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DIRECTIVA GENERAL N° O -2017-JUS/SG-OGA-OADA

DIRECTIVA GENERAL PARA NORMAR LA TRANSFERENCIA DEL ACERVO DOCUMENTAL DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS

Formulada por Oficina General de Administración

Oficina de Administración Documentaria y Archivo

Tipo de Directiva: Directiva General

I. OBJETIVO

Establecer las normas para la transferencia del acervo documental que deben realizar los órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, en adelante MINJUSDH, desde sus Archivos de Gestión y Archivos Periféricos, al Archivo Central del Ministerio, a fin de garantizar la conservación y protección integral del Patrimonio Documental del Ministerio.

II. BASE LEGAL

2.1. Ley N° 25323, Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos; y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 008-92-JUS y sus modificatorias.

2.2. Ley N° 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación; y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 011-2006-ED.

2.3. Ley N° 29809, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

2.4. Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil; y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 040-2014-PCM.

2.5. Decreto Ley N° 19414, que declara de utilidad pública la defensa, conservación e incremento del patrimonio documental; y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 022-75-ED.

2.6. Decreto Supremo N° 013-2017-JUS, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

2.7. Decreto Supremo N° 006-2017-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

2.8. Resolución Jefatural N° 073-85/AGN-J, que aprueba las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos para el Sector Público Nacional.

2.9. Resolución Jefatural N° 173-86-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 005/86-AGN-DGAI, Normas para la Transferencia de Documentos en los Archivos Administrativo del Sector Público Nacional.

2.10. Resolución Jefatural N° 442-2004/AGN-J, que aprueba el Reglamento de Infracciones y Aplicación de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos.

2.11. Resolución Jefatural N° 375-2008-AGN/J que aprueba la Directiva N° 005-2008-AGN/DNDAAI denominada "Normas de foliación de documentos archivísticos en los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos".

2.12. Resolución de Secretaría General N° 124-2016-JUS, que aprueba la Directiva General N° 003-2016-JUS/SG-OGPP, "Directiva General para normar el procedimiento para la Formulación, Trámite, Aprobación, y

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Actualización de Directivas del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos".

III. ALCANCE

Las disposiciones contenidas en la presente directiva son de aplicación para todos los Órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas del MINJUSDH, que realicen las transferencias del acervo documental de sus Archivos de Gestión y/o Archivos Periféricos al Archivo Central del Ministerio.

IV. RESPONSABILIDADES

4.1. La Oficina de Administración Documentaria y Archivo es responsable de la gestión y supervisión del procedimiento de transferencia del acervo documental del MINJUSDH.

4.2. El Responsable del Archivo Central es el encargado de brindar asesoramiento técnico necesario para el cumplimiento de la transferencia documental.

4.3. Los Directores y Jefes de los Órganos, Unidades Orgánicas Consejos, Comisiones y Programas del MINJUSDH, son responsables de:

a) Garantizar que se transfieran al Archivo Central, las series documentales que han cumplido con su tiempo de retención, debidamente organizadas.

b) Supervisar que el personal responsable de los Archivos de Gestión o Periféricos cumpla con lo establecido en la presente Directiva.

4.4. Los responsables de los Archivos de Gestión y/o Periféricos velarán por la adecuada transferencia del acervo documental.

DISPOSICIONES GENERALES

Para efectos de la presente directiva, se considerarán las siguientes definiciones:

Archivo.- Conjunto de documentos que se producen y gestionan de forma natural en el cumplimiento de funciones, procesos, procedimientos, acciones y actividades, en cualquier tipo de soporte.

Archivo Central.- Es el repositorio en el que se encuentra, almacena y custodia la documentación transferida de los Archivos Gestión y Archivos Periféricos del MINJUSDH.

Archivo Periférico.- Se constituye cuando la complejidad de funciones, nivel de especialización o ubicación física de las unidades orgánicas así lo requieran. El archivo periférico es responsable del mantenimiento y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión así como de la transferencia de la misma al Archivo Central; para su constitución, se requerirá la autorización de la Alta Dirección y su conducción estará a cargo de las propias Oficinas de Gestión.

