehingga kebijakan yang dikeluarkan terkait
bagaimana implementasi dari ide/gagasan
inovasi bidang kearsipan berjalan secara lebih
efektif, efisien dan terarah.
Sedangkan program monitoring dan
evaluasi (Monev) kearsipan merupakan bagian
dari rangkaian program kegiatan pembinaan,
pendampingan, serta evaluasi yang dilakukan
secara menyeluruh ke semua OPD/SKPD di
Kabupaten Lebak. Monitoring dan evaluasi
kearsipan ini dilaksanakan dalam rangka
mewujudkan sistem penyelenggaraan kearsipan
yang sesuai dengan peraturan Bupati Lebak No
23 Tahun 2016 tentang tata Kearsipan di
Lingkungan Pemerintah Lebak.
E. Kondisi setelah adanya Inisiatif
Inovasi
Dengan adanya Inovasi ATIKAN,
permasalahan pengelolaan arsip daerah
Kabupaten Lebak menjadi lebih terarah,
berjalan secara efektif dan efisien dan
memberikan kontribusi besar dalam penataan
kearsipan di Kabupaten Lebak. Kondisi setelah
adanya Inovasi ATIKAN di Kabupaten Lebak
saat ini adalah:
· Sistem penempatan penyimpanan arsip
yang tepat (sesuai dengan Kode
klasifikasi dan jenisnya), sehingga data
kearsipan menjadi lebih tertib;
· Pencarian dokumen /Berkas arsip dapat
ditemukan dalam waktu yang singkat;
· Peningkatan kualitas SDM pengelola
arsip melalui pelatihan-pelatihan
(kursus-kursus atau diklat-diklat)
maupun advokasi /pendampingan
(bimbingan teknis dan supervisi) dalam
kearsipan dan penggunaan teknologi
yang canggih.
· pengaturan prosedur peminjaman
disamping pengawasan/kontrol dan
pengendalian jelas dan tegas;
· Secara rutin diadakan perawatan dan
pencengahan kerusakan terhadap arsip-
arsip yang ada;
· Kontrol penyusutan dan pemusnahan
terhadap arsip-arsip yang sudah tidak
terpakai menjadi lebih pasti.
BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK
Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak
F. Kunci Keberhasilan Operasional
Aplikasi Atikan
Keberhas i lan rep l ikas i ap l ikas i
kearsipan ATIKAN sangat ditentukan oleh
SDM pengelola nya, dengan demikian
disarankan petugas pengelola kearsipan baik
sebagai tenaga akuisisi maupun operator
komputer pengelola kearsipan adalah seorang
petugas kearsipan harus memenuhi beberapa
persyaratan agar dapat mengurus arsip secara
profesional (sebagai arsiparis). Jadi, jangan
sampai petugas di bagian arsip justru orang -
orang atau petugas yang tidak dipakai atau
disenangi di bagian lain. Ada anggapan bahwa
yang bertugas di bagian arsip adalah orang-
orang yang “disingkirkan”. Apabila hal ini
terjadi, setidak-tidaknya petugas tersebut
mempunyai kekurangan, baik kemampuan,
kejujuran, maupun dedikasi terhadap organisasi
yang bersangkutan. Untuk mengurus arsip
dengan baik, diperlukan petugas yang
memenuhi persyaratan ketrampilan, ketelitian,
kerapian, dan kecerdasan
1) Ketrampilan
Keterampilan merupakan
persyaratan yang harus dimiliki oleh
petugas kerasipan ini dimaksudkan agar
ia cekatan dalam menempatkan dan
menemukan kembaki arsip. Demikian
pula terampil dalam memilah golongan
arsip. Dengan kecekatan yang dimiliki,
diharapkan petugas dapat menyajikan
data dengan tepat
2) Ketelitian
Petugas kearsipan harus harus memiliki
tingkat kecermatan yang memadai
Dengan keteli t ian yang dimiliki
pengelola kearsipan diharapkan
penyajian informasi dari sumber data
(kumpulan arsip) tidak mengalami
kesalahan. Karena kesalahan sekecil
apapun dalam penyajian informasi dapat
menyebabkan produk yang dihasilkan
menjadi kurang akurat . Dengan
demikian, ketelitian bagi petugas di
bagian arsip, tidak saja diperlukan tetapi
merupakan keharusan, agar Sistem
Informasi Manajemen berjalan lancar.
