Directum RX

ООО «Центр внедрения документооборота»

Телефоны: +7 (499) 703-38-17 +7 (926) 207-41-46

Общество с ограниченной ответственностью “Центр внедрения документооборота” Юридический адрес: 117513 Москва, ул. Академика Бакулева д.10

Функциональные возможности системы DirectumRX

I. DirectumRX: Документы …………………………………………………….2

II. DirectumRX: Бизнес-процессы………………………………………………7

III. DirectumRX: Делопроизводство …………………………………………..12

IV. DirectumRX: Договоры ………………………………………………………17

V. DirectumRX: Контроль исполнительской дисциплины ……………..22

VI. DirectumRX: Финансовый архив ……………………………………….…24

VII. DirectumRX: Обмен с контрагентами …………………………………….27

Мобильные приложения ……………………………………………………31


DirectumRX: Документы DirectumRX обеспечивает полный цикл управления документами от их создания и согласования до

отправки в архив и удаления.

Создание документов

В DirectumRX существует несколько типов документов, для которых разработаны карточки с набором

необходимых реквизитов.

Окно выбора типа документа

Создать документ можно из шаблона, загрузить его из файла или со сканера. Шаблоны для разных

типов документов настраиваются и выбираются в соответствии с внутренними правилами организации.

А автозаполнение текста позволяет автоматически подставлять в тело документа реквизиты и данные

из системы.

При сканировании образы документов можно предварительно просмотреть, поменять порядок

их следования, удалить неудачные и сделать новые. А чтобы занести документы из Microsoft Outlook

или с рабочего стола, их достаточно «перетащить» в систему (drag’n’drop).


Окно сканирования документа

Для обеспечения необходимого уровня безопасности и конфиденциальности, каждому электронному

документу назначаются права доступа: полные, на изменение или просмотр содержимого.

С технической точки зрения, работа с документами осуществляется через ссылки, в то время как сами

документы располагаются в едином хранилище. Ссылки на документ могут находиться в нескольких

папках, при этом во всех папках будет вестись работа с одним и тем же документом. Такой подход

гарантирует единство и сохранность информации, упрощает работу пользователей.

Для быстрого доступа к документам одной тематики их можно связывать между собой, например,

договор с перепиской, дополнительными соглашениями, актами и счетами. На закладке «Связи» можно

посмотреть их цепочку, там же создавать и необходимые документы.


Связи документа

Версии, история, контроль бизнес-процессов

Каждый документ может иметь неограниченное количество версий разных форматов. Версионность

позволяет отслеживать актуальность содержащейся в документе информации и внесенные изменения

на каждой стадии его жизненного цикла, помогает избежать накопления дублей документов.

Версии документа

Также ведется история работы с документами: кто и когда их просматривал или изменял, настраивал

права доступа или подписывал. Если действие выполнил замещающий сотрудник, информация об этом

также фиксируется в истории.


История работы с документом

На специальной закладке «Задачи» отображается состояние инициированных по документу процессов

(задач, поручений) и результатов их исполнения.

Закладка «Задачи»

Электронная подпись


В DirectumRX реализована возможность подписания документов электронной подписью (ЭП):

визирующей и утверждающей. Визирующая подпись свидетельствует о том, что пользователь,

подписавший документ, с ним ознакомился (завизировал его). Утверждающая подпись может быть

поставлена ограниченным кругом лиц в рамках заданных полномочий (как правило топ-менеджмент)

и свидетельствует об окончательном утверждении документа.

Электронные подписи документа

На время своего отсутствия руководитель может передать заместителю полномочия по подписанию

документов. Для этого в DirectumRX настраивается право подписи и условия (например, ограничение

по сумме и виду документа), указывается доверенность или приказ, на основании которых оно

предоставлено.

ЭП любого вида, поставленная на версии документа, защищает ее от изменений.

Поиск документов

Документ и любой объект системы можно по набору реквизитов, а также по тексту содержимого. Для

этого необходимо выбрать тип объекта и ввести нужные параметры. Критерии уже заданного поиска

всегда можно изменить, т. е. нет необходимости всякий раз инициировать новый процесс.