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Archivo de Gestión.- Es el archivo donde se encuentra la documentación de alta frecuencia de uso y consulta. Son los archivos que se encuentran en las oficinas.

Clasificación Documental.- Acción de separar los documentos en secciones y/o sub secciones, series, asuntos o tipos documentales, teniendo en cuenta la estructura orgánica funcional de la entidad.

Conservación.- Proceso archivístico que consiste en asegurar la permanencia de los documentos como fuente de información, manteniendo la integridad física de la documentación, preservándola o restaurándola según sea pertinente.

Foliación.- Es la acción que consiste en identificar la procedencia y enumerar correlativamente las hojas que conforman el documento o unidad documental, a fin de controlar la cantidad de folios por cada uno de estos y custodiar la información.

Niveles de Archivo.- Instancias de archivo en que se encuentra el documento durante su vida útil, siendo estos: Archivo de Gestión, Archivo Periférico y Archivo Central.

Plazos de retención.- Periodo de tiempo en que debe permanecer la documentación en cada nivel de archivo. Dicho periodo es fijado por el Archivo Central en coordinación con los Órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas.

Principio de Orden Original.- Principio básico y fundamental de la Archivística que establece que los documentos de archivo deberán ser conservados de acuerdo al orden que le dio la institución, organismo o área productora, esto quiere decir que esta debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento (ROF etc.).

Principio de Procedencia.- Principio básico y fundamental de la Archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Esto quiere decir que no deberán mezclarse los fondos documentales archivísticos de una institución y/o entidad con los de otra.

Producción Documental.- Conjunto de actividades y disposiciones generales que permiten generar documentos en óptimas condiciones y en cumplimiento de las funciones de cada Consejos, Comisiones y Programas.

Rotular.- Acción de señalar en un formato establecido la información básica de la documentación que contienen la unidad de almacenamiento.

Sección.- Es la primera división del fondo documental del MINJUSDH, el cual se ha organizado de acuerdo a las funciones, dándole una estructura lógica y jerárquica a nivel de Órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas, de acuerdo a un Organigrama, respetando los principios de procedencia y orden original.

Serie Documental.- Conjunto de documentos que tienen características comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por consiguiente son archivados, usados, transferidos o eliminados como Unidad.

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Signatura de Documentos.- Procedimiento que permite la localización de los documentos o expedientes en los repositorios.

Sub sección.- Es la división de segundo nivel del fondo documental del MINJUSDH, el cual después de organizado por las funciones y dándole una estructura lógica y jerárquica a nivel de Órganos, Consejos, Comisiones y Programas, se identifica las Unidades Orgánicas como divisiones.

Unidad de Archivamiento o de Conservación.- Es el medio que reúne y conserva la documentación archivística. Pueden ser cajas, carpetas, folders, etc.

Unidad documental: Es cada una de las piezas que compone una serie, es decir, los expedientes, legajos, tomos, pieza documental de ser el caso y el cual será identificado para ser organizado y descrito para su servicio.

VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

6.1. De la Preparación de los Documentos para la Transferencia

a) El responsable del Archivo de Gestión o Periférico deberá depurar aquella documentación como copias, duplicados y borradores de los documentos originales. Solo en el caso que no exista el documento original, se conservará la copia como pieza única. Los documentos a transferir deben ser originales o copias únicas.

b) El responsable del Archivo de Gestión o Periférico eliminará todo tipo de material nocivo para los documentos, es decir, grapas, clips metálicos, micas, entre otros.

c) El responsable del Archivo de Gestión o Periférico retirará los documentos de los archivadores, anillados y los folders, quedando solo las carátulas, para la identificación documental; asimismo, se realizará la foliación para la preparación de los paquetes.

d) Los documentos, deberán estar clasificados y ordenados, conformando series documentales.

e) Los documentos a transferirse, se empaquetaran de la siguiente manera: en paquetes de ocho (08) cm, colocándose cinco (05) paquetes por caja archivera o en paquetes de diez (10) cm, colocándose cuatro (04) paquetes por caja archivera. Cada paquete será etiquetado.

f) Cada paquete constará de una tapa y contratapa.