3) Kerapian
Kerapian adalah suatu sikap pandang
t e n t a n g k e t e r a t u r a n ,
keberesan,ketertiban,dan kerapian.
Seorang petugas kearsipan perlu
memiliki sifat kerapian, berarti segala
sesuatu disikapi dengan keteraturan,
keterteban dan keapikan. Dengan
demikian, penanganan arsip selalu
diusahakan teratur, beres, tertib, dan
apik. Implikasi kerapian seorang
petugas, maka arsip, map atau folder,
guide (lembar petunjuk) maupun laci-
laci penyimpanan akan ditata secara
teratur, tertib, dan apik dipandang.
Kerapian dalam menempatkan arsip
yang disimpan, tentu akan membantu
kemudahan dan kecepatan dalam
penyimpanan dan penemuan kembali
arsip yang diperlukan.
4) Kecerdasan
Cerdas berart i memil iki t ingkat
pemahaman yang memadai sesuai
dengan porsi dan tugas pekerjaannya.
Seorang yang cerdas dapat mengurusi
masalah-masalah yang dihadapi secara
tepat dan cepat. Seorang petugas yang
cerdas tentu memiliki daya pikir yang
tajam sehingga apa yang pernah diingat,
dan apa yang pernah dihadapi petugas
tersebut dapat membuat perhitungan
yang tepat untuk hal-halyang akan
terjadi.
4039
G. Manfaat dan Dampak Inovasi
ATIKAN
Manfaat utama yang telah dihasilkan
dari inovasi ATIKAN Kabupaten Lebak telah
member ikan perubahan pos i t i f da lam
penyelenggaraan pelayanan bidang kearsipan
adalah:
· M e m u d a h k a n p e n c a t a t a n d a n
penyimpanan data kearsipan yang
dikerjakan oleh para petugas pendataan
dan penataan arsip ;
· Akses penyajian data lebih cepat;
· Dapat memberikan informasi data
kearsipan secara objektif;
· Pe layanan in fo rmas i kea r s ipan
berlangsung efektif dan efisien;
· Member ikan kepuas an l ayanan
informasi kepada pengunjung;
· Jumlah pengunjung dan layanan
konsultasi semakin meningkat;
· Membangun motivasi pengolah
kearsipan OPD lain untuk melakukan
penertiban kerasipan di tempatnya.
Manfaat dan dampak sebelum dan
sesudah adanya ATIKAN, dapat
digambarkan pada Tabel di bawah ini:
Sumber: Data Kearsipan Laporan Rutin Tahunan; Kasi Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Diskerpus Kab Lebak
BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK
Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak
H. Keberlanjutan dan Replikasi Inovasi
Aplikasi Pengelola Arsip Elektronik
ATIKAN Berikut ini adalah spesifikasi basis
informasi data table bukan hanya dapat
digunakan sebagai media Pencarian data dengan
cepat tetapi selanjutnya dapat dijadikan sebagai
aplikasi pengelolaan dan penyimpanan arsip
elektronik yang dapat dihubungkan dengan
jaringan informasi kearsipan secara online baik
nasional maupun internasional. Sejalan dengan
perkembangan teknologi IT yang terus
berkembang Aplikasi ini akan dikembangkan
sesuai dengan kebutuhannya. Tentu inovasi ini
sangat mungkin untuk dilaksanakan di daerah
lainnya yang masih konvensional dalam
pencarian arsip.