Автоматизируйте документооборот с DirectumRX

DirectumRX позволяет построить эффективную работу с документами за счет:

гибкой поддержки жизненного цикла и актуальности состояния документов;

быстрого занесения информации в систему;

надежного хранения документов, в том числе в разных форматах;

соблюдения режима конфиденциальности доступа к документам, предотвращения потери

документов;

ведения версионности и истории работы с документом;

контроля бизнес-процессов, в которых задействован документ;

применения ЭП;

быстрого поиска необходимой информации.


DirectumRX: Бизнес-процессы DirectumRX значительно улучшает взаимодействие сотрудников в рамках деловых процессов и

повышает общую эффективность работы компании

Прозрачные процессы

Все внутреннее взаимодействие сотрудников организуется в системе. Такой подход позволяет

контролировать рабочий процесс и обеспечивает необходимую прозрачность.

Для каждого пользователя в соответствии с его ролью изначально преднастроен набор виджетов.

На них отображается основная информация по работе, например, сколько заданий просрочено или

сколько нужно выполнить до конца недели. Таким образом сотрудники видят «сверху» свою

текущую деятельность, вовремя выявляют пробелы и принимают меры.

Область виджетов

При необходимости выполнения работ, любой пользователь может создать задачу с указанием

исполнителей, сроков выполнения и содержания работы.

Для сложных задач, например, по согласованию договоров, настраиваются правила, которые

определяют последовательность маршрута. При старте такой задачи DirectumRX сам запускает

процесс, и пользователю не нужно задумываться, кому и в какой очередности отправлять документ.

Правила настраиваются в соответствии с регламентами компании, таким образом исключены

случаи их нарушения.


Задача на согласование по регламенту

Также есть задачи на свободное согласование. Они используются, когда в организации нет

утвержденных регламентов. Согласующие указываются вручную в зависимости от содержания

документа, при этом поддерживаются специальные операции отправки на доработку, повторного

согласования и т. д.

Ход согласования документа всегда можно отследить наглядно на закладке «Регламент», где для

удобства текущий этап выделяется цветом.


Пример регламента согласования

Графический редактор маршрутов

Правила согласования документа, которые определяют маршрут задачи, удобно настраиваются

в графическом редакторе. Нужные этапы и условия просто «перетаскиваются» на схему

(drag’n’drop). При этом доступны абсолютные и относительные значения параметров. Например,

роль согласования в зависимости от этапа вычисляет исполнителя автоматически.



Быстро создать правила согласования документов помогут обучающие видеоролики DirectumRX.

Замещение сотрудников

Чтобы не прерывать ход ключевых бизнес-процессов компании из-за отсутствия сотрудников,

настраивается автоматическое замещение.

Во время отсутствия коллеги замещающий принимает все его входящие задания, контролирует

их исполнение и обращается ко всем необходимым документам. Он может подписывать документы

электронной подписью от имени отсутствующего коллеги, а в информации о подписях будет

указано, что документ подписан заместителем.

http://rx.directum.ru/?from=menu#!video


Информация по замещению в карточке электронных подписей документа

Чтобы работы по замещению не выпали из внимания замещающего, для него предусмотрены email-

оповещения о появлении новых непрочитанных или просроченных заданий.

Пример email-оповещения

Автоматизируйте бизнес-процессы с DirectumRX

В DirectumRX взаимодействие сотрудников ведется эффективно за счет:

ускорения выполнения деловых процессов;

автоматизации отдельных этапов задач;

возможности отслеживания состояния каждой задачи;

контроля исполнительской дисциплины;

подписания документов ЭП;

настройки замещения отсутствующих сотрудников.


DirectumRX: Делопроизводство DirectumRX упрощает ежедневную работу с бумажной документацией. В системе можно быстро

регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, контролировать исполнение

поручений, резолюций и указаний руководства, а также отслеживать местонахождение бумажных

оригиналов документов.

Регистрация документов

Зарегистрировать можно любой документ. Например, электронные документы, пришедшие

вложением в письма Microsoft Outlook, просто «перетаскиваются» в систему (drug’n’drop), далее

заполняются поля регистрационной карточки. А бумажные документы заносятся ручным или

потоковым сканированием с предварительным просмотром, возможностью смены порядка

их следования и переделки неудачных образов.