Se etiquetará la tapa, con la siguiente información (Ver Anexo N° 02):

Número de paquete: En los Archivos de Gestión y Archivos Periféricos se colocará en lápiz el número de paquetes a transferir por serie o subserie documental; en el Archivo Central se hará el cambio de número de paquete correlativo de la serie o subserie que se

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encuentra en el Archivo Central, mostrando en este nivel de archivo el total del paquetes que se custodia.

Nombre de la Serie: Se colocará el nombre de la serie, el cual ha sido coordinado con la Oficina de Administración Documentaria y Archivo. En el paquete solo irán documentos de una serie o subserie documental.

Número de registro: Es el número que identifica la unidad documental que compone la serie. Solo en el caso de correspondencia este coincide con el número de paquete.

Años: Se coloca los años extremos de las unidades documentales que conforman el paquete.

Notas: Colocar alguna información adicional, como faltantes, o información que requiera tenerse en cuenta para la descripción.

g) Las unidades de conservación (cajas archiveras) deberán estar debidamente rotuladas. La información que se debe consignar es la siguiente: número de transferencia, número de caja y código de serie (Ver Anexo 03).

h) El Archivo Central no aceptará transferencias de documentos sueltos ni en otros contenedores que no sean empaquetados de acuerdo al literal f; asimismo no se recibirán normas legales, libros u otros materiales no archivísticos.

6.2. De la Solicitud y el Inventario de Transferencia del Acervo Documentario

a) Las solicitudes de transferencias de documentos que requieran los Órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas se formalizan mediante oficio dirigido a la Oficina General de Administración, quien lo remite a la Oficina de Administración Documentaria y Archivo, para realizar la supervisión a fin de ejecutar la transferencia del acervo documental. Dicho oficio deberá estar acompañado de:

- El Inventario de Transferencia del Acervo Documental correctamente llenado y firmado. (Ver Anexo N° 01).

- Un CD con el archivo en Excel de la Base de Datos de series o subserie documentales a trasferir.

b) Presentada la solicitud, se deberá coordinar para que un especialista del Equipo de Transferencias del Acervo Documental verifique el correcto llenado del Inventario. Dicha verificación se realizará de forma muestral.

c) En señal de conformidad, los Inventarios de Transferencia del Acervo Documental serán remitidos con oficio de la Oficina de Administración Documentaria y Archivo a los Órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas respectivos, para continuar con el trámite correspondiente. En el caso de encontrar

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errores en la transferencia documental, será devuelta al remitente para su corrección.

6.3. De la Recepción de la Transferencia del Acervo Documental

a) El responsable del Archivo de Gestión o Periférico de los Órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas coordinará con el Responsable de la Coordinación del Archivo Central, el traslado de las unidades de conservación (cajas archiveras).

b) Se recibe las unidades de conservación (cajas archiveras) en el Archivo Central, colocando de inmediato el sello de RECIBIDO POR VERIFICAR, en el cargo del documento que adjunta el Inventario de Transferencia Acervo Documental.

c) En el Archivo Central se verifica el número de cajas y las unidades de archivamiento recibidas de acuerdo a cada serie documental.

d) El Coordinador del Archivo Central firma el Inventario en señal de conformidad y lo remite a la Oficina de Administración Documentaria y Archivo para la devolución a los Órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas correspondientes.

e) Una vez que la documentación ha ingresado al Archivo Central del MINJUSDH, corresponde a este su custodia, conservación y el ingreso a la base de datos correspondiente.