I. PENUTUP
Inovasi ATIKAN merupakan inovasi kearsipan yang berbasis IT (apl ikasi) menggunakan software Microsoft Access sebagai salah satu program pengolah basis data ( s e k u m p u l a n i n f o r m a s i y a n g s a l i n g berhubungan dan memiliki tujuan tertentu) yang cukup canggih dengan berbagai kemudahan yang ada seperti pengaturan data, pembuatan form, pembuatan laporan, penyaringan data dan lain-lain. Aplikasi yang hanya melihat data sederhana atau entri data dapat mendukung lebih banyak pengguna. Dalam lingkungan perusahaan, Microsoft Access sangat cocok untuk memenuhi kebu tuhan pengguna akh i r da t abase , pengembangan aplikasi dan cepat.
Pelaksanaan manajemen Kearsipan meliputi tahapan tahapan yang satu sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling menje laskan , seh ingga membutuhkan p e n a n g a n a n s e c a r a b a i k , t e r e n c a n a , konseps ional dan secara profes ional . Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip akan mencapai hasil yang baik bilamana
ditunjang dengan ketersediaan fasilitas dan teknologi informasi kearsipan yang handal salah satunya adalah dengan ditunjang oleh aplikasi kearsipan ATIKAN.
Aplikasi ini murni hasil pemikiran Tim Bidang Kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Lebak, tidak meniru dari aplikasi yang pernah dilakukan oleh SKPD lain. Dan apabila ditemukan di tempat lain mungkin hanya mirip dan kebetulan saja, hal itu bisa terjadi karena kesamaan disiplin ilmu /teknologi IT yang digunakan konten data aplikasinya dipastikan tidak akan sama.
Aplikasi ATIKAN di Kabupaten Lebak saat ini di buat dengan sistem aplikasi yang sangat sederhana yang diharapkan dapat dimanfaatkan oleh seluruh pengelola arsip pada OPD/SKPD/unit kerja lainnya, mengingat kemampuan sumber daya (SDM, sarana prasarana, dan lain-lain) di masing-masing OPD/SKPD/unit kerja lainnya (seperti desa dan kelurahan) tidak merata. Ke depan, aplikasi ATIKAN akan senantiasa disesuaikan dengan dinamika lingkungan strategis (keterlibatan dan memberikan akses luas kepada masyarakat) dan perkembangan jaman, khususnya di bidang IT (misalnya berbasis android), sehingga aplikasi ATIKAN dapat dengan mudah diakses dan digunakan oleh seluruh stakeholders tanpa perlu bertatap/datang langsung ke Dinas Arsip dan Perpustakaan.
Peningkatan SDM, baik kuantitas maupun kualitas pengelola arsip harus dilakukan untuk mewujudkan pengelolaan kearsipan daerah yang mendukung kinerja penyelenggaraan pemerintahan daerah dengan program prioritas perbaikan sistem administrasi kearsipan, penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah dan peningkatan kualitas pelayanan informasi, sebagaimana tujuan pembangunan Kabupaten Lebak di bidang kearsipan sebagaimana yang tertuang dalam RPJMD Kabupaten Lebak.
4241
G. Manfaat dan Dampak Inovasi
ATIKAN
Manfaat utama yang telah dihasilkan
dari inovasi ATIKAN Kabupaten Lebak telah
member ikan perubahan pos i t i f da lam
penyelenggaraan pelayanan bidang kearsipan
adalah:
· M e m u d a h k a n p e n c a t a t a n d a n
penyimpanan data kearsipan yang
dikerjakan oleh para petugas pendataan
dan penataan arsip ;
· Akses penyajian data lebih cepat;
· Dapat memberikan informasi data
kearsipan secara objektif;
· Pe layanan in fo rmas i kea r s ipan
berlangsung efektif dan efisien;
· Member ikan kepuas an l ayanan
informasi kepada pengunjung;
· Jumlah pengunjung dan layanan
konsultasi semakin meningkat;
· Membangun motivasi pengolah
kearsipan OPD lain untuk melakukan
penertiban kerasipan di tempatnya.