DirectumRX предусматривает ведение номенклатуры дел и журналов регистрации в соответствии

с нормами российского делопроизводства. Журналы регистрации настраиваются согласно

регламенту компании для входящих, исходящих и внутренних документов.

Создание и регистрация документа

Номер документу присваивается автоматически в разрезе каждого журнала регистрации и может

включать код подразделения, журнала, а также любой другой необходимый реквизит. Основные

реквизиты зарегистрированного документа остаются заблокированы для дальнейших изменений.

Вынесение резолюций и отправка поручений

После регистрации и рассмотрения документа руководитель выносит резолюцию, на основании

которой выдаются поручения. Делопроизводитель или сам руководитель формирует в системе

задачу на исполнение поручения с указанием исполнителя, срока, комментариев и вложив

дополнительные документы.


Пример поручения

После старта поручения инициатор видит дерево переписки, может дополнительно запросить

у исполнителя отчет о выполнении поручения, продлить срок его исполнения или прекратить.

Согласование и подписание документов

Исходящие и внутренние документы, как правило, требуют предварительного согласования

с руководством. Для этого в специальном графическом редакторе DirectumRX задаются правила:

нужные этапы и условия просто «перетаскиваются» на схему.




Для отправки задачи на согласование инициатору достаточно выбрать готовый регламент

и стартовать процесс. Система сама определит участников и отправит им задания.



Задача на согласование документа

В ходе процесса согласования вложенные документы могут быть подписаны электронной подписью.

Автоматически (например, в случае выбора результата «Согласовано») или вручную, при этом

можно добавлять и примечания к подписи.

Информация о подписях документа

Контроль выдачи бумажных экземпляров

Движение бумажных экземпляров документов внутри компании отслеживается

в их регистрационных карточках. Для этого на закладке «Выдача» ответственный за хранение

делает отметку о выдаче документа, указывая имя и должность сотрудника, забравшего бумажный

экземпляр. Впоследствии делается пометка о возврате документа.


Закладка «Выдача»

Автоматизация работы с доверенностями

В DirectumRX доступно создание доверенностей – есть специальные тип документа и шаблон. На

основании нее администратор может настроить для сотрудников право подписи, ее данные

используются при подписании финансово-хозяйственных документов, которые получены от

контрагентов через сервисы обмена.

В реестре легко найти нужную доверенность по статусу, сроку действия или сотруднику:

Автоматизируйте делопроизводство с DirectumRX

DirectumRX повышает эффективность делопроизводства за счет:

прозрачной регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

удобства отправки поручений и повышения контроля исполнительской дисциплины;

отслеживания информации о местонахождении бумажных экземпляров документов;

согласования официальных документов по настроенным правилам;

удобной работы с доверенностями.


DirectumRX: Договоры DirectumRX поддерживает полный цикл работы с договорами от создания проекта до утверждения

закрывающих актов. Договорной процесс ускоряется, с соблюдением регламентов и поддержкой

прозрачности.

Оперативная подготовка договоров

В DirectumRX проект договора можно сформировать как на основе существующего документа, так

и с помощью готового шаблона. Все шаблоны настраиваются в соответствии с внутренними

правилами организации.

Чтобы зарегистрировать договорной документ, нужно заполнить его реквизиты в карточке, при этом

регистрационный номер договора сформируется автоматически. Такой подход исключает путаницу

при дальнейшем хранении и поиске.

Карточка договора

Также можно настроить автоматическую пролонгацию и по признаку «типовой» задать упрощенный

регламент согласования. Для этого в карточке имеются специальные поля, напротив которых нужно

проставить галочки.

Связывание документов между собой, позволяет впоследствии получать быстрый доступ ко всему

пакету договорных документов (переписке, дополнительным соглашениям, актам). Посмотреть

цепочку можно на закладке «Связи», там же можно создавать и необходимые документы.


Карточка связанных документов

Согласование и подписание договорных документов

В системе поддерживаются строгие регламенты согласования договоров. Для каждого вида

договора в специальном графическом редакторе настраиваются свои правила согласования:

нужные этапы заносятся простым «перетаскиванием» (drag’n’drop), назначаются абсолютные

и относительные условия (сроки, роли).