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VII. DIPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

7.1. La transferencia del acervo documental de valor permanente del MINJUSDH al Archivo General de la Nación, seguirá los procedimientos de preparación e inventario de los numerales 6.1 y 6.2. En este caso, las coordinaciones las realizará la Jefatura de la Oficina de Administración Documentaria y Archivo, conjuntamente con la Oficina General de Administración y el Archivo General de la Nación.

7.2. Las transferencias de documentos se realizan periódicamente, para ello los Órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas deberán coordinar con la Oficina de Administración Documentaria y Archivo los periodos de retención documental y tiempo de custodia en los niveles de archivo.

7.3. Los Órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas deberán designar al responsable de Archivo de Gestión y/o Periférico, debiendo comunicarlo oportunamente al Jefe de la Oficina de Administración Documentaria y Archivo.

7.4. El Archivo Central del MINJUSDH no recibirá documentación de los Órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas que no cumplan con las disposiciones establecidas en la presente Directiva.

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VIII. ANEXOS Anexo N° 01: Inventario de Transferencia del Acervo Documental Anexo N° 02: Etiqueta de Paquetes. Anexo N° 03: Rótulos de cajas

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ANEXO N° 01 INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DEL ACERVO DOCUMENTAL

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INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE ACERVO DOCUMENTAL (1)

Información General

1. Sector: 2. Entidad: 3. Órgano/ Unidad Orgánica! Consejos/ Comisiones/ Programas: 4. Datos de la remisión:

Año: Transferencia N° :

5. Descripción general de documentos de archivos a transferirse:

6. Metros lineales a transferirse:

7. Fecha y Lugar

Firma y sello Archivo Remitente

8. Fecha y Lugar

Firma y sello Archivo Receptor

Leyenda: 1. Sector al que pertenece la entidad: Justicia y Derechos Humanos 2. Colocar el Nombre de entidad: Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. 3. Colocar el Nombre del Órgano, Unidad Orgánica, Consejos, Comisiones o Programas a transferir 4. Indicar el año en que se realiza la transferencia.

Indicar el número de transferencia de la sección o subsección. 5. Indicar las series con sus fechas extremas. Ejemplo: Correspondencia: 1990 — 1995 6. Registrar la totalidad de Metros Lineales de la transferencia realizada. 7. Indicar la fecha y el lugar de procedencia de la transferencia, la cual debe ser firmada por el Responsable de la

Sección o Subsección del Archivo de Gestión y/o Periférico. 8. Registrar la fecha y el lugar de recepción de la transferencia, la cual debe ser firmada por el Responsable del

Archivo Central del MINJUSDH o del Responsable del Archivo General de la Nación.

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1. SECCIÓN O SUBSECCIÓN

(Caja, Archivador, etz.,..) 4 3. REGISTRO

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5. SUD SERIE DOCUMENTAL

2. hr ENDAD DE CONSERVA CION

6. N'In EXPEDIENTE

7. DE SCRIPCION DE DOCUMENTO

8. FECHAS EXTREMAS 9. hi. DE FOLIOS V. OB SERVAC IONE S

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Leyenda: 1. Registrar la denominación de la Sección o Sub sección. Ejemplo: Administración Documentaria y Archivo. 2. Registrar el número de caja y/o paquete 3. Registrar el o los número (s) de registro (s) 4. Registrar el nombre de la serie documental. 5. Registrar el nombre de la subserie documental. 6. Registrar el N° de Expediente 7. Registrar la descripción. 8. Registrar la fecha extrema del documento. 9. Registrar la cantidad de folios 10 Registrar observaciones como faltantes, estado de los documentos.

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a PERÚ Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

N° PAQUETE:

SERIE: CORRESPONDENCIA: OFICIOS

N° DE REGISTRO: 1-2

AÑOS: 1990-1995

NOTA:

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N° TRANSFERENCIA:

N° DE CAJA:

CODIGO DE SERIE:

ROTULOS DE LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN (CAJAS ARCHIVERAS)

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ANEXO N° 02

ETIQUETA DE PAQUETES

ANEXO N° 03

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