Manfaat dan dampak sebelum dan
sesudah adanya ATIKAN, dapat
digambarkan pada Tabel di bawah ini:
Sumber: Data Kearsipan Laporan Rutin Tahunan; Kasi Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Diskerpus Kab Lebak
BAPPEDA KABUPATEN LEBAKBAPPEDA KABUPATEN LEBAK
Direktori Inovasi Pemerintahan Kabupaten LebakDirektori Inovasi Pemerintahan Kabupaten Lebak
H. Keberlanjutan dan Replikasi Inovasi
Aplikasi Pengelola Arsip Elektronik
ATIKAN Berikut ini adalah spesifikasi basis
informasi data table bukan hanya dapat
digunakan sebagai media Pencarian data dengan
cepat tetapi selanjutnya dapat dijadikan sebagai
aplikasi pengelolaan dan penyimpanan arsip
elektronik yang dapat dihubungkan dengan
jaringan informasi kearsipan secara online baik
nasional maupun internasional. Sejalan dengan
perkembangan teknologi IT yang terus
berkembang Aplikasi ini akan dikembangkan
sesuai dengan kebutuhannya. Tentu inovasi ini
sangat mungkin untuk dilaksanakan di daerah
lainnya yang masih konvensional dalam
pencarian arsip.
I. PENUTUP
Inovasi ATIKAN merupakan inovasi kearsipan yang berbasis IT (apl ikasi) menggunakan software Microsoft Access sebagai salah satu program pengolah basis data ( s e k u m p u l a n i n f o r m a s i y a n g s a l i n g berhubungan dan memiliki tujuan tertentu) yang cukup canggih dengan berbagai kemudahan yang ada seperti pengaturan data, pembuatan form, pembuatan laporan, penyaringan data dan lain-lain. Aplikasi yang hanya melihat data sederhana atau entri data dapat mendukung lebih banyak pengguna. Dalam lingkungan perusahaan, Microsoft Access sangat cocok untuk memenuhi kebu tuhan pengguna akh i r da t abase , pengembangan aplikasi dan cepat.
Pelaksanaan manajemen Kearsipan meliputi tahapan tahapan yang satu sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling menje laskan , seh ingga membutuhkan p e n a n g a n a n s e c a r a b a i k , t e r e n c a n a , konseps ional dan secara profes ional . Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip akan mencapai hasil yang baik bilamana
ditunjang dengan ketersediaan fasilitas dan teknologi informasi kearsipan yang handal salah satunya adalah dengan ditunjang oleh aplikasi kearsipan ATIKAN.
Aplikasi ini murni hasil pemikiran Tim Bidang Kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Lebak, tidak meniru dari aplikasi yang pernah dilakukan oleh SKPD lain. Dan apabila ditemukan di tempat lain mungkin hanya mirip dan kebetulan saja, hal itu bisa terjadi karena kesamaan disiplin ilmu /teknologi IT yang digunakan konten data aplikasinya dipastikan tidak akan sama.
Aplikasi ATIKAN di Kabupaten Lebak saat ini di buat dengan sistem aplikasi yang sangat sederhana yang diharapkan dapat dimanfaatkan oleh seluruh pengelola arsip pada OPD/SKPD/unit kerja lainnya, mengingat kemampuan sumber daya (SDM, sarana prasarana, dan lain-lain) di masing-masing OPD/SKPD/unit kerja lainnya (seperti desa dan kelurahan) tidak merata. Ke depan, aplikasi ATIKAN akan senantiasa disesuaikan dengan dinamika lingkungan strategis (keterlibatan dan memberikan akses luas kepada masyarakat) dan perkembangan jaman, khususnya di bidang IT (misalnya berbasis android), sehingga aplikasi ATIKAN dapat dengan mudah diakses dan digunakan oleh seluruh stakeholders tanpa perlu bertatap/datang langsung ke Dinas Arsip dan Perpustakaan.
Peningkatan SDM, baik kuantitas maupun kualitas pengelola arsip harus dilakukan untuk mewujudkan pengelolaan kearsipan daerah yang mendukung kinerja penyelenggaraan pemerintahan daerah dengan program prioritas perbaikan sistem administrasi kearsipan, penyelamatan dan pelestarian dokumen/arsip daerah dan peningkatan kualitas pelayanan informasi, sebagaimana tujuan pembangunan Kabupaten Lebak di bidang kearsipan sebagaimana yang tertuang dalam RPJMD Kabupaten Lebak.
4241