Схема согласования договора


При старте такой задачи DirectumRX сам запускает процесс, и пользователю не нужно

задумываться, кому и в какой очередности придет договор на согласование.



Задание на на согласование договора

Согласующие используют электронную подпись (ЭП) — визирующую и утверждающую. При

необходимости можно распечатать «Лист согласования» со списком итоговых подписей

и комментариев согласующих.

Лист согласования

Отправка договора контрагенту

По окончании согласования договора DirectumRX автоматически формирует задание исполнителю

на отправку оригинала контрагенту. Отправив договор по почте, исполнитель фиксирует всю


информацию в задании и выполняет его. После этого в журнал выдачи бумажных экземпляров

документа автоматически добавляются комментарии об отправке.

Посмотреть, какие договорные документы находятся у контрагентов, можно в списке «Документы

у контрагентов».

Список «Документы у контрагентов»

Анализ договорной работы

В DirectumRX можно быстро просмотреть реестр договоров и все входящие счета, отследить

бумажные копии на руках у сотрудников и договоры на завершении, всю историю договорных

отношений. При необходимости, в одном окне можно создать необходимые дополнительные

соглашения.

Оптимизируйте договорную работу с DirectumRX

DirectumRX повышает эффективность договорных процессов за счет:

удобной и оперативной подготовки проектов договоров;

сокращения времени согласования договорных документов;

своевременного исполнения обязательств;

быстрого поиска договоров по реквизитам;

возможностей удобного анализа договорных отношений организации.


DirectumRX: Контроль исполнительской дисциплины Для эффективной работы организации нужны инструменты контроля выполнения конкретных работ и мониторинга общей эффективности. DirectumRX предлагает функциональность для прозрачного управления взаимодействием сотрудников, отправки поручений и отслеживания результата, контроля внутренних процессов и показателей работы компании.

Мониторинг и анализ процессов компании

Для оценки работы организации или подразделений в системе разработана контрольная панель. С ее помощью руководители в наглядном виде получают актуальные данные по основным показателям эффективности: например, коэффициенту исполнительской дисциплины, задачам с нарушением срока исполнения, сотрудникам и подразделениям с самой высокой загрузкой.

Выдача поручений

Еще одна возможность прозрачного взаимодействия — поручения, представляющие собой вид официальных задач. После вынесения резолюции руководитель или его секретарь формирует задачу на исполнение поручения — указывает ответственных и назначает им сроки. К поручению можно также прикрепить дополнительные документы.

Пример поручения После старта поручения указанный исполнитель получает задание с назначенным сроком. При необходимости инициатор может запросить у исполнителя отчет, продлить срок поручения или прекратить его.

Постановка свободных задач исполнителям

Отправлять задачи в системе может любой пользователь — нужно только указать исполнителей и сроки. Это не сложнее отправки письма в почтовом сервисе, но при этом помимо исполнителя инициатор задает нужный срок и, что самое важное, имеет возможность контролировать процесс и видит всю сквозную переписку. По завершении работ он получает задание-контроль с результатами и ответом от исполнителя, ознакомившись с которыми либо принимает работы, либо отправляет


их на доработку. В DirectumRX инициатор всегда может отследить статус отправленной задачи и ход ее выполнения.

Контроль собственной эффективности

Если сотрудникам предоставить инструменты анализа картины своей деятельности целиком, то они с большой долей вероятности захотят самостоятельно и вовремя выявлять свои пробелы и принимать превентивные меры. Для этого в DirectumRX существуют виджеты, которые отображают основные данные по работе каждого сотрудника: например, сколько заданий просрочено или сколько нужно выполнить до конца недели. Из виджетов можно быстро перейти к самим работам.

Область виджетов

Другой элемент продуктивности – автоматическое разделение заданий и задач по потокам работ. Это сокращает время на отслеживание и выполнение однотипных операций в системе. Так, если секретарю требуется зарегистрировать несколько документов, ей достаточно открыть соответствующую подпапку и выполнить все задания разом, а не искать вручную такие задания в общем списке входящих. А руководителю будет удобно массово согласовывать и подписывать официальные документы.

Контролируйте исполнительскую дисциплину сотрудников в DirectumRX:

ставьте исполнителям задачи и отслеживайте результат;

отправляйте ответственным поручения и запрашивайте отчеты;

используйте виджеты для контроля собственной эффективности и отслеживания показателей отдела;

анализируйте работу компании и подразделений с помощью контрольной панели.


DirectumRX: Финансовый архив В компанию ежедневно поступают различные финансовые и договорные документы. С ростом их

количества появляются трудности с хранением, а на поиск тратятся часы или даже дни. При этом

каждая налоговая проверка требует срочного предоставления документов, несвоевременный же

ответ на запрос чреват штрафными санкциями.

«Финансовый архив» обеспечивает:

централизованное и надежное хранение финансово-хозяйственных и договорных документов;

оперативную подготовку к налоговым и аудиторским проверкам;

быстрый поиск документов по различным критериям;

контроль полноты и целостности архива.

Модуль представляет собой единый архив электронных и бумажных документов.

1. В него автоматически заносятся:

o договорные документы, которые вы создаете в DirectumRX для отправки контрагенту;

o финансово-хозяйственные документы, которые вы формируете в учетной системе 1C и

отправляете контрагентам через сервис обмена;

o документы, которые контрагент прислал через сервисы обмена.

2. Благодаря интеграции с 1С договоры и дополнительные соглашения синхронизируются из 1С в

архив DirectumRX и обратно.

3. Бумажные документы заносятся в архив в виде скан-копий.

Подготовка к налоговым проверкам

В DirectumRX вы cможете оперативно подготовить комплекты документов для предоставления в

контролирующие органы. Для этого достаточно задать параметры и в два клика выгрузить все

необходимые документы. При этом они выгрузятся в том формате, в котором их нужно предоставить

на проверку.


Поиск по архиву

Вы можете искать документы и формировать подборки по заданным критериям (тип документа,

контрагент, период и т.д.), например, для сверок с контрагентами.

Контроль полноты архива

Система обеспечивает контроль полноты и целостности финансового архива организации:

занесение скан-копий документов;

подписание их электронной подписью.


Бизнес-эффект

«Финансовый архив» позволяет работать с документами всех организаций, обособленных

подразделений, филиалов и представительств, в лице которых действует ваша компания. Он

предназначен для высшего руководства, сотрудников бухгалтерии, договорных и юридических

отделов.

Модуль обеспечивает:

хранение и учет всех финансово-хозяйственных и договорных документов организации;

соответствие требованиям законодательства к хранению финансовых документов;

сокращение издержек на занесение документов за счет интеграции с сервисами обмена

электронными юридически значимыми документами;

быстрый и удобный поиск документов;

своевременное предоставление документов для налоговых, аудиторских и иных проверок;

быстрый доступ к комплектам документов по сделке, контрагенту, периоду, договору.


DirectumRX: Обмен с контрагентами Системы электронного документооборота в первую очередь автоматизируют внутренние процессы

компании – согласование, рассмотрение, исполнение поручений по документам. Но на этом работа

с документами не заканчивается, их также необходимо передавать контрагентам на согласование

и подписание.

DirectumRX поможет вам выйти на новый уровень развития ECM – автоматизировать электронный

обмен документами с контрагентами. Это позволит удобно и надежно связать в рамках одной

системы внутренний и межкорпоративный документооборот компании.

В DirectumRX уже встроена возможность электронного обмена документами с контрагентами через

сервисы Synerdocs и Диадок. При этом юридическая значимость обеспечивается

квалифицированной электронной подписью, а форматы и процессы обработки документов

соответствуют требованиям законодательства РФ.

Подключение к электронному обмену

Подключиться к сервисам обмена можно как при работе в облаке, так и при локальной установке.

Для этого достаточно зарегистрироваться в сервисе, а в DirectumRX настроить абонентский ящик

для взаимодействия с ним.

Чтобы начать обмен электронными документами с контрагентами, отправьте им приглашения или

сами примите приглашения от них. Отправить приглашение можно прямо из карточки контрагента,

при этом привлекать можно даже тех, кто не зарегистрирован в сервисе обмена.

http://www.synerdocs.ru/

http://www.diadoc.ru/


Отправка документов через сервисы обмена

После внутреннего согласования отправляйте договоры, письма, коммерческие предложения и

другие неформализованные документы контрагентам в один клик прямо из системы. Это снижает

риск ошибок при переключении между интерфейсами нескольких систем.

Формализованные документы, которые сформированы в учетной системе 1С и отправлены

контрагентам через сервисы обмена, автоматически попадают в DirectumRX.

Система также позволяет контролировать подписание и отслеживать сроки возврата документов.

Если требуется подписание контрагентом – это будет отражено в карточке:

После того, как контрагент подпишет документ, система сразу же сообщит об этом.

Обработка поступивших документов

Все документы, поступившие от контрагентов, автоматически помещаются в финансовый архив.

Для каждого пакета документов формируется задание на обработку:

http://rx.directum.ru/#!finarchive


Задание получает сотрудник, ответственный за обработку входящего потока документов от

контрагента. Он проверяет поступившие документы, отправляет их на согласование, подписание

или рассмотрение. Также он может переадресовать задание другому сотруднику или отправить

отказ. Далее в сервис обмена автоматически поступает извещение о получении документа.

При дальнейшей обработке в формализованных документах заполняются сведения о приемке

товаров или услуг. Это позволяет корректно оформлять хозяйственные операции в полученных

документах:


Для подтверждения подлинности в формализованные документы автоматически добавляются

штампы с информацией об электронных подписях:

Возврат документов контрагенту

Подписать или отказать в подписании документа, поступившего от контрагента, можно прямо из

карточки, указав результат во всплывающем окне. А после возврата контрагенту легко отследить, в

каком состоянии находится документ:


Бизнес-эффект

DirectumRX обеспечит полный цикл работы с договорными и финансово-хозяйственными

документами, а также позволит:

доставлять документы за несколько минут;

сократить издержки на доставку документов;

обеспечить гарантию доставки документов;

организовать прозрачное согласование электронных юридически значимых документов с

контрагентами;

контролировать возврат документов;

обмениваться документами сразу в нескольких сервисах;

легко погрузиться в процесс обмена за счет того, что отправка и возврат документов встроены в

привычный интерфейс системы.

Если сервисы обмена в компании уже используются, DirectumRX обеспечит надежное хранение

юридически значимых документов, поможет упорядочить работу и организовать внутреннее

согласование.

Мобильные приложения DIRECTUM Solo — приложение для планшета руководителя

DIRECTUM Solo – мобильное приложение, рассчитанное на руководителей. С его помощью

вы сможете решать свои основные задачи в режиме 24/7:

рассмотрение входящих документов и вынесение резолюций по ним;

выдача поручений и контроль их исполнения;

согласование исходящих и внутренних документов;

контроль над деятельностью компании.

Работа в приложении

При открытии задания на рассмотрение вы сразу можете ознакомиться с проектом резолюции, утвердить или отклонить его и отправить поручение исполнителю.


Если требуется доработка резолюции, вы можете оставить свои комментарии прямо на документе.


Создавайте новые поручения, назначайте исполнителей и сроки.


Возможности приложения на разных ОС

Функциональность Android iOS

Выдача поручений и контроль их исполнения + +

Рецензирование документов с помощью графических и текстовых

комментариев

+ +

Подписание документов электронной подписью (ЭП), в том числе

формализованных

+ +

Старт задач и выполнение заданий + +

Создание документов из файла и с камеры устройства + В

разработке

Поиск документов + В

разработке

Отправка документов по e-mail + +

Просмотр и отправка карточек документов и записей справочников

вложением в задачу, поручение или электронное письмо

+ +

Мобильное приложение DIRECTUM Jazz

DIRECTUM Jazz — удобный мобильный клиент. Теперь вам доступна любая корпоративная

информация в режиме 24/7 — вне офиса, на встречах и в командировках.

Приложение работает как online, так и offline, без подключения к интернету. При появлении сети все

изменения будут автоматически синхронизированы.

Возможности приложения на разных ОС

Функциональность Android iOS

Старт задач + +

Выполнение заданий + +

Просмотр и редактирование документов + +

Отправка документов по e-mail + +

Создание документов из файла, шаблона и с камеры + В разработке


Поиск документов + В разработке

Подписание документов ЭП, в том числе формализованных + +

Просмотр и отправка карточек документов и справочников вложением + В разработке

Directum RX

Technology

Transcript of Directum RX